w w w quantri.com r Một sô kỹ quản trị KỶ NẢNG LẢNH ĐẠO VA QUAN TRỊ Khái niệm chung lãnh đạo quán trị Phẩm chất m ột người lãnh đạo, quản trị C ác học thuyết lãnh đạo, quán trị X ây dựng nhóm làm việc hiệu quả: I- K hái niệm chung lãnh đạo quản trị: - K hái niệm lãnh đạo quản trị: a - Lãnh đạo: Lãnh đạo trình gây cảm hứng cho người khác làm việc chăm hiệu C ác hoạt động lãnh đạo là: + Chi đạo: C ung cấp dẫn giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ nhân viên m ức độ cao + Gợi ý: H ướng dẫn, giải thích định, vạch hướng tác nghiệp giám sát nhân viên thực + Hồ trợ -độne viên: T ạo điều kiện thuận lợi m ọi m ặt cho cố gắng nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ chia sẻ trách nhiệm với họ việc lựa chọn định, tạo cho nhân viên hội đế thoả mãn cao công việc + Đ ôn đốc: Thúc nhàn viên hồn thành cơng việc + Làm cương m ọi thay đồi + Uý quyền: Trao trách nhiệm , quyền định giái vấn đề cho nhân viên, nội dung sau: Tầm nhìn Bất kỳ m ột nhà lãnh đạo giỏi có cảm giác tốt m ục tiêu có khả đưa mục tiêu Chủ trưưng w w w quantri.com C hủ trương liên kết m ọi người với nhà lãnh đạo, m m ột nhà lãnh đạo hiệu qua ln với tầm nhìn Sự tin cậy M ọi người không theo nhà lãnh đạo trừ cho họ cho thấy quán kiên định Sự bình dị N hững nhà lãnh dạo thành công người xem thân người hỗ trợ cho nhân viên m ình khơng phải buộc nhân viên làm việc cho Bình tĩnh Lãnh đạo tốt không làm rối tung m ọi vấn đề thể giới sập đến nơ i có m ột vấn đề rắc rối xảy Họ đưa câu kiều "Chúng ta có thề giải việc này" ổ Rõ ràng N hững lãnh đạo thực biết cách làm sáng tị vẩn đề Họ khơng làm cho trở nên phức tạp Tự chủ N hững nhà lãnh đạo thành công biết họ khơng cố gang "uốn" m ình đê trở thành người họ b - K hái niệm quản trị Quán trị m ột trình nhằm đạt đến thành công mục tiêu đề việc phối hợp hữu hiệu nguồn lực doanh nghiệp T khái niệm giúp nhận rang, quản trị m ột hoạt động liên tục cần thiết người kết hợp với m ột tồ chức Đó trình nhằm tạo nên sức m ạnh gắn liền vấn đề lại với tố chức v thúc vấn đề chuyên động M ục tiêu quản trị tạo giá trị thạng dư tức tìm phưưng thức thích hợp đê thực công việc nhằm đạt hiệu cao với chi phí nguồn lực N ói chung, quán trị m ột hình thức phức tạp m nhà quản trị kinh doanh phải quản trị từ khâu đầu đến khâu cuối m ột chu kỳ sán xuất kinh doanh doanh nghiệp, thực chất cùa quản trị kinh doanh quản trị yếu tố đầu vào, trình sản xuất kinh doanh yếu tố đầu theo trình hoạt động .-Theo q trình quản trị kinh doanh: cơng tác quản trị doanh nghiệp q trình lập kế hợach, tơ chức phối hợp điều chỉnh hoạt động thành viên , phận chức doanh nghiệp nhằm huy động tối đa nguồn lực đê đạl m ục tiêu đặt tô chức .-Theo quan điểm hệ thống quản trị: quản trị việc thực hành hoạt động tồ chức m ột cách có ý thức liên tục Quản trị m ột doanh nghiệp tồn m ột hệ thống bao gồm khâu, phần, phận có tnối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn thúc phát triên w w w quantri.com -Ớ cần phân biệt rõ khác lãnh đạo quản trị Trên thực tế ranh giới hai khái niệm khòng dề phàn biệt Sự phân biệt lãnh đạo quản trị dựa nội dung sau: Lãnh dao • Q uản trị L ãnh đạo tác động đến người Q uân trị tác động đếti công việc L àm Làm đủng Đ ạt m ục tiêu thông qua việc cổ vũ động Đ ạt m ục tiêu thơng qua hệ thống sách, m ệnh viện lệnh, yêu cầu công việc N hà lãnh đạo đề phương hướng, viễn N hà quân trị xây dựng kế hoạch, tồ chức thực cảnh, chủ trương, sácli lược ke hoạch, kiêm tra giám sát - Ý nghĩa quán trị lãnh đạo: Khi người kết hợp với m ột tập thê đê làm việc, người ta tự phát làm việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng người Lối làm việc có thê đem lại kết quả, không đem lại kết N hưng người ta biết tố chức hoạt động triên vọng đạt kết chấn hơn, đặc biệt quan trọng khơng phải kết q mà cịn tốn thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu phí tốn khác Khi so sánh kết đạt với chi phí đê thực có khái niệm hiệu H iệu = K ết - Chi phí Hiệu quà tăng hai trường hợp: -Tăng kết với chi phí khơng đồi -G iảm chi phí mà giữ nguyên kết M uốn đạt hai điều địi hỏi phải biết cách quản trị, khơng biết cách quản trị lãnh đạo đạt kết hiệu đạt thấp M ột quản trị, lãnh đạo giỏi m ang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nehiệp m cịn có ý nghĩa quan trọng góp phần đưa kinh tế dẩt nước nhanh chóng phát triên T rong hoạt động kinh doanh, người ln tìm cách giảm chi phí tăng kết tức ln tìm cách tăng hiệu Có thê nói rằng, lý cần thiết hoạt động quản trị lãnh dạo m uốn có hiệu chi người ta quan tâm đến hiệu người ta m ới quan tâm đến hoạt động quản trị, lãnh đạo T rong thực tế, m ọi nỗ lực hữu ích m ột doanh nghiệp vạch nhàm đạt m ục tiêu tô chức, với thời gian, nguyên vật liệu phải lựa chọn q trình ca hàn, nguyên tắc kỹ thuật M ục tiêu hoạt động quản trị, lãnh đạo nhằm giúp có kiến thức, kỹ cần thiết đê gia tăng hiệu hoạt động kinh doanh m ục tiêu lợi nhuận m ục tiêu phi lợi nhuận - Vai trò cua nhà quản t r ị , lãnh đạo w w w quantri.com Vai trị tồn cách ứ ng x thiết lập cho phù hợp với chức vụ phận, quan riêng biệt H enry M intzberg nghiên cứu hoạt động nhà quản lý cho ràng m ọi nhà quản lý phải thực 10 vai trị khác phân thành nhóm sau: a - N hóm vai trị quan hệ với n g v i N hóm vai trị quan hệ với người bao gồm khả phát triển trì m ối quan hệ với người khác m ột cách hiệu V trò đại diện gắn liền với v | trí phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng m ối quan hệ với cộng , tiếp xúc thúc họ làm việc, vai trò liên hệ tập trang vào việc trì m ổi quan hệ cá bên bên tổ chức Vai trò quan hệ với người giúp nhà quản trị xây dựng m ạng lưới làm việc cần thiết đề thực vai trò quan trọng khác b - N hóm vai trị thơng tin Vai trị thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin truyền đạl thông tin cho nhà quản trị thể trung tâm đầu não tố chức Vai trị thu thập thơng tin nắm bắt thơng tin bên bên doanh nghiệp Vai trò truyền đạt hoạt động theo cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt thông tin tiếp nhận tù' bên dến thành viên nội doanh nghiệp, người sử dụng thông tin này; thứ hai, nhà quàn lý giúp truvền dạt thông tin từ cấp đến cấp thấp đến thành viên khác Irong to chức, người sử dụng thơng tin m ột cách hiệu T rong vai trò truyền đạt cung cấp thơng tin cho nội vai trị phái ngơn phố biến thơng tin cho bên ngồi nhũng vấn đề kế hoạch, sách, kết hoạt động tổ chức Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thơng tin vai trị giám sát, truyền đạt thông tin với nội sau kết hợp việc cung cấp thơng tin quan trọng theo yêu cầu cúa vai trò định 10 vai trò quản trị M inztberg w w w quantri.com V trị N dung Q uan h ệ n gư ời 1.Đại diện Tham gia vào kiện khác nhau: p hát hiểu, giới thiệu, tư ợ ng tru n g cho tổ chức 2.Lãnh đạo X ây dụng m quan hệ với cấp dưới, động viên, thúc đẩv nhân viên 3.Liên hệ D uy trì m ối C|«an hệ m ạng lưới làm việc nội với bên ngồi giúp cung cấp thơng tin T hông tin 4.T hu th ập thông tin Thu thập th ô n g tin bên ngồi nhữ ng vấn dề ảnh hưởng tố chức 5.Truyền đạt Truyền dạt tilũm g thông tin bên bên cho nội 6.Phát ngôn T ruyền đạt nhữ ng thông tin tổ chức cho bên Q uyết (lịnh Doanh nhân H ành động n h người khởi xướng, thiết kế, khuyến khích cải tiến đối m ới 8.Giải nhữ ng xáo trộn Có hành động kịp thời DN đối mặt với vân đê quan trọng khó khăn bất ngờ 9.Phân phối C hịu trách nhiệm phàn phối nguồn lực: thời gian, ngân quỹ, phương tiện, nhân lO.Dàm phán Đ ại diện cho tổ chức thương lượng, đảm phán c - N hóm vai trị định N hóm vai trị định bao gồm việc định quan có ảnh hường đến tổ chức C ó vai trị m tả nhà quản lý người định Vai trò cách tân hay cịn gọi vai trị doanh nhân, người ln điềm gốc m ọi thay đồi cải tiến, khai thác hội Vai trò thứ nhóm vai trị xử lý tỉnh huông: gắn liền với việc đưa hành động kịp thời tô chức phải đối m ặt với biến cố bất ngờ, khó khăn khơng lường trước Vai trò thứ ba phàn phối n euồn lực tổ chức C uối cùng, vai trò đàm phán thể đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng, ảnh hường tùy theo lĩnh vự c trách nhiệm nhà quán lý T rong tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải m ột chuyên gia lĩnh vực ngoại giao Làm ăn thời m cứa đa phần tiếp xúc, muốn w w w quantri.com thành đạt phải học cách thương lượng M ein déo kết hợp với cứng rẳn cương quyết, lý trí với nhân ban bi thành còng thương lượng với đối tác * Vai trò doanh nhân (nhà kinh doanh): khuyến klìích đổi Đồi khơi đầu m ột ý tường áp dụng cho q trình tiến triền cơng việc, sản phấin dịch vụ Quá trình đồi m ới, cải tiến gắn liền với vai trò người đứng đầu doanh nghiệp, cụ ihê gắn liền với tim kiếm hội kinh doanh Tuy nhiên, thúc cải tiến, đối m ới doanh nghiệp đòi hỏi phải kết hợp nỗ lực củ a thành viên H iếm có cải tiến, đoi m ới thành công lại kết lao động m ột người C ác nghiên cứu cho thấy rằng, trình đồi cải tiến thường diễn nơi m cá nhân cấp độ khác thực loại vai trò khác cúa doanh nhân: người khởi xướng ý tưởng, người tài trợ (đỡ đầu) người phôi hợp hoạt động .-Người khởi xướng ý tưởng: người phát ý tưởng m ới tin tưửng vào giá trị sáng kiến ủng hộ m ặc dù phải dư ne dầu nhiều khó khăn trở ngại C húng ta thường cho người cách tân người sáng tạo, dám chấp nhận m ạo hiêm rủi ro Họ thường người cấp thâp tô chức, người phát vấn đề biết đề xuất giải pháp Tuy nhiên, sáng tạo cần thiết phái có loại vai trò .-N gười tài trợ: M ột người quản trị cấp nhận biết diêm quan trọng sáng kiến tố chức, từ giúp tìm kiếm nguồn tài cần thiết cho việc phát triên cãi tiến thúc bước tiến hành thực Đổi m ới tồ chức không thê thiếu diện người tài trợ, nhiên việc thực đơi m ới cịn phụ thuộc vào vai trò thứ ba- người phối hợp hoạt động -Người phối hợp: Là người quản trị cấp cao, người ủng hộ cho cần thiết phải đôi m ới, cung cấp tài cho hoạt động cải tiến, khuyến khích, nâng đỡ tơn trọng, bảo vệ sáng kiến cải tiến thành viên Việc cải tiến ihường vấp phải cản trở lề lối cũ thường khiến cho người quen thói thủ thường e ngại N gười phối hợp đảm nhận vai trò cân bang lực cho sáng kiến cải tiến có thê thực T hơng qua việc thực vai trị phổi hợp, nhà quàn lý khuyến khích, thúc việc cải tiến, đồi T hiếu m ột ba vai trị đổi m ới,cải tiến khó thực II- Phẩm chất m ột người lãnh đạo, quản trị M ột số sách có tính giáo khoa lĩnh vực cho người lãnh đạo, quản