Phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của khu và liên khu hiện bảo quản tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

Trong báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm vụ trọng trách của ngàn

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 11 năm 2019

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luân văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước, nhưng đã trích chú thích cụ thể

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2019

Tác giả luận văn

Trương Văn Đỉnh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu thực tiễn của đề tài, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu và nghiên cứu tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu, song tôi nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, sự giúp đỡ của Lãnh đạo phòng đọc, cũng như cán bộ phục vụ phòng đọc của Trung tâm với thái độ phục vụ nhiệt tình, cởi mở với độc giả, tôi cũng nhận được sự giúp đỡ của giảng viên Khoa Văn thư Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt là sự giúp đỡ của PGS Nguyễn Văn Hàm là người trực tiếp hướng dẫn cho tôi nghiên cứu thực hiện đề tài này Mặc dù vậy luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót nhất định

Do đó, chúng tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo, góp ý của các thầy cô và các bạn Những ý kiến góp ý quý báu của thầy, cô và các bạn sẽ giúp chúng tôi hoàn thiện luận văn một cách tốt nhất

Tôi xin trân trọng bày tỏ lời cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ-Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các ông, ban Lãnh đạo, cán bộ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài Đặc biệt tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS Nguyễn Văn Hàm, nguyên Trưởng Khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng-Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn là người trực tiếp hướng dẫn

đã giúp tôi hoàn thiện đề tài./

Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2019

HỌC VIÊN

Trương Văn Đỉnh

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Các nguồn tư liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 6

7 Bố cục của đề tài 6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 7

1.1 Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 7

1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 7

1.1.2 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 10

1.1.3 Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 11

1.1.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ 12

1.2 Cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 14

Tiểu kết chương 1: 17

Chương 2 THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ LIÊN KHU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 18

2.1 Khái quát về Trung tâm lưu trữ quốc gia III 18

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 18

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 20

2.1.3 Thẩm quyền thu thập, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 21

2.2 Các Khu, liên khu và tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu 22

2.2.1 Sự ra đời của Khu và liên khu 22

2.2.2 Thời gian của phông, thành phần, số lượng, nội dung và giá trị tài liệu

lưu trữ của các Khu và liên khu 25

2.2.2.1 Thời gian của phông các Khu và liên khu 25

2.2.2.2 Số lượng tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu 25

2.2.2.3 Thành phần và nội dung tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu 26 2.2.2.4 Giá trị tài liệu của các Khu và liên khu 29

2.3 Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu 31

2.3.1 Kết quả đạt được 31

2.3.1.1 Số lượng độc giả khai thác hồ sơ tài liệu phông lưu trữ các Khu và liên khu 31

2.3.1.2 Số lượng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu đưa ra phục vụ khai thác 32 2.3.1.3 Loại hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác 33

2.3.1.4 Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 35

2.3.1.5 Nội dung về phát huy giá trị tài liệu và một số khái niệm liên quan 37

2.4 Hạn chế và nguyên nhân 37

2.4.1 Hạn chế về chất lượng phông lưu trữ của các Khu và liên khu 37

2.4.1.1 Những hạn chế tình hình tài liệu và tổ chức sắp xếp phông lưu trữ của Khu và liên khu 37

2.4.1.2 Hạn chế hệ thống tra cứu 40

2.4.2 Một số hạn chế về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 40

2.5 Nguyên nhân hạn chế 41

2.5.1 Nguyên nhân khách quan 42

2.5.2 Nguyên nhân chủ quan 42

Tiểu kết chương 2: 43

Chương 3 GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ LIÊN KHU BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 44

3.1 Nhóm giải pháp chung 44

3.1.1 Hoàn thiện về cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 44

3.1.2 Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp 45

3.1.3 Nâng cao nhận thức về giá trị TLLT đối với đời sống xã hội 46

3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 47

3.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu 48

3.2.2 Đa dạng hóa hình thức khai thác tài liệu lưu trữ 49

3.2.3 Tổ chức giải mật tài liệu phông lưu trữ của khu và liên khu 51

3.2.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu để tra tìm tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu 53

3.3 Nhóm giải pháp nâng cao hoạt động quảng bá, tuyên truyền 53

3.3.1 Tổ chức các hoạt động quảng bá, tuyên truyền 53

3.3.2 Xây dựng phim, ảnh tư liệu và giới thiệu trên các thông tin đại chúng 55 3.4 Một số đề xuất, kiến nghị đối với các cơ quan quản lý nhà nước về công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 56

3.4.1 Đối với Bộ Nội vụ 56

3.4.2 Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 56

3.4.3 Đối với Trung tâm lưu trữ quốc gia III 57

Tiểu kết chương 3: 59

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

Stt Chữ viết tắt Diễn giải

6 TLLT Tài liệu lưu trữ

7 UBHC Ủy ban hành chính

8 UBND Ủy ban nhân dân

9 UBCKHC KTT Ủy ban Kháng chiến Hành chính Khu tự trị

kỳ Bởi vậy TLLT phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ Tuy nhiên, nếu chỉ bảo quản an toàn cố định mãi trong kho lưu trữ thì những thứ quý giá đó mãi chỉ là những vật “ngủ yên’ không có tác dụng và đương nhiên việc bảo quản TLLT cũng không còn ý nghĩ gì nữa Vì vậy, để việc bảo quản tài liệu trở nên có ý nghĩa thì cần

“đánh thức” những di sản quý báu của quốc gia đó bằng cách đưa nó ra khỏi kho, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu đó phục vụ hoạt động của cơ quan tổ chức Trong báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm

vụ trọng trách của ngành lưu trữ là: Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và

tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia, tài liệu lưu trữ phải cùng các nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội Từ nhận định trên, Đảng và Nhà nước đã không ngừng quan tâm chỉ đạo các cấp, ban, ngành lưu trữ đẩy mạnh công tác phát huy giá trị tài liệu Trong Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ “Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” nhấn mạnh để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần thực hiện nghiêm túc các vấn đề sau: Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác lưu trữ; Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo quản, bảo vệ an toàn, bảo hiểm và quản lý khai thác tài liệu lưu trữ; Bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả

Trong tình hình hiện nay vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các nhu cầu của xã hội đang dần dần trở nên ít được quan tâm biết đến, đặc biệt

2

là những tài liệu lưu trữ có giá trị về lịch sử, chính trị Qua khảo sát tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III hiện bảo quản số lượng lớn tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu nhưng chưa được quan tâm chú ý một cách đúng mức, do đó có nhiều tài liệu quý bảo quản trong kho mà chưa phát huy được giá trị Xuất phát từ những lý do và thực

trạng trên, chúng tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” làm đề

tài luận văn thạc sĩ

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu chúng tôi đã tổng hợp được một số

đề tài, luận văn, bài viết có liên quan đến vấn đề “Phát huy giá trị TLLT” cụ thể như sau:

Thứ nhất: Về cơ sở lý luận công tác lưu trữ có giáo trình “Lý luận và thực

tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương

Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại Học và giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 đưa ra những cơ sở lý luận về TLLT, đồng thời phân tích thực tiễn thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta trước những năm 90 của thế kỷ XX; Giáo

trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của TS Chu Thị Hậu chủ biên do

NXB Lao động xã hội xuất bản năm 2016 đã trình bày về lý luận chung về TLLT,

tổ chức quản lý công tác lưu trữ và hướng dẫn phương pháp thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Thứ hai: Nghiên cứu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ qua một số luận văn,

luận án cụ thể như: Đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương (Qua khảo sát một số UBND cấp quận thuộc Thành phố Hà Nội)”của Trần Thị Mai năm 2015 (Tư

liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội); Đề tài luận

văn thạc sĩ “Phông lưu trữ Ủy Ban kháng chiến hành chính Nam Bộ Một nguồn sử liệu về Nam Bộ kháng chiến chống Pháp (1945-1954)” của Lê Tuyết Mai năm 2011

(Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện- Đại học Quốc gia Hà Nội); Đề tài luận văn thạc sĩ “Đảng bộ Liên khu III lãnh đạo phong trào phụ nữ trong kháng chiến chống Pháp (1946-1954) của Nguyễn Thị Thảo năm 2014 (Tư liệu Trung tâm Thông tin

Thứ ba: Nghiên cứu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ qua một số khóa luận:

Khóa luận tốt nghiệp “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại Ủy Ban nhân dân huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh” của Phạm Thị Nhi

(Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội), Khóa luận

tốt nghiệp “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phông Ủy Ban tố cáo tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ và tay sai ở miền Nam Việt Nam- Nguồn sử liệu về tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ trong kháng chiến chống Mỹ từ năm 1954-1975”của Nguyễn

Như Phúc (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)

Thứ tư: Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến phát huy giá trị tài

liệu lưu trữ đã được đăng trên các báo, tạp chí, website như: “Khu Tây Bắc với công tác kiến thiết cầu đường và bảo đảm giao thông phục vụ chiến dịch Điện Biên Phủ”

của tác giả Phạm Hải Yến đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7/2014

Kỷ yếu khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo

vệ tổ quốc” Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2008 Kỷ yếu Hội thảo khoa học của Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn 2009 “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn”

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích

Mục đích nghiên cứu của đề tài:

- Làm rõ giá trị nhiều mặt trong tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu đến nay đang còn chưa được nhiều người biết đến; khẳng định tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu là nguồn sử liệu quý giá để nghiên cứu lịch sử của đất nước thời kỳ chiến tranh và lịch sử tổ chức bộ máy nhà nước, địa giới hành chính, kinh tế - văn hóa - xã hội…với những nét riêng, đặc biệt là dấu ấn ra đời, hoạt động, phát triển của các liên khu, khu, khu tự trị nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc kháng chiến, kiến quốc và sự chấm dứt hoạt động của cấp khu khi đã hoàn thành xong sứ mệnh đưa

4

cuộc cách mạng đi đến thắng lợi cuối cùng

- Từ đó để đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu trong thời gian qua, đồng thời rút ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong thời gian tới

- Lựa chọn những phương pháp, hình thức để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiệu quả nhất

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu, làm rõ giới hạn phông lưu trữ của Khu, liên khu trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ xâm lược năm 1948-1975 và những chủ thể hình thành nên khối tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu

- Và giới thiệu tiềm năng, khảo sát, mô tả khối tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đánh giá ưu điểm, hạn chế

- Đề xuất những giải pháp nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tài liệu phông lưu trữ của một số Khu và liên khu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc III và việc phát huy giá trị của nó để phục vụ cho đời sống xã hội

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Do khối tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu rất lớn và đa dạng nên đề tài chỉ tập trung lựa chọn nghiên cứu những khối tài liệu lưu trữ tiêu biểu của một số Khu và liên khu hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

5 Các nguồn tư liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu

5.1 Các nguồn tư liệu tham khảo

Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện luận văn, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau đây:

- Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm

5

2013 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử cũng nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

- Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ do Vương Đình Quyền chủ biên, xuất bản năm 1990; Giáo trình Lý luận và phương pháp lưu trữ do Chu Thị Hậu chủ biên, xuất bản năm 2016; sách chuyên khảo Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng của PGS Vương Đình Quyền

- Các bài viết của các nhà khoa học đăng trên các Tạp chí, kỷ yếu Hội thảo khoa học Các đề tài nghiên cứu khoa học, các luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên ngành lưu trữ

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả đã sử dụng các phương pháp như:

- Phương pháp khảo sát: Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu là cơ sở cho các kết luận, đánh giá của đề tài nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích những giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu cần được phát huy

- Phương pháp phân tích sử liệu học để xác minh độ chính xác của tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên của Trung tâm lưu trữ quốc gia III về cách tổ chức khai thác và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu về phát huy giá trị tài liệu

- Phương pháp hệ thống được sử dụng để hệ thống toàn bộ những công trình nghiên cứu khoa học, những bài viết có liên quan để tham khảo đề tài nghiên cứu

6

của mình

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Đề tài góp phần bổ sung hoàn thiện cơ sở lý luận và pháp lý về công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ để phục vụ cho đời sống xã hội

- Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học tập của các cơ sở đào tạo, cơ quan bảo quản tài liệu trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn gồm 03 chương

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Chương 2 Thực trạng phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của Khu và liên

khu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Chương 3 Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu bảo

quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III

7

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Trong trình học tập, nghiên cứu tài liệu cũng như thực tiễn từ công việc hằng ngày ở cơ quan và trong đời sống Chúng tôi hiểu rằng tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, các cơ quan đoàn thể, cá nhân, gia đình, dòng họ, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin rất quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu và trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và

cá nhân

Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đề cập tới khái niệm tài liệu lưu trữ theo lưu trữ học Mác xít như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và

cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong phòng, kho lưu trữ” [1,6]

Theo khoản 2 Điều 2-Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản, ảnh, vi phim, băng đĩa, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử,… và vật mang tin khác” Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong luật lưu trữ năm 2011 nhìn chung đã khái quát được đặc điểm cơ bản của tài liệu Qua đó giúp ta phần nào hiểu thuật ngữ “TLLT” một cách chính xác hơn

Khái niệm chính thức về TLLT Việt Nam được đưa ra trong Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 như sau: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [19,8] Khái niệm này cho thấy, TLLT phải thể hiện

8

được các thuộc tính sau: Chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội; không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử, vật mạng tin và phương pháp ghi tin; phải đảm bảo giá trị pháp lý

Qua những khái niệm trên, chúng ta có thể nhận thấy một cách khái quát nhất

về TLLT là tài liệu phải có nguồn gốc xuất xứ (do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân sản sinh ra trong quá trình hoạt động) Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

Qua quá trình nghiên cứu chúng tôi nhận thấy khái niệm về tài liệu lưu trữ theo Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra là định nghĩa rất rõ ràng và đầy đủ, đã khái quát được đặc điểm cơ bản của tài liệu Từ nội hàm khái niệm tài liệu lưu trữ nêu trên, có thể chỉ ra tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau: Thứ nhất là TLLT chứa đựng thông tin quá khứ: Các thông tin trong tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng, biến cố của lịch sử, các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân, các hoạt động của nhà nước, của cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân tiêu biểu, kiệt xuất trong quá trình tồn tại và phát triển Các thông tin này đã xảy ra trong quá khứ, được ghi lại bằng vật liệu và phương pháp ghi tin nhất định để lưu giữ và truyền lại cho các thế hệ tương lai

Thứ hai là TLLT có tính chính xác cao: Theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 “TLLT phải là bản gốc, bản chính, trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” để đảm bảo giá trị pháp lý

và độ tin cậy cho tài liệu TLLT mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao như chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, bút tích của tác giả… Do vật TLLT còn được gọi là tài liệu gốc, tư liệu gốc hay sử liệu gốc

Thứ ba là TLLT do nhà nước thồng nhất quản lý: TLLT được đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo các quy định của pháp luật để đảm bảo an toàn, tránh mất mát, thất lạc tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm và các tài liệu mang thông tin bí mật nhà nước

TLLT bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng Để quản lý một cách khoa học loại hình này, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại

9

hình tài liệu và phân loại chúng một cách hợp lý Có thể phân chia TLLT thành các loại cơ bản sau:

- Tài liệu hành chính: Bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những

hoạt những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt khác nhau của đời sống như chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy thuộc vào những giai đoạn lịch sử khác nhau với các đặc thù khác nhau

Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu hành chính gồm: Tài liệu

về Sắc lệnh của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa về việc thành lập các UBHC Khu Tự trị Tây Bắc; Sắc lệnh về việc thành lập Liên Khu III; Tài liệu

về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Khu và liên khu; Thông tư hướng dẫn của Chính phủ về việc bỏ cấp khu, hợp tỉnh; Thông tư hướng dẫn về việc giải thể các Khu Tự trị…

- Tài liệu khoa học công nghệ: Loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt

động về nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, về thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản, về thiết kế, chế tạo các sản phẩm công nghiệp, về điều tra, khảo sát, thăm dò tài nguyên thiên nhiên, địa chất, thủy văn, trắc địa bản đồ Tài liệu khoa học - kỹ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ, tà liệu tính toán,

Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu có các tài liệu khoa học công nghệ gồm: Tài liệu về đề án thiết kế xây dựng xưởng đường bột, rượu, giấy Khu Tự trị năm 1962; Tài liệu về thiết kế trạm khí tượng Padin Mộc Châu năm 1962; Tài liệu bản thuyết minh đề án thiết kế công tình Khu Đảng bộ Tây Bắc của Sở Kiến trúc Khu Tự trị năm 1960

- Tài liệu nghe nhìn: là loại tài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội lao

động sáng tạo của con người và các hoạt động khác Tài liệu này có khả năng tái hiện lại các sự kiện, nhân vật bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên những dấu ấn riêng biệt thú vị Tài liệu nghe nhìn có thể là các cuộn phim, âm bản ảnh, dương bản ảnh,

Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu ảnh gồm:

+ Tài liệu ảnh: Đoàn đại biểu Tuyên Quang theo dõi báo cáo của UBHC Khu

+ Tài liệu ảnh: Chân dung các đại biểu, cán bộ Khu Tự trị Việt Bắc

+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh sống mãi trong lòng nhân dân các dân tộc Việt Bắc

+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh với Bí thư Khu ủy Khu Tự trị Việt Bắc - Chu Văn Tấn đang cùng nhau làm việc

+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh làm việc trong khi đi công tác ở Việt Bắc thời kỳ kháng chiến chống Pháp

