Quy chế văn thư lưu trữ

CƠNG TY CỔ PHẦN Số: CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Anh Sơn, ngày /QCV tháng năm 2019 QUY CHẾ Công tác văn thư lưu trữ Phần chung CÁC CĂN CỨ PHÁP LÝ Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Công văn số 861/BTNMT-HCQT ngày 18/3/2011 Bộ Tài nguyên Môi trường hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Công ty cổ phần ban hành Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ gồm quy định sau: Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi áp dụng: Bản quy chế bao gồm quy định việc tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ áp dụng thống tồn Cơng ty Điều Nội dung công tác văn thư, lưu trữ: Công tác văn thư lưu trữ: Là hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý Công ty đơn vị trực thuộc Nội dung công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý xử lý văn bản; Lập hồ sơ quản lý hồ sơ; Quản lý sử dụng dấu; Lưu trữ văn bản, tài liệu hồ sơ pháp lý công ty Điều Các từ ngữ sử dụng quy chế hiểu sau: Văn đến: Là văn Công ty (hoặc đơn vị trực thuộc) nhận nơi khác gửi đến, đăng ký Văn thư Công ty (hoặc đơn vị trực thuộc) 2 Văn đi: Là văn Công ty (hoặc đơn vị trực thuộc) soạn thảo, ban hành gửi nơi khác sau đăng ký Văn thư Công ty (hoặc đơn vị trực thuộc) Tài liệu nội hành: Là văn bản, tài liệu Công ty (hoặc đơn vị trực thuộc) soạn thảo, ban hành, kiểm soát có giá trị làm để đơn vị giải công việc theo lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ Tài liệu nội hành bao gồm: Các văn quản lý, văn thuộc hệ thống sổ tay chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 văn bản, tài liệu khác có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý chất lượng Công ty (hoặc đơn vị) Tài liệu hành có nguồn gốc từ bên ngồi: Là văn bản, tài liệu Công ty (hoặc đơn vị trực thuộc) nhận nơi khác gửi đến, kiểm sốt có giá trị pháp lý để đơn vị tra cứu thông tin, làm giải công việc theo lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ Tài liệu có nguồn gốc bên ngồi bao gồm: Các văn quy phạm Pháp luật, văn hướng dẫn cấp mặt nghiệp vụ định văn bản, tài liệu Công ty đơn vị nhận nơi khác gửi đến có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý chất lượng Công ty (hoặc đơn vị) Văn lỗi thời: Là văn bị bãi bỏ bị huỷ bỏ, khơng giá trị sử dụng Văn phải bãi bỏ: Là văn hết hiệu lực, lỗi thời, không phù hợp Văn phải huỷ bỏ: Là văn trái Pháp luật, trái với quy định Công ty Văn phải sửa đổi: Là văn có khuyết điểm Nội dung văn bản: Là thành phần chủ yếu văn bản, với quy định bắt buộc nội dung bố cục nhằm bảo đảm thống chất lượng văn hệ thống quản lý 10 Hình thức văn bản: Là tên loại văn hình thành hoạt động SXKD Cơng ty đơn vị trực thuộc, quy định cho đơn vị, cá nhân phép ban hành theo chức năng, thẩm quyền 11 Thể thức văn bản: Là tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định 12 Kỹ thuật trình bày văn bản: Là phương pháp xác định khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phơng chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn in giấy; áp dụng văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác 13 Bản thảo (dự thảo) văn bản: Là viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn chưa ban hành, chờ sửa đổi bổ sung 14 Bản gốc văn bản: Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền; 15 Bản văn bản: Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành" 16 Bản y chính: Là đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ 17 Bản trích sao: Là phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 18 Bản lục: Là đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 19 Hồ sơ: Là tập hợp (có 1) văn liên quan với vấn đề, việc, người định, đối tượng định hình thành q trình giải cơng việc hồ sơ tập hợp văn có vài đặc trưng giống 20 Lập hồ sơ: Là việc thu thập, phân