trị cần có tố chất: -Có học vấn cao, có kinh nghiệm chuyên m ôn đời sống xã hội -Linh hoạt -C ó nghị lực, suy nghT lành m ạnh, sáng suốt -T rung thực, có sức khỏe tốt -Trí tuệ cao, có lực đạt mục tiêu đề -Sằn sàng chịu trách nhiệm cá nhân w w w quantri.com -C ó khả đóng vai trị m ột cổ vấn tư vấn sáng suốt -C ó tính tự tin, bình tĩnh gặp rắc rối quan hệ có cố tơ chức - Có tính kiên trì, thần kinh vừng có chí theo đuổi m ục đích đến cùng, thái độ giao tiếp niềm nơ, thân m ật dứt khoát với m ọi người C uốn sách "Chiến lược kinh doanh" B K arlo f cho ràng: M ột nhà lãnh đạo gioi người vững tin, có tầm nhìn xa trơng rộng, cởi m ờ, ham học hỏi, biết đúc kết kinh nghiệm kinh doanh thân người khác, hướng vào kết quả, dứt khốt, có óc phê phán, có sức lơi thuyết phục gây lịng tin, nhiệt tình, bỉnh tĩnh, biết lắng nghe người khác, biết nhận lỗi sai lầm, thiện tâm chu đáo, m ềm dẻo, sẵn sàng giúp đ ỡ người khác phát triển, sáng tạo kiên định M ột nghiên cứu qui mô nhóm "Hệ thống quản lý quốc tế" tiến hành m ột số nước khắp giới xác định 10 tính cách cá nhân ban m ột chủ doanh nghiệp khác biệt chủ doanh nghiệp không thành đạt chủ doanh nghiệp thành đạt, : / Tìm kiếm hội T ìm kiếm thực hội kinh doanh m ới, động não xác định giải pháp sáng tạo cho vấn đề kinh doanh, suy nghĩ theo cách khác đê tìm cách giải quyết, chủ động nắm bắt hội đê thu lượm ihông tin kinh doanh, nhân có kinh nghiệm , trang thiết bị, thiết kế sản phấm dịch vụ, thị trường tài chính, Kiên trì T iên hành hoạt động khác lặp lại đê vượt qua trở ngại kinh doanh K hông từ bo sau lần thất bại lần đầu đế giải vấn đề Hy sinh cá nhân thực cố gắng phi thường đê hồn thành cơng việc, tiếp tục giũ vững lập trường m ình trước đối thủ dấu hiệu có thành cơng phút ban đầu Cam kết thực theo liợp đồng C hấp nhận trách nhiệm vấn đề đê hoàn Ihành công việc cho khách hàng G iúp công nhân đế hồn thành cơng việc T hể quan tâm làm hài lòng khách hàng Đáp ứng chất lượng hiệu Châp nhận rủi ro Có khả chấp nhận m m ình cho rủi ro vừa phải Thường nên có m ột biện pháp thích ứng cho nhũng tình có yếu tố rủi ro Tính tốn rủi ro định kinh doanh Đặt mục đícli Đặt m ục tiêu rõ ràng cụ thề trước m ắ t X ây dựng m ục tiêu lâu dài, rõ ràng Giảm sát lập kê hoạch có hệ thống Phát triển sử dụng hợp lý bước kế hoạch đê đạt mục đích Đ ánh giá kế hoạch hành động khác có thề dùng đê thay G iám sát tiến trình chuyển sang chiến lược dự phịng cần thiết đề đạt m ục đích w w w quantri.com Tìm kiếm thơng tin Đích thân tìm kiểm thơng tin khách hàng, nhà cung cấp đối thú cạnh tranh Sử dụng quan hệ m ạng thông tin đế thu thập thơng tin có lợi Thuyết phục mạng lưới công việc Phát triên sử dụng chiến lược càn nhắc cấn thận đê tác động thuyết phục người khác Sử dụng quan hệ kinh doanh cá nhân đê hoàn thành m ục tiêu kinh doanh bạn 10 Tự tin Hiểu b ản thân m ình tin tưởng chắn vào m ình khả nãng m ình Thế tự tin khả bạn đề hồn thành nhiệm vụ khó khăn đáp ứng thừ thách C ác phong cách quan lý hiệu Làm đẻ trơ thành m ột nhà quán lý hiệu quá? v ấ n đề đơn gián tránh trở thành m ột nhà quản lý tồi M ột nhà quản lý tồi thường có ba sai lầm khơng nên m ắc phải, trở thành nhà quản lý độc tài, lười biếng lạm dụng quyền lực Ba điều quan trọng thực ra, m ắc sai lầm quản lý tồn hại rơi vào nhà quản lý công ty N hà quản lý có thê rơi vào cạm bẫy mà khó gỡ Vì thế, từ đầu cần thông m inh sáng suốt để tránh m ắc phải sai lầm Thế nhà quán lý dộc tài? M ột sai lầm bạn trở thành m ột nhà quản lý độc tài Khó có nhà quản lý lại thừa nhận họ chứng tỏ m ình nhà quản lý độc tài N him g liệu có thử kiếm tra cách quán lý m ình đê đảm bão họ không độc tài qn lý nhàn viên m ình hav khơng? M ột nhà quản lý độc tài thường người tin tường hay thiếu niềm tin người khác Họ thấy khơng cịn họ cơng việc khó có thê làm tốt họ Do họ không thành công giao phó việc cho cấp Khi giao phó cho nhân viên m ột việc họ thường đóng góp ý kiến chút m ột vào cơng việc thường xuyên kiêm tra kiếm tra lại đế đảm bảo cơng việc hồn tất theo ý m uốn Thời gian quản lý nhân viên họ chặt chẽ dẫn tới chất lưcyng trontĩ sản xuất N hà quàn lý quan tâm tới nguyện vọng nhân viên Trong doanh nghiệp nay, nhân viên muốn có tự cá nhân NhừnR nhân viên có trình độ định họ muốn áp dụng kiến thức m họ học vào công việc N hưng n h quản lý lại tạo cho họ có hội họ làm thối chí nhân viên Với nhà quản lý độc tài, nhân viên không sừ dụng liêt kiến thức, tài lực chun mơn Vì họ thay bất mãn N hưng tệ nhà quàn lý độc tài m ất nhiều hội để trau dồi nghề nghiệp M ột nhà qn lý có thê làm cơng ty nhân viên tài giám suất sản xuất Đ e tránh trờ thành m ột nhà quản lý độc tài, bạn phải đặt niềm tin người khác, người làm việc cho bạn Đ ê có thê tin cậy họ nên tìm hiếu nhân w w w quantri.com viên làm việc cho m ình, biết diêm yếu điếm m ạnh bạn c ầ n giao phó cịng việc dựa điểm yếu điểm m ạnh c ầ n cho nhàn viên bạn học nghiệp vụ mà họ cần Nên biết cơng việc u cầu thể tun nhàn viên đảm nhận tốt cơng việc c ầ n chọn lựa kỹ người thay vị trí bạn huấn luyện họ Cũng nên nhận công việc khơng thề hồn tất bạn làm chì có m ột inình Khi giao việc cho nhân viên, cần hiếu ủy quyền m ột cách