Chương 2. THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA
2.1. Khái quát về Trung tâm lưu trữ quốc gia III
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam). Một khối lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ).
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính - Phường Cống Vị - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được quy định tại Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Trải qua 24 năm hình thành và phát triển (1995 - 2019), Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hiện đang quản lý khoảng hơn 14.000 mét giá tài liệu với tổng số hơn 400 phông, gồm các loại hình tài liệu như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân gia đình dòng họ. Thời gian tài liệu từ năm 1945 đến nay.
Thành phần, nội dung tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bao gồm bốn khối tài liệu sau:
Tài liệu hành chính: Tài liệu hành chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Đây chính là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác. Khối tài liệu này có số lượng hơn 10.000 mét giá
19
của hơn 200 phông, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam như phông Quốc hội, Phủ Thủ tướng, Chủ tịch nước, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước, Bộ Nội vụ, Ủy ban kháng chiến hành chính các khu, liên khu đã giải thể… là những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, chính trị xã hội to lớn, thể hiện những chặng đường của cách mạng Việt Nam.
Tài liệu khoa học kỹ thuật: Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang bảo quản gần 3.000 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật của trên 50 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500 KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh, Sân bay Quốc tế Nội Bài và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác.
Tài liệu nghe nhìn: Tài liệu phim: Gồm phim tài liệu, phim nhựa và phim truyện, phim tư liệu về ngành, cơ quan, đơn vị (Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ).
Tài liệu ảnh: hơn 10.000 tấm ảnh dương bản và gần 52.000 tấm phim (âm bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng đấu tranh bảo vệ đất nước.
Tài liệu ghi âm với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật.
Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch sử dân tộc.
Tài liệu xuất xứ cá nhân: Tài liệu xuất xứ cá nhân của hơn 100 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học…Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này. Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá
20
nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ.
Những hồ sơ kỷ vật này là những minh chứng quan trọng không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ chính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vị cách mạng của các thế hệ tiền bối.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
* Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Theo Điều 1 của Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động Lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Đồng thời, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được quy định cụ thể tại Điều 2, Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như sau:
- Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
+ Tài liệu của cơ quan tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
+ Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn tỉnh Quảng Bình trở ra Bắc;
+ Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
+ Các tài liệu khác được giao quản lý.
- Thực hiện các hoạt động lưu trữ:
+ Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các
21 biện pháp khác;
+ Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm.
- Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật và quy định của Cục trưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
* Về cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Về cơ cấu tổ chức, từ khi thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã có nhiều lần thay đổi. Hiện nay, theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có:
- Lãnh đạo Trung tâm: Gồm 01 Giám đốc và các Phó Giám đốc.
- Các Phòng: Gồm 10 Phòng sau:
+ Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu, + Phòng Chỉnh lý tài liệu,
+ Phòng Bảo quản tài liệu,
+ Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu, + Phòng Tin học và Công cụ tra cứu, + Phòng đọc,
+ Phòng Tài liệu nghe nhìn, + Phòng Hành chính - Tổ chức, + Phòng Kế toán,
+ Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
2.1.3. Thẩm quyền thu thập, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
22
Trung tâm thực hiện thẩm quyền sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra, tài liệu lưu trữ của các Liên khu, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 đến khi giải thể theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyền thu thập, bảo quản của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.