Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã và đang thúc đẩy sự chuyển đổi từ một thư viện truyền thống sang một thư viện điện tử, thư viện số. Nguồn tài nguyên thông tin số cũng vì thế mà ngày một phát triển và phổ biến hơn. Đó như là một xu thế tất yếu đối với các thư viện Việt Nam và Thế giới. Yêu cầu số hoá tài liệu càng trở nên quan trọng. Đối với công tác bảo tồn di sản văn hoá thành văn, số hóa đã tích cực góp phần gìn giữ khối di sản văn hoá vô giá của dân tộc. Tài liệu Hán Nôm là mối dây liên kết không chỉ thắt chặt mối quan hệ giữa quá khứ và hiện tại, mà còn gìn giữ cho thế hệ tương lai một chiều dài lịch sử đậm đà bản sắc dân tộc.
Trang 1Dự án: Số hóa tài liệu Hán Nôm tại Thư viện Khoa học xã hội
NỘI DUNG CHI TIẾT
I Thông tin dự án
1 Tên dự án:
Số hóa tài liệu Hán Nôm tại Thư viện Khoa học xã hội
2 Sự cần thiết của dự án:
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã và đang thúc đẩy sự chuyển đổi từ một thư viện truyền thống sang một thư viện điện tử, thư viện số Nguồn tài nguyên thông tin số cũng vì thế mà ngày một phát triển và phổ biến hơn Đó như là một xu thế tất yếu đối với các thư viện Việt Nam và Thế giới Yêu cầu số hoá tài liệu càng trở nên quan trọng Đối với công tác bảo tồn di sản văn hoá thành văn, số hóa đã tích cực góp phần gìn giữ khối di sản văn hoá vô giá của dân tộc Tài liệu Hán Nôm là mối dây liên kết không chỉ thắt chặt mối quan hệ giữa quá khứ và hiện tại, mà còn gìn giữ cho thế hệ tương lai một chiều dài lịch sử đậm đà bản sắc dân tộc
Thư viện Khoa học xã hội thuộc Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ, được thành lập vào tháng 5/1976, trên cơ sở tiếp quản Thư viện Khảo cổ Nguồn tài liệu Hán Nôm có tại Thư viện Khoa học xã hội bao gồm hai loại là tài liệu Hán Nôm dưới dạng giấy và tài liệu hán Nôm dưới dạng vi phim Trong đó có những tài liệu vừa có ở dạng giấy vừa có ở dạng vi phim Bản vi phim được chụp từ năm 1955 Những tài liệu Hán Nôm nói chung được nhiều nhà nghiên cứu cổ văn đánh giá là quý hiếm về mặt lịch sử, văn học cổ, y học, triết học Trong đó có những bộ sử của Quốc sử quán triều Nguyễn, của Ngô Sĩ Liên, Phan huy Chú, Lê Quý Đôn,…Tài liệu hán Nôm tại thư viện hiện có 501(bản/quyển), gồm những bản viết tay, bản in khắc gỗ, tranh ảnh rửa từ bản vi phim,…Những tài liệu này do thời gian và sự tàn phá của khí hậu, côn trùng và
cả Con người sử dụng đã làm hư hại và vẫn đang là những nguy cơ lớn gây hư hỏng, thất thoát, hao mòn dần nguồn tài liệu Hán Nôm cổ xưa, quý hiếm đang được lưu tại thư viện nếu không có biện pháp bảo quản kịp thời Vì vậy, Số hoá tài liệu Hán Nôm được Thư viện Khoa học xã hội xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, và là một giải pháp “Tối ưu” trong công tác bảo quản những tài liệu quý hiếm đang bị hủy hoại dần và có nguy cơ bị biến mất theo thời gian
Trang 23 Mục tiêu:
Mục tiêu tổng quát:
- Lưu giữ tài liệu cổ, quý hiếm, đặc biệt là tài liệu Hán Nôm;
- Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc tại Thư viện Khoa học xã hội
- Hướng tới việc kết nối cơ sở dữ liệu giữa các thư viện thuộc các Viện nghiên cứu trong Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Mục tiêu cụ thể:
- Bồi vá, bảo quản, lưu giữ bản gốc các tài liệu Hán Nôm (phần lớn đã cũ, rách không thể tiêp tục dùng để phục vụ bạn đọc);
- Tích hợp dữ liệu đã được số hóa vào cơ sở dữ liệu của Thư viện Khoa học xã hội phục vụ trực tuyến cho bạn đọc thông qua website của Thư viện Khoa học
xã hội
4 Phạm vi thực hiện:
Dự án được thực hiện trong khoảng thời gian 2 năm với 490 nhan đề
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Chuyển tài liệu Hán Nôm dưới dạng giấy đã cũ, rách hiện đang được lưu giữ tại Thư viện Khoa học xã hội sang dạng file điện tử bằng kỹ thuật scan hay số hóa
- Số tài liệu dạng giấy gồm 490 tên sách, gồm 132.996 trang (có danh sách kèm theo) Số tài liệu này được dự kiến số hóa 111,000 trang thay vì 132.996 trang,
để tránh có những bản trùng nhau
6 Ban quản lý dự án:
- Lãnh đạo Viện
- Trưởng phòng Tài chính
- Trưởng phòng Hành chính –Tổng hợp
- Phó giám đốc phụ trách thư viện
7 Nguồn vốn đầu tư:
Nguồn kinh phí đầu tư từ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
8 Kinh phí dự trù:
Tổng kinh phí dự trù: 320.00.000 VND
9 Thời gian thực hiện:
Trang 3Dự án dự kiến thực hiện trong 2 năm từ ngày 01/ 01/2016 đến ngày 01/12/2018
II Cơ sở pháp lý của dự án:
- Dự án căn cứ vào Luật Sở hữu trí tuệ đã quy định tại Điều 25, Điều 33 thì người
tiến hành số hóa không có nghĩa vụ xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao, như ở các điểm:
a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy của cá nhân…
đ) Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu; III Phân tích hiện trạng thư viện:
1 Nhân lực:
Nhân viên thư viện: 8 nhân viên trình độ cử nhân
Nghiên cứu viên: 1 nghiên cứu viên trình độ tiến sĩ
1 Phan văn Dốp Thư viện Khoa học xã hội 24
2 Trần Minh Đức Thư viện viên chính, nghỉ hưu 20
3 Phạm Thị Thu Hà Thư viện Khoa học xã hội 15
4 Trịnh Thị Thúy Là Thư viện Khoa học xã hội 15
5 Trần Minh Nhớ Thư viện Khoa học xã hội 15
6 Nguyễn Duy Phương Thư viện Khoa học xã hội 20
7 Nguyễn Văn Sự Thư viện Khoa học xã hội 24
2 Vật lực:
- Trang thiết bị đã có:
+ Hệ thống máy chủ: Thư viện đã trang bị máy chủ IBM System x3100 M4 với dung
lượng ổ cứng 4TB (terabyte) chạy trên nền tảng Windows Server 2008 với Các tính năng và chức năng tiên tiến, trong đó có tiêu chuẩn, bao gồm sáng tạo khả năng tích hợp RAID, 1600 MHz bộ nhớ máy chủ đáng tin cậy hạng nhất, hiệu quả năng lượng
và tùy chọn lưu trữ dung lượng cao
+ Hệ thống máy trạm: Thư viện đã trang bị 4 máy trạm HP Compaq có kết nối
Internet và cài đặt các phần mềm ứng dụng xử lý tài liệu số
+ Phần mềm quản lý thư viện: Thư viện sử dụng phần mềm Libol 5.5 cho việc phát
triển tài liệu số
- Trang thiết bị cần đầu tư:
Trang 4+Máy scanner: Đây là thiết bị cần thiết và quan trọng nhất phục vụ cho công tác quét
tài liệu để chuyển từ tài liệu giấy sang dạng số (File JPG, File PDF…) Thư viện trang
bị 2 máy scanner chuyên dụng thuộc dòng máy công nghệ mới hiện nay:
Máy quét ScanSnap SV600 : Tự động nhận biết khổ giấy, A3 (giấy ngang),
A4 (giấy ngang), A5 Với tốc độ quét 3 giây/trang Đặc biệt, ScanSnap SV600 không phải tháo gáy tài liệu và được trang bị phần mềm OCR (nhận dạng chữ viết) Tương thích HĐH: Window XP, window 7, 10, Linux, Mac
Máy scan KODAK Scanmate i1150: Khay nạp giấy lên đến 50 tờ, tốc độ quét
25 tờ/phút, công suất: 3.000 tờ/ngày Tương thích HĐH: Window XP, window 7, 10, Linux, Mac
+ Ổ lưu trữ: Thư viện trang bị 1 ổ cứng di dộng My Book 4TB WDB
cho việc backup dữ liệu để đảm tính an toàn cho dữ liệu số
+ Phần mềm xử lý tài liệu số: Thư viện hiện đang sử dụng một số phần mềm sau:
Phần mềm Scan tailor, Phần mềm Adobe Acrobat professional 8.0, Phần mềm
photoshop…để hổ trợ cho công tác xử lý các file tài liệu số
3 Tin lực: Gồm 490 tài liệu Hán Nôm, cụ thể như sau:
+ 331 tài liệu là giấy dó
+ 75 tài liệu là giấy in ảnh
+ 61 tài liệu là giấy in thường
IV Quá trình thực hiện dự án
1 Quy trình số hóa:
- 1.1 Tiến hành lựa chọn tài liệu: Với công đoạn này, cán bộ thư viện cần tiến
hành lựa chọn các tài liệu cần số hóa Với những tài liệu chuyên ngành hàng không đa
số là tài liệu độc bản và không có chính sách bổ sung thêm trong khi nhu cầu mượn tài liệu này của giảng viên ngày càng tăng
- 1.2 Tiến hành Scan tài liệu bằng máy chuyên dùng: Thư viện sử dụng 2 máy
scan cho việc số hóa tài liệu: Máy quét ScanSnap SV600; Máy scan KODAK
Scanmate i1150 Mặc dù, các máy có những cách khởi động và thiết lập các thông số
kỹ thuật riêng, nhưng cán bộ số hóa cần thiết lập các chế độ chuẩn trước khi tiến hành Scan
Trang 5- 1.3 Xử lý các File Scan : Tài liệu sau khi được máy Scan quét và lưu ở định
dạng ảnh (JPG, PDF) chỉ là những file ở dạng thô Do đó cần phải được xử lý qua các
phần mềm Scan tailor, Photoshop và Adobe Acrobat pro Một tài liệu số hóa (file
PDF) được coi hoàn chỉnh khi được biên tập Bookmark, tức là tạo ra những điểm truy
cập trên tài liệu (Hyperlink)
- 1.4 Biên mục và gắn liên kết tài liệu số: Thư viện sử dụng phần mềm
EMICLIB để biên mục các tài liệu đã được số hóa, cũng như áp dụng các quy tắc, chuẩn như: AACR2, MACR21 để biên mục và tiến hành gắn liên kết các file tài liệu
số hóa với các biểu ghi đã biên mục
- 1.5 Tổ chức Lưu trữ và phố biến thông tin: Tài liệu số hóa sau khi được xử lý
ở mọi công đoạn hoàn tất phải được lưu trữ và bảo quản cận thận, nhằm đảm bảo tính
an toàn cho tài liệu Sảm phẩm số hóa sẽ được thư viện phục vụ miễn phí cho giảng viên và sinh viên của trường
- 1.6 Chính sách bảo trì hệ thống: Thư viện cần có kế hoạch bảo trì thường
xuyên hệ thống máy chủ, Thiết lập chính sách Backup dữ liệu định kỳ Vấn đề an toàn file tài liệu số cũng là một trong những vấn đề mà Thư viện quan tâm hàng đầu, vì trong thời đại công nghệ, tin học phát triển như hiện nay thì tính rủi ro rất cao như: bị hacker tấn công vào hê thống máy chủ, virut tấn công vào các tập tin, cơ sở dữ liệu bị đánh cắp
2 Tiến độ thực hiện:
Dự án dự kiến thực hiện trong vòng 2 năm từ ngày 01/ 01/2016 đến ngày 01/12/2018 T
T
Các nội dung công
việc thực hiện chủ
yếu (Các mốc
đánh giá chủ yếu)
Sản phẩm phải đạt
Thời gian (bắt đầu – kết thúc)
Cá nhân, tổ chức thực hiện
1 Biên mục, lập thư
mục
Biên mục tài liệu theo chuẩn mô tả
Tháng thứ
2 đến tháng thứ
- TS.Phan Văn Dốp
- TVVC Trần Minh Đức
- CN Trịnh T Thúy Là
Trang 6thư mục quốc
tế ISBD
6 - CN Phạm Thị Thu Hà
- CN Hồ Thị Vân
2 Scan (số hóa tài
liệu)
và định dạng trang
File ảnh dạng pdf, độ phân giải 300dpi
Tháng Thứ 7 đến tháng thứ 12
- CN Nguyễn Duy Phương
- CN Nguyễn Văn Sự
- CN Trần Minh Nhớ
3 Lập mục lục tài liệu Mục lục sách
dạng
“bookmark”
Tháng Thứ 13 đến tháng thứ 15
- TS.Phan Văn Dốp
- CN Trịnh T Thúy Là
4 Tích hợp cơ sở dữ
liệu
Tra cứu và đọc trực tuyến
Tháng thứ
16 đến tháng 18
- TS Phan Văn Dốp
- CN Nguyễn Duy Phương
- CN Nguyễn Văn Sự
- CN Trần Minh Nhớ
5 Hiệu đính biểu ghi
(biên mục) và hiệu
đính mục lục
Hoàn chỉnh chuẩn bị nghiệm thu
Tháng thứ
19 đến tháng thứ 23
- TS Phan Văn Dốp
- CN Nguyễn Duy Phương
- CN Nguyễn Văn Sự
các sản phẩm theo yêu cầu
và chuẩn bị nghiệm thu
Tháng thứ
24 (tháng 12/2018)
- TS Phan Văn Dốp
- CN Nguyễn Văn Sự
V Kinh phí:
1 Kinh phí thiết bị:
vị tính
Số lượng
Giá tiền (VNĐ)
Thành tiền (VNĐ)
1
31.100.000 (Giá đã bao gồm VAT)
31.100.000
2 Ổ Lưu trữ
(Đã bao gồm VAT) 4.250.000
Tổng cộng 66.450.000
Trang 7Sáu mươi sáu triệu bốn trăm năm mươi ngàn đồng
2 Kinh phí số hóa:
(VNĐ)
1 Scan và định dạng
trang
111.000 trang
2000đ x Trang
2 Tích hợp cơ sở dữ liệu 490 file 12.000đ x file 5.880.000
4 Biên mục biểu ghi tư
15.000đ x Biểu
Tổng cộng 233.230.000
Hai trăm ba mươi ba triệu hai trăm ba mươi ngàn đồng
3 Kinh phí khác
- Đào tạo cho cán thư viện: 10.000.000 VNĐ
- Đào tạo cho người dùng tin: 4.000.000 VNĐ
- Kinh phí cho văn phòng phẩm: 6.320.000VNĐ
VI Hiệu quả dự kiến của dự án:
1 Đối với thư viện:
- Việc số hóa tài liệu Hán Nôm sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu
trữ tài liệu của Thư viện;
- Giúp cho việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu Hán Nôm được lâu hơn;
- Giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho Thư viện trong việc liên kết, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các Viện thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
2 Đối tượng thụ hưởng:
- Giúp Người dùng tin có thể truy cập, Đọc tài liệu Hán Nôm ở bất kỳ đâu, vào bất cứ thời điểm nào;
- Giúp Người dùng tin có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm