Quy che Van thu luu tru

Quy che Van thu luu tru tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả các lĩnh vực kinh...

Trang 1

_ BỘ NỘI VỤ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHÀ NƯỚC

QUY CHE

ưu, lưu trữ của Cơ quan Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

o Quyết định s604 /OD-VILTNN ngay 0§ tháng 01 năm 2015

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

_ Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi, đối tượng áp dụng

1 Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Cơ quan Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (gọi

tắt là Cơ quan Cục)

2 Quy chế này áp dụng với các công chức và lao động hợp đồng của Cơ quan Cục

Điều 2 Giải thích từ ngữ

1 Văn thư Cơ quan Cục là bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn

thư của Cơ quan Cục theo quy định của pháp luật

2 Công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư của các đơn vị chức năng là công chức của phòng được Trưởng phòng giao thực hiện một sô nhiệm vụ của công tác văn thư như: Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản và thu tài

liệu đã hoàn chỉnh của đơn vị mình trước khi giao nộp vào Lưu trữ Cơ quan Cục

3, Lưu trữ Cơ quan Cục là bộ phận tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ

đối với tài liệu lưu trữ của Cơ quan Cục theo quy định của pháp luật

Điều 3 Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1 Trách nhiệm của Cục trưởng trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:

a) Chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về

công tác văn thư, lưu trữ theo pháp luật hiện hành

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu

trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiêu nại, tô cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thâm quyên

2 Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan Cục, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn

Trang 2

3 Trưởng các đơn vị chức năng có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực

hiện các quy định của Cơ quan Cục về công tác văn thư, lưu trữ

4 Công chức và người lao động thuộc Cơ quan Cục có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này và quy định của pháp luật hiện hành về công

tác văn thư, lưu trữ ‘

Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Những hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Cơ quan Cục có liên

quan đên bảo vệ bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định của pháp luật

hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và Quyêt định sô 135/QĐ-VTLTNN ngày 17 tháng 6 năm 2014 ban hành Quy chê bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước _ Chương U CONG TAC VAN THU ” ` Mục 1 ` x > SOAN THAO VA BAN HANH VAN BAN Điều 5 Hình thức văn bản

_ 1 Hình thức văn bản chủ yếu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (viết

tắt là Cục VTLUTNN) gồm: văn bản hành chính; văn bản trao đôi với cơ quan, tô chức hoặc cá nhân nước ngoài

2 Văn bản hành chính được quy định tại Điểm 2, Khoản 2, Điều 1 của

Nghị định sô 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sô điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Điều 6 Thể thức văn bản

, 1 Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng, dan thé thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và theo Phụ lục II Quy chê này

2 Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theo

Mẫu 21, Phụ lục III kèm theo Quy chê này

Điều 7 Soạn thảo văn bản

1 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật trình các cấp có thấm quyền ban hành được thực hiện theo quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật

2 Việc soạn thảo văn bản hành chính

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Cục giao cho một đơn vị hoặc một công chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn

bản

b) Đơn vị hoặc công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm

Trang 3

thông tín có liên quan; soạn thảo văn bản Trong trường hợp dự thảo văn bản cần xin ý kiên của các đơn vị, cá nhân có liên quan thì phải để xuât với Lãnh đạo

Cục hoặc Trưởng đơn vị soạn thảo

'Việc trình duyệt dự thảo văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế Làm việc: của Cục VTLTNN Dự thảo văn bản trình phải kèm theo Phiếu trình giải

quyết công việc Phiêu trình phải đánh số theo từng lần trình Điều 8 Duyệt, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản

1 Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

2 Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được phê duyệt,

phải trình người duyệt xem xét, quyết định

Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản và thê thức văn bản; ký nháy vào phân kêt thúc nội đung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo Cục ký ban hành, chữ ký nháy nhỏ, gọn

2 Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm vẻ thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ

tục ban hành văn bản của Cục VTLTNN; ký nháy vào vị trí cuỗi cùng ở “Nơi nhận” Trường hợp Chánh Văn phòng đi văng, ủy quyên cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành và ký nháy văn bản

Điều 10 Ký văn bản

1 Cục trưởng có thâm quyền ký tất cả các van ban do Cục VTLTNN ban hành

2 Phó Cục trưởng ký thay Cục trưởng các văn bản thuộc lĩnh vực được Cục trưởng phân công phụ trách Khi Cục trưởng văng mặt, Phó Cục trưởng ký các văn bản thuộc thâm quyển của Cục trưởng sau khi được Cục trưởng ủy

quyên

3 Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Tổ chức - Cán bộ ký thừa lệnh các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị khi được Cục trưởng ủy quyên

4 Văn bản do Phó Cục trưởng, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Tổ chức

- Cán bộ ký phải gửi 01 bản đề báo cáo Cục trưởng, trừ bản xác nhận sơ yếu lý

Trang 4

Điều 12 Bản sao văn bản

1 Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao

2 Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19

tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính và theo Mẫu 20, Phụ lục II, Quy chê này

3 Viéc sao y ban chinh, sao luc, trich sao van ban do Chanh Van phong

Cục VTLTNN quyét dinh

4 Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp

luật có giá trị pháp lý như bản chính

5 Bản sao chụp (photocopy hoặc in từ bản số hóa) cả dấu và chữ ký của

văn bản không được thực hiện theo đúng thê thức quy định, chỉ có giá trị thông

tin, tham khảo

6 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan Cục những ý kiến lãnh đạo Cục bút phê bên lê văn ban

, Mục 2

QUAN LY VAN BAN Điều 13 Nguyên tắc chung

1_ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải

được quản lý tập trung tại Văn thư Cơ quan Cục đề làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký,

trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, công chức, viên chức không

có trách nhiệm giải quyêt

_2, Văn bản đi, văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyên giao trong ngày, chậm nhât là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đên

có đóng dâu chỉ các mức độ khân: “Hoả tốc” (kê cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng

khan” va “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và

chuyên giao ngay sau, khi nhận được Văn bản khân đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyên phát ngay sau khi văn bản được ký

3 Văn bản, tài liệu có nội dung mang bi mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được thực hiện theo quy định tại Điều 4 Quy chê này

Điều 14 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến Cơ quan Cục phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 2 Trinh, chuyển giao văn bản đến

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trang 5

1 Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm

việc, Văn thư Cơ quan Cục hoặc người được giao nhiệm vụ tiệp nhận văn bản đến phải kiểm tra sô lượng, tỉnh trang bi, dâu niêm phong (nêu có), kiêm tra, đối chiều với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

2 Đối với bản fax hoặc bản được chuyên phát qua mạng, trong trường

hợp cân thiết, có thê in ra va lam thủ tục đóng dâu Đên Sau đó, khi nhận được

bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,

ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyên phát qua mạng)

3 Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Bảo vệ cơ

quan tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý

4 Văn bản đến phải được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi, văn

bản đên

5 Văn bản mật đến được đăng ký bằng số riêng Nếu sử dụng hệ thống quản lý văn bản trên máy vi tính thì không được nỗi mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet

6 Lập sổ đăng ký văn bản đến

Hệ thống số đăng ký văn bản đến của Cơ quan Cục gồm: Số đăng ký văn

bản đến; Số đăng ký văn bản đền MAT

Điều 16 Trình, chuyển giao văn bản đến

_ 1, Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Lãnh đạo Cục dé xin ý

kiến phân phôi văn bản Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khân phải được

trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

2 Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Cơ quan Cục bổ sung

thông tin vào 6 nơi nhận văn bản của số đăng ký văn bản đên và chuyên văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục

3 Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Hàng ngày công chức phụ trách văn thư của các đơn vị nhận văn bản tại bộ phận Văn thư cơ quan Cục Người nhận văn bản phải ký nhận vào sô chuyên giao văn ban dén

Điều 17 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo thời hạn yêu câu của văn

bản Trường hợp văn bản đên không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Cục VTLTNN

Những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương,

kịp thời i

2 Khi trình Lãnh đạo Cục cho ý kiến chỉ dao giải quyết, đơn vị, cá nhân phải

Trang 6

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị

hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiêu giải quyêt văn bản đến có ý kiên chỉ đạo giải quyết của người có thầm quyên) dé lấy ý kiên của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đâu cơ quan, tổ chức

xem xét, quyet định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý

kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

3 Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, bao gồm những văn bản đên đã được giải quyêt và những văn bản đến chưa được giải quyết

Những văn ban dén đã đên hạn nhưng chưa được giải quyêt phải báo cáo Chánh

Văn phòng Đôi với văn bản đến có đấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo đõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

4 Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục về

tình hình giải quyết, tiên độ và kết quả giải quyết văn ban dén dé thông báo cho các đơn vị liên quan

Điều 18 Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày, tháng,

năm của văn bản

2 Dang ky van ban di

3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có)

4 Làm thủ tục phát hành, chuyên phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi

5 Lưu văn bản đi

Điều 19 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bay van ban; ghi số và

ngày, tháng của văn bản

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản; nêu phát hiện sai sót cân báo cáo với Chánh Văn phòng đề xem xét, giải quyết kịp thời

2 Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a) Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của Cơ quan Cục được ghi số theo hệ thống số chung do

Văn thư thống nhất quản lý Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy

định tại Điểm a, Khoản 1, Điêu 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

b) Ghi ngày, tháng của văn bản

Trang 7

tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

3 Văn bản đi mật được đánh số và đăng ký vào số riêng Điều 20 Đăng ký văn bản đi

Van ban đi được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi trên máy vi tính 1 Lập số đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, hệ thống số đăng ký văn bản đi của Cơ quan Cục được chia làm ba loại chính do Văn thư Cơ quan Cục thống nhất quản lý bao gồm: Số Văn bản đi, Sô Quyêt định, Sô Văn bản mat di

2 Dang ky van ban di

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm quản lý văn ban di, van bản đên của Cơ quan Cục

Điều 21 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1 Nhân bản

_a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở

số lượng tại nơi nhận văn bản; nêu gửi đền nhiêu nơi mà trong van bản không

liệt kê đủ đanh sách thì đơn vị soạn thảo phải có danh sách các nơi nhận kèm theo đê lưu ở Văn thư

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn

bản chỉ gửi đến cơ quan, to chitc, don vị có chức năng, thâm quyên giải quyết, tổ

chức thực hiện, phôi hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiêm tra liên quan đên nội dưng văn bản; không gửi vượt câp, không gửi nhiêu bản cho một đôi tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biệt, đê tham khảo

c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản, nhân bản theo đúng thời gian quy đ) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Cục và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định sô 33/2002/NĐ-CP ngày

28 tháng 3 năm 2002 của Chính phú quy định chỉ tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ

bí mật nhà nước và Quyêt định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17 tháng 6 năm 2014 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Cục VILTNN

2 Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về

phía bên trái

b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dau màu

đỏ tươi theo quy định

Trang 8

Phụ lục có một trang phải đóng dâu treo vào góc trên bên trái trùm lên 1/3

tên cơ quan, đơn vị; phụ lục có từ hai trang trở lên phải đóng dấu _Biáp lai vào khoảng giữa mép phải của phụ lục, trùm lên một phần các tờ giây, mỗi dâu không

quá 05 trang

3 Đóng dấu độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TÓC, HỎA TÓC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại

Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính

b) Việc đóng dấu các độ mat (MAT, TUYET MẬT, TÓI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28

tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí

mật nhà nước

c) Vi tri đóng dấu độ khẩn, đấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HOP, XEM XONG TRA LAI, LUU HANH NOI BO) trén van ban duoc thuc hién theo quy dinh tai Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính

Điều 22 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1 Thủ tục phát hành văn bản Văn thư phải tiến hành các công việc sau đây khi phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì và dán bì;

đ) Đóng đấu độ khẩn, đấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

2 Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát

hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm

việc tiếp theo

b) Đối với những văn bản “HEN GIG”, “HOA TOC”, “KHAN”,

“THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục

hành chính

c) Van bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Số

Trang 9

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, công chức, viên

chức trong Cục VTLTNNhoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sô chuyên giao văn bản

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyên

phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đôi với những văn bản có giá trị lưu trữ

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều

16 Nghị định sô 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy

định chỉ tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Khoản 3

Thông tư sô 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công

an và Quy chê bảo vệ bí mật nhà nước của Cục thư và Lưu trữ Nhà nước theo Quyết định số 135/QĐÐ-VTLTNN ngày 17 tháng 6 năm 2014

3 Theo déi việc chuyên phát văn bản đi

a) Van thw có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

b) Lập số để theo đối việc chuyên phát văn bản đi để quản lý văn bản trong quá trình chuyển giao văn bản xin ý kiên các đơn vị có liên quan

e) Đối với những văn bản đi cần thu hồi, phải theo đối, thu hồi đúng thời

hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiêu

hoặc thât lạc

đ) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận, Văn

thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng đề xử lý

Điều 23 Lưu văn bản đi

1 Mỗi văn ban ổi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc :

2 Bản gốc lưu tại Văn thư Cơ quan Cục phải được đóng dấu và sắp xếp theo

thứ tự đăng ký

3 Việc lưu giữ, bảo quản và sử dung bản lưu văn bản di co đóng dấu chỉ các

mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước 4 Văn thư có trách nhiệm quản lý và phục vụ kịp thời yêu cầu sử đụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thê của Cục VTLTNN

Mục 3

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HO SO, TAI LIEU

VÀO LƯU TRU CO QUAN Điều 24 Lập Danh mục hồ sơ

1 Hàng năm, sau khi Cục VTLTNN giao Kế hoạch công tác cho các đơn vị, Văn thư các đơn vị dựa trên cơ sở công việc được giao của từng công chức,

Trang 10

Sau khi tổng hợp xong Văn thư Cơ quan Cục gửi lại các Trưởng đơn vị rà soát lần cuối, để hoàn chỉnh, trình Lãnh đạo Cục ký ban hành

2 Khi có điều chỉnh về kế hoạch công tác của các đơn vị thuộc Cục VTLTNN, đơn vị nào có sự thay đôi, đơn vị đó tự điêu chỉnh về đanh mục hồ sơ cộng việc của đơn vị mình (lập hô sơ bồ sung), để thuận tiện cho việc giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Điều 25 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1 Nội dung việc lập hỗ sơ công việc a) Mở hỗ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Cơ quan Cục và thực tế công việc được

giao, công chức phải chuân bị bìa hồ sơ, ghi tiêu dé hỗ sơ lên bìa hô sơ Trong

quá trình giải quyết công việc của mình, công chức sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ

b) Thu thập văn bản vào hé so

Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản,

giấy tờ và các tư liệu có liên quan đên sự việc vào hồ sơ

_ Cong chức sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản Trường hợp trong hô sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp va sắp xếp vào cuôi hô sơ Một hô sơ không dày quá 3 cm

c) Kết thúc và biên mục hỗ sơ

Khi kết thúc công việc, công chức có trách nhiệm lập hô sơ, khi lập hé so công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giây tờ còn thiểu và loại những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cân thiệt ra khỏi hơ sơ Sau khi hồn thiện hô sơ công việc (bao gồm cả việt bìa, đánh sô tờ

và biên mục, việt chứng từ kết thúc hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viên) công chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục theo quy định

Lưu trữ Cơ quan Cục có trách nhiệm tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu

2 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hd so phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phân ánh đúng trình tự diễn biên của sự việc hay trình tự giải quyêt

công việc

Điều 26 Giao nhận bồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục

Trang 11

Công chức phải giao nộp hỗ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan Cục theo thời

hạn được quy định tại Khoản 2 Điêu này

2 Thời hạn nộp lưu hỗ sơ, tài liệu

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc

_ b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với

hô sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

©) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ

chức đồng ý và phải lập danh mục hỗ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hỗ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kê

từ ngày đến hạn nộp lưu

3) Thanh phan hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên (bao gồm hồ sơ theo danh mục hồ sơ và hồ sơ bỗ sưng theo nhiệm vụ phát sinh, không có trong Danh mục hồ sơ), trừ những loại hô sơ, tài liệu sau:

a) Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo đối, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữu và có thể tự loại hủy

khi văn bản hết hiệu lực thi hành

b) Hồ sơ về những công việc giải quyết chưa xong

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc

đ) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

3 Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức phải lập 02 bản Mục lục hồ

sơ, tài liệu nộp lưu va 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu Lưu trữ Cơ quan Cục và

bên giao tài liệu môi bên giữ môi loại một bản

Điều 27 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào Lưu trữ Cơ quan Cục

1 Trách nhiệm của Lãnh đạo Cục

Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hé so, tài liệu vào Lưu trữ Cơ

quan Cục đổi với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của Cục 2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

Trang 12

a) Công chức các đơn vị chức năng có trách nhiệm lập hồ sơ công việc; quản lý và giao nộp hỗ sơ, tài liệu cho văn thư của đơn vị theo quy định

Trường hợp cân giữ lại hô sơ, tài liệu den hạn nộp lu, phải thông báo băng văn bản cho Lưu trữ Cơ quan Cục được biệt và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, thời hạn giữ lại không quá 02 năm

b) Công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm

xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị công tác hoặc người kê nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm của riêng và mang sang cơ quan,

đơn vị khác

e) Công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư của các đơn vị chức năng

có trách nhiệm tiếp nhận, văn bản đi, đên tại phòng Văn thư của Cục và trình,

chuyển giao văn bản cho lãnh đạo và công chức đơn vị mình; thu hô sơ, tài liệu

đã hoàn chỉnh của đơn vị trước khi giao nộp vào Lưu trữ Cơ quan Cục 4 Trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ

Công chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn công chức các đơn

vị chức năng lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan

Cục theo đúng quy định

HN HT n

QUAN LY VA SU DUNG CON DAU Điều 28 Quản lý con dấu

1 Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng việc quản lý, sử dụng con dâu của Cục VILTNN và con dâu của Văn phòng Cục

2 Các con dấu của Cục VTLTNN được giao cho công chức văn thư quản lý và sử dụng Công chức văn thư được giao sử đụng và bảo quản con dâu chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc quản lý và sử dung con dau; và có

trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Bảo quản con dấu trong két sắt an toàn tại phòng làm việc của công

chức văn thư Trường hợp cân đưa con dâu ra khỏi Cơ quan Cục phải được sự

đồng ý của Cục trưởng và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con

dấu Khi đóng dấu xong, con dâu được cât ngay vào két, khi ra ngoài phòng làm việc, công chức văn thư phải khóa két sắt

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phớp bằng văn bản của người có thâm quyên

3 Khi nét đấu bị mòn hoặc biến đạng, công chức văn thư phải báo cáo

Chánh Văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục đổi con đấu Trường hợp con dâu bị mất, Chánh Văn phòng phải báo cáo cơ quan công an, noi xay ra mat con dau

va lap bién ban

Trang 13

Điều 29 Sử dụng con dau

1 Công chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của Cục

VTILTNN

2 Chỉ đóng đấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức

và có chữ ký của người có thâm quyên

3 Không được đóng dau trong các trường hợp sau: Đóng dau vao giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dâu săn trên giây trăng hoặc

đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thâm quyên

_ Chuong I _

CONG TAC LUU TRU

` „ Mục1 - `

CONG TAC THU THAP, BO SUNG TAI LIEU

Điều 30 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm công chức lưu trữ Cơ quan Cục có trách nhiệm phối hợp với các phòng chức năng thuộc Cục thu thập hồ sơ, tài liệu đã đền hạn nộp lưu vào

Lưu trữ cơ quan Cục, cụ thê:

1 Lập kế hoạch thu thập hỗ sơ, tài liệu

2 Phối hợp với các công chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp

lưu vào Lưu trữ cơ quan Cục

3 Đôn đốc, nhắc nhở công chức chuẩn bị hd so, tai liệu và lập “Mục lục

hé sơ, tài liệu nộp lưu”

4 Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản đẻ tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

5 TỔ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tê tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu

Điều 31 Chỉnh lý tài liệu 1 Nguyên tắc chỉnh lý

a) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới

nd so), phải tôn trong sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyêt

công việc (không phá vỡ hô sơ đã lập)

b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan

Cục

2 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hỗ sơ, tài liệu

Trang 14

đ) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu quản ly tài liệu lưu

trữ và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài

liệu

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Điều 32 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

1 Lưu trữ Cơ quan Cục có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Cơ quan Cục theo quy định tại Thông tư số

09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biển trong hoạt động của các cơ

quan, tô chức

2 Tài liệu hết giá trị của Cơ quan Cục do Hội đồng xác định giá trị tài liệu Cơ quan Cục thâm định

3 Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có

thời hạn băng sô năm cụ thê ,

b) Xác định tài liệu hết giá trị sử dụng để hủy

Điều 33 Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1 Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập đề tham mưu cho Cục

trưởng trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào

Lưu trữ Cơ quan Cục, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan đề giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hêt giá trị

2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Cục trưởng quyết định thành lập Thành phần của Hội đông bao gồm:

a) Phó Cục trưởng phụ trách Văn phòng, Chủ tịch Hội đồng, b) Chánh Văn phòng, Phó chủ tịch Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài liệu, Ủy viên;

đ) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định, Ủy viên;

đ) Trưởng phòng Hành chính tổng hợp thuộc Văn phòng Cục, Ủy viên; e) Công chức làm công tác lưu trữ của cơ quan Cục, Ủy viên kiêm thư ký;

3 Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số;

các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp đê trình Cục trưởng

Điều 34 Hủy tài liệu hết giá trị

1 Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và căn cứ vào ý kiến

thâm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Cục trưởng quyết định việc hủy

Trang 15

2 Việc tổ chức thực hiện huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 251/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 12 năm 2011 Ban hành

Quy trình xử lý tài liệu hết giá trị của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

3 Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu

và phải được lập thành biên bản

4 Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

d) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

đ) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

e) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị

5 Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ Cơ quan

Cục ít nhất 20 năm, kê từ ngày hủy tài liệu

Điều 35 Thời hạn nộp lưu bồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1 Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, Văn phòng Cục có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viên vào Trung tâm Lưu trữ quôc gia II

2 Những hỗ sơ, tài liệu của Cơ quan Cục không thuộc diện nộp vào

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được bảo quản tại Lưu trữ Cơ quan Cục cho tới khi hệt thời hạn bảo quản thì làm thủ tục để hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của Quy chê này

Điều 36 Thống kê công tác văn thư, lưu trữ

Văn phòng Cục thực hiện báo cáo công tác thống kê công tác văn thư, lưu

trữ của Cục VTLTNN theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31

tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Báo cáo thông kê công tác văn thư, lưu trữ

của Cục VTLTNN gửi về Văn phòng Bộ Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm sau

Mục 2

BAO QUAN, TO CHUC SU DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 37 Bảo quản tài liệu lưu trữ

1 Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Laru trữ Cơ quan Cục do các

công chức tự bảo quản và phải đảm bảo tối ưu nhất cho an toàn của tài liệu lưu trữ

2 Hé so, tai liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ

Trang 16

3 Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bế trí phòng kho lưu trữ theo đúng tiệu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ Các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ Kịp thời báo cáo, đề xuất với Cục trưởng biện pháp sử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Chánh Văn phòng

4 Công chức lưu trữ của Cơ quan Cục có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ trong kho; hồ sơ, tài liệu phải dé trong hộp (cặp), đán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thuận lợi; đuy trì các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lưu trữ; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu, kho tàng, môi trường bảo quản; lập số

dõi việc xuất, nhập tài liệu ra vào kho; kịp thời báo cáo với Chánh Văn phòng

các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý được

giao

Điều 38 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Cơ quan Cục được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Cơ quan Cục

2 Các cá nhân ở ngoài Cơ quan Cục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại

Lưu trữ cơ quan Cục phải có Giấy chứng, mình nhân dân hoặc Hộ chiếu, trường

hợp sử dụng để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị

của co quan, tổ chức nơi công tác

Đối với công chức thuộc Cơ quan Cục phải có giấy dé nghị xác nhận của

Thủ trưởng đơn vị ghi rõ tài liệu cần khai thác, mục đích khai thác, sử dụng tài liệu

3 Trường hợp công chức, viên chức của Cục cần mượn tài liệu lưu trữ cơ

quan về phòng làm việc hoặc mang tài liệu phục vụ công tác trong và ngoài nước phải được sự đồng ý của người có thâm quyển

(quy định tại Điều 39, Quy chế này) và thời hạn cho mượn không quá 10 ngày; trường hợp cần thiết có thể gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc tiếp theo

Điều 39 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan

2 Mượn tài liệu của Lưu trữ cơ quan

3 Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

Điều 40 Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ và mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ Cơ quan Cục

1 Cục trưởng xét duyệt và quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu có độ Mật theo để nghị của Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng Cục xét duyệt

và quyết định cho phép khai thác, sử dụng đối với các loại tài liệu không có dầu

Trang 17

2 Cục trưởng quyết định việc mang tải liệu lưu trữ tại Lưu trữ Cơ quan Cục đề sử dụng trong nước và nước ngoài

Điều 41 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Lưu trữ Cơ quan Cục phải có Nội quy Phòng đọc

2 Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ

b) Các giấy tờ của công chức, viên chức cần có khi đến khai thác tài liệu

c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc

đ) Quy định công chức, viên chức phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu

và khai thác tài liệu theo hướng dân của công chức lưu trữ

đ) Công chức, viên chức không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép

e) Ngoài các quy định trên, công chức, viên chức cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định khác như: Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chông cháy nồ của Cơ quan

3 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan đối với việc quản lý, sử dụng tài liệu

lưu trữ

a) Công chức lưu trữ cơ quan phải lập các số: Số nhập, số xuất tài liệu, số

đăng ký mục lục hồ sơ, số đăng ký độc giả đề quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu

b) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực biện nội quy khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, quy định của pháp luật và quy định tại Quy chê này về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo quản giữ gìn tài liệu

c) Phục vụ kịp thời đúng đối tượng và đúng yêu cầu khai thác sử dụng tài

liệu đã được câp có thâm quyên duyệt

ChuongIV - PIEU KHOAN THI HANH

Điều 42 Tổ chức thực hiện

1 Trưởng các đơn vị chức năng có trách nhiệm phổ biến Quy chế này đến

công chức và nhân viên hợp đồng đề thực hiện

2 Các đơn vị sự nghiệp căn cứ vào Quy chế này để xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình

3 Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư, Lưu trữ là đơn vị giúp Cục

quản lý các hoạt động Quản lý khoa học và công nghệ, Nghiên cứu khoa học và

Trang 18

thông tin, thống kê về công tác văn thư lưu trữ khi soạn thảo văn bản trình Lãnh đạo Cục ban hành phải thực hiện theo quy định của Quy chế này

4 Trong quá trình thực hiện, nếu thấy cần bổ sung, sửa đổi Quy chế này,

các đơn vị và công chức, lao động hợp đồng phản ánh về Văn phòng Cục để

tổng hợp, trình Cục trưởng xem xét, quyết định Điều 43 Khen thưởng và xử lý vi phạm

- 1 Các đơn vị, công chức, viên chức thực hiện tốt các quy định tại Quy chế này được khen thưởng theo quy định của Cục VTLTNN

2 Các đơn vị, công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị đề nghị áp

Trang 19

BANG CHU VIET TAT TEN LOAI VAN BAN VA BAN SAO Phu luc I

(Kèm theo Quy chế công tác văn thư, lựu trữ của Cơ quan

20, | Giấy đi đường GĐĐ

Trang 25

- ` ` Phu luc II

MAU TRINH BAY VAN BAN VA BAN SAO VAN BAN

(Kèm theo Quy chế công tác văn thu, lưu trữ của Cơ quan

Cục Văn thự và lưu trữ nhà nước)

Mẫu1l - Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)

Mẫu2 - Quyết định (cá biét) (quy định gián tiếp)

Mẫu 3 - Văn bản có tên loại ban hành kèm Quyết định (cá biệt)

Mẫu 4 - Báo cáo (Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Quy định )

ban hành trực tiêp

Mẫu5 - Tờ trình

Mẫu6 - Công văn hành chính

Mẫu 7 - Công văn ký thừa lệnh của Phòng Tổ chức - Cán bộ

Mẫu§ - Công văn ký thừa lệnh của Văn phòng Cục Miu9 - Giấy mời

Mẫu 10 - Biên bản

Mẫu 11 - Giấy giới thiệu Mẫu 12 - Công điện Mẫu 13 - Giấy đi đường Mẫu 14 - Giấy nghỉ phép Mẫu 15 - Giấy biên nhận hỗ sơ Mẫu 16 - Giấy chứng nhận Mẫu 17 - Phiếu chuyển Mẫu 18 -Phiugửi Mẫu 19 - Thư công

Mẫu 20 - Bản sao văn bản

Mẫu 21 - Văn bản giao dịch với cơ quan, tổ chức nước ngoài

Trang 27

Mẫu 1 Quyết định cá biệt do Cục trưởng ký (4y định trực tiấn)

BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHÀ NƯỚC TT

4QĐ-VTLTNN Hà Nội, ngày tháng năm 201

_ QUYẾT ĐỊNH

Về VIỆC ¿2222222625661 s 555

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Trang 28

Mẫu 2 Quyết định cá biệt do Cục trưởng ký (2 định gián tiếp)

_ BỘ NỘI VỤ - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

NHÀ NƯỚC ee

Sé: ./QD-VTLTNN Hà Nội, ngày tháng năm 201

QUYÉT ĐỊNH

Ban hành (Phê duyệt) - -

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ

Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn và cơ câu tô chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;

QUYÉT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này . -

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực : :cccccccettterrrrrrrrrrrte

., mẽ 11111

Điểều ác S0 Ssenererrrerre /

Noi nhận: CUC TRUONG

Trang 29

Mẫu 3 Văn bản có tên loại (ban hành kèm theo quyết định cá biệt)

_ BỘ NỘI VỤ - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

NHÀ NƯỚC —

TEN LOAI VAN BAN

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ./QÐ-VTLTNN

Trang 30

Mẫu 4 Báo cáo (Thông báo, Chương trình, ) ban hành trực tiếp

BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHÀ NƯỚC ————

Số: / ẨVTLUTNN Hà Nội, ngày tháng năm 201

Trang 31

Mẫu 5ã Tờ trình

_ BỘ NỘI VỤ : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Trang 32

Mẫu 6 Công văn hành chính

Trang 33

Mẫu 7 Công văn ký thừa lệnh của Phòng Tổ chức - Cán bộ

Trang 34

Mẫu 8 Công văn ký thừa lệnh của Văn phòng Cục

Trang 35

Mẫu 9 Giấy mời

_ BỘ NỘI VỤ - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHÀ NƯỚC "HH

Số: .GM-VTLTNN _ Hà Nội ngày tháng năm 201 GIAY MỜI

Ô0090909900000000600509000090060000009000000000090000000090000000000000066909009600

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trân trọng kính mời:

Trang 36

Mẫu 10 Biên bản

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc NHÀ NƯỚC a Số: .BB-VTLTNN BIÊN BẢN Ô00060000066009090000006000090000000090000/0/0098009/0000.0.99.9090.5 THời giam bắt ĐẦU! saansesmeeesseeze-eeldCE0013800100007r0ieetamrrrorali-LEEHHH0097 Địa điểm: -c2scnesnntnhtrrerttrrrrtrrrrrrrrtdrrtrlttirdrrrrrrrrlrnrlrtir Thành phần tham dự: ` Chú trì (chủ tọa): .cccssnheennreretrterrrrrrrrrrrrrrrdrrndielirtirdrrttrrrnnnlltrrr Thư ký: . -5552c52992222222222220.12tt01n1112000010n1nnn01nnnrnrrrtrr Nội dung: . -:-ccsscstnnthhnnhrrrrrtt2201221221212mtrnnnrrrrrirrrerliert

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào giờ ngày tháng năm 201 /

THƯ KÝ CHỦ TRÌ (CHỦ TỌA)

Họ và tên Họ và tên

Trang 37

Mẫu 11 Giấy giới thiệu

_ BO NOI VU CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM CUC VAN TAU VA LUU TRU Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHÀ NƯỚC TT ——————

Số: GGT-VTLTNN Hà Nội, ngày tháng năm 201 GIÁY GIỚI THIỆU

Trang 38

Mau 12 Công điện

Trang 39

Mẫu 13 Giấy đi đường

Đơnvị Cục VT&LTNN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM đan lành Kon Ti are

A ˆ x lan hành theo

Bộ phận: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc way 3003/2006 sa Bộ ing BTC rei

MaDV QH voi NS: 1057675 adi, bd sung theo théng tue sé 185/201 0TT- BTC ngày 13/11/2010 của Bộ Tài chính )

GIAY BDI DUONG Số: Cấp cho: .ecrheeehherhtrrtrrdertrrrenrdtrddrndlirlitrrrnlirrnirrrree CHỨC VY n0 GŸ Ha GÀ C0 0182211.1016aereerrairrrmrnasnseiieVIIEKHXHIHRGLEDTLVOS

Được cử đi công tác tại: cccnhnhnhhhhhhrrdrdrdrdrrdirdtrrdrnne

Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số năm

Từ ngày tháng năm đến ngày Si di , ngày tháng năm 201 Thủ trưởng đơn vị (Ky, ho tén, dong ddu)

Noi di Now Phương tiện [ Số ngày Lý do Chứng nhận của cơ quan nơi Nơi đến Bay sử dụng công tác lưu trú công tác (Ký tên, đóng dấu) A 1 2 3 4 B - Phụ phi lấy vé bằng điện thoai - Phòng nghỉ 1- Phụ cấp đi đường: Cộng 2- Phụ cấp lưu trú: Tổng cộng ngày công tac: Đà Dị Dị Dị " , ngày tháng năm 201 Duyệt Duyệt Thời gian đi công tác được số tiền được thanh toán là: d hưởng phụ cấp ngày

Người đi công tác Phụ trách bộ phận Kế toán trưởng

Trang 40

Mẫu 14 Giấy nghỉ phép

NHÀ NƯỚC ————

Số: /GNP-VTLTNN Hà Nội, ngày tháng năm 201

GIẦY NGHỈ PHÉP

Xét Đơn nghỉ phép ngày tháng năm 201 của ông (bà):

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp cho:

2111m6 111 ảnh

len T1 .a nan

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	13,07 MB