II Sản phẩm đã được quy đổi chia ra:
3.2.Một số biện pháp nâng cao chấtlượng công tác kế toán công nợ và cải thiện tình hình thanh toán của công ty.
tình hình thanh toán của công ty.
- Công ty nên tổ chức bộ phận kế toán vừa tập trung vừa phân tán nhằm đảm bảo sự chính xác và tính đúng đắn trong công tác kế toán đồng thời giảm thiểu khối lượng công việc của nhân viên kế toán, có thể bằng cách tăng cường nhân viên kế toán ở các xưởng hay bổ sung đội ngũ ở văn phòng Công ty. Mặt khác một nhân viên kế toán kiêm nhiệm quá nhiều phần hành như kế toán ngân hàng vật tư phải quản lý các khoản nợ
phải thu, nợ phải trả, ngoài ra còn kiểm tra về vật tư, xuất nhập hàng với quá nhiều nghiệp vụ phát sinh dễ xảy ra sai sót nên cần tuyển thêm kế toán kho, kế toán tiêu thụ....
- Vì việc áp dụng phần mềm vào công tác kế toán rất dễ dàng và thuận tiện nên đôi lúc cán bộ kế toán sẽ chủ quan trong việc quản lý các số liệu dẫn nhập mà khi phần mềm có sự cố sẽ khó kiểm soát và xảy ra tổn thất nên khi nhập các chứng từ hay lập các sổ, báo cáo, vào hàng kỳ cần chuyển các báo cáo này ra Excel để tiện hơn cho việc quản lý đồng thời theo dõi song song với việc nhập và quản lý phần mềm.
- Cần có sự phân công phân nhiệm,ủy quyền cho mỗi nhân viên để tránh công việc chồng chất và trùng lặp, mỗi bộ phận phụ trách một công việc khác nhau, ví dụ như việc xét duyệt hạn mức tín dụng trước đây chỉ do kế toán trưởng thì nay cần bổ sung thêm nhân viên khác am hiểu tài chính, lúc này sẽ dễ dàng kiểm soát hơn. Mức độ phân nhiệm càng cao thì sai pham càng dễ bị phát hiện nhờ sự kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành hay việc đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận với nhau, khả năng xảy ra gian lận và sai sót cũng nhờ đó mà giảm thiểu. Trong những môi trường kinh doanh có rủi ro cao,một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.
- Thiết lập chặt chẽ và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt.
- Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần liệt kê, phân loại nợ theo nhóm tuổi và phân công đòi nợ, và ngoài ra cần tính lãi suất cho những khách hàng có nợ khó đòi, nợ quá hạn.
- Nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng điều này một mặt sẽ giúp đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặt khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch giữa số liệu của hai bên, thủ tục này được gửi định kỳ qua e-mail,fax, thư qua bưu điện hay trực tiếp đối chiếu.
- Công ty cần có biện pháp thay đổi chính sách chiết khấu linh động hơn ứng với mỗi phương thức thanh toán, điều này sẽ khắc phục tình trạng bị chiếm dụng vốn, khó thu hồi được các khoản nợ xấu, vốn ứ đọng sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính sách chiết khấu thanh toán cởi mở sẽ giúp Công ty theo dõi nợ một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra cần thay đổi chiết khấu thương mại vì những khách hàng có khối lượng mua lớn là những bạn hàng tiềm năng, cần tạo được mối quan hệ tốt khi các đối thủ ra sức cạnh tranh và mở rộng chính sách chiết khấu, không những thế còn tìm
kiếm thêm được nhiều khách hàng chứ không chỉ dựa vào quan hệ làm ăn với những khách hàng hiện tại. Hơn nữa phải thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin tài chính, vấn đề chi trả.
- Các chứng từ thanh toán trong phần hành nợ phải trả cần được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và được đóng dấu ngày nhận. So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận, so sánh giá cả, chiết khấu trên đơn đặt hàng và hoá đơn để đảm bảo không thanh toán vượt quá số nợ phải trả cho người bán.
- Với nguyên tắc bất kiêm nhiệm thì chức năng tài vụ và kế toán cần được độc lập và khi xét duyệt chuẩn chỉ, kiểm tra và chấp nhận thanh toán cần được tách rời nhau mà việc xét duyệt chi quỹ do tài vụ đảm nhận, khi ký duyệt chi quỹ cũng phải đảm bảo đóng dấu để không bị tái sử dụng.
- Tăng cường sự đóng góp, lắng nghe ý kiến của khách hàng bằng cách lập các bảng hỏi hay bảng thăm dò ý kiến về chất lượng sản phẩm, yêu cầu về chính sách khuyến mãi, giá cả... nhằm biết được điểm mạnh yếu, tăng cường hơn nữa công tác quản lý và đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bổ sung cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật có trình độ tốt, được đào tạo chuyên sâu, cử cán bộ học những lớp chuyên môn đủ khả năng đáp ứng yêu cầu hiện tại, thay đổi cơ cấu lao động về trình độ.