BÀI TẬP NHÓM 5 HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

BÀI TẬP NHĨM 5: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Chương 1: Lý thuyết  Khái niệm: Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức mục tiêu tập thể nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị  Nội dung bước để chuẩn bị họp, hội nghị , hội thảo Bước 1: Chuẩn bị họp a Mục đích : - Xác định mục đích, tính chất nội dung họp: xác định nội dung chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực nội dung chương trình, xác định cụ thể người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận Việc hội họp cần phải đưa vào lịch chưong trình làm việc để có chuẩn bị nội dung chu đáo Trong kế hoạch hội họp cần nêu rõ vấn đề sau: + Tên buổi hội họp + Thời gian họp + Thành phần tham dự họp + Địa điểm họp + Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung họp + chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…) b Xây dựng kế hoạch tổ chức họp , hội nghị hội thảo : - Xác định thành phần tham dự họp, hội nghị, hội thảo: Lập danh sách cụ thể để vào gửi giấy triệu tập thư mời Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp yêu cầu người mời tham dự trả lời thời hạn định có đến tham dự họp hay không - Xây dựng chương trình họp , hội nghị , hội thảo , xác định thời gian họp : ngày khai mạc họp, thời gian tiến hành - Chuẩn bị điạ điểm , trang bị cho họp , hội nghị hội thảo : + Lựa chọn trang trí phịng họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), hiệu, cờ hoa… + Chuẩn bị phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát tài liệu phục vụ họp, trang thiết bị máy ghi âm, loa đài, tăng âm phương tiện khác + Làm kịp thời gửi thư mời: Giấy mời cần có nội dung người mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, giấy tờ cần mang theo … - Chuẩn bị tài liệu cho họp, hội nghị, hội thảo: Chuẩn bị việc ghi biên làm văn kiện cho hội nghị, chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo thành viên tham gia hội nghị hội thảo, họp phải xếp đủ trước bắt đầu - Phối hợp tổ chức họp, hội nghị, hội thảo - Tổ chức kinh phí cho họp, hội nghị, hội thảo Bước 2: Tiến hành họp: - Đón tiếp đại biểu phát tài liệu - Khai mạc, triển khai, phát biểu thảo luận: Trước lúc khai mạc, họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành nghi thức nhà nước định làm lễ chào cờ … - Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, đại biểu tham dự… - Trình bày báo cáo tham luận - Tiến hành thảo luận vấn đề đặt Việc tiến hành phát biểu thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút -Giữa báo cáo, tham luận giải lao ăn nhẹ - Ghi biên bản: biên phải trình sau kết thúc họp thời gian định sau - Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa kết luận Có thể có diễn văn bế mạc Bước 3: Sau kết thúc họp: - Thu thập tài liệu liên quan - Thu dọn văn phòng phẩm , hồn trả trang thiết bị - Thu dọn hóa đơn, chứng từ - Biên tập soạn thảo số văn theo yêu cầu nhà quản trị Chương 2: Liên hệ thực tế doanh nghiệp FPT  Giới thiệu khái quát Công ty cổ phần FPT  Công ty cổ phần FPT (tên cũ Công ty Phát triển Đầu tư Công nghệ), công ty dịch vụ công nghệ thông tin lớn Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh cung cấp