Luận văn thạc sĩ dự án số hóa tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia III

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của trung tâm là sưu tầm, bổ sung; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân vật

NGUYỄN THANH HIẾU

DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Hà Nội - 2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGUYỄN THANH HIẾU

DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Ngành: Công nghệ thông tin

Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thông tin

Mã số: Chuyên ngành đào tạo thí điểm

LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÊ QUANG MINH

Hà Nội - 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liê ̣u, kết luâ ̣n được đưa ra trong luâ ̣n văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng

Tác giả luâ ̣n văn

Nguyễn Thanh Hiếu

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được hoàn thành được công trình nghiên cứu này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tác giả còn nhâ ̣n được sự giúp đỡ rất lớn từ TS Lê Quang Minh người đã luôn quan tâm, trách nhiệm và nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ, động viên tác giả trong quá trình thực hiện nghiên cứu của mình Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS Lê Quang Minh

Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy, cô trong Viện Cộng nghệ thông tin – Đại học Quốc Gia Hà Nội, lãnh đạo và cán bộ nhân viên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và các bạn lớp Cao học CIO2 đã giúp đỡ tác giả trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu luận văn của mình

Để đạt được những kết quả nghiên cứu tốt hơn trong tương lai, tác giả rất mong tiếp tục nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ của các nhà chuyên môn, của các thầy cô trong Viện Công nghệ thông tin – Đại học Quốc Gia Hà Nội về phương pháp luận, cách thức tiếp cận khoa học và hợp lý

Tác giả luâ ̣n văn

Nguyễn Thanh Hiếu

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 10

1.1 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 10

1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ 10

1.3 Tình hình tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 12

1.3.1 Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 12

1.3.2 Hình thức tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 17

1.3.3 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 17

1.3.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm 18

1.4 Nhận xét chung 20

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ 23

2.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ 23

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 23

2.1.2 Một số thuật ngữ chuyên môn về ảnh số, máy quét và máy tính 27

2.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu lưu trữ 28

2.3 Những ưu điểm và hạn chế của kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ 33

2.3.1 Ưu điểm 33

2.3.2 Hạn chế 34

2.4 Kỹ thuật số hóa tài liệu 35

2.4.1 Một số thiết bị chuyển đổi: máy scan, máy chụp ảnh số 35

2.4.2 Thuộc tính của tài liệu 36

2.4.3 Kỹ thuật quét tài liệu 37

2.4.4 Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh số 37

2.5 Nhận dạng ký tự quang học (OCR) 42

2.5.1 Giới thiệu về nhận dạng ký tự quang học 42

2.5.2 Mô hình tổng quát của một hệ nhận dạng chữ 43

2.6 Xây dựng siêu dữ liệu cho tài liệu được số hóa 44

2.6.1 Tạo lập metadata 44

2.6.2 Lựa chọn chuẩn dữ liệu đặc tả 45

2.6.3 Đề xuất metadata cho tài liệu được số hóa 48

CHƯƠNG 3: DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 51

3.1 Cơ sở lý luận và bối cảnh hình thành dự án 51

3.1.1 Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 51

3.1.2 Tình hình triển khai thực hiện các dự án số hóa ở trong nước 52

3.2 Mục tiêu của dự án 52

3.2.1 Mục tiêu chung 52

3.2.2 Mục tiêu cụ thể 53

3.3 Nội dung triển khai và giải pháp thực hiện 53

3.3.1 Giải pháp về quy trình số hóa 53

3.3.2 Giải pháp hệ thống công nghệ thực hiện số hóa 57

3.4 Dự toán kinh phí cho dự án 64

3.4.1 Tổng dự toán 64

3.4.2 Kinh phí số hóa tài liệu lưu trữ hành chính 64

3.4.3 Kinh phí đầu tư trang thiết bị các hệ thống phần mềm ứng dụng 64

3.4.4 Kinh phí đầu tư xây dựng phần mềm ứng dụng 65

KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 10

Hình 2.1: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy 27

Hình 2.2: Mô hình các loại hình tài liệu lưu trữ được đồng nhất với nhau trong định dạng số bằng phương pháp số hóa 29

Hình 2.3: Mô hình quản lý và khai thác tập trung hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa của các loại hình tài liệu lưu trữ 31

Hình 2.4: Mô hình kết nối các hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa của các cơ quan lưu trữ các cấp và các cơ quan khác 32

Hình 2.5: Sơ đồ tổng quát hệ thống nhận dạng chữ 43

Hình 3.1: Quy trình số hóa tài liệu 55

Hình 3.2: Sơ đồ kiến trúc giải pháp tổng thể 60

Hình 3.3: Sơ đồ tạo danh mục tài liệu mẫu 61

Hình 3.4: Sơ đồ việc số hóa và trích rút thông tin, lập chỉ mục tự động 62

Hình 3.5: Sơ đồ hệ thống quản lý văn bản 63

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập theo quyết định số

118/TCCB-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính Phủ (nay là bộ Nội vụ) Một trong những nhiệm vụ quan trọng của trung tâm là sưu tầm, bổ sung; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật Tài liệu Lưu trữ quốc gia đã phục vụ có hiệu quả các nhu cầu nghiên cứu, góp phần thiết thực vào việc khôi phục nhiều công trình quan trọng sau chiến tranh, cũng như cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển kinh tế văn hoá xã hội của đất nước

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của nhân loại Trong đó, hệ thống Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu

Do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc Đặc biệt việc nâng cao chất lượng thông tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu quyết định đầu tư, sản xuất cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước trên lĩnh vực quản lý nhà nước, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử truyền thống cũng như nhu cầu tra cứu tài liệu khoa học phải được chú trọng Một trong những nguồn thông tin được mọi người quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ

Mặt khác theo thời gian, lượng tài liệu lưu trữ tăng lên, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống Internet (Trang Web điện tử) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kĩ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị để dần thay thế cho phương pháp bảo quản truyền thống đã trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ Ngoài ra số hóa tài liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa

và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Quá trình số hóa tài liệu đã được bắt đầu từ khá lâu trên thế giới Và đến nay, hầu hết những thư viện lớn và các cơ quan lưu trữ trên thế giới đều đã thực hiện song song hai loại hình truyền thống và số hóa Với hệ thống lưu trữ số hóa điện tử, tài liệu lưu trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ cho lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa và giáo dục truyền thống lịch sử cho thế hệ trẻ

Nhận thức được vấn đề trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt

nghiệp của mình

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu đề xuất giải pháp để xây dựng dự án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Để có thể thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

- Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận, kinh nghiệm về số hóa tài liệu lưu trữ với mục đích bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các nước có nền lưu trữ tiến bộ như: Mỹ, Nga, Úc Trên cơ sở đó khái quát một cách hệ thống, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và làm nền tảng trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn

- Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng dự án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu của đề tài

- Các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III

- Các tài liệu trong và ngoài nước liên quan đến việc thực hiện dự án số hóa trong ngành lưu trữ như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự

án, cẩm nang thực hiện và quản lý dự án số hóa…

- Các phương pháp, công nghệ, quy trình số hóa tài liệu

b Phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính trên vật mang tin bằng giấy đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do đây là tài liệu lưu trữ chiếm số lượng nhiều nhất trong các loại hình đang bảo quản tại Trung tâm Các loại hình tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm, băng, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học kỹ thuật… sẽ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này

- Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu và sử dụng phương pháp số hóa bằng hệ thống quản lý và tự động số hóa tài liệu (ITISCANNER) để triển khai số hóa, còn các hệ thống, thiết bị số hóa

khác sẽ không được đề cập chi tiết tại đề tài này

Tại nước ta, nhiều dự án số hóa đã được tiến hành tiêu biểu trong ngành lưu trữ, thư viện và phim điện ảnh Về lĩnh vực lưu trữ, một số dự án cấp quốc gia đã được tiến hành như: dự án số hóa tài liệu châu bản và mộc bản Triều Nguyễn năm 1993-2003,

Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia khác đều có

dự án số hóa tài liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử dụng, tại một số lưu trữ tỉnh, huyện cũng đã bắt đầu thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ Nhiều văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ đã được ban hành như: Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ…

Ngoài ra còn có nhiều bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng đề cập đến vấn