loại văn thành nhóm, xếp văn theo trình tự định cho tiện tra tìm cần thiết Việc lập hồ sơ tiến hành q trình giải cơng việc 21 Văn thư: Là chức danh người làm công tác Văn thư theo tiêu chuẩn quy định Điều Trách nhiệm thực hiện: Trách nhiệm cán bộ, công nhân viên, người lao động Công ty: Tất cán bộ, công nhân viên, người lao động Cơng ty q trình giải cơng việc có trách nhiệm thực cơng tác văn thư lưu trữ có liên quan đến cơng việc Trách nhiệm Trưởng đơn vị trực thuộc Công ty: a Tổ chức đạo, kiểm tra, quản lý công tác văn thư, lưu trữ đơn vị theo quy định; b Chịu đạo, kiểm tra phòng Tổ chức – Hành Cơng ty nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; c Chịu trách nhiệm trước Pháp luật Tổng giám đốc (Giám đốc) Công ty việc bảo quản, sử dụng dấu đơn vị (nếu có); d Bố trí người làm cơng tác văn thư, lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm Phòng, ban, phận Trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức – Hành cính Cơng ty: a Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Công ty theo quy định; b Tổ chức đạo, hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra đơn vị trực thuộc công tác văn thư, lưu trữ; c Chịu trách nhiệm trước Pháp luật Tổng giám đốc (Giám đốc) Công ty việc bảo quản, sử dụng dấu Công ty Nhiệm vụ người làm công tác văn thư Công ty đơn vị sản xuất trực thuộc: a Tiếp nhận, đăng ký văn đến; b Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; c Giúp trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; d Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn đi; e Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; g Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công nhân, viên chức h Bảo quản, sử dụng dấu Nhiệm vụ người làm công tác văn thư phòng, ban, phận: a Tiếp nhận, đăng ký văn đến; b Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; c Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; d Tiếp nhận dự thảo văn bản; kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; đ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn (do đơn vị, phận ban hành); e Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; g Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Phần SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Nguyên tắc soạn thảo ban hành văn bản: Việc soạn thảo ban hành văn phải thẩm quyền, thủ tục, quy trình Cơng ty ban hành Các văn đơn vị soạn thảo phải đảm bảo hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày phải sở quy định Nhà nước Công ty; không đưa quy định, định trái với Pháp luật trái với văn Công ty Điều Soạn thảo văn bản: Hình thức văn bản: Các hình thức văn hình thành hoạt động Công ty bao gồm: - Văn quản lý: Quy chế, quy định, nội quy - Văn hành chính: Quyết định, nghị quyết, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời (thư mời), giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, phiếu gửi, phiếu chuyển,… - Văn chuyên ngành: Hình thức văn chuyên ngành Tổng giám đốc Công ty quy định lĩnh vực công tác - Văn ISO: Sổ tay chất lượng văn thuộc sổ tay chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 gồm: Quy trình, phụ lục quy trình, biểu mẫu hồ sơ phát sinh theo quy trình hình thức văn khác thuộc hệ thống sổ tay chất lượng Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Thể thức kỹ thuật trình bày văn phòng Tổ chức – Hành Cơng ty chủ trì biên soạn kèm theo Quy trình soạn thảo văn sở tiêu chuẩn quy định Nhà nước Quốc tế Phân công soạn thảo văn bản: a Văn quản lý, văn chuyên ngành, văn ISO: Căn vào nội dung văn soạn thảo, Tổng giám đốc Công ty giao cho đơn vị có chức liên quan chủ trì soạn thảo giao cho đơn vị liên quan khác Công ty tham gia phối hợp soạn thảo Giám đốc, Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn chịu trách nhiệm thảo; tổ chức lấy ý kiến đóng góp tổng hợp ý kiến đóng góp đơn vị trình Tổng giám đốc Cơng ty b Văn hành chính: Văn có nội dung liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn đơn vị đơn vị có trách nhiệm soạn thảo đánh máy Điều Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt: Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Cá nhân soạn thảo văn giao phụ trách, giao kiểm soát văn ký tắt (ký nháy) văn giao soạn thảo kiểm soát Điều Đánh máy, nhân bản: Việc đánh máy, nhân văn phải đảm bảo yêu cầu sau: a Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo duyệt thảo b Nhân số lượng quy định c Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành: Trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Các đơn vị có trách nhiệm bố trí người làm cơng tác kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty việc đơn vị thực không quy định Cơng ty hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Điều 10 Ký văn bản: Thủ tục trình ký văn bản: a Văn trình ký phải có đủ hồ sơ, giấy tờ làm sở cho người ký xem xét, định Trường hợp khơng có hồ sơ, giấy tờ phải trực tiếp trình bày với người ký văn bản; b Văn trình Tổng giám đốc Cơng ty ký thức phải có chữ ký tắt Trưởng đơn vị trình Trường hợp trưởng đơn vị ký thừa lệnh Tổng giám đốc (khi ủy quyền); chun viên soạn thảo, kiểm sốt văn phải ký tắt Thẩm quyền ký văn bản: Thẩm quyền ký văn thực theo Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty; Quy chế Làm việc Công ty Người ký văn người chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý văn mà ký a Đối với cấp Cơng ty:  Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc Cơng ty có thẩm quyền ký loại văn sau: - Chiến lược phát triển; Nghị HĐQT, kế hoạch dài hạn, trung hạn hàng năm Công ty; - Các dự án đầu tư, hợp đồng mua, bán, vay, cho vay hợp đồng khác có giá trị 50% tổng giá trị tài sản ghi sổ kế toán Công ty; - Quyết định đầu tư thành lập mới, tổ chức lại, giải thể đơn vị trực thuộc Cơng ty; chi nhánh, văn phòng đại diện Công ty nước nước theo quy định Chủ sở hữu, phù hợp với quy định pháp luật; - Quyết định phương án huy động bổ sung, tăng vốn điều lệ có giá trị khơng vượt q giá trị vốn điều lệ tỷ lệ khác lớn chủ sở hữu quy định Điều lệ công ty; - Quyết định cấu tổ chức, phương án tổ chức kinh doanh, quy chế quản lý nội Công ty, biên chế máy quản lý; - Đề nghị Hội đồng thành viên Tổng công ty định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động định mức lương, lợi ích khác chức danh: Tổng giám đốc Cơng ty, Phó Tổng giám đốc Cơng ty Kế tốn trưởng Cơng ty; - Thơng qua báo cáo tài tháng hàng năm; phương án sử dụng lợi nhuận sau hoàn thành nghĩa vụ thuế nghĩa vụ tài khác Cơng ty; phương án xử lý khoản lỗ trình kinh doanh; thực việc công bố công khai báo cáo tài theo quy định Chính phủ; - Đề nghị chủ sở hữu chấp thuận vấn đề quan trọng Công ty quy định Điều lệ Cơng ty  Tổng giám đốc Cơng ty có thẩm quyền ký văn sau: - Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày công ty; - Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư công ty; - Ban hành quy chế quản lý nội Công ty sau Chủ tịch Công ty xem xét thông qua; - Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiếp nhận, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, ký hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động định mức lương, lợi ích khác CBCNV chức danh quản lý Công ty, trừ chức danh chủ sở hữu định; - Đề nghị Chủ tịch HĐQT Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức; ký hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động chức danh quản lý Công ty theo thẩm quyền bổ nhiệm Chủ tịch công ty; - Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền Chủ tịch Công ty; - Kiến nghị phương án cấu tổ chức công ty; - Phê duyệt tài (trong mức quy định cho phép) phục vụ cho công tác tổ chức SXKD, đối ngoại công ty - Trình Chủ tịch HĐQT cơng ty báo cáo tốn tài hàng năm; - Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận xử lý lỗ kinh doanh; - Tuyển dụng lao động; * Việc ký thay (KT): Tổng giám đốc Cơng ty giao cho Phó Tổng giám đốc Công ty ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Đối với giám đốc nhà máy Ban giám đốc nhà máy phải ủy quyền Tổng giám đốc * Việc ký thừa lệnh (TL): - Tổng giám đốc Cơng ty giao cho Trưởng phòng Tổ chức – Hành ký thừa lệnh văn hành có tính chất giải cơng việc tính chất phức tạp văn ban hành nội Công ty - Giám đốc công nghệ ký thừa lệnh Tổng giám đốc phiếu chất lượng cấp cho khách hàng văn phản hồi, khiếu nọi khách hàng * Việc ký thay mặt (TM): Được áp dụng đơn vị, tổ chức Công ty làm việc theo chế độ tập thể Văn đơn vị, tổ chức phải thảo luận tập thể định theo đa số Người đứng đầu đơn vị, tổ chức thay mặt tập thể ký văn đơn vị, tổ chức Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu đơn vị, tổ chức văn theo uỷ quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách * Việc ký thừa uỷ quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Tổng giám đốc Cơng ty uỷ quyền cho Phó Tổng giám đốc Cơng ty, Trưởng Phòng Giám đốc đơn vị trực thuộc ký thừa uỷ quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền thực văn giới hạn thời gian định Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký * Việc ký tắt (Ký nháy): Văn Tổng giám đốc Cơng ty/Phó Tổng giám đốc Cơng ty ký thức Giám đốc đơn vị, Trưởng Phòng ký tắt Ban giám đóc nhà máy Trưởng đơn vị ký cấp trực tiếp Phòng chuyên viên soạn thảo ký tắt b Đối với cấp đơn vị trực thuộc: - Trưởng đơn vị có thẩm quyền ký tất văn đơn vị - Việc ký thay (KT): Trưởng đơn vị giao cho cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Việc ký thừa lệnh (TL): Trưởng đơn vị giao cho Trưởng phận cấp ký thừa lệnh Trưởng đơn vị văn hành có tính chất giải cơng việc nội đơn vị theo chức đơn vị - Việc ký thay mặt (TM): Được áp dụng tổ chức đơn vị làm việc theo chế độ tập thể Văn tổ chức phải thảo luận tập thể định theo đa số Người đứng đầu tổ chức thay mặt tập thể ký văn tổ chức Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức văn theo uỷ quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Việc ký thừa uỷ quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Trưởng đơn vị uỷ quyền cho cấp ký thừa uỷ quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền thực văn giới hạn thời gian định Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký - Ký tắt (Ký nháy): Văn Giám đốc Phó Giám đốc nhà máy ký thức Trưởng đơn vị ký tắt Văn Trưởng đơn vị ký chuyên viên soạn thảo ký tắt Các trường hợp khác Trưởng đơn vị quy định Chữ ký: Chữ ký văn dùng bút mực màu xanh (không dùng màu đen, màu đỏ) Người ký văn phải ghi rõ họ tên, chức vụ theo văn người có thẩm quyền phê duyệt Điều 11 Bản văn bản: Hình thức gồm: Bản y trích sao, lục (trừ văn có cấp độ mật A, B, C theo quy định riêng Nhà nước) Bản y trích sao, lục thực theo quy định có giá trị Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức có giá trị thơng tin, tham khảo Việc văn gửi đơn vị thực theo hình thức sau: - Sao y trích văn Tổng giám đốc Công ty ban hành - Sao lục văn cấp Tổng giám đốc Công ty định việc lục văn cấp có thẩm quyền thừa lệnh Tổng giám đốc Cơng ty ký Trưởng phòng Tổ chức – Hành định việc y trích Văn thư chịu trách nhiệm in văn Công ty theo thể thức phát hành văn đủ thủ tục hành chính, dấu ký hiệu văn phải với tên quan phát hành văn Điều 12 Hiệu lực văn bản: Văn Tổng giám đốc Công ty quy định vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý thống Công ty có hiệu lực thi hành tất đơn vị trực thuộc Văn Trưởng đơn vị quy định vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý hành đơn vị có hiệu lực thi hành phận thuộc đơn vị Điều 13 Sửa đổi, bãi bỏ huỷ bỏ văn không quy định hết hiệu lực thi hành: Việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn quản lý, văn chuyên ngành, văn ISO không quy định hết hiệu lực thi hành Tổng giám đốc Công ty định Việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn hành khơng quy định Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo thơng báo văn Phần QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 14 Quản lý văn bản: Tất văn phải quản lý theo trình tự, thủ tục quy định Quy trình quản lý văn Công ty ban hành Nội dung công tác quản lý văn gồm: a Thực trình tự quản lý văn văn đến theo quy định Nhà nước b Kiểm soát lập danh mục văn nội hành, văn có nguồn gốc từ bên ngồi văn lỗi thời theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 Điều 15 Xử lý văn bản: Trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp giao đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm Trưởng đơn vị văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, Trưởng đơn vị giao cho phận, cá nhân giải Bộ phận, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến hạn định Trưởng đơn vị có trách nhiệm trực tiếp phân công người phân phối văn đến cho phận, cá nhân giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Phần LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ Điều 16 Trách nhiệm công tác lập quản lý hồ sơ: Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc Việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ phải thực Quy trình Quản lý hồ sơ Cơng ty ban hành Trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ cá nhân, phận đơn vị quản lý 4 Phòng Tổ chức – Hành Cơng ty có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ lập quản lý hồ sơ hành theo quy định Điều 17 Nội dung lập hồ sơ công việc: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; Kết thúc cập nhật danh mục hồ sơ hành Điều 18 Yêu cầu hồ sơ lập: Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị phận, cá nhân Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Phần QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 19 Các loại dấu: Các loại dấu hình thành q trình hoạt động Cơng ty đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm: Dấu tròn: Là dấu quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho Cơng ty đơn vị sản xuất trực thuộc sử dụng theo quy định Pháp luật hành Dấu vuông: Do Công ty đơn vị tự khắc, bao gồm: - Dấu khắc tên riêng, chức vụ lãnh đạo - Các dấu thể hay xác định hành động, ý nghĩa phục vụ cho cơng việc hàng ngày theo quy định Nhà nước Công ty như: Dấu “Đến”, dấu “Tài liệu kiểm soát”, dấu “Sao y chính”,… Điều 20 Quản lý sử dụng dấu: Trách nhiệm giữ dấu: a Văn thư Cơng ty giữ dấu tròn, dấu tự khắc Công ty b Văn thư đơn vị sản xuất giữ dấu đơn vị (nếu có) Trách nhiệm Văn thư việc giữ sử dụng dấu: a Không giao dấu cho người khác chưa phép văn Tổng giám đốc Công ty (đối với dấu Công ty) Trưởng đơn vị (đối với dấu đơn vị) b Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị c Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký thức người có thẩm quyền d Khơng đóng dấu khống chỉ, trừ trường hợp đặc biệt lệnh Tổng giám đốc Công ty Văn thư phải ghi số cho văn theo thứ tự văn gửi vào sổ theo dõi riêng Các văn đơn vị trực thuộc phép dùng dấu đơn vị, không dùng dấu Cơng ty Trường hợp đơn vị chưa có dấu riêng sử dụng dấu Cơng ty văn đơn vị soạn thảo, Tổng giám đốc Công ty ký ban hành Trong trường hợp văn không Giám đốc đơn vị ký áp dụng đóng “dấu treo” vào nơi ghi tên, tổ chức “ban hành văn bản” Không đóng lên nơi ký văn trừ trường hợp Tổng giám đốc ủy quyền Con dấu phải sử dụng quy định, bảo quản cẩn thận không bị làm biến dạng Con dấu để quan, đơn vị Trường hợp cần thiết phải giải công việc xa quan, đơn vị, Thủ trưởng đơn vị mang dấu theo sau có chấp thuận Giám đốc Công ty; phải bảo quản