Quy trình thực hiện và xây dựng concept trong tổ chức sự kiện. Nghiên cứu trường hợp của công ty cổ phần Lục giác (Hexagon)

MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài: Sự kiện và tổ chức sự kiện chiếm một phần rất quan trọng trong đời sống con người và đời sống xã hội Một phần lớn cuộc sống của mỗi con người được tạo nên nhờ các sự kiện Tổ chức sự kiện không chỉ đem lại những lợi ích về kinh tế mà nó còn mang trong mình những ý nghĩa to lớn về mặt tinh thần, xã hội, chính trị Ví dụ như các lễ hội vừa là nơi vui chơi, giải trí, vừa là nơi lưu giữ, thể hiện và phát triển những giá trị về văn hóa, nơi gắn kết cộng đồng, củng cố các giá trị tinh thần Ngày nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị và quan hệ công chúng chỉ đứnng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Mỗi cá nhân hay tổ chức, đều nhận thấy được tổ chức sự kiện mang họ đến với công chúng dễ dàng, ấn tượng hơn Chính vì vậy, hàng năm có hàng tỷ USD được chi cho các hoạt động tổ chức sự kiện Trong việc tổ chức sự kiện, điều cốt lõi chính là xây dựng sự kiện một cách sáng tạo, độc đáo, gây ấn tượng đối với khách hàng và công chúng Tuy ra đời muộn so với một số ngành dịch vụ khác nhưng không vì thế mà ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam lại không bắt kịp nhịp độ kinh tế thế giới Thay vào đó là sự cập nhật và đầu tư các trang thiết bị hiện đại tiên tiến của các công ty nhằm nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ khiến cho thị trường sôi động và phong phú hơn bao giờ hết.Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp và phân phối các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng tham dự rất nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt.Trước đây, trước khi tôi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là ở sự kiện là sự đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể tôi là một phần của sự kiện đó” Tuy có rất nhiều nỗ lực phát triển nhưng ngành Tổ chức sự kiện của Việt Nam nhưng nhìn vào thực tế có thể thấy rắng ngành tổ chức sự kiện trong nước nhìn chung phát triển khá chậm và thiếu đột phá Về hệ thống kiến thức cũng như cơ sở lý luận còn hạn chế, chưa có một quy trình chuẩn của một chương trình sự kiện dẫn đến hiện tượng hàng năm có hàng triệu sự kiện khác nhau diễn ra nhưng quy trình tổ chức nhìn chung vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm rút ra từ thực tế, do 1 đó dẫn đến hiện tượng, các nhà tổ chức sự kiện nhìn ra vấn đề khi sự kiện đã diễn ra, khó có thể khác phục Bên cạnh đó, một hiện tương xảy ra khá phổ biết là việc lên Concept sự kiện (tạm dịch là Chủ đề, ý tưởng của sự kiện) thiếu tính sáng tạo, đột phá khiến các sự kiện có sự lặp lại, thiếu tính khác biệt Đây là những vấn đề rất cơ bản, cốt lỗi trong ngành tổ chức sự kiện Từ những vấn đề trên, Tác giả tiến đến nghiên cứu đề tài “Quy trình thực hiện và xây dựng concept trong tổ chức sự kiện Nghiên cứu trường hợp của công ty cổ phần Lục giác (Hexagon)” làm đề tài nghiên cứu của mình Nghiên cứu này được thực hiện nhằm phần nào phân tích các bước cơ bản, cần thiết trong quy trình tổ chức một chương trình sự kiện Đồng thời, qua nghiên cứu, có thể làm rõ hơn một vấn đề quan trọng, có ý nghĩa vô cùng quyết định với một chương trình sự kiện, đó chính là Concept của sự kiện Có hiểu rõ về concept, mới có thể thành công trong việc xây dựng, triển khai thực hiện ý tưởng, từ đó mới tạo ra các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được nhu cầu khách hàng, tạo được sự chú ý, thu hút của khán giả Qua đây, tác giả cũng có đóng góp một vài ý kiến, đề xuất, giải pháp thích hợp trong việc xây dựng quy trình, ý tưởng một chương trình sự kiện nhằm đạt hiệu quả cao về mặt kinh tế, cải thiện và khắc phục phần nào tình trạng hiện thời của hoạt động tổ chức sự kiện 2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Với