Nhóm giải pháp cụ thể

Chương 3. GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA KHU VÀ LIÊN KHU BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

3.2. Nhóm giải pháp cụ thể

48

3.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu

Để đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu nói riêng và tài liệu lưu trữ nói chung của độc giả thì việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hết sức quan trọng. Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ chính là công việc đảm bảo hồ sơ đem ra phục vụ độc giả một cách khoa học, kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Làm tốt công tác này cũng là một trong những hình thức nâng cao chất lượng thông tin trong tài liệu lưu trữ cũng như chất lượng sản phẩm thông tin từ tài liệu lưu trữ. Do đó, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hết sức quan trọng.

Qua nghiên cứu phông tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu chúng tôi nhận thấy toàn bộ phông của Khu và liên khu về mặt cơ bản đã được tổ chức khoa học, về phương án phân loại đều thống nhất là phương án “Mặt hoạt động - Thời gian”. Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi nhận thấy phông tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu công tác tổ chức khoa học còn nhiều vấn đề cần phải khắc phục cụ thể như sau:

Thứ nhất là về phân chia các khối tài liệu lưu trữ giữa Khu và liên khu cần phải xem xét lại, vì qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy có rất nhiều tài liệu lưu trữ bị lẫn phông, cũng có thể trong quá trình chỉnh lý chưa phân loại hết được tài liệu lưu trữ của mỗi phông.

Thứ hai là rà soát lại, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ tài liệu của các phông, tìm ra những hồ sơ chưa đạt yêu cầu, kiểm tra lại những tài liệu rời lẽ, những hồ sơ chỉ có một tờ tài liệu duy nhất nên nghiên cứu phương án sắp xếp hồ sơ chỉ có một tờ tài liệu duy nhất. Đồng thời nghiên cứu loại bỏ những tài liệu trùng thừa trong hồ sơ, sắp xếp lại tài liệu bên trong hồ sơ nhằm phản ánh đúng mối liên hệ của các khối tài liệu được hình thành trong Khu và liên khu.

Thứ ba là biên mục đầy đủ toàn bộ hồ sơ trong phông nhằm giúp chúng ta dễ dàng nhận dạng và loại bỏ những hồ sơ bị trùng thừa một cách dễ dàng, xem lại các tiêu đề hồ sơ và chỉnh sửa lại những tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh đúng nội dung tài liệu lưu trữ bên trong hồ sơ để đảm bảo độ chính xác cao về hồ sơ cũng như thông tin chứa đựng trong đó.

49

Thứ tư là xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một trong những hình thức giúp cho chúng ta tra tìm thông tin trong tài liệu lưu trữ được dễ dàng và nhanh chóng, bên cạnh đó giúp cho Trung tâm Lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ trong Kho lưu trữ nói chung và phông lưu trữ Khu và liên khu nói riêng. Thông qua các công cụ tra cứu tài liệu còn thống kê chính xác thành phần tài liệu của Khu và liên khu.

Hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đối với phông lưu trữ của Khu và liên khu đã được xây dựng mục lục hồ sơ để giúp cho việc tra tìm tài liệu lưu trữ nhanh chóng và chính xác đây là cách xây dựng mục lục hồ sơ truyền thống, bên cạnh đó toàn bộ phông lưu trữ của Khu và liên khu đã được cập nhật trên hệ thống phần mền máy tính. Tuy nhiên, mới dừng lại ở việc xây dựng đầu mục của mỗi phông, giai đoạn của hồ sơ và loại hình tài liệu của hồ sơ. Do đó, khi độc giả tra cứu tài liệu lưu trữ phải tra cứu thông qua mục lục hồ sơ truyền thống, ghi số hồ sơ sau đó mới tạo phiếu yêu cầu đọc và nhập tiêu đề hồ sơ yêu cầu đọc, việc này dẫn đến mất rất nhiều thời gian. Để giải quyết vấn đề này chúng tôi xin đề xuất Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nghiên cứu, ứng dụng hệ thống phần mềm có chức năng quét mục lục hồ sơ của mỗi phông lưu trữ và định dạng mã số thứ tứ của mỗi hồ sơ tương ứng.

3.2.2. Đa dạng hóa hình thức khai thác tài liệu lưu trữ

Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ cuối cùng trong công tác lưu trữ. Và nó là khâu nghiệp vụ quan trọng, đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Hiện nay, ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tổ chức thực hiện các hình thức khai thác sử dụng chủ yếu như:

- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc;

- Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức trưng này, triển lãm tài liệu lưu trữ;

- Cấp phát các bản chứng thực tài liệu lưu trữ…

Tuy nhiên, do phông lưu trữ của Khu và liên khu là những tài liệu mật ở dạng hạn chế khai thác sử dụng, nên những hồ sơ của phông được độc giả khai thác chủ yếu đọc tài liệu trực tiếp tại phòng đọc. Đa dạng hóa các hình thức khai thác sử

50 dụng được thể hiện:

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần đẩy mạnh hình thức triển lãm hình ảnh, tài liệu. Tài liệu lưu trữ Khu và liên khu chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu phim ảnh. Công tác triển lãm có thành công là nhờ vào quá trình xây dựng đề tài và nhờ một phần lớn vào nội dung tài liệu (tài liệu hành chính và chủ yếu là tài liệu phim ảnh). Hằng năm, nhân các ngày kỷ niệm, các ngày lễ lớn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nên có các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ như: Kỷ niệm ngày Giải phóng miền Nam thống nhất đất nước, Kỷ niệm vụ thảm sát ở Phú Lợi- tỉnh Bình Dương ngày 01/12/1958 hoặc triển lãm những hình ảnh, tư liệu về Bác Hồ lên thăm đồng bào các vùng dân tộc thiểu số ngày 07/7/1959...

Công bố tài liệu lưu trữ của khu và liên khu. Hình thức công bố tài liệu lưu trữ đã được Phòng Công bố, giới thiệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện một cách triệt để nhằm mục đích phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm nói chung và tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu nói riêng. Có hai bài viết được công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ đó là bài viết của Phạm Hải Yến “ Khu Tây Bắc với công tác kiến thiết cầu đường bảo đảm giao thông phục vụ chiến dịch Điện Biên Phủ (1953), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7-2014, mới đây UBND tỉnh Sơn La phối hợp với các tỉnh phía Bắc và các tỉnh vùng duyên hải miền Trung tổ chức sự kiện kỷ niệm 60 năm Bác Hồ về thăm Sơn La –Khu Tự trị Thái Mèo và lễ khánh thành tượng Bác Hồ tại Trung tâm hành chính tỉnh Sơn La. Nhờ hình thức công bố tài liệu mà thông tin tài liệu được đến với độc giả và những người quan tâm ngày càng rộng rãi hơn.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia nghiên cứu ứng dụng dịch vụ khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ. Hệ thống dịch công phục vụ khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ là một biện pháp hữu hiệu nhằm đẩy mạnh hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Bởi khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ sẽ xóa bỏ mọi khó khăn, rào cản về không gian và thời gian. Độc giả có thể khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời điểm nào chỉ với một thiết bị công nghệ thông tin như máy vi tính hoặc máy điện thoại di động thông minh có kết nội mạng Internet. Đồng thời, hệ thống này là cơ sở để tổ chức các

51

hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến như: Trưng bày, triển lãm trực tuyến; công bố, giới thiếu tài liệu lưu trữ trực tuyến; nghiên cứu tài liệu lưu trữ trực tuyến…

Ngoài ra Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể xuất bản các ấn phẩm lưu trữ. Có thể nói, tài liệu lưu trữ của Khu và liên Khu rất đa dạng và phong phú, chứa đựng những thông tin quan trọng và có giá trị nhiều mặt trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, việc khai thác tài liệu ở Trung tâm rất mất thời gian và bị bó buộc bởi các thủ tục hành chính. Vì vậy, nếu như có thể biên tập viết sách, đặc biệt là sách phục vụ giảng dạy lịch sử để phát hành thì đó là một hình thức khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cùa Khu và liên khu sẽ mang lại hiệu quả vô cùng lớn.

Ví dụ: Sưu tập xuất bản ấn phẩm “Khu và liên khu cơ quan hành chính kháng chiến trong lòng địch”.

3.2.3. Tổ chức giải mật tài liệu phông lưu trữ của khu và liên khu

Trong suốt quá trình nghiên cứu tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III chúng tôi tìm đọc hơn 200 hồ sơ nhưng trong số đó có tới hơn một nữa là hồ sơ mật không được khai thác và không được đọc. Vì không được đọc và không được khai thác tài liệu lưu trữ nên nhiều thông tin quý giá không được phát huy hết giá trị. Với thời gian, nhiều tài liệu trong hồ sơ đã không còn mật về thông tin nhưng dấu chỉ mức độ mật đóng trên tài liệu thì vẫn còn. Chính vì vậy, đối với những tài liệu này thực hiện giải mật để tạo điều kiện thuận lợi cho việc công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Xét trên góc độ là độc giả, chúng tôi kiến nghị với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III phối hợp với các cơ quan quản lý Nhà nước có chức năng nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật, những quy định về giải mật tài liệu lưu trữ để tiến hành rà soát những tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu có giá trị thực hiện việc giải mật đúng theo quy định của pháp luật đem ra phục vụ độc giả. Trên thực tế, Luật lưu trữ các nước trên thế giới đều quy định những tài liệu được tiếp cận rộng rãi và tài liệu hạn chế tiếp cận ví dụ: Luật 79-18 ngày 03/01/1979 của Cộng hòa Pháp, Luật Bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ liên Bang ban hành ngày 06/01/1988 được sửa đổi

