DSpace at VNU: DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Nguyen Thanh Hieu

DSpace at VNU: DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Nguyen Thanh Hieu tài liệu, giáo án, bài giả...

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGUYỄN THANH HIẾU

DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Ngành: Công nghệ thông tin

Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thông tin

Mã số: Chuyên ngành đào tạo thí điểm

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Hà Nội – 2015

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập theo quyết định số 118/TCCB-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính Phủ (nay là bộ Nội vụ) Một trong những nhiệm vụ quan trọng của trung tâm là sưu tầm, bổ sung; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật Tài liệu Lưu trữ quốc gia đã phục

vụ có hiệu quả các nhu cầu nghiên cứu, góp phần thiết thực vào việc khôi phục nhiều công trình quan trọng sau chiến tranh, cũng như cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển kinh tế văn hoá xã hội của đất nước

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của nhân loại Trong đó, hệ thống Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu

Do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc Đặc biệt việc nâng cao chất lượng thông tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu quyết định đầu tư, sản xuất cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước

trên lĩnh vực quản lý nhà nước, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử truyền thống cũng như nhu cầu tra cứu tài liệu khoa học phải được chú trọng Một trong những nguồn thông tin được mọi người quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ Mặt khác theo thời gian, lượng tài liệu lưu trữ tăng lên, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống Internet (Trang Web điện tử) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kĩ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị để dần thay thế cho phương pháp bảo quản truyền thống đã trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ Ngoài ra số hóa tài liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa

và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau

Quá trình số hóa tài liệu đã được bắt đầu từ khá lâu trên thế giới Và đến nay, hầu hết những thư viện lớn và các cơ quan lưu trữ trên thế giới đều đã thực hiện song song hai loại hình truyền thống và số hóa Với hệ thống lưu trữ số hóa điện tử, tài liệu lưu trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ cho lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa và giáo dục truyền thống lịch sử cho thế hệ trẻ

Nhận thức được vấn đề trên, tác giả đã lựa chọn đề tài “Dự

án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”

làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu đề xuất giải pháp để xây dựng dự án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Để có thể thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

- Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận, kinh nghiệm về số hóa tài liệu lưu trữ với mục đích bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các nước có nền lưu trữ tiến bộ như: Mỹ, Nga, Úc Trên cơ sở đó khái quát một cách hệ thống, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và làm nền tảng trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn

- Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng dự

án số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu của đề tài

- Các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Các tài liệu trong và ngoài nước liên quan đến việc thực hiện dự án số hóa trong ngành lưu trữ như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự án, cẩm nang thực hiện và quản lý dự án số hóa…

- Các phương pháp, công nghệ, quy trình số hóa tài liệu

b Phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính trên vật mang tin bằng giấy đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do đây là tài liệu lưu trữ chiếm

số lượng nhiều nhất trong các loại hình đang bảo quản tại Trung tâm Các loại hình tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm, băng, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học kỹ thuật… sẽ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này

- Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu và sử dụng phương pháp số hóa bằng hệ thống quản lý và tự động số hóa tài liệu (ITISCANNER) để triển khai số hóa, còn các hệ thống, thiết bị số hóa khác sẽ không được đề cập

chi tiết tại đề tài này

4 Lịch sử nghiên cứu

Công nghệ kỹ thuật số hóa đã hình thành vào cuối thế kỷ

XX và phát triển rất nhanh vào đầu thế kỷ XXI Công nghệ kỹ thuật số nói chung, kỹ thuật số hóa nói riêng đã mở ra kỷ nguyên mới về sự tiến bộ của nhân loại, là thời đại kỹ thuật số Những ưu điểm nổi bật của nó đã làm cho kỹ thuật mới này nhanh chóng phổ biến trên toàn thế giới, nhiều nước đã và đang nghiên cứu và tiến hành dự án số hóa tài liệu với quy mô khác nhau Trong số đó phải kể đến một số nước tiêu biểu với quy

mô lớn như: Mỹ, Nga, Đức, Trung Quốc, Úc… Lĩnh vực tiêu

biểu đi đầu trong việc áp dụng công nghệ này là thư viện, bảo tàng và lưu trữ với mục tiêu bảo quản, bảo hiểm tài liệu nguyên bản, sách, phim, ảnh, ghi âm… đang trong tình trạng bị xuống cấp, có yêu cầu sử dụng cao… và tăng cường, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng, chia sẻ nguồn thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả

Tại nước ta, nhiều dự án số hóa đã được tiến hành tiêu biểu trong ngành lưu trữ, thư viện và phim điện ảnh Về lĩnh vực lưu trữ, một số dự án cấp quốc gia đã được tiến hành như: dự án số hóa tài liệu châu bản và mộc bản Triều Nguyễn năm 1993-2003,

Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia khác đều có dự án số hóa tài liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử dụng, tại một số lưu trữ tỉnh, huyện cũng đã bắt đầu thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ Nhiều văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ đã được ban hành như: Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ…

Ngoài ra còn có nhiều bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng đề cập đến vấn đề số hóa nhưng phần lớn chỉ mang tính chất giới thiệu, chưa đi sâu về vấn đề triển khai cụ thể

Trong lĩnh vực thư viện, hiện nay các cơ quan quản lý, cơ quan sự nghiệp… đang có xu hướng triển khai xây dựng thư viện điện tử, trong đó việc số hóa nguồn tài liệu, sách, ấn phẩm… là một trong những nội dung quan trọng để chuyển đổi

từ hình thức thư viện truyền thống sang thư viện điện tử Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng mô hình và tổ chức triển khai các

dự án số hóa các nguồn tài nguyên thông tin này ngày càng được quan tâm và diễn ra một cách rộng rãi

Đối với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu trữ đang là vấn đề rất được quan tâm Sau khi tìm hiểu và khảo sát lịch sử nghiên cứu vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ ở nước ngoài nói chung và ở Việt Nam, tôi thấy rằng từ trước đến này chưa có công trình nghiên cứu nào

nghiên cứu về đề tài “Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” Vì vậy, đây là một đề tài nghiên cứu

hoàn toàn mới và chưa có công trình nào đề cập đến

5 Phương pháp nghiên cứu

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu trữ là vấn

đề rất được quan tâm của ngành lưu trữ Việt Nam Còn các nước có nền lưu trữ phát triển, họ đã đi trước và có rất nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai các dự án số hóa tài liệu lưu trữ Cho nên trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu viết bằng tiếng Anh, tiếng Việt về các vấn đề như lý luận, quy phạm pháp luật, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa

7 Kết quả của đề tài

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để áp dụng vào việc triển khai dự án số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong thời gian tới

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai các dự án số hóa không chỉ tài liệu lưu trữ mà còn các loại tài liệu khác

sẽ được triển khai trong tương lai trên phạm vi cả nước

- Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ hiện đang là vấn đề rất mới đối với sinh viên Đặc biệt được biết thêm nguồn thông tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và các giải pháp, cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ trong bối cảnh của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

8 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Hiện trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chương 2: Nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ

Chương 3: Dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III

Đề tài mang tính kỹ thuật, thực tiễn cao Do trình độ nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế cho nên nội dung được trình bày trong luận văn sẽ không tránh khỏi khiếm khuyết, sai

sót Do vậy, tác giả rất hy vọng sẽ nhận được những góp ý của các thầy cô giáo và bạn đọc, để tiếp tục nghiên cứu cho hoàn thiện hơn

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu, đi khảo sát thực tế nhưng cũng

đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ rất nhiệt tình của các cán bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các thầy cô giáo trong Viện Công nghệ thông tin,Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, đặc biệt là của thầy giáo hướng dẫn TS Lê Quang Minh Nhân đây, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc nhất về

sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó

CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC

GIA III 1.1 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ

1.3 Tình hình tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III

1.3.1 Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ tại Trung

60 năm qua

Ngay sau khi thành lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tiếp nhận từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I khoảng 3,6 km/giá tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý của mình Từ đó đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã thu thập thêm được nhiều tài liệu đưa tổng số lên hơn 12 km/giá gồm 5 khối tài liệu chính sau:

- Tài liệu hành chính

- Tài liệu khoa học kỹ thuật

- Tài liệu phim ảnh ghi âm

- Tài liệu xuất xứ cá nhân

- Tài liệu sưu tầm

1.3.2 Hình thức tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

1.3.3 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

- Trong khối tài liệu hành chính và cá nhân, gia đình, dòng họ có một số tài liệu tình trạng vật lý kém: bị ố

vàng, mờ và nhiễm độ axít

- Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản đứng trước nguy cơ bị hủy hoại nghiêm trọng do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan

1.3.4 Giá trị của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

Là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang bảo quản khối tài liệu quan trọng nhất của phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm III bao quát hầu hết các ngành, các mặt,

các lĩnh vực của đời sống xã hội và có giá trị nhiều mặt

1.4 Nhận xét chung

Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một nguồn sử liệu quý giá phản ánh quá trình lịch sử của đất nước Có thể nói rằng những tài liệu đang bảo quản phần lớn chỉ có duy nhất tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, chúng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, giáo dục…, và là tài sản vô giá của đất nước Qua một số thông tin đã nêu trên phần nào giúp chúng ta hình dung được đến thực trạng, mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Tài liệu

lưu trữ với tư cách là một loại hình thuộc di sản quốc gia đang trong tình trạng hư hỏng, xuống cấp và có nguy cơ tự mất đi vĩnh viễn do tác động tự thân tài liệu, điều kiện bảo quản và sử dụng không đảm bảo

Chúng ta cần phải tăng cường nghiên cứu những tiến bộ khoa học của nhân loại để áp dụng phù hợp với hoàn cảnh thực

tế của trung tâm Với vai trò, giá trị, ý nghĩa và tình trạng thực

tế của tài liệu lưu trữ đã nêu trên thì việc áp dụng phương pháp

số hóa là một trong những phương pháp có thể giải quyết một

số trong những vấn đề quan trọng thực tế đang đặt ra trong hoàn cảnh của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với những ưu điểm và hạn chế sẽ được đề cập tại Chương II Chúng ta cũng cần phải lưu ý rằng, đây chỉ là một trong những phương pháp có thể giải quyết được một số trong những vấn đề quan trọng chứ không phải tất cả Vấn đề đặt ra là muốn triển khai phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III sẽ phải có cách thức tổ chức, tiến hành công việc, quy trình có liên quan như thế nào nhằm giải quyết những vấn đề thực tiễn đang đặt ra một cách hiệu quả

Toàn bộ những vấn đề này sẽ được đề cập tại chương III, đồng thời cũng là nội dung cốt lõi của luận văn này

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Chương này tập trung trình bày kết quả khảo sát thực tế thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để làm cơ sở trong việc nghiên cứu, xây dựng các biện pháp để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