đề tài “Quy trình, concept trong tổ chức sự kiện Nghiên cứu trường hợp tại Hexagon” nhằm mục đích hệ thống, làm rõ các bước trong quy trình tổ chức một sự kiện, đưa ra cách hiểu đúng đắn về Concept một chương trình sự kiện Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện khai thác có hiệu quả ngành tổ chức sự kiện 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu về sự kiện, tổ chức sự kiện như: Khái niệm về sự kiện, tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện và một vài khái niệm liên quan - Đánh giá sơ bộ về hiện trạng của ngành tổ chức sự kiện - Phân tích quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần lúc giác Hexagon - Phân tích, làm rõ cách thức triển khai Concept sự kiện bằng các ví dụ tại công ty Hexagon 2 - Đề xuất một số giải pháp nhằm phát triển ngành tổ chức sự kiện 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là các chương trình sự kiện mà công ty Hexagon đã thực hiện, từ đó mở rộng ra là các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về các sự kiện của công ty Hexagon phục vụ cho việc nghiên cứu, phát triển ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam - Về thời gian: Đề tài tập trung thu thập, phân tích chủ yếu các tài liệu liên quan đến sự kiện của công ty Hexagon trong giai đoạn 2009 – 2014 4 Phương pháp nghiên cứu Đề tài này thuộc lĩnh vực khoa học thực nghiệm, nên tác giả sử dụng chủ yếu các phương pháp nghiên cứu sau: 4.1 Phương pháp sưu tầm và nghiên cứu tài liệu Để nghiên cứu đề rài này cần thu thập rất nhiều tài liệu có liên quan đến nội dung nghiên cứu Phân tích và xử lí các tài liệu này để làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu Các nguồn tài liệu được khai thác trên cơ sở tổng hợp và phân tích tài liệu thu thập từ các nguồn khác nhau như: - Các giáo trình về bộ môn tổ chức sự kiện được giảng dạy, học tập tại các trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam - Các tài liệu của nước ngoài về tổ chức sự kiện 4.2 Phương pháp phân tích, đánh giá, so sánh Nhằm kế thừa nghiên cứu, tri thức đã có, tác giả tiến hành đưa ra cái nhìn tổng quan, thu thập các tài liệu được công bố về lý luận chung ngành tổ chức sự kiện và các nội dung liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện Thông qua việc khảo sát thực tế và nguồn tư liệu thu thập được sau đó tiến hành phân tích, so sánh và đưa ra nhận định đánh giá để làm nổi bật lên xu hướng phát triển của ngành tổ chức sự kiện, nêu lên thực trang của ngành Từ đó Đưa ra 3 một số đề xuất nhằm khắc phục những mặt hạn chế, phát huy hết tiềm năng của ngành, góp phần vào sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện 5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu - Đề tài góp phần củng cố cơ sở lý luận về ngành tổ chức sự kiện - Đề tài cho thấy rõ thực tiễn của hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam trong thời gian vừa qua, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của các chương trình sự kiện 6 Bố cục của bài nghiên cứu Tên đề tài: “Quy trình thực hiện và xây dựng concept trong tổ chức sự kiện Nghiên cứu trường hợp của Công ty cổ phần lục giác (Hexagon).” Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, hình phụ luc, phần nội dung nghiên cứu của báo cáo chia thành ba chương Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về Sự kiện, Tổ chức sự kiện 1.1 Các khái niệm 1.2 Hiện trạng về quy trình và concept trong tổ chức sự kiện trên Thế giới, ở Việt Nam 1.3 Một số quy trình tổ chức sự kiện đang được áp dụng tại Việt Nam Chương 2: Nghiên cứu một số chương trình sự kiện tiêu biểu của Hexagon 2.1 Giới thiệu chung về Hexagon : 2.2 Quy trình thực hiện một chương trình sự kiện của Hexagon 2.3 Một số chương trình sự kiện tiêu biểu của Hexagon 2.4 Phân tích các concept tiêu biểu trong sự kiện của Hexagon Chương 3: Nhận định, đề