Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH tập đoàn thang máy thiết bị thăng long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH  LÊ THỊ VÂN ANH HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐOÀN THANG MÁY THIẾT BỊ THĂNG LONG LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH  LÊ THỊ VÂN ANH HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN THANG MÁY THIẾT BỊ THĂNG LONG Chuyên ngành: Kế toán (Hướng ứng dụng) Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN THỊ GIANG TÂN TP Hồ Chí Minh – Năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Tập đồn Thang máy Thiết bị Thăng Long” thực nghiên cứu chưa có cơng bố trước Các số liệu dẫn liệu nghiên cứu hoàn toàn trung thực HỌC VIÊN THỰC HIỆN LÊ THỊ VÂN ANH MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TÓM TẮT ABSTRACT CHƯƠNG MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn vấn đề giải Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa thực tiễn luận văn Công ty TNHH Tập đoàn Thang máy Thiết bị Thăng Long Kết cấu đề tài CHƯƠNG PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT 1.1 Giới thiệu đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Tập đoàn Thang máy Thiết bị Thăng Long (TLE) 1.1.1 Thông tin khái quát 1.1.2 Lịch sử hình thành trình phát triển 1.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh TLE 1.1.4 Sơ đồ cấu tổ chức TLE 1.2 Tổng quan Kiểm soát nội Cơng ty TNHH Tập đồn Thang máy Thiết bị Thăng Long 11 1.2.1 Bối cảnh ngành dịch vụ cung cấp lắp đặt thang máy, bối cảnh TLE 11 1.2.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống KSNB TLE 13 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT 23 2.1 Tổng quan nghiên cứu ảnh hưởng KSNB đến hiệu hoạt động kinh doanh 23 2.1.1 Tổng quan nghiên cứu hệ thống KSNB giới 23 2.1.2 Tổng quan nghiên cứu hệ thống KSNB Việt Nam 24 2.2 Khuôn mẫu KSNB theo báo cáo COSO 2013 26 CHƯƠNG KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN – TÁC ĐỘNG 30 3.1 Kiểm chứng vấn đề cần giải 30 3.1.1 Phương pháp nghiên cứu 30 3.1.2 Kiểm chứng vấn đề cần giải 30 3.2 Dự đoán nguyên nhân 35 CHƯƠNG KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 43 4.1 Kiểm chứng nguyên nhân 43 4.1.1 Phương pháp nghiên cứu thu thập liệu 43 4.1.2 Kết khảo sát 44 4.2 Giải pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm nâng cao hiệu hoạt động TLE 81 4.2.1 Quan điểm hoàn thiện 81 4.2.2 Giới hạn phạm vi 82 4.2.3 Các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội TLE 82 CHƯƠNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 88 5.1 Xây dựng quy trình nhận diện đánh giá rủi ro TLE 88 5.2 Tách biệt ban ISO, không để kiêm nhiệm với chức nhiệm vụ khác 92 5.3 Xác minh tình hình tài khách hàng trước bán hàng trả chậm 95 5.4 Xây dựng kênh truyền thông nội riêng dành cho nhân viên công ty 97 PHẦN KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 1.1 Phân tích tình hình tài giai đoạn 2016 - 2018 13 Bảng 1.2 Tình hình cơng nợ hạn TLE giai đoạn 2016-2018 15 Bảng 3.1 Kết thảo luận nhóm 31 Bảng 4.1 Cam kết tính trực giá trị đạo đức 44 Bảng 4.2 Vai trò quyền hạn HĐQT 46 Bảng 4.3 Thiết lập cấu quyền hạn trách nhiệm 47 Bảng 4.4 Thực thi cam kết lực 48 Bảng 4.5 Đảm bảo trách nhiệm giải trình 51 Bảng 4.6 Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể hợp lý 53 Bảng 4.7 Xác định phân tích rủi ro liên quan 54 Bảng 4.8 Đánh giá rủi ro gian lận 55 Bảng 4.9 Xác định thay đổi quan trọng 56 Bảng 4.10 Lựa chọn phát triển HĐKS 58 Bảng 4.11 Lựa chọn phát triển kiểm sốt chung cơng nghệ 67 Bảng 4.12 Triển khai HĐKS thơng qua sách thủ tục kiểm soát 68 Bảng 4.13 Sử dụng thơng tin thích hợp 72 Bảng 4.14 Truyền thông nội 75 Bảng 4.15 Truyền thông bên 75 Bảng 4.16 Lựa chọn, triển khai giám sát thường xuyên định kỳ 78 Bảng 4.17 Đánh giá tính truyền thơng nội dung 79 DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu – Nguồn tác giả nghiên cứu Hình 1.2: Bản đồ hệ thống trụ sở chính, chi nhánh văn phòng đại diện TLE nước Hình 1.3 Cơ cấu tổ chức TLE Hình 5.1: Quy trình nhận diện đánh giá rủi ro 90 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TỪ GỐC TỪ VIẾT TẮT Ban Giám đốc BGĐ Công ty TNHH Tập đoàn Thang máy Thiết bị TLE Thăng Long Chi nhánh Hồ Chí Minh CNHCM Báo cáo tài BCTC Đánh giá rủi ro ĐGRR Hội đồng quản trị HĐQT Hoạt động kiểm soát HĐKS Hoạt động giám sát HĐGS Kiểm soát nội KSNB Hệ thống kiểm soát nội HTKSNB Mơi trường kiểm sốt MTKS Kiểm tốn nội KTNB The Committee of Sponsuring Organization of the COSO Treadway Commission Tài sản cố định Thông tin truyền thơng TSCĐ TT & TT TĨM TẮT Đề tài nghiên cứu ứng dụng vấn đề thực tế liên quan đến vận hành HTKSNB Cơng Ty TNHH Tập đồn Thang máy Thiết bị Thăng Long Mục tiêu đề tài nghiên cứu nhằm giải vấn đề yếu công tác vận hành HTKSNB TLE, hạn chế sai sót nhập lắp đặt thang máy, hoàn thành sản phẩm thời hạn theo hợp đồng với khách hàng, giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn, nợ khó đòi… Bằng phương pháp nghiên cứu định tính sử dụng cơng cụ phân tích liệu tài chính, phi tài chính, vấn sâu, thảo luận nhóm tác giả chứng minh vận hành HTKSNB TLE nhiều hạn chế, điều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động đơn vị Đề tài nghiên cứu làm rõ yếu số khâu năm thành phần HTKSNB bao gồm MTKS, ĐGRR, HĐKS, TT&TT, HĐGS Hiện đơn vị kiêm nhiệm chức quản lý chủ sở hữu, điều làm hạn chế tính khách quan cơng tác quản lý Quy trình hoạt động, kiểm soát đơn vị xây dựng trình thực bỏ qua số thủ tục kiểm sốt điều dẫn đến sai sót khơng đáng có cơng tác nhập lắp đặt thang máy, kiêm nhiệm chức nhiệm vụ Công tác kiểm tra giám sát HTKSNB bị bỏ ngỏ thiếu nguồn lực thực hiện; đơn vị chưa có kênh truyền thơng chuyên biệt để HĐQT, BGĐ tiếp nhận kịp thời phàn nàn, khiếu nại từ bên đơn vị… đặc biệt công tác đánh giá rủi ro thành phần yếu HTKSNB TLE Trong công tác ĐGRR, đơn vị chưa có quy trình cụ thể để nhận diện đánh giá rủi ro, việc phân công trách nhiệm công tác đánh giá rủi ro, chưa xây dựng mục tiêu gắn liền với ngưỡng rủi ro chấp nhận hoạt động nhà quản lý cấp cao khơng? Hội đồng quản trị có giám sát việc đạt mục tiêu TLE không? Nguyên tắc 3: Dưới giám sát HĐQT, nhà quản lý xây dựng cấu tổ chức, xác định cấp bậc báo cáo, phân định trách nhiệm quyền hạn phù hợp với mục tiêu xác lập Nhà quản lý cấp cao HĐQT có thiết lập cấu tổ chức phù hợp với đặc thù hoạt động cơng ty khơng? Nhà quản lý có phân chia trách nhiệm, quyền hạn giới hạn quyền lực rõ ràng phận công ty không? Nguyên tắc 4: Đơn vị thể cam kết sử dụng nguồn nhân lực có chất lượng thơng qua thu hút, phát triển giữ chân cá nhân có lực phù hợp với mục tiêu đơn vị 10 TLE có thiết lập cơng cụ để đo lường đánh giá lực làm việc nhân viên khơng? 11 Cơng ty có xây dựng bảng mơ tả công việc bao gồm yêu cầu chuyên môn kỹ cho vị trí sử dụng làm để tuyển dụng khơng? 12 TLE có chuẩn bị tốt người kế nhiệm cho vị trí cấp cao khơng? 13 Cơng ty có thường xun tổ chức chương trình đào tạo tạo điều kiện cho nhân viên tham gia để nâng cao trình độ chuyên môn không? Nguyên tắc 5: Đơn vị rõ trách nhiệm giải trình cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát họ nhằm đạt mục tiêu đơn vị 14 Nhà quản lý có báo cáo giải trình cơng việc với HĐQT khơng? 15 Nhà quản lý có xem xét điều chỉnh áp lực phân công trách nhiệm cho nhân viên không? PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ RỦI RO Nguyên tắc 6: Đơn vị xác lập mục tiêu cách cụ thể tạo điều kiện cho việc nhận dạng đánh giá rủi ro liên quan đến đạt mục tiêu 16 Nhà quản lý có đưa mục tiêu hoạt động rõ ràng, cụ thể bao gồm mục tiêu chung tồn cơng ty mục tiêu cho phận khơng? 17 Người quản lý có dựa vào mục tiêu hoạt động để làm sở cho việc phân bổ nguồn lực không? Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng rủi ro đe dọa mục tiêu phân tích rủi ro để quản trị rủi ro 18 TLE có thường xuyên xác định, đánh giá rủi ro bên bên doanh nghiệp ảnh hưởng đến mục tiêu đơn vị để làm sở đề xuất biện pháp đối phó rủi ro khơng? 19 TLE có thiết lập cấp quản lý phù hợp để xác định đánh giá rủi ro không? 20 TLE có phân tích xác định rủi ro dựa việc ước tính mức độ trọng yếu khả xảy rủi ro không? 21 TLE có phân cơng trách nhiệm ĐGRR tồn cơng ty quy trình hoạt động khơng? Ngun tắc 8: Đơn vị cần cân nhắc khả có gian lận đánh giá rủi ro đe dọa mục tiêu đơn vị 22 Cơng ty có xem xét đánh giá nguy gian lận báo cáo đưa đến hành vi biển thủ, tham ô không? 23 Công ty có đánh giá nguy gian lận thơng qua động hay áp lực không? Nguyên tắc 9: Đơn vị cần nhận dạng đánh giá thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB 24 Cơng ty có xác định rủi ro từ bên ngồi mơi trường pháp lý, mơi trường kinh doanh làm ảnh hưởng đến hoạt động đơn vị khơng? 25 Cơng ty có thường xun đánh giá thay đổi hoạt đông kinh doanh không? PHẦN 3: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Nguyên tắc 10: Đơn vị cần lựa chọn xây dựng hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt mục tiêu) xuống mức thấp chấp nhận 26 TLE có hoạt động kiểm sốt nhằm đối phó kịp thời với rủi ro hoạt động kinh doanh khơng? 27 Các quy trình kinh doanh đơn vị có đảm bảo mục tiêu đầy đủ, xác có thật hay khơng? 28 TLE có tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, chuẩn y việc mua hàng, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép hàng mua trả tiền hay không? 29 Trước đặt hàng với Hãng sản xuất, Phòng thương mại quốc tế có kiểm tra lại đơn đặt hàng cách đối chiếu đơn đặt hàng với hợp đồng hay không? 30 TLE có theo dõi riêng hàng đặt mua nhận chưa nhận khơng? 31 TLE có theo dõi lơ hàng đặt mua hạn giao chưa nhận hàng hay không? 32 Các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh đơn đặt hàng có đính kèm gốc khơng? 33 TLE có kho chứa thang máy sau nhập Việt Nam hay khơng? 34 TLE có quy định rõ ràng hợp đồng việc giao nhận hàng hóa với khách hàng hay khơng? 35 TLE có ban hành sách quy định an tồn lao động kỹ sư, công nhân việc lắp đặt thang máy để thang máy vận hành an tồn, khơng gây nguy hiểm cho người sử dụng hay khơng? 36 TLE có nội dung quy định hợp đồng với khách hàng việc làm rõ trách nhiệm bên có cố xảy làm chậm tiến độ thi công hay không? 37 Thủ kho có kiểm tra thường xuyên hay định kỳ cơng cụ dụng cụ khơng? 38 Cơng ty có xây dựng định mức sử dụng công cụ dụng cụ cụ thể cho hạng mục cơng trình hay khơng? 39 TLE có xác minh tình hình tài khách hàng trước bán hàng trả chậm hay không? 40 Cơng ty có đưa tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu quyền hạn xét duyệt bán chịu cho cấp quản lý hay không? 41 Công ty có lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng không? 42 Các hoạt động kiểm sốt đơn vị có đầy đủ hoạt động hiệu hay không? 43 Việc phân chia trách nhiệm TLE rõ ràng đắn hay chưa? Nguyên tắc 11: Lựa chọn xây dựng hoạt động kiểm soát chung cơng nghệ 44 TLE có thiết lập hoạt động kiểm sốt việc bảo mật thơng tin khơng? 45 TLE có thiết lập hoạt động kiểm sốt việc bảo trì phần mềm cơng nghệ khơng? Ngun tắc 12: Triển khai hoạt động kiểm sốt thơng qua sách thủ tục kiểm sốt 46 TLE có thiết lập trách nhiệm thực giải trình nhà quản lý cấp việc thực thi sách thủ tục kiểm sốt khơng? 47 TLE có thường xun đánh giá lại sách thủ tục sửa chữa kịp thời để phù hợp với tình hình hoạt động đơn vị khơng? 48 TLE có thiết lập sách, thủ tục để hỗ trợ triển khai thị nhà quản lý khơng? 49 Nhà quản lý có sử dụng nhân viên thực đủ lực để kiểm soát hoạt động khơng? PHẦN THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo lập sử dụng thơng tin thích hợp có chất lượng nhằm hỗ trợ cho vận hành KSNB 50 TLE có xây dựng chế để thu thập thơng tin từ bên ngồi như: thay đổi thị trường, thị hiếu khách hàng, phản ứng đối thủ cạnh tranh, thay đổi luật pháp thay đổi kinh tế hay khơng? 51 TLE có thiết lập kênh truyền thơng để người thông báo sai phạm họ phát liên quan đến việc mua hàng, tồn trữ, lắp đặt thang máy… đường dây nóng, email… khơng? 52 Cơng ty có thu thập ý kiến phản hồi giá cả, chất lượng thang máy, tiến độ bàn giao thang máy… từ khách hàng khơng? 53 TLE có xử lý liệu thu thập từ nguồn bên bên ngồi doanh nghiệp thành thơng tin thích hợp đáp ứng nhu cầu thông tin đơn vị không? Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông nội thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho vận hành KSNB 54 HĐQT có truyền thơng thơng tin kịp thời khơng? 55 TLE có kênh truyền thông chuyên biệt không? Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thơng với bên ngồi vấn đề có tác động tới việc vân hành KSNB 56 TLE có công bố thông tin liên quan đến hoạt động cho đối tượng bên ngồi khơng? 57 TLE có tiếp nhận nguồn thơng tin từ bên ngồi thơng qua đường dây nóng khơng? 58 Các thơng tin bên ngồi có truyền thơng tới HĐQT, nhà quản lý hay đối tượng liên quan không? PHẦN GIÁM SÁT Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn triển khai thực việc giám sát thường xuyên định kỳ để đảm bảo phận KSNB hữu hoạt động hữu hiệu 59 TLE có phối hợp giám sát thường xuyên kiểm tra định kỳ khơng? 60 TLE có sử dụng cá nhân đủ lực để thực chức giám sát không? 61 Bộ phận chuyên giám sát chất lượng thi công thang máy thực tốt trách nhiệm nghĩa vụ hay chưa? Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá truyền đạt khiếm khuyết KSNB kịp thời cho cá nhân có trách nhiệm để thực hành động sửa chữa, bao gồm nhà quản lý cấp cao HĐQT cần thiết 62 TLE có thơng báo khiếm khuyết hệ thống KSNB cho cá nhân liên quan để có biện pháp sửa sai phù hợp khơng? 63 TLE có báo cáo yếu hệ thống KSNB khơng? 64 TLE có thường xun kiểm tra hoạt động phận cá nhân trực tiếp liên quan khơng? 65 TLE có giám sát hành động sửa chữa sai phạm không? PHỤ LỤC 02: SƠ ĐỒ KỸ THUẬT ĐÁNH GIÁ RỦI RO Hình 1: Sơ đồ thắt nơ – định lượng mức độ rủi ro (Nguồn: Coso ERM – Đánh giá rủi ro thực tế 2012) Hình 2: Biểu đồ kết hợp rủi ro xác suất (cơ hội xảy ra) (Nguồn: Coso ERM – Đánh giá rủi ro thực tế 2012) Đơn vị có vị rủi ro lớn có ranh giới mức độ rủi ro dịch chuyển phía bên phải thực thể có ác cảm rủi ro lớn có ranh giới mức độ rủi ro dịch chuyển phía bên trái Ngược lại, đơn vị chấp nhận ranh giới bất đối xứng, đặt nhấn mạnh lớn tác động so với khả xảy Ví dụ: rủi ro có xếp hạng tác động mức trung bình khả đánh giá mức độ thường xuyên có mức rủi ro định mức cao, rủi ro có mức độ tác động cực cao khả đánh giá có mức rủi ro định cao Hình 3: Sơ đồ phân cấp rủi ro (Nguồn: Coso ERM – Đánh giá rủi ro thực tế 2012) PHỤ LỤC 03: PHIẾU ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC HÀNG THÁNG (Nguồn: Tài liệu nội TLE) ... kinh doanh Công ty TNHH Tập đoàn Thang máy Thiết bị Thăng Long (TLE) 1.1.1 Thơng tin khái qt • Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN THANG MÁY THIẾT BỊ THĂNG LONG • Tên giao dịch: THANGLONG TLE GROUP... đặt thang máy nước Mong thị trường thang máy ngày khởi sắc, góp phần phát triển kinh tế, xã hội Việt Nam Bối cảnh công ty TNHH Tập đoàn thang máy thiết bị Thăng Long Cơng ty TNHH Tập đồn Thang máy. ..BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH  LÊ THỊ VÂN ANH HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐOÀN THANG MÁY THIẾT BỊ THĂNG LONG Chuyên