Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại bộ khoa học và công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn tận tình Thầy giáo ThS Nguyễn Mạnh Cường, tơi thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Giảng viên Khoa Quản trị văn phịng tồn thể giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức, kỹ cần thiết để nghiên cứu hồn thành luận văn tốt nghiệp Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới ThS Nguyễn Mạnh Cường - Giảng viên hướng dẫn tận tình hướng dẫn, quan tâm cho lời khuyên, học kinh nghiệm hữu ích lĩnh vực quản lý, điều hành cơng tác văn phịng để tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp cách hồn thiện Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ, ThS Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phịng Đảng – Đồn thể ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tơi nhiệt tình q trình điều tra, khảo sát, thu thập liệu có liên quan đến đề tài Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè ln quan tâm, giúp đỡ, cổ vũ, động viên tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình học tập hồn thiện khóa luận Mặc dù tơi có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực khóa luận cách hồn thiện song khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Chính vậy, kính mong q thầy cơ, nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệp tơi hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu này./ Hà Nội, ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư STT Cụm từ viết tắt Bộ KH&CN CNTT LTH &QTVP NXB Văn phòng Bộ VT, LT MỤC MỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT MỤC MỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC SƠ ĐỒ A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu 5.2 Phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài B PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Khái niệm chức văn phòng 1.1.2 Khái niệm cơng tác văn phịng 1.1.3 Khái niệm quản lý, điều hành công tác văn phòng 10 1.2 Ý nghĩa, tầm quan trọng hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng hoạt động quan cấp Bộ 11 1.3 Nội dung quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 12 1.3.1 Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch cơng tác 13 1.3.2 Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền 14 1.3.3 Quản lý, điều hành tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ cho quan 15 1.3.4 Quản lý, điều hành việc tổ chức máy nhân văn phòng .17 1.3.5 Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan 18 1.3.6 Quản lý, điều hành cơng tác tài chính, kế tốn tài sản quan .18 1.3.7 Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quan 19 1.4 Cơ sở pháp lý hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng .20 Tiểu kết chương 21 2.1 Khái quát chung Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.2 Tổ chức hoạt động Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 22 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 22 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học Cơng nghệ 23 2.3 Tình hình quản lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ 24 2.3.1 Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch cơng tác 24 2.3.2 Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền 29 2.3.3 Quản lý, điều hành tổ chức thực công tác VT, LT cho quan 31 2.3.4 Quản lý, điều hành việc tổ chức máy nhân văn phòng Bộ 37 2.3.5 Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, họp cho quan 39 2.3.6 Quản lý, điều hành cơng tác tài chính, kế tốn tài sản quan .44 2.3.7 Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động quan 45 2.4 Nhận xét chung hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ 48 2.4.1 Ưu điểm 48 2.4.2 Hạn chế 53 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 56 Tiểu kết chương 57 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 58 3.1 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phịng tầm quan trọng cơng tác văn phịng, quản lý, điều hành cơng tác văn phịng .58 3.2 Đổi phong cách quản lý, điều hành cơng tác văn phịng 58 3.3 Giải pháp tổ chức máy, nhân 60 3.4 Giải pháp thể chế 61 3.5 Giải ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý điều hành công tác văn phòng 61 3.6 Giải pháp đầu tài chính, tư sở vật chất 63 Tiểu kết chương 65 C KẾT LUẬN 66 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Số lượng cán bộ, cơng chức Phịng, Ban thuộc Văn phịng Bộ giai đoạn 2011 – 2016 38 Bảng 2.2 Trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng Bộ KH&CN 39 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Trang chủ phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc 35 Hình 2.2 Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE thu thập tài liệu lưu trữ 36 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Số lượng văn đi/đến giai đoạn 2011-2016 Bộ KH&CN .34 Biểu đồ 2.2 Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN giai đoạn 2011 - 2016 37 Biểu đồ 2.3 Tỷ lệ trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng Bộ 39 PHỤ LỤC SỐ 13: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ HỌP TRỰC TUYẾN TẠI BỘ KH&CN CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ GIÁM ĐỐC SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ NĂM 2016 (Thời gian: 15/4/2016) –––––––––––––– Thời gian 8h00 8h30 8h35 8h50 9h10 9h30 10h15 10h30 11h15 12h00 PHỤ LỤC SỐ 15: BẢNG SO SÁNH 03 LOẠI CÔNG NGHỆ HỘI HỌP TRỰC TUYẾN Cơng nghệ Tiêu chí Qui mơ người hội nghị Chất lượng hình Băng thơng u cầu Loại đường truyền Chất lượng tiếng Tính dễ dùng Kinh phí đầu tư Thiết bị đầu tư BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2015 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2016 Lãnh đạo Bộ tham dự Ngày Nội dung Thá 1-10 Trung Bộ trưởng Bộ trưởng tuần Họp Hội đồng Thi đua khen thưởng Bộ KH&CN Ký kết Chương trình phối hợp KH&CN Bộ KH&CN tháng 15-20 TT Trần Văn Tùng Làm việc với Lãnh đạo tỉnh Thái Nguyên phá địa phương 16-17 Bộ trưởng Ngày hội STEM TP Hồ Chí Minh 2016 TT Trần Quốc Tham dự kiện FINAL DEMO DAY IPP2 năm 2015, cơng bố chương trình tài trợ hợp t 23 18-29 20 21-26 27-28 Khánh sáng tạo khởi nghiệp năm 2016 TT Phạm Đại Dương Hội nghị triển khai kế hoạch KH&CN năm 2016 Bộ KH&CN LĐ Bộ Ngày Đo lường Việt Nam TT Trần Việt Thanh Tham gia đoàn khảo sát thực thi quyền SHTT dà quan thực thi quyền SHTT Việt nam TT Trần Việt Thanh Phiên họp sách cấp Bộ trưởng Apex Gold cho Hội nghị Thượng đỉnh An ninh hạt nhân lần TT Chu Ngọc Anh Làm việc với Cục ATBXHN danh mục vă hạt nhân trước trình Thủ tướng ban hành TT Chu Ngọc Anh Họp Tổ công tác liên Bộ liên quan điều ước quố nhân Công ước chống khủng bố Công ước nhân TT Chu Ngọc Anh Hội nghị cán chủ chốt bàn định hướng phá 2020, tầm nhìn đến năm 2025 TT Trần Việt Thanh Hội thảo báo cáo kết điều tra suất lao đ TT Trần Văn Tùng Họp BCĐ Ứng dụng Công nghệ Thông tin B Tháng 03-06 TT Chu Ngọc Anh Họp Tổ Biên tập dự thảo Luật sửa đổi, bổ sung L nghệ 03-04 TT Chu Ngọc Anh L/v với LĐ tỉnh Quảng Ninh thành lập Trung ứng phó cố xạ Quảng Ninh TT Chu Họp chuẩn bị Báo cáo sơ kết 10 năm (2006 - 201 Ngọc Anh lược Ứng dụng NLNT mục đích hịa bình đến TT Chu Hội nghị cán Bộ chủ chốt bàn định hướng ph Ngọc Anh 2025, tầm nhìn đến năm 2030 TT Chu Ngọc Anh Đồn thăm quan khoa học tới Belarus Thổ Nh Dự án VIE/9/015 TT Chu Họp đạo hoàn thiện Khung Chương trình ng Ngọc Anh phát triển cơng nghệ lĩnh vực NLNT giai đ TT Chu Họp hoàn thiện Đề án tăng cường lực, đ Ngọc Anh thuật cho quan quản lý nhà nước phát tri 19 23 24/2 3/3 25 26 ATBXHN 26 TT Trần Quốc Khánh Hội nghị hướng dẫn kế hoạch ngành KH&CN n dẫn triển khai thực Quyết định số 1318/QĐ 05/6/2015 Bộ trưởng Bộ KH&CN TT Chu Họp Tổ biên tập Luật NLNT (sửa đổi) Ngọc Anh TT Chu Ngọc Anh L/v với Cục ATBXHN Đề án Vị trí việc làm v nhân lực cho Cục ATBXHN LĐ Bộ Tọa đàm nâng cao hiệu nghiên cứu ứng d TT Chu Ngọc Anh Hội nghị cán bộ, viên chức năm 2016 Viện Ứ TT Chu Ngọc Anh TT Trần Quốc Khánh TT Trần Văn Tùng L/v khung chương trình KC 05 cho giai đoạn Họp Hội đồng quản lý Quỹ Phát triển KH&CN Q L/v với LĐ tỉnh Thái Nguyên phát triển sản p phương Thá 01 Bộ trưởng Họp chiến lược phát triển đến năm 2025, tầm ƯDCN 01-05 Bộ trưởng Họp Ban soạn thảo xây dựng Quyết định Th phát triển dịch vụ KH&CN 04 TT Chu Ngọc Anh Họp Chỉ đạo hồn thiện Khung chương trình ng phát triển công nghệ lĩnh vực NLNT giai đ 04 TT Trần Quốc Khánh Hội nghị hướng dẫn xây dựng kế hoạch nội n 05 LĐ Bộ Dự Hội nghị Tổng kết công tác Thi đua khen thư Khối thi đua Bộ, ngành Khoa học - Văn hóa 07 Bộ trưởng Ký kết biên ghi nhớ hợp tác triển khai dự án & TT Trần Quốc Khánh với Quỹ TEKES, Phần Lan 09-10 TT Chu Ngọc Anh Hội nghị Cán viên chức Viện ƯDCN 09-10 TT Trần Việt Thanh Họp cấp Cục trưởng quan SHTT VN c Quốc 11 TT Trần Quốc Khánh Hội nghị tập huấn Thông tư sửa đổi Thông tư liê 27/2015/TTLT/BKHCN-BTC khoán chi thực KH&CN sử dụng NSNN 15 Bộ trưởng Họp Phiên Hội đồng Phát triển, ứng dụng NLN & TT Chu Ngọc Anh 15-20 Bộ trưởng Làm việc với Lãnh đạo tỉnh Thái Bình đánh g Chương trình phối hợp; cơng tác xây dựng Kế h 15-20 LĐ Bộ Khai trương nhóm dịch vụ công trực tuyến 20-30 Lãnh đạo Bộ Hội nghị sơ kết Quyết định số 317/QĐ-TTg ngà tướng Chính phủ Đề án nâng cao lực củ KH&CN; trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn ĐCL thu trực thuộc trung ương 21 28 TT Trần Việt Thanh Họp cấp Cục trưởng quan SHTT VN c TT Chu Hội thảo triển khai Quyết định 2241/QĐ-TTg Ngọc Anh hoạch tổng thể phát triển sở hạ tầng điện hạt 22 2020; triển khai Đề án 370 giai đoạn 2016 - 202 23 25 TT Chu Ngọc Anh Họp Tiểu ban Đào tạo Thông tin tuyên truyền TT Chu Chỉ đạo việc triển khai Kế hoạch đào tạo, bồi dư Ngọc Anh nghiên cứu triển khai hỗ trợ kỹ thuật đến năm triển điện hạt nhân (Quyết định 1756/QĐ - TTg 24 TT Trần Quốc Khánh Hội nghị hướng dẫn kế hoạch ngành KH&CN nă 25 TT Trần Quốc Khánh Hội nghị tập huấn Thông tư sửa đổi Thơng tư liê 27/2015/TTLT/BKHCN-BTC khốn chi thực KH&CN sử dụng NSNN 29-30 Bộ trưởng & Hội thảo khoa học quốc gia để trao đổi vấn đ liên quan đến đánh giá an toàn địa điểm xây dựn nhân Ninh Thuận Ninh Thuận TT Chu Ngọc Anh 31/3 1/4 Bộ trưởng & Tháp tùng Thủ tướng Chính phủ tham dự Hội ng hạt nhân lần thứ TT Chu Ngọc Anh Tuần TT Phạm Đại Dương Báo cáo tình hình xây dựng văn sửa đổi bổ s Bộ KH&CN hướng dẫn quản lý Chương trìn cơng nghệ cao, Chương trình đổi công nghệ phát triển sản phẩm quốc gia đến năm 2020 Bộ trưởng & Họp Ban Soạn thảo, Tổ biên tập Luật NLNT (sử TT Chu Ngọc Anh TT Chu Ngọc Anh Họp thảo luận kế hoạch đào tạo nhân lực phá khuôn khổ Đề án 1756 TT Chu Ngọc Anh Họp thảo luận kế hoạch thông tin pháp quy h Đề án 370 TT Chu Ngọc Anh Làm việc với Cục ATBXHN Kế hoạch đào tạ quy hạt nhân Đề án tổng thể đào tạo ng R&D hỗ trợ kỹ thuật phục vụ phát triển điện TT Chu Ngọc Anh Làm việc với Bộ Quốc phịng tình hình triển kho lưu giữ nguồn phóng xạ qua sử dụng hoạt động hợp tác khác ATBX HN giữ họp Hội đồng ATHNQG để có thơng tin báo cáo ... cường công tác phục vụ, quản lý công tác điều hành Bộ KH&CN nói chung, Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ (Văn phịng Bộ) nói riêng đổi hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng vơ cần thiết Đổi. .. tài hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 5.2 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ. .. sở pháp lý hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng hoạt động quan cấp Bộ Chương Thực trạng hoạt động quản lý, điều hành cơng tác văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Chương 2, tác giả trình