+ Hợp tác xã Nông nghiệp 5-1974 Ba Nhất - Phú Thượng - Võ Nhai - Bắc Thái sản xuất khá, làm công tác giáo dục bình dân học vụ khá Ảnh: Lúa mới lên nương thâm canh…

- Tài liệu văn học - nghệ thuật: là những tài liệu phản ảnh hoạt động sáng tác

văn học nghệ thuật của những nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ… Loại tài liệu này chủ yếu

là bản thảo của tác phẩm văn học, nghệ thuật, thư từ trao đổi, tài liệu về các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ,…

Ví dụ: Phông tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu văn học, nghệ thuật gồm:

Kế hoạch sáng tác văn học nghệ thuật Hội nhà văn, Hội nhà thơ Khu Tự trị năm 1961; Đề án xây dựng phát hành ấn phẩm văn học, nghệ thuật Khu Tự trị năm 1968; Phong trào hội thi sáng tác các ấn phẩm, tác phẩm thơ, ca, nhạc kịch Khu Tự trị năm 1966…

- Tài liệu điện tử: là tài liệu sản sinh, tồn tại và tiêu hủy trong môi trường điện

tử Tài liệu điện tử ra đời do sự phạt triển không ngừng của công nghệ thông tin và máy tính điện tử Loại hình tài liệu này ngày càng chiếm vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ bởi tính hiện đại và các ưu điểm vượt trội về khả năng lưu trữ rất lớn của nó so với tài liệu giấy

1.1.2 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

11

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân [9, 239]

1.1.3 Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã có từ rất lâu bởi nhận thức của các cơ quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến địa phương Vấn đề phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phải dựa trên cơ sở lý luận của lưu trữ ta có thể phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ của quốc gia nhằm phục vụ sự phát triển của đất nước trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, giáo dục, an ninh quốc phòng Cho đến nay chưa có một cuốn giáo trình nào hay công trình nghiên cứu khoa học nào trình bày cụ thể khái niệm về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cho nên thuật ngữ này còn rất mới

Qua nghiên cứu tài liệu lưu trữ cũng như tìm hiểu về giá trị của tài liệu thì thuật ngữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây mục đích là để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các lợi ích của xã hội Nói cách khác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu để đưa các giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, nhằm thúc đẩy sự phát triển

của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước

Luật Lưu trữ nước CHXHCN Việt Nam năm 2011 mặc dù không giải thích khái

niệm “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, nhưng tại Chương IV: Sử dụng tài liệu lưu

trữ đã quy định khá chi tiết cho hoạt động này Cụ thể Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:

- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

- Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu;

- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ [19, 34]

Có thể nói từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, các hoạt động khai thác sử

12

dụng tài liệu lưu trữ hay nói rộng hơn là hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được định hướng một cách khoa học Trong thực tế, hầu hết các Lưu trữ quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng đều đã và đang áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của Luật, nhằm phát huy tối

đa, có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ

1.1.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ

Thứ nhất giá trị thực tiễn của tài liệu:

Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa đựng

trong tài liệu Những thông tin đó có thể phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Cụ thể như: Cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản

lý, hoạt động thanh tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc… Những tài liệu là các văn bản quản lý nhà nước sẽ cung cấp cho chúng ta những hiểu biết về hành lang pháp lý trong lĩnh vực hoạt động của mình Từ đó giúp các cơ quan, tổ chức và

cá nhân xác định được một cách chính xác những công việc mình đang làm để đạt hiệu quả tối ưu

Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thông tin về công việc còn đang giải quyết mà giá trị thực tiễn của tài liệu còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã qua của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định tại giai đoạn lưu trữ hiện hành của cơ quan sản sinh tài liệu Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị hiện hành của tài liệu Sau khi công việc kết thúc, tài liệu về công việc đó vẫn được lưu trữ

và phục vụ khai thác, sử dụng tại lưu trữ hiện hành của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan trung ương và năm năm đối với các cơ quan địa phương Khi tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử coi như chấm dứt khoảng thời gian giá trị hiện hành của tài liệu, những thông tin trong tài liệu đã phát huy hết giá trị để phục vụ công việc thực tiễn hàng ngày

Ví dụ: Trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm

lược Đảng, Quốc hội và Chính phủ ta thực hiện chủ trương thành lập các Khu và liên khu thực chất đó là các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương thuộc Chính phủ, các cơ quan này có nhiệm vụ giúp Chính phủ thực hiện việc quản lý nền hành chính

13

nhà nước trên tất cả các mặt trong đời sống xã hội Mặc dù, các Khu và liên khu đã giải thể nhưng mô hình sáp nhập, chia tách bộ máy hành chính nhà nước lúc bấy giờ đến nay vẫn còn nguyên giá trị Đảng và Nhà nước ta đang thực hiện chính sách tinh giản

bộ máy hành chính Nhà nước gần giống với mô hình trước đó mà cụ thể là mô hình của các Khu và liên khu

Từ giá trị thực tiễn trên cho thấy năm 2008 Nhà nước ta thực hiện việc sáp nhập tỉnh như Hà Tây, huyện Mê Linh tỉnh Vĩnh Phú và 4 xã thuộc huyện Lương Sơn tỉnh Hòa Bình vào Thành phố Hà Nội Trong thời gian vừa qua Chính phủ ban hành Nghị quyết số 32/NQ-CP ngày 14/5/2019 Ban hành Kế hoạch thực hiện sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã trong giai đoạn 2019-2021

Thứ hai giá trị lịch sử của tài liệu:

Đối với lịch sử, cái đích cuối cùng là tìm ra bằng chứng xác thực để mô tả sự kiện đó đúng nhất, để tái hiện diễn biến lịch sử đi qua một cách khách quan, có độ tin cậy thì tài liệu lưu trữ được coi là những bằng chứng xác thực nhất Giá trị tài liệu lưu trữ trước hết là ở tính nguyên gốc Những nội dung chính của sự kiện lịch

sử, các phong trào đấu tranh giải phóng dân tộc… được phản ánh trong văn kiện đại hội của Đảng, văn kiện của Quốc hội, các báo cáo chính trị, các Chỉ thị, nghị quyết của Đảng, của Nhà nước qua các thời kỳ Chính vì vậy, khi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, các nhà nghiên cứu có điều kiện đến gần với các sự kiện lịch sử hơn Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, quý giá cung cấp cho các nhà nghiên cứu nguồn

tư liệu đương thời xác thực để từ đó có thể nhìn rõ hơn thời kỳ đã qua, đánh giá đung đắn các sự kiện và nhân vật, tạo dựng hình ảnh chân xác hơn, gần với thực tiễn khách quan hơn Qua đó hiệu đính những sai sót của các công trình đã công bố, đính chính những sự kiện không chính xác, thậm chí bác bỏ những chứng cớ ngụy tạo Từ đó có thể nhìn nhận lịch sử từ nhiều góc độ khách nhau để tiếp cận đúng đắn hơn với quá khứ, rút ra những kinh nghiệm thiết thực và bổ ích cho mai sau

Ví dụ: Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin tố cáo tội ác của đế quốc Mỹ và

tay sai thực hiện vụ thảm sát đồng bào ta ở miền Nam tại nhà tù Phú Lợi, tỉnh Bình Dương, là vụ đầu độc chính trị vào những ngày cuối tháng 11 đầu tháng 12 năm

1958 làm hàng ngàn người ngộ độc, trong đó có hơn một ngàn người là tù chính trị

14

thiệt mạng ngay trong ngày 01-12-1958 Ngay sau khi cuộc thảm sát xẩy ra nhân dân trong cả nước giấy lên những cuộc biểu tình với quy mô lớn, trong đó có những cuộc biểu tình của đồng bào dân tộc Khu Tự trị Thái Mèo, gửi đơn lên Ủy ban Quốc

tế với hàng ngàn chữ ký nhằm tố cáo tội ác của đế quốc Mỹ và tai sai đã có những hành động vô nhân tính giết người hàng loạt Điều này, đã được thể hiện rõ tại báo cáo số 86/BC ngày 5 tháng 5 năm 1959 của Khu Tự trị Thái Mèo Báo cáo tình hình phong trào đấu tranh về việc vụ thảm sát Phú Lợi Khu Tự trị Thái Mèo từ tháng 1 đến ngày 4 tháng 5 năm 1959 Hồ sơ số 790

1.2 Cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Phát huy giá trị tài liệu là mục tiêu quan trọng của công tác lưu trữ Để mục tiêu này được thực hiện thành công, các cơ quan quản lý nhà nước cần phải thiết lập một hành lang pháp lý bằng việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định rõ ràng, cụ thể và hợp lý về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu làm căn cứ triển khai thực hiện việc phát huy giá trị tài liệu Hiện nay pháp luật lưu trữ Việt Nam đã đưa

ra những quy định liên quan đến vấn đề bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như sau:

- Qua nghiên cứu Luật Lưu trữ 2011 chúng tôi nhận thấy, Luật Lưu trữ đã dành 06 Điều từ Điều 29 đến 34 quy định khá chi tiết về sử dụng TLLT: Điều 29 quy định về Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng TLLT; Điều 30 quy định về sử dụng TLLT lịch sử; Điều 31 quy định về sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan; Điều 32 quy định về các hình thức sử dụng TLLT; Điều

33 quy định về sao TLLT, chứng thực lưu trữ; Điều 34 quy định về việc mang TLLT ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử [19, 31-34]

- Điều 8 và điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra quy định về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử như sau: [26]

- Điều 8 Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

1 Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp

2 Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để

15

bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu

3 Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp

4 Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

- Điều 9 Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

1 Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

2 Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức

3 Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến

4 Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ “Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu” đã quy định trách nhiệm của các

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương và đặc biệt trách nhiệm của Bộ Nội Vụ - cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ trong công tác phát huy giá trị TLLT Bộ Nội vụ có trách nhiệm: [3]

a) Tiếp tục nghiên cứu đề xuất hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ; trước mắt xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành; tăng cường phổ biến, thanh tra, kiểm tra việc thi hành pháp luật về lưu trữ tại các cơ quan trung ương và địa phương

b) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong phạm vi trách nhiệm của mình:

- Thực hiện nghiêm túc việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia, nhất là tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ

về tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III căn cứ nội dung Thông tư lập biểu giá thu phí khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm

Nhìn tổng thể về mặt hành lang pháp lý trong lĩnh vực lưu trữ nói chung và hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng tính toàn diện về cơ sở pháp lý đang còn nhiều hạn chế so với những lĩnh vực khác Hầu hết những văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ đều ra đời trong hoàn cảnh thực tiễn có trước rồi mới có văn bản quy định, thực hiện

17

Tiểu kết chương 1:

Có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ là ký ức của nhân loại nói chung và của từng quốc gia nói riêng Nó là kết quả được hình thành ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân tiêu biểu

Trong chương 1 chúng tôi đã tập trung nghiên cứu về cơ sở khoa học để làm

rõ hơn thuật ngữ tài liệu lưu trữ, các loại hình tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và những giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như nêu ra một số khái niệm liên quan đến công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Đặc biệt trong chương này, chúng

tôi đã đi sâu nghiên cứu làm rõ nội hàm của khái niệm “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” nhằm chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có giá trị từ tài liệu

lưu trữ nhằm phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội Đồng thời chúng tôi nghiên cứu và tìm hiểu những quy định của nhà nước đối với hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó để chúng tôi có căn cứ pháp lý đi sâu nghiên cứu nội dung trọng tâm của đề tài trong chương 2

18

Chương 2 THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ

LIÊN KHU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1 Khái quát về Trung tâm lưu trữ quốc gia III

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khối lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính - Phường Cống Vị - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được quy định tại Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Trải qua 24 năm hình thành và phát triển (1995 - 2019), Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hiện đang quản lý khoảng hơn 14.000 mét giá tài liệu với tổng số hơn

400 phông, gồm các loại hình tài liệu như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân gia đình dòng họ Thời gian tài liệu từ năm

1945 đến nay

Thành phần, nội dung tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bao gồm bốn khối tài liệu sau:

Tài liệu hành chính: Tài liệu hành chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho

lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Đây chính là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác Khối tài liệu này có số lượng hơn 10.000 mét giá

19

của hơn 200 phông, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam như phông Quốc hội, Phủ Thủ tướng, Chủ tịch nước, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước, Bộ Nội vụ, Ủy ban kháng chiến hành chính các khu, liên khu đã giải thể… là những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, chính trị xã hội to lớn, thể hiện những

chặng đường của cách mạng Việt Nam

Tài liệu khoa học kỹ thuật: Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

đang bảo quản gần 3.000 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật của trên 50 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500 KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh, Sân bay Quốc tế Nội Bài và nhiều công trình

xây dựng cơ bản khác

Tài liệu nghe nhìn: Tài liệu phim: Gồm phim tài liệu, phim nhựa và phim

truyện, phim tư liệu về ngành, cơ quan, đơn vị (Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ)

Tài liệu ảnh: hơn 10.000 tấm ảnh dương bản và gần 52.000 tấm phim (âm bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng đấu tranh bảo vệ đất nước

Tài liệu ghi âm với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch sử dân tộc

Tài liệu xuất xứ cá nhân: Tài liệu xuất xứ cá nhân của hơn 100 văn nghệ sĩ

và một số nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các

cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học…Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá

20

nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ Những hồ sơ kỷ vật này là những minh chứng quan trọng không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ chính sách mà còn là

những kỷ vật về một thời chiến đấu vị cách mạng của các thế hệ tiền bối

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

* Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:

Theo Điều 1 của Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm

2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản

lý và thực hiện hoạt động Lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Đồng thời, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được quy định

cụ thể tại Điều 2, Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như sau:

- Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:

+ Tài liệu của cơ quan tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;

+ Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn tỉnh Quảng Bình trở ra Bắc;

+ Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;

+ Các tài liệu khác được giao quản lý

- Thực hiện các hoạt động lưu trữ:

+ Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

+ Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp,

vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các

21

biện pháp khác;

+ Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm

- Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm

- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật và quy định của Cục trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

* Về cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:

Về cơ cấu tổ chức, từ khi thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

đã có nhiều lần thay đổi Hiện nay, theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có:

- Lãnh đạo Trung tâm: Gồm 01 Giám đốc và các Phó Giám đốc

- Các Phòng: Gồm 10 Phòng sau:

+ Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu,

+ Phòng Chỉnh lý tài liệu,

+ Phòng Bảo quản tài liệu,

+ Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu,

+ Phòng Tin học và Công cụ tra cứu,

+ Phòng đọc,

+ Phòng Tài liệu nghe nhìn,

+ Phòng Hành chính - Tổ chức,

+ Phòng Kế toán,

+ Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

2.1.3 Thẩm quyền thu thập, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

22

Trung tâm thực hiện thẩm quyền sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra, tài liệu lưu trữ của các Liên khu, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 đến khi giải thể theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyền thu thập, bảo quản của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

2.2 Các Khu, liên khu và tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu

2.2.1 Sự ra đời của Khu và liên khu

Trong cuộc kháng chiến, kiến quốc đất nước ta ngay từ những ngày đầu mới thành lập còn non trẻ, đất nước bị chia cắt đôi miền Nam Bắc, nền hành chính nhà nước có thể bị sụp đổ bởi thực dân Pháp, đế quốc Mỹ và các thế lực thù địch khác

Để lãnh đạo cuộc cách mạng đi đến thắng lợi cuối cùng, Đảng và Chính phủ ta lúc bấy giờ ra quyết định Sắc lệnh thành lập Khu Tự trị Việt Bắc, Khu Tự trị Tây Bắc

và các liên Khu III, IV, Khu Tả ngạn (gọi tắt là Khu và Liên khu), nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc kháng chiến, kiến quốc Khu và Liên khu là cơ quan hành chính địa phương có nhiệm vụ thực hiện trong liên khu chính sách của Chính phủ, lãnh đạo cuộc kháng chiến toàn diện trong liên khu Khu và Liên khu được thành lập từ năm 1949 hoạt động cho đến năm 1976 thì giải thể Mặc dù, đã giải thể để phù hợp với sự phát triển của đất nước, nhưng Khu và Liên khu đã để lại cho chúng

ta nhiều tài liệu lưu trữ quý có giá trị về lịch sử, chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng, văn hóa, giáo dục và các lĩnh vực khác trong đời sống xã hội

1- Khu Tự trị Việt Bắc:

Ngày 04 tháng 11 năm 1949, Chủ tịch Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký ban hành Sắc lệnh số 127/SL về việc hợp nhất Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu I và Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu X thành Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu Việt Bắc

Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu của cuộc kháng chiến, Hội nghị Ban Thường vụ Trung ương Đảng ngày 28, 29 tháng 9 năm 1949 quyết định thống

23

nhất hai Liên khu I và Liên khu X thành Liên khu Việt Bắc Quyết định của Ban Thường vụ Trung ương sau đó được Ban Chấp hành Trung ương thông qua trong các ngày 27, 28 tháng 10 năm 1949 Sự ra đời của Liên khu Việt Bắc đánh dấu một bước phát triển mới của cuộc kháng chiến trên địa bàn trung du và vùng núi phía Bắc Việt Nam

Liên khu Việt Bắc là một cấp hành chính (có Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu) và quân sự (Bộ Tư lệnh Liên khu Việt Bắc gồm 17 tỉnh: Lai Châu, Sơn La, Lào Cai, Yên Bái, Hà Giang, Tuyên Quang, Bắc Giang, Bắc Ninh, Thái Nguyên, Quảng Yên, Hòn Gai, Hải Ninh và Châu Mai Đà của tỉnh Hòa Bình

Địa giới hành chính của Liên khu Việt Bắc sau này có biến đổi Năm 1950, châu Mai Đà tách khỏi Liên khu, tái nhập vào tỉnh Hòa Bình (thuộc Liên khu III) Vĩnh Phúc tách ra thành Vĩnh Yên, Phúc Yên Khi vùng Tây Bắc mới được giải phóng, Khu Tây Bắc được thành lập theo Sắc lệnh số 134-SL của Chủ tịch Chính phủ ngày 28 tháng 01 năm 1953, gồm 4 tỉnh: Lai Châu, Lào Cai, Yên Bái và Sơn

La, tách khỏi Liên khu Việt Bắc Liên khu Việt Bắc còn lại 13 tỉnh: Hà Giang, Tuyên Quang, Cao Bằng, Bắc Cạn, Lạng Sơn, Phú Thọ, Phúc Yên, Bắc Giang, Bắc Ninh, Quảng Yên, Thái Nguyên, Hải Ninh, Hòn Gai

Nhằm tăng cường đoàn kết giữa các dân tộc và tạo điều kiện cho các dân tộc

ở Việt Bắc phát triển nhanh chóng về mọi mặt, Khu Tự trị Việt Bắc được thành lập theo Sắc lệnh số 268/SL của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ngày 01 tháng 7 năm 1956 Với việc thành lập Khu tự trị Việt Bắc, Liên khu Việt Bắc chấm dứt sự tồn tại với tư cách là một đơn vị hành chính Tuy nhiên, về mặt quân sự, đến tháng 6 năm 1957, Liên khu Việt Bắc mới được thay thế bằng Quân khu Việt Bắc

Năm 1975, Khu Tự trị Việt Bắc giải thể chấm dứt hoạt động trên cơ sở Nghị quyết số 245/NQ-TW ngày 20 tháng 9 năm 1975 của Bộ Chính trị và Nghị quyết của Quốc hội khóa VI kỳ họp thứ 2 từ ngày 22 đến ngày 27 tháng 12 năm 1975

2- Khu Tự trị Tây Bắc:

Ủy ban Hành chính (UBHC) Khu Tự trị Tây Bắc được thành lập theo Sắc lệnh số 134/SL ngày 28 tháng 01 năm 1953 của Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa để “củng cố căn cứ địa Tây Bắc mới giải phóng” gồm các tỉnh Lào Cai,

24

Yên Bái, Sơn La, Lai Châu Ủy ban Hành chính Khu tự trị Tây Bắc có chức năng quản lý Nhà nước về mọi mặt hoạt động và chỉ đạo các cơ quan trực thuộc và các cấp chính quyền cấp dưới trong phạm vi của khu, bảo đảm quyền bình đẳng giữa các dân tộc trong phạm vi địa phương

Nhằm tăng cường đoàn kết giữa các dân tộc và tạo điều kiện cho các dân tộc

ở Tây Bắc tiến bộ mau chóng về mọi mặt, ngày 29 tháng 4 năm 1955, Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa ra Sắc lệnh 230-SL về việc lập trong phạm vi nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa Khu Tự trị của các dân tộc Tây Bắc gọi là Khu

Tự trị Thái Mèo Khu Tự trị bao gồm 16 châu: Mường Tè, Mường Lay, Sình Hồ, Điện Biên, Quỳnh Nhai, Sông Mã, Tuần Giáo, Thuận Châu, Mường La, Mai Sơn, Yên Châu, Mộc Châu, Phù Yên (tức là toàn bộ tỉnh Sơn La, Lai Châu), Phong Thổ (Lào Cai), Than Uyên, Văn Chấn (Yên Bái)

3- Liên khu III:

Liên khu III (LK III) được thành lập theo Sắc lệnh số 120-SL ngày 25 tháng

01 năm 1948 trên cơ sở hợp nhất các khu 2, 3 và 11

Sắc lệnh số 254-SL ngày 19 tháng 11 năm 1948 về tổ chức lại chính quyền nhân dân trong thời kỳ kháng chiến, trong đó quy định UBKCHC LK là cơ quan chính quyền địa phương có nhiệm vụ: Thực hiện ở LK chính sách của Chính phủ; lãnh đạo công cuộc kháng chiến toàn diện trong LK; thi hành hoặc đôn đốc sự thi hành các sắc lệnh, nghị định, mệnh lệnh của Chính phủ; điều hòa và phối hợp tất cả các ngành hoạt động thuộc phạm vi LK; kiểm soát tất cả các ngành hoạt động thuộc phạm vi LK; phụ trách sự trị an trong Liên khu; điều khiển và kiểm tra UBHC cấp dưới Trong quá trình hoạt động, UBKCHC LK III cũng như các UBKCHC LK có mối quan hệ chặt chẽ với các Bộ, các UBKCHC các cấp

UBKCHC LK III chấm dứt hoạt động theo Sắc lệnh số 92-SL, ngày 24 tháng

11 năm 1958 bãi bỏ LK III, LK IV và Khu Tả ngạn

4- Khu Tả Ngạn:

Để kịp thời lãnh đạo cuộc kháng chiến trong vùng địch hậu thuộc LK III, năm 1952 Chính phủ quyết định thành lập khu Tả Ngạn Hồng Hà đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chính phủ Trung ương Khu Tả Ngạn gồm các tỉnh Thái Bình, Hải

2.2.2.1 Thời gian của phông các Khu và liên khu

Thời gian tài liệu của phông các Khu và liên khu được căn cứ vào lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phông (bối cảnh ra đời, thời gian thành lập, đổi tên, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, đơn vị hình thành phông trên cơ sở văn bản của nhà nước có thẩm quyền) và căn cứ vào lịch sử phông, tình hình thực tế tài liệu hiện có trong phông

Toàn bộ phông tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu là phông đóng Phông có thời gian tài liệu sớm nhất là năm 1948 và muộn nhất năm 1975, cụ thể như sau:

Thời gian phông lưu trữ của Khu Việt Bắc là 1949-1975;

Thời gian phông lưu trữ của Khu Tây Bắc là 1953-1975;

Thời gian phông lưu trữ của Liên khu III là 1948-1958;

Thời gian phông lưu trữ của Khu Tả Ngạn là 1952-1958

2.2.2.2 Số lượng tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu

Toàn bộ phông lưu trữ của các Khu và liên khu đã được Trung tâm Lưu trữ

26

quốc gia III tổ chức chỉnh lý khoa học và được lập mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra tìm trên máy tính Hồ sơ được ghi theo số thứ tự liên tục từ số hồ sơ 01 đến số hồ sơ cuối cùng và được phân chia theo từng phông cụ thể như sau:

- Phông lưu trữ Khu Tự trị Việt Bắc có số lượng là: 126,1 mét tài liệu, bao gồm 11.178 hồ sơ

- Phông lưu trữ Khu Tự trị Tây Bắc có 12.819 hồ sơ

- Phông lưu trữ UBKCHC LK III có 7595 hồ sơ

- Phông lưu trữ UBHC khu Tả Ngạn có 997 hồ sơ

2.2.2.3 Thành phần và nội dung tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu

Phông tài liệu lưu trữ các Khu và liên khu rất đa dạng về thành phần và nội dung tài liệu, phản ánh một cách rõ nét quá trình hoạt động của các Khu và liên khu

a) Thành phần tài liệu:

Thành phần tài liệu của các Khu và liên khu bao gồm:

- Tài liệu của Khu ủy, các tổ chức chính trị-xã hội (Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội phụ nữ, Nông hội)

- Tài liệu của UBKCHC Liên khu, UBHC Khu

- Tài liệu của các Ban, ngành và cơ quan chuyên môn trực thuộc UBKCHC Liên khu và UBHC Khu Tự trị

b) Nội dung tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu:

Qua nghiên cứu tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu, chúng tôi nhận thấy toàn bộ khối tài liệu đã được phân chia theo mặt hoạt động Nội dung tài liệu bao gồm:

- Tài liệu tổng hợp: Văn bản bản chỉ đạo; Chương trình, kế hoạch, báo cáo

công tác của UBHC Liên khu, UBHC Khu và các tỉnh; Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết công tác; Các tập lưu thông tư, chỉ thị, quyết định, công văn của UBKCHC Liên khu và UBHC Khu; Tài liệu về công tác lưu trữ; Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng

- Tài liệu về công tác nội chính: Gồm có chương trình, báo cáo công tác của

UBHC Khu và các tỉnh; Hồ sơ hội nghị về công tác nội chính do UBHC Khu tổ

27

chức; Tài liệu về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của UBHC Khu và các tỉnh; Tài liệu về biên chế, cán bộ - lao động tiền lương và đào tạo bồi dưỡng, cán bộ văn bản chỉ đạo, kế hoạch, báo cáo về công tác dân chính (về quyền

tự do dân chủ, lập hội, hộ tịch, hộ khẩu, điều tra dân số, dân tộc, tôn giáo, Việt Kiều, ngoại Kiều…); công tác miền Nam (chính sách cán bộ miền Nam, đấu tranh lập quan hệ thư tín, hội đồng nhân dân các cấp; công tác ngoại vụ; Tài liệu về công tác quân sự, tuyển quân, phòng không sơ tán, huấn luyện dân quân tự vệ; Tài liệu về trật tự trị an và an toàn xã hội; tòa án, kiểm sát, thanh tra; Tài liệu về biên giới, vùng cao; Tài liệu về địa giới hành chính khu, tỉnh, huyện, xã trong khu; Tài liệu về bầu

cử và hoạt động HĐND, UBHC Khu và tỉnh

- Nhóm tài liệu kinh tế tài chính: Phản ánh các vấn đề về nông nghiệp, lâm

nghiệp gồm có phân vùng quy học nông nghiệp, hợp tác hóa nông nghiệp, quy hoạch và trồng cây gây rừng; Tài liệu về thủy lợi gồm có thủy nông, khí tượng thủy văn, phòng chống lũ lụt; Tài liệu về kiến trúc các công trình; Tài liệu về công nghiệp gồm có công nghiệp địa phương, tiểu thủ công nghiệp; Tài liệu về giao thông vận tải gồm có cầu, phà, đường, giao thông miền núi, vận tải; Tài liệu về bưu điện gồm có vô tuyến điện, bưu chính; Tài liệu về thương nghiệp gồm có kinh doanh nội địa, mậu dịch, kho vận, xuất nhập khẩu, quản lý thị trường, vật tư, giá cả, lương thực; Tài liệu về tài chính-ngân hàng gồm có thu chi ngân sách, dự toán, quyết toán, quản lý tài sản, thuế, tiền tệ, tín dụng…

- Nhóm tài liệu về văn hóa –xã hội: Tài liệu về văn hóa gồm có văn quần

chúng, văn nghệ, truyền thanh, thông tin, xuất bản, phát hành ấn phẩm, chiếu bóng, bảo tàng, triển lãm, chữ viết; Tài liệu về giáo dục gồm có giáo dục phổ thông, giáo dục chuyên nghiệp, bình dân học vụ, bổ túc văn hóa, xóa nạn mù chữ, đào tạo cán

bộ dân tộc, chữ Mèo, chữ Thái; Tài liệu về công tác thể dục thể thao; Tài liệu về y

tế gồm có phòng bệnh, chữa bệnh, dược chính; Tài liệu về công tác lao động – thương binh và xã hội gồm có chế độ chính sách, thương binh liệt sĩ, chính sách gia đình liệt sĩ, mồ mã nghĩa trang liệt sĩ, bộ đội phục viên; cứu tế xã hội, chống đói, chống rét, bảo hiểm, an toàn xã hội

- Nhóm tài liệu Đảng, Đoàn: Gồm tài liệu của các tổ chức Đảng, tài liệu