Quy chế văn thư lưu trữ công ty

Quy chế văn thư lưu trữ công ty quy định toàn bộ quy trình quản lý con dấu, tiếp đón khách ra vào, quy định biểu mẫu hệ thống các văn bản nội bộ như Tờ trình,báo cáo, công văn đi, công văn đến, Quyết định, Nghị quyết, hình thức văn bản, cỡ chữ, phông chữ văn bản, khoảng cách dòng trong văn bản

CÔNG TY CP … Số: 01/2016/QC-HĐQT-… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đôc lâp - Tự - Hạnh phúc -o0o Hà Nội, ngày tháng năm 2016 QUY CHẾ VĂN THƯ, LƯU TRỮ -HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - Căn Điều lệ Công ty Cổ phần … ngày tháng năm; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 110/2005/NĐ-CP ngày 08-4-2004 Chính phủ Về công tác văn thư; Căn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Theo đề nghị Ban Điều hành công ty, QUY ĐỊNH: CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1.1 1.2 Điều 2.1 2.2 2.3 2.4 Đối tượng phạm vi áp dụng Quy chế quy định việc soạn thảo, ban hành, quản lý lưu trữ văn bản; quản lý sử dụng dấu …., áp dụng Công ty … cáccông ty thành viên Hệ thống … Việc soạn thảo, quản lý văn định chế, việc quản lý văn mật thực theo Quy chế Các loại văn … Các loại văn … bao gồm: 2.1.1 Văn định chế; 2.1.2 Văn hành chính; 2.1.3 Văn nghiệp vụ Văn định chế bao gồm quy chế, quy định, quy trình, định ban hành văn khác quy định chế độ, sách … Văn hành bao gồm công văn, định, thị văn giao dịch cá biệt khác phục vụ cho hoạt động nội hàng ngày … Tổng Giám đốc quy định biểu mẫu hành theo quy định Quy chế Văn nghiệp vụ bao gồm mẫu biểu văn nghiệp vụ ban hành kèm theo quy chế, quy trình, quy định nghiệp vụ để giải nghiệp vụ Đơn vị …… CHƯƠNG II SOẠN THẢO VĂN BẢN Điều 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Điều 4.1 4.2 4.3 Điều 5.1 5.2 Điều 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 Những yêu cầu việc soạn thảo văn Nội dung văn phù hợp với hình thức văn sử dụng Nội dung văn phù hợp với quy định Pháp luật Các quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác, làm rõ mục đích vấn đề cần giải Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Sử dụng từ ngữ phổ thông; không sử dụng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn Việc viết hoa, viết tắt, viện dẫn văn thực thống Trình tự soạn thảo văn Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Trưởng Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ Đơn vị trực tiếp soạn thảo giao cho cán nhân viên soạn thảo văn dự thảo Cán nhân viên soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc sau: 4.2.1 Xác định hình thức, nội dung tính chất mật, khẩn văn bản; 4.2.2 Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; 4.2.3 Soạn thảo văn bản; 4.2.4 Đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến Đơn vị, Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh dự thảo văn bản, trường hợp cần thiết Trưởng Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn có trách nhiệm kiểm soát hình thức, nội dung văn Tiêu chuẩn định dạng văn Định dạng văn gồm: 5.1.1 Lề, khoảng cách đoạn; 5.1.2 Tiêu chuẩn chữ viết; 5.1.3 Thể thức trình bày Tùy trường hợp cụ thể, tiêu chuẩn định dạng văn quy định Quy chế thay đổi để bảo đảm văn trình bày cân đối thành phần, hợp lý bố cục tổng thể tiết kiệm giấy Định dạng lề khoảng cách Khổ giấy: Văn thông thường trình bày khổ giấy dọc A4 (210 mm x 297 mm), trừ trường hợp bảng biểu cần khổ giấy ngang, khổ giấy lớn loại biểu mẫu trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) Lề văn bản: Lề trái cách mép trái trang giấy 2.5 - 3cm, lề lề - 2.5cm; lề phải 1.5 - 2cm Giãn cách đoạn (Paragraph) văn bản: Cách điểm (Spacing = 6pt), trừ giãn cách thành phần: Tên loại, Nơi nhận Đối với phần văn trình bày cân hai bên lề (Justify), đầu đoạn lùi vào khoảng sau: 6.4.1 Lùi vào 1,27 cm (1 táp mặc định), không trình bày theo đề mục tự động; 6.4.2 Lùi vào khoảng 0; 1,4; 2,8 (hoặc 3,5); 4,2 cm (tùy thuộc số lượng điều khoản nhiều hay ít), văn có đề mục đánh tự động (ví dụ: Điều khoản lùi vào cm, điểm lùi vào 1,4 cm, điểm lùi vào 2,8 cm (số lượng điều 20 lùi vào 3,5 cm); đoạn lùi vào 3,5 cm (hoặc 4,2 cm)) Các tỷ lệ thứ hai trở điều chỉnh tăng giảm tỷ lệ bội số 0,7 cm Điều 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Điều 8.1 Tiêu chuẩn chữ viết Phông chữ sử dụng văn Times New Roman, mã tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Cỡ chữ sử dụng văn cỡ chữ 12, trừ phần tên loại sử dụng cỡ chữ 14; trích yếu công văn, nơi nhận (phía dưới) đầu trang, chân trang sử dụng cỡ chữ 11; ghi sử dụng cỡ chữ 10 Viết hoa văn (trừ trường hợp viết in hoa toàn bộ) thực sau: 7.3.1 Danh từ riêng tên người địa danh: Viết hoa tất chữ chữ (Ví dụ: Hà Nội, Đà Nẵng; ông Trần Văn A, bà Nguyễn Thị B); 7.3.2 Tên tổ chức: Viết hoa chữ từ tất chữ xác định tên riêng tổ chức (Ví dụ: Công ty Cổ phần …); 7.3.3 Các chữ viện dẫn văn bản: Viết hoa chữ tên loại văn (Ví dụ: Nghị định, Thông tư); chữ tên loại văn (Ví dụ: Luật Các Tổ chức; Pháp lệnh ); chữ “Phần”, “Chương”, “Mục” “Điều”, nhắc đến phần, chương, mục điều cụ thể; 7.3.4 Danh từ xác định: Viết hoa chữ từ định nghĩa, cần tôn trọng, đề cao nhấn mạnh (Ví dụ: Khách hàng, Cổ đông) Viết tắt văn tiếng Việt thực sau: 7.4.1 Những từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn bản, trước viết tắt, phải viết đầy đủ từ định viết tắt diễn giải từ viết tắt ngoặc đơn sau từ muốn viết tắt, trừ viết tắt từ, cụm từ thông dụng viết tắt phần nơi nhận (phần dưới) Không viết tắt từ, cụm từ thông dụng; 7.4.2 Chữ viết tắt tạo thành chữ đầu từ, chữ, viết chữ in hoa (Ví dụ: …., ….) Viết tiếng nước văn thực sau: 7.5.1 Chỉ sử dụng tiếng nước văn từ tiếng Việt có nghĩa tương đương; 7.5.2 Viết tên riêng: Viết riêng chữ, tương đương với từ gốc tiếng Việt (Ví dụ: Ho Chi Minh, Hai Ba Trung), ngoại trừ số danh từ sử dụng quen thuộc, viết liền (Ví dụ: Vietnam, Hanoi) Khi trình bày văn song ngữ, viết tiếng Việt trước, tiếng nước sau tiếng nước có kích thước nhỏ tiếng Việt Thể thức văn Thể thức văn bao gồm thành phần sau: 8.1.1 Tiêu đề văn 8.1.2 Tên Đơn vị ban hành văn bản; 8.1.3 Số ký hiệu văn bản; 8.1.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; 8.1.5 Tên loại văn bản; 8.1.6 Trích yếu văn bản; 8.1.7 Nội dung văn bản; 8.1.8 Chức vụ, họ tên chữ ký người ký; 8.2 8.3 8.4 Điều 9.1 9.2 9.3 Điều 10 10.1 10.2 Điều 11 11.1 11.2 11.3 11.4 8.1.9 Dấu Đơn vị ban hành văn bản; 8.1.10 Nơi nhận văn bản; 8.1.11 Các yếu tố khác Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn trình bày Phụ lục 01, Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn trình bày Phụ lục 02 kèm theo Quy chế Đối với loại văn đặc thù (theo không theo mẫu), tuỳ theo yêu cầu, lược bớt số thành phần không cần thiết Thể thức trình bày văn giao dịch với quan, tổ chức cá nhân nước thực theo thông lệ quốc tế Tiêu đề văn Tiêu đề văn đặt phía trang văn bản, gồm yếu tố chủ yếu sau: Lô-gô Công ty, tên, địa số điện thoại Đơn vị ban hành, địa trang Web Công ty trường hợp áp dụng mẫu tiêu đề văn khác áp dụng theo mẫu Tổng Giám đốc duyệt Bố cục cụ thể yếu tố khác tiêu đề văn Tổng Giám đốc định Văn Công ty gửi quan Nhà nước, thực theo mẫu yêu cầu quan Nhà nước, gồm: 9.3.1 Tên Đơn vị ban hành bên trái, phía cỡ chữ 12, in hoa, đậm; 9.3.2 Quốc hiệu, gồm: Dòng chữ in hoa “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ 12, in hoa, đâm; dòng chữ in thường “Độc lập - Tự Hạnh phúc”; 9.3.3 Dưới tên Đơn vị ban hành có gạch liền 1/3 dòng chữ Đơn vị; quốc hiệu có gạch liền với dòng chữ “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Tên Đơn vị ban hành văn Văn có tiêu đề văn lô gô yếu tố khác Đơn vị ban hành (bao gồm tên Đơn vị ban hành), tên Đơn vị ban hành ghi phần tiêu đề theo quy định chung, văn có letterhead công ty sử dụng cho văn nội bộ, văn hành nghiệp vụ Văn có Quốc hiệu, tên Đơn vị ban hành đặt góc bên trái, với chữ in hoa, đậm, cỡ chữ 12, phân thành dòng, sử dụng Văn gửi cho quan chức văn pháp quy Số ký hiệu văn Số ký hiệu ghi tiêu đề, phía bên trái trang giấy, với cỡ chữ 12 gạch chân, bao gồm yếu tố sau: Chữ “Số”; dấu hai chấm; số thứ tự văn bản; dấu gạch chéo; năm ban hành; gạch chéo; ký hiệu văn (gồm có thành phần, có gạch ngang liền giữa); tên viết tắt công ty (Ví dụ: Số: 123/2008/QĐ-HĐQT-… ) Chữ “Số” chữ in thường; số thứ tự chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31-12 hàng năm Riêng nghị Đại hội đồng Cổ đông lấy số thứ tự theo phiên họp; nghị Hội đồng Quản trị (HĐQT), lấy số thứ tự theo theo phiên họp nhiệm kỳ Ký hiệu văn gồm có nhóm chữ viết tắt tên loại văn nhóm chữ viết tắt quan, người ban hành ví dụ “QC-HĐQT” chữ in hoa, có gạch ngang liền Ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn quy định cụ thể Phụ lục 04 kèm theo Quy chế Đối với loại văn chưa có ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn gửi quan nhà nước đối tác, khách hàng, phần ký hiệu văn cần ghi nhóm chữ “……” 11.5 Điều 12 12.1 12.2 Điều 13 13.1 13.2 Điều 14 14.1 14.2 14.3 Điều 15 15.1 15.2 Điều 16 16.1 Số ký hiệu mẫu biểu ban hành kèm theo văn ghi góc phải trang giấy, cỡ chữ 10, bao gồm yếu tố sau: Biểu mẫu; dấu hai chấm; số thứ tự - gồm chữ số; gạch chéo; ký hiệu mẫu - chữ in hoa; gạch ngang liền; chữ ……(Ví dụ: BM: 12/HĐTD-… ) Ký hiệu chữ viết tắt mẫu văn ghi chữ in hoa gồm từ đến ký tự, quy định cụ thể Phụ lục 05, kèm theo Quy chế Địa danh ngày ban hành văn Địa danh ngày tháng: Được ghi tiêu đề, phía bên phải trang giấy, cân xứng với phần số tiêu đề văn gồm dòng chữ in nghiêng, bao gồm yếu tố sau: Tên thành phố … đặt trụ sở; dấu phẩy; ngày (số ngày), tháng (số tháng), năm (số năm); Ngày, tháng, năm ban hành văn viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm, với số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, 2, phải ghi thêm số trước Tên loại văn Tên loại văn tên loại văn Khi ban hành văn bản, phải ghi tên loại, trừ Công văn Tên loại văn đặt trang, phía phần số, ký hiệu địa danh, ngày, tháng, năm, cỡ chữ 14 in hoa, đậm Trích yếu văn Trích yếu văn câu cụm từ ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Trích yếu văn không để ngoặc đơn Đối với Công văn, trích yếu đặt cân giữa, cách phần số ký hiệu văn điểm, cỡ chữ 11, bao gồm yếu tố sau: Chữ “V/v” “Về” (tuỳ thuộc từ động từ hay danh từ); dấu hai chấm; dấu ngoặc kép; nội dung trích yếu; dấu ngoặc kép Đối với văn có tên loại, trích yếu đặt trang, cách phần tên loại văn điểm, cỡ chữ 12, đậm; riêng trích yếu quy chế quy định chữ in hoa, đậm; có đường gạch liền khoảng cm (Xem ví dụ mẫu phụ lục) Căn ban hành Đối với quy chế, quy định, định văn khác trường hợp cần thiết, phải viện dẫn Điều lệ công ty, văn quy phạm Pháp luật, văn định chế cấp khác làm sở ban hành Các văn làm ban hành quy định sau: 15.2.1 Văn HĐQT, vào văn quy phạm Pháp luật, Điều lệ; 15.2.2 Văn Chủ tịch HĐQT, vào văn quy phạm Pháp luật, Điều lệ, văn HĐQT; 15.2.3 Văn Tổng Giám đốc, vào văn quy phạm Pháp luật ,Điều lệ; văn HĐQT Chủ tịch HĐQT; 15.2.4 Văn Giám đốc Chi nhánh, vào Điều lệ, văn HĐQT, văn Chủ tịch HĐQT văn Tổng Giám đốc Trình tự viện dẫn văn Trình tự viện dẫn văn thực sau: 16.1.1 Thứ tự viện dẫn loại văn thực sau: Văn quy phạm Pháp luật, Điều lệ; văn khác công ty (trình tự viện dẫn theo quy đinh văn ban co hiêu lưc phap lí cao viện dẫn trước) 16.1.2 Trường hợp có nhiều văn quy phạm Pháp luật văn công ty, viện dẫn văn có hiệu lực pháp lý cao trước, văn có hiệu lực pháp lý ngang (do cấp ban hành), viện dẫn văn ban hành sớm trước; 16.1.3 Nếu có nhiều văn đề cập đến nội dung cần viện dẫn, viện dẫn văn có hiệu lực pháp lý cao văn có nội dung phù hợp 16.2 Viện dẫn nội dung văn bản, thực theo trình tự sau (bỏ qua đề mục không có): 16.2.1 Viện dẫn đoạn, điểm, khoản, Điều văn bản, văn có kết cấu điều khoản; viện dẫn đoạn, điểm, khoản, Mục, Chương, Phần, văn có kết cấu khoản mục 16.2.2 Viện dẫn tên loại văn bản; số ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành; quan (người) ban hành, trích yếu; văn sửa đổi, bổ sung (nếu có) Riêng Luật Pháp lệnh, viện dẫn Tên luật, pháp lệnh; ngày tháng năm thông qua (Ví dụ: Căn đoạn 2, điểm a, khoản 1, Điều 4, Nghị định số 178/1999/NĐ-CP ngày 29-12-1999 Chính phủ Bảo đảm tiền vay tổ chức tín dụng; sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 85/2002/NĐCP ngày 25-10-2000; Căn Luật Các tổ chức tín dụng ngày 12-12-1997; sửa đổi, bổ sung ngày 15-6-2004) 16.2.3 Viện dẫn lần tiếp theo, cần ghi tên loại số, ký hiệu văn 16.3 Viện dẫn văn có văn khác ban hành kèm theo, thực sau: Viện dẫn văn kèm theo trước, nội dung cần viện dẫn nằm văn kèm theo; Viện dẫn văn trước, nội dung cần viện dẫn không nằm văn Điều 17 Nội dung văn 17.1 Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó, quy định đặt ra; vấn đề, việc trình bày 17.2 Nội dung văn gồm có phần mở đầu, phần nội dung phần kết thúc, tuỳ theo độ dài mức độ phức tạp văn bản, loại văn trình bày theo kết cấu sau: 17.1.1 Quyết định: Điều, khoản, điểm; 17.1.2 Chỉ thị: Khoản, điểm, đoạn; 17.1.3 Các văn khác: Phần, chương, mục, khoản, điểm, đoạn 17.1.4 Văn định chế: Thực theo Quy chế văn thư 17.3 Kỹ thuật trình bày quy định sau: 17.3.1 Phần, chương đánh số thứ tự La-mã, chữ in đậm, cân trang; tên phần, chương, chữ in hoa, đậm, trình bày thành dòng riêng, cân trang (Xem ví dụ phụ lục); 17.3.2 Mục, có chữ “Mục”, đánh số thứ tự La-mã, chữ in đậm, cân trang; tên mục chữ in hoa, đậm, trình bày thành dòng riêng, cân trang; mục, chữ “Mục”, đánh số thứ tự La- mã, in đậm, sát lề trái, bên cạnh có dấu chấm; tên mục viết liền dòng với số mục (Xem ví dụ phụ lục) 17.3.3 Điều, khoản đánh số thứ tự Ả rập, sát lề trái, bên cạnh có dấu chấm (cách mép lề trái cm); Đối với khoản đánh số thứ tự Điều số thứ tự khoản, dấu chấm (.), ví dụ Điều 1, Điều có khoản 1.1, 1.2, 1.3 17.3.4 Điểm đánh thứ tự theo số Ả rập bao gồm thành phần số khoản Điều 18 18.1 18.2 18.3 Điều 19 19.1 19.2 Điều 20 20.1 20.2 20.3 20.4 (ví dụ khoản 1.1 có điểm 1.1.1, 1.1.2.), cách bên trái điều, khoản 1,4 cm, bên cạnh có dấu chấm (cách mép lề trái 4,4 cm); 17.3.5 Đoạn không đánh số thứ tự, gạch đầu dòng, viết sát lề trái, cách bên trái “điểm” 0,7 cm (cách mép lề trái 5,1 cm) Chức vụ, họ tên, chữ ký dấu Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn Đơn vị (Ví dụ: Tổng Giám đốc, Giám đốc) Khi ghi chức vụ người ký văn bản, ghi chức danh, không cần ghi lại tên Đơn vị, trừ trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa uỷ quyền trường hợp đặc biệt cần thiết khác Phần ghi chức vụ, họ tên, chữ ký người ký dấu Đơn vị đặt phía bên phải văn bản, cách mép phải trang giấy khoảng cm Chức vụ họ tên người ký đóng dấu chữ in hoa; trường hợp cần thiết, ghi thêm học hàm, học vị; riêng chức vụ người ký thay, ký thừa lệnh ký thừa uỷ quyền chữ in thường Người ký văn ký vào phần trống dòng chức vụ dòng họ tên người ký văn bản, bút mực xanh; không dùng bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai Nơi nhận văn Nơi nhận xác định tổ chức, cá nhân, Đơn vị phận nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết để lưu Phần nơi nhận văn ghi nơi: 19.2.1 Phần kính gửi trên, Công văn văn khác có phần kính gửi; 19.2.2 Phần nơi nhận dưới, văn bản, trừ trường hợp đặc biệt không cần 19.2.3 Phần kính gửi trên, trình bày trang giấy, trích yếu văn khoảng cm; chữ “Kính gửi” in nghiêng, đậm, gạch chân, sau có dấu hai chấm; phần nơi gửi in đậm; có từ hai nơi trở lên gạch ngang đầu dòng nơi 19.2.4 Phần nơi nhận văn đặt phía bên trái văn bản, cách lề trái 2.5- cm, thấp dòng ghi chức vụ khoảng cm, cỡ chữ 10; riêng chữ nơi nhận in nghiêng, gạch chân, sau có dấu hai chấm Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể, phải ghi rõ tên đối tượng Đối với văn gửi cho nhóm đối tượng định, nơi nhận ghi chung (Ví dụ: Các Phòng HCNS) Các thành phần khác văn Ký hiệu dự thảo: Ký hiệu dự thảo số dự thảo (nếu có) chữ in hoa, đậm, khung, đặt số ký hiệu văn Độ mật, khẩn: Ký hiệu mật, khẩn đóng dấu in phần số ký hiệu văn bản, chữ in hoa, đậm khung 0,8 x 2cm Văn công ty sử dụng ký hiệu độ mật ký hiệu độ khẩn (không phân thành nhiều cấp độ) Phần phê duyệt: Đối với Tờ trình số văn khác, thêm phần Phê duyệt phía phần “Nơi nhận” ngang hàng với dòng ghi chức danh người ký văn (Xem ví dụ phụ lục) Văn đính kèm: Trường hợp có văn khác gửi kèm theo, phải ghi tóm tắt tên số lượng văn gửi kèm theo (nếu chưa đề cập đến phần nội dung) ghi phía phần “Nơi nhận” (Xem ví dụ phụ lục) 20.5 20.6 20.7 20.8 20.9 Số trang: Nếu văn có từ trang trở lên, phải đánh số trang trang tổng số trang Các phụ lục kèm theo, đánh số trang văn Ghi chú: Những nội dung cần ghi chú, đánh số Ả rập để chân trang, cỡ chữ 10 Chữ đầu chân trang: Văn dài từ trang trở lên phải trình bày nội dung đầu chân trang (trừ đầu trang 1), cỡ chữ 11 sau: 20.7.1 Đầu trang, ghi yếu tố sau: công ty (sát lề trái); tên văn (ở giữa); cấp ban hành (sát lề phải); 20.7.2 Chân trang, ghi yếu tố sau: Chữ “Lưu hành nội bộ” thông tin cần thiết khác (sát lề trái); trang; số trang; gạch chéo; tổng số trang (sát lề phải) Phụ lục: Phụ lục phận văn phải ghi rõ văn Mục lục: Nếu văn có từ nhiều đề mục có từ 10 trang trở lên, phải đặt mục lục văn CHUƠNG III KÝ VĂN BẢN Điều 21 21.1 21.2 21.3 21.4 21.5 Ký nháy Dự thảo văn trình ký ban hành ký nháy sau: 21.1.1 Văn Chủ tịch HĐQT ký: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc, Thư ký HĐQT Trưởng Phòng, ký nháy; 21.1.2 Văn Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc ký: Phó Tổng Giám đốc, Trưởng Phòng, Thư ký Tổng Giám đốc ký nháy; 21.1.3 Văn Trưởng Phòng ký: Người soạn thảo ký nháy Văn định chế bắt buộc phải có chữ ký nháy Người có trách nhiệm, cụ thể sau: 21.2.1 Văn Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị ban hành trưởng đơn vị soạn thảo ký nháy, thành viên Ban điều hành phụ trách lĩnh vực liên quan ký kiểm soát, chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu người có trách nhiệm liên quan khác, thư ký Hội đồng quản trị ký nháy; 21.2.2 Văn Tổng Giám đốc ban hành trưởng Phòng, Ban, Bộ phận (Trưởng đơn vị) trình ký nháy; Trưởng phận có liên quan ký kiểm soát Trong trường hợp cần thiết, người soạn thảo văn ký nháy văn đối tượng ký nháy quy định khoản 21.1, 21.2 Điều này; trường hợp này, người soạn thảo người ký thứ nhất, người ký nháy thứ hai ký kiểm soát Người ký nháy phải kiểm soát bảo đảm thể thức nội dung văn Văn chữ ký nháy người ký thức hoàn toàn chịu trách nhiệm Cách thức ký nháy: Điều 22 22.1 22.2 22.3 22.4 22.5 Điều 23 23.1 23.2 Điều 24 24.1 24.2 24.3 Điều 25 25.1 21.5.1 Chữ ký nháy có kích thước nhỏ, gọn ký vào vị trí cuối văn bản, không kể phần nơi nhận; văn có ghi sẵn chức danh người ký, ký nháy vào phần đó; 21.5.2 Nếu văn có nhiều tờ, phải ký nháy vào góc dưới, bên phải tất tờ (kể phụ lục); 21.5.3 Trường hợp người ký nháy nói khoản 21.1 Điều ký thức vào phần người lập kiểm soát, không cần ký nháy trang đó; 21.5.4 Văn có chữ ký nháy thứ hai (của người kiểm soát), ký vào phần “nơi nhận” góc bên trái văn bản; 21.5.5 Văn có sửa chữa liên quan đến nội dung (trừ sửa chữa tả), phải ký nháy vào ngang lề bên phải nơi sửa chữa Ký thức Người ký thức ghi rõ chức danh, họ tên đóng dấu thức Đơn vị ban hành Đối với văn ban hành theo nghị tập thể, phải ghi vào trước tên tập thể ký thay mặt chữ “TM ” Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo người ký văn tập thể đó, đồng thời ghi thêm chức danh lãnh đạo Đơn vị trước họ tên người ký văn Người ký thức chịu trách nhiệm nội dung công việc mà văn giải Văn người thẩm quyền ký thức theo quy định Pháp luật công ty, không coi văn công ty (chỉ văn cá nhân phận) Chữ ký thức ký góc phải, phía văn bản, khoảng phần chức danh phần họ tên người ký Ký thay Cấp phó ký thay cấp trưởng cấp ban hành văn trường hợp sau: 23.1.1 Khi cấp trưởng đồng ý cho ký thay; 23.1.2 Ký văn thuộc phạm vi công việc cụ thể phân công phụ trách; 23.1.3 Ký văn để giải công việc cấp thiết cấp trưởng vắng mặt Văn ký thay phải ghi vào trước chức danh ký thức chữ “KT.” phải gửi cho cấp trưởng để báo cáo Ký thừa lệnh Người đứng đầu Đơn vị giao cho người đứng đầu Đơn vị, Bộ phận cấp ký thừa lệnh ban hành văn Không áp dụng chế độ ký thừa lệnh trường hợp sau: 24.2.1 Các chức danh điều hành ký thừa lệnh chức danh quản trị, kiểm soát; 24.2.2 Ký văn định chế, định, báo cáo, thị, tờ trình giấy uỷ quyền; 24.2.3 Ký công văn gửi cấp trên, quan báo chí quan quản lý Nhà nước, trừ ký giấy giới thiệu; 24.2.4 Ký phê duyệt vào văn bản, trừ trường hợp có quy định cụ thể Công ty Văn ký thừa lệnh phải ghi vào trước chức danh ký thức chữ “TL.” phải gửi cấp cho phép ký thừa lệnh để báo cáo Ký thừa uỷ quyền Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu Đơn vị uỷ quyền cho cán hai 25.2 25.3 Điều 26 26.1 26.2 26.3 26.4 26.5 26.6 cấp trở nhân viên thuộc Đơn vị ký thừa uỷ quyền số văn Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời hạn định Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa uỷ quyền phải ghi vào trước chức danh ký thức chữ “TUQ.” phải gửi cấp cho phép ký thừa uỷ quyền để báo cáo, trừ trường hợp việc ký văn nghiệp vụ không cần ghi chữ “TUQ” Thủ tục trình ký văn Người trình ký văn phải kèm theo giấy tờ, tài liệu cần thiết có liên quan đến việc soạn thảo ban hành văn Văn trình HĐQT, Chủ tịch HĐQT ký chuyển cho Thư ký HĐQT, trừ trường hợp văn mật, văn Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc trực tiếp trình ký trường hợp đặc biệt khác Văn trình Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc ký, chuyển cho Thư ký Tổng Giám đốc, thư ký Phó Tổng Giám đốc trừ trường hợp văn mật, văn Phó Tổng Giám đốc trực tiếp trình Tổng Giám đốc ký trường hợp đặc biệt khác Văn trình Giám đốc Chi nhánh Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo trình ký thông qua đầu mối Giám đốc quy định Trường hợp sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Bộ phận tiếp nhận dự thảo văn trình ký có trách nhiệm trình người có thẩm quyền ký, đồng thời chuyển lại cho phận trình ký sau văn ký CHƯƠNG IV QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN Điều 27 27.1 27.2 27.3 27.4 27.5 Điều 28 Nguyên tắc quản lý văn đi, văn đến Văn văn Đơn vị ban hành Văn đến văn gửi đến Đơn vị từ Đơn vị tổ chức, cá nhân khác Mọi văn thức phải quản lý chặt chẽ, thống nhất, bảo đảm yêu cầu kịp thời, chuẩn xác, an toàn bảo mật theo quy định quản lý văn đi, văn đến Quy chế Các văn đến thuộc loại không thức không thuộc phạm vi quản lý theo quy định Quy chế gồm: 27.3.1 Các dự thảo để xin ý kiến; 27.3.2 Giấy tờ, biểu mẫu, bao bì văn phòng phẩm thông thường; 27.3.3 Giấy tờ quảng cáo, chào hàng không thuộc chức năng, nhiệm vụ Đơn vị công ty; 27.3.4 Thư gửi qua mạng máy vi tính (e-mail); 27.3.5 Báo chí thông thường số giấy tờ khác không theo chế độ quản lý văn Trách nhiệm quản lý văn đến thuộc người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Tại Đơn vị Hệ thống công ty, phải có nhân viên văn thư chuyên trách kiêm nhiệm để chuyên quản lý văn văn đến Đăng ký văn 28.1 28.2 Điều 29 29.1 29.2 29.3 29.4 29.5 Điều 30 30.1 30.2 30.3 Điều 31 31.1 31.2 31.3 31.4 31.5 Các Đơn vị Hệ thống công ty phải lập Sổ công văn để theo dõi nội dung chủ yếu sau: 28.1.1 Số ký hiệu văn bản; 28.1.2 Ngày, tháng, năm ban hành văn bản; 28.1.3 Tên chức danh người ký ban hành; 28.1.4 Tên loại trích yếu văn bản; 28.1.5 Số chính; 28.1.6 Số trang văn bản; 28.1.7 Nơi nhận Nhân viên văn thư kiểm tra hình thức kỹ thuật trình bày văn ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn Số, ký hiệu ngày, tháng, năm ghi văn phải trùng khớp với số, ký hiệu ngày, tháng, năm ghi Sổ công văn đi; trường hợp không trùng người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ xem xét định Chuyển phát văn Văn hoàn thành thủ tục văn thư, phải chuyển phát cho Đơn vị cá nhân có liên quan ngày văn ký vào đầu ngày làm việc Trường hợp văn khẩn, văn cần thực (theo yêu cầu người ký văn người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ), phải gửi phương tiện nhanh Văn công khai có liên quan đến nhiều đối tượng, phải phổ biến rộng rãi toàn Hệ thống công ty Văn chuyển cho nơi nhận fax, e-mail chuyển qua mạng máy vi tính để thông tin nhanh Văn theo quy định Pháp luật phải gửi cho Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để đăng ký, theo dõi báo cáo, phải gửi theo quy định Lưu văn Mỗi văn phải lưu phận văn thư Đơn vị phận soạn thảo Trường hợp đặc biệt, người đứng đầu đơn vị định loại văn không cần lưu phận văn thư (nhưng phải được lưu phận khác) ghi rõ vào Sổ công văn Bản lưu văn văn thư Đơn vị xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn định chế văn quan trọng khác công ty phải in loại giấy tốt sử dụng loại mực bền lâu Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung phận văn thư Đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Văn đến coi nhận kể từ đăng ký vào Sổ công văn đến Đối với văn đến mà bì thư ghi đích danh tên người nhận ghi ký hiệu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, phận văn thư có trách nhiệm giữ nguyên bì thư chuyển giao nguyên trạng văn tới người nhận lãnh đạo có thẩm quyền theo Quy chế Bảo mật thông tin công ty để giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Nhân viên văn thư tiếp nhận, vào Sổ công văn đến, đóng dấu công văn đến, sau chuyển cho người nhận người có thẩm quyền xử lý, giải theo nghiệp vụ theo 31.6 31.7 Điều 32 32.1 32.2 32.3 Điều 33 33.1 33.2 Điều 34 34.1 34.2 34.3 34.4 phiếu chuyển văn Sổ công văn đến phải theo dõi nội dung chủ yếu sau: 31.6.1 Số văn đến; 31.6.2 Ngày đến (ngày nhận văn bản); 31.6.3 Nơi gửi văn đến; 31.6.4 Số ký hiệu văn đến; 31.6.5 Ngày, tháng, năm văn đến; 31.6.6 Tên loại trích yếu văn đến; 31.6.7 Nơi nhận Những văn gửi đến Đơn vị, cá nhân liên quan, dấu “Công văn đến”, giá trị pháp lý trình xử lý, giải trừ trường hợp có quy định khác Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Xử lý văn đến Bộ phận văn thư, lưu trữ Đơn vị có trách nhiệm phân phối ngày nhận văn đến đầu ngày làm việc hôm sau Nhân viên văn thư kiểm tra nội dung văn đến, phân loại sơ bộ, trình Người quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Đơn vị kiểm tra để chuyển giao cho cấp lãnh đạo Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ giải theo lĩnh vực chuyên môn Đối với văn có liên quan đến trách nhiệm chung công ty nhiều Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ văn cần có ý kiến đạo lãnh đạo, phải chuyển cho lãnh đạo xem xét xử lý Lãnh đạo Đơn vị phải định Đơn vị, Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ cá nhân chịu trách nhiệm để giải Quản lý văn chuyên biệt Các loại Hợp đồng, biên văn ban hành chung với tổ chức, cá nhân khác Hệ thống công ty ghi ngày, tháng, năm, đánh số ký hiệu công ty tổ chức, cá nhân khác, phải Đơn vị, phận chuyên môn nghiệp vụ theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách theo dõi quản lý Các văn hồ sơ, giấy tờ nghiệp vụ, văn giao dịch với nước ngoài, văn in sẵn tiêu đề văn đặc thù khác, thực theo Quy chế phù hợp với Pháp luật, với thông lệ Việt Nam tập quán quốc tế Quản lý văn Các văn văn công ty tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến công ty, nguyên văn toàn phần để gửi cho tổ chức, cá nhân có liên quan Hình thức gồm có y chính, lục (có thể toàn phần văn - trích sao) quy định sau: 34.2.1 “Sao y chính” việc văn Đơn vị ban hành (cùng đóng dấu) vản Đơn vị Hệ thống công ty; 34.2.2 “Sao lục” việc văn quan, tổ chức khác Hệ thống công ty Người đứng đầu Đơn vị người quyền ký thay, ký thừa lệnh người đứng đầu Đơn vị quyền ký văn Các yếu tố văn bao gồm: 34.4.1 Các yếu tố bắt buộc bao gồm: Loại sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu Đơn vị sao; Điều 35 35.1 35.2 35.3 35.4 34.4.2 Các yếu tố khác (nếu cần thiết): Đơn vị văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; nơi nhận; loại ký (ký thay, ký thừa lệnh)… 34.4.3 Văn “Sao y chính” theo quy định Điều có giá trị Quản lý giấy tờ khống Giấy tờ khống (lưu không) văn bản, giấy tờ đóng dấu thức chưa có chữ ký cấp có thẩm quyền đóng dấu lên chữ ký cấp có thẩm quyền, ký giấy tờ chưa có nội dung đầy đủ, rõ ràng Về nguyên tắc, không đóng dấu khống Trường hợp đặc biệt cần thiết, lấy số văn đóng dấu khống theo yêu cầu người đứng đầu Đơn vị phải quản lý, theo dõi chặt chẽ việc sử dụng Giấy khống phải giao trực tiếp có ký nhận gửi thư bảo đảm cho người có thẩm quyền Người nhận giấy khống có trách nhiệm nộp lại toàn lập giấy khống giấy khống bị hư hỏng chưa sử dụng hết Nếu không chuyển lại, phải nộp chụp, có xác nhận số lượng sử dụng mục đích sử dụng Người yêu cầu cấp, người ký, người cấp người giao nhận giấy khống phải chịu trách nhiệm pháp lý hậu việc quản lý sử dụng giấy khống không nguyên tắc CHƯƠNG V QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 36 36.1 36.2 36.3 Điều 37 Quản lý dấu Các loại dấu sử dụng gồm có: 36.1.1 Con dấu quan, dấu thức công ty công ty thành viên công ty 36.1.2 Con dấu chức danh, dấu ghi tên chức danh người đứng đầu Đơn vị 36.1.3 Con dấu tiêu đề, dấu “Công văn đến”, dấu “Sao y chính”, dấu “Mật” dấu nghiệp vụ khác Con dấu quan phải giao cho nhân viên văn thư quản lý đóng dấu Đơn vị Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: 36.2.1 Không giao dấu quan cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; 36.2.2 Phải tự tay đóng dấu quan vào văn bản, giấy tờ công ty; 36.2.3 Chỉ đóng dấu quan vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Con dấu sử dụng mực dấu theo quy định sau: 36.3.1 Con dấu quan, dấu “Mật”, dấu “Khẩn” (Urgent), dấu dấu khác Pháp luật quy định, sử dụng mực dấu màu đỏ tươi; 36.3.2 Con dấu tiêu đề (dấu công ty, Công ty thành viên), dấu chức danh, dấu họ tên, dấu công văn đến, dấu y chính, dấu (original), dấu (copy) dấu khác công ty sử dụng mực dấu màu xanh đậm Quy định kích thước nôi dung dấu 37.1 37.2 37.3 37.4 37.5 37.6 37.7 Điều 38 38.1 38.2 38.3 38.4 Điều 39 39.1 Con dấu quan có kích thước nội dung theo quy định Pháp luật Các dấu khác sử dụng phông chữ Arial, trừ trường hợp có quy định cụ thể khác Con dấu chức danh hình chữ nhật, chiều dài không 45 mm, khung viền, bao gồm dòng chữ sau: 37.2.1 Dòng chữ chức danh cỡ chữ 10, in hoa; 37.2.2 Dòng chữ họ tên cỡ chữ 12, in hoa, đậm Con dấu tiêu đề hình chữ nhật, chiều dài không quáb 50 mm, khung viền, bao gồm dòng chữ, cỡ chữ 12, in hoa, đậm: Con dấu “Công văn đến” hình chữ nhật, chiều dài không 40 mm, khung viền, bao gồm dòng chữ sau: 37.4.1 Dòng chữ “công ty: Công văn đến” “công ty - : Công văn đến” cỡ chữ 12, in hoa, đậm; 37.4.2 Dòng chữ “Số:……ngày / /20… ” cỡ chữ 10, in thường Con dấu "Mật" “Khẩn” hình chữ nhật, kích thước x 20 mm, có đường viền xung quanh, bên chữ “Mật” “Khẩn” in hoa, đậm, cách đường viền 2mm Con dấu tiếng Anh “Confidential” “Urgent” đường viền xung quanh, cỡ chữ 20, chiều dài không 30 mm Con dấu “Sao y chính” hình chữ nhật, chiều dài 40 mm, khung viền, gồm dòng chữ sau: 37.6.1 Dòng chữ “Sao y chính” cỡ chữ 12, in hoa, đậm; chiều dài 40 mm; 37.6.2 Dòng chữ “Ngày / /200 ” cỡ chữ 10, in thường Con dấu khác: Theo Phụ lục 03 kèm theo Tổng Giám đốc quyền quy định kích thước nội dung dấu khác với quy định Điều cho phù hợp với yêu cầu thực tế Đóng dấu thức Các văn đóng dấu quan, bao gồm: 38 1.1 Văn Chủ tịch HĐQT, Trưởng Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc ký (được ủy quyền); 38 1.2 Văn người khác ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa uỷ quyền người quy định điểm 38.1.1, khoản này; 38 1.3 Văn khác theo quy định văn định chế HĐQT, Chủ tịch HĐQT Tổng Giám đốc ban hành Các văn không đóng dấu quan, bao gồm: 38.2.1 Văn lấy danh nghĩa Ban, Phòng, phận 38.2.2 Văn giải công việc công ty cán nhân viên không thuộc trường hợp quy định khoản 38.1.1 Điều ký Chỉ đóng dấu quan vào văn có chữ ký cấp có thẩm quyền theo quy định Quy chế Trong văn có nhiều chữ ký, đóng dấu quan lên chữ ký thức người ký ban hành văn bản; không đóng dấu lên chữ ký phê duyệt, chữ ký lề văn bản, chữ ký nháy (trừ đóng dấu sửa lỗi) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Văn (định chế) đóng dấu lên chữ ký photocopy, chữ ký qua fax chữ ký in sẵn có giá trị văn trừ trường hợp văn hành chính, nghiệp vụ Đóng dấu bổ sung Văn đóng dấu treo văn Đơn vị công ty ban hành xác nhận trạng, không quy định thể thức văn bản, hay chữ ký cấp có thẩm 39.2 39.3 39.4 39.5 quyền chữ ký không đủ thẩm quyền để đóng dấu thức Dấu treo đóng góc trái văn bản, cách mép mép trái khoảng cm Các hợp đồng, biên văn khác có từ tờ trở lên mà cần bảo đảm giá trị pháp lý phải đóng dấu giáp lai tờ, vị trí lề phải văn Trường hợp văn có sửa chữa, bổ sung, phải đóng dấu xác nhận đóng dấu xác nhận vào chỗ sửa chữa, bổ sung có chữ ký nháy xác nhận Văn có dấu photocopy, văn đóng dấu treo văn có đóng dấu bổ sung khác, đăng ký văn giá trị pháp lý hành chính, dùng để tham khảo CHƯƠNG VI LƯU TRỮ VĂN BẢN Điều 40 40.1 40.2 40.3 Điều 41 41.1 41.2 41.3 41.4 41.5 Điều 42 42.1 42.2 42.3 Nguyên tắc lưu trữ văn Cán nhân viên làm công tác có liên quan đến văn bản, phải xếp văn để lập thành Hồ sơ công việc làm Sau giải xong công việc, phải chuyển văn Hồ sơ công việc cho phận lưu trữ Đơn vị Những văn phản ánh hoạt động Đơn vị có giá trị để tra cứu, tham khảo phải lập thành hồ sơ Hồ sơ phải xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm phải đảm bảo theo đặc trưng nguyên tắc lập hồ sơ phải phản ánh chức nhiệm vụ đơn vị Văn sau giải xong công việc từ năm trở lên chuyển sang chế độ lưu trữ, trừ văn mật Lãnh đạo Đơn vị có trách nhiệm đạo phận văn thư, lưu trữ Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ Đơn vị phân loại, đưa văn vào lưu trữ Lưu văn phận văn thư, lưu trữ Văn phải lưu có chữ ký tươi đóng dấu phận văn thư, lưu trữ Đơn vị Nếu lưu chưa đóng dấu, định kỳ năm trước thay đổi dấu phải rà soát lại đóng dấu theo quy định, bảo đảm nguyên tắc văn đóng dấu hợp lệ, dấu đăng ký với quan công an thời kỳ Trường hợp đặc biệt, Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc Giám đốc Chi nhánh định văn không lưu không lưu phận văn thư, lưu trữ, phải ghi rõ nơi lưu vào Sổ công văn đi, Sổ Công văn đến Văn nhận từ fax, lưu photocopy với đầy đủ ngày, tháng, năm số fax gửi đến Văn ký, phổ biến lưu theo chương trình riêng mạng vi tính công ty có giá trị Văn lưu tổng hợp theo thứ tự định theo chuyên đề riêng Lưu văn phận chuyên môn nghiệp vụ Văn bản, hồ sơ, sổ sách, tài liệu nghiệp vụ quản lý lưu theo quy định, quy trình nghiệp vụ Công ty Các tài liệu thuộc Đơn vị phải lưu trữ theo hệ thống, phải có ký hiệu tài liệu gốc, tài liệu theo chức năng, tài liệu mật Các phận nghiệp vụ cán nhân viên nghiệp vụ có trách nhiệm lưu văn thuộc nghiệp vụ phận Khi bàn giao nhiệm vụ, phải đồng thời bàn giao văn 42.4 42.5 42.6 Điều 43 43.1 43.2 Điều 44 44.1 44.2 Điều 45 45.1 45.2 có liên quan đến công việc Văn hồ sơ cán nhân viên, phải lưu hồ sơ cán nhân viên Công báo, văn pháp quy, sách báo, tài liệu học tập nghiên cứu nghiệp vụ khác quản lý lưu riêng, bảo đảm thuận tiện cho việc sử dụng tra cứu Lãnh đạo Phòng, ban, phận chuyên môn nghiệp vụ Đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc lập hồ sơ, lưu văn chế độ sách văn chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ phận Bảo quản văn lưu trữ Văn lưu trữ phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho/ tủ lưu trữ riêng phận nghiệp vụ Người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm đạo thực công việc sau bảo quản văn lưu trữ: 43.2.1 Xây dựng bố trí kho lưu trữ - tra cứu văn bản; 43.2.2 Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ văn lưu trữ; 43.2.3 Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản văn lưu trữ; 43.2.4 Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại hình văn lưu trữ; 43.2.5 Thực biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng văn bản; 43.2.6 Phục chế văn lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng Khai thác, sử dụng văn lưu trữ Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng văn lưu trữ 44.1.1 Cán nhân viên đơn vị thực khai thác, sử dụng văn lưu trữ phận văn thư đơn vị phận văn thư Công ty Trường hợp tra cứu, sử dụng văn mật, tuyệt mật phải phê duyệt người có thẩm quyền theo quy định Quy chế 44.1.2 Trình tự khai thác, sử dụng văn lưu trữ: a) CBNV muốn tra cứu, sử dụng tài liệu làm đề nghị tra cứu, sử dụng tài liệu b) Người có thẩm quyền phê duyệt đề nghị tra cứu, sử dụng tài liệu c) Bộ phận văn thư Công ty văn thư Đơn vị tiến hành hỗ trợ cho Đơn vị, Phòng ban, cá nhân tra cứu sử dụng văn theo quy định đảm bảo tính chất bảo mật Công ty Thẩm quyền phê duyệt việc khai thác sử dụng văn lưu trữ 44.2.1 Tổng Giám đốc có thẩm quyền đồng ý cho phép tra cứu, chụp tài liệu lưu trữ “Mật” 44.2.2 Trưởng đơn vị có thẩm quyền đồng ý cho phép tra cứu, chụp tài liệu thuộc phận 44.2.3 Người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm việc cho phép phận, đơn vị khai thác, sử dụng văn lưu trữ đảm bảo quy định, sách bảo mật Công ty Thời hạn lưu trữ văn Điều lệ, văn cho phép thành lập, hoạt động, Nghị Đại hội đồng Cổ đông, Nghị HĐQT, Báo cáo tổng kết công tác năm lưu vĩnh viễn Các văn định chế, văn quan trọng khác quy định tổ chức hoạt động Công ty lưu 20 năm 45.3 45.4 45.5 45.6 Điều 46 46.1 46.2 46.3 Thời hạn lưu trữ văn nghiệp vụ thực theo quy định Pháp luật Nếu Pháp luật quy định, văn nghiệp vụ lưu 10 năm, kể từ sau kết thúc nghiệp vụ Văn hành thông thường Sổ công văn lưu 10 năm Văn có giá trị thời điểm định không liên quan đến công việc khác lưu năm Hồ sơ nhân lưu năm, sau cán nhân viên không làm việc Công ty Đối với thành viên HĐQT, thành viên Ban Kiểm soát Ban Điều hành, hồ sơ nhân lưu 20 năm, sau không làm việc Công ty Tiêu huỷ văn lưu trữ Hằng năm thời hạn khác cần thiết, Hội đồng tiêu huỷ văn lưu trữ thành lập, gồm Trưởng Đơn vị người lãnh đạo Đơn vị uỷ quyền làm Trưởng nhóm thành viên đại diện Đơn vị để tiến hành tiêu huỷ văn hết thời hạn không cần lưu trữ Khi tiến hành tiêu hủy văn bản, phải hủy hết thông tin văn Việc tiêu huỷ văn hết thời hạn không cần lưu trữ phải lập thành hồ sơ bao gồm tài liệu sau: 46.2.1 Danh mục văn bị tiêu huỷ; 46.2.2 Biên họp Hội đồng tiêu huỷ văn có chữ ký xác nhận thành viên việc định tiêu huỷ văn bản; 46.2.3 Các tài liệu liên quan (nếu có) Hồ sơ việc tiêu hủy văn phải bảo quản Đơn vị thời hạn 20 năm, kể từ ngày văn bị tiêu hủy CHƯƠNG VII QUẢN LÝ CHỨNG TỪ, BƯU PHẨM Điều 47 47.1 47.2 47.3 Điều 48 48.1 Vận chuyển chứng từ, bưu phẩm Việc vận chuyển chứng từ, bưu phẩm phải đảm bảo kịp thời, an toàn tiết kiệm chi phí theo quy định riêng tiết kiệm bưu phí Bộ phận văn thư đầu mối chịu trách nhiệm vận chuyển chứng từ, bưu phẩm Đơn vị Tùy theo mức độ khẩn cấp, độ bảo mật loại chứng từ chuyển theo yêu cầu Đơn vị yêu cầu, Bộ phận văn thư lựa chọn phương thức vận chuyển cho phù hợp Trường hợp sử dụng hình thức chuyển phát nhanh phải có phê duyệt cấp Phó Tổng Giám đốc trở lên.Bộ phận văn thư đầu mối thực việc chuyển tiếp nhận chứng từ, bưu phẩm Bộ phận văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi việc vận chuyển chứng từ, bưu phẩm Công ty cách thống Sổ theo dõi phải bao gồm nội dung sau: Tên loại chứng từ, bưu phẩm; thời gian chuyển; đơn vị chuyển Tiếp nhận luân chuyển chứng từ, bưu phẩm, văn Khi tiếp nhận chứng từ, bưu phẩm đến, phận văn thư phải lưu vào sổ tiếp nhận chứng từ, bưu phẩm đồng thời chuyển cho Đơn vị người liên quan tiếp nhận Nếu chứng từ, bưu phẩm đến không rõ địa tiếp nhận cán tiếp nhận phải xin ý kiến Trưởng đơn vị để xử lý Trưởng Đơn vị phải có cách thức xử lý kịp thời, cách thức xử lý phải báo cáo lên cấp trực 48.2 tiếp Các chứng từ, bưu phẩm liên quan đến nhiều Đơn vị phận giải trước có trách nhiệm chuyển cho Đơn vị có liên quan theo thứ tự giải công việc CHƯƠNG VIII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 49 49.1 49.2 49.3 49.4 Điều khoản thi hành Những vấn đề chưa đề cập đến Quy chế này, thực theo quy định có liên quan Pháp luật Công ty Khi có nội dung Quy chế trái với quy định Pháp luật, đương nhiên hết hiệu lực thi hành Phòng Hành Nhân có trách nhiệm soạn thảo trình Tổng Giám đốc ban hành mẫu trình bày văn Công ty quyền thay đổi nội dung Phụ lục kèm theo Quy chế cho phù họp với yêu cầu thực tế Ban Điều hành, toàn thể Cán nhân viên Công ty có trách nhiệm thi hành Quy chế Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký, việc sửa đổi, bổ sung Quy chế HĐQT Công ty định TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Chủ tịch (đã ký) Nơi nhận: - CT HĐQT TVBKS; - Ban Điều hành; - Phòng HCNS: - Lưu PC & HC …… PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN PHỤ LỤC 02 MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN TT Thành phần thể thức Cỡ Kiểu chữ chi tiết trình bày chữ Ví dụ minh hoạ Tên Công ty 12 In hoa, đậm Quốc hiệu 12 Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm 12 In thường In thường, 12 nghiêng Trích yếu Công văn 11 In thường V/v: “Ban hành văn định chế Công ty” Nơi gửi (ở trên) 12 In thường, đậm Kính gửi: Ngân hàng Nhà nước Viêt Nam Tên loại 14 In hoa, đậm QUY CHẾ Trích yếu quy chế, quy định 12 In hoa, đậm BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỊNH CHẾ Trích yếu tên loại khác 12 Ký hiệu mật, khẩn 12 In hoa đậm Ký hiệu dự thảo 12 In hoa Nội dung văn 12 In thường Phần, chương, mục 12 1T4ê.n phần, chương, mục, phụ lục, mục lục Mụ c, tên mục (trường hợp có tên riêng) In hoa, In thường In thường, đậm In thường, đậm 12 In hoa, đậm CÔNG TY CP … CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHỈA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 123 /2016/QC-HĐQT Hà Nội, ngày … tháng 09 năm 2016 V/v: Bổ nhiêm ông Nguyễn Văn A giữ chức Công ty CP … có trụ sở …… Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 12 In thường, đậm I Về công tác Pháp chế Điều tên điều 12 In thường, đậm Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Kh oản 12 In thường 1.1 Tổng Giám đốc có thẩm quyền Điểm 12 In thường 1.1.1 Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm Chức vụ; phê duyệt 12 In hoa TỔNG GIÁM ĐỐC Chức vụ ký thay, thừa lệnh, thừa uỷ quyền 12 In thường Phó Tổng Giám đốc Họ tên người ký 12 In hoa NGUYỄN VĂN A Nơi nhân: - Như trên; - Lưu HC Nơi nhận (ở dưới) 10 In thường Phụ lục 12 In hoa, đậm Chữ đầu trang, chân trang; số trang, 11 In thường Quy chế Văn thư, lưu trữ; trang 18/20 Ghi 10 In thường Thực theo quy định Pháp luật PHỤ LỤC 01 PHỤ LỤC 03 MẪU MỘT SỐ CON DẤU TT Tên dấu Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ Con dấu tiêu đề In hoa, đậm, tỷ 12 dòng lệ 90% CÔNG TY CP …… Con dấu tiêu đề In hoa, tỷ lệ 5012 dòng 70% tuỳ độ dài CÔNG TY CP …… Con dấu “Công 12 In hoa, đậm văn đến” 10 In thường Con dấu “Fax đến” 12 In hoa, đậm 10 In thường Con dấu “Sao y 12 In hoa, đậm chính” 10 In thường Con dấu chức danh 10 In hoa 12 In hoa, đậm Con dấu “Mật” (8 x 20 mm) 14 In hoa, đậm, tỷ lệ 150% Con dấu “Khẩn” (8 x 20 mm) 14 In hoa, đậm, tỷ lệ 120% …….: CÔNG VĂN ĐẾN Số:…….ngày…./……./20…… …… : FAX ĐẾN Số:… ngày… /……./20… SAO Y BẢN CHÍNH Ngày… /……/20… TỔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN VĂN A Con dấu In hoa, đậm, tỷ 20 “Chứng từ gốc” lệ 80% BẢN GỐC Con dấu “Bản sao” 20 In hoa, đậm, tỷ lệ 80% BẢN SAO Con dấu “Paid” 30 In hoa, đậm, tỷ lệ 80% Con dấu “Original” 30 In hoa, đậm, tỷ lệ 50% Con dấu “Copy” 30 In hoa, đậm, tỷ lệ 80% PAID ORIGINAL COPY Con dấu “Confidential” 30 In hoa, đậm, tỷ lệ 40% CONFIDENTIAL Con dấu “Urgent” 30 In hoa, đậm, tỷ lệ 50% URGENT Con dấu “Cancel” (8 x 28mm) 14 In hoa, đậm, tỷ lệ 120% PHỤ LỤC 04 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA … TT Tên loại văn Số, ký hiệu văn • Báo cáo Số: xx/20xx/BC-XX-Tên viết tắt Cty • Biên Số: xx/20xx/BB-XX- Tên viết tắt Cty • Chỉ thị, Chương trình Số: xx/20xx/CT-XX- Tên viết tắt Cty • Công văn Số: xx/20xx/CV- Tên viết tắt Cty • Giấy đường Số: xx/20xx/ĐĐ- Tên viết tắt Cty • Giấy giới thiệu Số: xx/200x/GT- XX- Tên viết tắt Cty • Giấy mời Số: xx/20xx/GM- Tên viết tắt Cty • Giấy nghỉ phép Số: xx/20xx/NP- Tên viết tắt Cty • Giấy uỷ quyền Số: xx/20xx/UQ- XX- Tên viết tắt Cty • Hồ sơ Số: xx/20xx/HS- Tên viết tắt Cty • Hợp đồng Số: xx/20xx/HĐ- XX- Tên viết tắt Cty • Hướng dẫn Số: xx/20xx/HD-XX- Tên viết tắt Cty • Kế hoạch Số: xx/20xx/KH-XX- Tên viết tắt Cty • Nghị Đại hội đồng Cổ đông Số: xx/20xx/NQ-ĐHĐCĐ- Tên viết tắt Cty • Nghị HĐQT Số: xx/20xx/NQ-HĐQT- Tên viết tắt Cty • Nội quy Số: xx/20xx/NQLĐ-HĐQT- Tên viết tắt Cty • Quyết định, Quy định Số: xx/20xx/QĐ-HĐQT - Tên viết tắt Cty • Quy chế Số: xx/20xx/QC-HĐQT- Tên viết tắt Cty • Quy trình Số: xx/20xx/QT-XX- Tên viết tắt Cty • Thông báo Số: xx/20xx/TB-XX- Tên viết tắt Cty • Thông cáo Số: xx/20xx/TC-XX- Tên viết tắt Cty • Tờ trình Số: xx/20xx/TTr-XX- Tên viết tắt Cty PHỤ LỤC 05 KÝ HIỆU MỘT SỐ LOẠI MẪU BIỂU VĂN BẢN TT Nghiệp vụ Số, ký hiệu mẫu Hợp đồng kinh tế BM: xx/HĐKT- Tên viết tắt Cty Văn thư, lưu trữ BM: xx/VTLT- Tên viết tắt Cty (Quản lý nhân BM: xx/NS- Tên viết tắt Cty Tuy ển dụng nhân BM: xx/TDNS- Tên viết tắt Cty Đào tạo nhân BM: xx/ĐTNS- Tên viết tắt Cty Đánh giá nhân BM: xx/ĐGNS- Tên viết tắt Cty