xuất nhằm xây dựng quy trình thực hiện, concept trong tổ chức sự kiện 3.1 Nhận định về quy trình thực hiện, xây dựng concept trong tổ chức sự kiện 3.2 Một số đề xuất nhằm xây dựng quy trình thực hiện, phát triển concept trong tổ chức sự kiện 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1: Khái niệm về sự kiện , tổ chức sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện : 1.1.1.1: Sự kiện - Khái niệm: Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo ý nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tương hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, du lịch,… Tuy nhiện, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (một thành phố, hay cả nước,) mới được xem là sự kiện Ví dụ như: SEAGAMES23, giải chạy báo Hà Nội mới - Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần gũi với “sự việc” , có nghĩa là ngoài cách hiểu như trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thường nhật, mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội: đám cưới, sinh nhật,… Theo tiếng Anh , sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: + Bussiness events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỉ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng,… + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại +Festive events: Lễ hội +Enteraiment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Social and cultural events: Sự kiện về văn hóa, xã hội 5 + Coventions: Hội nghị + Conterences: Hội thảo Sự kiện dưới góc độ nhìn du lịch: Sự kiện là hoạt động diễn ra một lần hoặc không thường xuyên, nằm ngoài các hoạt động thường xuyên được tổ chức Đối với khách hàng hay khách du lịch, sự kiện là một dịp để thư giãn, giao lưu xã hội và văn hóa bên ngoài những hoạt động hàng ngày 1.1.1.1.2 Phân loại sự kiện : - Dựa theo loại hình: Trên thực tế, có rất nhiều loại hình sự kiện, tuy nhiên, có một số loại hình thường diễn ra trong cuộc sống mà ta dễ có thể nhận ra • Hội nghị, hội thao • Khai trương, khánh thành, động thổ • Ra mắt sản phẩm mới • Triển lãm, hội chợ • Biểu diễn nghệ thuật • Teambuilding • Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu • Tiệc chiêu đãi, tiệc ngoại giao - Dựa theo địa điểm • Sự kiện trong nhà • Sự kiện ngoài trời - Dựa theo chủ thể thực hiện 1.1.1.2: Tổ chức sự kiện Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoat động liên quan đến thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện Theo quan điểm kinh doanh , tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra 6 Qua tìm hiểu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng có thể thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện, lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện, điều hành các diễn biến của sự kiện, kết thúc sự kiện,… Từ những các tiếp cận trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc, thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thống theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham sự kiện 1.1.1.3 : Quy trình tổ chức sự kiện : Từ khái niệm về sự kiện, tổ chức sự kiện, có thể hiểu quy trình tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc : nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng: lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức, tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định 1.1.2: Khái niệm về Concept (tạm dịch là chủ đề của sự kiện) “Concept” là một trong những thuật ngữ được sự dụng nhiều nhất trong ngành tổ chức sự kiện Người ta sử dụng rất nhiều thuật ngữ này trong các hoạt động sự kiện Đây là một trong những thuật ngữ rất khó đưa ra dịch nghĩa sang tiếng Việt Người ta thường tự dịch, coi nghĩa của nó (trong ngành tổ chức sự kiện) là “chủ đề của sự kiện” hay “ý tưởng của sự kiện” Tuy nhiên, tác giả cảm thấy thuật ngữ “Concept” không nên dịch với nghĩa như vậy, và xét cho cùng