hiệu có nghĩa chấp nhận biến cố ỷ muốn có thê kèm theo Nhà qn lý có thê khơng nhận kết m ong đợi cần phải chấp nhận chấp nhận nhữníỊ sai phạm xảy A7/à quản lý lười biếng gì? M ột cách thức quản lý khác dẫn đến sai lầm, trở thành nhà quản lý lười biếng N gười đùn đẩy m ọi công việc cho nhân viên cùa Họ có khuynh hướng đưa cho nhân viên m ình m ọi cơng việc đê có thời gian rảnh Ket nhân viên phải làm việc nhiều nên họ thường nói với cấp rằng: phải cơng việc họ, khơng có hợp đồng lao động, chất lượng công việc lại thấp Với nhà quản lý lười biếng nhân viên ngày làtn cơng việc ngồi chun mơn họ họ bị m ột khoảng thời gian để bồi dường thêm nghiệp vụ cho nhân viên Đ ê tránh thành nhà quản lý lười biếng, bạn cần luôn lập m ột kế hoạch bao gồm dự án ngắn hạn dài hạn kèm theo thời gian thực Bạn cần triển khai công việc cho thật tốt, cố gắng học hỏi cách thức quán lý tốt Bạn nên lập kế hoạch cho công việc cách làm việc đề đạt N ên nhớ rang bạn bị theo dõi đánh giá người khác M ột cách quản lý sai lầm thứ ba m khơng người m ắc phải, trở thành m ột nhà quản lý lạm dụng quyền hành Thường người cịn trẻ Họ nhạy bén cách quản lý thất bại việc tìm hiếu m ôi trường làm việc Nhà quản lý lạm dụng quyền lực N hà quản lý thường cho việc m ình làm m ột nhiệm vụ giao đưa lời giải thích N hân viên cám thấy bực tức m họ cịn nghĩ cách để cản trở cơng việc m người thấy khỏ lịng đạt hiệu 100% V ậy dẫn đến thất bại m ột nhà quản ]ý lạm dụng quyền lực phân công công việc Nên nhớ lạm dụng quyền hành cùa m ình sớm bị sa thải Chính họ thày bán thân m ình khơng thê thích nghi với mơi trường làm việc Điều tệ hại m ối quan hệ người với thành viên công ty thinh thoảng thành viên ngồi cơng ty khơng hài lịng Quyền hành chung tập thê biến thành quyền hành cá nhân họ C hính từ họ thu nhiều lợi ích cho thân m ình, cho công ty Đê tránh trở thành m ột nhà quản lý lạm dụng quyền hành, bạn cần hiếu quyền lực áp dụng cho công ty cho riêng cá nhân bạn Nên có suy nghĩ w w w quantri.com người quán lý áp dụng quyền lực trước m ình vào cảm nhận người Bạn nên nghĩ đến việc trao quyền hành cho tất nhân viên không phãi chi cho riêng cá nhân Nên nhìn xa trơng rộng cẩn biết rang cần nhân viên m m ình tìmg tạo khoảng cách không ihân thiện với họ C uối cùng, nhà quản lý cần phải hiểu rõ m ôi trường đa dạng nơi m họ làm việc Q uản ]ý tính đa dạng m ột cách hiệu đòi hởi nhà quản lý phai động sáng tạo C hìa khóa để thành cơng quản lý trước tiên nhà quản lý cần nhận biết nét khác môi trường làm việc từ có cách thức đối x thích ứng III - C ác hục thuvết lãnh đạo, quản trị Học thuyết hay gọi lý thuyết khái quát lý luận lĩnh vực đó, thơng qua nghiên cứu khảo nẹhiệm thực tế, từ vận dụng vào hoạt động thực tiến lĩnh vực Học thuyết lãnh đạo, quản trị kinh doanh khái quát lý luận lãnh đạo, quản trị hoạt động kinh doanh Các học thuyết lãnh đạo, quản trị sở, tảng dần đường cho hoạt động sản xuất kinh doanh m ột cách khoa học, có hệ thống T năm 1800 công nghiệp hoạt động sản xuất phát triên m ạnh, thực tiễn tông kết rúl ihành lý thuyết với nhiều trường phái hay nhóm lý thuyết khác Có thê chia thành ba nhóm lý thuyết lãnh đạo, quản trị học: - Lý thuyết lãnh đạo, quản trị cổ điển T rường phái cô điên bao gồm m ột số tác giá với nghiên cứu quản trị kinli doanh, m ột số tác giá điển hình tư tờng yếu họ a - L ý thuyết lãnh đạo, quản trị khoa học Frederich T aylor (1856 - 1915): T aylor xuất thân m ột công nhân trở thành kỳ sư trải qua trình ban ngày làm, ban đêm học hàm thụ đại học Trong trình làm việc nhà m áy luyện cán thép, T aylor có nhiều hôi quan sát thực hành lãnh đạo, quán trị nhà máy Ông tác giả với nghiên cứu lý thuyết nối tiếng lãnh đạo, quán trị thời gian từ 1890 đến 1930 Những nguyên tắc c lý tliuyết Taylo r là: -X ây dựng phơng pháp khoa học đê thực công việc, nhiệm vụ công nhân Lựa chọn công nhân m ột cách khoa học huấn luyện họ phong pháp khoa học đê thực công việc -Tố chức giáo dục giám sát công nhân đê đàm bão họ thực theo phương pháp -X ây dựng củng cố quan hệ người lao động nhà lãnh đạo, quản trị Biện pháp thực hiện: Đ e thực nguyên tắc m ình, T aylor tiến hành: w w w quantri.com Đ ế tránh bất ngờ khó chịu, trước ngừng vịng đàm phán cuối cùng: -Làm cho dễ hiểu điều kiện cùa thảo thuận -T ự hỏi câu hỏi: Ai đạt gì, nào? -L ập thoa thuận thành văn Rút kinh nghiệm H ãy tự hịi câu sau: -M ình có hài lịng với kết đàm phán khơng? -Ai người đàm phán có hiệu nhất? -A iđã nhường nhịn nhẩt? sao? -N hững chiến lược nhũng hành động hữu hiệu cho đàm phán nhất? -N hững hành động cản trờ đàm phán? -M inh tin cậy phía bên chưa? Điều ánh hưởng đến cảm nhận nhất? -Thời gian sử dụne nào? Liệu sử dụne tốt khơng? - Các bên dã lắng nghe lẫn nào? Ai nói nhiều nhất? -N hững giải pháp sáng tạo có đề nghị khơng? điều xảy với chúng? -M ình hiểu thấu đáo vấn đề ấn dấu nhữ ne vấn đề có liên quan đến bên khơng? Phía bên liệu có hiêu khơng? -Sự chuấn bị m ình có thích đáng khơng?N ó ảnh hương đến đàm phán nào? -N hững lý lẽ nào, m ạnh phía bên nêu Họ tiếp thu ý kiến lý lẽ m ình nào? -N hững điêm m m ình học từ đàm phán này?M ình làm khác lần đàtn phán tới? V II - Văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế 1- N hững lưu ý đàm phán vói văn hóa khác: -Tìm h iểu khác biệt văn hóa người bạn dịnh đàm phán -Đ e phòng đưa nhận định chủ quan văn hóa -N hũng phong cách chiến lược chiến thuật cần đàm phán làm cho thích nghi với người, vấn đề hồn cảnh -N gơn ngữ vấn đề quan trọng đê liên kết văn hóa người đàm phán, có thê rào cản -C ấn thận ngơn ngữ cử chì ý nghĩa kèm theo -Với văn hóa khác cần có kiêu đàm phán khác Một số khác biệt CO' văn hóa phuoTig đơng phương Tây w w w quantri.com V ấ n đề P h n g T ây P h n g Đ ông Phong tục C hú trọng tớ i quyền, m ục đích, ý C hú trọ n g tới tính cộ n g đồng, riêng tập quán m uốn riêng từ n g người Đối m ới Coi trọng ý nghĩ m ới, cách thực liiện Coi trọ n g phong tục, tính kế thừ a tốt công việc làm coi m ột phần chung trì cấu trúc x ã hội N ăng Có tính n ăn g động cao k h n g cần động Những người đồng kinh động thiết phải có m ối quan hệ cá nhàn doanh có khuynh hướng bn bán với dậm dà vững m ới coi lâu dài v thư ng khoan dung cho tiề n đề cho giao dịch khuyết điểm người (ờ m ột m ức dộ n hất dịnh) Diễn cảm M ạnh dạn hiểu câm xúc m ột Tliường liay bộc lộ cảm xúc m ạnh nơi công cách tự nhiên Đối chất cộng V iệc thách thức, đối chất ngạo H ợp tác đạt m ục tiêu chung v trán h m ọi m ạn nhữ ng điều thuộc chất hành vi làm m ất m ặt nhiều m ối quan hệ M ất u y tín Sau thua trận ( m ất uy tín), “M ất m ặt” m ột điều xấu tổ n hại hành động bình thường Q uan điểm với tới công việc sau V iệc định có khnynli hướng V iệc định có xu hướng vào trực giác đối dự a vào tính hợp lý v dựa sở số số liệu tồ n g quát liệu Cách suy Băt dầu từ việc quan sát vật xung Băt dầu với nguyên lý chung cua hành n ghĩ quanh v th ận trọng rút m ột động gắn vào tình Đó nguyên lý hành động cho m ột tình kiểu suy n g h ĩ “ từ xuống” cụ thể Dó kiểu suy nghĩ “từ lên” N gười N gười đàm phán thường m ột ủy N gười chủ công ty tlnrơng người đầm đàm phán viên diều hành cua công ty Tập trung M ột n h kinh phán doanh thường có H ng suy n g h ĩ vào m ột m ục tiẻu w w w quantri.com n hũng việc khác đầu kết IIọ n g h ĩ giao dịch họp với việc đâm phán Thời gian Thời gian m ột m ối bận tâm chù C òng việc đạt kết quà m ỹ m ãn có giá yếu trị cơng việc thực tiến độ L uật pháp T ôn trọng luật pháp Hợp đồng Sống theo đạo đức Cảm giác tín nhiệm đạo bản đức 2- K inh nghiệm đàm phán vói đối lác niróc ngồi: Bắt đầu đàm phán: -Đ ừng nói "V âng” với đề nghị -Đ òi hoi nhiều gi bạn hy vọng đạt -C ó phản ím g trước đề xuất đối tác -Tránh đối đầu -Đ óng vai trò người bán hay người mua bất đắc dĩ -V iện cấp định cao "kẻ đấm người xoa" -Đ ừng đề nghị nhượng ngang -B iết cách đặt vấn đề bế tắc sang m ột bên (B e tắc không ngõ cục hồn tồn) -L n đề nghị thõa thiệp -Đ e phịng tạo ấn tượng trơng chờ vào nhượng bạn T rong trình đàm phán: -Đ ừng bó hẹp nội dung đàm phán vào m ột vấn đề -T rong đàm phán khỏng phải tất người có m ối quan tâm giống G iá lúc vấn đề quan trọng -Đ ừng tham lam -Khi đàm phán kết thúc tặng lại cho đối tác vài nhượng nhị Ví dụ: m ột dịch vụ bổ trợ không quan trọng -B ạn cần hiếu rõ phong cách đàm phán bán thân cố gắng sửa đối cho thích nghi với đối tác -C huẩn bị thật kỹ cho đàm phán K ết thúc đàm phán: -Đ ặt phía đối tác vào hồn cánh dễ chấp nhận kết đàm phán -L uôn tự hỏi: Đ ây có phải tinh hai bên dều eiành dược thắng lợi hay khơng? a -Đ àm phán vói m ột số đối tác châu Âu Cần nhạy cảm với nguồn gốc dàn tộc, đặc tính văn hóa; N ắm nhiều Ihông tin dân tộc châu Âu khône theo m ầu rập khuôn cộng đồng dân tộc đa dạng hết; Chuấn bị tốt tự tin; Linh hoạt trao đồi không ngại đưa câu hỏi đơn giản w w w quantri.com Đối tác Anh: -H ẹn làm việc trước, đến đừnu đến sớm -N gười A nh vấn đề liên quan đến cá nhân - Làm ột xã hội phân biệt giai cấp, m ặc dù vấn đề dần thay đồi -Các doanh nhàn không giữ m ột tốc độ làm việc điên rồ người Mỹ -Đ ừng nên lẫn lộn phong cách Anh M ỹ Đối tác Pháp -H ọ làtn việc m ôi trường cạnh tranh cao, thường gây ấn tượng người không lịch SỊT -Thường niềm nơ ihàn mật, tự hào văn hóa hùng biện dân tộc - T hích thắng tranh luận tính hợp lý vấn đề m ình đưa -T rong đàm phán "V âng" tức "Có thê", "K hơng" tức thỏa thuận -H ệ thống lãnh đạo doanh nghiệp Pháp tập trung từ cao xuống thấp Hãy đến giờ, đừng làm hong bừa ăn có ý bàn chuyện kinh doanh dùng bữa Đối tác Đức -Phong cách úng xử lễ nghi người M ỹ H ẹn yêu cầu quan trọng -Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng giữ m ối quan hệ bên đối tác - Thích hợp đồng thật chi tiết thực xác hợp đồng K hơng thích thay đơi hợp đồng soạn thảo xong -Rất ỷ dến chức danh: Ví dụ N gài G iáo sư Schm itt b -Đ àm phán với đối tác N hật Bản: -Cáchứng x qua điện thoại Doanh nhàn N hật coi tọng úng xử qua điện thoại Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hô rõ ràng tên cá nhân tên cơng ty, cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc đế không làm m ất thời gian người đối thoại họ bận c ầ n ghi trước giấy điêm cần nói -G iữ hẹn Ln giữ hẹn, tuyệt đối không đê đổi tác chờ m ột nguyên tắc bất di bất dịch - Coi trọng hình thức Sự coi trọng hình thức xem m ột đặc điểm thể văn hoá N hật Bản