Chương 3. GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ LIÊN KHU BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
3.3. Nhóm giải pháp nâng cao hoạt động quảng bá, tuyên truyền
3.4.3. Đối với Trung tâm lưu trữ quốc gia III
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần bổ sung thêm chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đối với Trưởng phòng đọc trong việc phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. Căn cứ vào mức độ của từng loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ để giao Trưởng phòng đọc thực hiện nhiệm vụ duyệt phiếu yêu cầu cho độc giả đối với những hồ sơ, tài liệu đã được phép công bố rộng rãi. Vì trên thực tế cho thấy, khi độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đều phải lập phiếu yêu cầu, sau đó chuyển phiếu yêu cầu đó đến Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt, rồi mới được xuất hồ sơ cho độc giả đọc, việc này mất rất nhiều thời gian chờ đợi.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; thường xuyên tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ; chủ động công bố, giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tham mưu đề xuất với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ
58
của Khu và liên khu. Trên thực tế cho thấy, toàn bộ phông lưu trữ của Khu và liên khu chưa số hóa, mới chỉ dừng lại ở phần cập nhật thông tin phông lên hệ thống phần mền tại phòng đọc của Trung tâm.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đề xuất chỉnh lý lại toàn bộ phông lưu trữ của các Khu và liên khu vì trên thực tế, mặc dù phông lưu trữ của các Khu và liên khu đã chỉnh lý nâng cấp, song còn nhiều tồn tại như tài liệu trùng thừa, tài liệu bị lẫn phông; tài liệu sắp xếp lộn xộn và đặc biệt có nhiều hồ sơ chưa được biên mục.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đề xuất với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về cải tiến hình thức đăng nhập thông tin độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qua hệ thống sổ truyền thống mà thay vào đó là trang bị hệ thống máy vi tính tại phòng đọc, khi độc giả đến yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu độc giả chỉ cần đăng ký thông tin lên máy vi tính và phông lưu trữ, số hồ sơ tài liệu cần khai thác việc này sẽ giúp cho công tác kiểm đếm thống kê số lượng độ giả đến khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ đưa ra khai thác hằng năm một cách dễ dàng không phải mất công kiểm đếm thống kê qua sổ theo dõi.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nghiên cứu đề xuất làm thêm ngoài giờ thứ bảy và chủ nhật đối với cán bộ phục vụ phòng đọc, trên thực tế phòng đọc phục vụ độc giả từ thứ 2 đến hết buổi sáng thứ 6 hàng tuần, trong giờ hành chính. Trong khi đó, độc giả nghiên cứu tài liệu lưu trữ rất nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt là đối tượng đang công tác tại cơ quan, đơn vị nhà nước, các công ty công việc chiếm hết thời gian trong ngày, cho nên họ không còn thời gian đến Trung tâm để nghiên cứu tài liệu lưu trữ thực hiện các đề tài, luận án. Vì vậy, thời gian thứ bảy và chủ nhất là khoảng thời gian hợp lý nhất để độc giả đến Trung tâm nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
59
Tiểu kết chương 3:
Từ những cơ sở khoa học ở chương 1 và qua đánh giá phân tích thực trạng tình hình phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu, đồng thời đánh giá những kết quả đã đạt được, rút ra những hạn chế và nguyên nhân hạn chế đối với công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu trong chương 2. Từ những kết quả nghiên cứu trên chúng tôi đưa ra một số giải pháp như: Hoàn thiện về cơ sở pháp lý phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp; Nâng cao nhận thức về giá trị tài liệu lưu trữ đối với đời sống xã hội; Tổ chức khoa học phông lưu trữ của khu và liên khu và đa dạng hóa hình thức khai thác đồng thời đề xuất một số kiến nghị đối với Bộ Nội vụ; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhằm đảm bảo tốt công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiện tại và trong tương lai.