Công văn góp ý dự thảo Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp Quy che VTLT 2015

BỘ TƯ PHÁP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-BTP ngày /…/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp để thực chức năng, nhiệm vụ Quy chế áp dụng thống quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, cán bộ, công chức, viên chức đơn vị thực nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp Điều Giải thích từ ngữ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, đơn vị Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, đơn vị phát hành Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp ban hành 6 Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định Sổ chuyển giao văn đến Sổ tạo lập Hệ chương trình quản lý văn hồ sơ công việc Bộ Tư pháp 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức, cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc đơn vị, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12 Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 13 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức phải lập thành hồ sơ, lựa chọn bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ kỹ thuật công nghệ thông tin hệ thống quản lý tài liệu điện tử 14 Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử 15 Số hóa văn việc chuyển đổi liệu từ văn giấy sang liệu dạng số Số hóa văn phải tuân theo quy định pháp luật quy định Bộ Tư pháp việc số hóa văn 16 Ký chữ ký số Hệ thống việc sử dụng thiết bị lưu giữ thông tin chữ ký cá nhân mã hóa phục vụ việc sử dụng dịch vụ chữ ký số kết hợp với chức phần mềm để ký văn điện tử theo thẩm quyền Hệ thống ký trực tiếp lên văn điện tử trước đưa lên lưu trữ sở liệu Hệ thống Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Chánh Văn phòng Bộ có Trách nhiệm giúp Lãnh đạo Bộ trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Bộ đơn vị trực thuộc 2 Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định Bộ Tư pháp, quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Điều Kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ lấy từ kinh phí hoạt động Bộ Tư pháp Các đơn vị trực thuộc Bộ (Những đơn vị có tài khoản, dấu riêng) dự trù kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ đưa vào kế hoạch tài hàng năm đơn vị Việc sử dụng quản lý kinh phí thực theo quy định hành Nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN THƯ Điều Nội dung công tác văn thư Xây dựng ban hành văn bản; Tiếp nhận, quản lý giải văn đến; Quản lý văn đi; Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Quản lý sử dụng dấu quan, đơn vị Điều Nhiệm vụ Văn thư Bộ Tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn đến: a) Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin văn bản, tài liệu gửi đến quan Bộ Tư pháp vào Hệ thống Quản lý văn điều hành Bộ trước gửi văn bản, tài liệu giấy đến Văn thư đơn vị b) Đối với văn bản, tài liệu đến gửi cho phòng, ban thuộc Văn phòng Bộ: Nếu văn bản, tài liệu dạng điện tử phải đính kèm vào Hệ thống Quản lý văn điều hành Nếu văn bản, tài liệu dạng giấy Văn thư tiến hành số hóa đính kèm nội dung tồn văn vào Hệ thống Quản lý văn điều hành trước bàn giao văn bản, tài liệu gốc cho phòng, ban giải c) Đối với văn bản, tài liệu gửi đến đơn vị thuộc Bộ qua đường Văn thư Bộ dạng giấy Văn thư cập nhật thông tin chung văn bản, tài liệu vào Hệ thống Quản lý văn điều hành trước chuyển giấy cho Văn thư đơn vị d) Trường hợp chuyển bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân Văn thư Bộ cập nhật thông tin đầu vào tương ứng với thơng tin ghi bì vào Hệ thống Quản lý văn điều hành trước chuyển cho đơn vị, cá nhân ghi đích danh Trình, chuyển giao văn bản, tài liệu đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải theo đạo Chánh Văn phòng Bộ Theo dõi tiến độ giải văn đến Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn trước phát hành In, phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Bộ theo đường công văn thông tin điện tử Văn Bộ Tư pháp phát hành sau Văn thư Bộ nhận điện tử đính kèm nhập đầy đủ thông tin vào Hệ thống Quản lý văn điều hành theo quy định Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký Hệ thống quản lý văn điều hành Bộ quản lý văn lưu Văn thư Bộ Cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức cử cơng tác sau người có thẩm quyền phê duyệt Bảo quản, sử dụng dấu quan Bộ, dấu Văn phòng Bộ loại dấu khác theo quy định pháp luật Lập hồ sơ hành nộp tài liệu, sổ sách văn thư vào Lưu trữ quan kết thúc năm công tác Điều Nhiệm vụ Văn thư đơn vị Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin văn bản, tài liệu nhận từ Văn thư Bộ văn bản, tài liệu gửi trực tiếp đến đơn vị vào Hệ thống Quản lý văn điều hành trước chuyển văn bản, tài liệu đến Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành - Tổng hợp) chuyển cho phòng/ban đơn vị theo ý kiến đạo Thủ trưởng đơn vị Đối với văn đến gửi cho phòng/ban trực thuộc đơn vị: Nếu văn bản, tài liệu dạng điện tử phải đính kèm vào tệp chứa nội dung toàn văn Hệ thống Quản lý văn điều hành Nếu văn bản, tài liệu dạng giấy Văn thư đơn vị tiến hành số hóa đính kèm nội dung văn vào Hệ thống Quản lý văn điều hành trước bàn giao văn bản, tài liệu gốc cho Lãnh đạo đơn vị phòng/ban, cá nhân trực tiếp xử lý theo đạo Lãnh đạo đơn vị Trường hợp chuyển bì ghi đích danh tên đơn vị cá nhân, Văn thư đơn vị cập nhật trường thông tin đầu vào tương ứng với thơng tin ghi bì Hệ thống Quản lý văn điều hành trước chuyển cho đơn vị cá nhân ghi đích danh Chuyển văn bản, tài liệu đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải theo ý kiến đạo Thủ trưởng đơn vị Làm thủ tục phát hành theo dõi văn đơn vị đơn vị Văn thư Bộ a) Đối với văn đơn vị trực tiếp phát hành, nhận văn có chữ ký thức Lãnh đạo đơn vị, Văn thư đơn vị cập nhật thông tin liên quan đến văn vào Hệ thống Quản lý văn điều hành yêu cầu đơn vị, cá nhân giao xử lý văn gửi kèm điện tử để phát hành văn theo quy định b) Đối với văn phát hành Văn thư Bộ, nhận văn cần ban hành có chữ ký thức Lãnh đạo đơn vị dạng điện tử, Văn thư đơn vị có trách nhiệm yêu cầu đơn vị, cá nhân giao xử lý văn cung cấp văn dạng điện tử để đính kèm trước phát hành c) Kiểm tra, giám sát đảm bảo văn dạng điện tử đơn vị Lãnh đạo đơn vị phê duyệt xác thực chữ ký số trước phát hành đường văn điện tử Lưu, xếp quản lý văn phục vụ tra cứu văn đơn vị a) Làm đầu mối gửi, theo dõi, đôn đốc văn điện tử lên “Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp” mục “Văn chờ ban hành” Hệ thống “Quản lý văn bản, điều hành” Riêng văn có gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ gửi thêm địa email: vpb@moj.gov.vn b) Sau 01 (một ngày) làm việc, văn Văn thư Bộ gửi đến đơn vị cập nhật Hệ thống Quản lý văn điều hành mà Văn thư đơn vị khơng có ý kiến phản hồi việc thiếu văn coi đơn vị nhận văn Văn thư Bộ gửi đến Mục 2: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn Bộ Tư pháp bao gồm toàn văn ban hành hoạt động quản lý, đạo, điều hành giải công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ quy định Nghị định số 22/2013/NĐ-CP nhằm thực nhiệm vụ giao Các văn Bộ Tư pháp bao gồm: Văn quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chuyên ngành; văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Điều 10 Thể thức văn Văn quy phạm pháp luật: Thực theo quy định Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Văn hành chính: Thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thỏa thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Văn tổ chức Đảng thực theo Hướng dẫn số11-HD/VPTW Ban chấp hành TW Đảng Cộng sản Việt Nam Thể thức văn tổ chức Đoàn Thanh niên thực theo Hướng dẫn số 29-HD/VP TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngoài: Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều 11 Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực quy định Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng năm 2008 ban hành văn quy phạm pháp luật Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo quan, đơn vị giao cho đơn vị công chức, viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị công chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo quan, đơn vị tham khảo ý kiến đơn vị, tổ chức cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo; - Trình duyệt dự thảo văn Điều 12 Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Lãnh đạo quan, đơn vị phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều 13 Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đạo quan, đơn vị ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu quan, đơn vị kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn đơn vị, tổ chức phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 14 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật Quy chế làm việc Bộ Tư pháp Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền: Thủ trưởng quan, đơn vị ký tất văn quan, đơn vị ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.); ký thừa lệnh (phải ghi TL.); ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.); ký thay mặt (phải ghi TM.) Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn Điều 15 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, lục trích Thể thức thực theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Việc y chính, lục, trích văn Chánh Văn phòng định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thơng tin, tham khảo Khơng sao, chụp, chuyển phát ngồi quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo quan, đơn vị ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác phải thể chế hóa văn hành Mục 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 16 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp phải quản lý tập trung Văn thư quan, đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước quy định Quy chế Điều 17 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến Bộ Tư pháp gửi đến đơn vị thuộc Bộ Tư pháp phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 18 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn gửi đến Bộ Tư pháp từ nguồn nào, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận.Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Chánh Văn phòng để xử lý Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Sau tiếp nhận, văn đến phải phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến đăng ký vào Sổ chuyển giao văn đến Hệ thống Quản lý văn điều hành Bộ Tư pháp Văn thư Bộ Những văn đến không đăng ký Văn thư Bộ đơn vị, cá nhân có liên quan khơng có trách nhiệm giải Văn thư Bộ phép bóc bì gửi đến Bộ Tư pháp, trừ bì “Điện mật”, bì đóng dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” bì gửi cho đơn vị gửi đích danh người nhận Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành thuộc Văn phòng Bộ Tư pháp phép bóc bì “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” gửi Bộ Tư pháp Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính không nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Văn thư có trách nhiệm gửi trả lại nơi gửi văn không địa chỉ, thức Nhà nước quy định, không đảm bảo u cầu an tồn cơng tác văn thư như: địa khơng rõ ràng, bì thư, tài liệu nhàu nát Điều 19 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Những văn có ý kiến bút phê Lãnh đạo Bộ Tư pháp lưu hành nội Cơ quan Đối với Văn thư Bộ: a) Sau đăng ký văn đến Hệ thống Quản lý văn điều hành, văn “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải chuyển đến địa ghi văn để giải quyết; b) Đối với văn thuộc thẩm quyền giải Lãnh đạo Bộ Chánh Văn phòng trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải thời hạn 01 (một) ngày, kể từ văn đăng ký Văn thư Sau Lãnh đạo Bộ có ý kiến đạo, Văn thư Bộ cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn điều hành chuyển văn đến đơn vị, cá nhân giao xử lý gửi đơn vị phối hợp (nếu có); c) Đối với văn thông thường thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị Văn thư Bộ cập nhật vào Hệ thống Quản lý văn điều hành chuyển đến đơn vị để giải Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận kiểm tra văn Văn thư Bộ vào đầu buổi sáng đầu buổi chiều ngày làm việc; d) Đối với văn hoả tốc có hẹn gửi đến Bộ Tư pháp ngồi hành nhân viên bảo vệ ghi lại số văn bì, tên quan gửi báo cho Chánh Văn phòng Bộ Trưởng phòng Tổ chức - Hành (Văn phòng Bộ) biết để xử lý chuyển đến địa người có trách nhiệm giải quyết; đ) Đối với loại văn thông thường khác gửi đến quan ngồi hành chính, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận để bàn giao cho Văn thư Bộ vào đầu buổi làm việc tiếp theo; e) Khi có điện mật gửi đến, Văn thư Bộ vào sổ theo dõi Hệ thống Quản lý văn điều hành chuyển cho Lãnh đạo Bộ Chánh Văn phòng Bộ xử lý Sau có ý kiến đạo, Văn thư Bộ chuyển cho đơn vị cá nhân giao trách nhiệm xử lý Khi xử lý xong, đơn vị phải chuyển trả lại Văn thư Bộ để làm thủ tục trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theo chế độ bảo mật; h) Đối với văn chuyển nhầm địa không thuộc thẩm quyền giải đơn vị, việc tiếp nhận lại văn bản, Văn thư Bộ tiến hành cập nhật lại liệu Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành Bộ Đối với Văn thư đơn vị: a) Đối với văn thuộc thẩm quyền giải đơn vị Văn thư đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị, xin ý kiến đạo Sau có ý kiến đạo Thủ trưởng đơn vị, Văn thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn đến Hệ thống Quản lý văn điều hành chuyển văn đến phận cá nhân phân công giải quyết; b) Đối với văn thông thường, thư gửi cá nhân, báo, tạp chí Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới tận tay người nhận; c) Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư Bộ văn chuyển đến nhầm địa để Văn thư Bộ xử lý tiếp Văn thư đơn vị không chuyển trực tiếp văn cho đơn vị khác Điều 20 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan, đơn vị; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan, đơn vị Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thơng tin nhóm, cá nhân phân công giải văn hệ thống Quản lý văn điều hành, giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đơn đốc nhóm, cá nhân giải văn đến thời hạn quy định Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ Tư pháp tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Điều 21 Trình tự giải văn Tất văn Bộ, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp phát hành phải quản lý theo trình tự sau đây: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn; 10 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 22 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng ban hành văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, đơn vị ghi số theo hệ thống số chung quan, đơn vị Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng; - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành b) Ghi ngày, tháng văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành; - Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 23 Đăng ký văn Văn thư Bộ đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu nội dung, nơi soạn thảo, người ký văn nơi nhận văn vào Hệ thống quản lý văn điều hành Bộ Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, đơn vị quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng Việc đăng ký văn thực Hệ thống quản lý văn điều hành Bộ Tư pháp Điều 24 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân 11 a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến đơn vị, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo; c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định; d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo quan, đơn vị thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định; c) Việc đóng đấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên đơn vị, tổ chức ban hành văn tên phụ lục; d) Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu khơng q 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV; b) Việc đóng dấu độ mật (mât, tuyệt mật, tối mật) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (trả lại sau họp, xem xong trả lại, lưu hành nội bộ) văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều 25 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 12 Thủ tục phát hành văn Văn thư đơn vị, tổ chức tiến hành công việc sau phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản; b) Đối với văn bản: Hẹn giờ, Hỏa tốc, Khẩn, Thượng khẩn phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành chính; c) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra ký nhận vào sổ; d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho quan, đơn vị, cá nhân thuộc Bộ Tư pháp cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ; e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý 13 Điều 26 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan, đơn vị 01 lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu Văn thư quan, đơn vị phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mục 4: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 27 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ quan, đơn vị thực tế công việc giao, cán bộ, cơng chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Trong q trình giải cơng việc mình, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ mở b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập 14 a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 28 Trách nhiệm việc lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị Hàng năm Lãnh đạo quan, đơn vị có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan, đơn vị; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn phòng a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, đơn vị việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định Điều 33 Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ quan biết phải đồng ý Lãnh đạo quan, thời hạn giữ lại không 02 năm; c) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan, đơn vị cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị làm tài liệu riêng mang sang quan, đơn vị khác Trách nhiệm công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, đơn vị theo quy định Quy chế Điều 29 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a) Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính: Sau năm, kể từ năm công việc kết thúc; 15 b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ (gồm báo cáo phúc trình, biên nghiệm thu đề tài nghiệm thu): Sau năm, kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; c) Đối với tài liệu xây dựng bản: Sau ba tháng, kể từ cơng trình tốn; d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 tháng, kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ quan, đơn vị bên giao tài liệu bên giữ loại Mục 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 30 Quản lý dấu Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp việc quản lý, sử dụng dấu Bộ Tư pháp Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có dấu riêng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý sử dụng dấu đơn vị Các dấu quan, đơn vị phải giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan, đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc cơng chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, đơn vị phải đồng ý người đứng đầu quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc; b) Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng, cán bộ, cơng chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, đơn vị làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan, đơn vị phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 31 Sử dụng dấu Cán văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, đơn vị 16 Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Chương III CƠNG TÁC LƯU TRỮ Mục NỘI DUNG VÀ NHIỆM VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điều 32 Nội dung công tác lưu trữ Tổ chức máy nhân làm công tác lưu trữ Ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ Thực nghiệp vụ công tác lưu trữ Hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Điều 33 Nhiệm vụ Lưu trữ quan Bộ Có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ quan Bộ Thực việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho đơn vị thuộc Bộ; Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” theo quy định Ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 quản lý công tác lưu trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu quan vào lưu trữ lịch sử Điều 34 Nhiệm vụ Lưu trữ đơn vị Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu Phân loại, chỉnh lý, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu Phối hợp tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu trình người có thẩm quyền phê duyệt để giao nộp vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định Phối hợp tổ chức thực hủy tài liệu hết giá trị 17 Báo cáo thống kê sở, thống kê tổng hợp công tác lưu trữ quan theo quy định Điều 35 Trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực quản lý lưu trữ, cụ thể sau: Xây dựng đạo thực đề án, chương trình, kế hoạch phát triển lưu trữ, tin học hóa cơng tác lưu trữ Bộ; Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra việc thực chế độ, quy định lưu trữ đơn vị; Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; Chỉ đạo thu thập, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan theo quy định; Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động lưu trữ Điều 36 Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân có liên quan Cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực việc giao, nộp sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật Nghiêm cấm thực hành vi quy định Điều Luật Lưu trữ năm 2011 Mục CÔNG TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 37 Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc đơn vị có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Quy chế quy định pháp luật khác Cán bộ, công chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác khác, học tập thực nhiệm vụ nước ngồi phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, đơn vị theo quy định Lưu trữ quan giúp Chánh Văn phòng quản lý tài liệu lưu trữ quan, đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm đạo thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Điều 38 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm, lưu trữ quan có trách nhiệm: 18 a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đơn vị thuộc Bộ; b) Phối hợp với đơn vị, cá nhân thuộc Bộ Tư pháp kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần thu thập; c) Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; d) Tổ chức tiếp nhận tài liệu theo thủ tục quy định; Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu: a) Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, Văn thư đơn vị phải lập thành 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có ký nhận văn thư đơn vị chuyên viên giao nộp; b) Lưu trữ quan kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu trình Lãnh đạo Phòng Lãnh đạo đơn vị ký xác nhận; c) Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản, đơn vị giao hồ sơ giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Thực theo quy định Điều 12 Luật Lưu trữ Điều 39 Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Chánh Văn phòng đạo việc chỉnh lý khối tài liệu Bộ Tư pháp Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi đơn vị quản lý Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ giao nộp vào kho lưu trữ quan, đơn vị Yêu cầu thực việc chỉnh lý tài liệu phải đảm bảo theo quy định Khoản Điều 15 Luật Lưu trữ năm 2011 Điều 40 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu theo Điều 16 Luật Lưu trữ năm 2011 Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho Bộ trưởng việc xác định giá trị tài liệu, cụ thể: xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu Bộ trưởng định thành lập Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: a) Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng): Chủ tịch Hội đồng; b) Đại diện Lưu trữ quan: Thư ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên; 19 d) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị (nếu có): Ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Bộ trưởng Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Điều 41 Hủy tài liệu hết giá trị Bộ trưởng định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan Lãnh đạo đơn vị định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ đơn vị Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị: a) Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Thủ trưởng đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Bộ Nội vụ (Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; b) Ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định Bộ Nội vụ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp định việc hủy tài liệu hết giá trị; c) Lưu trữ quan có trách nhiệm tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định Bộ trưởng Trường hợp Lưu trữ đơn vị tổ chức hủy tài liệu hết giá trị đơn vị phải có ý kiến Lưu trữ quan, sau trình Lãnh đạo đơn vị định tiêu hủy Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu, giám sát đại diện Lưu trữ quan phải lập thành biên bản; d) Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm: - Quyết định thành lập Hội đồng; - Tờ trình Bản thuyết minh kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; - Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; - Quyết định huỷ tài liệu; - Biên bàn giao tài liệu hủy; - Biên huỷ tài liệu hết giá trị đ) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ quan 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Điều 42 Quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị sáp nhập, chia tách giải thể 20 Trường hợp nhiều đơn vị sáp nhập vào đơn vị khác thành lập đơn vị hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị cũ phải chuyển giao cho Lưu trữ quan để tiến hành chỉnh lý theo quy định, tài liệu chưa giải xong đơn vị tiếp nhận Trường hợp đơn vị chia thành nhiều đơn vị hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị cũ chuyển vào Lưu trữ quan để tiến hành chỉnh lý theo quy định; tài liệu chưa giải xong thuộc chức đơn vị đơn vị tiếp nhận Trường hợp đơn vị giải thể tồn hồ sơ, tài liệu đơn vị phải chuyển giao vào Lưu trữ quan để tiến hành chỉnh lý theo quy định Điều 43 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực theo Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011, Chương II Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Mục BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Điều 44 Bảo quản tài liệu lưu trữ quan Việc bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo quy định Điều 25, 26 Luật Lưu trữ năm 2011 Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ quan; Lưu trữ quan có trách nhiệm tham mưu Chánh Văn phòng đạo việc thực quy định bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan; Hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan phải bảo quản tập trung kho lưu trữ quan bảo quản hộp (cặp) có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ xếp giá để dễ khai thác di chuyển cần thiết; Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải đặt địa điểm thơng thống, xa nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng, dầu chất dễ cháy khác; Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải xây dựng chắn, trang bị đầy đủ thiết bị phòng chống cháy, nổ theo tiêu chuẩn nhà nước quy định; Lưu trữ quan có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Điều 45 Thống kê tài liệu lưu trữ quan Theo định kỳ hàng năm, đơn vị trực thuộc Bộ gửi báo cáo thống kê nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu đơn vị Lưu trữ quan trước ngày 15 tháng 01 năm sau 21 Lưu trữ quan có trách nhiệm báo cáo, thống kê công tác lưu trữ thường xuyên đột xuất theo yêu cầu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định pháp luật hành Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị thực chế độ báo cáo thống kê theo biểu mẫu thống Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Điều 46 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Bộ Tư pháp, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp có chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực chuyên môn (Tổng cục, Cục, Trung tâm), đơn vị nghiệp công lập thuộc Bộ Tư pháp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử xác định theo Danh mục Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Bộ Tư pháp, đơn vị thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Việc giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực theo Điều 22 Luật Lưu trữ năm 2011 Mục SỬ DỤNGTÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 47 Thẩm quyền, thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ Thẩm quyền giải yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ: a) Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, cho phép cán bộ, công chức, viên chức Bộ Tư pháp mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ học tập, cơng tác nước ngồi, cho phép tổ chức, cá nhân nước ngồi sử dụng tài liệu có liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp (trừ tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật thuộc danh mục tài liệu bí mật Bộ Tư pháp tài liệu quý, khác) b) Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán giải yêu cầu xin cung cấp thông tin cá nhân cán bộ, cơng chức nghỉ hưu cá nhân có đơn yêu cầu c) Chánh Văn phòng Bộ quy định nội quy sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Phòng đọc cho phép quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ hình thức khác với điểm a, b khoản theo quy định pháp luật d) Trưởng phòng Phòng Lưu trữ giải cho cán bộ, cơng chức, viên chức Bộ Tư pháp sử dụng hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác đơn vị Thủ trưởng đơn vị có yêu cầu văn Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: a) Cán bộ, cơng chức, viên chức có nhu cầu mang theo tài liệu phục vụ công tác, học tập nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước xin cung cấp tài liệu liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp phải có đơn yêu cầu cung cấp tài 22 liệu Đơn yêu cầu phải Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế ký đề nghị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, định b) Cán bộ, cơng chức nghỉ hưu có nhu cầu cung cấp thơng tin cá nhân phải có đơn yêu cầu, chứng minh nhân dân ý kiến văn Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán c) Cán bộ, cơng chức, viên chức có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho cơng tác phải xuất trình Thẻ cơng chức, viên chức cho cán Lưu trữ Trường hợp mượn hồ sơ, tài liệu nghiên cứu phòng làm việc thời gian mượn khơng q 02 (hai) ngày d) Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ với hình thức khác theo quy định pháp luật phải có đơn yêu cầu, chứng minh nhân dân, giấy giới thiệu (nếu cần) ý kiến đồng ý Chánh Văn phòng Bộ f) Lưu trữ quan có trách nhiệm cung cấp tài liệu, chứng thực lưu trữ cho cán bộ, cơng chức sau có ý kiến người có thẩm quyền g) Lưu trữ quan có trách nhiệm đăng ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ quan Điều 48 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp Điều 49 Quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan có Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không mang vào phòng đọc; d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phòng đọc; đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin công cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy, nổ quan, tổ chức Công chức lưu trữ quan phải lập sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu 23 Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 50 Khen thưởng xử lý kỷ luật Đơn vị, cá nhân có thành tích công tác văn thư, lưu trữ khen thưởng theo quy định pháp luật Đơn vị, cá nhân vi phạm quy định Quy chế quy định khác pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Điều 51 Tổ chức thực Văn phòng Bộ có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đơn đốc, tổng hợp tình hình thực Quy chế báo cáo Lãnh đạo Bộ Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp tới cán bộ, công chức đơn vị Cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh Quy chế BỘ TRƯỞNG Hà Hùng Cường 24 ... đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công. .. biến, quán triệt Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp tới cán bộ, cơng chức đơn vị Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh Quy chế BỘ TRƯỞNG Hà Hùng... để hoàn chỉnh dự thảo; - Trình duyệt dự thảo văn Điều 12 Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quy n ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Lãnh đạo