Nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh thái nguyên

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ HƯỜNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ HƯỜNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 832 03 03 Người hướng dẫn: TS Cam Anh Tuấn Hà Nội, tháng 11 năm 2019 Hà nội, LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan Luận văn cơng trình nghiên cứu cá nhân Các kết trình bày Luận văn tơi tự tìm hiểu, phân tích trung thực chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu khoa học Nội dung Luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo trích dẫn nguồn đầy đủ, xác Tác giả Nguyễn Thị Hường LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập rèn luyện trường, để hoàn thành đề tài Luận văn thạc sĩ, tạo điều kiện Ban Giám hiệu, Phòng, Khoa: Khoa Văn thư Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học khoa chuyên môn khác thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; thầy cô Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ tận tình giảng dạy, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình học tập, nghiên cứu hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc đến TS Cam Anh Tuấn, người thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hướng hướng dẫn cho tơi thực Luận văn Bên cạnh đó, nhận nhiều động viên, giúp đỡ thời gian, tinh thần vật chất người thân gia đình, lãnh đạo quan, đồng nghiệp, người bạn Hơn nữa, thân nhận cộng tác, phối hợp, giúp đỡ tận tình tạo điều kiện tốt đồng chí lãnh đạo Văn phịng, trưởng đơn vị chun mơn, chun viên Văn thư sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên Mặc dù, thân nỗ lực, cố gắng trình nghiên cứu thực Luận văn, song thời gian, kiến thức lực thân hạn chế, chuyên đề nghiên cứu khơng trách khỏi thiếu sót định Tơi kính mong nhận thông cảm, dẫn, giúp đỡ đóng góp ý kiến q thầy, giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp bạn bè để Luận văn hồn thiện hơn./ Tơi xin trân trọng cảm ơn! Ngày tháng 11 năm 2019 Tác giả Nguyễn Thị Hường DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VIẾT TẮT STT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 HĐND tỉnh Hội đồng nhân dân tỉnh 02 UBND tỉnh Uỷ ban nhân dân tỉnh 03 Các quan Sở, ban, ngành 04 THBQ Thời hạn bảo quản 05 NXB Nhà Xuất 06 Trường ĐHKHXHNV 07 Sở NN PTNT tỉnh Thái Nguyên 08 Chi cục Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thái Nguyên Chi cục Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU…………………………………………………………… 1.Lý chọn đề tài……………………………………………………….… 2.Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài……………… 3.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu…………………………… …… 4.Đối tượng phạm vi nghiên cứu ………………………………… 5.Phương pháp nghiên cứu………………………………… …………… 6.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài…………………………………… 7.Kết cấu Luận văn…………………………………… Chương 1- CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN…………… 1.1.Cơ sở lý luận………………………………………………………………… 1.1.1 Một số khái niệm bản…………………………………………… 1.1.1.1.Hồ sơ………………………………………………………… 1.1.1.2.Lập hồ sơ………………………………………………………… 1.1.1.3.Lưu trữ quan…………………………………………………… 1.1.1.4.Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan……………………………… 10 1.1.2.Mục đích, yêu cầu, phương pháp quy trình lập hồ sơ 10 1.1.2.1.Mục đích lập hồ sơ…………………………………………… 10 1.1.2.2.Yêu cầu lập hồ sơ…………………………………………… 12 1.1.2.3.Phương pháp lập hồ sơ…………………………………………… 14 1.1.3.Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan…………………………………….………………………………………….17 1.1.3.1.Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan…………………… 17 1.1.3.2.Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan…………………… 18 1.1.3.3.Phương pháp quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan… 19 1.2.Cơ sở pháp lý………………………………………………………………….20 1.2.1.Văn quản lý, đạo quan quản lý nhà nước Trung ương……………………………………………………………………………… 20 1.2.2.Văn quản lý, đạo tỉnh………………………………… 21 1.3.Khái niệm tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập giao nộp hồ sơ”…… 22 Tiểu kết chương 1………………………………………………………… 23 Chương 2- THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN………………………………………………………………………… 24 2.1.Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên 24 2.2.Hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan sở, ban, ngành…………………………………………………………………………26 2.2.1.Ban hành văn quản lý, hướng dẫn hoạt động lập giao nộp hồ sơ………………………………………………………………………………… 26 2.2.2.Nhận thức lãnh đạo, công chức việc lập giao nộp hồ sơ………………………………………………………………………………… 26 2.2.3.Tình hình ban hành sử dụng Danh mục hồ sơ sở, ban, ngành…………………………………………………………………………………… 28 2.2.4.Hoạt động lập hồ sơ sở, ban, ngành…………………………29 2.2.4.1.Đối với sở, ban, ngành ban hành Danh mục hồ sơ………….29 2.2.4.2.Đối với sở, ban, ngành chưa ban hành Danh mục hồ sơ……….33 2.2.5.Hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan sở, ban, ngành…………………………………………………………………………… 35 2.2.5.1.Quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan sở, ban, ngành………………………………………………………………………………35 2.2.5.2.Thành phần tài liệu giao nộp vào Lưu trữ quan sở, ban, ngành……………………………………………………………………………….37 2.3.Đánh giá chung……………………………………………………… 38 2.3.1.Kết đạt được…………………………………………………… 38 2.3.2.Hạn chế……………………………………………………………….39 2.3.3.Nguyên nhân……………………………………………………… 40 Tiểu kết chương 2………………………………………………………….44 Chương 3- GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN………………………………………… 45 3.1.Trách nhiệm sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên…………………… 45 3.1.1.Hoàn thiện Danh mục hồ sơ……………………………………… 45 3.1.2.Tổ chức thực Danh mục hồ sơ……………………………… 47 3.1.2.1.Thủ trưởng quan……………………………………………… 47 3.1.2.2.Trách nhiệm Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị……………… 52 3.1.2.3.Trách nhiệm chuyên viên…………………………………… 55 3.1.2.4 Trách nhiệm công chức Văn thư, Lưu trữ quan……………… 55 3.2.Trách nhiệm quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ….56 3.2.1.Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước………………………………….56 3.2.2.Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên……………………………… 57 3.2.3.Sở Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên……… 58 Tiểu kết chương 3………………………………………………………….59 KẾT LUẬN……………………………………………………………………… 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………… 61 PHỤ LỤC………………………………………………………………………….01 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan hoạt động quan trọng công tác văn thư Đối với quan, tổ chức, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý tồn minh chứng giải cơng việc quan cách khoa học, chặt chẽ Đối với công chức, viên chức công tác lập hồ sơ giúp cho cá nhân xếp công văn, giấy tờ khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu, tra tìm cần thiết; đề xuất ý kiến giải cơng việc, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ; nâng cao hiệu công tác chuẩn bị tốt cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trong năm qua, hệ thống văn quản lý, đạo, hướng dẫn công tác văn thư hoàn thiện, tạo sở pháp lý để bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quản lý Hoạt động lậpvà giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức có chuyển biến mạnh mẽ Văn bản, tài liệu sau giải công việc xong cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định Tại số quan, tổ chức địa bàn tỉnh Thái Nguyên, hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan thực có hiệu Trong q trình thực nhiệm vụ giao cơng chức, viên chức chủ động lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc phục vụ trình thực nhiệm vụ, giải công việc ngày Sau giải công việc xong hồ sơ công việc lập giao nộp vào Lưu trữ quan phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu quan, đơn vị cá nhân Các quan thực tốt hoạt động phải kể đến Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Thanh tra tỉnh, Sở Khoa học Công nghệ, Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Thái Nguyên Tuy nhiên, hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan nhiều quan, tổ chức địa bàn tỉnh số bất cập như: Việc thực quy định pháp luật lập hồ sơ công việc công chức, viên chức chưa nghiêm; việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ cịn tự phát; hồ sơ lập chưa hồn chỉnh, chưa đạt chất lượng; số quan, đơn vị số phận công chức,viên chức chưa hiểu chưa quan tâm mức đến hoạt động lập hồ sơ công việc, xem nhiệm vụ người làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị; tài liệu lưu trữ cịn phân tán nhiều nơi; tình trạng giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan chưa thời gian quy định phổ biến Do đó, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ quan lựa chọn hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng đề giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức địa bàn tỉnh Thái Nguyên việc làm cần thiết Xuất phát từ lý trên, định chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài Luận văn cao học Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan hướng đề tài mà nhiều tác giả, người nghiên cứu quan tâm, phải kể đến sách lý luận, giáo trình, Luận văn thạc sĩ, viết tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam Qua nghiên cứu sách lý luận, giáo trình, đưa khái quát kết sau: Về sách lý luận,trong giáo trình: Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) - PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016; Lý luận phương pháp công tác văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn) PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội), NXB Giao thông vận tải năm 2009 Các tác phẩm dành chương trình bày nội dung lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, đề cập đến khái niệm, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ số mẫu hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, mẫu bìa hồ sơ, mẫu mục lục văn Tuy nhiên, tác phẩm nghiên cứu từ phương diện lý luận, chưa có ví dụ thực tế sát thực, học thực hành từ hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức để tổng hợp, đúc rút kinh nghiệm từ thực tế đến lý luận 11 động thuộc đơn vị lập hồ sơ nhiệm vụ giao, hoàn thiện hồ sơ công việc kết thúc; lựa chọn, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên giao nộp vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định; chủ động bổ sung vào Danh mục hồ sơ hồ sơ phát sinh trình thực nhiệm vụ năm Chánh Văn phịng Sở có trách nhiệm tổ chức đạo xây dựng trình Giám đốc Sở ban hành Danh mục hồ sơ, Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Điều Chánh Văn phòng Sở, Trưởng đơn vị thuộc Sở, tổ chức có liên quan công chức, người lao động thuộc Sở Y tế chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; - Lãnh đạo Sở; - Các đơn vị thuộc Sở; - Lưu: VT, Văn Phòng Sở GIÁM ĐỐC Nguyễn Vy Hồng 12 UBND TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ VÀ THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ Y TẾ TỈNH THÁI NGUYÊN Năm 2019 (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-SYT ngày tháng năm 2019 Sở Y tế tỉnh Thái Nguyên) Số ký hiệu HS (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) I TÀI LIỆU VĂN PHÒNG SỞ Tài liệu tổng hợp - Tập văn quan trung ương, tỉnh đạo chung ngành Y tế (hồ sơ nguyên tắc) 01/VP 02/VP 03/VP 04/VP 05/VP 06/VP 07/VP - Văn gửi để biết (đổi tên quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký, ) Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy chế, quy định, hướng dẫn vấn đề chung ngành, Sở Y tế Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Sở Y tế - Tổng kết năm - Sơ kết tháng Kế hoạch, báo cáo công tác năm - Của Bộ Y tế, UBND tỉnh - Của Sở Y tế quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở, Phòng Y tế cấp huyện - Của quan, đơn vị chức Hồ sơ ứng dụng ISO hoạt động quản lý Sở Y tế Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn, kiện quan trọng Sở Y tế chủ trì tổ chức Sổ ghi Biên họp lãnh đạo, họp giao ban, sổ tay công tác lãnh đạo Sở Y tế Tài liệu hành chính, quản trị, Thời hạn bảo quản (3) Đến văn hết hiệu lực thi hành năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Đơn vị/ người lập hồ sơ (4) Chánh VP Ghi (5) 13 văn thư, lưu trữ 08/VP 09/VP 10/VP 11/VP 12/VP 13/VP 14/VP 15/VP 16/VP 17/VP 18/VP 19/VP 20/TCCB 21/TCCB 22TCCB Tập văn cơng tác hành chính, quản trị cơng sở văn thư, lưu trữ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Văn trung ương, tỉnh đạo, hướng dẫn trực tiếp cơng tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ Tập lưu, sổ đăng ký văn Sở Y tế - Tập lưu định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Tập lưu văn khác Hồ sơ xây dựng ban hành quy định Sở Y tế bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật ngành Y tế Sổ đăng ký văn đến Hồ sơ thực cải cách hành Hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan năm Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị quan Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở quan Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hoá công sở Công văn trao đổi công tác hành chính, quản trị cơng sở, văn thư, lưu trữ II TÀI LIỆU PHÒNG TỔ CHỨC, CÁN BỘ Tài liệu tổ chức máy Tập văn công tác tổ chức, cán gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Y tế Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể, tổ chức lại đơn vị thuộc Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 50 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 20 năm 20 năm 10 năm 10 năm 10 năm 10 năm Trưởng phòng Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan 14 23/TCCB 24/TCCB 25/TCCB 26/TCCB 27/TCCB 28/TCCB 29/TCCB 30/TCCB 31/TCCB 32/TCCB 33/TCCB 34/TCCB 35/TCCB 36/TCCB 37/TCCB 38/TCCB 39/TCCB 40/TCCB Sở Y tế Đề án xếp tổ chức máy tinh giản Vĩnh biên chế Sở Y tế viễn Hồ sơ xây dựng Đề án vị trí việc làm Vĩnh quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Y tế viễn Tài liệu tổ chức cán Báo cáo thống kê danh sách, số lượng chất Vĩnh lượng cán bộ, công chức, viên chức thuộc viễn Sở Y tế Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên Vĩnh chế viễn Hồ sơ bổ nhiệm lãnh đạo quan, 70 năm đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Y tế Hồ sơ bổ nhiệm lại lãnh đạo quan, 70 năm đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Y tế Hồ sơ điều động, luân chuyển lãnh đạo, 70 năm công chức, viên chức thuộc Sở Y tế Hồ sơ việc nâng bậc lương cho công 20 năm chức, viên chức người lao động Hồ sơ quy hoạch lãnh đạo quản lý 20 năm quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Y tế Hồ sơ kỷ luật công chức, viên chức, người 70 năm lao động thuộc Sở Y tế Hồ sơ gốc công chức, viên chức, người Vĩnh lao động thuộc Sở Y tế viễn Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển 20 năm - Bài thi, tài liệu tổ chức thi năm Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo công Vĩnh chức, viên chức năm ngành Y tế viễn Hồ sơ quản lý sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc Vĩnh - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, viễn báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý 10 năm Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng công 10 năm chức, viên chức Hồ sơ công tác bảo vệ trị nội 20 năm Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến 10 năm phụ nữ Công văn trao đổi công tác tổ chức, cán 10 năm Tài liệu thi đua, khen thưởng, kỷ luật 15 41/TCCB 42/TCCB 43/TCCB 44/TCCB 45/TCCB 46/TCCB 47/TCCB 48/TCCB 49/KHTC 50/KHTC 51/KHTC 52/KHTC 53/KHTC Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan Đến Tập văn thi đua, khen thưởng, kỷ văn luật gửi chung đến quan (hồ sơ hết hiệu nguyên tắc) lực thi hành Quy định, quy chế Sở Y tế công tác thi đua, khen thưởng Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua Hồ sơ khen thưởng (thường xuyên, đột xuất) cho tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND tỉnh Các hình thức khen thưởng Giám đốc Sở Y tế Công văn trao đổi công tác thi đua, khen thưởng III TÀI LIỆU PHỊNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH Tài liệu quy hoạch Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 10 năm Trưởng phòng Đến văn Tập văn quy hoạch, kế hoạch, xây hết hiệu dựng gửi chung đến quan lực thi (hồ sơ nguyên tắc) hành Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu quan phê duyệt Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành Sở Y tế Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở Y tế Hồ sơ quản lý, tổ chức thực quy hoạch, chiến lược, đề án, dự án, chương Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan 16 54/KHTC 55/KHTC 56/KHTC 57/KHTC 58/KHTC 59/KHTC 60/KHTC 61/KHTC trình mục tiêu ngành y tế Báo cáo đánh giá thực đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, dự án, chương trình, mục tiêu quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở Y tế - Tổng kết - Sơ kết Hồ sơ công tác thống kê, điều tra Công văn trao đổi công tác quy hoạch Tài liệu kế hoạch Hồ sơ giao tiêu kế hoạch phát triển hàng năm - Cơ quan ban hành - Cơ quan thực Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch quan - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Quý, tháng Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch Phịng Y tế cơng tác y tế cấp huyện - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Quý, tháng Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Q, tháng Hồ sơ cơng trình xây dựng - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; cơng trình xây dựng điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt cơng trình xếp hạng di tích lịch sử văn hố 62/KHTC Hồ sơ theo dõi chất thải y tế 63/KHTC - Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn cơng trình 64/KHTC Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình Vĩnh viễn 10 năm 10 năm Vĩnh viễn năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Theo tuổi thọ cơng trình 15 năm 17 65/KHTC 66/KHTC 67/KHTC 68/KHTC 69/KHTC Công văn trao đổi công tác kế hoạch, xây dựng Tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin Tập văn công nghệ thông tin gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng quy chế, quy định ứng dụng công nghệ thông tin Sở Y tế Kế hoạch, báo cáo công tác ứng dụng công nghệ thông tin Sở Y tế - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Quý, tháng Công văn trao đổi công nghệ thơng tin Tài liệu chế độ, sách, tiền lương 70/KHTC Tập văn chế độ, sách, tiền lương gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 71/KHTC Kế hoạch, báo cáo chế độ, sách, tiền lương Sở Y tế - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Quý, tháng 72/KHTC Hợp đồng lao động vụ việc 73/KHTC 77/KHTC 75/ KHTC Hồ sơ nâng lương thường xuyên cho công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Y tế Hồ sơ nâng lương trước thời hạn cho công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Y tế Hồ sơ nâng phụ cấp thâm niên vượt khung, loại phụ cấp khác cho công 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 20 năm năm năm sau chấm dứt hợp đồng 20 năm 20 năm 20 năm Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan 18 chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Y tế Tài liệu tài chính, kế tốn, tài sản 76/KHTC 77/KHTC 78/KHTC 79/KHTC 80/KHTC 81/KHTC 82/KHTC 83/KHTC 84/TTr 85/TTr 86/TTr Tập văn tài chính, kế tốn, tài sản gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ lập, phân bổ, phê duyệt, giao dự toán ngân sách nhà nước năm Sở Y tế cho đơn vị, quan thuộc, trực thuộc Sở Hồ sơ ngân sách nhà nước năm Sở Y tế quan, đơn vị trực thuộc Sở Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài tốn Sở Y tế - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Quý, tháng Chứng từ kế toán quý I năm 2019 Sở Y tế Hồ sơ việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm kê tài sản năm Công văn trao đổi cơng tác tài chính, kế tốn, tài sản IV TÀI LIỆU THANH TRA SỞ Tập văn pháp chế, tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, quy trình, hướng dẫn tra, giải khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Sở Y tế Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng Khơng phải giao nộp vào Lưu trữ quan Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 15 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm Bùi Văn P Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan 19 87/TTr 88/TTr 89/TTr 90/TTr 91/TTr 92/TTr 93/TTr 94/TTr 95/TTr - Hằng năm - Quý, tháng, tháng Hồ sơ xây dựng, ban hành chương trình kế hoạch xây dựng văn quy phạm pháp luật lĩnh vực theo thẩm quyền quản lý Sở Y tế Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế Sở Y tế - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ ban hành chương trình kế hoạch xây dựng văn quy phạm pháp luật lĩnh vực theo thẩm quyền quản lý Sở Y tế Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế Sở Y tế chủ trì Kế hoạch, báo cáo cơng tác pháp chế Sở Y tế - Dài hạn, năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật Sở Y tế Hồ sơ góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật quan khác chủ trì Hồ sơ rà sốt văn quy phạm pháp luật Công văn trao đổi công tác pháp chế, tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo V TÀI LIỆU PHÒNG NGHIỆP VỤ Y Tài liệu khám bệnh, chữa bệnh 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 10 năm năm 10 năm 10 năm Trưởng phòng 96/NVY Tập văn khám, chữa bệnh gửi chung cho quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 97/NVY Hồ sơ thẩm định cho phép sở khám bệnh, chữa bệnh áp dụng kỹ thuật mới, phương pháp lần đầu thực địa bàn tỉnh Vĩnh viễn Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan 20 98/NVY 99/NVY 100/NVY 101/NVY 102/NVY 103/NVY 104/NVY 105/NVY 106/NVY 107/NVY 108/NVY 109/NVY 110/NVY 111/NVD Hồ sơ theo dõi, đánh giá tình hình diễn biến mơ hình bệnh tật địa bàn tỉnh Hồ sơ hướng dẫn công tác chuyên môn cho bệnh viện địa bàn tỉnh Hồ sơ theo dõi Trung tâm y tế địa bàn tỉnh Hồ sơ xây dựng Danh mục phân loại mẫu thuật thủ thuật Hồ sơ hướng dẫn, theo dõi người nước vào khám chữa bệnh Hồ sơ quản lý chất lượng bệnh viện Hồ sơ hướng dẫn cai nghiện, phục hồi quản lý người sau cai nghiện ma tuý sở tập trung cộng đồng Hồ sơ phối hợp với ngành liên quan quản lý nhà nước giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh theo quy định pháp luật Công văn trao đổi công tác khám, chữa bệnh Tài liệu nghiên cứu khoa học Tập văn nghiên cứu khoa học gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Kế hoạch, báo cáo công tác nghiên cứu khoa học - Hằng năm, nhiều năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp sở Công văn trao đổi công tác nghiên cứu khoa học VI TÀI LIỆU PHÒNG NGHIỆP VỤ DƯỢC Tập văn nghiệp vụ dược gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 50 năm 20 năm 20 năm 20 năm 10 năm Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Trưởng phòng Đến văn hết hiệu Không phải giao nộp 21 lực thi hành 112/NVD 113/NVD 114/NVD 115/NVD 116/NVD 117/NVD 118/NVD 119/NVD 120/NVD 121/NVD 122/NVD 123/NVD Hồ sơ đạo, điều hành cơng tác sử dụng thuốc an tồn, hợp lý hiệu trình điều trị Hồ sơ xây dựng quản lý sở liệu công tác dược mỹ phẩm Hồ sơ hướng dẫn triển khai quy định công tác kinh doanh dược, hành nghề dược Hồ sơ xây dựng danh mục thuốc thiết yếu, danh mục thuốc không kê đơn, danh mục thuốc bảo hiểm y tế chi trả Báo cáo đánh giá thực đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển ngành dược Hồ sơ tổ chức hoạt động thông tin thuốc cảnh giác dược Hồ sơ theo dõi dấu hiệu bất thường sai sót liên quan đến thuốc Hồ sơ triển khai thực nhiệm vụ đảm bảo cung ứng thuốc cho bệnh viện Hồ sơ đấu thầu thuốc bệnh viện dự án thuộc Bộ Y tế Hồ sơ cấp giấy phép nhập khẩu, xuất khẩu, duyệt dự trù nguyên liệu, thuốc hướng tâm thần, tiền chất thuốc thàh phẩm dạng phối hợp có chứa chất gây nghiện, hoạt chất hướng tâm thần, tiền chất Hồ sơ cấp giấy phép nhập thuốc, vacxin, sinh phẩm y tế Công văn trao đổi nghiệp vụ Dược VII TÀI LIỆU PHÒNG QUẢN LÝ HÀNH NGHỀ Y - DƯỢC vào Lưu trữ quan Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 70 năm 70 năm 20 năm 20 năm 20 năm 10 năm 10 năm Trưởng phòng 124/HNYD Tập văn Trung ương, tỉnh hành nghề Y - Dược gửi chung cho quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 125/HNYD Hồ sơ hướng dẫn triển khai quy định công tác kinh doanh dược, hành nghề Vĩnh viễn Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan 22 126/HNYD 127/HNYD 128/HNYD 129/HNYD 130/TCĐ 131/TCĐ 132/TCĐ dược Hồ sơ cấp mới, cấp lại chứng hành nghề Dược Hồ sơ thẩm định cấp số đăng ký thuốc, mỹ phẩm Hồ sơ cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề khám bệnh, chữa bệnh Công văn trao đổi công tác hành nghề Y - Dược VIII TÀI LIỆU TỔ CHỨC ĐẢNG VÀ CÁC ĐOÀN THỂ CƠ QUAN Tài liệu tổ chức Đảng Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội Đảng bộ, chi trực thuộc Đảng Sở Y tế Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác chi bộ, Đảng trực thuộc Đảng Sở Y tế - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 133/TCĐ Hồ sơ thành lập, sáp nhập tổ chức Đảng 134/TCĐ Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát Đảng Uỷ Sở Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, đảng viên Hồ sơ đảng viên Hồ sơ công tác phát triển đảng viên Sổ sách (đăng ký đảng viên, đảng phí, ghi biên bản) Cơng văn trao đổi cơng tác Đảng Tài liệu tổ chức Cơng đồn quan 135/TCĐ 136/TCĐ 137/TCĐ 138/TCĐ 139/TCĐ 140/TCĐ 141/CĐ Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Công đoàn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 50 năm 30 năm 20 năm 10 năm Vũ Thị L Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 70 năm 70 năm 70 năm 20 năm 10 năm Lê Văn K Đến văn hết hiệu lực thi hành Không phải giao nộp vào Lưu trữ 23 quan 142/CĐ 143/CĐ 144/CĐ 145/CĐ 146/CĐ 147/CĐ 148/CĐ 149/ĐTN 150/ĐTN 151/ĐTN 152/ĐTN 153/ĐTN 154/ĐTN Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội tổ chức Công đoàn ngành Y tế Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Cơng đồn ngành Y tế Tài liệu tổ chức nhân Cơng đồn ngành Y tế Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác Cơng đồn ngành Y tế - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ Hội nghị công chức năm Sở Y tế Sổ sách Công văn trwo đổi cơng tác cơng đồn Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên quan Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ nhiệm kỳ Đại hội Đoàn Thanh niên Sở Y tế Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác Đoàn Thanh niên Sở Y tế - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đồn Thanh niên Sổ sách Cơng văn trao đổi cơng tác Đồn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 20 năm 10 năm Vi Văn T Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 10 năm Không phải giao nộp vào Lưu trữ quan 24 Bản Danh mục hồ sơ có 154 hồ sơ (ghi tổng số hồ sơ có Danh mục), bao gồm: 68 hồ sơ bảo quản vĩnh viễn (ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn) 86 hồ sơ bảo quản có thời hạn (ghi số lượng hồ sơ có thời hạn Danh mục) GIÁM ĐỐC (ký đóng dấu quan) Nguyễn Vy Hồng 25 PHỤ LỤC SỐ 10 Một số bảng hỏi trình khảo sát thực tế sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên ... dung hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ quan, ưu điểm, hạn chế hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan sở đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công tác sở, ban, ngành. .. Nghiên cứu hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan 19 sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên thuộc Danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên + Đề tài nghiên... hồ sơ, lập hồ sơ, Lưu trữ quan, giao nộp hồ sơ; mục đích, yêu cầu, phương pháp lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 7 Chương 2- Thực trạng hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu