Luận văn tốt nghiệp phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình quản lý nhân sự công ty VMS mobifone

Đó có thể là những chương trình quản lý hoạt ñộng kinh doanh, quản lý kho bãi, quản lý khách hàng… hay những chương trình quản lý hoá ñơn, quản lý hồ sơ …Việc sử dụng những chương trình

PHẦN MỞ ĐẦU

Chúng ta ñang sống trong thời ñại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin

(CNTT) ñang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới “Làn sóng thứ ba”

này ñã tác ñộng tích cực ñến hầu hết mọi hoạt ñộng kinh tế - xã hội, làm thay ñổi

không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo

ra sự thay ñổi lớn trong phương thức ñiều hành, quản lý của các tổ chức cũng như

việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp Nhờ ứng dụng CNTT mà việc

quản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn Hiện nay,

theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn ñược ñem lại, không chỉ ở

những nước phát triển mà ở các nước ñang phát triển, không chỉ những công ty lớn

mà ngay cả những tổ chức nhỏ ñều ñang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những

chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, ñiều kiện của tổ chức mình Cũng theo

xu thế chung ñó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng ñang dần ñưa

vào sử dụng các chương trình quản lý phù hợp với công ty, tổ chức mình Đó có thể

là những chương trình quản lý hoạt ñộng kinh doanh, quản lý kho bãi, quản lý

khách hàng… hay những chương trình quản lý hoá ñơn, quản lý hồ sơ …Việc sử

dụng những chương trình này không những ñem lại những lợi ích về mặt kết quả

công việc mà còn giảm tối ña các chi phí phát sinh, như: chi phí về nhân sự, chi phí

về lưu trữ, chi phí về thời gian…

Cũng vì mục ñích ñược ñào tạo của mình là về lĩnh vực Kinh tế nên tôi ñã lựa

chọn công ty Thông tin di ñộng VMS MobiFone – một công ty cung cấp mạng di

ñộng lớn nhất của Việt Nam ñể thực tập với mong muốn là sẽ ñược làm quen và

ñược tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty Ở

ñây, tôi ñã ñược tạo ñiều kiện thuận lợi ñể tìm hiểu về công ty cũng như một số hệ

thống quản lý của công ty như: Quản lý nhân sự, quản lý tiền lương… Tôi nhận

thấy rằng, ñối với VMS có nhiều hoạt ñộng, qui trình quản lý ñã ñược tin học hoá

hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt ñộng mà nhân viên của công ty còn phải thực

hiện thủ công, có thể kể ñến là hoạt ñộng quản lý nhân sự, quản lý khách hàng…

Chính vì vậy mà các công việc liên quan ñều thực hiện một cách thủ công và phân

chia cho mỗi chuyên viên ñảm nhận một nhóm công việc riêng

Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành ñược

ñào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt ñộng quản lý và tác nghiệp

của một tổ chức kinh tế - xã hội cùng với ñó là sự giúp ñỡ của các anh chị trong

phòng Tổ chức- Hành chính của công ty VMS, tôi ñã ñi ñến quyết ñịnh là sẽ xây

dựng một chương trình Quản lý nhân sự cho Trụ sở chính của công ty tại số 216

ñường Trần Duy Hưng - Hà Nội Hi vọng, chương trình của tôi sẽ giúp các anh chị

chuyên viên của phòng Tổ chức- Hành chính giải quyết một phần khối lượng công

việc mà hàng ngày họ phải giải quyết

Nội dung của báo cáo bao gồm:

Chương 1: Tổng quan về công ty VMS

Chương 2: Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình Quản lý nhân sự

Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo của tôi

không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận ñược những lời nhận xét và góp

ý của các thầy cô

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY VMS MOBIFONE

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

- Tên cơng ty: Cơng ty Thơng tin di động VMS MobiFone

- Trụ sở chính của cơng ty: 216 Trần Duy Hưng- Hà Nội

VMS là doanh nghiệp Nhà nước hạng một trực thuộc Tập đồn Bưu chính

Viễn thơng Việt nam (VNPT) Được thành lập vào ngày 16 tháng 04 năm 1993,

VMS đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên khai thác dịch vụ thơng tin di động GSM

900/1800 với thương hiệu MobiFone, đánh dấu cho sự khởi đầu của ngành thơng

tin di động Việt Nam

Lĩnh vực hoạt động chính của MobiFone là tổ chức thiết kế xây dựng, phát

triển mạng lưới và triển khai cung cấp dịch vụ mới về thơng tin di động cĩ cơng

nghệ, kỹ thuật tiên tiến hiện đại và kinh doanh dịch vụ thơng tin di động cơng nghệ

GSM 900/1800 trên tồn quốc

Đến nay, sau 13 năm phát triển và trưởng thành, MobiFone đã trở thành mạng

điện thoại di động lớn nhất Việt Nam Tính đến cuối năm 2006, VMS đã cĩ hơn 5

triệu thuê bao, hơn 1.500 trạm phát sĩng và 4.200 cửa hàng, đại lý trên tồn quốc

MobiFone hiện đang cung cấp gần 40 dịch vụ giá trị gia tăng và tiện ích các loại

Những nỗ lực và cống hiến của MobiFone đã được thị trường ghi nhận

MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là “Mạng điện thoại di động

được ưa thích nhất” trong 2 năm liên tiếp 2005 và 2006 do báo Echip tổ chức và

“Thương hiệu mạnh Việt Nam 2005” do Thời báo Kinh tế Việt Nam tổ chức Trong

thời gian tới, VMS sẽ tiếp tục mở các trạm phát sĩng mới, các cửa hàng đại lý mới

nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngày càng tăng của người dân

Chúng ta cĩ thể thấy rõ tốc độ phát triển của VMS trong biểu đồ tăng trưởng

dưới đây:

