Bản mô tả công việc nhân viên văn thư lễ tân

Bản mô tả công việc của nhân viên văn thư lễ tân, mô tả công việc của nhân viên văn thư lễ tân quy định toàn bộ các công việc, phạm vi công việc, thẩm quyền được làm các công việc, mối quan hệ trong công việc với nhân viên khác, cấp trên trực tiếp của nhân viên văn thư, nhân viên lễ tân

Trang 1

Chức danh công việc : NHÂN VIÊN LỄ TÂN-VĂN THƯ Mã số : TCHC_08

Chức danh quản lý trực tiếp : GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ

Ký tên

Mã số nhân viên :

Ký tên

BIỂU ĐỒ CÁC MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP TRONG CÔNG VIỆC

(Mối quan hệ cấp trên)

GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ

Đối tác

Khách hàng,

Cơ quan chính quyền địa

phương

Ban TGĐ Công ty thành viên Trung tâm, phòng, ban Các dự án, chi nhánh

NHÂN VIÊN

LỄ TÂN – VĂN THƯ

(Mối quan hệ bên ngoài)

(Mối quan hệ với các phòng ban trong Công ty)

Trang 2

I MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

- Thực hiện các công việc liên quan đến Lễ tân, Văn thư, quản trị hành chính

II SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (03 cấp trên trực tiếp)

1 Nghe và trả lời điệnthoại

1 Thường xuyên có mặt tại vị trí Lễ tân để trả lời điện thoại và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác

2 Trả lời điện thoại trước khi chuông reo quá 3 lần

3 Nghe và trả lời điện thoại nhẹ nhàng, lịch sự, chuyên nghiệp và tạo thiện cảm cho khách hàng và đối tác Mở đầu cuộc trả lời điện thoại

bằng câu : “alo, …… xin nghe”, sử dụng nhiều câu “xin lỗi”, “cảm ơn”…trong khi nói

chuyện điện thoại với khách hàng và đối tác

Công tác Lễ tân

- Nghe và trả lời điện thoại đúng quy định và thể hiện được văn hóa Công ty

- Giọng nói dễ nghe, lịch sự và chuyên nghiệp

thiện cảm với khách hàng, đối tác

- Tạo sự hài lòng đối với khách hàng, đối tác và CBCNV trong Công ty

2 Quản lý công văn đi,công văn đến

1 Tiếp nhận công văn đi, ghi số, vào sổ, đóng dấu và chuyển ngay đến các bộ phận liên quan sau khi đã nhận được công văn Chuyển trực tiếp và/hoặc email và/hoặc eoffice

2 Tiếp nhận công văn đến từ đơn vị bên ngoài chuyển đến, ghi số, vào sổ và chuyển ngay đến Lãnh đạo Công ty hoặc các bộ phận liên quan sau khi đã nhận được công văn

3 Tiếp nhận công văn đến sau khi Lãnh đạo đã phê duyệt, phô tô và chuyển ngay đến các phòng ban liên quan và lưu giữ theo quy định

4 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định trong Quy chế Văn thư Lưu trữ đã được Tổng Giám đốc ký ban hành

Công văn đi + Công văn đến

- Ghi số, vào sổ đầy đủ, đóng dấu chính xác

- Chuyển công văn đi, đến kịp thời, kiểm tra lại thông tin của văn bản gửi đi

- Lưu giữ công văn đầy đủ, dễ tìm kiếm, không bị nhàu nát hoặc bị mất

3 Lên kế hoạch và mua

văn phòng phẩm 1 Ngày 25 hàng tháng, tập hợp đề nghị mua VPPcủa các Phòng ban, Trung tâm để trình cấp trên

phê duyệt và thực hiện mua

2 Cấp phát VPP cho các đơn vị hoàn thành trước ngày mùng 5 hàng tháng

Văn phòng phẩm

hoạch, mua và cấp phát kịp thời, đầy đủ

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

NHÂN VIÊN THỦ QUỸ

CHUYÊN VIÊN TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO

CHUYÊN VIÊN

TIỀN LƯƠNG,

BHXH

LÁI XE VĂN PHÒNG

NHÂN VIÊN LỄ TÂN – VĂN THƯ, HÀNH CHÍNH

CHUYÊN VIÊN TIN HỌC, TRUYỀN THÔNG

Trang 3

STT TRÁCH NHIỆM NHIỆM VỤ KẾT QUẢ ĐẦU RA

của tháng đầu tiên của quý kế tiếp đúng thời hạn quy định, số liệu chính xác

4

Liên hệ sửa chữa, thay

thế vật tư, linh kiện của

các loại máy thiết bị văn

phòng

1 Tiếp nhận thông tin từ các phòng ban và liên

hệ ngay với đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng máy thiết bị văn phòng để xử lý sự cố Đảm bảo máy thiết bị có thể hoạt động hiệu quả trở lại trong thời gian sớm nhất

2 Làm các thủ tục thanh toán chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy thiết bị sau khi đã hoàn thành theo quy định Kế toán của Công ty

3 Theo dõi và báo cáo chi phí sửa chữa, thay thế vật tư, linh kiện định kỳ hàng quý, 6 tháng và hàng năm

Máy văn phòng

- Hoạt động liên tục, chất lượng và hiệu quả cao

- Được kiểm tra thường xuyên và khắc phục sự

cố kịp thời khi xảy ra hỏng hóc

- Báo cáo chi phí kịp thời, đầy đủ

5 Soạn thảo văn bản

1 Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên

2 Áp dụng đúng mẫu văn bản cho mỗi lần soạn thảo

3 Trình cấp trên phê duyệt sau khi đã soạn xong

Văn bản hoàn chỉnh

- Đúng nội dung yêu cầu

- Đúng tiến độ yêu cầu

- Đúng quy định của Công ty

- Nội dung chính xác, đúng chính tả

6 Phục vụ nước uống cho lãnh đạo khi tiếp khách

Nhiệm vụ phụ:

1.Pha nước và chuyển vào phòng Lãnh đạo khi tiếp khách (làm thay Thư ký TGĐ khi vắng mặt)

Chất lượng phục vụ:

- Nhanh chóng, kịp thời

▫ Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với cấp trên trực tiếp tất cả các vấn đề liên quan đến các công việc được giao phụ trách.

▫ Làm việc tại VP Công ty, trong môi trường thoải mái, được trang bị máy điều hòa nhiệt độ

▫ Được bố trí 01 máy tính để bàn có kết nối Internet, được dùng điện thoại bàn, sử dụng máy fax, máy photocopy, máy scan và các loại máy văn phòng khác.

▫ Được cung cấp bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu

 Chuyên môn : Tốt nghiệp Trung cấp trở lên, chuyên ngành : Văn thư lưu trữ, Hành chính,

Ngoại ngữ, Kinh tế, Kế toán, QTKD vv…

 Giới tính: Nữ

 Độ tuổi: Từ 20-35 tuổi

 Hình thức : Ngoại hình khá, ưa nhìn, nhanh nhẹn, hoạt bát

 Kinh nghiệm : Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm lễ tân – văn thư.

 Kiến thức nghiệp vụ Lễ tân – Văn thư : Hiểu biết và có kỹ năng nghiệp vụ văn thư : quản lý

công văn, quản lý dấu, soạn thảo văn bản Nhanh nhẹn, cẩn thận Ngoại hình khá, giao tiếp tốt, chăm chỉ nhiêt tình Nắm được quy trình và cách thức lưu giữ hồ sơ tài liệu Biết phân loại công văn đến trước khi chuyển cho các bộ phận có liên quan

 Kỹ năng mềm: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng word, excel, email vv…, biết sử dụng

các loại máy văn phòng: điện thoại, fax, phôtôcopy, điều hoà nhiệt độ, máy scan… Có khả năng giao tiếp, giọng nói chuẩn, không mắc tật nói ngọng, nói lắp.

 Ưu tiên biết giao tiếp Tiếng Anh.

Trang 4

Họ và tên: ………

Chức vụ: Lễ Tân – Văn Thư

Ngày: ……….

Chức vụ: Giám đốc Nhân sự Ngày: ………

Họ và tên: ……… Chức vụ: Tổng Giám đốc

Ngày:

Ký tên

Đối tác

Khách hàng,

phương

NHÂN VIÊN

Trang 5

VI MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

VII SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (03 cấp trên trực tiếp)

7 Nghe và trả lời điệnthoại

8 Quản lý công văn đi,

công văn đến

5 Tiếp nhận công văn đi, ghi số, vào sổ, đóng dấu và chuyển ngay đến các bộ phận liên quan sau khi đã nhận được công văn Chuyển trực tiếp và/hoặc email và/hoặc eoffice

8 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định

Công văn đi + Công văn đến

CHUYÊN VIÊN

TIỀN LƯƠNG,

BHXH

LÁI XE VĂN PHÒNG

Trang 6

trong Quy chế Văn thư Lưu trữ đã được Tổng Giám đốc ký ban hành

9 Lên kế hoạch và muavăn phòng phẩm

4 Ngày 25 hàng tháng, tập hợp đề nghị mua VPP của các Phòng ban, Trung tâm để trình cấp trên phê duyệt và thực hiện mua

6 Báo cáo chi phí VPP hàng quý trước ngày 10 của tháng đầu tiên của quý kế tiếp

đúng thời hạn quy định, số liệu chính xác

10

phòng

2 Pha nước và chuyển vào phòng Lãnh đạo khi tiếp khách (làm thay Thư ký TGĐ khi vắng mặt)

Trang 7

Ngày: ……….

Ngày:

Ký tên

Đối tác

Khách hàng,

phương

NHÂN VIÊN

Trang 8

XI MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

XII SƠ ĐỒ TỔ CHỨC (03 cấp trên trực tiếp)

13

Nghe và trả lời điện

thoại

14 Quản lý công văn đi, 9 Tiếp nhận công văn đi, ghi số, vào sổ, đóng Công văn đi + Công văn đến

CHUYÊN VIÊN

TIỀN LƯƠNG,

BHXH

LÁI XE VĂN PHÒNG

Trang 9

công văn đến

dấu và chuyển ngay đến các bộ phận liên quan sau khi đã nhận được công văn Chuyển trực tiếp và/hoặc email và/hoặc eoffice

12 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định trong Quy chế Văn thư Lưu trữ đã được Tổng Giám đốc ký ban hành

15 Lên kế hoạch và muavăn phòng phẩm

7 Ngày 25 hàng tháng, tập hợp đề nghị mua VPP của các Phòng ban, Trung tâm để trình cấp trên phê duyệt và thực hiện mua

9 Báo cáo chi phí VPP hàng quý trước ngày 10 của tháng đầu tiên của quý kế tiếp

đúng thời hạn quy định, số liệu chính xác

16

phòng

3 Pha nước và chuyển vào phòng Lãnh đạo khi tiếp khách (làm thay Thư ký TGĐ khi vắng mặt)

Trang 10

Ngày: ……….

Ngày:

Ký tên

Đối tác

Khách hàng,

phương

NHÂN VIÊN

Định dạng
Số trang	13
Dung lượng	181 KB
File đính kèm	Mo ta cong viec Van thu le tan.rar (24 KB)