quy trình quản lý công văn và quản lý con dấu

TÊN CÔNG TY QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI - ĐẾN & QUẢN LÝ CON DẤU MÃ SỐ : QT.KHKD.03 lẦN BAN HÀNH : 01 NGÀY HIỆU LỰC : …… SỐ TRANG : 1/9 …… ,năm 20… Tên tài liệu: Quy trình Kiểm soát công văn – đến Bảng theo dõi sửa đổi Lần sửa đổi Vị trí Ngày sửa đổi Nội dung sửa đổi Ghi Phân phối tài liệu SL 1 1 Nơi nhận Chủ tịch HĐQT Giám đốc SL Nơi nhận Thư ký Ban đạo Phòng Kế hoạch - Kinh doanh Hành Phòng Tài chính, Kế toán Phân xưởng sản xuất Phê duyệt Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt Chức vụ: Văn thư Chức vụ: Phó phòng Chứcc vụ: Giám đốc Mục đích Công ty thiết lập, ban hành, trì cải tiến Quy trình Quản lý công văn đi, đến nhằm: - Quy định thống nội dung bước soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt, ban hành, phân phối văn thẩm quyển, nội dung thể thức trình bày - Quy định việc xử lý văn đến cách thức thiết lập, lưu giữ, tra cứu khai thác tài liệu Phạm vi áp dụng;Trách nhiệm quyền hạn 2.1 Phạm vi áp dụng Áp dụng phòng ban, đơn vị liên quan việc quản lý công văn đi, công văn đến Công ty 2.2 Trách nhiệm quyền hạn 2.2.1 Đối với văn - Cán bộ, nhân viên: Dự thảo văn lĩnh vực phòng ban, đơn vị phụ trách; “ký nháy” vào văn dự thảo - Lãnh đạo phòng ban: Xem xét sửa đổi, bổ sung duyệt dự thảo trực tiếp dự thảo văn bản, kiểm tra thể thức văn “ký nháy” văn trình cấp có thẩm quyền phê duyệt - Lãnh đạo Công ty: Xem xét ký duyệt văn thuộc thẩm quyền - Văn thư: Lấy số, ngày tháng, vào sổ, phát hành văn 2.2.2 Đối với văn đến - Lãnh đạo Công ty: Soát xét văn đến, phê chuyển công văn đến cá nhân phòng ban chuyên môn tham mưu, giải quyết; - Lãnh đạo phòng: Tiếp nhận văn đến thuộc thẩm quyền phòng giải Phân công trách nhiệm, đôn đốc thành viên phòng giải văn đến, báo cáo kết thụ lý văn bản; - Nhân viên: Chịu trách nhiệm giải văn theo phân công Lãnh đạo phòng; - Văn thư: Phân loại toàn văn đến, cập nhật văn đến, bảo đảm thông tin văn bản, đăng ký vào sổ, trình Lãnh đạo Công ty phê chuyển đến cá nhân phòng ban - Nhân viên quản lý văn phòng điện tử, quản lý phần mềm, phối hợp cán văn thư cập nhật, scan văn gửi đến Ban Lãnh đạo, phòng ban đơn vị thông qua thư, mang nội Công ty - Tất cán bộ, nhân viên Công ty có trách nhiệm đảm bảo an ninh, bảo mật toàn hồ sơ phạm vi thẩm quyền quản lý Định nghĩa - thuật ngữ từ viết tắt 3.1 Định nghĩa - Thuật ngữ Văn Công ty ban hành gửi gọi văn hay gọi Công văn Văn mà Công ty, cá nhân bên gửi tới gọi văn đến hay gọi Công văn đến 3 “Bản thảo văn bản” viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Công ty, tổ chức; “Bản gốc văn bản” thảo cuối người có thẩm quyền duyệt; “Bản văn bản” hoàn chỉnh nội dung thể thức văn Công ty, tổ chức ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị nhau; “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ chính; “Bản trích sao” phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ chính; “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định; “Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; Công