Công văn góp ý dự thảo Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp

Công văn góp ý dự thảo Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án,...

BỘ TƯ PHÁP VĂN PHỊNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2015 BẢN SO SÁNH Nội dung Quy chế cũ nội dung Quy chế NỘI DUNG QUY CHẾ CŨ Quy chế cũ có 04 Chương: Chương I Những quy định chung NỘI DUNG QUY CHẾ MỚI Dự thảo Quy chế gồm 04 Chương: Chương II Công tác văn thư Chương I Những quy định chung Chương III Công tác lưu trữ Chương II Công tác văn thư Chương IV Điều khoản thi hành Chương III Công tác lưu trữ Chương IV Điều khoản thi hành Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Điều Phạm vi đối tượng áp đối tượng áp dụng dụng Quy chế quy định tổ chức, nhiệm vụ nội dung hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ bao gồm tồn cơng việc liên quan đến xây dựng, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành; quản lý sử dụng dấu quan Bộ Tư pháp, dấu đơn vị thuộc Bộ; thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Bộ Tư pháp Quy chế áp dụng thống đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp, cán bộ, công chức đơn vị thực nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp để thực chức năng, nhiệm vụ Quy chế áp dụng thống quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, cán bộ, công chức, viên chức đơn vị thực nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp Điều Giải thích từ ngữ Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ Văn đến tất loại văn hiểu sau: bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, "Văn đến" văn văn hành văn chuyên bản, đơn, thư khiếu nại, tố cáo, công ngành (kể fax, văn chuyển điện, công hàm, thư điện tử, fax qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi tài liệu khác văn đến quan, đơn vị quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi đến Văn tất loại văn mà Bộ Tư pháp đơn vị thuộc bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, Bộ nhận được; văn hành văn chuyên "Văn đi" văn bản, ngành (kể văn bản, văn nội kiến nghị, thư công tác, công điện, văn mật) quan, đơn vị phát thư điện tử, fax tài liệu hành khác văn Bộ Tư pháp Bản thảo văn viết đơn vị thuộc Bộ gửi đi; đánh máy, hình thành trình "Thư điện tử" thông điệp soạn thảo văn gửi từ người cho người khác Bản gốc văn hoàn chỉnh hai trường hợp tham gia nội dung, thể thức văn vào hệ thống mạng định (LAN, quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp ban hành WAN, Intranet, Internet); có chữ ký trực tiếp người có thẩm "Sổ chuyển giao văn đến" quyền Sổ tạo lập Hệ chương trình Bản văn hồn quản lý văn hồ sơ công việc chỉnh nội dung, thể thức văn Bộ Tư pháp; quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp ban "Lập hồ sơ" việc tập hợp hành xếp văn bản, tài liệu hình thành Bản y đầy q trình theo dõi, giải cơng việc đủ, xác nội dung văn thành hồ sơ theo nguyên tắc trình bày theo thể thức quy định Bản y phương pháp định; phải thực từ "Phơng lưu trữ quan" tồn tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử hình thành trình hoạt động quan Bộ đơn vị trực thuộc Bộ đưa vào bảo quản kho Lưu trữ hành quan; Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể “Lưu trữ hành” phận thức quy định lưu trữ quan Bộ Tư pháp Sổ chuyển giao văn đến Sổ đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ thu tạo lập Hệ chương trình quản lý thập, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ văn hồ sơ cơng việc Bộ Tư pháp giá trị hành quan, đơn vị 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức, cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc đơn vị, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12 Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 13 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức phải lập hồ sơ, lựa chọn bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ kỹ thuật công nghệ thông tin hệ thống quản lý tài liệu điện tử 14 Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử 15 Số hóa văn việc chuyển đổi liệu từ văn giấy sang liệu dạng số Số hóa văn phải tuân theo quy định pháp luật quy định Bộ Tư pháp việc số hóa văn 16 Ký chữ ký số Hệ thống việc sử dụng thiết bị lưu giữ thông tin chữ ký cá nhân mã hóa phục vụ việc sử dụng dịch vụ chữ ký số kết hợp với chức phần mềm để ký văn điện tử theo thẩm quyền Hệ thống ký trực tiếp lên văn điện tử trước đưa lên lưu trữ sở liệu Hệ thống.” Điều Tổ chức tiêu chuẩn cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Bỏ Điều 3: Tổ chức văn thư, lưu trữ: - Cơ quan Bộ có phận Văn thư thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ); - Cơ quan Bộ có Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ; - Các đơn vị thuộc Bộ, tùy theo cấu tổ chức, quy mô hoạt động nhu cầu cơng việc để bố trí cán chun trách kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ (Văn thư đơn vị) Tiêu chuẩn cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: a) Cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải nắm quy định Nhà nước, ngành công tác văn thư, lưu trữ, nguyên tắc, chế độ hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi phân công quản lý; b) Nắm tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí mối quan hệ Bộ Tư pháp hệ thống tổ chức máy Nhà nước, thủ tục quản lý hành Nhà nước; c) Hiểu rõ đặc điểm đối tượng quản lý; biết triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn chuyên viên văn thư, lưu trữ; biết sử dụng máy vi tính phương tiện, thiết bị chuyên dùng cơng tác văn thư văn phòng; d) Tốt nghiệp trung học Văn thư lưu trữ trở lên qua tập Nếu trung cấp, đại học khác phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung học văn thư - lưu trữ trở lên Điều Trách nhiệm Thủ Điều Trách nhiệm công trưởng quan, đơn vị cá nhân đối tác văn thư, lưu trữ với công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Chánh Văn - Chánh Văn phòng Bộ, Thủ phòng: trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách Giúp Lãnh đạo Bộ trực tiếp quản lý, nhiệm đạo, tổ chức thực hiện, theo kiểm tra, giám sát việc thực công tác dõi, đôn đốc chịu trách nhiệm trước văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp, đồng thời Bộ trưởng công tác văn thư, lưu trữ tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác Bộ đơn vị phụ trách theo văn thư, lưu trữ Bộ đơn vị trực quy định hành Nhà nước thuộc Quy chế Trách nhiệm Thủ trưởng - Mọi cá nhân trình theo đơn vị: dõi, giải cơng việc có liên quan Là người đứng đầu đơn vị có đến cơng tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm chỉnh quy định Quy chế trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định khác pháp luật quy định Bộ Tư pháp văn thư, lưu trữ; công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức: Mỗi cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ.” Điều Kinh phí hoạt động văn Điều Bảo vệ bí mật nhà nước thư, lưu trữ cơng tác văn thư, lưu trữ Kinh phí cho hoạt động văn thư, Được giữ nguyên nội dung Điều lưu trữ lấy từ kinh phí hoạt động Quy chế cũ Bộ Tư pháp Các đơn vị thuộc Bộ dự trù kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ đưa vào kế hoạch tài hàng năm đơn vị Việc sử dụng quản lý kinh phí thực theo quy định hành Nhà nước Điều Bảo vệ bí mật nhà nước Điều Kinh phí hoạt động văn thư, công tác văn thư, lưu trữ lưu trữ - Việc quản lý, sử dụng hồ sơ, Được giữ nguyên nội dung Điều tài liệu mật thực theo quy định Quy chế cũ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 18/2004/QĐ - TTg ngày 12 tháng 02 năm 2004 Thủ tướng Chính phủ Danh mục bí mật nhà nước độ tối mật thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Tư pháp; - Cán Văn thư, lưu trữ không cung cấp cho tổ chức, cá nhân khơng có trách nhiệm biết thơng tin hồ sơ, văn tài liệu xử lý quan Bộ, bút tích ý kiến giải công việc Lãnh đạo Bộ Thủ trưởng đơn vị Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ NHIỆM VỤ VĂN THƯ Điều Nội dung công tác văn thư Xây dựng ban hành văn bản; Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN THƯ Điều Nội dung công tác văn thư Giữ nguyên nội dung Điều Quy chế cũ Tiếp nhận, quản lý giải văn đến; Quản lý văn đi; Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Quản lý sử dụng dấu quan, đơn vị Điều Nhiệm vụ Văn thư Điều Nhiệm vụ Văn thư Bộ Bộ Tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn Tiếp nhận, phân loại, đăng ký đến: văn đến; a) Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp Trình, chuyển giao văn đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải theo đạo Chánh Văn phòng; thời thông tin văn bản, tài liệu gửi đến quan Bộ Tư pháp vào Hệ thống Quản lý văn điều hành Bộ trước gửi văn bản, tài liệu giấy đến Văn thư Theo dõi tiến độ giải văn đơn vị; đến; b) Đối với văn bản, tài liệu Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình đến gửi cho phòng, ban thuộc Văn bày, thẩm quyền ký văn trước phòng Bộ: Nếu văn bản, tài liệu dạng điện tử phải đính kèm vào Hệ thống Quản lý phát hành; văn điều hành Nếu văn bản, tài liệu In, phát hành theo dõi việc dạng giấy Văn thư Bộ tiến hành số hóa chuyển phát văn Bộ theo đính kèm nội dung tồn văn vào Hệ đường công văn thông tin điện tử; thống Quản lý văn điều hành trước bàn giao văn bản, tài liệu gốc cho Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn lưu Văn phòng, ban giải quyết; thư Bộ; c) Đối với văn bản, tài liệu Quản lý sổ sách sở liệu gửi đến đơn vị thuộc Bộ qua đường Văn đăng ký Hệ chương trình quản lý thư Bộ dạng giấy Văn thư Bộ cập nhật văn hồ sơ công việc Bộ, quản thông tin chung văn bản, tài liệu vào Hệ thống Quản lý văn điều hành lý văn lưu Văn thư Bộ; trước chuyển giấy cho Văn thư đơn Cấp giấy giới thiệu, giấy vị; đường cho cán bộ, công chức cử d) Trường hợp chuyển bì ghi đích cơng tác sau người có thẩm danh tên đơn vị, cá nhân Văn thư Bộ quyền phê duyệt; sử dụng Phần mềm Quản lý văn điều Bảo quản, sử dụng dấu hành để cập nhật thông tin đầu vào quan Bộ, dấu Văn phòng Bộ tương ứng với thơng tin ghi bì loại dấu khác theo quy định trước chuyển cho đơn vị, cá nhân pháp luật; ghi đích danh 10 Lập hồ sơ hành nộp tài Trình, chuyển giao văn bản, tài liệu, sổ sách văn thư Bộ vào Lưu trữ liệu đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm quan kết thúc năm công tác; giải theo đạo Chánh Văn 11 Thực nhiệm vụ khác phòng Bộ Chánh Văn phòng phân cơng Theo dõi tiến độ giải văn đến Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn trước phát hành In, phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Bộ theo đường công văn thông tin điện tử Văn Bộ Tư pháp Bộ phát hành sau Văn thư Bộ nhận điện tử đính kèm nhập đầy đủ thơng tin vào Hệ thống Quản lý văn điều hành theo quy định Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký Hệ thống quản lý văn điều hành Bộ quản lý văn lưu Văn thư Bộ Cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức cử cơng tác sau người có thẩm quyền phê duyệt Bảo quản, sử dụng dấu quan Bộ, dấu Văn phòng Bộ loại dấu khác theo quy định pháp luật Lập hồ sơ hành nộp tài liệu, sổ sách văn thư vào Lưu trữ quan kết thúc năm công tác Điều Nhiệm vụ Văn thư đơn vị vị Điều Nhiệm vụ Văn thư đơn Nhận văn đến, thư, báo 1.Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời đơn vị Văn thư Bộ; thông tin văn bản, tài liệu nhận từ Văn Chuyển văn bản, tài liệu thư Bộ văn bản, tài liệu gửi trực đến người có trách nhiệm nghiên cứu, tiếp đến đơn vị vào Hệ thống Quản lý văn giải theo ý kiến đạo Thủ điều hành trước chuyển văn bản, tài liệu đến Chánh Văn phòng chuyển trưởng đơn vị; cho phòng/ban đơn vị theo ý kiến Làm thủ tục phát hành theo đạo Thủ trưởng đơn vị; dõi văn đơn vị đơn vị Đối với văn đến gửi Văn thư Bộ; cho phòng/ban trực thuộc đơn vị: Nếu Lưu, xếp quản lý văn văn bản, tài liệu dạng điện tử phải phục vụ tra cứu văn đơn vị đính kèm vào tệp chứa nội dung toàn văn Hệ thống Quản lý văn điều hành Nếu văn bản, tài liệu dạng giấy Văn thư đơn vị tiến hành số hóa đính kèm nội dung văn vào Hệ thống Quản lý văn điều hành trước bàn giao văn bản, tài liệu gốc cho Lãnh đạo đơn vị phòng/ban, cá nhân trực tiếp xử lý theo đạo Lãnh đạo đơn vị; Trường hợp chuyển bì ghi đích danh tên đơn vị cá nhân, Văn thư đơn vị cập nhật trường thông tin đầu vào tương ứng với thơng tin ghi bì Hệ thống Quản lý văn điều hành trước chuyển cho đơn vị cá nhân ghi đích danh Chuyển văn bản, tài liệu đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải theo ý kiến đạo Thủ trưởng đơn vị Làm thủ tục phát hành theo dõi văn đơn vị đơn vị Văn thư Bộ; a) Đối với văn đơn vị trực tiếp phát hành, nhận văn có chữ ký thức Lãnh đạo đơn vị, Văn thư đơn vị cập nhật thông tin liên quan đến văn vào Hệ thống Quản lý văn điều hành yêu cầu đơn vị, cá nhân giao xử lý văn gửi kèm điện tử để phát hành văn theo quy định; b) Đối với văn phát hành Văn thư Bộ, nhận văn cần ban hành có chữ ký thức Lãnh đạo đơn vịdưới dạng điện tử, Văn thư đơn vị có trách nhiệm yêu cầu đơn vị, cá nhân giao xử lý văn cung cấp văn dạng điện tử để đính kèm trước phát hành; b) Kiểm tra, giám sát đảm bảo văn dạng điện tử đơn vị lãnh đạo đơn vị phê duyệt xác thực chữ ký số trước phát hành đường văn điện tử Lưu, xếp quản lý văn phục vụ tra cứu văn đơn vị; a) Làm đầu mối gửi, theo dõi, đôn đốc văn điện tử lên “Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp” mục “Văn chờ ban hành” Hệ thống “Quản lý văn bản, điều hành” Riêng văn có gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ gửi thêm địa email: vpb@moj.gov.vn; b) Sau 01 (một ngày) làm việc, văn Văn thư Bộ gửi đến đơn vị cập nhật Hệ thống Quản lý văn điều hành mà Văn thư đơn vị khơng có ý kiến phản hồi việc thiếu văn coi đơn vị nhận văn Văn thư Bộ gửi đến Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 10 Hình thức thể thức văn Văn Bộ Tư pháp bao gồm toàn văn ban hành hoạt động quản lý, đạo, điều hành giải công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ quy định Nghị định số 93/2008/NĐ-CP nhằm thực nhiệm vụ giao Các văn Bộ Tư pháp bao gồm: văn quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chuyên ngành văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn Bộ Tư pháp bao gồm toàn văn ban hành hoạt động quản lý, đạo, điều hành giải công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ quy định Nghị định số 22/2013/NĐ-CP nhằm thực nhiệm vụ giao Các văn Bộ Tư pháp bao gồm: Văn quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chuyên ngành; văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật, văn hành phải tuân thủ quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ10 sử theo quy định làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều 30 Quản lý hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan vị Điều 34 Nhiệm vụ Lưu trữ đơn Phòng Lưu trữ quản lý tập trung, Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn thống lập thành Phông lưu trữ nộp lưu quan Bộ Tư pháp bao gồm: Tài liệu tổ Phân loại, chỉnh lý, thống kê, chức, hoạt động đơn vị thuộc xếp hồ sơ, tài liệu Bộ; tài liệu Lãnh đạo Bộ, Đảng uỷ, Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu Cơng đồn, Đồn Thanh niên, Ban Sự tiến phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Phối hợp tổ chức sử dụng hồ sơ, Thanh tra nhân dân tài liệu Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu trình người có thẩm quyền phê duyệt để giao nộp vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định Phối hợp tổ chức thực hủy tài liệu hết giá trị Báo cáo thống kê sở, thống kê tổng hợp công tác lưu trữ đơn vị theo quy định Điều 31 Trách nhiệm cán Điều 35 Trách nhiệm quản lý công bộ, công chức công tác lưu trữ tác lưu trữ Cán bộ, công chức quan Bộ Chánh Văn phòng có trách nhiệm Tư pháp có trách nhiệm thực việc giúp Bộ trưởng thực quản lý lưu trữ, giao, nộp, khai thác sử dụng hồ sơ, tài cụ thể sau: liệu lưu trữ theo quy định Nhà nước; Xây dựng đạo thực đề Nghiêm cấm hành vi chiếm án, chương trình, kế hoạch phát triển lưu dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ làm riêng trữ, tin học hóa cơng tác lưu trữ Bộ từ chối không giao nộp hồ sơ, tài Quản lý thống chuyên môn, liệu vào lưu trữ quan nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra việc thực chế độ, quy định lưu trữ đơn vị Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ 35 Chỉ đạo thu thập, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan theo quy định Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động lưu trữ Điều 36 Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân có liên quan Cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực việc giao, nộp sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật Nghiêm cấm thực hành vi quy định Điều Luật Lưu trữ năm 2011 Mục CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ, BỔ SUNG TÀI LIỆU Mục CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 32 Thu thập tài liệu vào Điều 37 Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ Lưu trữ quan quan Hàng năm, Lưu trữ quan có Người giao giải quyết, theo trách nhiệm: dõi công việc đơn vị có trách nhiệm nộp a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Quy chế quy định tài liệu quan; pháp luật khác b) Phối hợp với đơn vị, cá Cán bộ, công chức trước nghỉ nhân quan kiểm tra hồ sơ, tài hưu, việc, chuyển công tác khác, học liệu cần thu thập; tập thực nhiệm vụ nước c) Hướng dẫn đơn vị, cá phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp người có trách nhiệm quan, đơn vị thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu theo quy định nộp lưu”; Lưu trữ quan giúp Chánh Văn d) Chuẩn bị kho tàng phòng quản lý tài liệu lưu trữ quan, phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc nộp lưu Lưu trữ quan; hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có theo thủ tục quy định trách nhiệm đạo thực việc lập hồ Khi giao, nhận hồ sơ, tài liệu, sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan phải lập 02 (hai) đơn vị vào Lưu trữ quan 36 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành; đơn vị giao hồ sơ tài liệu giữ 01 (một) bản, Lưu trữ quan giữ 01 (một) Điều 38 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm, lưu trữ quan trách nhiệm: a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đơn vị thuộc Bộ; b) Phối hợp với đơn vị, cá nhân thuộc Bộ Tư pháp kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần thu thập; c) Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; d) Tổ chức tiếp nhận tài liệu theo thủ tục quy định; Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu: a) Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, Văn thư đơn vị phải lập thành 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có ký nhận văn thư đơn vị chuyên viên giao nộp; b) Lưu trữ quan kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu trình Lãnh đạo Phòng Lãnh đạo đơn vị ký xác nhận; c) Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản, đơn vị giao hồ sơ giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Thực theo quy định Điều 12 Luật Lưu trữ Điều 33 Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ quan có trách nhiệm trữ chỉnh lý tài liệu đơn vị, tổ chức giao nộp vào lưu trữ hành Tài liệu Điều 39 Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu Chánh Văn phòng đạo việc 37 sau chỉnh lý phải đạt yêu chỉnh lý khối tài liệu Bộ Tư pháp cầu sau: Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm Toàn tài liệu phải phân đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc loại lập thành hồ sơ hồn chỉnh; phạm vi đơn vị quản lý Xác định thời hạn bảo quản cho Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị có loại hồ sơ, tài liệu; trách nhiệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ giao Thực hệ thống hoá hồ sơ, nộp vào kho lưu trữ quan, đơn vị tài liệu; Lập mục lục hồ sơ, tài liệu; Lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Điều 34 Xác định giá trị tài liệu Yêu cầu thực việc chỉnh lý tài liệu phải đảm bảo theo quy định Khoản Điều 15 Luật Lưu trữ năm 2011 Điều 40 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải phải đạt yêu cầu sau đây: đảm bảo yêu cầu theo Điều 16 Luật Lưu trữ a) Xác định tài liệu cần bảo quản năm 2011 vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời Hội đồng xác định giá trị tài liệu hạn (tính số lượng năm); thành lập để tham mưu cho Bộ trưởng b) Xác định tài liệu hết giá trị việc xác định giá trị tài liệu, cụ thể: xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để cần loại để tiêu hủy giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài Văn phòng Bộ có trách nhiệm liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành loại tài liệu hết giá trị Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bộ Hội đồng xác định giá trị tài liệu Tư pháp Bộ trưởng định thành lập Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: a) Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng): Chủ tịch Hội đồng; b) Đại diện Lưu trữ quan: Thư ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên; d) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị (nếu có): Ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên 38 họp để trình Bộ trưởng Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Quy chế Điều 35 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ việc định: - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; - Danh mục tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: - Chánh Văn phòng hay cấp phó lãnh đạo đơn vị có tư cách pháp nhân: Chủ tịch Hội đồng; - Đại diện đơn vị có tài liệu tiêu hủy: Uỷ viên; - Đại diện Lưu trữ quan hay Lưu trữ đơn vị: Uỷ viên Phương thức làm việc Hội đồng xác định giá trị tài liệu: - Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần); - Hội đồng thảo luận, biểu theo đa số tài liệu dự kiến loại; - Thông qua biên trình Bộ trưởng hay Thủ trưởng đơn vị định Điều 36 Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Điều 41 Hủy tài liệu hết giá trị Bộ trưởng định hủy tài liệu hết 39 Bộ trưởng Bộ Tư pháp, người đứng đầu đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Bộ đơn vị sau có ý kiến thẩm định văn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Nghiêm cấm cá nhân, đơn vị tự tiêu huỷ tài liệu lưu trữ hình thức giá trị Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị: a) Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Thủ trưởng đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Bộ Nội vụ (Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; b) Ý kiến Hội đồng xác định giá Thủ tục hồ sơ xét hủy tài liệu trị tài liệu, ý kiến thẩm định Bộ Nội vụ, hết giá trị: Bộ trưởng Bộ Tư pháp định việc hủy a) Đơn vị giao nhiệm vụ tổ tài liệu hết giá trị; chức xét hủy tài liệu hết giá trị có trách c) Lưu trữ quan có trách nhiệm tổ nhiệm trình Lãnh đạo Bộ hồ sơ đề nghị chức hủy tài liệu hết giá trị theo định hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ gồm: Bộ trưởng Trường hợp Lưu trữ đơn vị - Tờ trình xin tiêu huỷ tài liệu tổ chức hủy tài liệu hết giá trị đơn vị hết giá trị; phải có ý kiến Lưu trữ quan, - Danh mục thuyết minh sau trình Lãnh đạo đơn vị định tài liệu hết giá trị; tiêu hủy Việc hủy tài liệu hết giá trị phải - Mục lục hồ sơ giữ lại bảo quản bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu, giám sát đại diện Lưu trữ vĩnh viễn có thời hạn; quan phải lập thành biên - Dự thảo Quyết định thành lập d) Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm Hội đồng xác định giá trị tài liệu; có: b) Hội đồng xác định giá trị tài - Quyết định thành lập Hội đồng; liệu quan tư vấn cho Lãnh đạo Bộ định tài liệu đề nghị tiêu - Tờ trình Bản thuyết minh kèm huỷ; theo Danh mục tài liệu hết giá trị; c) Cục Văn thư Lưu trữ Nhà - Biên họp Hội đồng xác định giá nước thẩm tra tài liệu hết giá trị Bộ trị tài liệu; Tư pháp đơn vị thuộc diện nộp - Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia; quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; d) Sau có định - Văn thẩm định, cho ý kiến văn Bộ trưởng người đứng quan có thẩm quyền; đầu quan thuộc diện nộp lưu tài liệu - Quyết định huỷ tài liệu; vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, việc hủy tài liệu hết giá trị thực - Biên bàn giao tài liệu hủy; theo trình tự sau: - Biên huỷ tài liệu hết giá trị - Lập biên bàn giao đ) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải người quản lý tài liệu người thực bảo quản Lưu trữ quan 20 tiêu hủy tài liệu; 40 - Đóng gói tài liệu hết giá trị; năm, kể từ ngày hủy tài liệu - Thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Lập biên tiêu hủy tài liệu hết giá trị đ) Lưu trữ quan có trách nhiệm: - Giám sát việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Lập lưu hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều 37 Quản lý tài liệu chia Điều 42 Quản lý hồ sơ, tài liệu tách, sáp nhập đơn vị, tổ chức đơn vị sáp nhập, chia tách giải thể Khi chia tách đơn vị, tổ chức để Trường hợp nhiều đơn vị thành đơn vị, tổ chức mới: sáp nhập vào đơn vị khác - Nếu đơn vị, tổ chức trước thành lập đơn vị hồ sơ, tài liệu chia, tách thuộc nguồn nộp lưu tài liệu giải xong đơn vị cũ phải vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ, tài liệu chuyển giao cho Lưu trữ quan để tiến thuộc diện nộp lưu giao nộp vào hành chỉnh lý theo quy định, tài liệu lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; hồ sơ, tài chưa giải xong đơn vị tiếp liệu không thuộc diện nộp lưu nhận quan thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý; hồ sơ, tài liệu việc giải quan thành lập có nhiệm vụ tiếp nhận để theo dõi giải tiếp; Trường hợp đơn vị chia thành nhiều đơn vị hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị cũ chuyển vào Lưu trữ quan để tiến hành chỉnh lý theo quy định; tài liệu chưa giải - Nếu đơn vị, tổ chức trước xong thuộc chức đơn vị chia, tách không thuộc nguồn nộp lưu tài đơn vị tiếp nhận liệu vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ, tài liệu Trường hợp đơn vị giải thể tồn việc giải xong hồ sơ, tài liệu đơn vị phải chuyển quan thành lập tiếp nhận trụ sở cũ giao vào Lưu trữ quan để tiến hành tiếp tục quản lý; tài liệu việc chỉnh lý theo quy định giải quan thành lập có nhiệm vụ tiếp nhận để theo dõi, giải tiếp Khi chia tách phận đơn vị, tổ chức để sáp nhập vào đơn vị, tổ chức khác: - Toàn số hồ sơ, tài liệu 41 việc giải xong phận tách giao lại cho lưu trữ đơn vị, tổ chức cũ quản lý theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ; hồ sơ, tài liệu việc chưa giải xong phận tách đưa quan để theo dõi giải tiếp Khi sáp nhập đơn vị, tổ chức vào đơn vị, tổ chức khác (hoặc hợp số đơn vị, tổ chức thành đơn vị, tổ chức mới): - Nếu đơn vị, tổ chức cũ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu đến hạn giao nộp giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu chưa đến hạn giao nộp chuyển quan mới; - Nếu đơn vị, tổ chức cũ không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tồn hồ sơ, tài liệu chuyển quan Điều 43 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực theo Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011, Chương II Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 42 Điều 38 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử Lưu trữ quan Bộ, Cục Thi hành án dân sự, Cục Trợ giúp pháp lý, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, Cục Con nuôi, Cục Kiểm tra văn quy phạm pháp luật, Viện Khoa học pháp lý, đơn vị nghiệp khác đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; Những hồ sơ, tài liệu phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử phải thống kê theo biểu mẫu thống Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; Thời hạn giao nộp: Hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước sau kết thúc quản lý, khai thác, sử dụng Lưu trữ quan 10 năm, sau nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định Mục TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Mục BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Điều 39 Thẩm quyền, thủ tục khai Điều 44 Bảo quản tài liệu lưu trữ thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Thẩm quyền giải yêu Việc bảo quản tài liệu lưu trữ thực cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định Điều 25, Điều 26 a) Bộ trưởng Bộ Tư pháp giải Luật Lưu trữ năm 2011 cho cán bộ, công chức quan Bộ Tư pháp mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ học tập, cơng tác nước ngồi cho phép tổ chức, cá nhân nước sử dụng tài liệu có liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp (trừ tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật thuộc danh mục tài liệu bí mật Bộ Tư pháp tài liệu quý, khác); Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tham mưu giúp Chánh Văn phòng đạo việc thực quy định bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan phải bảo quản tập trung kho lưu trữ b) Chánh Văn phòng giải quan bảo quản hộp (cặp) 43 cho cán bộ, công chức khai thác hồ sơ, có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ tài liệu đơn vị khác mục đích cơng sơ xếp giá để dễ khai thác di vụ; chuyển cần thiết c) Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải giải yêu cầu xin cung cấp đặt địa điểm thơng thống, xa nơi có thơng tin cá nhân cán bộ, công chức độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng, dầu nghỉ hưu cá nhân có đơn yêu chất dễ cháy khác cầu; Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải d) Trưởng Phòng Lưu trữ giải xây dựng chắn, trang bị đầy đủ cho cán bộ, công chức khai thác hồ thiết bị phòng chống cháy, nổ theo tiêu sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác chuẩn nhà nước quy định đơn vị Thủ trưởng đơn vị có yêu Lưu trữ quan có trách nhiệm cầu văn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng Thủ tục khai thác, sử dụng tài dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước liệu lưu trữ: a) Cán bộ, cơng chức có nhu cầu mang theo tài liệu phục vụ cơng tác, học tập nước ngồi; tổ chức, cá nhân nước xin cung cấp tài liệu liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp phải có đơn yêu cầu cung cấp tài liệu Đơn yêu cầu phải Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế ký đề nghị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, định; b) Cán bộ, công chức nghỉ hưu có nhu cầu cung cấp thơng tin cá nhân phải có đơn yêu cầu, chứng minh thư nhân dân ý kiến văn Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ; c) Cán bộ, công chức có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho cơng tác phải có văn đề nghị Thủ trưởng đơn vị; d) Lưu trữ quan có trách nhiệm cung cấp tài liệu cho cán bộ, công chức có ý kiến người có thẩm quyền; đ) Lưu trữ quan có trách nhiệm đăng ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ quan 44 Điều 40 Các hình thức khai Điều 45 Thống kê tài liệu lưu trữ thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Lưu trữ quan phục vụ cán Theo định kỳ hàng năm, đơn vị bộ, công chức, viên chức khai thác tài trực thuộc Bộ gửi báo cáo thống kê nội liệu Phòng đọc; dung, thành phần, số lượng, chất lượng, Lưu trữ quan giải cho tình hình tài liệu đơn vị Lưu trữ cán bộ, công chức mượn hồ sơ, tài liệu quan trước ngày 15 tháng 01 năm sau hành nghiên cứu phòng làm Lưu trữ quan có trách nhiệm việc, thời gian mượn không 02 (hai) báo cáo, thống kê công tác lưu trữ ngày thường xuyên đột xuất theo yêu cầu Bộ Nội vụ (Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) quy định pháp luật hành Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị thực chế độ báo cáo thống kê theo biểu mẫu thống Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Điều 41 Quản lý việc sử dụng Điều 46 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử Theo dõi việc thu, nộp, quản lý, Bộ Tư pháp, tổ chức thuộc Bộ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tư pháp có chức quản lý nhà nước quan gồm có: ngành, lĩnh vực chun mơn (Tổng cục, - Sổ nhập tài liệu lưu trữ để theo Cục, Trung tâm), đơn vị nghiệp công lập dõi việc thu, nộp tài liệu đơn vị; thuộc Bộ Tư pháp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử xác định theo - Sổ đăng ký phục vụ khai thác, sử Danh mục Cục Văn thư Lưu trữ nhà dụng tài liệu lưu trữ để theo dõi việc nước mượn, khai thác, sử dụng tài liệu Lưu Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm trữ quan công việc kết thúc, Bộ Tư pháp, đơn vị thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Việc giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực theo Điều 22 Luật Lưu trữ năm 2011 45 Mục BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN Mục SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 42 Bảo quản tài liệu lưu Điều 47 Thẩm quyền, thủ tục sử trữ quan dụng tài liệu lưu trữ Các đơn vị, cá nhân có trách Thẩm quyền giải yêu cầu sử nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến dụng tài liệu lưu trữ: hạn nộp vào lưu trữ hành; a) Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, Lưu trữ quan có trách nhiệm cho phép cán bộ, cơng chức, viên chức Bộ tham mưu cho Chánh Văn phòng đạo Tư pháp mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ việc thực quy định bảo quản học tập, cơng tác nước ngồi, cho phép hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan; tổ chức, cá nhân nước sử dụng Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bộ tài liệu có liên quan đến hợp tác, tương trợ Tư pháp phải bảo quản tập trung tư pháp (trừ tài liệu mật, tối mật, kho lưu trữ quan bảo tuyệt mật thuộc danh mục tài liệu bí mật quản hộp (cặp) có dán nhãn, ký Bộ Tư pháp tài liệu quý, hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ khác); xếp giá để dễ thấy, dễ lấy di b) Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán giải chuyển cần thiết; yêu cầu xin cung cấp thông Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải tin cá nhân cán bộ, công chức nghỉ đặt địa điểm thơng thống, xa nơi hưu cá nhân có đơn yêu cầu; có độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng, dầu c) Chánh Văn phòng Bộ quy định nội chất dễ cháy khác; quy khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải trữ quan cho phép quan, tổ chức, xây dựng chắn, trang bị đầy cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ đủ thiết bị phòng chống cháy, nổ hình thức khác với điểm a, b khoản theo quy định pháp luật; theo tiêu chuẩn nhà nước quy định; d) Trưởng phòng Phòng Lưu trữ giải Lưu trữ quan có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo cho cán bộ, công chức, viên chức Bộ hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Tư pháp sử dụng hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác đơn vị Thủ trưởng đơn Nhà nước vị có yêu cầu văn Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: a) Cán bộ, cơng chức, viên chức có nhu cầu mang theo tài liệu phục vụ công tác, học tập nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước xin cung cấp tài liệu liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp phải có đơn 46 yêu cầu cung cấp tài liệu Đơn yêu cầu phải Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế ký đề nghị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, định; b) Cán bộ, cơng chức nghỉ hưu có nhu cầu cung cấp thơng tin cá nhân phải có đơn yêu cầu, chứng minh nhân dân ý kiến văn Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ; c) Cán bộ, cơng chức, viên chức có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho cơng tác phải xuất trình Thẻ cơng chức cho cán lưu trữ Trường hợp mượn hồ sơ, tài liệu nghiên cứu phòng làm việc thời gian mượn không 02 (hai) ngày; d) Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ với hình thức khác theo quy định pháp luật phải có đơn yêu cầu, chứng minh nhân dân, giấy giới thiệu (nếu cần) ý kiến đồng ý Chánh Văn phòng Bộ; f) Lưu trữ quan có trách nhiệm cung cấp tài liệu, chứng thực lưu trữ cho cán bộ, công chức sau có ý kiến người có thẩm quyền; g) Lưu trữ quan có trách nhiệm đăng ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ quan Điều 43 Thống kê tài liệu lưu trữ Điều 48 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Theo định kỳ hàng năm, Thực theo quy định Điều 32 đơn vị trực thuộc Bộ gửi báo cáo thống Luật lưu trữ 2011: kê nội dung, thành phần, số lượng, chất Sử dụng tài liệu phòng đọc lượng, tình hình tài liệu đơn vị Lưu trữ quan Lưu trữ quan trước ngày 15 tháng 01 Cấp tài liệu lưu trữ, năm sau; chứng thực lưu trữ Lưu trữ quan có trách nhiệm Giới thiệu tài liệu lưu trữ cổng báo cáo, thống kê công tác lưu trữ thường xuyên đột xuất theo yêu cầu thông tin điện tử Bộ Tư pháp 47 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; Trích dẫn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, Lưu trữ cơng trình nghiên cứu đơn vị thực chế độ báo cáo thống kê Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu theo biểu mẫu thống Cục Văn trữ thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Điều 49 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Tại Lưu trữ quan Bộ Tư pháp có Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không mang vào phòng đến khai thác hồ sơ, tài liệu; d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn cán phòng đọc; đ) Độc giả khơng tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan, tổ chức Công chức, viên chức lưu trữ quan Bộ Tư pháp phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 44 Khen thưởng xử lý Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 50 Khen thưởng xử lý vi 48 vi phạm phạm Đơn vị, cá nhân có thành tích Quy chế giữ nguyên Điều 44 công tác văn thư, lưu trữ Quy chế cũ khen thưởng theo quy định pháp luật Đơn vị, cá nhân vi phạm quy định Quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Điều 45 Tổ chức thực Điều 51 Tổ chức thực Văn phòng Bộ có trách nhiệm Quy chế giữ nguyên Điều 44 phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, Quy chế cũ tổng hợp tình hình thực Quy chế báo cáo Lãnh đạo Bộ Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp tới cán bộ, cơng chức đơn vị Cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh Quy chế trên./ Trên nội dung so sánh Quy chế cũ Dự thảo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp CHÁNH VĂN PHÒNG Trần Tiến Dũng 49 ... cơng tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm chỉnh quy định Quy chế trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định khác pháp luật quy định Bộ Tư pháp văn thư, lưu trữ; công tác văn thư, lưu trữ Trách... cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: a) Cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải nắm quy định Nhà nước, ngành công tác văn thư, lưu trữ, nguyên tắc, chế độ hướng dẫn nghiệp vụ công. .. theo Quy chế làm việc theo quy định pháp luật Quy chế làm Bộ Tư pháp ban hành kèm Quy t định số việc Bộ Tư pháp 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 Bộ Quy n hạn, chức vụ, họ tên, chữ trưởng Bộ Tư pháp; ký