II Sản phẩm đã được quy đổi chia ra:
3.1.2.Tổ chức công tác kế toán công nợ a Ưu điểm
a. Ưu điểm
- Về tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Kế toán đã thực hiện việc ghi chép một cách đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê, Sổ chi tiết, Sổ cái,... và tiến hành lập các báo cáo cần thiết theo Quyết định 15/2006, hệ thống sổ sách của Công ty tuân thủ quyết định BTC 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
Sổ chi tiết các tài khoản được áp dụng theo một mẫu chung tạo sự thống nhất trong hệ thống sổ sách kế toán. Số liệu kế toán trên sổ sách kế toán được chứng minh bằng hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo nguyên tắc khách quan. Toàn bộ chứng từ sổ sách các báo cáo đều được cất giữ cẩn thận theo trình tự thời gian.
- Công ty đã đã mở một số tiểu khoản nhằm thuận tiện cho công tác quản lý chi tiết và việc hạch toán kế toán công nợ với hai nhóm sản phẩm chính là Titan và Đá. Tương ứng với các tài khoản chi tiết 131,331 cũng là các tài khoản chi tiết 511, điều này sẽ thuận tiện cho kế toán trong việc quản lý chặt chẽ công nợ, doanh thu. Việc lưu
chuyển chứng từ được thực hiện theo một trình tự được quy định chặt chẽ, thống nhất, tránh thất thoát hoặc trùng lặp.
- Công ty theo dõi chi tiết từng khách hàng và nhà cung cấp trên danh mục khách hàng và nhà cung cấp được nhập sẵn trên phần mềm kế toán Fast với hàng nghìn khách hàng và được bổ sung hàng kỳ nên rất thuận tiện cho việc theo dõi. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là khai thác và xuất khẩu quặng Titan và đá nên việc tìm kiếm khách hàng là cực kỳ quan trọng, việc khảo sát khách hàng nhằm ký kết các hợp đồng thương mại luôn phải dựa trên tình hình quan hệ để lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp. Các hình thức như tín dụng thư, trả trực tiếp qua chuyển khoản là những phương thức thanh toán phổ biến mà Công ty sử dụng và đem lại hiệu quả cao chứng tỏ đội ngũ kế toán của Công ty đã có chuyên môn tốt, nắm vững và hiểu rõ các quy trình trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Công ty lại giao dịch thường xuyên và trực tiếp với khách hàng nước ngoài nên cần thực hiện đúng các chính sách, văn bản quy định về xuất khẩu vì vậy các cán bộ kế toán luôn hiểu rõ trách nhiệm để không vi phạm các quy định này.
- Việc thu hồi nợ được quy định rõ ràng trên các hợp đồng giao dịch, chính điều này giúp cho kế toán dễ dàng trong việc quản lý các khoản nợ phải thu. Ngoài ra, việc lập dự phòng phải nợ khó đòi cũng được thực hiện đúng quy định theo Thông tư 13 Bộ tài chính. Nhờ có chính sách thu nợ tốt nên khoản trích lập dự phòng của Công ty không lớn, tình trạng nợ xấu, dây dưa kéo dài cũng được cải thiện và ít trường hợp do Công ty tạo được mối quan hệ làm ăn tốt với nhiều bạn hàng.
- Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện thống nhất nhằm tránh sai sót, gian lận theo hình thức Nhật ký chứng từ.
- Tùy từng loại khách hàng mà Công ty có thể lên lịch trình cho việc trả nợ để tận dụng được các chính sách chiết khấu từ phía người mua đồng thời giảm thiểu khả năng lỗ tỷ giá vì đây là nhân tố khách quan, cần có kiến thức về tài chính để dự báo về tình hình tỷ giá ngoại tệ.
- Cuối kỳ đối với những khách hàng còn khoản nợ phải thu Công ty thực hiện việc gửi Bảng đối chiếu công nợ đến khách hàng nhằm xác nhận tính đúng đắn của các khoản nợ, qua đó, có căn cứ để đối chiếu so sánh tính chính xác trong việc ghi sổ hàng
kỳ. Ngược lại, Công ty cũng lưu lại các Bảng này từ phía nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ để tiện cho việc theo dõi và xử lý sai lệch.
- Công ty cũng thực hiện đúng những cam kết về thanh toán cho nhà cung cấp và ngân hàng, điều này làm tăng uy tín của Công ty đồng thời cũng đảm bảo được tính cạnh tranh.
b. Hạn chế
- Mọi sổ sách chứng từ liên quan phần hành công nợ đều do kế toán ngân hàng vật tư đảm nhận mà không có một nhân viên phụ trách việc luân chuyển chứng từ nên áp lực và gánh nặng công việc rất lớn đối với nhân viên này, việc kiểm soát sẽ khó khăn hơn và dễ xảy ra sai sót.
- Mặc dù đã lập dự phòng nợ khó đòi nhưng việc theo dõi các khoản nợ của từng khách hàng chưa chặt chẽ nếu những khách hàng đó có khả năng không thu được nợ. Đối với một số ít khách hàng thì còn các khoản nợ đọng, dây dưa kéo dài đến nhiều năm nhưng vì chưa giải thể phá sản nên không giải quyết được các khoản nợ này.
- Hơn nữa, chính sách bán hàng, quy định chiết khấu, giảm giá của Công ty còn chưa thông thoáng, điều này làm mất lợi thế trong việc chiếm dụng vốn hay thu hút khách hàng, tranh thủ các khoản khách hàng trả trước và còn làm cho việc thu hồi nợ trở nên khó khăn.
- Trong quy trình bán hàng chưa có bộ phận xét duyệt tín dụng riêng mà kế toán tham mưu trực tiếp cho giám đốc, trong môi trường được mở rộng với quy mô lớn hơn nữa thì điều này là không triệt để và có khả năng tạo sự không thống nhất nếu nhận định sai về khả năng thanh toán của khách hàng đối với những nhân viên không chuyên trách.