đề số hóa nhưng phần lớn chỉ mang tính chất giới thiệu, chưa đi sâu về vấn đề triển khai cụ thể

Trong lĩnh vực thư viện, hiện nay các cơ quan quản lý, cơ quan sự nghiệp… đang có xu hướng triển khai xây dựng thư viện điện tử, trong đó việc số hóa nguồn tài liệu, sách, ấn phẩm… là một trong những nội dung quan trọng để chuyển đổi từ hình

thức thư viện truyền thống sang thư viện điện tử Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng

mô hình và tổ chức triển khai các dự án số hóa các nguồn tài nguyên thông tin này ngày càng được quan tâm và diễn ra một cách rộng rãi

Đối với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu trữ đang là vấn đề rất được quan tâm Sau khi tìm hiểu và khảo sát lịch sử nghiên cứu vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ ở nước ngoài nói chung và ở Việt Nam, tôi thấy rằng từ trước đến này chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu về đề tài

“Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” Vì vậy, đây là

một đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới và chưa có công trình nào đề cập đến

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau trong và ngoài nước Phương pháp này được vận dụng để vạch ra nội dung cốt lõi của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ thống, khách quan

- Phương pháp khảo sát: sử dụng phương pháp này để khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I để thu thập dữ liệu thực tế

- Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến quy trình thực hiện số hóa tài liệu tương đối đa dạng, cho nên tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh sự tương đồng và sự khác nhau của các quy trình số hóa tài liệu Trên cơ sở đó rút

ra những ưu điểm và hạn chế để lựa chọn quy trình số hóa tài liệu hợp lý nhất phù hợp với điều kiện của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình khảo sát thực tế, tôi đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộ chủ chốt đang đảm nhiệm nhiệm vụ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và một số nơi khác Đây là nguồn thông tin rất quý giúp tôi hiểu sâu hơn về tình hình, kết quả trong việc triển khai số hóa của họ, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm khi vận dụng vào quá trình nghiên cứu luận văn của mình Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp logic… cũng được kết hợp

sử dụng trong quá trình nghiên cứu Chúng đã giúp tôi nhìn nhận các vấn đề trong quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ một cách toàn diện, đầy đủ và khách quan về mọi khía cạnh của vấn đề

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu trữ là vấn đề rất được quan tâm của ngành lưu trữ Việt Nam Còn các nước có nền lưu trữ phát triển, họ đã đi trước và có rất nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai các dự án số hóa

tài liệu lưu trữ Cho nên trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu viết bằng tiếng Anh, tiếng Việt về các vấn đề như :

- Tài liệu về lý luận:

o Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học

và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội

o Cornell University Library (2003), Moving Theory into Practice Digital Imaging Tutorial Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ: http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html

- Tài liệu quy phạm pháp luật:

o Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011

o Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ:

o Tài liệu hướng dẫn do tác giả: Sitts, Maxine K (2000), Handbook for Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access, Andover, Northeast Document Conservation Center, Massachusetts Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ:

www.nedcc.org/assets/media/documents/dman.pdf

- Tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa:

o Nhóm tác giả Steven Puglia, Jeffrey Reed, and Erin Rhodes, (2004), Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master files – Raster Images, National Archives and Records Administration of US (NARA) Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ:

http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/digitize-technical.html

- Các sách tham khảo:

o Viện nghiên cứu toàn Nga về văn bản học và công tác lưu trữ (2006), Phục hồi văn bản mờ dần và phục chế tài liệu lưu trữ, Matxcơva, có thế tìm đọc tại địa chỉ:

http://vanthuluutru.com/index.php?option=com_ccboard&view=postlist

&forum=9&topic=108&Itemid=41

- Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí khoa học

- Các trang thông tin điện tử có nội dung liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ : www.archives.gov; www.archives.gov.vn; www.vanthuluutru.com

7 Kết quả của đề tài

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để áp dụng vào việc triển khai dự án

số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong thời gian tới

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai các dự án số hóa không chỉ tài liệu lưu trữ mà còn các loại tài liệu khác sẽ được triển khai trong tương lai trên phạm vi cả nước

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ hiện đang là vấn đề rất mới đối với sinh viên Đặc biệt được biết thêm nguồn thông tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và các giải pháp, cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ trong bối cảnh của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

8 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Hiện trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chương 2: Nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ

Chương 3: Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III

Đề tài mang tính kỹ thuật, thực tiễn cao Do trình độ nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế cho nên nội dung được trình bày trong luận văn sẽ không tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót Do vậy, tác giả rất hy vọng sẽ nhận được những góp ý của các thầy cô giáo và bạn đọc, để tiếp tục nghiên cứu cho hoàn thiện hơn

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu, đi khảo sát thực tế nhưng cũng đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ rất nhiệt tình của các cán bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các thầy cô giáo trong Viện Công nghệ thông tin,Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, đặc biệt là của thầy giáo hướng dẫn TS Lê Quang Minh Nhân đây, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó

CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

1.1 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Sơ lược về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập theo quyết định số

118/TCCB-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ trưởng – Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính Phủ (nay là Bộ Nội Vụ)

Tại quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/04/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm có: Ban Giám đốc và 9 phòng

1.2.2 Chức năng

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới

và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

- Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử trùng, khử axít đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

1.3 Tình hình tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.3.1 Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương, các bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu, khu được thành lập từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay Đồng thời, những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập hơn 60 năm qua

Ngay sau khi thành lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tiếp nhận từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I khoảng 3,6 km/giá tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý của mình

Từ đó đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thu thập thêm được nhiều tài liệu đưa tổng số lên hơn 12 km/giá gồm 5 khối tài liệu chính sau:

- Tài liệu hành chính

- Tài liệu khoa học kỹ thuật

- Tài liệu phim ảnh ghi âm

- Tài liệu xuất xứ cá nhân

- Tài liệu sưu tầm

1.3.1.1 Tài liệu Hành chính

Với số lượng hơn 5000 mét giá của hơn 200 phông, khối tài liệu hành chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác

Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam Ở đây bao gồm những hồ sơ, tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống nhất tổ chức tại TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệu phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước

Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay

Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay

Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm chính sau:

- Nhóm Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các cuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn bản pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính phủ; các loại báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng Quốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong trào thi đua ái quốc

- Nhóm Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng

cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh tra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất; cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản động; về tôn giáo và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác

- Nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế hoạch, báo cáo về quân sự Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược quân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự; về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ đạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù binh, hàng binh và dân vận

- Nhóm tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt (1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954)

và Hội nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ Việt Nam; các hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước Hiệp định hợp tác quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ chức quốc tế khác

- Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biện pháp xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam Trong đó có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo

về tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao thông công chính của các ngành và các địa phương Trong đó có những

tài liệu phản ánh những đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập"

- Nhóm tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát triển văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam Trong đó có nhiều tài liệu phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn hóa nghệ thuật; về các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các chương trình cải cách giáo dục

- Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước Trung ương, của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về kinh

tế, văn hóa xã hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau

Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương, Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu khí Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu của các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V,

Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam Mảng tài liệu này phản ánh xác thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ

và thắng lợi vẻ vang của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực

dân Pháp

1.3.1.2 Tài liệu Khoa học kỹ thuật

Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản gần 1000 mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít III Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác

1.3.1.3 Tài liệu Phim ảnh, ghi âm

Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim) thời

sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân Việt Nam

Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản),

258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước

Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc các phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước ngoài đến Việt Nam Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách mạng tháng Tám năm

1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh thần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chống ngoại xâm của nhân dân ta

Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước

và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình

Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn

Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần

300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch

sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi

âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người

Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng

1.3.1.4 Tài liệu xuất xứ cá nhân

Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn bảo quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 70 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này

Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn lưu giữ hơn 7 vạn

hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống

Mỹ Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng, không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ chính sách mà còn là những

kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các thế hệ tiền bối

Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước trong suốt hơn 50 năm qua