Chú ỷ đến hình thức bên ngồi phép lịch việc giữ gìn phảm chẩt người đương nhiên coi trọng môi trường kinh doanh T rang phục yêu cầu có phần khác tuỳ theo ngành loại công việc thường nsười làm cơng việc giao dịch cần phải đặc biệt lưu ý V iệc gây ấn tượng gọn gàng cảm giác trang phục phù hựp với hồn cảnh cơng việc cho có ảnh hưởng quan trọng đến uy tín cá nhân sau uy tín cơng ty C ách làm người N hật “xuất phát từ hình thức”, có nghĩa [bắt đầu từ việc hồn thiện hình thức sau tiếp tục w w w quantri.com cụ thê hoá dần nội dung N gười N hậ “cất” công việc ngăn kéo cho dến đạt hình thức mức m ong m uốn tiến hành, có lẽ thé m có ý kiến đánh giá người N hật ứng phó chậm N hưng thực có bên cônỵ việc tiến hành bước Trước m ột họp, tóm tắt nội dung họp phải phái Đọc trước tóm tắt, nắm bắt nội dung cùa họp chuấn bị ý kiến coi việc làm không chi cho người phát biêu mà cho tất người tham gia Sự coi trọng hình thức khơng thê qua tài liệu giấy tờ văn thư, sổ kế tốn cơng ty m nhiều yếu tố khác thiết lập hỉnh thức thống Con dấu danh thiếp Người nước cho dấu dễ bị làm giá chữ kí tay hồi nghi khơng biết có cách đê phân biệt Ihật giả, nhung N hật B ản quy định đóng dấu văn thức, khơng dùng chữ kí C hữ kí khơng có hiệu lực pháp lý, cá nhân công ty, quan C hính phù có dấu riêng củ a m ình dùng văn bán thức Khi chào hỏi làm quen lần người N hật trao đổi danh thiếp, từ bắt đầu quan hệ Sau nhận danh thiếp, phài giữ gìn danh thiếp cấn thận đế the tơn trọng người m ình gặp K hône nhét vào túi m phải cấn thận cho vào sổ đề danh thiếp, trường hợp nói chuyện thi người ta đặt danh thiếp lên bàn N gười N hật nhìn danh thiếp, nhận biết tên công ty chức vụ người đối thoại đề qua thể thái độ sử dụng kinh ngữ phù hợp với địa vị người Địa điêm đàm phán V iệc trao đơi kinh doanh không thiết phải tiến hành vãn phịng Tất nhiên, phần nhiều thố thuận văn phịng, song có khơng thồ thuận tiến hành hình thức bữa ăn tối Có người N hật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyên kinh doanh đến tận chi tiết cụ Ihê, bữa ăn tối cịn dịp đê trao đơi thơng tin N hững nét tinh thần độc đáo hình thành qua lịch sử lâu đời hệ người N hật ngày kế tục, song đồng thời trình quốc tế hoá tạo nhiều hội tiếp xúc với văn hoá m ới làm cho người N hật công ty N hật Bản thay đổi N hân viên công ty N hật Bản trải qua trình đào tạo, giáo dục tích lũy kinh nghiệm thực tế cơng việc, cử sang chi nhánh nước ngồi phái đối m ặt với việc thích úng với văn hố nước dó Vì vậy, đê giữ gìn sắc văn hố độc đáo dân tộc, đồng thời hồ nhập với cơng đong quốc tế vấn đề lớn m m ột cá nhân công ly N hật Bán quan tâm C Á C BÀI VIÉ T LIÊN Q U A N Các lĩnh vưc quán tri nhân sư doanh nghiêp K ỹ lãnh dao qun tri bỏn hng K đ â N NGTHUY T TRÌNH G iời thiệu san phăm vá bàn háng Các đặc điếm m ột phát biểu hiệu Các đặc điềm m ột người thuyết trình tốt w w w quantri.com © © ® T chức họp C ác đặc điếm m ột họp tốt Vai trò m ột người chủ toạ thuyết trình tốt N gười thuyết trình hiệu T rong từ điền từ “ thuyết trình” có nhiều n^hĩa C húng ta hiếu từ “ thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình b ày ” có nghĩa “đưa cho m ột - nói điều với đó” giao tiếp với “T huyết trình” m ột hình thức giao tiếp có thê nhận thấy nhiều hình thức khác M ột số ví dụ cùa thuyết trình kinh doanh là: V iết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên họp, họp, đề nghị Nói: C huyện trị, họp, vấn, bán m ột sản phấm dịch vụ Hành động :Ngơn ngừ cử chì, hành động C ác nội dune “Kỳ thuyết trình” không bao gồm chi tiết m ột thuyết trình dạng viết, m đề cập tới hai kiêu dạng thuyết trình nói là: M ột giới thiệu sàn phấm /bán hàng tốt T ổ chức họp 1- G iói thiệu sán phẩm bán hàng 1.1- Các đặc điếm cua m ột phát biếu hiệu quã C ó m ục đích/chức rõ ràng: Trước tiến hành giới thiệu sản phẩm bán hàng, m ục đích/chức thuyết trinh cần phải đặt Điều bào đảm m ột hội tốt nhằm đạt dược hiệu thuyết trình Có bốn m ục đích chức củ a m ột phát biêu 18/04/2005 1.Chức thông báo: C ung cấp thòng tin sản phâm dịch vụ vấn đề liên quan 2.Chức thuyết phục: N hằm đạl tới kết quà bắt buộc người nghe phải nghe theo 3.Chức kiếm soát: N hằm bảo đảm giới thiệu phải theo chức m ục đícli Chức kết hợp: K ết hợp chức với m ục tiêu chung trình bày Bất kỳ giới thiệu sản phấm bán hàng phải có m ột chức chủ yếu m ột chức chủ yếu kết hợp với chức thứ yếu khác -Đ ược chuấn bị chu đáo: C àng chuân bị chu đáo tăng sức thuyết phục M ột ngun tắc cư “khơng phải tình bày bạn m uốn m trình bày n ne họ m uốn nghe” w w w quantri.com M ặc dù chủ đề phát biêu hay dở, người phát biếu lúc phải tuân thú chiến lược “chuẩn b ị” Được chuấn bị giám m ức độ sợ hãi -Nội dung: Nội dung phát biếu cần phải theo thứ tự logic H ơn nữa, phát biêu phải trình bày m ột cách rõ ràng với thông tin đầy đủ Đ iều tạo hain muốn lắng nghe hiếu ỷ người trình bày Đê đạt đó, việc chn bị vô quan trọng N ội dung bao gồm phần chia thời gian phát biếu theo tỷ lệ Đó là: + Giới thiệu -M ục đích phát biểu -Tạo nên hoà hợp -Giới thiệu đề phát biêu + Trình bày điêm chính: C ác điêm với chi tiết giải thích tương phản + H iên thị dạng hỉnh ảnh m inh hoạ đế tăng cường thêm cho nội dung trình bày Trình bày ảnh, hình vẽ, đồ hoạ, s ẽ có kết tốt M ột ánh có thê nói hàng nghìn từ Lợi ích giáo cụ trực quan nhằm chuyên tải thông tin kinh doanh giúp cho người nghe/người đọc hiểu nhớ Chi cần nhìn liếc qua m ọi thông tin khứ, tươnc lai phân tích nhanh chóng + K et thúc trình bày: -N hắc lại m ục đích khuyến khích -Tóm tắt điềm 1.2- Các đặc điếm m ột n gư ịi thuyết trình tốt • Thê tính cách cá nhân - Hồ hc;p với người nghe -Liên lạc Iĩiắt với người nghe -Thê tự tin: Q ua hành động, điệu bộ, cử chi, lời n ó i -C ó k h ả trả lời câu hỏi: T rả lời m ọi câu hỏi đặt có liên quan đến nội dung trình bày khơng nói “ khơng biết” khibị hỏi • Kiếm sốt giọng nói yếu tố tương tác -K iếm soát giọng nói: N gười trình bày có thê tuỳ theo diễn biến nội dung m sử dụng cấp độ, nhịp độ giọng nói khác nhằm nhấn m ạnh nội dung thu hút tập trung người nghe -Sử dụng m icrophone -Đ oán trước phản ứng: C hn bị tốt tích đốn trước khả phàn ứng, tình người nghe N gười trình bày cần hiêu phản ứng thuyết phục” Phản ứng người nghe khơng bao dấu hiệu thất bại trình bày luỳ kinh nghiệm cho phép dự có thề khơi gợi phản ứng người nghe “lời mời gọi đề coi càn trờ hay w w w quantri.com -B iết người nghe đọc ngôn ngữ chi người nghe Bài tập thực hành: Hãy xếp đoạn để thành m ột phát biểu “ Khách sạn H appy” Trên đày tóm tắt xong phát biêu hôm “ K hách sạn H appy” Tôi hy vọng bạn đến với khách sạn công việc kinh doanh bạn K hách sạn quan tâm đến nhu cầu khách hàng bạn N hư nói phịng lớn với đồ nội thất làm gỗ tếch, nhà hàng có nhiều loại m ón ăn với giá họp lý người thân thiện, lại với bạn cảm thấy thật tuyệt vời K hách sạn có nhà hàng M ột nhà hàng phục vụ m ón ăn V iệt N am , m ột nhà hàng phục vụ ăn châu Âu thịt nướng bánh sandw iches Nhà hàng thứ nằm tầng chuyên phục vụ cá Các ăn ngon giá cá hợp lýK hách sạn có 100 phịng hạng superior 50 phòng executive Các phòng trang bị đồ nội thất gỗ tếch dường nghi sách êm Đ èn thiết kế tốt sáng sủa M ỗi phòng rộng bạn chí có thê có cà m ột họp kinh doanh nhỏ Bài phát biểu hôm “ Khách sạn H appy” M ục đích cùa phát biểu nhằm cung cấp cho bạn thông tin khách sạn m ới H y vọng cuối trình bày bạn cân nhắc đến việc trở thành khách hàng quen thuộc khách sạn Tơi trình bày điểm m ấu chốt sau: Đó là: a Phịng b Nhà hàng cuối c C on người K hách sạn có 150 người Tất m ọi người đào tạo Đè cung cấp dịch vụ khách hành tốt họ dạy phải m ỉm cười K hách hàng thích thú nói chuyện với họ Đ ồne phục m ọi ntỊirời chình tề - Tổ chức họp 2.1- Các đặc điểm m ột họp tốt Khái niệm: M ột hợp gì? -H ọp m ột hình thức giao tiếp Đỏ m ột nhỏm người tập trung lại với m ục đích đề thảo luận, tranh cãi định Vì m ột họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề -M ột hợp tốt hạn chế khác biệt kết có thề đạt M ọi họp phải chuấn bị, cân nhắc tiến hành để xem làm thế đế thứ tốt - Các kiếu họp khác qui mơ (số lượng người tham dự), tính chất (chính w w w quantri.com thức khơng thức), thời g ia n Cả hai loại họp thức khơng thức cần đến cấn thận quan lâm Nó trờ nên thức him có Ihờ vấn đề xảy -Các họp đêu phủi tuân thủ kết hợp mục đích sau: • Kiêm sốt • K ết hợp • T hơng báo • T huyết phục -Tiến trình m ột họp bao gồm: • Phân tích giải vấn đề • T vấn giải hồ xung đột • Thảo luận trao đồi quan điềm • N vấn đề tạo động • Xúc tiến thay đồi kiến thức, kỳ quan điếm • Nhận ỷ kiến hồi âm • T ăng cường hỏi đáp • Đ tạo phát triển N ói chung m ục đích họp nhằm đến Iĩiột định, Iĩiột hành động m ột thay đôi -Chi phí hiệu M ọi họp đêu phải tinh đền chi phí Dưới ví dụ sơ chi p h i klìác : + Chi phí thời gian + Chi phí vật chất: tiền dụng cụ phụ trợ sử dụng + Chi phí hội: Mọi người làin việc họ khơng đến họp, giá trị hoạt động nao?, bao nhiêu? Vì ln nghĩ đến thời gian cùa người bạn phải chắn họp bạn đáng giá đế tố chức tham dự Cuộc họp tồi dân đến: -Quyết định tồi -Chính sách tồi -Tạo nên hỗ độn xáo trộn - G ián đơạn công việc -Gây ý tới nhiệm vụ nhỏ nhiệm vụ lớn quan trọng -T inh thần thấp -Giảm tiến trình làm việc hoãn lại hành động -N ước m Phí thời gian tiền bạc tất điều dẫn đến kết công việc w w w quantri.com khơng hiệu Do m ột họp tốt thiết phải có phát biêu chủ tịch thành viên Đê tránh chi p h í cao khó khăn đám bảo họp thành cơng đáng giá, câu hỏi cần phải đặt chuân bị họp : ‘C uộc họp có thực cần thiết khơng?’ Có lý cụ thê m ục đích rõ ràng cho họp đạt ánh hương sau: • M ọi người hiểu rõ họp tổ chức • M ọi người chuẩn bị đóng góp • M ọi người tập trung • M ọi người m uốn tham dự họp bạn họp có hiệu • Sắp xếp m trường: V iệc xếp mơi trường phịng họp tạo nên khơng khí cho họp Đó thuyết trình có chuấn bị Điều tăng cường cho thut trinh nói V iệc bơ trí chỗ rât quan trọng sử dụng cho họp khác nhau: Kiểu dạng phùng hụp: + Tròn, oval + Hội thảo / hội nghị + H ình vng + Hình chữ u + N hiệt độ khơng khí phịng + Sạch + Ánh sáng + Kích cỡ phịng + M ùi /m ùi thơm + T hiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm + T iếng động, tiếng ồn M ôi trường xung quanh tạo nên không khỉ cho họp Cân nhắc vân đề môi trường s ẽ tăng cường thêm cho thuyết trình Các yếu tố mơi trường như: 2.2- Vai trị m ột ngưỉrì chủ toạ thuyết trình tốt a- Cơnỵ tác chuẩn bị trước họp Chuẩn bị chương trình - C ác m ục m ới đc thảo luận, cụ thò sc dan -Thứ tự đế tống kết lại họp trước hoạt động -Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( cần) - Các vấn đề hành - Tài liệu w w w quantri.com -B ảo dám biên chương trình phát lúc -B ố trí phịng họp -C hỗ ngồi cho đại biểu -Cà phê giải khát Chuân bị cá nhân -C hương trình -B ản thân: T rang phục, diện m ạo, kiêm soát câm x ú c b- Diễn biến q trình họp Thơng báo giới thiệu chương trình Chủ toạ thơng bảo cho người về: + H ình thức họp + C hương trình họp C hương trình m ột bán đồ họp Nó nói cho thứ tự vấn đề thảo luận Có ba phần gọi thú tục khai m ạc, vấn đề kinh doanh thủ tục bế m ạc M ột chương trình tốt tăng cường cho thuyết trình họp + Biên bản: T rong m ột số họp biên cần thiết Đơi m ẫu form đơn giản m ột số họp khác viết thức chương trình Đó m ột hình thức thuyết trình viết giúp cho thuyết trình nói (chủ toạ thành viên tháo luận) B iên bán viết thường xuyên với ba chức năng: + Thúc giục hành động: N hăc người nhận nhiệm vụ hợp phái làm làm thời hạn + Là bước nối với họp tiếp theo: họp báo đảm vấn đề báo cáo triên khai + Ghi chép: Ghi chép thường xuyên nhũng xảy định thống B iên tốt hiệu trình bày hữu ích chúne : + Chính xác: điều quan trọng bo sót gây nên vấn đề + M ục tiêu: Dù chuấn bị biên bàn phải đưa m ục tiêu không đưa ý kiến cá nhân vào + D ễ hiểu: Tóm tắt ghi chép + T rách nhiệm: Ai đáin nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất cá viết trình bày theo tiêu chuấn C cấu -Tuân theo chương trình -T hời gian K iểm soát -T hời gian w w w quantri.com -ứ n g xử thời gian nói chuyện m ọi người -Đ ặt câu hỏi Tóm tắt -M ỗi phần chương trình -Đạt định rõ ràng L ắng nghe -C ách ứng x củ a m ọi người -Đ óng góp C ách nói: -H ình thức ngơn ngữ cử chi tỏ tự tin -Nói rõ ràng dùng câu ngắn, đơn giản, khơng sử dụng tiếng lóng -Thayđối tốc độ nói, sẵn sàng đặt câu hoi -C họn m ức âm lượng phù hựp với người nghe -N eu sử dụng m icro, đê m icro cách m iệng cm -V ừa nói vừa m inh hoạ 2.3- N gười thuyết trình hiệu a-Ản tượng ấn tượng cuối Ân tượng tốt người thuyết trình s ẽ tạo ra: • T in tường • Tin cậy • H ưởng ứng • M ột ấn tượng lâu dài Ân tượng cuối người thuyết trình s ẽ tạo ra: • C hội khác Quy luật áp dụng cho cá ấn tượng đầu cuối buôi họp: Các nghiên cứu tâm lý-xã hội học chi người tình bày có thê có hội gây ấn tượng m ạnh giây đầu tiên/cuối -Bảy giây / cuối xuất v hành động -B ày giây đầu tiên/cuối chuyên động -B ày giây đầu tiên/cuối phát biêu Be ngồi hành động ‘nói lên hàng ngàn từ ’ người thuyết trình, việc ăn m ặc chinh tề người trình bày có ý nghĩa lớn, cần phái cân nhac đến chi tiết sau cho phù hcTp: + Tóc + K huôn mặt + Q uần áo, kiêu quần áo lý sử dụng kiêu quần áo + G iầy + N hững Ih ứ k h ác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước h o a w w w quantri.com + K ết họp m ầu sắc w w w quantri.com b- Cách ứng x hiệu Đ ể nhận kính trọng, hướng tới người nghe xác quan trọng T rong trình bày có nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, m trường địa điểm V í dụ: “Ơ ng Trần V ăn C ơng, trương phịng kinh doanh s ẽ (chính thức giới thiệu dó) “C ác quý ông, quý b công ty (chính thức định nhóm người) “T hưa vị khách quý, thưa ông chủ tịc h ” Lưu ý trình bày khơng phép gọi tên không, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn Hướng tới người nghe bao gồm tất cá hình thức viết hành động phù hợp trình bày V i ế t : Ví dụ: Lời chào m ừng cho thư lời nhắn Hành động : Ví dụ: +Đ ưa nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa nhận danh thiếp + Bắt tay + Cúi chào + C chỉ: N gôn ngừ cử m ột hình thức giao tiếp im lặng tế nhị Trong hầu hết trường họp, ngôn ngữ cử thực chí khơng chủ định Ngơn ngữ cử chi có thê chun tái nội dung định C húng ta cần học cách đọc thông điệp b dầu hiểu dược thông diệp cử chi Hiểu kiểu chi khác Buồn giận: T hờ ngắn phát tiếng ‘tsk ’, vặn tay, ghì chặt tay, ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi g y Lo lắng: Ho, phát âm ‘w h e w ’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền chìa khố, kéo tai, vặn ta y H ợp tác:T ựa người phía trước, tay m ở, ngòi m ép ghế, thiết lập cử chi từ tay đến m ặt, áo chồng khơng cài khuy Bảo thú: V ịng tay liếc nhìn phía, sờ m ũi, dụi m ắt, cài khuy áo khoác, dịch chuyên xa Q uyền lực, tự tin: Có cử chi thân thiện, ngồi thăng, chống tay thành hình tháp, đê tay đàng sau lưng, đề lay túi áo với ngón tay ngồi, cử chí niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi tư nghĩ ngơi gần nằm Y ếu đuối v không cám thấy an tồn: Có chuyến động nhị, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi khơng, cắn ngón tay, dựa m ình phía sau Sử dụng kiêu hiệu Sử dụng kiểu hiệu truyền tải m ột thông điệp phản ứng dựa tùng trường hợp N gơn ngừ cử chì hiệu quan trọng phát biêu w w w quantri.com ngắn hay dài V iệc sử dụng tuỳ thuộc vào m ục đích người trình bày nhầm tãng sức thuyết phục chuyển tới người nghe m ột thịng điệp khơng lời tế nhị C Á C B À I V IẾ T L IÊ N Q U A N Các lĩnh vưc quản tri nhân su doanh nghiêp Kỹ lãnh đao quàn tri bán hàng