cũng không nên dịch sang tiếng Việt Sở dĩ như vậy, bởi lẽ : + Thứ nhất, đối với ngành tổ chức sự kiện, việc sự dụng các thuật ngữ chuyên môn bằng tiếng Anh đã trở thành quen thuộc và phổ biến vì nó phản ánh đúng bản chất nội dung cần thông tin + Thứ hai, rất khó có thể dịch hết nghĩa của thuật ngữ “Concept” sang tiếng Việt Thực tế cho thấy, có rất nhiều cách hiểu về ý nghĩa của “concept”, người ta thường hiểu nó như là: ý tưởng của sự kiện, chủ đề của sự kiện, kịch bản của sự 7 kiện Tuy nhiên, tất cả những các hiểu trên đều chưa thực sự chính xác và sát với bản chất của thuật ngữ “concept” Chính vì vậy, từ đây, tác giả không dịch thuật ngữ này sang tiếng Việt mà xin phép sử dụng nguyên thuật ngữ này bằng tên gọi tiếng Anh 1.1.3: Những khái niệm liên quan - Kịch bản sự kiện (event flow): là toàn bộ các hoạt động, công việc của chương trình Kịch bản chương trình bao gồm các nội dung : thời gian, hạng mục chương trình, mô tả chi tiết công việc: từ các phần trình diễn, hoạt động cho đến các trang, thiết bị phục vụ cho sự kiện - Chủ đề sự kiện: được hiểu là nội dung ngắn gọn, mang tính khái quát, biểu tượng, chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung của sự kiện Chủ đề của sự kiện là cơ sở để xây dựng các ý tưởng (tuy nhiên các ý tưởng cũng chính là cơ sở để điều chính chủ đề, thậm chí từ ý tưởng cũng có thể xây nên chủ đề) + Trong nhiều trường hợp, người ta sử dụng chính chủ để (có thể thu gọn, khái quát hóa) để làm tên của sự kiện Chính vì điều này, có những quan điểm đồng nghĩa tên của sự kiện với chủ đề của sự kiện + Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp, tên của sự kiện mang tính biểu tượng cao hoặc với mục đích gây ấn tương, tạo hiếu kì, thì tên sự kiện được đưa ra ngắn gọn, ví dụ: Ngày hội Mẹ và Bé, Duyên dáng Việt Nam,… Những tên gọi này không thể là chủ đề của sự kiện vì nó không đủ thông tn cho việc xây dựng hình ảnh, phát triển ý tưởng để tổ chức sự kiện 1.2: Thực tiễn về Quy trình thực hiện một chương trình sự kiện trên Thế giới và ở Việt Nam 1.2.1: Trên Thế giới: Ngành tổ chức sự kiện đã phát triển khá lâu trên Thế giới Theo kết quả khảo sát năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA thì tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Trung bình hàng năm trên thế giới các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm,… Ngành tổ chức sự kiện đã có lịch sử hình thành và phát triển khá lâu Trên thế giới, đã có cơ sở lý luận về 8 ngành tổ chức sự kiện cũng như rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu về ngành tổ chức sự kiện Từ đó, quy trình tổ chức sự kiện cũng được xây dựng và hình thành 1.2.2: Tại Việt Nam: Riêng tại thị trường Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện được coi là khá “non trẻ” Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện của các công ty đã thay đổi rõ rệt về chất lượng và cả số lượng Ngày càng nhiều các công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi hok nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hình ảnh thương hiệu của công ty Tuy có những bước phát triển nhất định, nhưng ngành Tổ chức sự kiện ở Việt Nam còn gặp phải những khó khăn nhất định Về quy trình tổ chức sự kiện, chưa hình thành được một quy trình chuẩn cho các chương trình sự kiện, dẫn đến hiện tượng các sự kiện được tổ chức không có sự thống nhất về quy trình Có thể nói, mỗi một loại hình, một chương trình sự kiện được tổ chức theo những quy trình khác nhau, không có sự thống nhất.Quy trình của từng công ty tổ chức sự kiện là khác nhau, quy trình được khái quát dựa trên các kinh nghiệm thực tế là chủ yếu Ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiện đã bắt đầu phát triển, với sự xuất hiện của rất nhiều công ty tổ chức sự kiện khác nhau Trên thực tế, chưa có một quy trình chuẩn để tổ chức một sự kiện nhưng mỗi công ty đều tự xây