Quy trình mua hàng hóa địch vụ của công ty sản xuất

quy trình mua hàng hóa địch vụ của một công ty sản xuất rất cần thiết để kiểm soát rủi ro trong quá trình mua hàng hóa dịch vụ. Đây là quy trình đã áp dụng tốt tại tổ chức chúng tôi và tôi rất tâm đắc

 QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA VÀ DỊCH VỤ Đơn vị Mã số Lần ban hành Ngày ban hành Số trang : : : : : CTY CP NGUYÊN VŨ QT.-MHHDV 01 20/02/2018 13 Kiểm tra Kiểm soát Phê duyệt Tên Trần Thị Đông Huê Nguyễn Quốc Bảo Hồ Thị Lan Chi Chức vụ TP.Mua hàng P.TGĐ Sản xuất Tổng Giám đốc Ngày Chữ ký TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Lần ban hành/ngày ban hành Trang sửa đổi Nội dung chính soạn thảo, sửa đổi DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU ST T Đơn vị được nhận tài liệu Nhận photo (ghi rõ số lượng) Nhận file mềm (đánh dấu “X” vào nếu được nhận) MỤC ĐÍCH - Nhằm chuẩn hóa nghiệp vụ quy trình mua hàng hóa dịch vụ u cầu cần thiết q trình kiểm sốt chi phí mua hàng - Phân công, phân nhiệm quy định rõ cách thức phối hợp đơn vị liên quan để đảm bảo việc thực hiện kiểm sốt q trình mua hàng đạt hiệu cao - Đảm bảo tính khách quan cách thức lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp với yêu cầu Công ty Cp Nguyên Vũ PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng cho tất nhu cầu mua hàng hóa dịch vụ Cơng ty Ngun Vũ loại trừ loại hàng hóa dịch vụ sau: + Điện, nước, Điện thoại sử dụng cho tất đơn vị Cơng ty Ngun Vũ + Gỗ trịn mua từ công ty Hải Vương ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT  Định nghĩa - Hàng hóa bao gồm nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh (trừ hàng hóa vật tư loại trừ phía mục số 2), cơng cụ dụng cụ, máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, sản phẩm để thương mại, phương tiện bảo vệ cá nhân, … - Dịch vụ hoạt động Công ty Nguyên Vũ phải thuê đơn vị bên thực hiện: cung cấp phần mềm, đào tạo, tư vấn, hiệu chuẩn thiết bị đo, kiểm định máy móc thiết bị, đo đạc giám sát môi trường, dịch vụ in ấn, thiết kế quảng cáo, bảo hiểm, dịch vụ cảng, dịch vụ vận chuyển …  Thuật ngữ - Đơn vị có nhu cầu đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa dịch vụ, bao gồm: đơn vị/phịng ban tḥc Cơng ty Ngun Vũ bao gồm VPSG Nhà máy gỗ Nguyên Vũ Từ viết tắt  - CƠNG TY NGUN VŨ : Cơng ty CP Nguyên Vũ - CT.HĐQT : Chủ Tịch Hội đồng quản trị - Ban TGĐ : Ban Tổng Giám đốc - Phòng MH : Phòng Mua hàng - NCC : Nhà cung cấp QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM & THỜI GIAN XỬ LÝ BỘ HỒ SƠ 4.1 Quy định trách nhiệm  Đơn vị yêu cầu, Phòng MH đơn vị chịu trách nhiệm về chất lượng hàng mua, giá hợp lý tính minh bạch trình mua hàng (tùy theo chức phòng ban)  Đơn vị yêu cầu - Cung cấp thông tin vật tư mua thường xun Phịng bảo trì Hệ thống sản xuất (tên, số lượng, qui cách, chủng loại…) gửi về Phòng MH để thiết lập danh mục hàng thay thế dự phịng thường xun trình phê dụt Ban TGĐ + Phịng bảo trì chịu trách nhiệm về hạng mục sử dụng thường xuyên hệ thống bảo trì máy móc thiết bị Khi gửi thơng tin cho phịng mua hàng Phịng bảo trì phải gửi cho phịng KH để theo dõi thơng tin + Phịng KH chịu trách nhiệm về hạng mục sử dụng thường xuyên hệ thống sản xuất - Cung cấp đầy đủ yêu cầu kỹ thuật hàng hóa/dịch vụ cần mua bộ hồ sơ yêu cầu mua hàng; đồng thời chịu trách nhiệm thẩm định yếu tố kỹ thuật hàng hóa/dịch vụ phản hồi thơng tin về Phịng MH để có qút định mua tối ưu - Đơn vị yêu cầu có trách nhiệm thẩm định kỹ thuật, sản phẩm nhà cung cấp nhận yêu cầu xem xét kỹ thuật từ Phòng MH - Đơn vị đề xuất mua hàng phải có trách nhiệm kiểm tra trừ hàng hóa tồn kho trước gửi phiếu đề xuất cung cấp vật tư Có thể Giới thiệu nhà cung cấp đủ lực, phù hợp với yêu cầu mua hàng để công tác mua hàng diễn thuận lợi - Tham gia phối hợp với Phòng MH, để đánh giá nhà cung cấp, thẩm định yếu tố mang tính kỹ thuật để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu - Theo dõi tuổi thọ hàng hóa vật tư định kỳ (cập nhật hàng tháng) báo cáo về Phòng MH - Có trách nhiệm theo dõi tiến đợ thực hiện u cầu mua hàng đơn hàng đơn vị yêu cầu, kịp thời thông báo đến đơn vị liên quan về tiến độ thực hiện việc thẩm định để kịp thời đáp ứng yêu cầu mua hàng - Định kỳ thứ hàng tuần đơn vị yêu cầu gửi bảng tổng hợp, theo dõi tiến độ đơn hàng gửi cho đơn vị trực tiếp tiếp nhận, đơn vị tiếp nhận có trách nhiệm phản hồi lại thơng tin cho đơn vị yêu cầu về tiến độ đơn hàng vào thứ hàng tuần theo biểu mẫu “Bảng theo dõi vật tư yêu cầu” BM01  Phòng MH, Phòng HCNS - Phòng MH, Phòng HCNS chịu trách nhiệm nhận Phiếu đề xuất mua hàng, cân đối hàng tồn kho, làm rõ yếu tố kỹ thuật nhu cầu mua hàng, đưa đặc điểm nhận dạng để mua đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng đơn vị yêu cầu - Phối hợp với đơn vị có nhu cầu thiết lập danh mục hàng thay thế dự phòng thường xuyên - Chịu trách nhiệm chính việc tổ chức thực hiện khảo sát thực tế với đơn vị liên quan nhằm đánh giá lực NCC thẩm định thực tế yếu tố kỹ thuật, chất lượng (nếu có) hàng hóa cần mua - Tìm kiếm NCC, nhận báo giá từ NCC, đàm phán giá để có giá tối ưu, chịu trách nhiệm chính việc thiết lập hồ sơ nhà cung cấp, phối hợp với NCC… để tổ chức đàm phán trực tiếp với NCC, đề xuất NCC phù hợp yêu cầu kỹ thuật, trình ký theo dõi tờ trình phê duyệt mua hàng theo quy trình để đáp ứng tiến đợ cung cấp hàng hóa cho đơn vị có nhu cầu - Chịu trách nhiệm chính việc xem xét thẩm định về giá, tìm kiếm đề xuất NCC để đảm bảo hàng mua vào phù hợp với yêu cầu kỹ thuật, giá cạnh tranh thời điểm thẩm định giá; phối hợp phòng ban tổ chức đánh giá lực NCC - Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ mua hàng để truy xuất có nhu cầu - Chịu trách nhiệm báo cáo xin ý kiến Ban Tổng Giám đốc vướng mắc khó khăn cho đơn hàng cụ thể để có hướng giải quyết nhanh kịp thời đơn hàng  Ban Tổng Giám đốc - Các Phó Tổng Giám đốc khác có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc, Chủ tịch HĐQT phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp cho đơn hàng sản phẩm lĩnh vực phụ trách giám sát trình thực hiện mua hàng hóa/dịch vụ cơng ty đơn vị mà phụ trách  Phịng MH, Phịng HCNS đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa dịch vụ có trách nhiệm phối hợp với thực hiện nghiêm túc quy trình 4.2 Quy định thời gian xử lý hồ sơ mua hàng a Thời gian xử lý đơn hàng + Đối với mặt hàng có giá duyệt cịn hiệu lực : Thời gian xử lý đơn hàng phát sinh: Tối đa vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận u cầu có đầy đủ thơng tin hợp lệ + Đối với mặt hàng giá chưa duyệt giá duyệt hết hạn phê duyệt : Thời gian xử lý đơn hàng phát sinh: Tối đa vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận u cầu có đầy đủ thơng tin hợp lệ b Thời gian nhập hàng kho kể từ nhận phiếu đề xuất mua hàng PHÂN LOẠI NHÓM MUA NHẬP KHẨU NHÓM MUA NỘI ĐỊA Tên hàng Tôn kẽm màu Vải bọc nệm HW Nhập Khẩu Gỗ Nhập Khẩu Keo nhập Phụ tùng sữa chữa nhập khẫu Mặt hàng khác Carton BB , muose, tem nhãn Foam, gòn bọc nệm HW, phụ kiện sofa theo yêu cầu Khách hàng HW, Ốc vít thơng thường Hóa chất Keo nước Gia cơng Bảo trì sữa chữa Vật Tư CCDC Gỗ ván nội địa Hàng Mẫu cho sản xuất Hàng sản xuất Thời gian giao hàng từ nhận đề xuất mua hàng 45-60 ngày 30-45 ngày 30-45 ngày 60-90 ngày 45-60 ngày 30- 45 ngày 30- 45 ngày 15- 20 15- 20 10 ngày 10- 15 ngày 30- 45 ngày 15- 20 ngày 10 -15ngày 10 20 ngày Ghi chú: Các đơn vị có nhu cầu vào thời gian để cân đối lịch sản xuất lập phiếu đề xuất mua hàng NỘI DUNG 5.1 CÁC QUY ĐỊNH CHUNG 5.1.1 Quy định việc phân quyền phê duyệt Đề xuất mua hàng: - Căn vào kế hoạch sản xuất kinh doanh giao cho người được Tổng Giám đốc ủy quyền nhà máy phê duyệt yêu cầu mua hàng hóa dịch vụ theo hạn mức được ủy quyền 5.1.2 Quy định trách nhiệm tiếp nhận xử lý yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ Phịng Mua hàng Phịng HCNS TRÁCH NHIỆM TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ CÁC YÊU CẦU MUA HÀNG Phòng Mua hàng Phòng HCNS - Nguyên nhiên liệu, phụ liệu phục vụ sản xuất sơn, hóa chất loại, dầu DO, dầu mỡ bơi trơn, … - Cơng cụ dụng cụ, máy móc thiết bị phụ tùng thay thế phục vụ sản xuất - Dịch vụ kỹ tḥt sửa chữa th ngồi máy móc thiết bị phục vụ sản xuất - Gia công bên - - Pallet gỗ, dây đai nhựa Quần áo thiết bị bảo hộ lao động Phương tiện vận chuyển, xe nâng Sửa chữa, thay thế phụ tùng ơtơ, máy móc thiết bị Nhóm mặt hàng tḥc phịng KH quản lý: xe nâng, trạm cân Thanh lý máy móc thiết bị Cơng ty Thẩm định chi phí mua/thuê dịch vụ bên ngoài: chi phí dịch thuật, chi phí nâng hàng, bốc dỡ hàng cảng, khử trùng Cont xuất khẩu,… chi phí gia công, sắt thép, thuê xe nâng phục vụ đóng hàng xuất khẩu… sữa tươi để cấp phát cho CBCNV - Hạng mục khám sức khỏe, liều kế, - Huấn luyện an toàn lao đợng, đào tạo nguồn nhân lực, … - Nhóm mặt hàng thuộc IT quản lý: phần mềm, trang thiết bị tin học, thiết bị văn phòng khác - Những yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ BP.Hành chánh: văn phòng phẩm , sửa chữa máy lạnh, cải tạo cảnh quan mơi trường, dịch vụ chăm sóc sức khỏe – y tế, … - Thẩm định phí bảo hiểm: Các dịch vụ bảo hiểm Cơng ty có nhu cầu - Những yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ liên quan đến quảng bá thương hiệu: in ấn, thiết kế quảng cáo,… - Đối với vé máy bay: + Ban TGĐ, Chủ tịch HĐQT, Ban Kiểm Soát phát sinh nhu cầu máy bay Phịng HCNS chịu trách nhiệm chọn vé, theo dõi toán + Đối với cá nhân, CBCNV khác phát sinh nhu cầu máy bay theo quy định công tác phí chuyển tờ trình phê duyệt Ban Tổng Giám Đốc cho Phòng HCNS - Đơn vị yêu cầu chịu trách nhiệm làm thủ tục tốn hồn tất công tác 5.2 QUY ĐỊNH SỬ DỤNG PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA HÀNG - Phiếu đề xuất mua hàng được ban hành Phòng Mua hàng + Các nhu cầu mua hàng cho lệnh sản xuất : theo biễu mẫu BM02 A + Các nhu cầu mua hàng không phục vụ cho lệnh sản xuất : theo biểu mẫu BM02B - Phiếu đề xuất mua hàng để kèm theo chứng từ tốn (có thể dùng BẢN SAO Y Ban Tổng giám đốc/Ban Giám đốc nhà máy phê duyệt với điều kiện Phiếu đề xuất mua hàng toán từ lần thứ hai trở đi) - Phiếu đề xuất Mua hàng phải thể hiện rõ chi tiết sau : + STT + Mã hàng/ Tên chủng loại hàng ( Nguyên Vũ) + Mã Hàng/ Tên Chủng loại hàng NCC + Qui cách : Ghi rõ đơn vị tính + Chất liệu + Xuất xứ ( nếu có yêu cầu) + Đơn Vị Tính +Kế hoạch cần + Số lượng tồn kho ( thực tế) + Số lượng đề xuất cần mua + Ngày yêu cầu hàng về ( chính xác dựa kế hoạch sản xuất) + Số YCSX + Tên khách hàng 5.3 LƯU ĐỒ THỰC HIỆN 5.3.1 Các bước lưu đồ Bước CV Lưu đồ Trách nhiệm Tài liệu/biểu mẫu liên quan Nhu cầu mua hàng hóa & dịch vụ Hàng khẩn cấp, hàng khơng thường xuyên Hàng thường xuyên sử dụng 01 Lập yêu cầu mua - Đơn vị có nhu cầu Lập kế hoạch tổng hợp nhu cầu - Ban TGĐ/PTGD “Đề xuất mua hàng” BM 02 Duyệt nhu cầu/kế hoạch 02 03 Phịng MH Nhân viên Kế tốn quản trị Tiếp nhận xử lý yêu cầu mua hàng hóa & dịch vụ Tìm kiếm đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Không duyệt Phê duyệt NCC 04 Duyệt 05 06 Tìm NCC thay thế Xác nhận đơn đặt hàng ký hợp đồng với NCC Nhận hàng, kiểm tra chất lượng theo dõi NCC Đúng yêu cầu Không u cầu - Đơn vị có nhu cầu Phịng MH - Ban TGĐ Chủ Tịch HĐQT - Phòng MH - Đơn vị có nhu cầu - BP.Kỹ thuật/ máy móc/ thiết bị Đổi/trả hàng - BP.Q/C - Quản đốc phân xưởng “ Quy định chào giá” “Tờ trình phê duyệt mua hàng” BM 04 07 Nhập kho 08 Thanh tốn - Đơn vị có nhu cầu - Phịng Kế toán Tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ Các đơn vị liên quan - Thủ kho 5.3.2 Diễn giải lưu đồ Trách nhiệm Nội dung công việc Đơn vị có nhu cầu BƯỚC 01 - XÁC ĐỊNH NHU CẦU MUA HÀNG HĨA & DỊCH VỤ Các đơn vị có nhu cầu mua hàng hóa & dịch vụ cần phải xác định mặt hàng cần mua thuộc loại mặt hàng đây: + Hàng thường xuyên sử dụng + Hàng cần khẩn cấp + Hàng theo định mức BOM Phòng KH lập đề xuất Đơn hàng theo bảng định mức hàng tồn kho tối thiểu Các đơn vị có nhu cầu dựa vào “Danh mục định mức hàng tồn kho tối thiểu” để lập “Bảng kế hoạch mua hàng” có phê duyệt Ban GĐ Cty phê duyệt Trưởng đơn vị/phịng ban có nhu cầu mua hàng gửi về cho Phòng MH trước ngày 25 tháng Lưu ý: Đối với văn phòng phẩm: Vào đầu tháng cuối quý này, BP.Hành chính nhà máy đơn vị thuộc Công ty Nguyên Vũ gửi nhu cầu VPP quý tiếp theo về BP.Hành chính – Công ty Nguyên Vũ BP.Hành chính – Cơng ty Ngun Vũ có trách nhiệm tiếp nhận tổng hợp nhu cầu từ tất đơn vị tồn tập đồn, sau chuyển bảng tổng hợp lên trước ngày 15 tháng cuối quý BP.Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận xử lý yêu cầu mua văn phòng phẩm theo bước 02 Đơn hàng theo lệnh sản xuất Các đơn vị có nhu cầu lập “Phiếu đề xuất mua hàng” Tờ trình phê duyệt chủ trương mua/thuê dịch vụ (áp dụng cho nhu cầu mua/thuê dịch vụ), trình Ban Giám đốc phê duyệt theo phân quyền, sau gửi về cho Phịng MH - Các đơn vị có nhu cầu phải cung cấp đầy đủ thông tin về yêu cầu kỹ tḥt, quy cách,… hàng hóa cần mua cho Phịng MH Lưu ý: Đơn hàng cần khẩn cấp phục vụ sản xuất: - Các đơn vị có nhu cầu xin ý kiến từ cấp lãnh đạo qua điện thoại email Trong vòng 05 ngày làm việc sau mua hàng hóa - dịch vụ phục vụ cho sản xuất, đơn vị có nhu cầu phải bổ sung bộ chứng từ bao gồm: “Phiếu đề xuất mua hàng” có đóng mợc hàng khẩn cấp, Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu kiểm tra hàng hóa/Biên nghiệm thu cơng trình – dịch vụ, phiếu nhập kho, … gửi về Phòng MH kiểm tra về giá lập “Tờ trình phê duyệt mua hàng khẩn cấp” biểu mẫu BM03 –cho đơn vị có nhu cầu thực hiện tốn theo bước 09 - Giao quyền cho P.T Giám đốc sản xuất phê duyệt mua hàng hóa - dịch vụ khẩn cấp theo thẩm quyền phê duyệt đơn hàng quy định sau Trường hợp nếu vượt thẩm quyền xin ý kiến đạo qua điện thoại email P.TGĐ sản xuất chịu trách nhiệm giải trình cho Ban TGĐ, HĐQT về tính tình trạng gấp đơn hàng minh bạch giá mua hàng + Từ < 10 triệu đồng P.TGĐ Sản xuất quyết định + Từ > 10 triệu đồng đến < 20 triệu đồng: xin ý kiến Tổng Giám đốc + Từ 20 triệu đồng trở lên: xin ý kiến Chủ tịch HĐQT Phòng MH BƯỚC 02 - TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ YÊU CẦU MUA HÀNG HÓA & DỊCH VỤ  Đối với đơn hàng theo bảng định mức hàng tồn kho tối thiểu: - Phòng MH tổng hợp tồn bợ nhu cầu mua hàng đơn vị/phịng ban xem xét trình ký Ban TGĐ Chủ tịch HĐQT phê duyệt trước thực hiện tìm kiếm đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo bước 03  Đối với đơn hàng theo lệnh sản xuất không nằm danh mục hàng tồn kho tối thiểu: - Đối với yêu cầu mua hàng hóa, Phịng MH có trách nhiệm phối hợp với đơn vị có nhu cầu kiểm tra, cân đối hàng tồn kho để xem xét đề xuất mua hàng có phù hợp hay khơng (nếu có) sau thực hiện tìm kiếm đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo bước 03 quy trình BƯỚC 03 - TÌM KIẾM VÀ ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP Đơn vị có nhu cầu Phịng MH Phịng KSNB Sau nhận được nhu cầu/kế hoạch mua hàng hóa – dịch vụ từ đơn vị có nhu cầu , Phịng MH thực hiện cơng việc sau:  Tổng hợp thông tin nhu cầu chào giá - Căn theo nhu cầu khoảng thời gian cho phép Phòng mua hàng tổng hợp nhu cầu mua nhằm tránh mua nhiều lần một khoảng thời gian cho mợt hàng  Tìm kiếm nhà cung cấp: - Đối với mặt hàng thường xuyên mua hàng : + Phịng Mua hàng/Phịng HCNS có trách nhiệm tổ chức đánh giá đề xuất chọn nhà cung cấp uy tín, tốt thị trường trình Ban TGĐ phê duyệt chọn Nhà cung cấp Khi có nhu cầu mua hàng tiến hành gửi email chào giá cho đơn vị được chọn để chào giá cạnh tranh - Đối với mặt hàng không thường xuyên mua hàng: + Phịng mua hàng/Phịng HCNS có trách nhiệm chào giá cạnh tranh thị trường để tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu - Phịng MH/P.HCNS tìm kiếm NCC đáp ứng yêu cầu mua hàng: chất lượng, xuất xứ, thông số kỹ thuật, tiến độ, điều khoản thương mại khác… - Việc tìm kiếm nhà cung cấp phải đảm bảo có ít 03 NCC (hạn chế tình trạng NCC đợc qùn), trường hợp ít 03 NCC cần ghi rõ lý phải có đồng ý Ban TGĐ/Chủ tịch HĐQT Lưu ý: Mọi thơng tin trao đổi Phịng mùa hàng với đối tác phải cung cấp đầy đủ thơng tin yêu cầu chế độ reply all cho email chào giá, để bên liên quan nhận đầy đủ thơng tin Để đảm bảo tính minh bạch q trình mua hàng hóa dịch vụ - Các bên liên quan việc tiếp nhận email chào giá gồm : Trưởng phòng mua hàng, Nhân viên kiểm soát… - Việc sử dụng email, điện thoại phải theo quy định phụ lục “ Quy định sử dụng email, điện thoại làm việc với NCC”  Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp: - Đối với mặt hàng có NCC cũ mà Cơng ty mua hàng, Phòng MH dựa liệu theo dõi NCC suốt thời gian mua hàng hóa – dịch vụ: chất lượng hàng hóa – dịch vụ, thời gian giao hàng, hình thức tốn, giá cả, … để đề xuất NCC phù hợp - Đối với mặt hàng mua lần đầu có yêu cầu kỹ thuật đặc thù: mua theo mẫu hàng hóa mua thay thế mà NCC cam kết chất lượng tương đương tốt so với NCC hiện thực hiện thử mẫu với bước sau: + Phòng MH yêu cầu NCC gửi mẫu cho đơn vị sử dụng để thử mẫu + 01 ngày sau nhận được mẫu thử từ NCC, đơn vị sử dụng phải thơng báo cho Phịng MH về kế hoạch thử mẫu + 01 ngày sau có kết thử mẫu, đơn vị sử dụng phải gửi kết thử mẫu với đề xuất sử dụng sản phẩm đạt yêu cầu về cho Phòng MH - Chỉ NCC có mẫu thử đạt u cầu Cơng ty được tiếp tục lựa chọn để mời tham gia chào giá cạnh tranh Lưu ý: Các đơn vị có nhu cầu phải lưu lại mẫu thử đạt yêu cầu thông tin liên quan để đối chiếu nhận hàng giao NCC được chọn  Thiết lập danh sách nhà cung cấp tiến hành rà soát, đánh giá thực tế: - Thành lập tổ đánh giá Công ty Nguyên Vũ chuyên khảo sát đánh giá thực tế nhà cung cấp thuộc danh sách nhà cung cấp Công ty Nguyên Vũ - Phòng mua hàng đơn vị nhận hàng phải thống tiêu đánh giá NCC trước thực hiện đánh giá thực tế - Đồng thời Nhân viên kiểm soát chịu trách nhiệm khảo sát, đánh giá đột xuất theo yêu cầu đạo Chủ tịch HĐQT - Căn vào danh sách nhà cung cấp được đánh giá Phịng MH phịng ban khác có liên quan thực hiện cơng việc theo quy trình mua hàng ban hành  Xây dựng khung giá cho nhóm hàng thường xuyên mua hàng: Tiến hành chào giá cạnh tranh cho nhu cầu mua thường xuyên sau tổng hợp thơng tin trình Ban TGĐ xem xét phê dụt Trong tờ trình phải có khung thời gian áp dụng Khi có nhu cầu mua thực tế Phịng mua hàng vào giá nhà cung cấp duyệt để lập đơn đặt hàng Định kỳ tháng lần tổ chức đánh giá lại khung giá ban hành để đảm bảo giá mua sát thực tế  Xử lý đơn hàng: Đơn hàng đàm phán trực tiếp với NCC Đơn hàng không đàm phán trực tiếp với NCC - Phòng MH đàm phán giá tối ưu,  Đối với đơn hàng Phịng MH/HCNS tổng hợp đầy đủ thơng tin phụ trách mua: đơn hàng phối hợp với - Phòng MH tổng hợp giá chào, đàm phán giá đơn vị liên quan lên kế hoạch để có giá tối ưu đề xuất lựa chọn NCC chọn thời gian, tổ chức cuộc họp - Sau thống về kết đề xuất chọn đàm phán giá trực tiếp NCC Phịng MH in tờ trình so sánh giá chọn - Hợi đồng tham gia đàm phán giá NCC trình cấp thẩm quyền phê duyệt với NCC gồm: - Phịng MH trình cấp phê dụt tờ trình + Chủ tịch HĐQT mua hàng + Ban TGĐ + Phòng MH + Nhân viên kiểm sốt + Đơn vị có nhu cầu - Các NCC xếp cử người đại diện tham dự cuộc họp đàm phán bị hủy tư cách tham dự đơn hàng Trong trường hợp NCC đợc qùn nước ngồi được nhận công văn đề nghị giảm giá Ban TGĐ ký duyệt - Phòng MH thương lượng chốt giá với NCC cuộc họp đàm phán ghi nhận kết cuộc họp vào ghi nhớ có chữ ký 03 đơn vị với chữ ký NCC - Phòng MH tổng hợp đề xuất lựa chọn NCC sau thống với đơn vị/phòng ban liên quan dựa kết cuộc họp đàm phán phương án thực hiện thống nếu khơng có kết chỗ - Phịng MH/ trình cấp phê duyệt tờ trình mua hàng Lưu ý: Để có thêm sở chắn cho việc lựa chọn nhà cung cấp, Phòng MH đơn vị có nhu cầu mua hàng kết hợp khảo sát thực tế địa điểm kinh doanh nhà cung cấp, xem xét lực đáp ứng tài tiến độ giao hàng, đồng thời kiểm tra tính xác thật hàng hóa Đơn vị phụ trách đơn hàng chịu trách nhiệm xếp tổ chức khảo sát lập “Phiếu đánh giá nhà cung cấp (khi khảo sát)” –các đơn vị tham gia cho ý kiến đánh giá lựa chọn NCC tối ưu BƯỚC 04 - PHÊ DUYỆT GIÁ TRỊ VÀ NHÀ CUNG CẤP Ban TGĐ CT  Thẩm quyền phê duyệt giá nhà cung cấp - Tất yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ có giá trị từ đồng đến 100 triệu đồng: Tổng Giám đốc phê duyệt - Tất yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên: Chủ tịch HĐQT phê duyệt Giá trị giá trị chưa bao gồm VAT HĐQT  Phòng MH/P.HCNS chuyển “Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp” biểu mẫu BM04 đến cấp lãnh đạo xem xét phê duyệt Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp cần chuyển cho Phịng kế tốn kiểm tra để kiểm tra tính phù hợp trước chuyển cho cấp lãnh đạo phê duyệt Phê duyệt giá nhà cung cấp phê duyệt chọn giá nhà cung cấp nằm phạm vi tờ trình “ Tờ trình phê duyệt nhà cung cấp” Phịng mua hàng khơng phép mua nhà cung cấp khác so với chủng loại vật tư quy định tờ trình Chỉ phép giá NCC khác thấp 10% so với giá duyệt - Nếu cấp lãnh đạo đồng ý: ký dụt, Phịng MH thơng tin cho đơn vị có nhu cầu để đơn vị có nhu cầu tiếp tục thực hiện theo bước - Nếu cấp lãnh đạo không đồng ý: không ký duyệt cho ý kiến đạo khác Đơn vị có nhu cầu BƯỚC 05 - XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ KÝ HỢP ĐỒNG VỚI NCC Sau nhận tờ trình phê duyệt mua hàng ký duyệt, Phịng Mh tiến hành lập “Đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế“ Trình lãnh đạo phê duyệt theo mức phân quyền sau: +Tất yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ có giá trị 200 triệu đồng: Ban TGĐ được ủy quyền phê duyệt +Tất yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên: Tổng giám đốc phê duyệt/ Chủ tịch HĐQT Phòng MH /Phòng HCNS tiến hành xác nhận đơn đặt hàng với NCC tối đa vòng 03 ngày làm việc kể từ nhận được thông báo kết duyệt chọn trước ngày giá chào NCC được chọn hết hiệu lực, hợp đồng kinh tế ký sau Phịng MH có trách nhiệm theo dõi cung cấp thông tin về thời gian nhập hàng số lượng nhập nhằm thông báo cho bộ phận liên quan nhằm tạo cho đơn vị chủ động thực hiện công việc được giao Đơn vị có nhu cầu - Trong trường hợp giao dịch nhiều lần ký hợp đồng nguyên tắc với NCC Khi phát sinh nhu cầu mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng - Tất giao dịch có giá trị 20 triệu đồng phải lập Đơn đặt hàng trình lãnh đạo phê duyệt trước mua hàng - Tất giao dịch có giá trị 20 triệu đồng phải ký hợp đồng với nhà cung cấp Nếu có hợp đồng ngun tắc thực hiện đơn đặt hàng BƯỚC 06 - NHẬN HÀNG, KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG VÀ THEO DÕI YÊU CẦU MUA HÀNG  Nhận kiểm tra hàng hóa BP.Kỹ Các đơn vị có nhu cầu mua hàng có trách nhiệm nhận kiểm tra hàng hóa trước thuật, nhập kho - Các đơn vị có nhu cầu kiểm tra số lượng kiểm tra ngoại quan Quản hàng hóa nhận vào đốc dây - Bợ phận Kỹ thuật, bộ phận Q/C nhà máy, quản đốc phân xưởng, đơn vị sử dụng sản chuyền phẩm chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, thông số kỹ thuật sản phẩm , - Kết kiểm tra hàng hóa mua vào được ghi nhận theo quy trình “ Quản lý kho” Đơn  Theo dõi yêu cầu mua hàng: vị/phò Trong suốt thời gian mua hàng, đơn vị sử dụng hàng hóa phải theo dõi tình ng ban trạng xử lý đơn hàng tất thông tin về nhà cung cấp, chất lượng hàng hóa, sử dụng Bp.Q/ C giao hàng (thời gian, số lượng), tuổi thọ (nếu có) hàng hóa theo biểu mẫu “Bảng theo dõi vật tư yêu cầu” cung cấp cho Phòng MH có u cầu Những thơng tin sở hỗ trợ cho việc lựa chọn NCC sau mua hàng Bp.Kế hoạch BƯỚC 07 - NHẬP KHO Thủ kho Đơn vị mua hàng Các trường hợp nhập kho: - Hàng hóa thơng thường nghiệm thu trước, nhập kho sau - Tạm nhập kho để nghiệm thu - Hàng đặc biệt nhập kho có biên nghiệm thu thực tế chưa đưa vào sử dụng - Trách nhiệm Thủ kho: thực hiện nhập kho theo quy trình “ Quản lý Kho” BƯỚC 08 - THANH TOÁN - Tất nhu cầu mua hàng hóa - dịch vụ phải qua Phịng mua hàng/Phịng HCNS có tờ trình phê duyệt mua hàng có giá trị tốn, ngoại trừ loại hàng hóa - dịch vụ loại trừ định nghĩa BƯỚC - TỔNG HỢP, BÁO CÁO VÀ LƯU HỒ SƠ - Bợ chứng từ tốn hợp đồng gốc được lưu trữ Bộ phận kế tốn tài chính Bp.Kho thực hiện chế đợ báo cáo nhập xuất tồn theo quy trình “ Quản lý kho” BIỂU MẪU ÁP DỤNG SỐ HIỆU BIỂU MẪU TÊN GỌI BIỂU MẪU THỜI GIAN LƯU TRỮ BM01 Bảng thẽo dõi vật tư yêu cầu Liên tục BM02 Đề xuất mua hàng năm BM03 Tờ trình mua hàng khẩn cấp năm BM04 Tờ trình phê duyệt mua hàng năm ... đề xuất mua hàng NỘI DUNG 5.1 CÁC QUY ĐỊNH CHUNG 5.1.1 Quy định việc phân quy? ??n phê duyệt Đề xuất mua hàng: - Căn vào kế hoạch sản xuất kinh doanh giao cho người được Tổng Giám đốc ủy quy? ?̀n... quy? ?̀n nhà máy phê duyệt yêu cầu mua hàng hóa dịch vụ theo hạn mức được ủy quy? ?̀n 5.1.2 Quy định trách nhiệm tiếp nhận xử lý yêu cầu mua hàng hóa – dịch vụ Phòng Mua hàng Phòng HCNS TRÁCH NHIỆM... phép Phòng mua hàng tổng hợp nhu cầu mua nhằm tránh mua nhiều lần mợt khoảng thời gian cho mợt hàng  Tìm kiếm nhà cung cấp: - Đối với mặt hàng thường xuyên mua hàng : + Phòng Mua hàng/Phịng