thống thông tin quản lý
Xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ cho các quá trình trong quản lý không chỉ là yêu cầu tạo ra nền tảng hệ thống thông tin đơn thuần. Một vấn đề luôn làm quan tâm các nhà quản lý và các chuyên gia khi xây dựng một hệ thống thông tin chính là vấn đề nhận thức của các cấp quản lý và việc đào tạo và tự đào tạo để có thể khai thác hệ thống thông tin đạt hiệu quả cao nhất. Có rất nhiều vấn đề cần quan tâm, nhưng có thể tập trung sáu nội dung sau đây:
Một là, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của thông tin cho các cán bộ
quản lý.
Cán bộ quản lý thường quản lý theo kinh nghiệm có sẵn, việc quen với các báo cáo và xin chỉ thị qua điện thoại hay việc gì cũng có văn bản, có chữ ký mới có hiệu lực. Để sửa đổi vấn đề trên khi xây dựng văn phòng điện tử không có giấy tờ,
thì người quản lý sẽ trở nên lạc lõng và hiệu suất công việc không có. Vì vậy, việc thay đổi cách thức điều hành doanh nghiệp theo phong cách mới là cần thiết. Để đạt yêu cầu này, cán bộ lãnh đạo cần phải:
- Lãnh đạo doanh nghiệp phải điều hành, ra chỉ thị qua mạng và yêu cầu nhân viên báo kết kết quả qua mạng.
- Tổ chức lưu trữ mọi văn bản nội bộ theo hình thức điện tử, trừ các văn bản làm việc ra ngoài công ty.
- Tổ chức công khai thông tin khách hàng qua mạng internet, cấp điện qua mạng, trả tiền điện và các dịch vụ qua mạng kết hợp với ngân hàng.
Người lãnh đạo đơn vị phải là người ủng hộ giải pháp thông tin điện tử bằng những hành động cụ thể như trên thì mới triển khai thành công một hệ thống quản lý trong toàn bộ Công ty Điện lực 3.
Hai là, xây dựng đội ngũ cán bộ giỏi về quản lý đồng thời nắm vững và có
khả năng vận dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý.
Việc chuyển đổi Công ty Điện lực 3 thành công ty mẹ - công ty con thì vấn đề xây dựng một đội ngũ quản lý năng động, nắm bắt mọi ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý có tính chất quyết định đến hiệu quả điều hành và nâng cao được năng suất của mọi nhân viên. Muốn vậy, việc chuyên môn hóa các bộ phận quản lý và phân chia cấp quản lý theo tính chất hoạt động.
+ Cấp tác nghiệp phải có kỹ năng và thành cả về nghề nghiệp, giao tiếp khách hàng và có thể sử dụng thành thạo các chương trình ứng dụng.
+ Cấp quản lý phải có khả năng phân tích và tổng hợp báo cáo các số liệu, vì đây chính là các chuyên gia của các phòng chức năng. Ngoài việc phải thành thạo về lĩnh vực chuyên môn theo chức năng, các cán bộ cấp quản lý phải đề xuất được các cách thức quản lý và có khả năng về trình độ công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý, có khả năng tự học hỏi và có thể là người hướng dẫn trực tiếp cho các nhân viên cấp tác nghiệp.
+ Bộ phận cung cấp kiến thức phải có trình độ chuyên môn cao, có khả năng nghiên cứu và triển khai các dự án cung cấp kiến thức cho đơn vị quản lý và đề xuất với cấp chiến lược những phương án có tính đột phá trong lĩnh vực chuyên môn và công nghệ thông tin. Thông thường, đảm nhận nhiệm vụ này là các công ty con hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, nghiên cứu ứng dụng, công nghệ thông tin, viễn thông, tài chính ngân hàng, đầu tư… Công ty mẹ phải đầu tư và quan tâm đến các lĩnh vực mà các công ty con này đóng góp vào sự phát triển của Công ty.
Ba là, có chính sách thích hợp trong việc tuyển dụng, đào tạo và bố trí
những cán bộ chuyên trách về CNTT trong các khâu quản lý trọng yếu.
Để triển khai thành công hệ thống thông tin trong Công ty Điện lực 3, không thể không xét đến vấn đề tuyển dụng, đào tạo và bố trí những cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin tại Công ty và các đơn vị. Cần phải có một giám đốc công nghệ thông tin (CIO) tại Công ty mẹ để xây dựng một chiến lược áp dụng các công nghệ mới vào hệ thống năng lượng và quản lý công ty. Tại các công ty con, theo chức năng, phải có phó giám đốc hoặc trưởng phòng phụ trách công nghệ thông tin. Vị trí này vừa có nhiệm vụ triển khai các hệ thống thông tin ở cấp sách lược và tác nghiệp tại đơn vị, vừa là các cán bộ chuyên môn được tham gia soạn thảo và đóng góp cho chiến lược phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin và phát triển hệ thống thông tin trong toàn Công ty Điện lực 3.