1.3.1.5 Tài liệu sưu tầm

Ngoài bốn khối tài liệu chính kể trên, hiện nay trong kho của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn có một khối tài liệu được sưu tầm, thu thập về từ nhiều nguồn cá nhân

và các cơ quan khác nhau, trong đó có nhiều tài liệu quý hiếm, có giá trị cao

Đặc điểm chung của nhóm tài liệu này là: tài liệu thu về lẻ tẻ và rời rạc; có nhiều thể loại như giấy, ảnh, bản đồ, sách; tài liệu viết tay, đánh máy, in sao… với chất liệu, kích cỡ khác nhau; nhiều tài liệu ở tình trạng vật lý xấu, chưa được chỉnh lý sắp xếp khoa học mà chỉ mới lập mục lục tạm để phục vụ tra cứu khi cần thiết

Cụ thể, khối tài liệu này có thể phân chia thành các nhóm chính như sau:

- Nhóm tài liệu của cá nhân: gồm các tập thư từ của Chủ tịch Hồ Chí Minh gửi ông Hoàng Hữu Nam - Thứ trưởng Bộ Nội vụ (năm 1946 - 1947); Thư từ, giấy giới thiệu, giấy ủy nhiệm và một số công văn giấy tờ liên quan đến hoạt động của một số cá nhân trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp như: Phạm Văn Đồng, Nguyễn Văn Chi, Lê Tùng Sơn

- Nhóm tài liệu (bản sao) phục vụ các đợt triển lãm, trưng bày gồm: Luận cương, chính cương sách lược, chỉ thị, nghị quyết của Đảng Cộng sản Đông Dương (1930 - 1945); Tài liệu về đàm phán, ký kết ngoại giao giữa Việt Nam với Cam-pu-chia và Trung Quốc (1978 - 1980); Tài liệu phục vụ cho các đợt triển lãm như: cuộc kháng chiến của nhân dân Việt Nam chống thực dân Pháp xâm lược (1858 - 1954), kỷ niệm 30 năm Cách mạng tháng Tám (1945 -1975), về chiến tranh của đế quốc Mỹ ở miền Nam Việt Nam (thời kỳ 1954 -1975), Hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật Việt Nam - Liên Xô, giai đoạn 1950 - 1990, triển lãm cá nhân của họa sĩ Bùi Trang Chước, triển lãm “Chủ tịch Hồ Chí Minh với Trung Quốc”… Ngoài ra, còn có sưu tập các loại giấy bạc và tín phiếu của Việt Nam phát hành trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, các loại tiền Đông Dương, Bảo Đại, Nguyễn Văn Thiệu, tiền Mỹ, III và Cam-pu-chia;

- Nhóm tài liệu phim ảnh gồm một số ảnh về Chủ tịch Hồ Chí Minh với một số

vị trong ủy ban Kháng chiến hành chính Liên khu IV và Khu Tả ngạn (1946 -

1954), với Ban Giám đốc và học viên trường Nguyễn ái Quốc, với các đại biểu tại Đại hội thống nhất Việt Minh Liên Việt, với lãnh đạo Nhà nước Trung Quốc

dự lễ kỷ niệm 10 năm thành lập nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa tại Bắc Kinh (1959); Một số ảnh về liên quân Miên - Việt, các cán bộ cách mạng của Liên khu 9, Ban Chỉ huy và thủy thủ tàu sông Lô tại căn cứ Năm Căn (1947 - 1949); ảnh chụp bản đồ trấn Hưng Hóa và Lạng Sơn

Hiện nay, Trung tâm còn thực hiện việc thu thập tài liệu truyền khẩu của các nhà văn, nhà thơ như: Chu Lai, Lê Lựu, nữ tiến sĩ văn học Đoàn Hương, nhà thơ Trần Đăng Khoa… Những người này được Trung tâm mời đến để nói chuyện về một chủ đề nào đó và được ghi âm, ghi hình lại

Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước của dân tộc ta trong suốt hơn nửa thế kỷ qua

1.3.2 Hình thức tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

- Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có sự đa dạng về thành phần và kích cỡ, Hiện nay, Trung tâm đang bảo quản bốn khối tài liệu chính và khối tài liệu sưu tầm được Tài liệu của Trung tâm được chế tác từ nhiều chất liệu khác nhau như: giấy dó, giấy pơ luya, giấy Bãi Bằng, giấy in rô-nê-ô, bản can, băng ghi âm, ghi hình…

- Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản được viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau như: Nga, Anh, Pháp, Trung Điều đó được thể hiện rõ trong khối tài liệu lưu trữ của các cá nhân Ngoài ra, còn có một số băng ghi âm

về các phiên họp của Hội nghị Pa -ri được sử dụng tiếng Pháp

- Đa số tài liệu hành chính đảm bảo về thể thức văn bản như: có tiêu đề, có quốc hiệu, khổ giấy 21 cm x 27 cm Tuy nhiên, vẫn còn một số tài liệu chưa đúng thể thức văn bản Có một số tài liệu do hoàn cảnh khó khăn thời chiến nên được viết trên những mẩu giấy nhỏ bằng một phần tư của tờ giấy A4 Có những tập lưu nghị định phông ủy ban Kháng chiến hành chính Nam Bộ giai đoạn 1945 -

1954 tiêu ngữ không đúng thể thức, có một số loại văn bản hiện nay không còn tồn tại như: Thông đạt, biểu, chế, định …

1.3.3 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

a Trong khối tài liệu hành chính và cá nhân, gia đình, dòng họ có một số tài liệu tình trạng vật lý kém: bị ố vàng, mờ và nhiễm độ axít cao như: Phông tài liệu Quốc hội, Phủ Thủ tướng, Nha Thống kê Trung ương là hai phông

do có điều kiện khó khăn thời chiến, phương tiện bảo quản không tốt, nên có

một số tài liệu bị mủn, chữ bị mờ khó đọc

b Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản đứng trước nguy

cơ bị hủy hoại nghiêm trọng do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan

- Yếu tố khách quan tác động đến tài liệu là: thiên tai, chiến tranh Trung tâm khi mới thành lập, phương tiện vật chất còn hạn chế nên có một số tài liệu bị ảnh hưởng khi mưa lũ, ẩm mốc như phông ủy ban Kháng chiến hành chính Nam Bộ

- Yếu tố chủ quan: Có một số phông có tần xuất sử dụng cao như các phông: Phủ Phủ Thủ tướng, Quốc hội, Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục nên trong quá trình giao nhận tài liệu, các cán bộ của hai phòng Bảo quản và Tổ chức sử dụng phải thường xuyên kiểm tra lại số tờ, điều đó đã làm cho tài liệu nhanh

bị hư hỏng

1.3.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

Giá trị của tài liệu lưu trữ thể hiện tác dụng của nó đối với các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội Là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang bảo quản khối tài liệu quan trọng nhất của phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm III bao quát hầu hết

các ngành, các mặt, các lĩnh vực của đời sống xã hội và có giá trị nhiều mặt

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ cũng giúp cho độc giả nghiên cứu về đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước ta trong các lĩnh vực và trong từng giai đoạn lịch sử Ví dụ như thông qua tài liệu hai phông Bộ Tài chính và Tổng Cục Thuế, chúng ta có thể hiểu được về chính sách thuế của nước ta qua các giai đoạn lịch sử khác nhau Qua tài liệu của hai phông ủy ban Kháng chiến hành chính Nam Bộ và ủy ban Kháng chiến hành chính các tỉnh Nam Bộ, người đọc có thể hiểu rõ hơn về thời kỳ Nam Bộ kháng chiến

từ năm 1945 đến năm 1954… Trên cơ sở những tài liệu đó, Đảng và Nhà nước ta có thể xác định đúng đắn đường lối, chính sách cho giai đoạn tiếp theo

Bên cạnh đó, tài liệu đang được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng giúp cho người nghiên cứu hiểu rõ hơn về âm mưu thủ đoạn của các thế lực thù địch, về tội ác dã man của đế quốc Mỹ và bè lũ tay sai Thông qua tài liệu phông ủy ban Điều tra tội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ ở Việt Nam, chúng ta hiểu được đầy đủ, chính xác về tội ác mọi mặt của đế quốc Mỹ và chính phủ ngụy quyền ở miền Nam Việt Nam Phông tài liệu này đã tố cáo một cách mạnh mẽ, kịp thời, toàn diện và có hệ

thống những tội ác ấy trước dư luận của nhân dân trong nước và nhân dân thế giới như

vụ thảm sát dân thường ở Sơn Mỹ, tội ác cưỡng ép đồng bào miền Nam di cư sang Mỹ trước khi rút chạy khỏi Sài Gòn… Đặc biệt, những bức ảnh do nghệ sĩ nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản chụp cảnh máy bay Mỹ ném bom bệnh viện Bạch Mai, khu phố Khâm Thiên… là những bằng chứng hùng hồn tố cáo tội ác của đế quốc Mỹ

Trong những năm qua, tài liệu lưu trữ còn giúp cho việc bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội Nhờ khối tài liệu tư pháp đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các cơ quan chức năng có những thông tin đáng tin cậy hỗ trợ cho công việc của mình

Có thể nói, những giá trị của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực chính trị là vô cùng

to lớn, thực sự vô giá, không thể đo đếm bằng tiền bạc

1.3.4.2 Về kinh tế

Khối tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản phản ánh một cách trung thực và tương đối đầy đủ về nền kinh tế của nước ta từ năm 1945 đến nay Dựa trên những thông tin đó, Nhà nước ta sẽ có cơ sở để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội cho giai đoạn tiếp theo hoặc xây dựng những vùng kinh tế trọng điểm

Tài liệu lưu trữ còn phục vụ cho việc tìm kiếm, khai thác tài nguyên khoáng sản, làm giàu cho đất nước Dựa trên kết quả khảo sát của giai đoạn trước, các công ty trong và ngoài nước có thể xác định được nơi có nguồn tài nguyên khoáng sản để tiến hành thăm dò Điều này được thể hiện rất rõ trong quá trình khai thác tài liệu của Công trình Dầu khí Bà Rịa – Vũng Tàu đang đuợc bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Ngoài ra, khối tài liệu về khoa học kỹ thuật giúp cho các cán bộ chuyên môn trong việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế nhiều công trình xây dựng cơ bản như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba Đình, Thủy điện Hòa Bình, đường dây tải điện 500 KV Bắc - Nam…Trải qua thời gian, những công trình xây dựng đó bị xuống cấp, các kỹ sư có thể dựa trên những bản thiết kế các công trình đang bảo quả n tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để nâng cấp hoặc mở rộng công trình

Trong quá trình phát triển đất nước, để giải quyết nơi ở và nhu cầu đi lại của người dân, các thành phố đã đề ra chủ trương xây dựng nhiều tòa nhà cao tầng và mở rộng thêm nhiều con đường mới, việc khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc quy hoạch giao thông đã trở nên vô cùng cần thiết Những thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ là căn cứ, cơ sở để chính quyền các cấp giải quyết việc đền bù cho người dân một cách thỏa đáng, tránh được tình trạng người dân kéo nhau đi khiếu kiện, gây mất an ninh trật tự trong xã hội

Trong các viện nghiên cứu, các cơ quan sản xuất kinh doanh, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin về công nghệ, bí quyết sản xuất và kinh doanh Việc khai thác tài liệu lưu trữ của những cơ quan này sẽ giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam

học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý, để vững tin bước vào quá trình hội nhập với nền kinh tế thế giới, tạo đà cho nền kinh tế nước ta phát triển và tiến vào nền kinh tế tri

thức

1.3.4.3 Về văn hóa – xã hội

Qua tài liệu các phông Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc … và tài liệu nghe nhìn đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các nhà nghiên cứu có cơ sở

để tìm hiểu về văn hóa của các dân tộc, các vùng, các miền trên đất nước chúng ta Những tài liệu này là nguồn sử liệu đáng tin cậy giúp các cơ quan chức năng có kế hoạch của thể để xây dựng một nền văn hóa tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm III còn giúp cho việc tuyên truyền giáo dục các tầng lớp thanh thiếu niên về quá khứ hào hùng của dân tộc ta Những bức ảnh

về chiến dịch Điện Biên Phủ lịch sử năm 1954, về chiến thắng 30.4.1975, … hoặc những đoạn băng ghi âm về Hội nghị Pa -ri đã phần nào phản ánh được quá trình chiến đấu gian khổ nhưng vô cùng anh dũng của quân và dân ta trên nhiều lĩnh vực như: chính trị, quân sự, ngoại giao…

Nhờ khối tài liệu phông Bộ Y tế, độc giả có thể tìm hiểu về các loại bệnh để đề

ra biện pháp phòng ngừa và điều trị kịp thời, tránh được tử vong đáng tiếc cho người bệnh

Thông qua khối tài liệu phông ủy ban Thống nhất Chính phủ do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản, Nhà nước ta có cơ sở pháp lý để giải quyết các chế độ, chính sách cho những cán bộ đi B hoặc thân nhân của họ Đặc biệt, đối với một đất nước trải qua nhiều cuộc chiến tranh như Việt Nam, việc khai thác thông tin trong phông tài liệu này sẽ còn tiếp tục trong nhiều năm tới

1.3.4.4 Về nghiên cứu khoa học

Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giúp cho các nhà nghiên cứu khoa học nói chung và đặc biệt đối với các nhà nghiên cứu lịch sử Đó là một nguồn sử liệu

cơ bản, chủ yếu và quan trọng để nghiên cứu lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 đến nay Những tài liệu ở đây phần lớn là tài liệu gốc, thuộc thông tin cấp I, có giá trị p háp lý cao, giúp chúng ta hiểu được quá trình ấu tranh giành chính quyền từ những ngày đầu cách mạng đến việc xây dựng, củng cố chính quyền Khối tài liệu của các tỉnh, các khu

và liên khu thời kỳ 1945 - 1954 là nguồn thông tin quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử của các địa phương trong cả nước Khối tài liệu khoa học kỹ thuật giúp cho các nhà nghiên cứu có cơ sở tìm hiểu về lịch sử khoa học kỹ thuật nước ta nói chung và lịch sử ngành xây dựng nói riêng

Từ những phân tích trên, có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ không chỉ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước mà còn có có tác dụng tích cực

đối với đời sống xã hội nói chung

1.4 Nhận xét chung

Thông qua việc trình bày trên, tôi thấy rằng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một nguồn sử liệu quý giá phản ánh quá trình lịch

sử của đất nước Có thể nói rằng những tài liệu đang bảo quản phần lớn chỉ có duy nhất tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, chúng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, giáo dục…, và là tài sản vô giá của đất nước

Qua một số thông tin đã nêu trên phần nào giúp chúng ta hình dung được đến thực trạng, mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Tài liệu lưu trữ với tư cách là một loại hình thuộc di sản quốc gia đang trong tình trạng hư hỏng, xuống cấp và có nguy cơ tự mất đi vĩnh viễn do tác động tự thân tài liệu, điều kiện bảo quản và sử dụng không đảm bảo

Ngoài ra vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn, trở ngại lớn trong đó phải kể đến cơ sở vật chất chưa đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn để bảo quản tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đã và đang bị xuống cấp nặng do điều kiện bảo quản không đảm bảo trong một thời gian dài, cách thức tổ chức tài liệu chưa khoa học, nguồn nhân lực chưa đáp ứng công việc… Những điều đó đã ảnh hưởng tiêu cực đến việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hiện tại và tương lai

Tôi thấy rằng khối tài liệu lưu trữ này thực sự là một nguồn sử liệu rất quý giá trong việc nghiên cứu về các mặt, lĩnh vực như: chính trị, an ninh, quốc phòng, lịch sử, văn hóa, giáo dục… mà Trung tâm còn giữ lại được từ trước đến nay Không có lý do chúng ta không lưu trữ, kéo dài tuổi thọ và phát huy giá trị thông tin đầy tiềm năng này cho đông đảo quần chúng, thế hệ mai sau được nghiên cứu

Chúng ta cần phải tăng cường nghiên cứu những tiến bộ khoa học của nhân loại

để áp dụng phù hợp với hoàn cảnh thực tế của trung tâm Với vai trò, giá trị, ý nghĩa

và tình trạng thực tế của tài liệu lưu trữ đã nêu trên thì việc áp dụng phương pháp số hóa là một trong những phương pháp có thể giải quyết một số trong những vấn đề quan trọng thực tế đang đặt ra trong hoàn cảnh của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với những ưu điểm và hạn chế sẽ được đề cập tại Chương II Chúng ta cũng cần phải lưu ý rằng, đây chỉ là một trong những phương pháp có thể giải quyết được một số trong những vấn đề quan trọng chứ không phải tất cả Vấn đề đặt ra là muốn triển khai phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

sẽ phải có cách thức tổ chức, tiến hành công việc, quy trình có liên quan như thế nào nhằm giải quyết những vấn đề thực tiễn đang đặt ra một cách hiệu quả

Toàn bộ những vấn đề này sẽ được đề cập tại chương III, đồng thời cũng là nội dung cốt lõi của luận văn này

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Chương này tập trung trình bày kết quả khảo sát thực tế thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để làm cơ sở trong việc nghiên

cứu, xây dựng các biện pháp để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Trong đó nội dung đề cập những vấn đề như:

- Tổng quan về sự hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Kết quả khảo sát như: lịch sử, tình hình chung của tài liệu lưu trữ, số lượng, thời gian, loại hình, đặc điểm của tài liệu lưu trữ; tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ; tình trạng vật lý và mức độ hư hỏng nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ

Chương này trình bày một cách tổng quát về thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

2.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ

Để nghiên cứu quá trình số hóa tài liệu lưu trữ một cách đầy đủ về các khía cạnh, một trong những công việc rất quan trọng đầu tiên là chúng ta cần tìm hiểu, tham khảo và đưa ra quan điểm của mình về các khái niệm liên quan đến nội dung nghiên cứu Việc số hóa tài liệu lưu trữ là một lĩnh vực liên quan tới việc áp dụng kỹ thuật – công nghệ Do đó, nó sẽ có những khái niệm, thuật ngữ mang tính chất chuyên môn Vì vậy, việc làm rõ những khái niệm, thuật ngữ cơ bản trong lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ là một việc cần thiết trước khi đi vào nội dung cụ thể, đồng thời đây là nền tảng được tôi áp dụng trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1.1 Thông tin (Information)

Theo nghĩa thông thường: thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người Trên quan điểm triết học: “Thông tin

là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh… hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người” Tóm lại, chúng ta có thể hiểu thuật ngữ thông tin là tri thức mà con người nhận biết được thông qua giác quan của con người Nó không thể sờ thấy được, là một thứ gì đó rất trừu tượng, chỉ khi nó được biểu diễn trong một hình thức nhất định (ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh…) được phản ánh vào giác quan của con người thì chúng

ta mới nhận thấy được nó Khi nó được thể hiện bằng dữ liệu trong một tài liệu, thông tin mới có thể được lưu giữ, truyền đạt và sử dụng Do đó, thông tin là tri thức được truyền đạt (Information: Knowledge that is communicated)

2.1.1.2 Tài liệu (Records)

Nghiên cứu các định nghĩa về tài liệu của các nước từ trước đến nay thấy rằng thuật ngữ tài liệu được định nghĩa sớm hơn nhấn mạnh về sự chú ý vào đối tượng vật chất – vật mang thông tin như tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên ở nước Nga về thuật ngữ GOST 16487 -70 “Văn thư và công tác lưu trữ, các thuật ngữ và định nghĩa”, “Tài liệu

là phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người” Còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin của tài liệu như định nghĩa của tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 “Tài liệu là thông tin được tạo ra, nhận được và lưu trữ như

là các bằng chứng và thông tin được tạo ra bởi một tổ chức hoặc cá nhân trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết công việc”

Dù định nghĩa khác nhau nhưng tài liệu có hai đặc trưng nổi bật Đặc trưng thứ nhất là thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý thức của con người Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt động của cá nhân; tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu mà là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện

nào đó Đặc trưng thứ hai có vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản

lý và hoạt động của cá nhân là một phần nội dung tạo nên tài liệu có tính chất pháp lý Đó là khả năng làm bằng chứng của tài liệu

Tài liệu phải đảm bảo 3 yếu tố thông tin như: nội dung (Content), cấu trúc (Structure) và bối cảnh (Context)

Điều này giúp chúng ta phân biệt với thuật ngữ Bản ghi (Document) mà đặc trưng cơ bản của bản ghi là tính năng động của nó Các bản ghi có thể được thành lập bởi tổ hợp nhiều người lập, có thể tồn tại ở nhiều phiên bản khác nhau trên các bước soạn thảo trong các thời kỳ khác nhau Đặc trưng then chốt của tài liệu là tính không thay đổi Cho nên, tài liệu khác với bản ghi ở chỗ nó là chứng cứ hoạt động của cơ quan hoặc cá nhân trong xã hội, nó có hiệu lực pháp lý Chính sự khác biệt này sẽ giúp chú người ta phân biệt rõ ràng về ranh giới của tài liệu lưu trữ (bản gốc trên vật mang tin bằng giấy) với bản sao tài liệu lưu trữ đó bằng kỹ thuật khác nhau như: bản sao bằng kỹ thuật số, bản sao bằng kỹ thuật in, bản sao microfilm , những bản sao này có được coi như là tài liệu theo nghĩa này hay không? Câu trả lời nó phụ thuộc ở yếu tố thể hiện tính pháp lý làm bằng chứng của tài liệu đó Nếu bản sao đó được sao y nguyên bằng các kỹ thuật sao chụp nhưng không có yếu tố pháp lý làm bằng chứng cho bản sao này thì nó cũng chỉ là một bản sao, không có giá trị về mặt pháp lý Vì vậy, tài liệu khác với thông tin và các dữ liệu ở chỗ nó là bằng chứng hoạt động của một tổ chức hoặc một cá nhân trong xã hội Bằng chứng của tài liệu thể hiện thông qua các yếu tố đảm bảo về tính pháp lý như: chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan

2.1.1.3 Tài liệu lưu trữ (Archives)

Hiện nay, do sự xuất hiện của nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đặc biệt

là tài liệu lưu trữ điện tử Điều này dẫn đến các nhà lưu trữ hiện nay quan niệm và nhìn nhận về khái niệm tài liệu lưu trữ có phần khác nhau, chưa thống nhất Trong đó tồn tại hai quan điểm chủ yếu:

Một, quan điểm tài liệu lưu trữ mang tính chất nhấn mạnh về yếu tố vật lý, cố định thống nhất với nhau giữa vật mang tin và nội dung thông tin Coi tài liệu lưu trữ chỉ có duy nhất bản gốc, bản chính hoặc trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp Đối với quan niệm này các phiên bản sao bảo hiểm mọi hình thức (sao bằng kỹ thuật số, chụp microfilm…) từ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy… không được coi là tài liệu lưu trữ, chỉ được coi như là bản sao Ví dụ: bản sao tài liệu lưu trữ bằng kỹ thuật số hóa từ tài liệu trên vật mang tin bằng giấy không được coi là tài liệu lưu trữ điện tử

Hai, quan điểm tài liệu lưu trữ không nhấn mạnh về yếu tố vật lý của tài liệu nhưng nhấn mạnh yếu tố thông tin chứa trong tài liệu Đây là quan niệm mới về tài liệu lưu trữ Điều này xuất phát từ sự xuất hiện và đặc điểm của tài liệu điện tử Vì vật

mang tin và nội dung thông tin không cố định với nhau Do đó, việc quan niệm tài liệu lưu trữ nhấn mạnh về yếu tố vật mang tin sẽ không còn phù hợp với trường hợp của tài liệu điện tử Mặt khác, sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã tạo điều kiện, sự lựa chọn mới đối với công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ Những phiên bản bảo hiểm này được sao từ tài liệu lưu trữ gốc trên vật mang tin bằng giấy, bằng kỹ thuật số, microfilm vẫn được coi là tài liệu lưu trữ khi nội dung thông tin đã đáp ứng đầy đủ các yếu tố pháp lý, chứng cứ, độ tin cậy, độ xác thực của tài liệu đó Tuy nhiên, xét về giá trị của các bản gốc, bản chính và bản sao đó thì bản gốc, bản chính vẫn là bản có giá trị cao nhất về mọi khía cạnh Do đó, các bản sao không có giá trị thay thế hoàn toàn bản gốc, bản chính, chỉ có giá trị như tài liệu gốc trong các quan hệ, giao dịch khi được

cơ quan có thẩm quyền chứng thực, cho phép theo luật định hoặc trong trường hợp tài liệu gốc đã bị mất đi, phá hủy hoàn toàn do thiên tai, chiến tranh… thì bản sao bảo hiểm sẽ được sử dụng như bản chính theo luật định

Dù quan điểm khác nhau thì một trong những yếu tố quan trọng nhất của tài liệu lưu trữ vẫn là thông tin có giá trị cao và khả năng làm bằng chứng, độ tin cậy, độ xác thực của nội dung thông tin chứa trong tài liệu trên bất kỳ vật mang tin được pháp luật công nhận trong mọi quan hệ, giao dịch trong xã hội

Hiện nay, thuật ngữ bản gốc, bản chính và bản sao hợp pháp của tài liệu lưu trữ phần lớn vẫn được hiểu và áp dụng theo nghĩa truyền thống để phân biệt, chủ yếu trên vật mang tin bằng giấy Nhưng nếu áp dụng vào trong trường hợp của tài liệu lưu trữ điện tử sẽ gặp một số vấn đề bất cập để phân biệt với nhau do tính không cố định của vật mang tin với nội dung thông tin hoặc đối với tài liệu tồn tại nhiều phiên bản do kỹ thuật tạo lập khác nhau như trường hợp số hóa tài liệu lưu trữ trên giấy Để giải quyết

vấn đề này, chúng ta nên hiểu thuật ngữ này theo nghĩa của “kỹ thuật đầu tiên được sử

dụng để tạo lập nguyên bản gốc có đầy đủ yếu tố pháp lý, bằng chứng và đảm bảo độ tin cậy làm yếu tố phân biệt tài liệu cùng loại hoặc các loại hình tài liệu tồn tại nhiều phiên bản được tạo lập bằng kỹ thuật khác nhau” Cách hiểu như vậy sẽ giúp chúng ta

phân biệt được cái nào là đầu tiên, nguyên vẹn với những gì nó đã được tạo lập ban đầu, phân biệt tài liệu đang tồn tại có nhiều phiên bản khác nhau Ví dụ: chúng ta đang có tài liệu được tạo lập trong môi trường điện tử, có đầy đủ các yếu tố pháp lý như chữ

ký điện tử – là tài liệu điện tử Nhưng đồng thời bản này đã được in ra giấy và cũng có đầy đủ yếu tố pháp lý Đối với trường hợp này, tài liệu nào sẽ là bản gốc, tài liệu nào

sẽ là bản sao? Giá trị bản nào cao hơn? Theo cách hiểu này, bản gốc sẽ là bản đã được tạo lập bằng kỹ thuật đầu tiên có đầy đủ yếu tố pháp lý và sẽ có giá trị cao hơn Còn bản in ra giấy sẽ là bản sao hợp pháp, giá trị của nó cũng tương đương với bản sao hợp pháp, không có giá trị thay thế bản gốc như trường hợp xác định giá trị của tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy Vì nhiều trường hợp tính năng của tài liệu điện tử (như tính năng hiển thị, liên kết…) sẽ đảm bảo tính nguyên vẹn, đầy đủ chỉ trong môi trường điện tử Còn khi in ra giấy các tính năng khác sẽ không thể hiển thị được một

cách đầy đủ trong môi trường giấy Tương tự như vậy, đối với tài liệu nguyên bản gốc được tạo lập trên vật mang tin bằng giấy có đầy đủ yếu tố pháp lý Sau đó được số hóa

để bảo hiểm hoặc phục vụ mục đích khác thì bản gốc sẽ là tài liệu trên giấy và bản sao

sẽ là tài liệu số hóa Tuy nhiên, việc phân biệt như vậy là phục vụ cho việc xác định giá trị tài liệu nhưng về cơ bản cả bản gốc, bản chính và bản sao của tài liệu lưu trữ nếu có đầy đủ yếu tố pháp lý đảm bảo nội dung thông tin là xác thực thì chúng vẫn được coi là tài liệu lưu trữ

Riêng đối với tài liệu lưu trữ điện tử, do đặc điểm của chúng là thông tin không

cố định với vật mang tin, tài liệu có thể nhân bản với số lượng bất kỳ vẫn đảm bảo nội dung thông tin nguyên vẹn như bản gốc Mặt khác, do sự lỗi thời của công nghệ và phần mềm, bản thân tài liệu lưu trữ điện tử phải được nâng cấp, chuyển sang phiên bản mới để đảm bảo khả năng tiếp cận, sử dụng và bảo quản Cho nên việc phân biệt cái nào là tài liệu gốc đã trở nên khó khăn Cho nên, đối với tài liệu lưu trữ điện tử người

ta không quan tâm về yếu tố vật mang tin, thay vào đó sẽ quan tâm đến yếu tố thông tin được tạo lập phải đảm bảo đầy đủ về thông tin đầu vào, yếu tố pháp lý, tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực trong suốt vòng đời của nó, được bảo quản trong hệ thống lưu trữ thông tin, được thiết kế đáp ứng nhu cầu đã nêu và áp dụng phương pháp quản lý một cách nghiêm ngặt, khoa học trong suốt vòng đời của chúng Chính các biện pháp này sẽ hỗ trợ, củng cố trong việc đảm bảo yếu tố pháp lý, độ tin cậy, độ xác thực của nội dung thông tin chứa trong tài liệu, nguyên vẹn như chúng đã được tạo lập ban đầu, đồng thời đảm bảo khả năng tiếp cận nội dung thông tin một khi có nhu cầu Việc phân biệt tài liệu nào là bản gốc trong môi trường số chỉ mang tính chất tương đối, nó phụ thuộc vào việc quản lý về mặt kỹ thuật của hệ thống bảo quản thông tin và biện pháp quản lý tài liệu trong suốt vòng đời của chúng Nếu thực hiện tốt, tài liệu điện tử sẽ được bảo quản một cách an toàn Nó chỉ tồn tại một số phiên bản như: bản chính và bản sao để phòng ngừa (bản Backup) Đối với bản phòng ngừa có thể có đến 2-3 bản Những bản này thực chất nội dung thông tin không có gì khác biệt với bản gốc của nó Nhưng nó được coi là bản sao khi phân biệt với bản chính trong hệ thống

Bản sao hoặc tài liệu bảo hiểm được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin bất kỳ (trên giấy…) vẫn được coi là tài liệu lưu trữ khi đáp ứng yếu tố pháp lý theo luật định Khi phân biệt với nhau thì bản số hóa này được gọi là bản sao ở dạng điện tử (do thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử) nhưng chúng vẫn là tài liệu lưu trữ - thuộc loại tài liệu lưu trữ điện tử, được bảo quản vĩnh viễn với chế độ đặc biệt Vì vậy, quan niệm này đã được tôi áp dụng suốt quá trình nghiên cứu làm luận văn

Theo nghĩa thông thường, số hoá tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi thông tin tài liệu lưu trữ ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (máy quét/chụp hình)

mà máy tính có thể hiểu được

Hình 2.1: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy

Đây là quá trình chuyển đổi tài liệu lưu trữ từ dạng truyền thống thành dạng số Đầu tiên tài liệu lưu trữ sẽ được quét hình bằng máy quét/máy chụp ảnh kỹ thuật số với độ phân giải theo tiêu chuẩn của ngành lưu trữ Sau đó tài liệu sẽ được chuyển từ dạng truyền thống thành dạng số mà máy tính hiểu được

Trên đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp Tuy nhiên, nếu hiểu theo nghĩa rộng, số hóa tài liệu lưu trữ không dừng lại chỉ quét và lưu tài liệu lưu trữ ở Tài liệu lưu trữ Máy quét Scanner Máy vi tính Tài liệu dạng số sau khi quét dạng số trên phương tiện điện tử mà chúng là một quá trình bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau từ giai đoạn chuẩn bị số hóa (xây dựng kế hoạch dự án, mục tiêu, chuẩn bị tài liệu…), giai đoạn tiến hành số hóa (quét tài liệu, hiệu chỉnh, lưu tài liệu…) và giai đoạn quản lý, sử dụng tài liệu số hóa (xây dựng hệ thống quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu an toàn, tin cậy, bảo trì, nâng cấp hệ thống…) Chúng gắn kết với mục tiêu được xác định như: tăng cường việc bảo quản bản gốc và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bằng cách tăng khả năng tiếp cận tài liệu lưu trữ ở dạng số thay việc sử dụng bản gốc của tài liệu Vì vậy, số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các công việc của chuỗi số hóa hoặc quy trình số hóa tài liệu lưu trữ từ giai đoạn chuẩn bị cho đến giai đoạn quản lý, sử dụng theo mục tiêu đã định, đảm bảo độ chính xác, độ tin cậy và độ xác thực của bản sao dạng số so với nguyên bản gốc

2.1.2 Một số thuật ngữ chuyên môn về ảnh số, máy quét và máy tính

- Ảnh số (Digital image): ảnh số là hình ảnh được ghi nhận bởi bộ cảm biến điện

tử (bằng máy quét, máy chụp ảnh số hoặc thiết bị tương tự) từ văn bản, ảnh được lưu lại dưới dạng dữ liệu trong bộ nhớ của phương tiện điện tử (có thể là thẻ nhớ, đĩa cứng, đĩa mềm…) Ảnh số được tạo nên bởi các điểm ảnh (Pixel), mỗi điểm ảnh nhận một giá trị thông tin màu sắc lấy được từ sự kết hợp của số nhị phân (Bit) để biểu thị màu trong một điểm ảnh (có thể là màu đen, màu xám, đỏ…) Ảnh số có thể được tạo bởi màu đen trắng, màu dải xám hoặc màu thực

- Điểm ảnh (Pixel): là đơn vị nhỏ nhất cấu tạo nên một ảnh số được biểu thị trên màn hình điện tử (màn hình máy tính, màn hình tivi…)

- Số Bit (Bit): Đơn vị nhỏ nhất của thông tin trong hệ thống nhị phân Bit có thể được biểu diễn như là một biến chỉ có hai giá trị: 0 hoặc 1 Trong ảnh số, Bit là thông tin biểu thị giá trị màu trong một điểm ảnh

- Số Byte: là một sự kết hợp các bit để biểu hiện một ký tự Một byte thường bao gồm 8 bit, tức là 8 bit = 1 byte 1 byte có thể thể hiện 256 trạng thái của thông tin Byte được sử dụng để đo dung lượng thông tin trong ổ đĩa như: 1 kilobyte = 1.024 byte (nếu tính theo chuẩn của Microsoft – dùng hệ nhị phân) hoặc = 1.000 byte (nếu tính theo chuẩn của IBM - dùng hệ thập phân)

- Nén (Compression): là phương pháp xử lý dữ liệu để làm giảm kích cỡ của tệp file

- DPI (Dots per inch): là số lượng điểm trên mỗi inch: DPI đượctính bằng điểm trên mỗi inch (đơn vị đo chiều dài của nước Anh, 1 inch = 2,54 cm) Đây là số điểm mà máy quét có thể nhận biết được trên 1 inch Đây còn được gọi là độ phân giải quang học của máy quét Ví dụ: 300 dpi có nghĩa là có 300 điểm trên mỗi 1 inch hoặc 2,54 cm Thông thường thuật ngữ này được áp dụng với máy

in, máy quét, cũng có thuật ngữ tương đương với nó là PPI (Pixels Per Inch) nhưng nó thường được áp dụng với ảnh số, màn hình của máy tính

2.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu lưu trữ

Xuất phát với nhu cầu quản lý, sử dụng thông tin ngày càng nhiều của các bộ phận trong xã hội, chúng đòi hỏi việc tìm kiếm, xử lý , lưu trữ… nguồn thông tin phải được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác, tin cậy và chất lượng hơn Đối với yêu cầu mới đặt ra này, các hình thức tổ chức thông tin truyền thống nói chung đã bộc

lộ những mặt hạn chế, phần lớn không còn đáp ứng những vấn đề thực tiễn đang đặt

ra, trong đó hình thức tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống cũng không nằm ngoài điều này Do sự phát triển, tiến bộ của khoa học-công nghệ, chúng

đã mở ra cơ hội mới đồng thời cũng là thách thức mới đối với các ngành liên quan đến công tác quản lý nguồn thông tin nói chung, cơ quan lưu trữ - là cơ quan tổ chức quản

lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng, đó là việc áp dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu

Đối với tài liệu lưu trữ, mục tiêu trong việc áp dụng kỹ thuật số hóa chủ yếu tập trung vào 3 mục tiêu chính như sau:

- Mục tiêu 1: Đồng nhất các loại hình tài liệu lưu trữ từ dạng tương tự sang dạng số

Như chúng ta đã biết, tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều loại hình trên các vật mang tin khác nhau như: trên giấy, ảnh, băng, phim, gỗ… mỗi loại hình đều có đặc trưng, thuộc tính riêng tượng trưng cho bản thân chúng, chính điều này đã đặt ra các yêu cầu khác nhau về vấn đề quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng chúng Do đó, đòi hỏi chúng ta cần áp dụng các biện pháp phù hợp để bảo quản, kéo dài tuổi thọ và tổ chức phát huy giá trị thông tin của chúng Các biện pháp truyền thống được sử dụng như: bố trí, bảo quản từng loại hình tài liệu lưu trữ tại kho, phòng lưu trữ chuyên dụng khác nhau với các hệ thống phương tiện, thiết bị, chế độ bảo quản, tổ chức sử dụng phù hợp Xét về ba phương diện như: bảo quản, quản lý và sử dụng sẽ thấy rằng đây là quy trình tách biệt, có khoảng cách với nhau khiến cho công tác lưu trữ chậm chễ, rườm rà và mất nhiều thời gian

Nếu tất cả các loại hình tài liệu lưu trữ trên được số hóa, tức chuyển từ các dạng tương tự của vật mang tin khác nhau thành dạng tín hiệu số trong hệ thống cơ sở dữ liệu trong máy tính bằng phương tiện, thiết bị số hóa thì khoảng cách giữa ba phương diện này sẽ thu hẹp đáng kể và tập trung chỉ trong một dạng – dạng số Điều này có thể được biểu hiện như sơ đồ dưới đây:

Hình 2.2: Mô hình các loại hình tài liệu lưu trữ được đồng nhất với nhau trong định

dạng số bằng phương pháp số hóa

Chính việc đồng nhất các loại hình tài liệu lưu trữ từ dạng tương tự sang tập trung với một dạng - dạng số trong một hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa sẽ tạo khả năng vượt trội chưa từng có về mặt bảo quản, quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho

cơ quan lưu trữ Đồng thời tăng cường khả năng tiếp cận nguồn thông tin lưu trữ của

độc giả ngày càng rộng rãi, thuận lợi hơn và thu hẹp khoảng cách giữa cơ quan lưu trữ

và độc giả, làm cho hai bên xích lại gần nhau hơn Điều này sẽ được đề cập cụ thể trong các mục tiêu tiếp theo

- Mục tiêu 2: Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc

Trên cơ sở của mục tiêu đầu tiên, sau khi đã chuyển tài liệu lưu trữ từ dạng tương tự sang dạng số thì cơ quan lưu trữ sẽ có tài liệu lưu trữ ở hai dạng: dạng tương

tự (dạng truyền thống của tài liệu) và dạng số Nếu quá trình chuyển đổi đảm bảo yêu cầu như: tính xác thực, toàn vẹn đối với nguyên bản gốc thì về cơ bản cả 2 dạng này không có gì quá khác biệt về nội dung thông tin, chỉ khác về hình thức thể hiện thông tin Một mặt, phần lớn nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu là khai thác nội dung thông tin chứ không phải vật mang thông tin và khi nào cần làm căn cứ pháp lý, bằng chứng thì bản gốc mới được sử dụng đến Do đó, nếu đảm bảo yếu tố tính xác thực và toàn vẹn của nội dung thông tin với nguyên bản gốc bằng các hình thức chứng thực với bản số thì chúng ta có thể sử dụng bản sao số hóa này thay thế trong việc tổ chức khai thác sử dụng mà trước đây chủ yếu sử dụng bản gốc Chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi đối với bản gốc của các loại hình tài liệu lưu trữ mà phần lớn đã và đang trong tình trạng xuống cấp ở các mức độ nặ ng nhẹ khác nhau Trên cơ sở đó, chúng sẽ được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ chuyên dụng, được hạn chế tiếp xúc với các yếu tố gây hư hỏng tài liệu (như: con người, môi trường, vi sinh vật…) trong quá trình vận chuyển, khai thác sử dụng Ngoài ra, còn tạo điều kiện trong việc áp dụng các biện pháp nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ đang trong tình trạng xuống cấp và kéo dài tuổi thọ của tài liệu như: tu bổ phục chế, chụp microfilm, sử dụng hóa chất để lấy nét chữ đối với tài liệu chữ mờ… Bằng các biện pháp này sẽ tạo điều kiện trong việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ gốc Vì vậy, chúng ta sẽ giải quyết một trong hai nhiệm

vụ chính của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc

- Mục tiêu 3: Quản lý và khai thác tập trung nguồn tài liệu số hóa

Mục tiêu này có thể được thể hiện ở 2 cấp độ: một là trong phạm vi của một cơ quan lưu trữ (lưu trữ lịch sử); hai là trong phạm vi của hệ thống các cơ quan lưu trữ (mạng lưới lưu trữ từ trung ương đến địa phương)

Một, trong phạm vi của một cơ quan lưu trữ được thể hiện như sau:

Hình 2.3: Mô hình quản lý và khai thác tập trung hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa của

các loại hình tài liệu lưu trữ

Như hình trên, các loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đang được bảo quản trong một trung tâm lưu trữ sẽ được số hóa và đưa vào tổ chức quản lý và khai thác sử dụng trong hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung So với hình thức truyền thống, chúng ta sẽ thấy rằng các loại hình tài liệu lưu trữ này thông thường phải nằm ở các kho, phòng bảo quản chuyên dụng khác nhau, thậm chí nằm ở những vị trí địa lý khác nhau Điều này gây khó khăn trong việc quản lý tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu của

cơ quan lưu trữ cũng như việc tiếp cận nguồn tài liệu của độc gia Nhưng khi chúng đã được số hóa thì cơ quan lưu trữ có thể :

+ Cung cấp nguồn thông tin cho độc giả đa dạng hơn bằng nhiều loại hình tài liệu lưu trữ cùng một chủ đề hoặc có liên quan với nhau một cách nhanh chóng Ví dụ: tài liệu lưu trữ về sự kiện giải phóng miền Nam năm 1975, cơ quan lưu trữ có thể cung cấp tài liệu số hóa không chỉ tài liệu mà bản gốc của nó là tài liệu lưu trữ trên giấy, hơn nữa có thể cung cấp các loại tài liệu lưu trữ ở dạng khác như: tài liệu trên ảnh, ghi

âm, video cùng với sự kiện đó

+ Quản lý, thống kế, báo cáo, tìm kiếm về cơ sở dữ liệu cũng như các quy trình cung cấp tài liệu cho độc giả sẽ được diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và sức lực bằng sự hỗ trợ của hệ thống phần cứng và phần mềm quản lý chuyên dụng như: công cụ tra cứu, tra tìm tự động, trang thông tin điện tử…

+ Tổ chức phục vụ nguồn thông tin lưu trữ dưới dạng số với nhiều hình thức đa dạng, phong phú vượt qua giới hạn về không gian và thời gian như: tổ chức giới thiệu, công bố, trao đổi và cung cấp nguồn thông tin, tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ trên mạng nội bộ, internet…

Vì vậy, việc quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được nâng cao rõ rệt

Hai, trong phạm vi của hệ thống các cơ quan lưu trữ được thể hiện như sau:

Hình 2.4: Mô hình kết nối các hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa của các cơ quan lưu trữ

các cấp và các cơ quan khác

Xét trong phạm vi rộng hơn, nếu các cơ quan lưu trữ các cấp đều có nguồn cơ

sở dữ liệu số hóa của tài liệu lưu trữ có giá trị cao về các mặt và được tổ chức khai thác rộng rãi thì mục tiêu lớn hơn của chúng ta là kết nối chúng vào với nhau như mô hình trên Hơn nữa chúng còn được kết nối, trao đổi cơ sở dữ liệu hoặc giới thiệu với các lĩnh vực khác có liên quan như: thư viện, bảo tàng… thông qua các trang thông tin của họ Việc kết nối và trao đổi như vậy sẽ tạo nên một hệ thống mạng lưới nguồn thông tin lưu trữ khổng lồ, bao quát nhiều lĩnh vực Mục tiêu này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các đối tượng sử dụng nguồn thông tin lưu trữ hoặc độc giả, điều này thể hiện rõ rệt ở hai phương diện: không gian và thời gian trong việc tiếp cận nguồn tài liệu lưu trữ

Thứ nhất về không gian, độc giả không còn phụ thuộc vào các kho bảo quản tài

liệu lưu trữ riêng biệt để tiếp cận được nguồn thông tin đó Tức là dù tài liệu lưu trữ

bản gốc sẽ phân tán ở những nơi bảo quản khác nhau về địa lý thì độc giả chỉ cần đến một trung tâm lưu trữ cũng có thể tiếp cận được toàn bộ dữ liệu thông tin đó thông qua

hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa được kết nối tập trung, hơn nữa còn được mở rộng đến các lĩnh vực của nguồn tài nguyên số khác có liên quan như: thư viện, bảo tàng… Ngoài ra, độc giả có thể ngồi ở nhà cũng có thể tiếp cận được chúng thông qua trang thông tin điện tử của cơ quan lưu trữ nếu cơ sở dữ liệu đó được tổ chức khai thác sử dụng phổ biến Điều này sẽ giúp độc giả tiết kiệm được thời gian, kinh phí và sức lực

Thứ hai về thời gian, việc tra cứu và truy cập nguồn thông tin tài liệu lưu trữ số

hóa sẽ được diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi vượt trội hơn bằng các chương trình phần mềm tra cứu tự động và hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa tập trung Nếu cơ sở dữ liệu được sử dụng phổ biến trên trang thông tin điện tử thì độc giả có thể tiếp cận nguồn thông tin mọi lúc, mọi nơi 24/24 giờ mà điều này không thể diễn ra đối với hình thức tổ chức khai thác sử dụng truyền thống Ngoài ra, độc giả vẫn có thể yêu cầu cung cấp thông tin theo chuyên đề, sự kiện… đối với cơ quan lưu trữ và được cung cấp thông qua hệ thống mạng theo sự thỏa thuận hợp pháp của hai bên

Cả hai quy mô này sẽ tạo điều kiện, tiền đề quan trọng trong việc tiến tới một

xã hội thông tin, mọi người có thể tiếp cận đến nguồn thông tin lưu trữ một cách thuận lợi, nhanh chóng Điều này là sự mong chờ lâu này của cơ quan lưu trữ cũng như độc giả Như vậy, sức mạnh của nguồn thông tin lưu trữ sẽ được truyền bá một cách rộng rãi và mạnh mẽ hơn bao giờ hết Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi đối với cơ quan lưu trữ trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đồng thời độc giả cũng tiếp cận đến nguồn thông tin đó rất thuận lợi hơn

Vì vậy, chúng ta sẽ giải quyết nhiệm vụ thứ hai của công tác lưu trữ là tăng cường khả năng phát huy giá trị nguồn thông tin tài liệu lưu trữ một cách rộng rãi, đáp ứng nhu cầu của xã hội

Trên đây là ba mục tiêu chính trong việc áp dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu lưu trữ, đồng thời cũng là mục tiêu mà tôi đang hướng tới trong tương lai đối với tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng, ngành lưu trữ nói chung Mặc dù việc đồng nhất các loại hình tài liệu lưu trữ và quản lý tập trung hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa chưa được diễn ra cùng một lúc do điều kiện, hoàn cảnh thực tế của Trung tâm thì việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ khối tài liệu hành chính (là khối tài liệu chiếm số lượng nhiều nhất tại Trung tâm hiện nay) cũng là việc rất cần thiết, là bước đầu để tiến tới mục tiêu chung đó Trong khuôn khổ của luận văn, tôi chỉ

đề cập đến việc nghiên cứu triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính này

2.3 Những ưu điểm và hạn chế của kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ

2.3.1 Ưu điểm

Trong ngành lưu trữ, hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu, đồng thời là nhiệm vụ quyết định đến sự tồn tại của các trung tâm lưu trữ là việc bảo quản an toàn, kéo dài