KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ

Bài KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Khái niệm Quản lý trình làm cho hoạt động hồn thành với thơng qua người khác nhằm đạt mục tiêu tổ chức cách hiệu quả, điều kiện môi trường thay đổi Lãnh đạo trình sử dụng quyền lực gây ảnh hưởng đến hành vi quan điểm người khác Những người lãnh đạo hiểu biết biết cách sử dụng quyền lực thường có hiệu người không muốn sử dụng quyền lực Lãnh đạo dẫn đường, đồng thời phải trước biết lựa chọn điều phù hợp với khả  Phân biệt khác lãnh đạo quản lý? Có phải nhà lãnh đạo quản lý coi một? Thường lãnh đạo quản lý dùng hốn đổi cho Trên thực tế công tác khác biệt Nhà quản lý tập trung vào cá nhân vào thời điểm Tổ chức phát triển cá nhân Nhà quản lý trọng hơm nay, tuần này, tháng Cịn nhà lãnh đạo thường trọng đến tập thể hướng đến tương lai Sử dụng tài thân để truyền cảm hứng rộng rãi, chia sẻ mối quan tâm đến tương lai Đối với Giám đốc chi nhánh mang tính lãnh đạo nhiều Giám đốc phòng giao dịch Tuy nhiên, Giám đốc Phòng giao dịch (PGD) có vai lãnh đạo đơn vị Các chức quản lý Các nhà quản lý thực cơng việc thơng qua việc hồn thành chức chính: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát a Chức lập kế hoạch Muốn quản lý hiệu phải lập kế hoạch cách sát thực, hiệu Việc lập kế hoạch tốt giúp nhà quản lý đảm bảo làm việc, mục tiêu Muốn lập kế hoạch tốt cần phải: - Đánh giá tình hình xác định rõ mục tiêu, kết tương lai - Xác định việc cần làm để đạt mục tiêu, kết - Xác định hoạt động cụ thể thời hạn hoàn thành - Thống số đo lường kết Tóm lại: lập kế hoạch việc thiết lập mục tiêu xác định phương án tốt để hồn thành mục tiêu Có nhiều loại kế hoạch: kế hoạch tín dụng; kế hoạch tài chính; kế hoạch lao động tiền lương; kế hoạch tăng trưởng tín dụng; kế hoạch thu nợ, thu lãi, giải ngân Những loại kế hoạch lập nhiều cấp độ thời hạn khác Người quản lý cấp cao phải lập kế hoạch cho tương lai xa (dài hạn hơn) Trong phạm vi Phòng giao dịch, nhân viên làm việc gần gũi, thường xuyên với nhau, việc lập kế hoạch tương đối dễ dàng Việc lập kế hoạch trở nên phức tạp có vai trị quan trọng hơn, Phòng giao dịch phát triển lớn mạnh Trong phạm vi toàn hệ thống, nhân viên biết đồng nghiệp công việc họ làm Trong mơi trường thế, việc lập kế hoạch trở thành yếu tố then chốt để điều phối cách hiệu hoạt động, thời gian, chiến lược định nhiều phận khác toàn hệ thống b Chức tổ chức Với vai trò nhà tổ chức, người quản lý phải đảm bảo nguồn lực tài chính, vật chất người, cần có để thực thành công kế hoạch Những nguồn lực phải đặt chỗ, lúc, số lượng sử dụng cách hiệu Đồng thời, họ phải giao nhiệm vụ cho cá nhân, hay nhóm người cho người đựơc giao việc có đủ kỹ cần thiết để thực cơng việc đó, giao việc họ phải hướng dẫn rõ ràng phù hợp Họ phải điều phối việc thực nhiệm vụ cho hoạt động có liên quan tiến triển với tốc độ đồng với Các nhà quản lý cần phải đảm bảo người quyền hiểu vai trị tầm quan trọng người thành công chung tổ chức Trong chức tổ chức, trách nhiệm quan trọng người quản lý việc thiết lập trì kênh giao tiếp rõ ràng phù hợp, không nội đơn vị quản lý mà với đơn vị khác với cấp quản lý cao Liên lạc tốt yếu tố vô quan trọng việc tạo mối liên kết hiệu mục tiêu, nhiệm vụ người Trên thực tế, việc phối hợp mối quan hệ lành mạnh cá nhân nhóm trách nhiệm quan trọng người quản lý Sau tóm tắt vấn đề mà Ban giám đốc Phịng giao dịch cấp huyện cần xem xét tìm cách thực chức tổ chức mình: - Các tổ nghiệp vụ sẵn sàng thực phần việc kế hoạch phịng giao dịch chưa? - Các tổ nghiệp vụ thống thời gian tốt để hồn thành cơng việc chưa hồn thành thời hạn khơng? - Các phận hay đơn vị khác có sẵn sàng đón nhận kết cơng việc mà phịng giao dịch làm khơng? - Nhân viên Phịng giao dịch đào tạo tập huấn nghiệp vụ chưa? Họ có động lực thực nhiệm vụ giao khơng? Mỗi cán phịng giao dịch có kênh liên lạc với lãnh đạo không? - Mỗi nhân viên có miêu tả/phân cơng cơng việc rõ ràng chưa? - Lãnh đạo Phòng giao dịch xác định rõ quyền hạn cách thức trao đổi thông tin rõ ràng phòng giao dịch hay chưa? Mọi người có biết họ chịu trách nhiệm trước thông tin cần trao đổi không? - Tất nhân viên nắm rõ quy định nghiệp vụ hướng dẫn thực chưa? Những văn nghiệp vụ có cập nhật khơng? - Việc thiết lập trì mối liên hệ Phịng giao dịch cấp huyện với Cấp ủy, quyền, đoàn thể cấp huyện, cấp xã nào? - Mối liên hệ Ban giám đốc Phòng giao dịch với Ban giám đốc phịng chun mơn nghiệp vụ chi nhánh tỉnh nào? c Chức lãnh đạo Khi hoàn thành chức lãnh đạo, nhà quản lý đảm bảo người làm việc Xét cho nhà quản lý khơng cịn nhà quản lý họ cố gắng tự làm tất thứ Những nhà quản lý giỏi cung cấp định hướng thích hợp tạo động lực cho người khác PGD để người đóng góp vào việc hoàn thành kết mong đợi Những nhà