52

bổ sung ngày 13/3/1992 của Cộng hòa Liên bang Đức, Luật Lưu trữ nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Trung Hoa ngày 05/7/1996…đều quy định sau 30 năm kể từ khi tài liệu được giải quyết xong đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ thì có thể được tiếp cận rộng rãi, ngoại trừ những tài liệu thuộc về bí mất kinh tế, an ninh, quốc phòng hoặc liên quan đến đời tư cá nhân thì phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép mới được tiếp cận và công bố. Việc ban hành một đạo luật hay một văn bản có tính pháp lý quy định thời hạn để công khai hóa các nguồn lưu trữ về những vấn đề lịch sử đã diễn ra trước đó 30 năm, 40 năm, 50 năm là rất cần thiết và cấp thiết. Điều này đã trở thành bình thường ở nhiều nước trên thế giới, song ở nước ta đến nay vẫn chưa thực hiện được. Mặc dù, Luật Lưu trữ 2011 đã quy định tại Điều 30, Khoản 4 như sau:

Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:

a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật.

c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật. [19].

Để thực việc giải mật tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng và tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói chung kiến nghị các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phải sớm ban hành quy định giải mật đối với tài liệu lưu trữ, trong đó phải quy định rõ cơ quan, tổ chức nào là thành phần tham gia giải mật và việc giải mật cần được thực hiện theo trình tự, thủ như thế nào. Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cũng như các cơ quan lưu trữ cần phải xác định giải mật tài liệu lưu trữ có giá trị trị lịch sử là nhiệm vụ cần thiết và cấp bách vì tài liệu lưu trữ sẽ bị rách nát, mục theo thời gian. Qua nghiên cứu tài tài liệu phông lưu trữ Khu và liên khu chúng tôi nhận thấy hầu hết tài liệu của Khu và liên khu được hình thành trong thời kỳ đất nước còn chiến tranh, chất liệu làm ra tài liệu còn thô sơ, kém chất lượng hiện tại có nhiều tài liệu mật không được khai thác đã bị rách, chữ mờ, thậm chí có những tài liệu từ khi được sản sinh ra cho tới nay có thời gian trên 70 năm,

53

nếu tài liệu đó không được giải mật để khai thác sử dụng, để phát huy những giá trị quý hiếm chứa đựng trong đó sẽ bị biến mất theo thời gian.

3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu để tra tìm tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu

Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực hiện nay là một trong những xu thế hàng đầu được quan tâm và xem đây là then chốt đối với sự phát triển các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội. Đối với công tác lưu trữ thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là vô cùng quan trọng, nhờ có công nghệ thông tin ngành lưu trữ mới xây dựng được cơ sở dữ liệu, việc xây dựng cơ sở dữ liệu được hiểu đó là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin để thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khách nhau. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Ưu điểm của cơ sở dữ liệu là giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, bảo đảm được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu, bảo đảm dữ liệu có thể được duy trì theo nhiều cách khác nhau, bảo đảm việc trao đổi thông tin một cách an toàn và thuận tiện giữa các cơ quan lưu trữ.

Để làm tốt công tác chuẩn đầu vào CSDL trong lưu trữ thì điều kiện tiên quyết đó chính là mạng lưới công nghệ thông tin và hạ tầng công nghệ thông tin.

Mạng lưới công nghệ thông tin và hạ tầng thông tin gồm có: Hệ thống máy tính trạm, máy tính chủ, bộ nhớ; hệ thống mạng Internet, mạng LAN, các phần mền chuyên dụng kết nối liên thông với nhau cùng thống nhất trong một hệ thống, điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nhập CSDL thông tin đầu vào và việc quản lý sử dụng hệ thống tin CSDL được áp dụng.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III phải bám sát Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để thực hiện thống nhất chuẩn cơ sở dữ liệu về thông tin đầu vào vì đây điều kiện tiên quyết để đảm bảo thông tin tài liệu lưu được đưa vào chính xác.