dịch vụ liên quan cơng nghệ thơng tin Theo thống kê Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, doanh nghiệp lớn thứ 14 Việt Nam vào năm 2007 Theo VNReport doanh nghiệp tư nhân lớn thứ ba Việt Nam năm 2012  Lịch sử phát triển Ngày 13/9/1988, FPT thành lập với tên gọi Công ty Cổ phần Chế biến Thực phẩm hoạt động lĩnh vực công nghệ sấy, công nghệ thông tin, cơng nghệ tự động hóa Ngày 27/10/1990 đổi thành The Corporation for Financing Promoting Technology - Công ty Đầu tư Phát triển Công nghệ với hoạt động kinh doanh cốt lõi CNTT Tháng năm 2002 FPT trở thành công ty cổ phần Năm 1998 FPT trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet Việt Nam tạo bước phát triển đột phá cho lĩnh vực Việt Nam Ngày tháng năm 2006, Chính phủ Việt Nam ký định thành lập trường Đại học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT Ngày 24 tháng 10 năm 2006, FPT công bố định phát hành thêm cổ phiếu cho hai nhà đầu tư chiến lược Quỹ đầu tư Texas Pacific Group (TPG) Intel Capital FPT nhận khoản đầu tư 36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu tư TPG Ventures Intel Capital Ngày 18 tháng 11 năm 2006, Tập đoàn Microsoft tập đoàn FPT ký thoả thuận liên minh chiến lược Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đồn FPT cơng bố chấp thuận đổi tên từ "Công ty Cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ" thành "Công ty Cổ phần FPT" viết tắt "FPT Corporation"  Cơ cấu tổ chức FPT diện 45 quốc gia toàn cầu, như: Việt Nam, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Anh, Đức, Hà Lan, Pháp, Slovakia, Singapore, Úc, Philippines, Lào, Thái Lan, Bangladesh, Campuchia, Indonesia, Kuwait, Malaysia, Myanmar Tại Việt Nam, FPT diện 63/63 tỉnh thành Cơng ty đặt trụ sở Tịa nhà FPT, Phố Duy Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội có công ty thành viên công ty liên kết  Công ty thành viên:  Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software)  Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (FPT Information System)  Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom)  Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT (FPT Online)  Công ty TNHH Giáo dục FPT (FPT Education)  Công ty Đầu tư FPT (FPT Investment)  Công ty FUNIX  Cơng ty Tài cổ phần Điện lực (FPT mua lại từ 1/1/2020)  Công ty liên kết:  Cơng ty Cổ phần Chứng khốn FPT (FPT Securities)  Công ty Cổ phần Quản lý quỹ Đầu tư FPT (FPT Capital)  Công ty Cổ phần Synnex FPT (Synnex FPT)  Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT (FPT Retail)  Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong(TPBank)  Công ty TNHH Phân phối sản phẩm công nghệ FPT Lĩnh vực hoạt động FPT  Cơng nghệ: bao gồm Phát triển phần mềm; Tích hợp hệ thống; Dịch vụ CNTT  Viễn thông: bao gồm Dịch vụ viễn thông Nội dung số  Giáo dục: từ tiểu học đến sau đại học, liên kết quốc tế đào tạo trực tuyến  Ngân hàng, Quản lý quỹ đầu tư, Chứng khoán, Bất động sản  Bán lẻ, phân phối thiết bị VT-CNTT  Văn hóa doanh nghiệp: văn hóa FPT gói gọn chữ “Tơn đổi đồng – Chí gương sáng” “Tơn đổi đồng” nghĩa tôn trọng cá nhân – tinh thần đổi – tinh thần đồng đội “Chí gương sáng” nghĩa chí cơng – gương mẫu – sáng suốt Liên hệ đến hội nghị Truyền thông thương hiệu FPT Tên: Hội nghị Truyền Thông Thương Hiệu FPT Địa điểm: Tầng Trung tâm Star Galaxy (87 Láng Hạ, Hà Nội) Thời gian: 13h30’ ngày 27/12/2019 Trong kiện thường niên tổ chức lần thứ này, Hội nghị có chủ đề “Amazing Workplace” bàn luận sức mạnh nội cơng ty, văn hố doanh nghiệp truyền thông nội công cụ thiết yếu Lí do, Mục đích: Tại đây, FPT giải đáp nhiều thắc mắc xoay quanh việc xây dựng môi trường làm việc thu hút người tài, huy động sáng tạo gắn kết nhân viên; Truyền tải thông tin tới 100% cán nhân viên nhận ủng hộ triển khai; Đảm bảo tự ngơn luận giữ vững an tồn thơng tin Và hết phân định vai trị tất bên liên quan, từ lãnh đạo đến phận công ty, hay cán nhân viên để vận hành xây dựng môi trường làm việc tốt mà người FPT tự hào cống hiến mục tiêu chung Nội dung hội nghị: Gồm phần: Hội nghị Truyền thông Thương hiệu FPT Gala tổng kết Truyền thông ngành dọc Nội dung chương trình hội nghị đánh giá phong phú, diễn giả truyền tải nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực tế có ích với đơn vị FPT, mang lại góc nhìn khác truyền thơng thương hiệu văn hóa doanh nghiệp Số lượng: Hơn 200 cán nhân viên ngành Truyền Thông FPT nhiều người quan tâm Phương tiện kĩ thuật vật chất phục vụ: + Chuẩn bị địa điểm, phòng tổ chức hội nghị: Tầng Trung tâm Star Galaxy (Số 87 Láng Hạ, Hà Nội) + Chuẩn bị thiết bị: chiếu, loa, micro, máy tính, máy chiếu… + Chuẩn bị tài liệu cần thiết: văn bản, văn kiện, thông báo, định… + Standee, banner, áp phích… + Trang trí hội trường, chuẩn bị hoa quà + Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ Cơng việc, nhiệm vụ phịng ban Ban truyền thơng phối hợp phịng nhân sự: -Lập danh sách diễn giả, khách mời, thành viên tham dự -Gửi email, giấy mời thông báo tham dự hội nghị -Gửi trước nội dung cho người tham dự -Phân công người chuẩn bị kỹ thuật, phục vụ hội nghị -Phân cơng thư kí, người viết biên bảnPhân cơng người check-in -Làm việc, thảo luận tiến độ chương trình với phóng viên, MC, phân công người quay video -Phân công nhiệm vụ làm báo cáo tổng kết hội nghị Ban giám đốc, trưởng phòng/ ban phụ trách điều hành (ban truyền thông FPT): -Lên nội dung -Lãnh đạo, kiểm tra, giám sát trình chuẩn bị -Nhân Ban tổ chức, điều hành Ban truyền thông FPT Dẫn dắt hội nghị: + Giám đốc truyền thông Bùi Nguyễn Phương Châu (người dẫn dắt chính) + Trưởng Ban Truyền thơng FPT Telecom Phùng Thu Trang Các diễn giả + Tổng giám đốc Brand Maker Trần Vân Anh; + Giám đốc Truyền thông - Tiếp thị VP Bank Trần Tuấn Việt + Trưởng Ban Cộng đồng báo VnExpress Vũ Thanh Bình Thành phần khách mời + Tổng giám đốc FPT IS Nguyễn Hồng Minh + Phó tổng giám đốc phụ trách Sản xuất FPT Software Đỗ Văn Khắc + Giám đốc điều hành FPT Retail Nguyễn Đỗ Quyên + Giám đốc tài FPT Software Nguyễn Khải Hồn I CƠNG TÁC CHUẨN BỊ HỘI NGHỊ Phương tiện kĩ thuật vật chất phục vụ: chuẩn bị thiết bị: chiếu, loa, micro, máy tính, máy chiếu… chuẩn bị tài liệu cần thiết: văn bản, văn kiện, thông báo, định… Standee, banner, áp phích chuẩn bị nước uống Cơng việc, nhiệm vụ phòng ban  Lập danh sách thành viên tham dự họp: phịng hành nhân  Gửi email, giấy mời thông báo họp: phịng hành nhân  Gửi trước nội dung cho người tham dự: phịng hành nhân  Lên nội dung họp: ban giám đốc, trưởng phịng/ ban phụ trách điều hành  Phân cơng người chuẩn bị kĩ thuật, phục vụ họp: phòng hành nhân  Phân cơng thư kí, người viết biên Nhân  Thành phần khách mời  Ban tổ chức, điều hành  Thành viên tham dự Dự trù kinh phí: nước uống, tài liệu, áp phích, phí thuê địa điểm, chi phí khác II TIẾN HÀNH CUỘC HỘI NGHỊ Tiến hành họp - Bộ phận tiếp tân đón khách: + Bộ phận check in hướng dẫn chỗ ngồi + Bộ phận đón hướng dẫn khách thang máy + Người phát tài liệu - Bộ phận điều hành: quan sát hoạt động diễn ra, có biện pháp can thiệp cố xảy - Phát phiếu khảo sát độ hài lòng thơng tin, nhu cầu có liên quan đến nội dung buổi họp khách mời vào cuối buổi họp III Nội dung 1.Khai mạc chương trình tổ chức hội nghị Mở đầu chương trình âm nhạc chào đón - MC tuyên bố lý mở hội nghị, giới thiệu đại biểu - Đại diện lãnh đạo công ty lên phát biểu báo cáo tổng kết hoạt động năm gần dự trù chương trình hoạt động tương lai - Phụ trách phận hỗ trợ khách hàng trình bày sách phân phối hệ thống chăm sóc khách hàng cơng ty, giải đáp thắc mắc hay gặp phải - Đánh giá công tác truyền thông doanh nghiệp năm nêu điểm hạn chế công tác truyền thơng từ đưa giải pháp hợp lý kịp thời để sửa chữa điều chỉnh - Lãnh đạo công ty lên phát biểu đưa lời nhận xét phương án cách thức triển khai Cụ thể: - Người dẫn dắt toàn hội nghị: Giám đốc truyền thông FPT Bùi Nguyễn Phương Châu - Phần diễn thuyết diễn giả: + Phát biểu mở đầu hội nghị: TGĐ Nguyễn Văn khoa - nói qua nội cơng ty, tầm quan trọng truyền thông nội cam kết tạo điều kiện tốt cho đội ngũ truyền thông + TGĐ Brandmaker Trần Vân Anh chia sẻ joy at Work với nội dung sâu truyền thông nội + GĐ truyền thông tiếp thị VP Bank Trần Tuấn Việt chia sẻ câu chuyện văn hóa doanh nghiệp Truyền thông nội VP Bank, đưa nhiều quan điểm khác biệt văn hóa cơng ty - Phần thảo luận khách mời: + Phiên thảo luận đầu tiên: gồm diễn giả Trần Tuấn Việt, Trần Vân Anh khách mời TGĐ FPT IS Nguyễn Hoàng Minh PTGĐ phụ trách Sản xuất FPT Software Đỗ Văn Khắc + Phiên thảo luận thứ 2: dẫn dắt trưởng ban truyền thông FPT Telecom Phùng Thu Trang khách mời tham dự chị Nguyễn Đỗ Quyên - GĐĐH FPT RetaiI, anh Nguyễn khải Hồn- Giám đốc Tài FPT Software chị Hoàng Lan Hương GĐ Trung tâm kinh doanh HN FPT Telecom + Phiên cuôi cùng: khách mời Vũ Thanh Bình - Trưởng Ban cộng đồng VN Express, Trưởng ban truyền thông FPT Telecom Phùng Thu Trang, GĐ truyền thông Thương hiệu Tiếp thị FPT IS Nguyễn Hồng Nga mời lên thảo luận vấn đề an tồn thơng tin workplace 2.Bế mạc chương trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng - Tiết mục văn nghệ kết thúc hội nghị - Tổ chức chơi gam giải trí tặng quà gắn kết phận nhân viên công ty - Tặng quà, chụp ảnh lưu niệm với khách mời tham dự - Kết thúc hội nghị III SAU KHI KẾT THÚC HỘI NGHỊ Kết Thúc Chương Trình Hội Nghị - Dọn Dẹp Chương Trình: tháo dỡ, thu dọn thiết bị dụng cụ; dọn dẹp địa điểm tổ chức kiện; sau xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại đồ thuê mượn, - Việc đánh giá lại buổi hội nghị sau diễn quy trình người tổ chức Điều hữu ích để đánh giá lại hiệu buổi hội nghị : làm gì, điều cịn thiếu sót, điều truyền tải đến khách mời,… Từ đó, đơn vị tổ chức kiện rút kinh nghiệm cho lần tổ chức hội nghị - Quyết Toán Các Khoản Thu Chi: Lúc