Kế toán công nợ tại công ty TNHH nhà nước một thành viên khoáng sản thừa thiên huế

luận văn, khóa luận, chuyên đề, đề tài

Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán Phần I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Trong tiến trình hội nhập hiện nay, cùng với sự giao lưu, mở rộng quy mô kinh doanh, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm cơ hội để hợp tác với các bạn hàng, nhà cung cấp mới, điều đó giúp họ tạo thêm nhiều sự gia tăng về lợi nhuận, uy tín, lợi thế thương mại. Tuy nhiên cũng đặt ra những thách thức trong việc giải quyết mối quan hệ với những khách hàng và nhà cung cấp này mà cụ thể là vấn đề thanh toán các khoản phải thu, phải trả, đây là thách thức không nhỏ đối với kế toán công nợ trong việc theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế, đặc biệt là các nghiệp vụ thường xuyên, có tính chất phức tạp, có nhiều rủi ro. Đồng thời đòi hỏi người kế toán phải báo cáo cho nhà quản trị để xem xét các khoản công nợ tồn đọng dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn quá lớn của nhau làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp, bên cạnh đó có hướng duy trì các khoản công nợ ít, không dây dưa kéo dài. Những nội dung trên còn được thể hiện trong mối quan hệ mật thiết với khả năng thanh toán vì đó là thông tin giúp nhà quản lý hoặc đối tượng bên ngoài đưa ra các quyết định nên cho doanh nghiệp vay bao nhiêu tiền, thời hạn vay, việc bán chịu, hiệu quả sử dụng vốn, tiết kiệm chi phí . Tất cả đều phản ánh sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, vì vậy nhiệm vụ của kế toán công nợ có ý nghĩa quan trọng giúp cho những đối tượng bên ngoài và bên trong doanh nghiệp đánh giá được an ninh tài chính của doanh nghiệp đó từ đó đưa ra được những quyết định đúng đắn nhất. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sản phẩm khoáng sản, Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Khoáng sản Thừa Thiên Huế có số lượng lớn khách hàng chủ yếu là từ nước ngoài nên việc quản lý công nợ lại càng được quan tâm đặc biệt, nhằm tạo được sự bền vững trong các mối quan hệ làm ăn với các bạn hàng lâu năm và tạo được hình ảnh vị thế của mình so với đối thủ cạnh tranh. Qua quá trình thực tập nghiên cứu tại Công ty kết hợp với những kiến thức được học, tôi quyết định chọn đề tài “ Kế toán công nợ tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Khoáng sản Thừa Thiên Huế”. SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 1 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán 2. Mục tiêu nghiên cứu. Tìm hiểu phương pháp hạch toán kế toán phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp tại công ty. Tìm hiểu cách thức luân chuyển các chứng từ và cách kiểm soát tránh xảy ra sai sót. Đưa ra những nhận xét, đề ra giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ. 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu. Vì thời gian thực tập ở công ty có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về các kế toán các khoản nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, Thuế và các khoản phải nộp nhà nước, Phải trả người lao động. Các nghiệp vụ, sổ sách, chứng từ phát sinh được lấy từ quý IV năm 2009, số liệu trên các báo cáo được tổng hợp qua 3 năm 2007 – 2009. 4. Phương pháp nghiên cứu. Phương pháp so sánh: So sánh trên các bảng báo cáo tài chính, tình hình lao động, so sánh số liệu qua các năm bằng con số tuyệt đối và tương đối dựa trên tình hình thực tế của Công ty, phương pháp này còn được mở rộng phân tích theo cả chiều ngang và chiều dọc. Phương pháp hạch toán kế toán: Phương pháp này sử dụng các chứng từ, tài khoản, sổ sách để hệ thống hóa và kiểm soát những thông tin liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương pháp phân tích kinh doanh: Áp dụng kiến thực được học, tìm hiểu qua phương tiện thông tin cùng thực tiễn hoạt động của Công ty, từ đó chỉ ra những nguyên nhân, ưu nhược điểm, cùng những giải pháp khắc phục trong thời gian ngắn hạn và dài hạn. Phương pháp phỏng vấn: Tiếp cận thực tế công tác kế toán tại văn phòng Công ty, phân tích những biến động, trực tiếp liên hệ với nhân viên kế toán nhằm tìm hiểu nguyên nhân. Phương pháp thống kê mô tả: Từ các số liệu thô ban đầu, kết hợp kiến thức về tài chính để lập các bảng biểu nhằm làm rõ mọi biến động. SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 2 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán 5. Nội dung nghiên cứu Nội dung đề tài gồm 3 phần: Phần I: Đặt vấn đề. Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu. Chương 1: Lý luận cơ bản về kế toán công nợ tại doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng tại Công ty TNHH nhà nước một thành viên khoáng sản Thừa Thiên Huế. Chương 3: Đánh giá một số giải pháp đối với công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH nhà nước một thành viên khoáng sản Thừa Thiên Huế. Phần III: Kết luận và kiến nghị. SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 3 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP. 1.1. Một số nghiên cứu liên quan. Kế toán công nợ là một phần hành quan trọng và chủ yếu tại Công ty TNHH nhà nước một thành viên khoáng sản Thừa Thiên Huế, chính vì vậy luôn được có một cán bộ phụ trách nhiều về phần hành này. Như đã trình bày ở trên thì đặc thù Công ty đòi hỏi phải có quy định chặt chẽ về các khoản phải thu và phải trả. Tham khảo các đề tài trước đây thực hiện ở Công ty, tôi thấy các đề tài này đã đi vào tìm hiểu thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh . trên thực tế là chưa có đề tài nào nghiên cứu về kế toán công nợ nên tôi mạnh dạn đi sâu tìm hiểu đề tài này nhằm có những căn cứ hoàn thành khóa luận. 1.2. Giới thiệu về các phần hành trong kế toán công nợ 1.2.1. Kế toán các khoản phải thu 1.2.1.1. Khái niệm khoản phải thu. Khoản phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ . mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế và các cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiêp có trách nhiệm phải thu hồi. Theo một định nghĩa khác: Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Các khoản phải thu trong doanh nghiệp thương mại bao gồm: Phải thu khách hàng, các khoản phải thu nội bộ, các khoản phải thu khác, dự phòng phải thu khó đòi . Trong đó khoản phải thu khách hàng là khoản phải thu chiếm vị trí quan trọng trong tổng giá SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 4 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán trị tài sản của doanh nghiệp, vì vậy việc theo dõi các khoản mục này có ý nghĩa hết sức quan trọng. 1.2.1.2. Nhiệm vụ kế toán các khoản phải thu. Ghi chép phản ánh kịp thời chặt chẽ các khoản nợ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, thời hạn thanh toán, chiết khấu. Kế toán phải thu khách hàng phải nắm bắt về tình hình phải thu, chính sách bán chịu, thanh toán quốc tế. Định kỳ tiến hành lập báo cáo về tình hình phải thu khách hàng. Đối với những khách hàng thường xuyên cuối kỳ tiến hành đối chiếu công nợ. Kế toán phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác minh bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được để làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản thu này. Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ với từng đối tượng phải thu có thể xuất hiện số dư bên Có. Cuối kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, khi tính toán các chỉ tiêu phải thu, phải trả cho phép lấy số dư chi tiết các khoản nợ phải thu để lên hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn” của Bảng cân đối kế toán. 1.2.1.3. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu. Các khoản nợ phải thu phải được theo dõi theo từng đối tượng, thường xuyene tiến hành đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thanh toán một cách kịp thời. Kiểm tra đối chiếu có xác nhận bằng văn bản về số nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán của khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán. Theo dõi nguyên tệ và quy đổi ra đông VNĐ theo tỷ giá giao dịch được công bố. Trường hợp hàng đổi hàng hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả, hoặc phải xử lý khoản nợ khó đòi, cần có đủ các chứng cứ hợp pháp, hợp lệ liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xóa nợ . Cuối kỳ lập bản thanh toán bù trừ, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh ngay. 1.2.2. Kế toán các khoản phải trả. 1.2.2.1. Khái niệm kế toán các khoản phải trả. Nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, thanh toán cho các chủ nợ. Nếu phân loại theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp bao gồm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 5 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán Trong bảng cân đối kế toán, khoản phải trả được gọi là khoản nợ (liabilities) của doanh nghiệp. Cũng giống như tài sản, nợ của doanh nghiệp được chia làm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ dài hạn là các khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính khác mà doanh nghiệp phải trả sau một khoảng thời gian từ một năm trở lên kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán. Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong khoảng thời gian từ 1 năm trở xuống. Nợ ngắn hạn bao gồm khoản phải trả và các khoản nợ dài hạn đến hạn trả. 1.2.2.2. Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả. Kế toán theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả. Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào khế ước vay dài hạn, nợ dài hạn, kế hoạch trả các khoản nợ dài hạn để xác định số nợ dài hạn đã đến hạn phải thanh toán trong niên độ kế toán tiếp theo và kết chuyển sang nợ dài hạn đến hạn trả. Cuối niên độ kế toán phải đánh giá lại số dư các khoản vay, nợ ngắn hạn và nợ dài hạn có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản vay ngắn hạn, nợ ngắn hạn và dài hạn có gốc ngoại tệ được phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Kế toán phải theo dõi chiết khấu và phụ trội cho từng loại rái phiếu phát hánh và tình hình phân bổ từng loại chiết khấu và phụ trội khi xác định chi phí đi vay để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc vốn hóa theo từng kỳ. Trường hợp trả lãi khi đáo hạn trái phiếu thì định kỳ doanh nghiệp phái tính lãi trái phiếu phải trả từng kỳ để ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc vốn hóa vào giá trị của tài sản dở dang. 1.2.2.3. Nguyên tắc kế toán các khoản phải trả. Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. Kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải trả phát sinh, số đã trả; số phải trả; đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải trả lớn Sở dĩ, cuối mỗi niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 6 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán kế toán bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu phải trả với từng đối tượng để tránh sự nhầm lẫn, đồng thời, kịp thời phát hiện những sai sót để sửa chữa. Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh. Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của các tài khoản phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau. 1.3. Tổ chức công tác kế toán phải thu và kế toán phải trả. 1.3.1. Ý nghĩa thông tin kinh tế. Kế toán công nợ là một phần hành không thể thiếu trong doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhờ vào việc theo dõi tình hình công nợ mà lãnh đạo công ty đưa ra được cái nhìn chính xác đối với hoạt động của công ty. Chẳng hạn như việc theo dõi chi tiết từng khách hàng cũng như nhà cung cấp theo thời hạn thanh toán, mức chiết khấu, số phải thu của từng khách hàng cũng như số phải trả để lên kế hoạch trả nợ, thu nợ kịp thời chính xác tránh trường hợp bị chiếm dụng vốn. Đồng thời nhìn trên tài khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp và các khoản vay, nhà quản trị hay đối tượng khác có thể đọc được tình hình tài chính của công ty, khả năng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp, tình trạng vốn bị chiếm dụng trong hiện tại. 1.3.2. Kế toán phải thu. Do giới hạn phạm vi nên đề tài chỉ tập trung phân tích khoản phải thu khách hàng và đây cũng là một khoản mục quan trọng chiếm tỷ trọng lớn trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp 1.3.2.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng Khoản phải thu khách hàng là khoản phải thu do khách hàng mua sản phẩm, hàng hóa dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán. a. Nguyên tắc hạch toán. Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, tài sản, kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, trong đó, phân ra SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 7 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán khách hàng đúng hạn, khách hàng có vấn đề để có căn cứ xác định mức dự phòng cần lập và biện pháp xử lý. b. Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn thông thường, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng, Biên bản bù trừ công nợ, Biên bản xóa nợ, Sổ chi tiết theo dõi tài khoản . c. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các khoản phải thu khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 – phải thu khách hàng. Tài khoản này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng. Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” Số tiền còn phải thu khách hàng Số tiền còn phải thu khách hàng tăng do bán sản phẩm, dịch vụ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Số tiền khách hàng đã trả nợ. Doanh thu về số hàng đã bị người mua trả lại. Số tiền đã nhận trước, ứng trước của khách hàng Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số tiền còn phải thu của khách hàng Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng Tùy vào số dư Nợ hay số dư Có mà phản ánh vào phần tài sản hay Nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán. d. Phương pháp hạch toán - Khi giao hàng cho người mua hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng, kế toán phản ánh giá bán được người mua chấp nhận: Nợ TK131 Tổng giá thanh toán Có TK 511 Giá bán chưa thuế Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra - Trường hợp chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và được trừ vào số nợ phải thu, kế toán ghi: Nợ TK635 Số chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 8 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán Có TK 131 Số chiết khấu thanh toán trừ vào số tiền phải thu ở người mua. - Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại, ghi: Nợ TK 521 Nợ TK 531 Nợ TK 532 Nợ TK 3331(nếu có) Có TK 131 Phải thu khách hàng - Khi doanh nghiệp thu nợ của bên mua bằng việc trao đổi hàng hóa dịch vụ, ghi: Nợ TK 152, 153, 156 . Nợ TK 133 Có TK 131 - Khi thực sự phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi có dự phòng trước hoặc chưa lập dự phòng, ghi: Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu nợ khó đòi Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 : Phải thu khách hàng Đồng thời ghi Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý để tiếp tục theo dõi về sau - Khi doanh nghiệp nhận lại được tiền bên mua trong số nợ đã xử lý, ghi: Nợ TK 111, 112, 331 . Nợ TK 133 Có TK 711: Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý e. Sơ đồ hạch toán SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 9 Khóa luận tốt nghiệp Lớp K40 Kế toán Kiểm toán Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán phải thu khách hàng TK 131 “Phải thu khách hàng” 111, 112 111, 112 Các khoản chi hộ khách hàng Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền 511, 515, 711 331 Doanh thu chư a thu tiền Bù trừ nợ và thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ chưa thu tiền 33311 521, 531, 532 Chiết khấu thương mại Thuế GTGT Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại 413 33311 Lãi tỷ giá khi đánh giá số dư các tài khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ cuối năm 413 139, 642 Lỗ tỷ giá khi đánh giá số dư các khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ cuối năm 635 Chiết khấu thanh toán Xử lý xóa sổ SVTH: Trần Thị Phương Trang GVHD: Nguyễn Thị Thanh Huyền 10 . khoáng sản Thừa Thiên Huế. Chương 3: Đánh giá một số giải pháp đối với công tác kế toán công nợ tại Công ty TNHH nhà nước một thành viên khoáng sản Thừa Thiên. cứu tại Công ty kết hợp với những kiến thức được học, tôi quyết định chọn đề tài “ Kế toán công nợ tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Khoáng sản Thừa