QUY TRINH KE HOACH SAN XUAT DIEU DO GIAO HANG

 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤTĐIỀU ĐỘ SẢN XUẤT- GIAO HÀNG Đơn vị Mã số Lần ban hành Ngày ban hành Số trang : : : : : PHÒNG KẾ HOẠCH QT.LKHSX 01 /…/… … Người soạn thảo Người kiểm soát Người Phê duyệt Tên Lê Đức Anh Huỳnh Minh Thắng Hồ Thị Lan Chi Chức vụ P.P Kế hoạch P.TGĐ Chủ tịch HĐQT Ngày Chữ ký TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Lần ban hành/ngày ban hành Trang sửa đổi Nội dung chính soạn thảo, sửa đởi DANH SÁCH PHÂN PHỚI TÀI LIỆU STT Đơn vị được nhận tài liệu I MỤC ĐÍCH: Nhận photo (ghi rõ số lượng) Nhận file mềm (đánh dấu “X” vào được nhận) Quy trình ban hành nhằm mục đích trình tự hóa các bước cơng việc phải thực hiện, đồng thời phân rõ trách nhiệm, nhiệm vụ bợ phận quá trình sản x́t , xuất hàng được đảm bảo:  Quá trình tiếp nhận thực hiện đơn hàng được kiểm soát theo quy định Công Ty  Thời gian giao hàng, số lượng chất lượng hàng giao yêu cầu khách hàng II PHẠM VI ÁP DỤNG: - Quy trình được áp dụng cho việc triển khai điều độ sản xuất tất các sản phẩm / đơn hàng được sản xuất các xưởng thuộc Công Ty Nguyên Vũ - Quy trình được áp dụng cho việc triển khai giao hàng hóa nước ngồi, bán hàng nội địa thuộc phạm vi Nhà máy gỗ Nguyên Vũ III TRÁCH NHIỆM - Phịng Kế hoạch điều đợ các đơn vị liên quan phải thực hiện theo quy định quy trình Phịng Kế hoạch điều đợ thường xuyên xem xét cải tiến để tài liệu thực hiện có hiệu IV ĐỊNH NGHĨA: 4.1 Các chữ viết tắt: CTHĐQT : Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị TGĐ : Tổng Giám Đốc PTGĐ : Phó Tổng Giám Đốc P YCSX : Phiếu Yêu Cầu Sản Xuất P YCLM : Phiếu Yêu Cầu Làm Mẫu KHSX : Kế Hoạch Sản Xuất KHXH : Kế Hoạch Xuất Hàng LSX : Lệnh Sản Xuất P KH : Phòng Kế Hoạch P.KD : Phòng Kinh Doanh P MH : Phòng Mua Hàng P KT : Phòng Kỹ Thuật HSKT : Hồ Sơ Kỹ Thuật BBPL : Bao Bì Phụ Liệu NVL : Nguyên Vật Liệu PTRR : Phân Tích Rủi Ro TĐSX : Tiến Độ Sản Xuất TP/PP : Trưởng Phịng/Phó Phịng 4.2 Các định nghĩa: a Kế Hoạch (Lịch trình) sản xuất: mợt văn bản/ mệnh lệnh , thể hiện: tên khách hàng, số Lệnh sản xuất (LSX), các mã hàng đơn hàng, loại nguyên liệu mã hàng, khối lượng đơn hàng (số container) thời gian hoàn thành (tính ngày) công đoạn đơn hàng Khi đơn hàng được dời ngày hoàn thành đơn vị việc gây trễ phải được ghi nhận lỗi lịch trình sản x́t sau mợt tháng phải được họp xử lý đơn vị gây trễ đó, thời gian ghi nhận lỗi tính ngày b Kế hoạch xuất hàng: mợt văn được trình bày dạng bảng tổng hợp, ghi rõ tên khách hàng, số LSX, các mã hàng đơn hàng, loại nguyên liệu mã hàng, khối lượng đơn hàng (số container, số cont thực tế xuất hàng), ngày hoàn thành, lịch trình xuất các đơn hàng theo thứ tự thời gian c Lead-time: Là khoản thời gian tính từ lúc bắt đầu đến lúc hoàn