quản lý làm điều cách: - Đưa tầm nhìn/viễn cảnh tương lai Phịng giao dịch để tạo động lực cho nhân viên phấn đấu - Nêu gương - Đặt ưu tiên - Huấn luyện, tư vấn khuyến khích nhân viên hoạt động họ - Soạn thảo văn hướng dẫn quy trình nghiệp vụ cụ thể, rõ ràng - Tạo mơi trường người thi đua hoàn thành tốt nhiệm vụ - Giúp người thích nghi với thay đổi - Thể cách giải vấn đề suy nghĩ sáng tạo - Khuyến khích tinh thần làm việc đồng đội, làm việc theo tổ, nhóm Những người quản lý thực chức lãnh đạo Xét cho cùng, nhân viên có tài có động lực đến đâu họ cần hướng dẫn, giúp họ đóng góp cách tốt cho việc hoàn thành mục tiêu tổ chức Chắc chắn họ đánh giá cao người quản lý thường xuyên tiếp thêm lượng cho họ để giúp họ trì động lực chí đẩy họ lên tầm cao d Chức kiểm soát (giám sát) Chức kiểm soát cần thiết người quản lý để thấy rằng, người quản lý không lập kế hoạch, giao việc mà phải giám sát nhân viên làm việc Cụ thể là: - Luôn quan tâm, theo dõi tiến độ thực công việc PGD - Đảm bảo việc tiến triển theo kế hoạch, tiến độ - Đo lường nắm bắt kịp thời kết đạt - So sánh kết thực tế đạt với chi tiêu kế hoạch - Thực việc điều chỉnh kế hoạch cần thiết để kết thực tế sát với kết mong đợi - Báo cáo kết đạt lên cấp đối tác có liên quan để họ nắm bắt được, theo dõi thành tích hoạt động Phịng giao dịch Việc sử dụng từ “kiểm sốt” gây hiểu nhầm từ miêu tả cho chức Nhiều nhà quản lý hiểu nhầm cơng việc họ kiểm sốt nhân viên: phải làm không muộn sớm, cơng việc người phải hồn thành cách thích hợp, phải tuân thủ nội quy, quy chế làm việc…Có rắc rối nảy sinh quan niệm vậy: (1) người quản lý có thói quen kiểm sốt làm động lực nhân viên; (2) họ kiểm sốt số nhân viên mà thơi Các phịng giao dịch cần người quản lý có khả làm người hướng dẫn, theo dõi nhóm nhân viên có mức độ tự quản cao, để hiệu quản lý tăng lên (giảm chi phí quản lý), để tối đa hoá suất họ tạo gắn bó nhân viên với Phịng giao dịch Nếu quản lý nhân viên kiểu người nghệ sỹ múa rối điều khiển rối giúp hồn thành mục tiêu ngắn hạn, khơng tạo mơi trường giúp người muốn đóng góp ý tưởng, cơng sức làm việc cách lâu dài, hiệu Do đó, chức kiểm sốt có mục đích đảm bảo nhiệm vụ người quản lý hoàn thành - tức đạt kết mong muốn - mà chế ngự thao túng người quyền Kiểm soát giám sát kết làm việc nhân viên Tóm tắt chức quản lý : Phong cách lãnh đạo a Khái niệm: Phong cách lãnh đạo cách thức làm việc người lãnh đạo, dạng hành vi người thể nỗ lực ảnh hưởng tới hoạt động người khác; kết mối quan hệ cá nhân kiện biểu cơng thức: Phong cách lãnh đạo = Cá tính x Môi trường b Phân loại phong cách lãnh đạo * Các phong cách lãnh đạo tự nhiên Phong cách Miêu tả Chuyên quyền Một người có quyền lực, mạnh mẽ, định hướng kết có khả làm nên chuyện Lôi Điểm mạnh Điểm yếu Ra định Tỉ lệ xáo trộn nhân nhanh chóng, tạo viên cao, khó đạt kết được định trước Người lãnh đạo Nhân viên Thiếu kỷ luật cách nêu gương với khuyến khích, tạo tập trung, kế tính cách động động lực u hoạch khơng thích mơi trường thực tế, khó đạt làm việc họ Quan liêu Tuân thủ quy tắc yêu cầu người khác làm Rủi ro thấp, giảm không chắn, Thiếu tính sáng tạo, tránh thiên vị đối gây khó chịu xử Dân chủ Chủ động lôi nhân viên cấp vào q trình đưa định Có tham gia cao nhân viên, tạo điều kiện cho Tự Rủi ro cao chậm Cho nhân viên tự Có chủ phát dấu tuyệt đối để hoàn động sáng tạo hiệu việc không thành kết nhân viên đạt thành tích Hỗ trợ Các kết tổ Hỗ trợ nhân viên Nhân viên có động chức bị giảm mặt tình cảm lực khơng ngừng nhu cầu cá chun mơn phát triển nhân Mất nhiều thời gian, định hướng quy trình định hướng kết * Phong cách lãnh đạo theo tình Dựa vào “sự sẵn sàng” cấp (đánh giá khả nhiệt tình) thực cơng việc để chia thành tình huống: (1) Có khả có nhiệt tình, (2) Có khả thiếu nhiệt tình, (3) Khơng có khả có nhiệt tình, (4) Khơng có khả khơng có nhiệt tình  Khả bao gồm học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, hiểu biết…  Nhiệt tình bao gồm tự tin thực cơng việc, chấp nhận trách nhiệm, khao khát hồn thành cơng việc Với tình có phong cách lãnh đạo sau: 1/ Lãnh đạo kiểu Hướng dẫn: người quản lý hướng dẫn nhân viên làm để hồn thành cơng việc, kiểm tra chặt chẽ hoạt động nhân viên tự đưa hầu hết định Đây phong cách thích hợp để quản lý nhân viên vào nghề người thực công việc không tốt Tuy nhiên, người quản lý sử dụng phong cách trở thành tiểu tiết, độc đốn 2/ Lãnh đạo kiểu Tư vấn: người quản lý liên tục đưa định hướng buộc nhân viên tham gia giải vấn đề định Để thực điều này, cần lôi kéo ý kiến nhân viên, trả lời câu hỏi nêu thể hứng thú bàn bạc với cá nhân Phong cách thích hợp nhân viên khơng cịn người cơng việc, có đủ tự tin chưa có đủ khả nǎng thực cơng việc 3/ Lãnh đạo kiểu Hỗ trợ: sử dụng phong cách nhân viên có khả nǎng thực cơng việc giao cịn thiếu tự tin Khi đó, người quản lý để nhân viên nêu khó khǎn, lo ngại để bàn bạc cách giải Tuy nhiên, người quản lý hỗ trợ mà khơng làm thay cho họ để tǎng cường tính độc lập tự tin nhân viên 4/ Lãnh đạo kiểu Uỷ quyền: sử dụng phong cách với nhân viên có kỹ nǎng tự tin khả nǎng thực công việc, nhân viên tự quản lý yêu cầu trợ giúp có mục tiêu cơng việc Tuy nhiên, sử dụng phong cách nhân viên sẵn sàng cơng việc, khơng họ cảm thấy hụt họ bị bỏ rơi Có thể tóm tắt 04 phong cách lãnh đạo theo 04 tình bảng sau: Hỗ trợ nhân viên - Ít dẫn, nhiều hỗ trợ Uỷ quyền cho nhân viên - Ít dẫn, hỗ trợ - Chia sẻ ý tưởng - Trao toàn quyền trách nhiệm - Hướng nhân viên đến tự định định thực tìm cách làm hợp lý Hướng dẫn nhân viên - Nhiều dẫn, nhiều hỗ trợ Tư vấn cho nhân viên - Nhiều dẫn, hỗ trợ - Mơ tả tỉ mỉ cách thực cơng việc - Giải thích định sẵn giảm sát chặt chẽ sàng giải thích thêm Tình áp dụng phong cách lãnh đạo Hỗ trợ nhân viên Uỷ quyền cho nhân viên Áp dụng nhân viên: Áp dụng nhân viên: - Có khả làm việc độc lập - Có khả làm việc độc lập - Nhưng chưa sẵn sàng thực - Nhiệt tình sẵn sàng thực Hướng dẫn nhân viên Tư vấn cho nhân viên Áp dụng nhân viên: Áp dụng nhân viên: - Chưa đủ khả làm việc độc lập - Chưa đủ khả làm việc độc lập - Chưa sẵn sàng thực - Nhiệt tình sẵn sàng thực * Phong cách lãnh đạo theo hành vi - Phong cách lãnh đạo độc đoán: + Bản chất: Người lãnh đạo nắm giữ tất quyền hành trách nhiệm + Giao tiếp: Từ xuống, giao cấp thực nhiệm vụ định + Điểm mạnh: Nhấn mạnh vào kết dự báo trước, đảm bảo tính xác, theo trật tự + Điểm yếu: Bóp nghẹt tính chủ động sáng tạo cấp - Phong cách lãnh đạo dân chủ: + Bản chất: Người lãnh đạo giao quyền chịu trách nhiệm cuối + Giao tiếp: Hai chiều, công việc phân chia sở định có tham gia cấp + Điểm mạnh: Nhận cam kết cấp thông qua tham gia họ + Điểm yếu: Tốn thời gian - Phong cách lãnh đạo tự do: + Bản chất: Người lãnh đạo giao quyền trách nhiệm cho nhân viên + Giao tiếp: Theo chiều ngang, nhân viên tự thực công việc theo cách tốt mà họ + Điểm mạnh: Cho phép cấp thực công việc thấy phù hợp mà không cần can thiệp lãnh đạo + Điểm yếu: Nhân viên chệch hướng c Một số lưu ý phong cách lãnh đạo: Như phân tích ta thấy: khơng có phong cách tốt nhất, tuyệt đối phù hợp Mỗi phong cách có điểm mạnh điểm yếu riêng Trong môi trường cụ thể, có số phong cách thích hợp phong cách khác Ví dụ: - Phong cách chuyên quyền phù hợp với đơn vị thành lập, sách thủ tục tổ chức chưa rõ ràng tình trạng khủng hoảng, cần người lãnh đạo mạnh mẽ để đưa tổ chức khỏi khủng hoảng - Phong cách lơi khuyến khích phong cách hiệu công việc lặp lặp lại công việc hay gây bực dọc, đó, nhân viên cần động viên lãnh đạo có mơi quan hệ đầy tình người - Phong cách dân chủ hoạt động hiệu nhiệm vụ không rõ ràng nhân viên phải làm việc cách tự lập/độc lập Trong tổ chức có nhiều người cao tuổi, mơi trường trí thức cao nên vận dụng phong cách dân chủ (đào tạo) - Phong cách quan liêu thích hợp với nhiệm vụ đòi hỏi tuân thủ quy định nghiêm ngặt (kế toán, kiểm soát…) - Phong cách tự phù hợp với quan có cơng việc phải xử lý khéo léo theo hoàn cảnh công ty thương mại, bán hàng - Phong cách hỗ trợ phù hợp với tổ chức mang tính xã hội hội đoàn thể lãnh đạo Tuy nhiên, vận dụng phong cách cách máy móc kết lại bị hạn chế điểm yếu phong cách nêu bộc lộ mà người quản lý không thấy Những người khác có phản ứng khác phong cách quản lý khác II MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ A Kỹ giao tiếp ứng xử Tổng quan giao tiếp a) Khái niệm giao tiếp Với góc độ mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta đưa nhiều quan niệm khác giao tiếp như: “Giao tiếp nói điều với đó”; “Giao tiếp việc chuyển tải ý tưởng loài người”; “Giao tiếp trao đổi thông tin”; “Giao tiếp chia sẻ thông tin tạo quan hệ”; “Giao tiếp việc truyền đạt hướng dẫn, dẫn người người khác, có dẫn đến hành động.” Tuy nhiều quan niệm khác hiểu: “Giao tiếp trình chuyển giao, tiếp nhận xử lý thông tin người với người khác để đạt mục tiêu” b) Quá trình giao tiếp: Quá trình truyền nhận thông điệp từ người gửi đến người nhận mơ hình c) Mục tiêu giao tiếp: Giao tiếp có mục tiêu sau: - Chuyển tải thông điệp - Giúp người nhận hiểu dự định người phát tin - Nhận phản hồi từ người nhận - Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nhận d) Kênh giao tiếp: Quá trình giao tiếp, thơng điệp truyền qua kênh giao tiếp thức khơng thức: Kênh thức thông điệp truyền: - Từ cấp xuống cấp nhằm hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi,… - Từ cấp lên cấp trên: Như báo cáo, đề nghị, tờ trình … - Giữa đồng nghiệp (ngang cấp): Hợp tác, giải công việc, chia sẻ thông tin, thực báo cáo,… Kênh giao tiếp khơng thức: Là việc giao tiếp khơng thống, khơng ràng buộc người gửi người nhận thông điệp, sử dụng Xác nhận thông tin; Mở rộng thông tin; Lan truyền thông tin; Phủ nhận thông tin Bổ sung thông tin tin đồn, dư luận, tin “vỉa hè” Như vậy, giao tiếp trình động tạo thông điệp hồi đáp lại thông điệp, thích nghi với người, mơi trường đặc biệt quan trọng cá nhân, nhóm người xã hội Kỹ giao tiếp hiệu a) Khái niệm kỹ giao tiếp Ở Việt Nam, thời gian trước đây, đào tạo kỹ chưa trọng Nền giáo dục dựa giả định “người ta biết người ta làm được” học nhiều biết thực tế, từ biết đến hiểu khoảng cách xa, từ hiểu đến làm việc chuyên nghiệp với suất cao khoảng cách xa Sinh viên trường biết nhiều kiến thức, lại thiếu khả làm việc cụ thể Một cán đào tạo bản, nắm quy trình nghiệp vụ song lại khơng có phương pháp để tổ chức triển khai công việc khoa học vào thực tiễn Bạn khơng có kỹ đánh máy có thuộc lịng 10 sách Microsoft Office vô nghĩa, từ xa xưa ông cha ta có câu “Tiên học lễ, hậu học văn” coi vai trò hàng đầu kỹ giao tiếp ứng xử sống xã hội 10 Như vậy, Kỹ giao tiếp khả ứng dụng tri thức khoa học vào q trình giao tiếp có hiệu b) Các yếu tố nguyên tắc bảo đảm giao tiếp có hiệu Hoạt động giao tiếp có hiệu quả, cần đảm bảo yếu tố sau: - Phải xây dựng thông điệp có hiệu quả, nghĩa nội dung phải rõ ràng, trình bày hợp lý chuyền hữu hiệu - Bảo đảm dịng chảy thơng tin, có nghĩa giao tiếp phải bảo đảm thông tin liên tục, không bị gián đoạn, ngắt quãng để người phát nhận thông tin dễ chia sẻ với - Bảo đảm cho ý nghĩa thông điệp phản ánh hiểu theo nghĩa định, tránh tượng “ơng nói gà, bà hiểu vịt” - Nắm mơi trường xã hội giao tiếp (giao tiếp với ai? nào? nào? bao lâu?…) - Thực đáp ứng (tức hồi đáp) cần thiết - Người phát tin nhận tin (đặc biệt người phát tin) phải có kỹ sử dụng ngôn ngữ, kiến thức cần thiết Muốn hoạt động giao tiếp có hiệu cần phải đảm bảo nguyên tắc sau đây: Nguyên tắc 1: Đảm bảo hài hịa mặt lợi ích bên Nguyên tắc dựa thực tế có tính qui luật mặt tâm lý người Bất kỳ ai, thực quan hệ giao tiếp mong muốn, tin tưởng hy vọng thơng qua việc giao tiếp đạt lợi ích cho cho chủ thể mà đại diện Lợi ích mà người hướng tới vật chất (tiền bạc, tài sản ) lợi ích tinh thần (trình bày ức chế, mong chia sẻ cảm thơng, đề nghị ghi nhận đóng góp thân cho tập thể, cho xã hội…) Chính vậy, ngun tắc giao tiếp phải cố gắng đảm bảo hài hòa lợi ích hai bên tham gia giao tiếp Nguyên tắc Đảm bảo bình đẳng giao tiếp Trong hoạt động giao tiếp, người làm dịch vụ gặp phải nhiều đối tượng khác (già - trẻ; nam - nữ; lãnh đạo - nhân viên; ) Vấn đề đặt phải bảo đảm bình đẳng giao tiếp Thực tế, người làm dịch vụ hoạt động giao tiếp có gặp phải tình khó xử Để giải tốt vấn đề cách thức tốt thực nguyên tắc “mọi đối tác quan trọng”, nghĩa đối tượng giao tiếp phải tôn trọng đối xử bình đẳng Dĩ nhiên, nguyên tắc giúp cho tránh sai lầm giao tiếp có quan niệm “người khơng quan trọng”, khơng có ảnh hưởng đến thân mình, cơng ty thờ ơ, chí coi thường 11 Nguyên tắc Luôn hướng tới giải pháp tối ưu Người nhân viên dịch vụ giao tiếp với khách hàng, với đối tác cần đưa nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp chọn lựa định Nguyên tắc dựa sở nguyên tắc Trong thực tế, để tạo hài hịa mặt lợi ích bên giao tiếp dễ dàng đơn giản Điều này, bạn dễ hiểu mong muốn bên giao tiếp nhiều, đáp ứng thỏa mãn mong muốn lại có hạn Vì vậy, việc bên nhiều bên tiến hành giao tiếp khơng đạt lợi ích mong muốn chuyện thường tình Vấn đề chỗ nhân viên dịch vụ phải xử lý công việc để không thỏa mãn phần toàn yêu cầu đối tượng giao tiếp mà phải làm cho đối tượng giao tiếp hiểu chấp nhận thực tế mục đích họ khơng đạt Khi giao tiếp bên tuân thủ nguyên tắc này, dễ dàng tìm thấy mục tiêu lợi ích chung, sở tìm giải pháp làm hài lịng tất bên Nguyên tắc Tôn trọng giá trị văn hóa Giá trị văn hóa phạm trù rộng lớn; góc độ nguyên tắc giao tiếp phải tơn trọng giá trị văn hóa Vì vậy: ứng xử giao tiếp phải mang tính dân tộc phản ánh truyền thống tốt đẹp, với người Việt Nam, nét văn hóa giao tiếp thể hiện: Tác phong, thái độ cởi mở, tế nhị chu đáo; Một hiếu khách (tôn trọng); Một lịch nghiêm túc đối tượng giao tiếp Bởi vì, giao tiếp tương tác xã hội ln chứa đựng yếu tố người yếu tố tình cảm Cần thấy rằng, thái độ niềm nở, vui vẻ, hòa nhã, tinh thần hiếu khách, phong cách lịch nghiêm túc chuẩn mực giao tiếp quan trọng cần thiết B Kỹ lập kế hoạch Khái niệm: Chương trình, KH cơng tác định hình, dự báo mục tiêu, định hướng, phương thức thực mục tiêu, định hướng tổ chức khoảng thời gian định: Chương trình việc dự báo có tính phương hướng, chủ trương cho khoảng thời gian dài, nhiều năm Kế hoạch hoạt động cụ thể nhằm triển khai mục tiêu định khoảng thời gian ngắn Lịch cơng tác/Lịch làm việc cụ thể hóa công việc hàng ngày, hàng tuần Ý nghĩa: Tạo chủ động, toàn diện quản lý; Giúp cho việc điều hành liên tục, tập trung; Hoạt động tổ chức có mục tiêu rõ ràng, cụ thể; Người Lãnh đạo nắm tiến độ công việc; Làm để kiểm tra, điều chỉnh, tổng kết; Sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức; Ứng phó với thay đổi bên 12 Các bước lập kế hoạch Bước 1: Thiết lập mục tiêu Đây bước trình lập kế hoạch Để thiết lập mục tiêu, cần trả lời câu hỏi: Những thành mong muốn cần đạt thực hoạt động cần lập kế hoạch gì? Ở bước cần xác định cơng việc nên làm để đạt thành mong muốn nêu xác định thời điểm cần hoàn thành mục tiêu Khi xác lập mục tiêu cần lưu ý mục tiêu đề phải đạt tiêu chuẩn SMART: S (Specific): Mục tiêu phải cụ thể; M (Measurable): Mục tiêu phải đo lường được; A (Achievable): Mục tiêu phải đảm bảo đạt được; R (Realistic): Mục tiêu phải có tính khả thi; T (Time bound): Mục tiêu phải có giới hạn thời gian Bước 2: Đánh giá tính thực tiễn mục tiêu Ở bước này, người lập kế hoạch cần trả lời câu hỏi: - Các mục tiêu đặt có thực tế khơng? - Các mục tiêu thực thời gian định không? - Liệu có đủ nguồn lực để thực mục tiêu đặt không? - Việc thực kế hoạch đem lại kết gì? Bước 3: Xem xét mục tiêu thay Trong bước này, cần trả lời câu hỏi sau: - Có mục tiêu thay nào? - Những thuận lợi khó khăn thực mục tiêu thay này? - Mục tiêu thay có tính thực tiễn nhất? Bước 4: Xác định nhiệm vụ Bước cần xác định nhiệm vụ chủ yếu có tác động lớn tới thành tổ chức/ đơn vị thực kế hoạch Khi xác định nhiệm vụ cần phải chốt thời gian Nếu nhiệm vụ khơng hồn thành trước ngày định mục tiêu tổng thể đạt Sau xác định nhiệm vụ người lập kế hoạch phải xây dựng lộ trình thiết yếu để thực nhiệm vụ xác định C Kỹ tổ chức, điều hành họp 13 Các họp điều thường xuyên diễn hoạt động người quản lý Thông thường, người quản lý sở (Giám đốc Phòng giao dịch) thường dành từ 30 - 50% thời gian vào họp khoảng ½ số thời gian họ phải thực vai trị chủ trì họp Phân loại họp: họp nội họp liên ngành Cuộc họp nội Phòng giao dịch: họp giao ban thường kỳ, họp triển khai thực nhiệm vụ mới, họp nhận xét, đánh giá, phân loại cán : họp thường diễn đơn vị, nằm phạm vi điều chỉnh nhà quản lý dễ kiểm soát Cuộc họp liên ngành: họp giao ban với Hội, đoàn thể, họp Ban đại diện HĐQT, họp theo yêu cầu Huyện ủy, UBND huyện, ngành, tổ chức khác : họp thường diễn đơn vị, có thành phần phức tạp vượt khỏi phạm vi điều hành, kiểm soát người quản lý Để tổ chức thành công họp với tư cách người chủ trì, điều hành, người quản lý cần nắm vững số nội dung sau: Chuẩn bị họp “Nếu bạn không chuẩn bị tức bạn chuẩn bị đón nhận thất bại” Để họp thành công, người quản lý cần chuẩn bị thật kỹ nội dung sau: - Xác định cần thiết phải tổ chức họp: có thiết phải tổ chức họp không? để trả lời câu hỏi này, người quản lý cần phải suy tính thật cẩn trọng, tổ chức họp thời gian, thành phần nào? Nếu không tổ chức họp hậu tránh tình trạng “hội chứng họp” Đã có khơng họp vô bổ triệu tập, vài điện thoại, trao đổi thư điện tử, gặp gỡ trực tiếp với vài người hiệu nhiều - Xác định rõ mục tiêu họp: Họp để làm gì? Mục đích u cầu gì? - Xác định nội dung họp: chủ đề trọng tâm gì? hình thức thảo luận nào?, mục tiêu cụ thể cần đạt sau thảo luận - Chuẩn bị tài liệu cho họp: báo cáo (dự thảo thức), photo theo số lượng người tham dự, xếp theo thứ tự lơgic Nếu có điều kiện nên gửi tài liệu trước cho thành viên dự họp nghiên cứu - Xác định địa điểm, thời gian tổ chức họp: thông báo cho người tham gia biết để bố trí công việc, thời gian tham dự họp - Lên danh sách thành phần tham dự khách mời để gửi giấy mời họp - Phân công người viết biên phận hậu cần cho họp Trong họp a) Bắt đầu họp 14 - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu - Thông báo chương trình, mục tiêu kết mong muốn tới tất người tham dự họp - Làm rõ cách thức tham gia thảo luận họp, kêu gọi người tham gia ý kiến b) Dẫn dắt họp (điều hành họp) - Trình bày nội dung báo cáo - Đề xuất vấn đề cần thảo luận, xin ý kiến - Duy trì, cổ vũ tham gia ý kiến thành phần dự họp Lưu ý: Bạn người quản lý, điều đừng nhấn mạnh điều hành họp Vai trị bạn khai thác trí tuệ tập thể, khuyến khích người trình bày để thêm kiện cho định cuối Muốn bạn cần: - Đưa câu hỏi mở nhằm khuyến khích đóng góp người - Hướng tập trung vào tư tưởng, quan điểm vào hành vi người - Bám sát chủ đề họp đề lịch trình Đừng lệch hướng khỏi chủ đề định hay làm cho trở nên rối rắm * Duy trì trọng tâm tiến triển họp - Thu nhận thông tin liệu từ họp Đảm bảo tất người nghe biết thông tin - Biểu lộ cảm kích ủng hộ đóng góp mang tính xây dựng người - Sử dụng lịch trình để đảm bảo họp tiến triển theo kế hoạch - Đối với người nói nhiều: xin phép ngắt lời, tóm tắt lại ý họ mời người khác phát biểu - Đối với người nói ít: khuyến khích họ phát biểu c) Kết thúc họp - Tổng hợp ý kiến tham gia - Lựa chọn, biểu vấn đề cịn có ý kiến khác - Vạch lộ trình tổ chức thực Sau họp - Đánh giá, rút kinh nghiệm họp: Những làm được? Những chưa làm được? Những cần cải thiện lần tiếp theo? 15 - Chuẩn bị việc “hậu - bàn bạc”: Trên sở biên họp, gửi tồn văn trích gửi biên tới người tham gia họp, tập thể, cá nhân khác - Giám sát trình thực bước D Kỹ giao việc, phân công, bố trí lao động Giao việc: Là việc người quản lý giao việc cụ thể cho nhân viên thực cơng việc gồm có cơng việc thường xun công việc không thường xuyên Công việc thường xuyên cơng việc có tính lặp lại, ghi nhận mô tả công việc Công việc không thường xuyên công việc phát sinh đột xuất lãnh đạo giao cho nhân viên thực a) Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo quy trình bạn có đầy đủ tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: - Cách thức thực - Nguồn lực để thực hiện: người, tài chính, phương tiện, quy định nghiệp vụ - Tần suất thực - Tốt hết, yêu cầu nhân viên ghi nhớ nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần họ b) Đối với công việc không thường xuyên: - Nội dung giao việc cho nhân viên sổ/phiếu/giấy tờ giao việc - Giải thích cho nhân viên lý thực công việc - Giải thích yêu cầu, mục tiêu, thời hạn - Giải thích phương pháp thực Lưu ý phát sinh cơng việc khơng thường xun: Xác định cơng việc có lặp lại tương lai hay khơng? Trường hợp lặp lại, thiết lập số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên xuất tương lai Như vậy, bạn chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên Phân cơng bố trí lao động Phịng giao dịch cấp huyện: 16 E Kỹ làm việc nhóm Khái niệm nhóm Ngày nay, cơng việc thơng qua người mà chủ yếu nhóm người Chúng ta hình dung nhóm người đợi bến xe bt Nhóm người khơng phải làm việc nhóm họ chưa có mục tiêu làm giống Nhưng xe hỏng, bác tài yêu cầu nhóm đẩy xe Lúc này, nhóm chờ xe có mục tiêu chung làm việc nhóm Làm việc nhóm số người khơng phụ thuộc vào số thành viên có mục tiêu chung, người có kỹ khác bổ sung cho làm việc theo giá trị, nguyên tắc thống Kỹ làm việc nhóm Để làm việc nhóm, thành viên cần có kỹ để suốt trình làm việc đạt hiệu cao Cụ thể: - Lắng nghe: Đây kỹ quan trọng Các thành viên nhóm phải biết lắng nghe ý kiến Kỹ phản ánh tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến thành viên - Chất vấn: Qua cách thức người đặt câu hỏi, nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả thảo luận, đưa vấn đề cho thành viên khác họ - Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét ý tưởng đưa Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến 17 - Tơn trọng: Mỗi thành viên nhóm phải tôn trọng ý kiến người khác thể qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành thực - Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ - Sẻ chia: Các thành viên đưa ý kiến tường thuật cách họ nghĩ cho - Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực thực kế hoạch đề F Kỹ động viên, khuyến khích nhân viên Khuyến khích q trình động viên hướng dẫn để nhân viên làm việc đạt hiệu cao Nghiên cứu cho thấy, nhà lãnh đạo cho nhân viên muốn điều kiện vật chất hữu hình (như lương cao, cơng việc ổn định, thăng tiến) thực tế lại khơng phải động lực thúc đẩy hấp dẫn nhân viên Các nghiên cứu ngồi phần thưởng tài chính, nhân viên muốn điều sau: khen ngợi, cảm giác tham gia, giúp đỡ với vấn đề cá nhân Như nhà quản lý cần nhận thức: Khen ngợi việc làm tốt nhân viên nhiều tốt; cho nhân viên tham gia vào nhiều định tốt; thể mối quan tâm giúp đỡ thực nhân viên trường hợp họ gặp khó khăn vướng mắc Quy tắc khuyến khích: “Việc giao, hồn thành Việc ghi nhận, làm tốt Việc KHEN THƯỞNG, làm tốt nhất” 10 phương pháp khuyến khích nhân viên: Cho nhân viên tự phát triển nghề nghiệp họ liên tục nâng cao hiệu công việc Tin vào giá trị việc đặt mục tiêu giúp nhân viên cảm thấy đạt thành công Tạo chế phản hồi thờng xuyên để giúp nhân viên tập trung trí lực tránh sai lệch Đánh giá khen ngợi nhân viên cách thích đáng Khuyến khích làm việc theo nhóm để nâng cao nhận thức hợp tác tận dụng sức mạnh tập thể Tìm động làm việc nhân viên cố gắng để hiểu mong muốn cá nhân họ 18 Có khuyến khích khơng tiền việc nhân viên hoàn thành tốt, tránh việc tập trung vào phần thưởng vật chất Giúp nhân viên tăng cường động lực làm việc cách thể nghiêm túc công việc Đưa nhân viên tham gia vào công việc thiết thực cách cho họ lựa chọn đa dạng kiểm soát việc họ làm 10.Thể tin tưởng cởi mở bạn với người họ đáp lại bạn Mẹo sử dụng khuyến khích khơng dùng tiền: Khen ngợi; Nhận xét tích cực cơng việc; Mỉm cười; Cảm ơn; Cho nghỉ ngơi; Cho học; Cho gặp lãnh đạo cấp cao; Cho nghỉ bù; Cho làm việc cá nhân; Cho sử dụng thiết bị đặc biệt; Mời ăn; Mời uống trà cà phê; Gửi thiệp chúc mừng; Tặng phần thưởng; Tặng huy hiệu/cài áo/cà vạt; Tặng sách; Tặng vé xem phim/xem kịch Xin lời khuyên; Ghi nhận trước đông đảo nhân viên Phịng giao dịch Trao cơng việc với trách nhiệm cao hơn; trình bày báo cáo điển hình; Cho tham gia hội thảo/hội nghị quan trọng; Cho tham gia dự án hay… Nguyên tắc khen ngợi: Dùng lời khen động viên cách thường xuyên Khen thưởng cá nhân tuỳ vào hiệu công việc Khen thưởng sớm tốt sau thành công nhân viên Phần thưởng lời khen phải đưa với thái độ thân ái, chắn lặp lặp lại Khuyến khích thành viên khác nhóm đồng nghiệp đưa lời khen G Kỹ giải vấn đề Vấn đề khoảng cách điều thực tế xảy điều mong muốn Các bước giải vấn đề Chúng ta có bước để giải vấn đề: a) Xác định vấn đề: Xác định rõ xem có phải “vấn đề” hay khơng đặt câu hỏi chuyện xảy hay giả sử việc khơng thực sao…có thể nói triệu chứng cơng việc b) Nhận định nguyên nhân: Xem xét nguyên nhân gốc rễ khiến vấn đề phát sinh c) Đưa tất giải pháp Cân nhắc, lựa chọn giải pháp, hành động 19 d) Lựa chọn giải pháp tốt thông qua đánh giá ưu nhược điểm lựa chọn e) Kế hoạch hành động: Lập kế hoạch chi tiết bước hành động, khung thời gian, kết dự kiến f) Triển khai thực giải pháp đưa thực kiểm soát, giám sát quản lý giải pháp g) Đánh giá kết quả: Đánh giá kết thực Lặp lại chu kỳ giải vấn đề xét thấy cần thiết Một số bí giải vấn đề a) Nhận biết vấn đề - Cuộc sống q trình cơng tác thường phải đối mặt với vấn đề Hãy thận trọng kết luận vấn đề khơng có hướng giải có đưa giải pháp cho Một nghiên cứu 300 người thành đạt giới cho thấy ¼ số họ có khiếm khuyết; ¾ số họ sinh nghèo khổ, cực từ gia đình tan vỡ Họ biết chia nhỏ chướng ngại vật thành hịn đá lát đường tới thành cơng - Nhận biết vấn đề trước trở nên cấp bách Nhà lãnh đạo tài ba bị che khuất tầm nhìn, họ nhận thức rõ cú đấm hạ gục họ cú đấm mạnh mà cú đấm họ không lường trước Các nhà lãnh đạo vĩ đại nhận vấn đề theo qui trình sau: + Họ cảm nhận thấy trước nhìn thấy thật (trực giác) + Họ bắt đầu tìm kiếm đặt nghi vấn (tính hiếu kỳ) + Họ thu thập liệu (xử lý liệu) + Họ chia sẻ cảm nhận điều họ tìm thấy với đồng nghiệp tin cậy (trao đổi thông tin) + Họ xác định vấn đề (viết ra) + Họ kiểm tra nguồn lực (đánh giá) + Họ đưa định (lãnh đạo) b) Xử lý hướng dẫn người xử lý rắc rối - Khi vấn đề xảy ra, cần có thái độ kế hoạch hành động Vấn đề thay đổi quan điểm vấn đề xảy Suy nghĩ tích cực khơng thay đổi hồn cảnh, làm thay đổi Việc lập kế hoạch hành động đắn giúp giải thoát vấn đề Ngược lại, làm vấn đề trầm trọng 20 - Chọn người giúp giải vấn đề Trước mời người đến để tham dự họp giải vấn đề, nên đặt câu hỏi: Đó có phải vấn đề thực sự, cấp bách chưa, nắm rõ chất thực chưa thành viên quan tâm đến vấn đề chưa? Sau tổng hợp nguyên nhân gây vấn đề phương pháp giải vấn đề Để giải vấn đề nên: Cam kết dành thời gian cho người không tự giải vấn đề cho mà họ giải c) Tránh lặp lại vấn đề cũ Để làm điều đó, phải đề nguyên tắc để tránh đề cũ lặp lại Ví dụ tranh luận, nghi ngờ, căng thẳng đối kháng nhân viên nhân viên phải đem lợi ích cho người khác từ hồ nghi tranh cãi Những tồn mà nguyên nhân xác định người lao động phải tránh lặp lại H Kỹ quản lý thời gian "Thời gian vàng", không níu giữ kéo dài quỹ thời gian Vì vậy, việc quản lý thời gian hiệu vấn đề đáng lưu tâm người Nó địi hỏi phải có cố gắng kiên trì để bạn làm chủ thời gian hồn thành tốt mục tiêu đề Quản lý thời gian vấn đề muôn thuở chúng ta, đặc biệt người trẻ, với nhiều lựa chọn, không công việc mà lựa chọn khác sống học tập, vui chơi mở rộng giao lưu Ai nói phải nắm kỹ thuật, nói phải quản lý thời gian tốt hơn, bạn cịn căng thẳng, cịn khơng n tâm việc sử dụng quỹ thời gian mình, nhìn lại việc đã, làm Dù cuối cùng, quản lý thời gian vấn đề lựa chọn Nếu lựa chọn tốt mang lại kết tốt, lựa chọn tồi tốn thời gian sức lực Lợi ích quản lý thời gian hiệu - Để kiểm soát thời gian tốt hơn; - Sử dụng nhiều thời gian cho việc quan trọng; - Khơng lãng phí thời gian vào việc khơng quan trọng; - Hoàn thành nhiều việc khoảng thời gian sẵn có; - Tránh phải vội vã hồn thành cơng việc vào phút cuối Các vấn đề thường gặp quản lý thời gian - Không đủ thời gian; - Thiếu kỹ năng; - Khơng có thói quen tốt; 21 - Khơng biết đâu; - Trì hỗn việc thực hiện; - Cầu tồn – Địi hỏi hồn hảo Kẻ thù quản lý thời gian - Không biết cách nói khơng; - Nhận lấy đề cấp dưới; - Khơng kiểm sốt việc gây lãng phí thời gian Những yếu tố quản lý thời gian - Có mục đích mục tiêu rõ ràng: Để sử dụng thời gian hiệu quả, cần nhớ bạn làm việc phải có mục đích, mục tiêu rõ ràng; - Thiết lập ưu tiên: Để sử dụng hiệu thời gian, cần thiết lập thứ tự ưu Thứ tự ưu tiên cáccác công việcviệc theo mức độ quan trọng hạn mức thời gian tiên thực công để sử dụng thời gian hiệu - Xây dựng thói quen tốt: Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần loại bỏ thói quen xấu tạo thói quen tốt sau đây: Những thói quen xấu - Bực bội với cơng việc Những thói quen tốt - Thiết lập mục tiêu dài hạn - Làm công việc không quan - Xác định ưu tiên trọng - Làm việc thiếu kế hoạch - Sử dụng lịch theo dõi thời gian - Không xác định thời hạn hồn thành - Xác định hồn thành cơng việc công việc thời hạn - Những công việc khơng có kết thúc - Hồn thành tồn cơng việc - Làm nhiều công việc lúc - Làm việc thời gian định - Lập lịch làm việc - Phân bổ thời gian hợp lý; - Đối phó với việc đột xuất Kinh nghiệm để quản lý thời gian cách tốt nhất: Dưới 15 kinh nghiệm quản lý thời gian thiết thực nhất: - Viết thứ: Lỗi phổ biến quản lý thời gian cố gắng sử dụng trí nhớ bạn để nhớ nhiều chi tiết dẫn đến bạn bị tải thông tin Phương pháp sử dụng danh sách việc cần làm để viết thứ cách tuyệt để 22 kiếm soát dự án công việc ban, khiến thân bạn xếp có tổ chức - Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách bạn: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm bạn giúp bạn tập trung dành nhiều thời gian vào việc thật khó khăn Đánh giá công việc bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống xếp thứ tự theo ABCD diễn giải danh sách việc làm quản lý thời gian - Lên kế hoạch tuần bạn: Bạn dành số thời gian vào đầu tuần để lên kế hoạch làm việc cho Dành chút thời gian để lập kế hoạch giúp tăng suất bạn cân đối dự án dài hạn quan trọng với công việc cấp bách Mọi thứ bạn cần 15 đến 30 phút tuần để triển khai kế hoạch làm việc bạn - Mang theo sổ nhỏ: Bạn bạn có ý tưởng lớn thơng thái sáng suốt Vì vậy, bạn nên mang theo sổ nhỏ để tới đâu bạn ghi lại suy nghĩ Nếu bạn để thật lâu viết suy nghĩ mình, bạn quên Một cách khác bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số - Hãy học cách nói “khơng”: Do hứa hẹn q nhiều, nhiều người bị q tải có q nhiều việc; họ nói “có” họ phải nói “khơng” Vì vậy, bạn học cách nói “khơng” với u cầu có mức ưu tiên thấp, bạn có nhiều thời gian để làm việc quan trọng - Suy nghĩ trước hành động: Bao nhiêu lần bạn nói “có” với số việc, sau bạn lại cảm thấy hối tiếc? Vì trước hứa hẹn làm công việc mới, bạn ngừng lại để suy nghĩ chút trước đưa câu trả lời Điều tránh cho bạn khỏi bị làm nhiều việc - Không ngừng nâng cao than: Bạn nên dành thời gian kế hoạch làm việc bạn để học điều phát triển khả tài bẩm sinh bạn Ví dụ, bạn đăng ký lớp học, tham gia chương trình đào tạo, đọc sách Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ bạn tăng khả tìm việc bạn, giúp bạn nâng cao nghiệp, hướng để trở thành người độc lập tài - Hãy suy nghĩ bạn từ bỏ để làm cơng việc hàng ngày bạn: Sẽ tốt bạn thường xuyên đánh giá cách thức bạn sử dụng thời gian Trong số trường hợp, điều tốt bạn làm ngừng làm hoạt động khơng cịn có ích cho bạn nữa, để dành thời gian làm hoạt động khác có ích Bạn cân nhắc việc bạn từ bỏ để tiếp tục thực công việc bạn - Sử dụng hệ thống quản lý thời gian: Sử dụng hệ thống quản lý thời gian giúp bạn theo dõi việc bạn cần làm, tổ chức xếp thứ tự công 23 việc bạn, phát triển kế hoạch khả thi để hồn thành Một hệ thống hợp giống chất keo dính gắn chặt phương pháp quản lý thời gian tốt với - Nhận thói quen xấu: Bạn nên lập danh sách thói quen xấu tiêu tốn thời gian bạn, phá hủy mục tiêu bạn hạn chế thành công bạn Sau lập xong danh sách, bạn tập loại bỏ thói quen loại bỏ thói quen cách có hệ thống khỏi sống bạn Bạn nhớ cách tốt để loại bỏ thói quen xấu thay thói quen tốt - Đừng làm việc người khác: Bạn có thói quen làm việc hộ người khác bạn mang tâm lý “người hùng” hay khơng? Nếu bạn làm thế, bạn tốn nhiều thời gian bạn Thay vào đó, bạn tập trung vào dự án mục tiêu thân bạn, học cách giao việc cách hiệu quả, hướng dẫn người khác làm để họ làm công việc họ - Ghi nhật ký mục tiêu bạn: Thời gian làm việc nhằm mục đích lập đánh giá mục tiêu bạn Ban đầu, bạn ghi mục tiêu bạn, sau bạn viết q trình thực bạn mục tiêu Nhìn lại nhật ký mục tiêu hàng tuần đảm bảo bạn hướng Lưu giữ nhật ký máy tính bạn không điều dễ dàng cả! - Đừng người cầu tồn: Một vài cơng việc yêu cầu bạn phải cố gắng Ví dụ, gửi email ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều vài phút để làm điều Bạn học cách phân biệt cơng việc cần phải hồn thành cách xuất sắc với công việc cần làm mà - Nhận biết công việc “lấp chỗ trống”: Khi bạn có danh sách việc cần làm với nhiều việc quan trọng, bạn thận trọng để khơng bị rối trí cơng việc “lấp chỗ trống” Những công việc xếp sổ giấy tờ bạn đợi tới bạn giải cơng việc có thứ tự ưu tiên cao - Tránh không rơi vào “những bẫy hiệu quả”: Làm việc có hiệu khơng thiết bạn phải làm việc có suất Bạn nên tránh cơng việc mà bạn làm cách hiệu lại không cần phải làm hết Chỉ bạn bận phải hồn thành cơng việc khơng có nghĩa thực bạn hoàn thành việc quan trọng./ 24