cẩn thận phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan, đơn vị Khi đơn vị có Quyết định sáp nhập chia thành nhiều đơn vị mới, giải thể đơn vị cũ phải nộp dấu cho Phòng Tổ chức – Hành Cơng ty sau 10 ngày kể từ ngày Quyết định có hiệu lực Điều 21 Cách đóng dấu: Khi đóng lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu đóng văn phải rõ ràng, ngắn, chiều (theo hướng lên không bị xoay lệch 150 so với phương nằm ngang) dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên phụ lục, biểu mẫu kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, phía bên trái phụ lục trùm lên phần tên đơn vị tên phụ lục, biểu mẫu 1/3 đường kính dấu (dấu treo) Phải đóng dấu giáp lai trang văn có độ dài từ trang giấy trở lên Trường hợp đóng dấu nhầm, khơng đóng trùm dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điều 22 Các loại văn bản, tài liệu, hồ sơ cần phải lưu trữ bảo quản: a Các văn chính, văn gốc (nếu có), loại văn b Các văn bản, tài liệu có dấu “Tài liệu kiểm soát” c Các văn bản, tài liệu lỗi thời thời hạn lưu d Các loại hồ sơ phát sinh q trình giải cơng việc Điều 23 Trách nhiệm lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ công việc: Mỗi đơn vị, phận, cá nhân có trách nhiệm tổ chức, xếp lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ cách hệ thống, khoa học, phục vụ có hiệu yêu cầu giải công việc 2 Các loại văn bản, tài liệu, hồ sơ mật phải quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật Nhà nước Không chép cung cấp văn bản, tài liệu, hồ sơ chưa phát hành văn xử lý có bút tích lãnh đạo Công ty (trừ trường hợp dự thảo cần xin ý kiến bên liên quan trọng ngồi Cơng ty) Mỗi cá nhân có trách nhiệm lưu trữ loại hồ sơ cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ hoàn thành việc giao nộp hồ sơ nơi lưu trữ Công tác lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ quan Công ty: a Văn thư Cơng ty lưu trữ văn chính, tài liệu loại hồ sơ Phòng giao nộp b Các Phòng lưu trữ văn bản, tài liệu có đóng dấu “Tài liệu kiểm sốt” Trong trường hợp cần thiết, Tổng giám đốc Cơng ty giao cho phòng Tổ chức – Hành Phòng, ban, xưởng lưu trữ để giải cơng việc phòng Tổ chức – Hành Phòng, ban, xưởng phải có trách nhiệm lưu trữ giao nộp Văn thư Công ty giải xong công việc Công tác lưu trữ văn bản, tài liệu đơn vị sản xuất trực thuộc: Trưởng đơn vị có trách nhiệm quy định hình thức lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu, hồ sơ cho đơn vị mình, phải đảm bảo theo trình tự định, có hệ thống, khoa học thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng có hiệu Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 24 Quy chế thực tồn Cơng ty có hiệu lực thi hành kể từ ngày Tổng giám đốc Công ty ký định ban hành Điều 25 Trưởng đơn vị trực thuộc Cơng ty có trách nhiệm phổ biến hướng dẫn quy chế đến tồn thể người lao động đơn vị Trưởng đơn vị phải bố trí người phụ trách cơng tác văn thư có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ theo quy định Trong trình thực hiện, có vướng mắc, đơn vị phản ánh văn Cơng ty để có biện pháp sửa đổi, bổ sung kịp thời Nơi nhận: - Tập đoàn, HĐQT (để BC); Ban Tổng giám đốc; Các đơn vị trực thuộc; Lưu VT CÔNG TY CP ... nhiệm lưu trữ loại hồ sơ cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ hồn thành việc giao nộp hồ sơ nơi lưu trữ Công tác lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ quan Công ty: a Văn thư Công ty lưu trữ văn chính,... nhiệm lưu trữ giao nộp Văn thư Công ty giải xong công việc Công tác lưu trữ văn bản, tài liệu đơn vị sản xuất trực thuộc: Trưởng đơn vị có trách nhiệm quy định hình thức lưu trữ bảo quản văn bản,... thảo văn bản: Hình thức văn bản: Các hình thức văn hình thành hoạt động Công ty bao gồm: - Văn quản lý: Quy chế, quy định, nội quy - Văn hành chính: Quy t định, nghị quy t, thơng báo, chương