dựng quy trình riêng để áp dụng, triển khai các chương trình sự kiện của mình Hầu hết các quy trình đều có những bước cơ bản: lên ý tưởng cho sự kiện, lên kế hoạch thực hiện sự kiện, tổ chức thực hiện Tuy nhiên, việc triển khai các bước của các công ty có những điểm khác nhau, ngoài những bước cơ bản, mỗi công ty còn thêm các bước nhằm bổ sung vào quy trình của riêng mình 9 Công ty tổ chức Thành Đạt xây dựng quy trình của mình như sau: Tìm Tìm ýý tưởng tưởng thực thực hiện hiện Thiết Thiết kế kế sự sự kiện kiện Lên Lên kế kế hoạch hoạch thực thực hiện hiện Thực Thực hiện hiện công công tác tác chuẩn chuẩn bị bị Tiến Tiến hành hành tổ tổ chức sự kiện chức sự kiện Tổng Tổng kết kết sau sau sự sự kiện kiện Theo Eventchannel, Quy trình tổ chức sự kiện gồm Nhận yêu cầu từ khách hàng/ cấp trên Nắm được những thông tin về thời giản, địa điểm, yêu cầu cơ bản của sự kiện Hình thành Concept và Theme Brianstorming ý tưởng, xây dựng concept cho sự kiện Tổng kết, đánh giá Tổ chức thực hiện Tổng Tổng kết, kết, lập lập báo báo cáo cáo sau sự kiện sau sự kiện Tổ Tổ chức, chức, kiểm kiểm soát soát sự sự kiện kiện Họp Họp rút rút kinh kinh nghiệm nghiệm Giải Giải quyết quyết rủi rủi roi, roi, phát phát sinh sinh 10 Lập kế hoạch và báo giá Viết kế hoạch, lên thiết kế cho sự kiện Lập bảng báo giá Thuyết trình kế hoạch Thuyết trình để đấu thầu hoặc để được phê duyệt Với Concept đã xây dựng, toàn bộ phần hình ảnh của sự kiện được thể hiện gắn liền với hình ảnh của trái bóng Các gian hàng của LG tại các siêu thị điện máy được trang trí, thiết kế bởi hình ảnh của WorldCup Nam Phi vô cùng sôi động Ngay từ lối vào, cổng chào được tạo hình là trái bóng tròn với gam màu đen trắng, xen vào đó là hình ảnh các sản phẩm của LG 1 Quả bóng đường kính 10m được ghép chính xác bởi các mảnh ghép 2 Ngoài phần hình ảnh, thiết kế quả bóng được gắn đèn Led tạo các mảng sáng vào buổi tối 3 Trong các khu trưng bày sản phẩm, diễn ra hàng loạt các hoạt động: tham quan góc trưng bày, tổ chức các trò chơi trên sản phẩm LG, cùng nhiều phần quà dành cho khách hàng 29 2.3.4 Biểu diễn nghệ thuật Biểu diễn nghệ thuật là một loại hình sự kiện khá đặc biệt Sự kiện này được tạo bởi các tiết mục biểu diễn và và các tiết mục này sẽ hướng về concept được xây dựng RockStorm là chương trình sự kiện biểu diễn Rockstorm 2013 lấy concept “Kết nối tương lai”, Chương trình được tổ chức tại 7 thành phổ với bảy đêm biểu diễn sẽ tạo nên một hành trình để kết nối tương lai Với concept này, các tiếp mục biểu diễn là gồm các ban nhạc đã thành danh trong giới nhạc rock và những ban nhạc trẻ có tài năng và triển vọng Về mặt hình ảnh, toàn bộ thiết kế của chương trình như vé, sân khấu, mẫu quảng cáo, áp phích, banner… thể hiện tính chất mạnh mẽ, đốt phá, nhất quán với chủ đề “Kết nối tương lai” 30 2.4: Một số Concept tiêu biểu của Hexagon Với mỗi sản phẩm, dịch vụ khác nhau thì concept của sự kiện sẽ khác nhau Tuy nhiên, với một vài chương trình cùng thuộc một loại hình sự kiện, nội dung sự kiện tương tự thì concept khá giống nhau, hoặc cùng một concept, sự khác biệt nằm ở các hoạt động trong từng sự kiện Ví dụ về trường hợp này, công ty Hexagon có một concept tiêu biểu cho các sự kiện trong loại hình Hội nghị, Hội thảo, khách hàng là công ty Amway Việt Nam Đó chính là Concept “ Những viên kim cương” Sở dĩ, Hexagon xây dựng nên concept như vậy là vì các hội nghị mà công ty Amway Việt Nam đặt hàng có nội dung để vinh danh các nhà phân phối của họ đạt được danh hiệu từ diamond trở lên trong lĩnh vực kinh doanh Chính vì thế, các hội nghị nhằm vinh danh các nhà phân phối đều được tổ chức với concept “ Viên kim cương” 31 Các thiết kế về sân khấu, décor của sự kiện đều hướng tới hình ảnh mà concept đề cập đến Các sự kiện đều có cùng concept “ Viên kim cương”, concept này đạt được các yêu cầu về dịch vụ của khách hàng Bên cạnh những sự kiện Hexagon đứng ra tổ chức, công ty còn thường xuyên meetings để nhận tổ chức các Roadshow cho càng dòng sản phẩm mới, chuẩn bị ra mắt trên thị trường Ví dụ, như Xây dựng ý tưởng cho Roadshow của LG Mobile Sau khi tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, tìm hiểu về sản phẩm, phòng tổ chức sự kiện của Hexagon đã bắt tay vào thực hiện đề án, xây dựng ý tưởng cho chương trình Roadshow Sau khi tiếp nhận thông tin, việc hình thành nên Concept chương trình là rất quan trọng Dựa trên việc đưa ra đặc tính của sản phẩm, phân tích các tính năng ưu việt của sản phẩm so với các sản phẩm cạnh tranh khác Các tính năng vượt trội của sản phẩm mới được liệt kê, phân tích nhằm phục vụ cho việc xây dựng Concept của chương trình Từ việc phân tích ở trên, phòng sự kiện của Hexagon đã đưa ra Concept cho sự kiện này là: “ Secure and stylish” 32 Tên của sự kiện: - Tiếng Anh: “ Be secure and stylish with L Series III” - Tiếng Việt: “ Bảo mật siêu phong cách cùng L Series III” Từ đây, ta có thể thấy rõ được rằng Concept của sự kiện và tên của sự kiện không phải đồng nhất với nhau Không phải Concept nào cũng được lấy làm tên của sự kiện và ngược lại Sau khi quyết định được concept, cần xây dựng Key visual cho sự kiện Key visual được hình thành bởi hình ảnh của người điệp viên do các lí do: - Các hành động của điệp viên cần yếu tố bảo mật – đây chính là đặc tính của sản phẩm - Sản phẩm ra mắt được coi chính là công cụ của điệp viên : độc đáo, thông minh - Hình ảnh điệp viên cũng gây được chú ý đối với khách hàng, đặc biệt giới trẻ -là khách hàng mục tiêu của sản phẩm Sau khi xác định key visual của sản phẩm, cần lên các thiết kế về poster, banner, giấy mời, 33 Bên cạnh các thiết kế, về mặt nội dung của sự kiện là các hoạt động liên quan đến concept “Điệp viên”: các trò chơi, hoạt động biểu diễn liên quan đến hình ảnh của điệp viên 34 Từ ví dụ trên đây, có thể thấy rõ được tầm quan trọng của việc xây dựng concept trong một chương trình Cần lựa chọn concept sao cho phù hợp và sát với nội dung của sản phẩm cũng như yêu cầu của khách hàng Concept nên cụ thể nhưng vẫn đảm bảo sự khái quát nhất định để có thể triển khai các hoạt động trong nội dung chương trình Chương 3: NHẬN ĐỊNH VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN, XÂY DỰNG CONCEPT TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3.1: Nhận định về quy trình thực hiện, xây dựng concept trong tổ chức sự kiện 3.1.1 Quy trình thực hiện - Hệ thống cơ sở lý luận của ngành còn thiếu, chưa có nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu của riêng ngành tổ chức sự kiện Việc thiếu đi cơ sở lý luận khiến cho những nhà tổ chức sự kiện không có cơ sở lý thuyết để phục vụ cho các chương trình trong thực tiễn, không có cơ sở lý luận cũng rất khó để hiểu về bản chất của các vấn đề, tạo bước cản trong việc phát triển các sự kiện trên thực tế - Như đã phân tích ở chương 1 của báo cáo, tác giả nhận thấy rằng: Hiện nay, chưa có một quy trình chuẩn trong tổ chực sản xuất, thực hiện các chương trinh sự kiện Điều này gây ra một khó khăn cho các công ty tổ chức sự kiện, không có quy 35 trình chuẩn, mỗi công ty đều tự xây dựng một quy trình, và quy trình được xây dựng mang tính chất là trực quan, không có cơ sở lý luận và dựa trên các kinh nghiệm thực tiễn cũng như tham khảo quy trình các công ty khác trong ngành 3.1.2 Xây dựng concept - Hiện nay, các concept nói chung của ngành tổ chức sự kiện còn thiếu sự đột phá, chưa thực sự đa dạng về ý tưởng So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có quy mô về nhu cầu lớn hơn rất nhiều, không chỉ bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, tổ chức chính phủ, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn nhu cầu của các cá nhân, gia đình Với quy mô nhu cầu lớn như vây, tạo ra thị trường của ngành tổ chức sự kiện rất lớn, thêm vào đó là sự ra đời của rất nhiều công ty tổ chức sự kiện tạo ra sự cạnh tranh rất cao trong ngành Điều này càng đòi hỏi về chất lượng các chương trình sự kiện phải được nâng cao, mỗi công ty sự kiện phải tạo được điểm thu hút của mình với đối thủ Xây dựng concept độc đáo, mới lạ là một yếu tố quyết định, tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp - Để xây dựng được những concept ấn tượng, phụ thuộc khá lớn vào năng lực của nhà tổ chức sự kiện, Concept được hình thành không chỉ do yêu cầu của khách hàng, mà còn do khả năng sáng tạo, những ý tưởng của người làm sự kiện Điều này đặt ra vấn đề về yêu cầu của nguồn nhân lực trong ngành tổ chức sự kiện Nguồn nhân lực phải đáp ứng được các yêu cầu, phù hợp với đặc tính của ngành 3.2 Đề xuất về quy trình thực hiên, xây dựng concept trong ngành tổ chức sự kiện nói chung, công ty Hexagon nói riêng 3.2.1 Quy trình thực hiện - Trước tiên, cần củng cố cơ sở, hệ thống lý luận cho ngành tổ chức sự kiện Cần chú trọng vào công tác đào tạo nhằm tạo ra được nguồn nhân lực có chuyên môn, được đào tạo bài bản về ngành tổ chức sự kiện Dựa vào hệ thống lý luận đã được hình thành, cần đi vào nghiên cứu chuyên sâu để có thể tạo ra một quy trình chuẩn để thực hiện một chương trình sự kiện nói chung bao gồm các bước thực hiện cơ bản, hiểu rõ mục đích của từng bước nhằm triển khai có hiểu quả các bước đó - Đối với công ty Hexagon, Bộ phận tổ chức sự kiện cũng đã xây dựng nên một quy trình tổ chức sự kiện riêng, tuy nhiên, vấn đề mấu chốt ở điểm triển khai các bước trong quy trình Quy trình được đưa ra, cần lên kế hoạch cho việc tổ chức, 36 thực hiện, triển khai đúng tiến độ, sử dụng các kỹ năng để đảm bảo đạt được hiểu quả và mục tiêu ở từng giai đoạn trong quá trình triển khai sự kiện 3.2.2 Xây dựng concept - Để có thể đáp ứng được xu hướng phát triển chung của ngành tổ chức sự kiện, cần tư duy xây dựng lên những concept độc đáo, mang tính đột phá, mà vẫn đảm bảo yếu tố phù hợp với từng sản phẩm, dịch vụ Để làm được điều này, yếu tố mang tính quyết định nằm ở năng lực của người làm sự kiện Óc sáng tạo, sự nhanh nhạy, linh hoạt là điều cần thiết trong việc xây dựng concept của mỗi chương trình sự kiện 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức sự kiện, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân, 2012 2 Chủ biên :Nguyễn Vũ Hà, Bài giảng bộ môn Tổ chức sự kiện, Cao đẳng Du lịch Hà Nội 3 3.Bly the Camenson, Opportunities in Event Planning Careers, McGrawHill, NewYork 4 Các trang web tiếng việt :www.vietnamtourism.edu.vn, www.f-event.com.vn, www.tochucsukienvip.vn, www.prclub.com.vn, www.eventchannel.vn 5 Các trang web tiếng anh : www.eventmanagement.vn, www.eventeducation.com 38 Phụ lục HÌNH ẢNH VỀ CÁC CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN DO HEXAGON THỰC HIỆN Phụ lục 1 :Chương trình Hội nghị khách hàng của Mitsubishi Electric Phụ lục 2 :Chương trình sự kiện Kỷ niểm 5 năm công ty Amway Việt Nam 39 Phụ lục 3 :Customer Night – Park City Phụ lục 4 : Lễ khai trương Showroom NISSAN VINH Phụ lục 5 :Sự kiện “Chào Xuân 2012” của Amway 40 Phụ lục 6: “Lễ khai trương Ngân hàng công nghiệp Hàn Quốc, chi nhánh Hà Nội” 41 42 Phụ lục 7:Chương trình “Rockstorm 2012”, “Rockstorm 2013” 43 ... tổ chức kiện Từ vấn đề trên, Tác giả tiến đến nghiên cứu đề tài ? ?Quy trình thực xây dựng concept tổ chức kiện Nghiên cứu trường hợp công ty cổ phần Lục giác (Hexagon)? ?? làm đề tài nghiên cứu Nghiên. .. chương trình kiện Bố cục nghiên cứu Tên đề tài: ? ?Quy trình thực xây dựng concept tổ chức kiện Nghiên cứu trường hợp Cơng ty cổ phần lục giác (Hexagon). ” Ngồi phần mở đầu phần kết luận, danh mục... thực hiện, xây dựng concept tổ chức kiện 3.2 Một số đề xuất nhằm xây dựng quy trình thực hiện, phát triển concept tổ chức kiện CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN