QUY ĐỊNH HỒ SƠ THANH TỐN STT Cấp Cơng tác phí Cấp Chi phí cơng tác nước ( khơng bao gồm chi phí vé máy bay) Bộ chứng từ yêu cầu Kế họach/ Quyết định công tác Giáy đường/ Giấy công tác ngày Hóa đơn 1 Làn ban hành: 01 Ngày ban bành: ……./……./2017 Yêu cầu chứng Quy định từ Gốc/ photo có xác - Cơng tác ngày không cần kế hoạch /Quyết định nhận trưởng - Bản photo áp dung trường hợp toán nhiều đơn vị lần Quy định việc xác nhận giấy đường + Giấy đường phải có xác nhận nơi đến Trường Gốc/ photo có xác hợp khơng có xác nhận nơi đến trưởng đơn vị cử CBnhận trưởng CNV công tác phải ký xác nhận thời gian công tác đơn vị giấy đường phải chịu trách nhiệm trước Ban TGĐ tính xác, trung thực nội dung xác nhận - Đối với chi phí taxi phải có đầy đủ biên nhận ( Gốc photo) đính kèm Tờ trình phê duyệt chi phí khơng chứng từ chi Gốc phí khơng có chế độ cơng tác phí Gốc/ photo có xác Kế họach/ Quyết định cơng nhận trưởng tác đơn vị Cơng tác phí Gia cơng hàng hóa Vé máy bay Tờ trình phê duyệt chọn đơn vị cung cấp vé máy bay Gốc Cùi vé máy bay Gốc Hóa đơn Gốc Biên đối chiếu công nợ Gốc/Photo Tờ trình chủ trương phê duyệt gia cơng ngồi Tờ trình chọn đơn vị gia cơng Gốc Gốc/ photo có xác nhân cùa Trtrðng dan vi - - Đối với vé máy bay HĐQT,Ban KSNB,Ban TGĐ khơng cần tờ trình chọn đơn vị cấp vé máy bay Trường hợp phát sinh chi phí đổi vé/hồn vé, người cơng tác phải làm tờ trình trình Ban TGĐ phê duyệt Có xác nhận nhà cung cấp Phiếu xuất kho Gốc, Có xác nhân dày dù cüa bên giao bên nhân Phiếu cân xe vào cổng Gốc Nguyên Vũ Phiêu giao hàng đơn vị Gốc, Có xác nhân gia công/ biên bàn dày dù cùa bên giao giao hàng hóa bên nhân Phiếu nhập kho hàng hóa thành phẩm Nguyên Gốc Vũ Hợp đồng gia cơng/Đơn đặt Gốc hàng gia cơng Hóa đơn Gốc Phiếu kiểm tra chất lượng Q/C chứng từ có Gốc giá trị tương đương ( có) Biên xác nhận chi tiết hàng gia cơng ( chi tiết theo khối lượng : Tổng 10 Gốc/ photo Nguyên liệu = tổng thành phẩm + phế liệu + hao hụt) Bảo hiểm Tài Sån/Vận chuyển/Con người Tờ trình phê duyệt chọn đơn vị mua bảo hiểm Hợp đồng bảo hiểm Bång kê giá trị mua bảo hiểm Danh sách nhân tham gia mua bảo hiểm Đơn vị gia công đơn vị yêu cầu xác nhận - Đối với tài sản : Phòng kế tốn xác nhận - Ban TGĐ phê duyệt giá trị Đối với vận chuyển :Phòng kinh doanh xác nhận – Ban TGĐ phê duyệt giá trị Đối với người : Phòng HCNS xác nhận – Ban TGĐ phê duyệt Gốc Gốc Gốc - Đơn bảo hiểm/Chứng nhận Gốc bảo hiểm Hóa đơn bảo hiểm Gốc Hóa đơn båo hiưm - Gốc Xây dựng Xây dựng, sửa chữa nhỏ văn phòng, nhà máy Các chi phí khơng thơng qua cơng tác chào giá mua hàng Phiếu đề xuất vật tư/tờ trình chủ trương Tờ trình phê duyệt cung cấp vật tư Gốc Gốc Gốc/ photo có xác nhận trưởng đơn vị Gốc Hợp đồng xây dựng (náu có) Biên nghiệm thu Hóa đơn Gốc Tờ trình phê duyệt chi phí định chi ( Gốc có) Giấy đề nghị tốn Gốc Phiếu yêu cầu tiếp khách Gốc Hóa đơn ( có) Gốc - Tiếp khách Hành Tiếp khách/ q tặng ( phòng /ban) Tiếp khách/quà tặng ( Ban TGĐ) Điện thoại cố định, điện, nước, điện thoại di động Rác, nước khoáng, nước đá,truyền hình, internet, thực phẩm,chuyển phát nhanh Chi phí văn phòng phẩm Tờ trình phê duyệt chi phí khơng hóa đơn chứng từ Gốc chi phí vượt dự tốn Phiếu yêu cầu tiếp Gốc khách /quà tặng Hóa đơn (nếu có) Gốc Hóa đơn Gốc Gốc Giấy báo cước ( có) Danh sách số điện thoại toán Bảng kê giao nhận Hóa đơn Gốc Hợp đồng Gốc/Photo Bảng tổng hợp nhu cầu VPP Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp Gốc/Photo Gốc Gốc Gốc - Theo thẩm quyền phê duyệt Có phê duyệt Chủ tịch HĐQT Ban TGĐ theo hạn mức giấy ủy quyền Nhu cầu tiếp khách thuộc phòng ban P.TGĐ chịu trách nhiệm phê duyệt ( theo hạn mức giấy ủy quyền) Nếu khách Ban TGĐ chủ tịch HĐQT phê duyệt Phòng HCNS phụ trách thực tờ trình 3 Phiếu giao hàng Bảng kê/biên bàn giao Gốc Hóa đơn Hợp đồng đơn đặt hàng Tờ trình phê duyệt chi phí Chi phí mua đồ cúng Tiền sửa chữa máy tính, mực in,máy phơto Bảo dưỡng/sửa chữa xe Nhiên liệu cho xe tải/xe Gốc Gốc Gốc/Photo Gốc Hóa đơn/Biên nhận Gốc Bảng kê chi tiết khoản Gốc chi phí Phiếu yêu cầu sữa chữa, Gốc thay Gốc/Photo có xác Tờ trình phê duyệt nhà nhận trưởng cung cấp đơn vị Gốc/Photo có xác Hợp đồng/Đơn đặt hàng nhận trưởng đơn vị Biên bàn giao/nghiệm Gốc thu Hóa đơn Gốc Gốc/Photo có xác Phiếu yêu cầu bảo dưỡng/ nhận trưởng sửa chữa đơn vị Gốc/Photo có xác Nhật trình xe nhận trưởng đơn vị Tờ trình phê duyệt nhà Gốc/Photo có xác cung cấp/tờ trình phê nhận trưởng duyệt chi phí đơn vị Gốc/Photo có xác Hợp đồng/Đơn đặt hàng nhận trưởng ( có) đơn vị Bảng kê dịch vụ bảo Gốc dưỡng/sửa chữa Hóa đơn Gốc Nhật trình xe Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị - Có xác nhận bên Hóa đơn Gốc Bảng kê xăng, dầu, nhớt xe Gốc Gốc/Photo có xác Bảng tính định mức nhiên nhận trưởng liệu thực tế đơn vị Gốc/Photo có xác Hợp đồng ( có) nhận trưởng đơn vị Gốc Vé thu phí Bảng kê phí cầu đường Nhật trình xe Phiếu thu phí OBU Biên lai thu tiền/Hóa đơn Phiếu yêu cầu vật tư/ tờ trình chủ trương Tờ trỉnh phê duyệt nhà cung cấp Hợp đồng/ đơn đặt hàng ( có) Phiếu xuất hàng gia công/sửa chữa Biên nghiệm thu Gốc bàn giao Hóa đơn Gốc Phiếu đề xuất mua hàng Gốc Phí cầu đường/ phí kiểm định,phí đăng kiểm phí sử dụng đường Gia công, sửa Gia công sửa chữa phục vụ sản chữa thiết bị xuất NVL, hàng hóa, NVL: Gỗ, Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Gốc - Sử dụng cho phí cầu đường Gốc - Sử dụng cho phí kiểm định, đăng kiểm, phí sử dụng đường Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Tờ trình phê duyệt mua hàng Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Hợp đồng/Đơn đặt hàng Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Phiếu xuất kho NCC/Phiếu giao hàng Gốc Phiếu nhập kho Gốc Báo cáo nhập kho File excel Biên nghiệm thu CO/CQ/COA (néu có) CCDC sơn,verneer Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Phiếu thử mẫu đạt chất lượng Gốc 11 Hóa đơn Gốc 10 Gốc 10 CCDC Mua thường xuyên/ không thường xuyên Phiến cân vào cổng Gốc/Photo có xác nhận trưởng đơn vị Phiếu yêu cầu vật tư/Tờ trình chủ trương Tờ trình phê duyệt mua hàng Hợp đồng /Đơn đặt hàng ( có) Phiếu giao hàng nhà cung cấp Phiếu nhập kho Biên nghiệm thu Phiếu cân (nếu có) Hóa đơn Gốc Gốc Gốc Gốc Gốc Gốc Gốc Gốc - Nhân viên thủ kho Nguyên Vũ xác nhận thông tin - Đối với đơn hàng, hợp đồng toán nhiều lần, toán từ lần thứ trở đi,ngồi chứng từ phải kèm theo “ sồ chi tiết công nợ “ có xác nhận phòng kế tốn - Quy định quy định chứng từ bản, tùy vào trường hợp hồ sơ tốn phải gồm số chứng từ khác theo quy định tờ trình/ hợp đồng Các khoản chi phí khác ngồi mục áp dụng theo quy định liên quan - Đối với văn có phê duyệt Ban TGĐ, HĐQT( tờ trình,phiếu yêu cầu, kế hoạch, dự toán, định…) đơn vị soạn thảo bắt buộc phải đánh số theo dõi số không trùng - Đối với biên nghiệm thu, bàn giao hàng hóa, dịch vụ chứng từ có giá trị tương đương phải xác nhận trưởng đơn vị có trách nhiệm nghiệm thu, bàn giao Trưởng đơn vị hiểu Ban Giám đốc/Trưởng, phó phòng ban trỡ lên - Đối với việc sử dụng tờ trình chọn nhà cung cấp để tốn phải dùng gốc Nếu tốn nhiều lần trưởng phòng mua hàng phải ký xác nhận tờ trình phê duyệt chọn nhà cung cấp - Một số quy định phiếu yêu cầu mua hàng/vật tư: - Tất nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ Công ty phải ghi nhận phiếu yêu cầu mua hàng Phòng mua hàng/phòng HCNS có trách nhiệm theo dõi tiến độ mua hàng, tiến độ toán hạng mục phiếu yêu cầu mua hàng hóa/ vật tư Việc sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng tiến hành toán quy định sau: + Trường hợp Phiếu yêu cầu mua hàng toán lần : dùng gốc + Trường hợp phiếu u cầu mua hàng hóa/vật tư dùng tốn nhiều lần: - Tại lần tốn thứ 1,2,3 :Phòng mua hàng/phòng HCNS xác nhận phiếu yêu cầu mua hàng số lượng, hạng mục toán kèm theo ghi số hóa đơn tốn phiếu gốc Phiếu u cầu mua hàng Sau phòng kế tốn kiểm tra Phòng mua hàng/Phòng HCNS photo Phiếu u cầu mua hàng kẹp vào hồ sơ toán Phòng mua hàng/Phòng HCNS gốc - Tại lần tốn cuối cùng: Phòng mua hàng/Phòng HCNS xác nhận số lượng toán lần cuối phiếu mua hàng phiếu lưu trữ phòng kế tốn 11 Quy định chung ... hợp đồng toán nhiều lần, toán từ lần thứ trở đi,ngồi chứng từ phải kèm theo “ sồ chi tiết cơng nợ “ có xác nhận phòng kế tốn - Quy định quy định chứng từ bản, tùy vào trường hợp hồ sơ tốn phải... khác theo quy định tờ trình/ hợp đồng Các khoản chi phí khác ngồi mục áp dụng theo quy định liên quan - Đối với văn có phê duyệt Ban TGĐ, HĐQT( tờ trình,phiếu yêu cầu, kế hoạch, dự toán, định )... độ mua hàng, tiến độ toán hạng mục phiếu yêu cầu mua hàng hóa/ vật tư Việc sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng tiến hành toán quy định sau: + Trường hợp Phiếu yêu cầu mua hàng toán lần : dùng gốc +