thành mợt quá trình sản x́t d Bộ chứng từ để triển khai sản xuất, lập LSX bao gồm: - Phiếu xác nhận thời gian giao hàng được P.KH xác nhận - Phiếu Yêu Cầu Sản Xuất đạo/ yêu cầu từ BP.Sales được TGĐ / PTGĐ / người được ủy quyền duyệt - Quy trình sản xuất đơn hàng mã hàng - Bảng BOM sản phẩm (nếu chưa có Bảng BOM đại trà lấy Bảng BOM làm mẫu báo giá); HSKT (làm mẫu, tính giá / SXĐT) * Các thông tin tiếp nhận: - Hồ sơ kỹ thuật P KT cung cấp: thể hiện định mức nguyên liệu; vật liệu phụ - Định mức BBPL đóng gói; định mức vật tư phụ liệu P KT cung cấp Thể hiện loại vật tư, BBPL định mức sử dụng Quy trình hồn thiện PKT cung cấp: thể hiện loại hóa chất dầu màu định mức sử dụng 5 TRANG LƯU ĐỒ: Bước Lưu đồ Mô tả * Thông tin tiếp nhận để triển khai sản xuất Bộ chứng từ để triển khai sản P KD xuất, lập LSXĐT (phần định nghĩa P KH 3.2.d) P.TGĐ TIẾP NHẬN PYCSX VÀ THÔNG TIN SP CÂN ĐỚI NGUỒN LỰC SẢN XUẤT LẬP LSX Khơng dụt 3+4 Không duyệt DUYỆT LSX LƯU HỒ SƠ BP liên quan/ người thực - Phòng kế hoạch sản xuất dựa vào “Bảng tổng hợp theo dõi đơn đặt hàng” để cân đối kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng - PKH phối hợp với P.Mua hàng BPSX lập danh mục vật tư dự trữ số lượng dự trữ trình BLĐ duyệt Căn P.KH vào số lượng tồn kho vật tư dự trữ để tổng hợp nhu cầu mua vật tư dự trữ Phòng kế hoạch vào số liệu hàng tồn kho BOM sản sảm để cân đối sản xuất thời gian xuất hàng - P KH lập LSX, hoàn tất vòng 01 ngày làm việc - Đối chiếu các yêu cầu sản xuất với kết kiểm tra nguyên vật liệu KHSX trước để tiến hành lập “Kế hoạch sản xuất” theo biểu mẫu ( kế hoạch lập chi tiết cho phân xưởng) P KH Trong vòng làm việc ( kể từ P KT tiến nhận trình duyệt) P.TGĐ phụ trách hồn tất xem xét việc triển khai LSX, : Chấp thuận : Ký duyệt LSX cho triển khai sản xuất Không chấp thuận : Yêu cầu điều chỉnh LSX Biểu mẫu liên quan - Phiếu yêu cầu SX - Phiếu xác nhận TGGH HSKT (bảng kê, bảng vẽ,…) “Bảng tổng hợp theo dõi đơn đặt hàng” Bảng tổng hợp tồn kho Nguyên nhiên liệu BOM - LSX - P YCSX - P XN TGGH - HSKT Bước Lưu đồ KHXH KHSX tổng Triển khai KHSX NM LẬP LỆNH CẤP PHÁT/ĐỀ XUẤT MUA HÀNG DUYỆT ĐỀ XUẤT, LCP BPSX Mô tả BP liên quan/ người thực Cập nhật KHSX tổng – Triển khai KHSX NM: Tập hợp tất các đơn hàng được lập Lệnh sản xuất được gọi “Kế Hoạch Sản Xuất Tổng (Master Plan)” Sau LSX được duyệt ban hành, P.KH cập nhật thơng tin vào KHSX Tởng vịng 08h làm việc Các đơn hàng dự kiến được xếp theo trình tự thời gian sản x́t hàng nhóm lại theo tháng (từ ngày 01 tháng đến ngày 31 tháng) Lập kế hoạch xuất hàng: Căn vào Lệnh sản xuất, KHSX có, TĐSX, Số lượng hàng Nhập Kho, P KH lập “Kế hoạch xuất hàng” TP/PP KH duyệt gửi đến các đơn vị vào thứ hàng tuần -Lập lệnh cấp phát/Đề xuất mua Ngun nhiên liệu, nhu cầu gia cơng ngồi Dựa vào: - Bản vẽ - Bảng định mức: nguyên liệu, vật tư, hóa chất P KH - Định mức BBPL đóng gói - định P.Kỹ mức vật tư phụ liệu P.Kỹ thuật thuật cung cấp Thể hiện loại vật tư, BBPL định mức sử dụng - Thông tin in ấn Phịng KH tiến hành tởng hợp nhu cầu vật tư lập lệnh cấp phát /đề xuất mua hàng -Lập lệnh cấp phát/Đề xuất mua Nguyên nhiên liệu, nhu cầu gia cơng ngồi Trong vịng 02 làm việc (kể từ tiếp nhận trình duyệt), PTGĐ phụ trách hoàn tất xem xét các Đề Xuất, Lệnh Cấp Phát NVL, nếu: + Chấp thuận: Ký duyệt chuyển trả cho P KH + Không chấp thuận: Phê rõ lý do, ký trả lại cho P KH thực hiện lại  P KH hoàn tất việc lập lại vòng 01 làm việc kể Biểu mẫu liên quan - Đề Xuất mua hàng/Gia Công - Lệnh cấp phát - Đề Xuất mua hàng/Gia Công - Lệnh cấp phát Bước Lưu đồ Mô tả BP liên quan/ người thực Biểu mẫu liên quan từ lúc nhận được phản hồi Việc cấp phát nguyên nhiên liệu thực hiện theo quy trình “ Quản lý hàng tồn kho “ Phòng kế toán THEO DÕI SẢN XUẤT KH Sản xuất Phê duyệt Sai KHSX ĐX đ/chỉnh Đúng KHSX TỔNG HỢP VÀ XUẤT HÀNG 10 Kiểm tra TĐSX: - Hàng ngày bộ phận thống kê xưởng tổng hợp số lượng hồn thành ngày ( cứng có xác nhận Q/C ) Trước 9h sáng hôm sau thông tin gửi cho phòng kế hoạch để theo dõi tiến độ - Cập nhật BC suất hàng ngày gởi để BTGĐ các bộ phận liên quan - Cập nhật tiêu hao nguyên nhiên liệu hàng ngày gửi về Ban TGĐ các bộ phận liên quan * Các trường hợp gây trễ bị xử lý theo “Quy định hình thức xử lý đơn vị / cá nhân gây trễ” * P KH tổng hợp lỗi các đơn vị gây trễ TĐSX hàng tháng -Dựa vào thông tin từ bộ phận thống kê, Phịng KH có trách nhiệm tởng hợp vào bảng “ Bảng tổng hợp theo dõi đơn đặt hàng” P.KH LSX; KHXH số lượng thành phẩm nhập kho Thông báo cho các đơn vị kinh doanh để làm thủ tục xuất hàng cho khách hàng - Cơng tác x́t hàng thực hiện theo quy trình “Quản lý Nhập xuất tồn hàng hóa “ Quy trình “ Xuất nhập khẩu” - Biên bàn giao chi tiết SP/ sản phẩm - Biên họp TĐSX - Quy định hình thức xử lý đơn vị / cá nhân gây trễ - Báo cáo suất tổng hợp Biểu mẫu xxx P KH BP.Kho BPSX P KH Lệnh hàng xuất Thực hiện lưu trữ thông tin theo Thư ký đơn hàng theo quy trình lưu trữ hành hồ sơ cơng ty chính TRANG NỘI DUNG DIỄN GIẢI CÁC BƯỚC Trách Nội dung nhiệm Trưởng Bước 1: NHẬN THÔNG TIN YÊU CẦU SX ĐẠI TRÀ VÀ THƠNG TIN phịng SP KH - Trong thời gian yêu cầu P KH phiếu XN TGGH, P KD phải Nhân triển khai P YCSX, chuyển đến các bộ phận Trường hợp P KD trễ viên KH deadline triển khai P.YCSXĐT quá thời gian yêu cầu phiếu XN Tài liệu/biểu mẫu Quy định về bộ chứng từ Yêu cần sản xuất đại trà/mẫu TGGH phiếu XN TGGH xem hủy bỏ, khách đặt hàng lại P KD phải gởi yêu cầu xác nhận lại TGGH - Căn P.YCSXĐT hợp lệ các thông tin đầu vào khác để lập LSXĐT Bước : CÂN ĐỐI NGUỒN LỰC SẢN XUẤT - Nhân viên kế hoạch sản xuất dựa vào “Bảng tổng hợp theo dõi đơn đặt hàng” để cân đối kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng - Dựa vào báo cáo hàng tồn kho bảng nguyên vật liệu yêu cầu sản xuất cho đơn hàng để cân đối thời gian sản xuất phù hợp - PKH phối hợp với P.Mua hàng BPSX lập danh mục vật tư dự trữ số lượng dự trữ trình BLĐ duyệt Căn vào số lượng tồn kho vật tư dự trữ để tổng hợp nhu cầu mua vật tư dự trữ - Phòng kế hoạch vào số liệu hàng tồn kho BOM sản phẩm để cân đối sản xuất thời gian đề xuất mua hàng Bước 3: LẬP LỆNH SẢN XUẤT ĐẠI TRÀ * Căn thông tin nhận bước bước 2, P.KH thực hiện: - Đối chiếu các thơng tin PYCSXĐT có với thơng tin Phiếu XNTGGH được xác nhận trước lập LSXĐT Nếu phát hiện sai lệch phải phản hồi lại với đơn vị phát hành - Thực hiện lập LSX theo mẫu * Lưu ý: Ngoài việc triển khai sản xuất theo thông tin P YCSX, NV KH cần lưu ý để triển khai cụ thể các trường hợp sau: 2.1 Đối với sp chưa SXĐT: - Triển khai làm mẫu đối chứng trước sản xuất đại trà (nếu P KD không triển khai P YCLM trước đó) nhằm lường trước được trở ngại gặp phải quá trình sản x́t đại trà - Triển khai gửi SP test kết cấu, test đóng gói, dự kiến kết test LSX (nếu có) Triển khai nhân mẫu màu, viết quy trình hoàn thiện, định mức dầu màu/ SP họp PTRR 2.2 Đối với sản phẩm SXĐT: - Đã SXĐT gặp phải trở ngại về SX khó, nguyên vật liệu thường trễ, khách khiếu nại về chất lượng, … phải nêu vào LSX, triển khai họp PTRR lại - Nếu khách thay đổi về cách đóng gói (như: số SP/ carton, thay đởi phụ liệu bên SP…  triển khai P.Kỹ thuật làm mẫu dùng cho khảo sát bao bì 2.3 Đối với sản phẩm có chi tiết tiện, Bọc nệm, textilen, melamin, da, vải bạt dù, sơn… mà công nghệ hiện lực sản xuất hiện công ty không đáp ứng cần xin đạo BLĐ để triển khai đặt gia cơng bên ngồi trước lập LSXĐT - P KH triển khai tổ chức làm mẫu – kiểm soát tiến độ làm mẫu - P KT tổ chức, điều hành họp PTRR đồng thời cử nhân viết biên họp PTRR Kể từ lúc nhận được đủ thông tin bước 1, các thơng tin khơng sai lệch, P.KH hồn thành lập trình dụt LSX, hồn tất vịng 01 ngày làm việc (trường hợp đặc biệt phải xin đạo từ cấp trên) Bước 4: DUYỆT LỆNH SẢN XUẤT ĐẠI TRÀ: - P KH sau lập LSX phải trình BLĐ ký duyệt vòng làm việc Trong trường hợp LSX chưa P KH phải sửa lại trình BLĐ vịng làm việc - LSX được duyệt được chuyển đến các đơn vị P KD, P MH, BP Kho vận, BPSX, Phòng kế toán file scan/file mềm qua email - Trường hợp có điều chỉnh LSX phải thể hiện rõ lý thay đổi phần được phép điều chỉnh nội dung Xem xét về việc yêu cầu sản xuất mẫu xuất mẫu sản phẩm mẫu chưa có mẫu đối chứng cho đơn hàng - có thay đởi so với LSX cũ LSX điều chỉnh Mọi thay đổi LSX phải có phê duyệt cấp được phân quyền Bước 5: CẬP NHẬT KHSX – KHXH – TRIỂN KHAI KHSX NM: 5.1 Cập nhật KHSX tổng – Triển khai KHSX NM: - Tập hợp tất các đơn hàng được lập Lệnh sản xuất được gọi “Kế Hoạch Sản Xuất Tổng (Master Plan)” - Sau LSX được duyệt ban hành, P.KH cập nhật thông tin vào KHSX Tởng vịng 08h làm việc Các đơn hàng dự kiến được xếp theo trình tự thời gian sản xuất hàng nhóm lại theo tháng (từ ngày 01 tháng đến ngày 31 tháng) 5.2 Lập kế hoạch xuất hàng: - Căn vào Lệnh sản xuất, KHSX có, TĐSX, Số lượng hàng Nhập Kho, P KH lập “Kế hoạch xuất hàng” TP/PP KH duyệt gửi đến các đơn vị vào thứ hàng tuần Lưu ý: - Từng đơn hàng được phân tích theo các yếu tố số lượng hàng sản xuất, thời gian giao hàng, thời gian cung cấp nguyên liệu, thời gian thực hiện các công đoạn sản x́t là: phơi, định hình, lắp ráp, hồn thiện, đóng gói được tởng hợp thành báo cáo TĐSX - KHSX KHXH phải thống nhất về thời gian sản xuất, thời gian xuất hàng các thông tin khác Các thông tin thời hạn thực hiện được đề cập các kế hoạch sản xuất phải được các phòng ban liên quan ý thực hiện cho phù hợp Quy trình quay trở lại bước có thơng tin làm thay đởi mợt hay nhiều thành phần kế hoạch hiện hành Bước 6: TỔNG HỢP NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU-LÀM ĐỀ XUẤTLỆNH CẤP PHÁT: 6.1 Các Thơng Tin cần có: 6.1.1 Hồ sơ kỹ thuật SXĐT (do P KT cung cấp): - Bản vẽ - Bảng định mức: nguyên liệu, vật tư, hóa chất - Định mức BBPL đóng gói - định mức vật tư phụ liệu P.Kỹ thuật cung cấp Thể hiện loại vật tư, BBPL định mức sử dụng - Thông tin in ấn 6.1.2 Quy định về thời gian cung cấp thông tin sau: Thời gian cấp tối đa kể từ có LSX SL mã Định mức BBPL, Định SP triển STT Ghi thông tin in ấn mức khai SX HSKT (kể từ có mẫu nguyên (mã) duyệt khách) phụ liệu ≤5 ngày 6-10 11-20 ngày >20 ngày 6.1.3 Quy trình hồn thiện P KT Phòng Mua hàng cung cấp: loại hóa chất dầu màu định mức sử dụng - Đối với SP chưa SX đại trà: o Trong vịng 05 ngày sau hồn thiện mẫu cuối khách, P KT phải ký duyệt Quy trình hồn thiện bảng định mức tiêu hao ngun vật liệu / SP cho đơn hàng theo mẫu chuyển lại cho P KH vòng ngày Tổng thời gian không quá 10 ngày sau P KH triển khai LSX - Đối với sản phẩm sản xuất đại trà: o P.KH sử dụng quy trình hoàn thiện định mức sử dụng SX đợt trước P KT cập nhật vào BOM để tổng hợp nhu cầu hóa chất dầu màu, vịng ngày kể từ nhận LSX mà khơng có bất kỳ thay đổi từ các đơn vị SX gửi lại P.KH xem định mức QT hồn thiện được áp dụng chính thức 6.1.4 Thông tin liệu tồn kho nguyên liệu: - Số liệu gỗ xẻ khô kho - Số liệu tồn gỗ sấy - Số liệu tồn kho Nguyên phụ liệu 6.1.5 Tỷ lệ tiêu hao nguyên liệu: - Bộ phận tính giá phòng kế toán cung cấp tỷ lệ tiêu hao nguyên liệu gỗ cho sản phẩm có đơn hàng phát sinh 6.2 Tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu – hóa chất nhu cầu đặt gia công: 6.2.1 Tổng hợp nhu cầu nguyên liệu: - Căn P YCSX / LSX / KHSX / HSKT / Tồn Kho (thể hiện rõ định mức nguyên liệu / vẽ sản phẩm) được P KT cấp, NV tổng hợp cấp phát thực hiện lập Bảng dự trù nguyên liệu gỗ khô cho sản phẩm để có cư làm đề xuất mua hàng Lưu ý: Tỷ lệ tiêu hao gỗ phách tính bình quân sản phẩm phải so sánh với tỷ lệ tiêu hao nguyên liệu bình quân sản phẩm với liệu nhóm tính giá (đảm bảo định mức cấp không vượt tỷ lệ đánh giá) - Căn Bảng dự trù nguyên liệu gỗ cho sản phẩm được duyệt, số liệu tồn kho, NV tổng hợp làm Đề Xuất Mua Hàng Lệnh Cấp Phát cho LSX ( theo số PO) trình BLĐ dụt mua ngun liệu, Phịng mua hàng bảng tổng hợp để tổ chức mua nguyên liệu nhập kho theo yêu cầu đề xuất 6.2.2 Tổng hợp nhu cầu vật tư, bao bì phụ liệu - Căn PYC SXĐT / LSX; KHSX; bảng kê, định mức (vật tư, bao bì phụ liệu, định mức dầu màu hóa chất) từ P KT, NV tổng hợp thực hiện lập Đề Xuất Mua Hàng Lệnh Cấp Phát - Trên bảng đề xuất thể hiện nhu cầu vật tư / bao bì phụ liệu / hóa chất dầu màu cho LSX ( theo số PO), số lượng tồn kho số lượng đề nghị mua bở sung cấp cho LSX, trình BLĐ duyệt trước chuyển cho phòng mua hàng - P.Mua hàng bảng tổng hợp đề nghị mua hàng được duyệt, tổ chức mua hàng theo số lượng đề nghị 6.2.3 Tổng hợp nhu cầu đặt gia cơng ngồi - Căn leadtime sản xuất, KHSX, thông tin đơn hàng cần đặt gia công ngồi báo cáo tiến đợ sản x́t đơn hàng không đáp ứng thời gian giao hàng, cần đặt gia công đột xuất, TP/PP Kế Hoạch làm đề xuất đặt gia cơng để trình BLĐ dụt chuyển P.Mua hàng tiến hành đặt gia công 6.2.4 Tổng hợp nhu cầu dự trữ: - Đối với một số loại vật tư, nguyên liệu thường xuyên sử dụng / khó đặt hàng … cần mua dự trữ sẵn để cấp kịp thời tiết kiệm chi phí mua hàng, P.KH phối hợp với BPSX P.Mua hàng để lập danh mục vật tư cần mua dự trữ số lượng dự trữ (tối đa & tối thiểu) trình BLĐ duyệt - Căn số lượng tồn kho vật tư dự trữ, số lượng dự trữ dùng hết 50% NV tởng hợp P.KH tởng hợp nhu cầu mua vật tư dự trữ trình BLĐ duyệt để P.Mua hàng mua nhập kho dự trữ sử dụng - NV tổng hợp phải thống kê tần suất sử dụng hàng dự trữ để làm sở đề xuất hiệu chỉnh danh mục vật tư dự trữ tháng / lần 6.2.5 Quy định chung: - Tất các Đề Xuất Mua Hàng Lệnh Cấp Phát nhu cầu nguyên vật liệu / bao bì phụ liệu / hóa chất dầu màu / nhu cầu gia cơng ngồi nhân viên tởng hợp lập đều phải trình trưởng / phó phịng kế hoạch xem xét trước trình BLĐ / người được ủy quyền duyệt - P KH phải chuyển ĐXMH được BLĐ ký duyệt đến bộ PMH sau ngày * Thời gian thực hiện: Quy định về thời gian hồn thành việc tởng hợp kể từ nhận đủ thơng tin sau: Thời gian hồn thành tởng hợp kể từ lúc nhận đủ thông tin hợp lệ Trường Đề Xuất hợp NVL Đề Xuất NVL Đề Xuất gia Ghi (đối với sp (đối với sp mới) công cũ) Trường Sau 03 ngày làm 01 ngày làm hợp 02 ngày làm việc kể từ nhận việc, được thông việc đủ thông tin từ P.KT BLĐ duyệt thường Các phiếu 02 làm việc kể 02 làm yêu cầu từ nhận đủ thông việc làm tin từ P KT mẫu Nhu Trước ngày cầu dự cần nhập trữ hàng 10 ngày Nhu cầu 01 làm việc khẩn sau được đột BLĐ duyệt xuất Bước 7: DUYỆT ĐỀ XUẤT MUA HÀNG – LỆNH CẤP PHÁT: - Trong vòng 02 làm việc (kể từ tiếp nhận trình dụt), PTGĐ phụ trách hồn tất xem xét các Đề Xuất, Lệnh Cấp Phát NVL, nếu: + Chấp thuận: Ký duyệt chuyển trả cho P KH + Không chấp thuận: Phê rõ lý do, ký trả lại cho P KH thực hiện lại  P KH hồn tất việc lập lại vịng 01 làm việc kể từ lúc nhận được phản hồi - Sau được phê duyệt P KH chuyển: + Đề Xuất đến P MH: theo đề xuất P KH chuyển, tổ chức thực hiện mua hàng theo quy trình ” Mua hàng hóa dich vụ” Lưu ý: Đối với đề xuất mà P MH không đáp ứng phải báo lại P KH sau 01 ngày nhận đề xuất) + Lệnh Cấp Phát đến BPSX: lệnh cấp phát mà P KH chuyển BP Kho, Kế Toán các phân xưởng để tiến hành nhận nguyên vật liệu kho theo quy trình ” Quản lý nhập xuất kho ” Bước 8: THEO DÕI TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT: 8.1 Kiểm tra kiểm soát tiến độ; Thu thập thơng tin phân tích tiến độ sản xuất: - Hàng ngày bộ phận thống kê xưởng tởng hợp số lượng hồn thành ngày ( cứng có xác nhận Q/C ) Trước 9h sáng hơm sau thơng tin gửi cho phịng kế hoạch để theo dõi tiến độ - Căn KHSX, LSX, báo cáo suất biên giao/nhận chi tiết SP các xưởng sản xuất NV điều độ kiểm tra TĐSX thực tế hiện trường nhà máy phát hiện việc trễ tiến độ/nguy trễ phải thông báo cho trưởng đơn vị bị trễ / có nguy trễ báo cáo với TP/ PP KH, TP/PP.KH phải trao đổi nhanh với trưởng các đơn vị liên quan để đưa các phương án xử lý Trường hợp không xử lý được đưa vào nội dung cần giải vào nội dung họp TĐSX - Trưởng các đơn vị liên quan kể phát hiện trước việc trễ deadline đơn vị khác ảnh hưởng đến việc thực hiện tiến đợ cần lập bảng cảnh báo cáo lỗi gởi tới TP/PP KH - Các đơn vị có trở ngại / khó khăn đều phải thơng tin về cho P.KH để giải xử lý khó khăn gặp phải - Riêng các trường hợp khẩn cấp, TP/PP.KH phải triệu tập các đơn vị để giải mà không cần phải đợi đến cuộc họp TĐSX 8.2 Tổ chức họp TĐSX điều chỉnh TĐSX 8.2.1 Tổ chức họp TĐSX: - Căn theo tình hình thực tế NM, P KH tở chức họp TĐSX được TP/PP KH điều hành, trưởng các đơn vị phải chuẩn bị trước nội dung để trả lời nguyên nhân trễ, khó khăn gặp, biện pháp khắc phục, phòng ngừa (nếu lỗi lặp lại / Lỗi nghiêm trọng) để các thành viên họp tiến độ sản xuất thảo ḷn chủ trì c̣c họp định - Cuộc họp tiến độ sản xuất PTGĐ phụ trách chủ trì vào ngày thứ hàng tuần (thay đởi tùy theo thời điểm/ yêu cầu BLĐ) - TP/PP.KH điểu khiển cuộc họp theo nội dung chuẩn bị theo tình hình thực tế diễn biến NM P.Kế hoạch đưa đề xuất xử lý các đơn vị gây trễ - Các nội dung, diễn biến cuộc họp thư ký cuộc họp (do trưởng P.KH bố trí), ghi vào biên họp trình người chủ trì c̣c họp phê dụt - Biên họp gởi đến các bộ phận liên quan sau 01ngày làm việc, sau c̣c họp kết thúc (nếu chủ trì c̣c họp chưa phê duyệt P KH gửi mail đến các phòng ban liên quan trước) 8.2.2 Điều chỉnh tiến độ SX - Trưởng các đơn vị được định có tham gia quá trình SX cần phải triển khai các yêu cầu định cuộc họp cụ thể trường hợp để thực hiện định cuộc họp - TP/PP KH phối hợp với các đơn vị/bộ phận theo dõi các định được xử lý cuộc họp được triển khai chưa đạt yêu cầu được báo cáo c̣c họp - Trưởng phó các đơn vị gây trễ TĐSX có trách nhiệm lập ”Phiếu dời ngày hoàn thành” - Trưởng PKH cập nhật lại KHSX triển khai, triển khai LSX (nếu cần) 8.2.3 Báo cáo suất: Biên bàn giao chi tiết SP/ sản phẩm - Biên họp TĐSX - Quy định hình thức xử lý đơn vị / cá nhân gây trễ - Báo cáo suất tổng hợp Biểu mẫu xxx Phòng kế hoạch - Báo cáo suất thực hiện các nhà máy P.Kế hoạch tổng hợp, báo cáo được cập nhật gởi đến các đơn vị lúc 10h00 hàng ngày dựa báo cáo các phân xưởng gởi về P KH trước 9h00 hàng ngày Kết báo cáo hàng tháng được in trình báo cáo BLĐ - Phịng kế hoạch chịu trách nhiệm ghi nhận tổng hợp lỗi gây trễ TĐSX các đơn vị hàng tháng Bảng tởng hợp lỗi TP KH dụt trình báo cáo BLĐ, đồng thời gửi thông tin đến các đơn vị gây lỗi trước ngày 05 tháng 03 đơn vị có tỷ lệ lỗi cao nhất P.KH lập Tờ Trình trình BLĐ trừ tiền trách nhiệm tháng Bước 9: TỔNG HỢP VÀ XUẤT HÀNG: - Dựa vào thông tin từ bộ phận thống kê, Phịng KH có trách nhiệm tởng hợp vào bảng “ Bảng tổng hợp theo dõi đơn đặt hàng” - P.KH LSX; KHXH số lượng thành phẩm nhập kho Thông báo cho các đơn vị kinh doanh để làm thủ tục xuất hàng cho khách hàn - Phòng KH vào Phiếu yêu cầu giao hàng bộ phận kinh doanh tiến hành thực hiện việc xuất kho theo quy trình “ Quản lý Nhập xuất kho hàng hoán” Phòng kế toán Quy trình “ Xuất nhập khẩu” BP Xuất nhập Bước 10: LƯU HỒ SƠ - Trưởng /phó phịng kế hoạch tở chức lưu trữ hồ sơ các đơn hàng theo quy trình lưu trữ hồ sơ cơng ty BIỄU MẪU ÁP DỤNG SỚ HIỆU TÊN BIỂU MẪU Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho TP kế toán THỜI GIAN LƯU TRỮ ... hiện đơn hàng được kiểm soát theo quy định Công Ty  Thời gian giao hàng, số lượng chất lượng hàng giao yêu cầu khách hàng II PHẠM VI ÁP DỤNG: - Quy trình được áp dụng cho việc triển... - Phiếu xác nhận thời gian giao hàng được P.KH xác nhận - Phiếu Yêu Cầu Sản Xuất đạo/ yêu cầu từ BP.Sales được TGĐ / PTGĐ / người được ủy quy? ?̀n duyệt - Quy trình sản xuất đơn hàng... theo do? ?i đơn đặt hàng” P.KH LSX; KHXH số lượng thành phẩm nhập kho Thông báo cho các đơn vị kinh doanh để làm thủ tục xuất hàng cho khách hàng - Công tác xuất hàng thực hiện theo quy