KẾT LUẬN
Mục đích của luận văn là xác định các biện pháp tổ chức lại hệ thống thông quản lý ở Công ty Điện lực 3 trong giai đoạn hiện nay. Theo những giải pháp được luận chứng và đề xuất, có thể đưa ra kết luận rằng, về cơ bản, các giải pháp đáp ứng được quá trình chuyển đổi mô hình quản lý của Tập đoàn Điện lực nói chung và Công ty Điện lực 3 nói riêng trong giai đoạn hiện nay.
Luận văn đã tập trung nghiên cứu mô hình lý thuyết về xây dựng hệ thống thông tin quản lý theo mô hình quản lý đặc thù của ngành điện. Công ty Điện lực 3 là công ty điện lực vùng, có đầy đủ các chức năng của một hệ thống điện lực khép kín từ sản xuất, truyền tải đến phân phối điện năng. Mọi tiến bộ về lĩnh vực tự động hóa luôn gắn liền với mỗi sự phát triển của công nghệ thông tin và máy tính. Đến lượt những tiến bộ trong các lĩnh vực tự động hóa và công nghệ thông tin lại thường được ngành điện ứng dụng trước nhất. Mô hình hệ thống thông tin năng lượng tại các nước đã cho thấy mọi hoạt động sản xuất, truyền tải, phân phối điện năng đến mọi hoạt động quản lý và kinh doanh điện năng đã trở nên ngày càng tin cậy hơn, hiệu quả hơn, chất lượng điện năng cung cấp được tốt hơn, hệ thống cung ứng và dịch vụ khách hàng đa dạng hơn. Xu hướng thị trường hóa ngành điện cũng được đặt ra cấp bách hơn bao giờ hết. Điều đó đặt các doanh nghiệp ngành điện trước bối cảnh cạnh tranh, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả.
Nhìn lại quá trình 21 năm xây dựng và triển khai các chương trình máy tính ứng dụng vào trong điều hành hệ thống điện và cho các hoạt động chức năng của Công ty Điện lực 3, có thể kết luận, hệ thống thông tin quản lý hiện có của Công ty Điện lực 3 đã có những bước phát triển đáng kể. Tuy nhiên, hệ thống thông tin năng lượng hiện có tại Công ty Điện lực 3 vẫn cần phải được tổ chức lại. Vấn đề đặt ra ở đây chính là tính không đồng bộ của các chương trình ứng dụng, việc kết nối dữ liệu của các chương trình để tạo ra một cơ sở dữ liệu chung nhằm phục vụ cho các cấp quản lý luôn khó khăn, việc đầu tư còn mang tính tự phát, rời rạc mà chưa có tính hệ thống khi đưa vào các chương trình ứng dụng trong quản lý và điều hành hệ
thống điện, chất lượng đội ngũ quản lý còn yếu kém, tổ chức thông tin quản lý chưa đáp ứng yêu cầu phát triển. Những vấn đề hạn chế đó quy định sự cần thiết phải tổ chức lại hệ thống tin quản lý năng lượng tại Công ty Điện lực 3. Vấn đề này càng trở nên cấp bách hơn khi quá trình cổ phần hóa và chuyển đổi Công ty Điện lực 3 thành mô hình công ty mẹ - công ty con đang được tiến hành khẩn trương theo tiến trình thị trường hóa ngành Điện Việt Nam của Chính phủ.
Luận văn đã luận chứng, đề xuất cấu trúc mới của hệ thống thông tin của Công ty Điện lực 3 với đầy đủ các chức năng hiện có và các chức năng sẽ được triển khai trong tương lai. Hệ thống này được tổ chức lại theo hướng xây dựng lại các cơ sở dữ liệu phục vụ cho các cấp quản lý, tạo cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ tốt nhất cho khách hàng dùng điện. Ngoài ra, luận văn còn thiết kế và tích hợp các chương trình quản lý chức năng tại Công ty theo mô hình ERP cho các hoạt động từ sản xuất, truyền tải và điều độ hệ thống, phân phối điện năng, kinh doanh điện năng và phục vụ khách hàng dùng điện, kinh doanh viễn thông, kinh doanh ngân hàng, xây dựng mô hình phục vụ một cửa cho khách hàng dùng điện qua trung tâm dịch vụ khách hàng (CALL CENTER), kết nối mạng phục vụ cho các hoạt động nội bộ Công ty khi xây dựng văn phòng điện tử, kết nối internet, phục vụ họp qua mạng video conferencing…
Để thực hiện mô hình hệ thống thông tin mới, điều kiện tiên quyết là phải nâng cao ý thức của cấp quản lý về vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong điều hành hệ thống năng lượng; thực hiện tốt việc tuyển dụng, đào tạo, bố trí cán bộ công nghệ thông tin.
Luận văn tuy được nghiên cứu với đối tượng là hệ thống thông tin quản lý tại Công ty Điện lực 3, nhưng những kết quả mà đề nghiên cứu có thể được ứng dụng rộng rãi tại các công ty trong Tập đoàn Điện lực có những chức năng phù hợp với hoạt động như Công ty Điện lực 3.