III. Đầu tư tài chính dài hạn
DANH MỤC KHÁCH HÀNG
Bảng 2.3: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007-
DANH MỤC KHÁCH HÀNG
Để theo dõi tình hình các khoản phải thu khách hàng, công ty thiết lập danh mục khách hàng, danh mục này được lập trên phần mềm kế toán. Công ty sử dụng tài khoản 131, tài khoản này được chia làm 2 tiểu khoản:
13111: Phải thu khách hàng hoạt động SXKD – Khách hàng trong nước 13112: Phải thu khách hàng hoạt động SXKD – Khách hàng nước ngoài
DANH MỤC KHÁCH HÀNG
Mã KH Tên KH Mã số thuế Địa chỉ TK ngân hàng Tên NH
K0133 Công ty TNHH TM Kim Tín 0301911983 69 Nguyễn Thi P13 Q5-TPHCM 025.1.00.000.978.4Ngoại thương Bình Tây K0134 Công ty TNHH TM Liên Hoa 3300357398 175 Bà Triệu Huế 301000557 Sacombank-CN An Cựu K0135 Công ty TNHH TM và DV Ngọc Hạnh 0400404714 23B Điện Biên Phủ Đà Nẵng
K0136 Công ty TNHHTM và DV tin học Nhật Huy
3300356808 Hùng Vương Huế 016.100001.9338 Ngoại thương-CN Huế
... ... ... ... ... ... b. Chứng từ sử dụng.
+ Hóa đơn GTGT kiêm Phiếu xuất kho. + Phiếu thu.
+ Lệnh chuyển có.
* Quy trình luân chuyển chứng từ.
+ Từ đầu năm, sau khi nhận được đơn đặt hàng của các khách hàng, bộ phận kinh doanh thảo hợp đồng bán hàng và ban giám đốc ký các hợp đồng đó ngay từ đầu kỳ kinh doanh. Khách hàng của công ty chủ yếu là các bạn hàng lâu năm từ các nước
Trung Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Malaysia... Ngoài ra còn có một số khách hàng tìm kiếm trên mạng hoặc các khách hàng vãng lai, mới lần đầu hợp tác.
+ Sau khi ban lãnh đạo ký xong các hợp đồng bán hàng đó, mọi số liệu về đặt hàng được chuyển về kho sản xuất để sản xuất số lượng hàng theo kế hoạch đề ra.
+ Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng được lập trên cơ sở thỏa thuận của 2 bên, kế toán trưởng có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về việc xét duyệt bán chịu để có chính sách tín dụng thích hợp.
+ Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng, kế toán vật tư kiêm kế toán bán hàng sẽ lập Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuốn
Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại bộ phận kế toán.
+ Khi giao hàng cho khách, kế toán vật tư phụ trách việc theo dõi công nợ. - Công ty áp dụng 2 hình thức thanh toán là TT và L/C:
•Chuyển trả tiền trước: Đây là phương thức phải trả tiền trước công ty mới giao hàng nên có tính an toàn rất cao. Phương thức này được sử dụng chủ yếu trong giao dịch với bạn hàng Trung Quốc bởi đây là những khách hàng quen, lâu năm, có sự tin tưởng lẫn nhau. Theo hình thức này thì Công ty sau khi nhận được Giấy báo Có từ phía Ngân hàng, bộ phận kế toán sẽ chuyển Bộ chứng từ hàng hóa cùng với hàng hóa cho khách hàng.
•Thanh toán bằng L/C (Tín dụng thư): Đây là phương thức có thể đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Theo phương thức này, trước hết khách hàng mở thư tín dụng tại ngân hàng của mình và chỉ yêu cầu ngân hàng đó trả tiền hay chấp nhận trả tiền cho công ty khi công ty xuất trình một bộ chứng từ thanh toán phù hợp như trong thư tín dụng. Khi chấp nhận thanh toán theo phương thức này, Công ty chỉ cho phép thư tín dụng không thể hủy ngang bởi đây là loại thư tín dụng sau khi ngân hàng mở ra và thông báo cho người bán thì không được sửa đổi, bổ sung hay hủy bỏ nó trong thời gian hiệu lực của L/C nếu không có sự đồng ý của các bên liên quan, bảo đảm quyền lợi cho
nhà xuất khẩu. Phương thức này áp dung chủ yếu cho những khách hàng mới hay trong trường hợp giá trị trên hợp đồng lớn bởi vì hai bên chưa có nhiều thông tin về nhau.
- Trong một vài trường hợp nhỏ, khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, đây là số khách hàng vãng lai, có giá trị tiền hàng dưới 20 triệu. Lúc này công ty sử dụng Phiếu thu.
- Nếu trường hợp khách hàng trả lại hàng do không đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật thì phải có biên bản kiểm định hàng được cơ quan có chuyên môn thẩm định và xác nhận, sau đó sẽ trả lại hàng cho Công ty đi kèm với Biên bản trả lại hàng. Trường hợp này hạch toán ngược lại, ghi tăng hàng hóa.
Nợ TK 156 Có TK632
- Nếu khách hàng chấp nhận để lại đợt hàng sau thì vẫn giữ nguyên số tiền đó, nếu trả lại tiền cho khách hàng thì định khoản:
Nợ TK 531
Có TK 112, 131
- Khi giao hàng cho người mua hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng, kế toán phản ánh giá bán được người mua chấp nhận:
Nợ TK131 Tổng giá thanh toán Có TK 511 Giá bán chưa thuế Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
- Trường hợp chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và được trừ vào số nợ phải thu, kế toán ghi: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK635 Số chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng
Có TK 131 Số chiết khấu thanh toán trừ vào số tiền phải thu ở người mua.
c. Sổ sách sử dụng.
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng: Đối với từng khách hàng, khi phát sinh các nghiệp vụ, kế toán tiến hành nhập vào các hoá đơn, sau đó nhập số tiền vào sổ chi tiết công nợ từng nghiệp vụ một.
+ Sổ cái tài khoản 131: Cuối kỳ căn cứ vào các sổ sách kế toán như hoá đơn, sổ chi tiết công nợ, bảng kê để khoá sổ, phần mềm tự động cập nhật sổ cái tài khảon này
+ Bảng đối chiếu công nợ: Căn cứ vào sự xác nhận bằng con dấu và chữ ký của hai bên Công ty và khách hàng để tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ, bảng này được in ra nhiều bản có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng mỗi bên và giao cho các bên thực hiện lưu
d. Ví dụ minh họa:
Ví dụ 1: Trình tự hạch toán kế toán TK 131 tại phòng kế toán Công ty TNHH Nhà nước Một thành viên khoáng sản Thừa Thiên Huế:Vào ngày 18/12/2009, Công ty xuất 20 tấn Tinh quặng Rutile với đơn giá 6.000.000 đồng/ tấn, bán cho Công ty cổ phần Kim Tín với tổng giá thanh toán là 126.000.000 đồng.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng và Hóa đơn GTGT xuất bán (Phụ lục 01), kế toán ngân hàng vật tư tiến hành ghi sổ.
Căn cứ vào hóa đơn, kế toán này nhập vào phần mềm Hóa đơn của khách hàng là Công ty cổ phần Kim Tín: Kế toán định khoản: Ngày 18/12: Nợ TK 1311 126.000.000 Có TK 5112A 120.000.000 Có TK 33311 6.000.000
Sau khi lập xong phần hoá đơn này, Kế toán này cập nhật vào sổ chi tiết công nợ, nghiệp vụ này được ghi đúng vào ngày 18/12
Ngày 28/12: theo Lệnh chuyển có LC00005655 (Phụ lục 02) tại Ngân hàng Đầu tư Thừa Thiên Huế, Công ty cổ phần Kim Tín đã chuyển trả cho Công ty TNHH nhà nước MTV khoáng sản Thừa Thiên Huế số tiền là 126.000.000 đồng, lúc này kế toán định khoản:
Nợ TK 1121A 126.000.000
Sau khi nhập vào, phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào Sổ chi tiết công nợ khách hàng. Đây là mẫu sổ được lập cho Khách hàng Kim Tín vì có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn.