Bản mô tả công việc Nhân Viên Thư ký văn phòng chuyên văn thư pháp lý ppsx

Tên c ơ quan: Viện Máy Tính www.vienmaytinh.org TD_V10 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Nhân Viên Thư ký văn phòng chuyên văn thư pháp lý Chức danh công việc: Thư ký Kinh doanh Phòng/ban: HÀNH CHÍNH M ỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC 1. Thư ký ghi chép và biên soạn nội dung cho ban GĐ về đối ngoại và hành chính 2. Có khả năng giúp đỡ cho lãnh đạo: sắp xếp hồ sơ, văn thư, truyền đạt yêu cầu xuống phòng ban, 3. Nắm bắt nhanh tình hình hoạt động và tổng hợp thông tin, lặp báo cáo và đánh giá từng phòng ban trong cộng ty. 4. Đại diện BGD trả lời thông tin cho báo chí, truyền hình và cơ quan hửu quan, nghe điện thoại, trả lời mail và thông tin trên website. 5. Đề ra biện pháp cải cách hành chính và biểu mẫu mang tính pháp lý có lợi cho công ty. 6. Kiểm tra thông tin đầu ra/vào đối với tất cả các loại văn bản, truyền miệng và cả trên điện tử. 7. Tư vấn luật hợp tác, đầu tư, khiếu nại về các vấn đề có liên quan đến ngành thương mại, giáo dục. Tìm kiếm nguồn hổ trợ cho các dự án về Học Viện CNTT, xuất bản sách điện tử và hợp tác đào tạo. CÁC TRÁCH NHI ỆM CHÍNH 1.Tiếp nhận yêu cầu từ BGĐ, trưởng phòng, xử lý thông tin, đáp ứng các yêu cầu dưới dạng thông tin và văn bản. a. Thực hiện và thiết lập tài liệu, tiếp nhận các yêu cầu của người điều hành, truyền đạt lại cho bộ phận có liên quan, báo cáo nhắc việc, phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong VIỆN. b. Ghi chép, lưu trữ thông tin của các cuộc họp, lưu trữ hồ sơ mật, kiểm văn bản, bảo thiết kế dưới góc độ nhân viên pháp chế. c. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các công việc của các bộ phận trực thuộc Ban Quản Lý trong phạm vi Viện Máy Tính Việt Nam. Copyright © 2008 Vien May Tinh. All Rights Reserved page 1 Tên c ơ quan: Viện Máy Tính www.vienmaytinh.org TD_V10 2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong VIỆN, thông tin đến và đi VIỆN MÁY TÍNH VIỆT NAM Địa chỉ:178-180 Hoàng Văn Thụ, P.9 Q.PN HCM Điện thoại: 08 38442008 Fax: 08 38446439 Email: info@vienmaytinh.org Website: www.vienmaytinh.org b. Soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần cuối trước khi trình lãnh đạo VIỆN. c.Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của Giám Đốc, sắp xếp và phân loại chúng theo cách thức có lợi. d. Trả lời điện thoại, fax, thư tín,email… ra vào, được thay mặt Giám Đốc nghe trong lúc vắng mặt. 3. Thuyết trình tham dự hội thảo, thư ký hội thảo và tổ chức mời phóng viên, nhà báo. a. Tổ chức lập kế hoạch tham dự hội thảo, chuyên đề, sự kiện, nhắc nhỡ lịch tham dự cho Giám Đốc. b.Tham dự và thuyết trình các chuyên đề mang tính thiết thực, PR hình ảnh công ty. c. Chuẩn bị văn bản, sắp xếp cho BGĐ ký kết văn bản, hướng dẫn cho đối tác thực hiện các quyền lợi, ghi nhận thông tin và ý kiến phản hồi. d. Tổ chức hình ảnh, viết bài và gởi về ban biên tập hoặc phản hồi thông tin cho đối tác về các vấn đề có liên quan đến công ty. 5. Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu của VIỆN. a. Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại VIỆN. b. Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết. Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. c. Thực hiện cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựng các văn bản tài liệu giới thiệu VIỆN và phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện quảng bá hình ảnh VIỆN. d. Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà nước. Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các đối tác, khách hàng… 6. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu: a. Tham gia các hội nghị, họp, thảo luận của VIỆN. b. Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định và yêu cầu. Copyright © 2008 Vien May Tinh. All Rights Reserved page 2 Tên c ơ quan: Viện Máy Tính www.vienmaytinh.org TD_V10 c. Tham gia thực hiện các công việc, dự án khác theo chỉ đạo. KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CẦN ĐẠT ĐƯỢC 1. Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ VIỆN được quản lý, vận hành đúng quy trình, quy định, thông suốt. 2. Lịch làm việc của Giám Đốc phải được lên trước 1 tháng và bảo đảm được xử lý thông suốt, trả lời thắc mắc, xử lý thông tin trong ngày. Chuẩn bị chu đáo các dự án và không bỏ qua 1 cơ hội nào có thể được tận dụng. 3. Thông tin liên lạc và hình ảnh của BGĐ phải được bộc lộ và khắc họa rõ nét về mục đích cũng như nội dung BGĐ muốn truyền tải đến công chúng, Khách hàng và nội bộ. 4. Khảo sát khách hàng về chỉ số lòng tin, khảo sát thị trường và thu thập dữ liệu các đối thủ cạnh tranh, rút trích thông tin và co phương pháp báo cáo Ban Giám Đốc. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, GIÁM SÁT Trực tiếp Gián tiếp  CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Chấp nhận đi công tác, chấp nhận làm việc ngày chủ nhật, bảo mật thông tin. 2. Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, quản trị hành chánh, 3. Chứng chỉ Không 4. Kinh nghiệm Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý. 5. Kiến thức Có kiến thức về quản trị văn phòng, lưu trữ. 6. Hiểu về các quy định pháp luật có liên quan. 7. Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động dịch vụ, kinh doanh của VIỆN. 8. Kỹ năng Giao tiếp tốt. Tổ chức tốt. 9. Khả năng Lãnh đạo. 10. Liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ. 11. Làm việc độc lập, chịu áp lực công việc cao. MÔI TRƯỜNG, ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC  Thường xuyên làm việc trong văn phòng  Di chuyển nhiều Vào ban đêm Khác :  1. Chỉ tiêu và cách đánh giá: 1. Thời gian làm việc 8-9h/ngày, thái độ cần mẫn, nhiệt thành và có thối quen phục vụ khách hàng. 2. Không bỏ lỡ 1 vụ việc nào qua ngày mai, tính cấp bách và nghiêm túc giải quyết vần đề. 3. Nâng cao tỷ lệ hài lòng về dịch vụ của BGĐ là trên 98%.(Khảo sát nội bộ hàng tháng/hàng quí). CHỮ KÝ Copyright © 2008 Vien May Tinh. All Rights Reserved page 3 . www.vienmaytinh.org TD_V10 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Nhân Viên Thư ký văn phòng chuyên văn thư pháp lý Chức danh công việc: Thư ký Kinh doanh Phòng/ ban: HÀNH CHÍNH M ỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC 1. Thư ký ghi chép và. tạo dựng và phát triển mối quan hệ. 11. Làm việc độc lập, chịu áp lực công việc cao. MÔI TRƯỜNG, ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC  Thư ng xuyên làm việc trong văn phòng  Di chuyển nhiều Vào ban đêm Khác. thảo, chuyên đề, sự kiện, nhắc nhỡ lịch tham dự cho Giám Đốc. b.Tham dự và thuyết trình các chuyên đề mang tính thiết thực, PR hình ảnh công ty. c. Chuẩn bị văn bản, sắp xếp cho BGĐ ký kết văn bản,