III. Đầu tư tài chính dài hạn
DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP
Đơn vị tính: đồng
DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP
Mã KH Tên KH Mã số thuế Địa chỉ TK ngân hàng Tên NH
K0714 Công ty CP Trung Nam 3300367967 Nam Vỹ Dạ- Phú Thượng- Phú Vang 040001-59342 Sacombank-Chi nhánh Huế K0715 Công ty TNHH Anh Quân 3300356059 118 Trần Phú Huế
K0716 Đội công trình 1-Cty sửa chữa 3300100385 K0717 Công ty VOSA Đà Nẵng 0100437898008 03 Quang Trung Đà Nẵng K0718 CN Công ty CP Xây lắp 1- Petrolimex 010010818000
7 Xóm 14 Nghi Kim, TP Vinh
... ... ... ... ... ...
b. Chứng từ sử dụng. + Hóa đơn GTGT + Giấy báo nợ. + Phiếu chi.
Để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty tìm kiếm nhiều nhà cung cấp để đáp ứng cho nhu cầu mua nguyên nhiên liệu đầu vào, bao bì, quá trình vận chuyển.
+ Các bộ phận sản xuất khi nhận thấy nhu cầu vật tư đầu vào thiếu hụt, không đáp ứng đủ cho nhu cầu sản xuất hoặc dự toán được nguồn nguyên liệu cần thiết cho việc sản xuất sắp tới thì kho hàng có trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng. 1 liên của chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm với các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho.
+ Bộ phận mua hàng dựa vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét chủng loại, số lượng, chất lượng hàng cần mua, từ đó khảo sát nhà cung cấp thích hợp. Thông thường, ở Công ty TNHH nhà nước MTV khoáng sản Thừa Thiên Huế lựa chọn nhà cung cấp xăng dầu là Công ty Cổ phần Trung Nam để dễ dàng tận dụng được những chính sách bán chịu, bảo đảm được uy tín do là nhà cung cấp thân quen. Sau đó, ký hợp đồng mua hàng và lập thành 2 liên, liên 1 chuyển cho nhà cung cấp, liên 2 lưu lại.
+ Sau khi nhận hàng, căn cứ vào hóa đơn liên 2 nhận được từ nhà cung cấp và thực tế số hàng nhận, lập phiếu nhập kho được in thành nhiều liên có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng, liên 1 lưu kho, liên 2 đính kèm với hóa đơn bán hàng lưu giữ ở bộ phận kế toán công nợ. Căn cứ vào phiếu này, kế toán nhập các thông tin liên quan vào phần mềm kế toán.
+ Việc xét duyệt chi quỹ cũng do kế toán trưởng thực hiện, cùng với các căn cứ từ các bộ phận khác, kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tính đầy đủ hợp lý của các bộ chứng từ khi đó mới chấp nhận thanh toán. Thời điểm thanh toán cũng được tính toán và giao kèo chặt chẽ sao cho có lợi nhất cho Công ty đồng thời tạo dựng lòng tin từ phía nhà cung cấp. Kế toán vật tư có nhiệm vụ xem xét khoản nợ phải trả rồi lập giấy đề nghị thanh toán có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Thông thường các nhà cung cấp đều ở trong nước nên khi thanh toán qua ngân hàng, kế toán tới ngân hàng để lập một ủy nhiệm chi trả tiền qua tài khoản cho nhà cung cấp. Căn cứ vào đó, kế toán nhập số liệu vào máy và lưu chứng từ.
c. Sổ sách sử dụng.
+ Bảng kê chi tiết phát sinh công nợ phải trả khách hàng. + Sổ cái tài khoản 331.
d. Ví dụ minh họa.
Trình tự hạch toán các khoản phải trả nhà cung cấp tại Công ty TNHH nhà nước một thành viên khoáng sản Thừa Thiên Huế:
Vào Ngày 26/10/2009 Công ty nhận được Hóa đơn GTGT liên 2 số 0013385
(Phụ lục05) của Công ty TNHH Vĩnh Khang với Hạng mục công trình xây móng bó nền, láng nền nhà ở của công nhân tại khu Công nghiệp La Sơn với tổng giá trị thanh toán là 36.011.000 đồng trong đó giá chưa thuế là 32.737.212 đồng, tiền thuế GTGT là 3.273.128 đồng.
Sau khi nhận hàng và hóa đơn kiểm tra con dấu và chữ ký của lãnh đạo đơn vị bán hàng, người mua hàng là Công ty TNHH Nhà nước một thành viên khoáng sản Thừa Thiên Huế, bộ phận kho chuyển hóa đơn về cho bộ phận kế toán để nhập liệu và lưu chứng từ, ở Công ty sử dụng Hóa đơn này kiêm phiếu nhập kho. Từ các chứng từ trên, kế toán nhập các nghiệp vụ phát sinh vào máy, phần mềm tự động cập nhật Sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp:
Vào ngày 26/10/2009 khi nhận hàng cùng hóa đơn GTGT, kế toán nhập vào máy và định khoản:
Nợ TK 2412 32.737.212 Nợ TK 1331 3.237.728
Có TK 331 36.011.000
Vào ngày 31/12/2009, kế toán đến ngân hàng Đầu tư phát triển Thừa Thiên Huế lập ủy nhiệm chi 10/12D (Phụ lục 06) thanh toán toàn bộ tiền sửa phòng, nhà xưởng, hàng rào công ty cho Công ty TNHH Vĩnh Khang trong đó có số tiền thanh toán cho công trình nhà ở công nhân hóa đơn 0013385 với tổng cộng số tiền là 69.766.000 đồng, ủy nhiệm chi này có đầy đủ chữ ký của kế toán, chủ tài khoản, giao dịch viên, kiểm soát viên ngân hàng và được lưu 1 liên ở đơn vị, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 331 69.766.000
Có TK 1121 69.766.000