người tổ chức hội nghị cần thực tốn tồn khoản chi có liên quan q trình tổ chức chương trình như: chi phí địa điểm, banner băng rơn, áp phích, quà, đồ ăn, nước uống,… Tổng kết khoản chi phí sau kết thúc với chi phí dự kiến tổ chức: chi phí bỏ nhỏ với chi phí dự kiến rút kinh nghiệm cho lần tổ chức lần sau - Sau kết thúc chương trình hội nghị, người phụ trách hội nghị phải viết báo cáo tổng kết, đưa ưu điểm làm khuyết điểm chưa làm sau chương trình Từ làm sở rút kinh nghiệm cho chương trình tổ chức kiện lần sau - Tạo video khái quát lại số vấn đề để người tham gia FPT nắm bắt nội dung hội nghị Nhận xét đánh giá công tác tổ chức hội họp tập đoàn FPT - Ưu điểm - Là tập đoàn đa quốc gia đa lĩnh vực, đó, cán nhân viên văn phịng ln làm việc với tính thần thái độ tốt trình chuẩn bị tổ chức hội họp Do đào tạo kỹ lưỡng mặt chuyên môn kỹ tổ chức kiện nên cán nhân viên văn phòng tập đồn FPT ln nắm rõ quy định quy trình tổ chức hội họp phủ trực tiếp lãnh đạo tập đoàn ban hành quy trình làm việc Vì vậy, mà cơng việc q trình tổ chức kiện, tổ chức hội họp ln quy trình, quy định Khi có nội dung tổ chức hội họp tập đồn giao nhiệm vụ cho văn phịng đảm nhiệm cơng việc tróng cơng tác tổ chức hội họp triển khai cách nhanh chóng xác Việc phân cơng cơng việc thực cách đồng nhiệm vụ nhỏ nội dung hội họp, khơng có cơng việc bị đình trệ chậm trễ Ngồi ra, văn phịng làm việc xây dựng tổ chức công tác hội họp có phương án dự phịng nhằm tránh việc đột xuất xảy Việc lên kế hoạch xây dựng chương trình hội họp ln nhanh chóng giúp tiến độ cơng việc đẩy nhanh hoàn thành nhanh Bản kế hoạch xây dựng cách chi tiết đầy đủ nội dung liên quan tới công việc thực để xây dựng chương trình tổ chức hội họp - Nhược điểm - Do tập đoàn chuyên lĩnh vực viện thông cung cấp dịch vụ, công tác tổ chức thực cách trôi chảy cịn nhiều nhược điểm q trình chuẩn bị Tuy khối văn phịng ln thực theo quy định nhà nước công tác tổ chức hội họp, quy định chưa áp dụng hết sử dụng hết quy trình chuẩn quy định nhà nước Các quy trình thực chưa theo quy định, trường hợp làm thiếu xót quy trình Sau kết thúc hội họp, công việc lập biên hội họp, lưu hồ sơ chưa thực hoàn tất, công việc họp rút kinh nghiệm, bổ sung ý kiến, hoàn tất việc lập hồ sơ chưa ý tới Các hình thức bảo quản hồ sơ lưu trữ cịn thiếu tính khoa học Cơng tác ghi chép biên sau hội họp vần ý hơn, ban thư ký chưa làm hết nhiệm vụ mình, tình trạng ghi chép biên hội nghị, họp chậm, chưa nắm bắt kịp nhũng thông tin cần thiết cho biên bản, cách ghi chưa rõ ràng, mạch lạc thống Cách ghi nắm bắt ý chính, chưa ghi kịp thơng tin điều mà ban thư ký thường xuyên mắc phải  ... giấy mời thơng báo họp: phịng hành nhân  Gửi trước nội dung cho người tham dự: phòng hành nhân  Lên nội dung họp: ban giám đốc, trưởng phòng/ ban phụ trách điều hành  Phân công người chuẩn... thể có diễn văn bế mạc Bước 3: Sau kết thúc họp: - Thu thập tài liệu liên quan - Thu dọn văn phịng phẩm , hồn trả trang thiết bị - Thu dọn hóa đơn, chứng từ - Biên tập soạn thảo số văn theo yêu... trở thành công ty cổ phần Năm 1998 FPT trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet Việt Nam tạo bước phát triển đột phá cho lĩnh vực Việt Nam Ngày tháng năm 2006, Chính phủ Việt Nam ký định thành