+ Áp dụng cho việc mua tất cả các loại vật tư, hàng hoá, trang thiết bị và dịch vụ phục vụ cho các hoạt động của cơ quan văn phòng TCT; + Các loại tài sản cố định (hữu hình hoặc vô hình) và vật tư sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định; + Vật tư, hàng hóa được mua cho phục vụ chế tạo thử nghiệm theo QT24 – Quản lý gia công chế thử; + Các dịch vụ thuê ngoài mà cơ quan Tổng công ty không tự tiến hành được: tư vấn, đào tạo, tổ chức sự kiện…
QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA, DỊCH VỤ MÃ SỐ: QT-09 Lần ban hành: PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT 10 11 12 Bộ phận phân phối tài liệu TGĐ PTGĐ VPTH Phòng KH Phòng ĐT-XDCB Phòng KT-NCPT Phòng KT-TC Phòng TT-KD Phòng PC Phòng NS-TL VP HĐQT Lưu ban ISO Lưu QMR S.lg M M M M M M M M M 1 Ghi "M" phân phối dạng mềm Trường hợp tài liệu dạng mềm (soft copy), cá nhân, đơn vị phân phối tài liệu sử dụng tài liệu CƠ SỞ DỮ LIỆU VEAM (mục Hệ thống QLCL ISO) TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Nội dung sửa đổi Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần – Phù hợp ISO9001:2015 Ban hành lần – Bổ sung BM-09-03 chỉnh sửa liên quan Lần ban Ngày hành/ có hiệu lực sửa đổi Phê duyệt Ký tên Chức danh 02/05/2012 25/02/2013 20/05/2015 01/05/2017 TGĐ TGĐ TGĐ TGĐ 01/09/2019 Q TGĐ In 09/20/2019 4:08:00 PM MỤC ĐÍCH + Quy trình quy định trình tự bước thực mua hàng hóa, dịch vụ (sau gọi tắt “mua hàng”, nhằm đảm bảo đạt yêu cầu chất lượng, tiến độ, giá cả…, đáp ứng yêu cầu bên quan tâm; PHẠM VI ÁP DỤNG + Áp dụng cho việc mua tất loại vật tư, hàng hoá, trang thiết bị dịch vụ phục vụ cho hoạt động quan văn phòng TCT; + Các loại tài sản cố định (hữu hình vơ hình) vật tư sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định; + Vật tư, hàng hóa mua cho phục vụ chế tạo thử nghiệm theo QT-24 – Quản lý gia công chế thử; + Các dịch vụ th ngồi mà quan Tổng cơng ty khơng tự tiến hành được: tư vấn, đào tạo, tổ chức kiện… + Không áp dụng việc mua: - Vật tư sử dụng cho hoạt động loại xe tơ văn phịng xăng, dầu, vật tư cho bảo dưỡng, sửa chữa xe (các loại trang bị thêm cho ô tô phải tuân theo quy trình này); - Hàng hố mua hợp đồng kinh doanh thương mại theo QT-12; - Vật tư nhận mua uỷ thác cho chi nhánh TÀI LIỆU VIỆN DẪN + Sổ tay chất lượng; + Tiêu chuẩn ISO 9001:2015; + QT-04: Quy trình kiểm sốt KPH hành động khắc phục ĐỊNH NGHĨA + Đơn vị đề xuất mua hàng: đơn vị có nhu cầu; + Đơn vị quản lý mua hàng: Tổng Giám đốc quy định đơn vị chịu trách nhiệm quản lý mua hàng tùy theo thời kỳ + Đơn đặt hàng: thông tin chi tiết quy cách hàng hóa mua, kèm theo hợp đồng/ hợp đồng nguyên tắc + Các chữ viết tắt khác theo PL-00-01 In 09/20/2019 4:08:00 PM TT NỘI DUNG 5.1 Lưu đồ Trách nhiệm Nội dung Tài liệu Các nhu kế Nhuđơn cầuvịsửcódụng, cầu, Đơn vị quản hoạch mua lý mua hàng BM-09-01 TGĐ (hoặc người Phê duyệt uỷ quyền) BM-09-01 Đơn Lựa vị cóchọn nhiệm nhàvụcung mua hàng ứng (nếu cần) Báo giá, chào hàng BM-09-02 Đơn vị có nhiệm vụ Thay đổi mua hàng Thơng báo cho đơn vị có nhu cầu (văn bản, Email) TGĐ (hoặc người uỷ quyền) Phê duyệt Báo giá, chào hàng BM-09-02 Đơn vị mua, TGĐ (hoặcKí người uỷ hợp đồng, quyền)đơn hàng Hợp đồng, đơn hàng Đơn vị có nhiệm vụ Thực mua hàng mua hàng Đơn vị có nhiệm vụ mua hàng Kiểm tra Yêu cầu chất lượng QT-04 Đơn vị có nhiệm vụ mua hàng Nhập kho PhịngThanh Kế tốn-TC tốn Theo hướng dẫn Phịng Kế tốn-Tài 10 Đơn vị đặtLưu hàng/ Quản lý đặt hàng hồ sơ Phịng Kế tốn-TC BM-09-03 In 09/20/2019 4:08:00 PM 5.2 Diễn giải lưu đồ Bước Nhu cầu sử dụng, kế hoạch mua: + Căn nhu cầu sử dụng, phịng theo chức lập nhu cầu mua vật tư, hàng hoá theo BM-09-01 Tùy theo yêu cầu, đề xuất mua kèm theo giải trình đơn vị lập nhu cầu; + Các loại vật tư dùng chung văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, ; + Các loại vật tư khác liên quan đến phịng phịng lập nhu cầu; + Tuỳ theo loại vật tư, mà phịng đề xuất mua trực tiếp, kí hợp đồng mua, tìm nhà cung ứng; Bước Phê duyệt: + TGĐ người uỷ quyền xem xét phê duyệt kế hoạch mua vật tư, duyệt phương thức mua + Sau phê duyệt, mục kế hoạch thực tiếp bước 3, Bước Lựa chọn nhà cung ứng: + Lựa chọn nhà cung ứng cho loại vật tư phù hợp, đề xuất theo BM-09-02; Bước Thay đổi chủng loại vật tư: + Nếu phải thay đổi chủng loại vật tư, đơn vị có nhiệm vụ mua hàng phải thơng báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị có nhu cầu để thống thay đổi danh mục hàng hóa thực lại bước Bước Phê duyệt nhà cung ứng: + TGĐ (hoặc người uỷ quyền) phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng Bước Kí hợp đồng, đơn hàng: + Tuỳ theo loại vật tư cụ thể trường hợp mua cụ thể, phòng có trách nhiệm mua hàng chuẩn bị hợp đồng đơn hàng; + TGĐ (hoặc người uỷ quyền) kí hợp đồng đơn hàng Bước Thực mua hàng: + Đơn vị giao nhiệm vụ mua theo kế hoạch duyệt; Bước Kiểm tra hàng mua: + Các phòng thực mua chịu trách nhiệm chất lượng vật tư, hàng hố mua; + Nếu có vấn đề liên quan đến không phù hợp chất lượng, cần có đối sách xử lí theo QT-04 Bước Nhập kho, toán: + Vật tư sau kiểm tra xác nhận đủ tiêu chuẩn chất lượng, làm thủ tục nhập kho, toán; + Thủ tục nhập kho, toán theo hướng dẫn nghiệp vụ Phịng Kế tốn-Tài In 09/20/2019 4:08:00 PM + Đơn vị có nhu cầu mua hàng đơn vị quản lý mua hàng lập Báo cáo kết mua hàng theo BM-09-03 LƯU HỒ SƠ TT Tên hồ sơ Đơn vị lưu trữ Thời gian lưu Kế hoạch kết mua hàng Đơn vị quản lý mua năm Hồ sơ liên quan nhà cung ứng Đơn vị quản lý mua năm Hợp đồng, hồ sơ toán Đơn vị quản lý mua, P KT-TC Theo quy định TÀI LIỆU KÈM THEO BM-09-01 Kế hoạch mua hàng BM-09-02 Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng BM-09-03 Báo cáo kết mua hàng In 09/20/2019 4:08:00 PM ... người uỷ quy? ??n) Phê duyệt Báo giá, chào hàng BM-09-02 Đơn vị mua, TGĐ (hoặcKí người uỷ hợp đồng, quy? ??n)đơn hàng Hợp đồng, đơn hàng Đơn vị có nhiệm vụ Thực mua hàng mua hàng Đơn vị có nhiệm vụ mua. .. hoạch mua lý mua hàng BM-09-01 TGĐ (hoặc người Phê duyệt uỷ quy? ??n) BM-09-01 Đơn Lựa vị cóchọn nhiệm nhàvụcung mua hàng ứng (nếu cần) Báo giá, chào hàng BM-09-02 Đơn vị có nhiệm vụ Thay đổi mua. .. nhu cầu; + Đơn vị quản lý mua hàng: Tổng Giám đốc quy định đơn vị chịu trách nhiệm quản lý mua hàng tùy theo thời kỳ + Đơn đặt hàng: thơng tin chi tiết quy cách hàng hóa mua, kèm theo hợp đồng/