Hiện nay, Công ty Thông tin di ñộng có bốn Trung tâm Thông tin di ñộng

trực thuộc và một Xí nghiệp thiết kế

Trụ sở chính của Văn phòng Công ty ñặt tại Hà Nội

Địa chỉ: Số 216 ñường Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

- Trung tâm Thông tin di ñộng khu vực I có trụ sở chính tại Hà Nội, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di ñộng khu vực miền Bắc (các tỉnh phía Bắc ñến Hà Tĩnh):

Địa chỉ: Số 811A ñường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội

- Trung tâm Thông tin di ñộng khu vực II có trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh,

chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di ñộng khu vực miền Nam (từ tỉnh Ninh Thuận ñến các tỉnh miền Ðông Nam Bộ và TP Hồ Chí Minh):

Địa chỉ: MM18 ñường Trường Sơn, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí

Minh

- Trung tâm Thông tin di ñộng khu vực III có trụ sở chính tại Ðà Nẵng, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di ñộng khu vực miền Trung

và Cao Nguyên (từ tỉnh Quảng Bình ñến tỉnh Khánh Hoà và tỉnh Ðắc Lắc:

Địa chỉ: Số 263 ñường Nguyễn Văn Linh, Thành phố Đà Nẵng

- Trung tâm Thông tin di ñộng khu vực IV có trụ sở chính tại Cần Thơ, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di ñộng khu vực 10 tỉnh miền

Tây Nam Bộ:

Địa chỉ: Số 51F ñường Nguyễn Trãi, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ

- Xí nghiệp thiết kế thành lập ngày 21 tháng 1 năm 1997 có trụ sở tại Hà Nội

với nhiệm vụ tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình thông tin di ñộng

• Căn cứ quyết ñịnh số 596/ QĐ-TCCB ngày 11/10/1997 của Tổng Cục

trưởng Tổng cục Bưu ñiện về việc thành lập DNNN công ty Thông tin di

ñộng (VMS);

• Căn cư quyết ñịnh số 253/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 28/09/1996 của Chủ tịch

Hội ñồng quản trị Tổng Công ty Bưu chính- Viễn thông Việt Nam về việc

phê chuẩn Điều lệ Tổ chức& Hoạt ñộng của công ty Thông tin di ñộng

• Căn cứ vào yêu cầu thực tế của công tác quản lý sản xuất kinh doanh

• Theo ñề nghị của trưởng phòng TC-HC

Hiện nay công ty có 12 phòng ban, cụ thể là:

Chúng ta có thể hình dung rõ hơn về cơ cấu tổ chức của toàn bộ công ty VMS

thông qua mô hình sau:

Trung tâm TTDĐ KV1

Trung tâm TTDĐ KV1

Trung tâm TTDĐ KV1

II CHỨC NĂNG, QUYÊN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN

1 Phòng Tổ chức- Hành chính (TC-HC)

Phòng TC-HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám ñốc chỉ ñạo & thực

hiện các mặt công tác sau:

- Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy của công ty

- Công tác nhân sự và ñào tạo

- Công tác lao ñộng, tiền lương

- Công tác hành chính & quản trị

- Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao ñộng

- Công tác thi ñua, khen thưởng

- Công tác thông tin nội bộ

Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

2 Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính (KT-TK-TC)

Phòng KT-TK-TC là phòng chức năng của Công ty giúp giám ñốc chỉ ñạo và

thực hiện các mặt công tác sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty

- Tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán

- Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính

- Hướng dẫn và chỉ ñạo kiểm tra các ñơn vị cơ sở thực hiện ñầy ñủ các chế ñộ

KT-TK-TC

Phòng KT-TK- TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các

chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

3 Phòng Kế hoạch -Bán hàng và Marketing (KH-BH&M)

Phòng KH-BH&M là phòng chức năng của công ty giúp giám ñốc chỉ ñạo và

thực hiện các mặt công tác sau

- Công tác kế hoạch

- Công tác bán hang

- Công tác Marketing

Phòng KH-BH&M gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các

chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

4 Phòng Quản lý ñầu tư-Xây dựng (ĐT-XD)

Phòng ĐT-XD là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp

Giám ñốc công ty quản lý, ñiều hành và thừa lệnh Giám ñốc công ty ñiều hành về

các lĩnh vực công tác sau

- Quản lý nghiệp vụ về công tác ĐT-XD của công ty theo ñúng các quy ñịnh

của Nhà nước và của Ngành

- Kiểm tra, theo dõi, giám sát và ñánh giá công tác ĐT-XD của các ñơn vị

trong toàn công ty

Phòng ĐT-XD gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

5 Phòng Xuất nhập khẩu (XNK)

Phòng XNK là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu, giup Giám ñốc

công ty quản lý, ñiều hành và thừa lệnh Giám ñốc công ty ñiều hành về các lĩnh

vực công tác sau:

- Công tác XNK các thiết bị về thông tin di ñộng

- Thực hiện công tác bảo hành, sửa chữa, yêu cầu thay thế thiết bị, vật tư, hàng

hoá

- Tổ chức X-NK các thiết bị, vật tư hàng hoá theo các hợp ñồng ñã ñược ký kết

và bàn giao cho các ñơn vị có liên quan ñể triển khai thực hiện, lắp ñặt theo nội

dung của các hợp ñồng

Phòng XNK gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

6 Phòng Công nghệ và Phát triển mạng thông tin di ñộng( P CNPTM)

Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám ñốc công

ty quản lý, ñiều hành và thừa lệnh Giám ñốc công ty ñiều hành các lĩnh vực sau:

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di ñộng

- Công tác phát triển mạng lưới thông tin di ñộng ( bao gồm cả phần lõi mạng

lưới của các dịch vụ mới)

Phòng CNPTM gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên

viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

7 Phòng Tin học- Tính cước (P TH-TC)

Phòng TH-TC là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp

Giám ñốc quản lý, ñiều hành và thừa lệnh Giám ñốc công ty ñiều hành về các lĩnh

vực công tác sau

- Quản lý, ñiều hành việc phát triển CNTT hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuất

kinh doanh của công ty

- Quản lý, ñiều hành, khai thác mạng tin học hỗ trợ cho sản xuất kinh doanh của

công ty

- Quản lý, ñiều hành, triển khai thực hiện tính cước và ñối soát cước của công ty

Phòng TH-TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên

viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

8 Phòng Xét thầu

Phòng Xét thầu là phòng chuyên môn nghiệp vụ của công ty, có chức năng tham

mưu giúp Giám ñốc công ty quản lý, ñiều hành và thừa lệnh Giám ñốc công ty ñiều

hành về các lĩnh vực công tác sau:

- Quản lý và triển khai thực hiện việc lựa chọn nhà thầu ñối với các dự án thuộc

nguồn vốn tái ñầu tư của công ty và các dự án ñược giao khác theo ñúng các văn

bản pháp qui hiện hành của Nhà nước và của Ngành

- Phối hợp hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác ñấu thầu ñối với các ñơn vị trực

thuộc trong công ty

Phòng Xét thầu gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên

viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

9 Phòng Điều hành khai thác ( P ĐHKT)

Công tác quản lý, ñiều hành việc vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lưới

thông tin di ñộng và các hệ thông dịch vụ giá trị gia tăng

- Quản lý, khai thác băng tần số của công ty

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới và dịch vụ mới về thông tin di ñộng

- Công tác hợp tác quốc tế

Phòng ĐHKT gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên

viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

10 Phòng Thanh toán cước phí (TTCP)

Phòng TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp

Giám ñốc công ty quản lý, ñiều hành và thừa lệnh Giám ñốc công ty ñiều hành về

các lĩnh vực sau:

- Quản lý, ñiều hành việc phát triển hệ thống TTCP cho công tác quản lý SXKD

của công ty

- Quản lý, ñiều hành, khai thác, triển khai các hoạt ñộng liên quan ñến việc

TTCP

Phòng TTCP gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

11 Phòng Chăm sóc khách hàng (CSKH)

Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám ñốc chỉ ñạo và thực

hiện các mặt công tác sau

- Công tác quản lý thuê bao

- Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty

- Tổ chức các chương trình thăm dò khách hàng, tổng hợp, phân tích thông tin

Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên

viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

12 Ban Quản lý dự án ( Ban QLDA)

Ban QLDA là phòng chức năng của công ty giúp giám ñốc chỉ ñạo và thực hiện

các mặt công tác sau

- Quản lý các dự án đầu tư xây dựng các cơng trình thơng tin di động do cơng ty

thơng tin di động đảm nhận và giao nhiệm vụ

- Tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng mới, các dự án đầu tư

xây dựng nâng cấp, mở rộng do cơng ty thơng tin di động làm chủ đầu tư hoặc

được Tập đồn Bưu chính- Viễn thơng Việt Nam uỷ quyền làm chủ đầu tư

- Điều tra, khảo sát lập dự án đầu tư

Ban QLDA gồm cĩ: Trưởng phịng, các phĩ phịng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực cơng tác của phịng

CHƯƠNG 2:

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN

I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Các khái niệm, chức năng của HTTT

•

• Khái niệm HTTT

- HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ

liệu, con người thực hiện hoạt ñộng thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin

trong một tập hợp các ràng buộc ñược gọi là môi trường Nó ñược thể hiện bởi

những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học

Đầu vào (Inputs) của HTTT ñược lấy từ các nguồn (Sources) và ñược xử lý bởi hệ

thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu ñã ñược lưu trữ từ trước Kết quả xử lý

(Outputs) ñược chuyển ñến các ñích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ

- Lưu trữ

- Xử lý

- Phân phối

Chức năng của HTTT trong tổ chức ñược R.N.Anthony ñưa ra trong hình vẽ

sau ñây Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý

có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và ñiều hành tác

nghiệp

2 Phân loại HTTT

2.1 Theo tính chính thức và không chính thức

- Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương

pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng ñược thiết lập theo một truyền

thống Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà

cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân

Cấp chiến lược

Cấp chiến thuật

Quyết ñịnh

sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua

bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đốn tổ

chức

- Những HTTT phi chi thích của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp

các hoạt động xử lý thơng tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nĩi

chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thơng báo và các bài

báo trên báo chí và tạp chí

2.2 Phân theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các cơng nghệ khác nhau nhưng

chúng phân biệt nhau trước hết bởi lại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này

cĩ năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lý giao dịch,

HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh

- HTTT xử lý giao dịch TPS( Transaction Processing System)

Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc

với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nĩ

Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đĩ

Các hệ thống xử lý giao dịch cĩ nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi

hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Cĩ thể kể

ra ra cá hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hố

đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng ký mơn theo học của

sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân

hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế…

- HTTT quản lý MIS( Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động

này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến

lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao

dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngồi tổ chức Chúng ta tạo ra các báo cáo cho

các nhà quản lý một cách ñịnh kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược

tình hình về một mặt ñặc biệt nào ñó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính

so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện

thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và

các dữ liệu lịch sự Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vào các các dữ liệu sản sinh

ra từ các hệ xử lý giao dịch do ñó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ

thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu củ hệ xử lý giao dịch Hệ thống

phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt

của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các HTTT quản lý

- HTTT trợ giúp ra quyết ñịnh DSS( Decision Support System)

Là những hệ thống ñược thiết kế với mục ñích rõ ràng là trợ giúp các hoạt ñộng

ra quyết ñịnh Quá trình ra quyết ñịnh thường ñược mô tả như là một qui trình ñược

tạo ra từ 3 giai ñoạn: xác ñịnh vấn ñề, xây dựng và ñánh giá các phương án giải

quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp

thông tin cho phép người ra quyết ñịnh xác ñịnh rõ tình hình mà một quyết ñịnh

cần phải ra Thêm vào ñó nó còn phải có khả năng mô hình hoá ñể có thể phân lớp

và ñánh giá các giải pháp Nói chung ñây là các hệ thống ñối thoại có khả năng tiếp

cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình ñể biểu diễn

và ñánh giá tình hình

- HTTT chuyên gia ES(Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân

tạo, trong ñó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một

chuyên gia về một lĩnh vực nào ñó Hệ thống chuyên gia ñược hình thành bởi một

cơ sở trí tuệ và một ñộng cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở

rộng của những hệ thống ñối thoại trợ giúp ra quyết ñịnh có tính chuyên gia hoặc

như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao ñộng trí tuệ Tuy nhiên, ñặc

trưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ

yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa cá sự kiện và các qui tắc

ñược chuyên gia sử dụng

- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for

Competitive Advantage)

HTTT loại này ñược sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một

HTTT mà không tính ñến những lý do dẫn ñến sự cài ñặt nó hoặc cũng không tính

ñến môi trường trong ñó nó ñược phát triển, ta nghĩ ra rằng ñó chỉ ñơn giản là một

hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết ñịnh hoặc một

hệ chuyên gia HTTT ISCA ñược thiết kế cho những người sử dụng là những người

ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ

chức khác của cùng nghành công nghiệp…( trong khi bốn loại HTTT trên người sử

dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức)

Nếu như những hệ thống ñược xác ñịnh trước ñây có mục ñích trợ giúp các hoạt

ñộng quản lý của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý ñồ

chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc ñối ñầu với các lực

lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp

cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng

một ngành công nghiệp

2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ

- HTTT tài chính

- HTTT marketing

- HTTT quản trị nguồn nhân lực

- HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất

- HTTT văn phòng

Phương pháp xây dựng một HTTT

2.4 Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các

thành viên của tổ chức những cơng cụ quản lý tốt nhất Phát triển một HTTT bao

gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và

tiến hành cài đặt nĩ Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và

chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đốn về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm

xác định các bộ phận của một hệ thống mới cĩ khả năng cải thiện tình trạng hiện tại

và xây dựng các mơ hình logic và mơ hình vật lý ngồi của hệ thống đĩ Việc thực

hiện HTTT liên quan tới xây dựng mơ hình vật lý trong các hệ thống mới và

chuyển mơ hình đĩ sang ngơn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nĩ vào

hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổ

chức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng cịn một số nguyên nhân

khác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, cơng nghệ thay đổi và cả sự thay đổi

sách lược chính trị Cĩ thể kể ra một số nguyên nhân như:

• Những vấn đề về quản lý

• Những yêu cầu mới của nhà quản lý

• Sự thay đổi của cơng nghệ

• Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng cĩ thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án

phát triển một HTTT mới Những luật mới của Chính phủ mới ban hành, việc ký

kết một hiệp tác mới, đa dạng hố các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm

mới hoặc dịch vụ mới Các hành động của một doanh nghiệp cạnh tranh cũng cĩ

một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải cĩ những hành động đáp

ứng

Việc xuất hiện các cơng nghệ mới cũng cĩ thể dẫn tới việc một tổ chức phải

xem lại những thiết bị hiện cĩ trong HTTT của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ

liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà sốt lại các HTTT của mình để quyết định những

gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những cơng nghệ mới này

Bên cạnh ñó, vai trò của những thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua Nó

cũng có thể là nguyên nhân dẫn ñến việc phát triển một HTTT

Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức ñang tồn tại, ñể

xác ñịnh liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT có nên ñược thực hiện hay không

Vấn ñề có thể là một yêu cầu ñơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban

ñến lãnh ñạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm

quyết ñịnh liệu yêu cầu có thể chấp nhận ñược không Bởi vì tình trạng như vậy có

thể thường ñược xem như là ñể ngỏ cửa, nhiều tổ chức ñặt ra một hội ñồng tin học

chịu trách nhiệm quyết ñịnh về những quyết ñịnh loại ñó Trong ñại ña số trường

hợp hội ñồng tin học ñược cấu thành từ những người chịu trách nhiệm về các chức

năng chính của tổ chức Cách thức này ñảm bảo rằng mọi khía cạnh ñều ñược xem

xét khi một quyết ñịnh ñược ñưa ra Quyết ñịnh của hội ñồng hoặc của người chịu

trách nhiệm trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài

ñặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi ñộng một dự án phát triển Suốt quá trình

của dự án, người ta phải xem lại quyết ñịnh này có nghĩa là phải xác ñịnh xem sẽ

tiếp tục dự án hay kết thúc nó

2.5 Phương pháp xây dựng HTTT

Mục ñích của dự án xây dựng một HTTT là có ñược một sản phẩm ñáp ứng nhu

cầu của người sử dụng, mà nó ñược hoà hợp vào trong các hoạt ñộng của tổ chức,

chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian ñịnh

trước Không nhất thiết phải theo ñuổi một phương pháp ñể phát triển một HTTT,

tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không ñạt ñược những mục tiêu

ñịnh trước Bởi vì, một HTTT là một ñối tượng phức tạp, vận ñộng trong một môi

trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp ñó, phân tích viên cần phải có

một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp

Nguyên tắc xây dựng một HTTT

Một phương pháp ñược ñịnh nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ

cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý

hơn Phương pháp ñược ñề nghị ở ñây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của

nhiều phương pháp hiện ñại có cấu trúc ñể phát triển HTTT 3 nguyên tắc ñó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ

mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Ta xem xét 3 nguyên tắc này:

Đối với nguyên tắc 1:Bằng cách cùng mô tả một ñối tượng, người ta thường sử

dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong 3 mô

hình này ñược quan tâm từ những góc ñộ khác nhau Phương pháp phát triển hệ

thống ñược thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do ñó cần

luôn phân ñịnh rõ ràng 3 mức.Chúng ta sẽ nói rõ về các mô hình này trong phần

sau

• Mô hình lôgíc

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thực hiện, các

kho ñể chứa các kết quả hoặc dữ liệu ñể lấy ra các xử lý và những thông tin mà hệ

thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nó

không quan tâm tới ñịa ñiểm hoặc thời ñiểm mà dữ liệu ñược xử lý

• Mô hình vật lý ngoài

Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy ñược của hệ thống như là các vật

mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của ñầu vào và của ñầu ra,

phương tiện ñể thao tác của hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí

công tác trong hoạt ñộng xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về ñịa

ñiểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím ñược sử dụng Mô hình

này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời ñiểm mà các

hoạt ñộng xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở ñâu?

Khi nào?

• Mô hình vật lý trong

Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không

phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kỹ thuật Mô hình này mô tả

những thông tin liên quan tới những trang thiết bị ñược dùng ñể thể hiện hệ thống,

dung lượng kho lưu trữ và tốc ñộ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong

kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải

ñáp câu hỏi ”Như thế nào?”

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quả

của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình

vật lý trong là góc nhìn của nhân viên kỹ thuật

Ba mô hình này có mức ñộ ổn ñịnh khác nhau: mô hình logic là ổn ñịnh nhất và

mô hình vật lý trong là hay biến ñổi nhất

Ba mô hình của một HTTT

Đối với nguyên tắc 2: Đây là một nguyên tắc của sự ñơn giản hoá Thực tế

người ta khẳng ñịnh rằng ñể hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt

chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là ñiều hiển

Mô hình logic ( Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài ( Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong ( Góc nhìn kỹ thuật)

nhiên Tuy nhiên những công cụ ñầu tiên ñược sử dụng ñể phát triển ứng dụng tin

học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn

Nhiệm vụ lúc ñó sẽ khó khăn hơn

Đối với nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên ñơn giản hơn bằng cách

ứng dụng nguyên tắc này có nghĩa là ñi từ vật lý sang logic khi phân tích và ñi từ

logic sang vật lý khi thiết kế Phân tích sẽ bắt ñầu từ thu thập dữ liệu về HTTT

ñang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử

dụng, các tài liệu và quan sát Chúng ta sẽ nói rõ hơn về các mô hình này trong các

phần sau

Các công ñoạn của phát triển HTTT

Để phát triển một HTTT người ta thường chia ra làm 7 giai ñoạn Mỗi giai ñoạn

bao gồm một dãy các công ñoạn ñược liệt kê sau ñây Cuối mỗi giai ñoạn kèm theo

việc ra quyết ñịnh về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết ñịnh

này ñược trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân

tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quá trình lặp

Tuỳ theo kết quả của một giai ñoạn có thể, và ñôi khi là cần thiết, phải quay về giai

ñoạn trước ñể tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ ñược thực hiện

trong suốt quá trình Đó là việc lập kế hoạch cho giai ñoạn tới, kiểm soát những

nhiệm vụ ñã hoàn thành, ñánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sau

ñây là mô tả sơ lược các giai ñoạn của việc phát triển HTTT

Giai ñoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục ñích cung cấp cho lãnh ñạo tổ hcức hoặc hội ñồng

giám ñốc những dữ liệu ñích thực ñể ra quyết ñịnh về thời cơ, tính khả thi và hiệu

quả của một dự án phát triển hệ thống Giai ñoạn này ñược thực hiện tương ñối

nhanh và không ñòi hỏi chi phí lớn Nó gồm các công ñoạn sau:

a Lập kế hoạch ñánh giá yêu cầu

b Làm rõ yêu cầu

c Đánh giá khả năng thực hiện

d Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi cĩ sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu

Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống

đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đĩ, xác

định những địi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục

tiêu mà HTTT phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ

quyết định tiếp tục tiến hành hay thơi phát triển một hệ thống mới Để làm được

những việc đĩ giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các cơng đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu mơi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chẩn đốn và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lơgíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lơgíc của một HTTT, cho

phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã

được thiết lập ở giai đoạn trước Mơ hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thơng

tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu

(các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hố sẽ phải thực hiện (các

xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mơ hình logíc sẽ phải được

những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các cơng đoạn

sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

3.5Hợp thức hoá mô hình logic

Giai ñoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hình

này ñược xác ñịnh và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm

phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện ñể thực hiện hệ thống này Đó là

việc xây dựng các phương án khác nhau ñể cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một

phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải

là một mô tả chi tiết Mặc dù người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa

trên những mô hình vật lý ngoài ñược xây dựng nhưng chi phí cho việc tạo ra

chúng là rất lớn

Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu

ñã ñịnh ra trước ñây, nhóm phân tích viên phải ñánh giá các chi phí và lợi ích (hữu

hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo

cáo sẽ ñược trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ ñược thực

hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra ñáp ứng tốt nhất các

yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau ñây là các công

ñoạn của giai ñoạn ñề xuất các phương án giải pháp:

4.1 Xác ñịnh các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai ñoạn ñề xuất các phương án giải pháp

Giai ñoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai ñoạn này ñược tiến hành sau khi một phương án giải pháp ñược lựa chọn

Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Đó là một tài liệu bao chứa tất

cả các ñặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; bên cạnh ñó

là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao

diện với những phần tin học hoá Những công ñoạn chính của thiết kế vật lý ngoài

gồm:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện ( vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai ñoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai ñoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của

HTTT, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai ñoạn này phải

cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài

liệu mô tả về hệ thống Các hoạt ñộng chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật

6.5 Chuẩn bị tài liêụ

Giai ñoạn 7 : Cài ñặt và khai thác

Cài ñặt hệ thống là phao trong ñó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

ñược thực hiện Để việc chuyển ñổi này ñược thực hiện với những va chạm ít nhất,

cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai ñoạn này bao gồm các công ñoạn

Qui trình này có mục ñích khảo sát hệ thống, xác ñịnh một cách chính xác yêu

cầu của khách hàng về phần mềm tương lai

Cán bộ xác ñịnh yêu cầu sẽ khảo sát hệ thống, phân tích các nghiệp vụ, phân

tích yêu cầu của khách hàng Có rất nhiều phương pháp ñể có thể thu thập ñược các

thông tin, yêu cầu của khách hàng, có thể kể ñến như:

- Phỏng vấn: với cách thức này, sẽ giúp ñược cán bộ xác ñịnh yêu cầu thu ñược

những thông tin từ chính những người chịu trách nhiệm trên thực tế Những thông

tin này là những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung ñó khó có thể

nắm bắt ñược khi tài liệu quá nhiều

- Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về

nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình

trạng tài chính, các tiêu chuẩn và ñịnh mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ

của các thành viên, nội dung và hình dạng các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy

tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

Với phương pháp này cần phải nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

• Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm

công tác

• Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt ñộng của tổ chức

• Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra

Sử dụng phiếu ñiều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các

ñối tượng và trên một phạm vi ñịa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu ñiều tra Yêu cầu

các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức

dễ tổng hợp

Thường thì phiếu ñiều tra ñược thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng

qua ñiện thoại, ñĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web ñộng… Phiếu ñiều tra cần

phải ñược phát thử sau ñó hiệu chỉnh nội dụng và hình thức câu hỏi Trên phiếu

ñiều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi ñóng ( Closed Ended) và có một số câu hỏi mở

(Opened Ended) Để ñảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửi

phiếu phải là cấp trên của các ñối tượng nhân phiếu

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu

hoặc qua phỏng vấn như tài liệu ñể ñâu, ñưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hay

không sắp xếp

Quan sát sẽ có có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống

như ngày thường

Lưu ý

Ngoài ra còn có một số phương pháp hiện ñại khác như JAD (Joint

Application Design); phỏng vấn nhóm GSS ( Group Support System)

2 Mã hóa dữ liệu

Mã hoá ñược xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy

ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những

ñối tượng cần biểu diễn

Mã hoá là một công việc của thiết kế viên HTTT Có thể coi ñây là việc thay thế

thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu của

người sử dụng Mục tiêu ñó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết

kiệm ñược không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra

logic hình thức hoặc thể hiện vài ñặc tính của ñối tượng

Ví dụ:

• Ghi USD thì bao giờ cũng ngắn hơn là “United States Dollar”

Các phương pháp mã hóa dữ liệu

Trong thực tế người ta thường dùng một số phương pháp mã hoá như sau:

- Phương pháp mã hoá phân cấp

Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất ñơn giản Người ta phân cấp các ñối tượng từ

trên xuống Và mã số ñược xây dựng từ trái qua phải các chữ số ñược kéo dài về

phía bên phải ñể thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn

Để thiết lập mã phân cấp cần phải xác ñịnh có bao nhiêu cấp và mỗi cấp cần bao

nhiêu mã

Có hai loại mã phân cấp: Mã phân cấp cố ñịnh và mã phân cấp biến thiên

Mã phân cấp cố ñịnh là loại mã số mà số mã trong từng cấp bị giới hạn trong

một khoảng cho trước Ngược lại là mã biến thiên

- Phương pháp mã liên tiếp

Đây là loại mã ñược tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất ñịnh

Ví dụ: Nếu người tuyển dụng vào làm việc trước có mã số là 1 thì người tiếp

theo mang mã số là 2

Ưu ñiểm: Không nhầm lẫn và dễ tạo lập

Nhược ñiểm: Không gợi nhớ và không cho phứp chèn thêm mã vào giữa hai mã

cũ

- Phương pháp mã tổng hợp

Khi kết hợp việc mã phân cấp và mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá

tổng hợp

- Phương pháp mã hoá theo xeri

Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri ñược coi như

một giấy phép theo mã qui ñịnh

- Phương pháp mã hoá gợi nhớ

Phương pháp này căn cứ vào ñặc tính của ñối tượng ñể xây dựng

Ví dụ:

Viết tắt các chữ cái ñầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD

Ưu ñiểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng

Nhược ñiểm: Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp

- Phương pháp mã hoá ghép nối

Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một

ñặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với ñối tượng

ñược gán mã

Ưu ñiểm: Nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả

năng kiểm tra thuộc tính

Nhược ñiểm: Khá cồng kềng vì trong nhiều trường hợp ñòi hỏi phải có nhiều ký

tự

Để sử dụng có hiệu quả việc mã hoá, các mã hoá cần phải ñáp ứng nhu cầu tiện

lợi khi sử dụng và có tính uyển chuyển ñể có thể thích ứng ñược với những thay ñổi

của ñối tượng quản lý

3 Công cụ mô hình hoá

Sử dụng mô hình là một trong những nguyên tắc cơ bản của việc phát triển 1

HTTT và cũng như ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện nay Để tiếp tục các công việc

tiếp theo của ñề tài cần phải trình bày khái quát các công cụ sẽ ñược sử dụng trong

quá trình thực thi việc phát triển HTTT Nội dung của phần này sẽ trình bày các mô

hình biểu diễn HTTT, các mô hình mô tả HTTT như sơ ñồ luồng thông tin, sơ ñồ

chức năng…

3.1 Sơ ñồ chức năng nghiệp vụ (BFD- Bussiness Function Datagram)

Sơ ñồ BFD là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức( hay một

miền nghiên cứu của tổ chức) và các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng ñó

cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài Bên cạnh ñó mô

hình BFD còn cho ta thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh sự

trùng lặp, giúp phát hiện những chức năng còn thiếu Ngoài ra, BFD còn là cơ sở ñể

cấu trúc hệ thống chương trình sau này

- Biểu ñồ phân rã chức năng: Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương

pháp từ trên xuống, ta nhận ñược thông tin về chức năng từ mức tổng thể tới mức

chi tiết Cách phân chia này phù hợp với sự phân công chức năng công việc cho các

bộ phận chức năng cũng như cho các nhân viên của một tổ chức Biểu ñồ phân rã

chức năng cho ta thấy ñược các chức năng nghiệp vụ của tổ chức ñược phân chia

thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc nhất ñịnh Để xây dựng biểu ñồ

phân rã chức năng BFD, chúng ta cần phân chia theo nguyên tắc sau:

• Mỗi chức năng ñược phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện

chức năng ñã phân rã ra nó

• Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải ñảm bảo thực

hiện ñược chức năng ở cấp trên ñã phân rã ra chúng

• Không nên phân rã biểu ñồ mức quá sâu Ở mỗi mức, các chức năng cùng

Dạng chuẩn ñược dùng ñể mô tả các chức năng cho 1 miền khảo sát Mức cao

nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “ chức năng gốc”, những chức năng dưới gọi là

“chức năng lá”

- Biểu ñồ dạng công ty:

Biểu ñồ dạng này thường ñược sử dụng ñể mô tả tổng thể chức năng của một tổ

chức có qui mô lớn ở dạng công ty, mô hình gồm ít nhất 2 biểu ñồ trở lên: 1 biểu

ñồ gộp nhằm mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp, các biểu ñồ

còn lại là các biểu ñồ chi tiết dạng chuẩn ñể chi tiết mỗi chức năng lá của biểu ñồ

gộp

Tên chức năng

3.2 Sơ ñồ luồng thông tin IFD

Sơ ñồ luồng thông tin ñược dùng ñể mô tả HTTT theo cách thức ñộng Tức là

mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng

các sơ ñồ

Các kí pháp của sơ ñồ luồng thông tin:

• Xử lý

Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn

• Kho lưu trữ dữ liệu

• Dòng thông tin

Tài liệu

• Điều khiển

Lưu ý:

• Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng

• Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, ñĩa từ

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các ñối tượng ñược

biểu diễn trên sơ ñồ Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ ñồ như hình

dạng ( Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử

lý… sẽ ñược ghi trên các phích vật lý này

Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin

Loại thứ hai: Phích xử lý

Loại thứ ba: Phích kho chứa dữ liệu

3.3 Sơ ñồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram)

Tên xử lý:

Mô tả:

Tên IFD có liên quan:

Phân ra thành các IFD con:

Phương tiện thực hiện:

Sự kiện khởi sinh:

Sơ ñồ DFD dùng ñể mô tả cũng chính HTTT như sơ ñồ IFD nhưng trên góc ñộ

trừu tượng Trên sơ ñồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ

liệu, nguồn và ñích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời ñiểm và ñối tượng chịu

trách nhiệm xử lý Sơ ñồ DFD chỉ mô tả ñơn thuần HTTT làm gì và ñể làm gì

Sơ ñồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của

HTTT Sơ ñồ này không ñi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là

nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ ñồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có

thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật

Phân rã sơ ñồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ

ñồ Bắt ñầu từ sơ ñồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ ñồ mức 0, mức 1…

Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD

- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

Tên người/bộ phận

phát/nhân thông tin

Tên tiến trình xử

lý Tệp dữ liệu

Tên dòng dữ liệu

- Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn ñi cùng nhau thì có

thể tạo ra một luông duy nhất

- Xử lý luôn phải ñược ñánh mã số

- Vẽ lại các kho dữ liệu ñể các luồng không cắt nhau

- Tên cho xử lý phải là một ñộng từ

- Xử lý buộc phải thực hiện một biến ñổi dữ liệu Luồng vào phỉa khác với

luồng ra từ một xử lý

Các phích logic

Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5

loại phích logic Chúng ñược dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ

liệu, tệp dữ liệu, và phần tử thông tin

4 Thiết kế Cơ sở dữ liệu( CSDL)

Những nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công

việc quản lý và kinh doanh của mình Những danh sách khách hàng, danh sách nhà

cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên… là những ví dụ cần thiết về quản trị

dữ liệu Nếu mất những dữ liệu ñó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn trong khâu ñịnh giá,

bán sản phẩm hoặc dịch vụ, tính lương cho nhân viên, ñiều hành hoạt ñộng tổ

chức…

4.1 Khái niệm CSDL

Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin trên vẫn ñược thu thập, lưu trữ, xử

lý, phân tích và cập nhật Chúng có thể ñược ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, trong

các phích bằng bìa cứng, hộc Catalog… thậm chí ngay trong trí não của những

nhân viên làm việc Làm như vậy cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi

tìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi nặng nhọc và các kết quả

báo cáo thường là không ñầy ñủ và không chính xác

Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị CSDL ñể giao tác với

các dữ liệu trong CSDL Hệ quản trị CSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng

ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một CSDL ñơn lẻ hoặc từ một số

CSDL Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những hệ quản trị CSDL thông

dụng trên các máy tính cá nhân

Cơ sở dữ liệu( Data base) ñược hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau

ñược tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện ñại của tin học, chịu sự quản lý của

một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử

dụng khác nhau, với những mục ñích khác nhau

4.2 Thiết kế các CSDL logic ñi từ các thông tin ñầu ra

- Dữ liệu phải ñược chuẩn hoá

- Tiện, nhanh khi truy xuất dữ liệu

Xác ñịnh các tệp CSDL trên các thông tin ñầu ra của hệ thống là phương pháp cổ

ñiển và cơ bản của thiết kế CSDL

Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin ñầu ra:

- Liệt kê các phần tử thông tin trên ñầu ra

- Trên mỗi thông tin ñầu ra bao gồm các phần tử thông tin ñược gọi là các thuộc

tính Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh- là những thuộc tính ñược tính toán ra hoặc

suy ra từ các thuộc tính khác

- Gạch chân các từ khoá cho thông tin ñầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ ñể lại các thuộc tính cơ sở

Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có nghĩa trong quản lý

Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

- Chuẩn hoá mức 1 quy ñịnh rằng: trong mỗi danh sách không ñược chứa những

thuộc tính lặp (ký hiệu là R) Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính

lặp ñó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc ñộ quản lý

- Gắn cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính ñịnh danh riêng và thêm thuộc

tính ñịnh danh của danh sách gốc

Thực hiện chuẩn hoá mức 2( 2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy ñịnh rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính

phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của

khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm

vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

- Lấy bộ phận khoá ñó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này

một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy ñịnh rằng: trong một danh sách không ñược phép có sự

phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm voà thuộc

tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách

chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

- Xác ñịnh khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Bước 3: Tích hợp các tệp ñể chỉ tạo ra 1 CSDL Từ mỗi ñầu ra theo cách thực

hiện của Bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan ñến

một ñối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương ñối ñộc lập Những danh sách nào

cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là: tạo thành một danh sách

chung bằng các tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách ñó

Bước 4:

- Xác ñịnh khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ ñồ

- Xác ñịnh số lượng các bản ghi

- Xác ñịnh ñộ dài cho 1 thuộc tính Tính ñộ dài cho bản ghi

Bước 5: Xác ñịnh liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ ñồ cấu trúc dữ liệu

Xác ñịnh mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng thành các mũi tên 2 chiều Nếu

có quan hệ 1-nhiều thì vẽ 2 mũi tên về hướng ñó

III Hệ quản trị CSDL Visual Basic

1 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access& Visual Basic

Trong những năm gần ñây, ở nước ta CNTT ñang phát triển rất nhanh và ngày

càng phổ biến rộng rãi Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL ñang ñược sử dụng phổ

biến như: Microsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong ñó Microsoft Access

là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình

Microsoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất Microsoft Access hoạt

ñộng trong môi trường Windows, là một hệ ñiều hành giao diện ñồ hoạ, do ñó thiết

kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi với giao diện trực quan, khả năng

phát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp

Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng ñối tượng Visual

Basic, công cụ này có những ưu ñiểm:

- Cho phép xử lý từng bản ghi trong một tập hợp thay vì tác ñộng cùng một lúc

trên toàn bộ tập hợp bản ghi

- Có thể tạo và ñiều khiển các ñối tượng

- Báo lỗi và xử lý lỗi

- Tạo thủ tục theo ý muốn

- Làm CSDL dễ bảo trì

2 Giới thiệu về Visual Basic( VB)

Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt ñộng theo kiểu

ñiều khiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giống

ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language )

Lợi ñiểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức

so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng

Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi

thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện

khi chương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác

Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua hai bước:

- Thiết kế giao diện ( Visual Programming )

- Viết lệnh ( Cade Programming )

Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của ñối

tượng mỗi khi ta ñịnh dùng ñến nó Đây chính là ñiểm mạnh nổi bật của ngôn ngữ

lập trình hiện ñại Cũng chính vì những tính năng ưu việt này mà hiện nay ngôn

ngữ VB ñược rất nhiều người lựa chọn khi lập trình cho các chương trình của mình

CHƯƠNG 3:

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ

NHÂN SỰ CÔNG TY VMS MOBIFONE

I TỔNG QUAN VỀ VIỆC PHÂN TÍCH

1 Khảo sát chung

Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lý nhân sự, tôi ñã dành

hơn 3 tuần ñể khảo sát chung về công ty và các vấn ñề liên quan ñến nhân sự của

công ty Các chuyên viên của phòng TC-HC - phòng có trách nhiệm ñảm nhận việc

quản lý nhân sự của công ty ñã tạo ñiều kiện tốt nhất ñể tôi có thể ñược tìm hiểu

những vấn ñề quan tâm như: cung cấp tài liệu, giải thích về các quy trình cũng như

các tiêu chí quản lý của công ty, giải thích các thuật ngữ cũng như các quá trình

phức tạp khác, như: vấn ñề về quản lý chấm công, quản lý lương…của công ty

Không những trong 3 tuần ñầu tiên mà trong thời gian thực tập, tôi cũng ñược tìm

hiểu kỹ hơn về việc quản lý nhân sự của công ty Được gặp gỡ các chuyên viên

ñảm nhận các công việc của phòng, như: chị Bích- ñảm nhận về việc cập nhật, tìm

kiếm,lưu trữ về hồ sơ nhân viên, về danh sách về hưu; chị Hoàng Anh- ñảm nhận

về khen thưởng kỷ luật, các khoản BHYT,BHXH; chị Nguyên- ñảm nhận về các

vấn ñề liên quan ñến tiền lương… Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy: việc

quản lý nhân sự của công ty còn rất riêng rẽ: mỗi chuyên viên của phòng lại ñảm

nhận một nhóm công việc riêng, ví dụ: có chuyên viên ñảm nhận về tính toán các

khoản giảm trừ, phụ cấp cũng như lương cuối kỳ của mỗi cán bộ trong công ty, có

chuyên viên lại ñảm nhận quá trình khen thưởng kỷ luật, có chuyên viên lại ñảm

nhận về hồ sơ về hưu… Mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban nào cần một thông

tin nào ñó về một chuyên viên bất kỳ, việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi

trưởng phòng của phòng TC-HC phải chỉ ñạo cho ñúng chuyên viên ñảm nhận ñó

thực hiện, sau ñó chuyên viên ñảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo

cáo (nếu có yêu cầu) Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì thông tin cần