ty, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ Công ty, tổ chức cá nhân; 10 “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 3.2 Các từ viết tắt - VT: Văn thư - BM: Biểu mẫu - QT: Quy trình - KHKDHC: Kế hoạch – Kinh doanh – Hành chính - QPPL: Quy phạm pháp luật - HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng Tài liệu liên quan tài liệu tham khảo - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Luật Lưu trữ; - Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-TCHCCP ngày 06/5/2005; - Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành phổ biến hoạt động Công ty, tổ chức - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 - Các văn liên quan khác Nội dung 5.1 Quản lý công văn đến 5.1.1 Lưu đồ Trách nhiệm Nội dung Tài liệu liên quan Bước Cán Văn thư Bước Cán Văn thư Bước Lãnh đạo Công ty Bước Cán Văn thư Bước Các phòng ban Bước Văn thư, Các phòng ban Tiếp nhận công văn Phân loại, đăng ký CV Lãnh đạo phê chuyển Phân phối chuyển VB Các phòng thụ lý - Sổ đăng ký công văn đến - Dấu công văn đến Lưu hồ sơ 5.1.2 Mô tả nội dung lưu đồ Bước 1: Tiếp nhận văn bản: Trách nhiệm Văn thư Văn đến phòng ban, đơn vị, cá nhân thuộc Công ty thông qua nhiều hình thức khác như: Qua Bưu điện, trực tiếp qua Fax, thư điện tử tất văn phải tổng hợp qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn đến Khi tiếp nhận văn đến cán Văn thư có trách nhiệm kiểm tra sơ địa nơi nhận, thời gian, số lượng, tình trạng bì, số trang, dấu niêm phong (nếu có), v.v văn trước nhận ký vào văn giao nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu "Hoả tốc"), cán Văn thư phải báo cáo với Trưởng Phó phòng KHKD; trường hợp cần thiết, phải lập biên văn Bước 2: Phân loại văn bản, đóng dấu công văn đến, đăng ký công văn đến Trách nhiệm cán Văn thư - Phân loại văn Sau tiếp nhận văn đến cán Văn thư tiến hành phân loại sơ xử lý sau: - Loại không bóc bì: Gồm văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể Công ty bì gửi đích danh người nhận báo chí Riêng bì gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung Công ty cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển Văn thư để đăng ký vào sổ công văn đến, - Loại bóc bì: Bao gồm tất loại văn lại gửi đến Công ty, bóc bì văn cần lưu ý: - Những bì có đóng dấu độ khẩn, hoả tốc cần bóc trước để giải kịp thời Khi bóc bì không làm rách văn bì; không làm số, ký hiệu văn bản; cần soát lại bì để trách sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu văn bì, ngày đến ngày hiệu lực, trường hợp phát sai sót, cán Văn thư cần báo cáo với Trưởng phòng thông báo cho đơn vị nơi gửi biết để phối hợp giải - Đóng dấu công văn đến Tất văn đến Công ty đóng dấu ghi số thứ tự văn ngày đến Việc đóng dấu công văn đến nhằm xác nhận văn tiếp nhận kiểm soát Trong trường hợp văn giải không kịp thời, qua dấu đến tìm nguyên nhân tra cứu trách nhiệm Công ty CP Gạch ngói 30/4 Công văn đến Số đến Ngày ./ ./ Dấu công văn đến có nội dung sau: Số đến số thứ tự đăng ký văn Công ty năm, ghi liên tục từ số 01 cho văn Công ty nhận sớm đến số cuối cho văn nhận muộn năm Ngày đến ngày, tháng, năm Công ty nhận văn vào sổ đăng ký - Đăng ký công văn đến Văn đến ngày cán Văn thư vào sổ chuyển giao văn ngày Đặc biệt văn khẩn phải chuyển giao Sổ đăng ký công văn đến lập theo tên loại văn Ví dụ: Sổ đăng ký Quyết định; sổ đăng ký công văn; sổ đăng ký loại văn khác như: Thông báo, Báo cáo, Chỉ thị, Công điện, sổ đăng ký đơn thư Nội dung sổ phải đảm bảo số yếu tố sau: Ngày đến (1) Số đến (2) Tác giả (3) Số, ký Ngày hiệu tháng (4) (5) Tên loại Ký trích yếu ND nhận (6) (7) Ghi (8) (1) Ghi theo ngày nhận văn thể dấu đến (2) Ghi số thứ tự văn gửi đến (3) Ghi tên tác giả văn (4) Ghi theo số ký hiệu ghi văn (5) Ghi theo ngày, tháng, năm ghi văn (6) Ghi theo trích yếu nội dung ghi văn bản, trường hợp văn trích yếu người đăng ký phải tự tóm tắt nội dung (7) Người trực tiếp nhận văn ký nhận sau nhận đủ văn (8) Ghi chép điều cần thiết khác Sau văn phân loại, đóng dấu vào sổ cán Văn thư trình lên Lãnh đạo để xin ý kiến phân phối, giải Bước 3: Phê chuyển Trách nhiệm Lãnh đạo Công ty Các công văn đến Công ty Cán Văn thư chuyển trực tiếp đến Lãnh đạo Công ty, sau xem xét phê chuyển văn cho phòng ban, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tham mưu thụ lý Các công văn sau phê chuyển chuyển Văn thư để phân đến phòng, ban, đơn vị Đối với văn thông thường Trưởng phòng KHKD cán văn thư phân loại phân phối đến phòng ban đơn vị liên quan Bước 4: Phân phối chuyển giao văn Trách nhiệm cán Văn thư Sau công văn Lãnh đạo ký phê chuyển, cán Văn thư vào sổ, chuyển đến phòng, ban, đơn vị theo phê chuyển qua hệ thống phân phối tài liệu Các phòng, ban đơn vị, cá nhân nhận văn đến phải ký nhận vào sổ giao nhận văn Đối với văn Lãnh đạo Công ty, cán Văn thư có nhiệm vụ chuyển văn bản, báo chí trực tiếp cho Lãnh đạo * Trường hợp sử dụng hệ thống xử lý văn qua mạng máy tính nội bộ, cán quản lý văn phòng điện tử, quản lý phần mềm phối hợp cán văn thư cập nhật, Scan văn gửi đến địa hệ thống mạng nội qua hộp thư cá nhận phòng ban, đơn vị Bước 5: Thụ lý văn đến Trách nhiệm phòng ban liên quan Trên sở công văn đến Lãnh đạo Công ty phê chuyển giao nhiệm vụ tham mưu thụ lý Trưởng phòng phân công cán chịu trách nhiệm tham mưu thụ lý Trưởng, phó phòng trực tiếp thụ lý báo cáo kết kết Lãnh đạo Công ty Bước Lưu văn Các phòng, ban, đơn vị, cá nhân thụ lý chịu trách nhiệm lưu văn theo quy định 5.2 Quản lý công văn 5.2.1 Lưu đồ Trách nhiệm Bước 1: Phòng ban, đơn vị Nội dung Xác định nhu cầu văn Tài liệu /Biểu mẫu Mẫu công văn (phụ lục I) Bước Nhân viên , Trư ởng phò ng Bước Trưởng phò ng, ban, đơn vị SOẠN THẢO CÔNG VĂN ĐI Kiểm tra Bước Giám đốc Phê duyệt Bước Cán Văn thư Bước Văn thư Phòng ban tham mưu văn Sổ Công văn Tiếp nhận đánh số, gửi công văn Lưu hồ sơ Sổ Công văn Hồ sơ lưu 5.2.2 Mô tả lưu đồ Bước 1: Xác định nhu cầu văn Các phòng ban, đơn vị Căn vào chức nhiệm vụ tính chất, nội dung công việc để xác định tham mưu văn Bước 2: Soạn thảo văn Trách nhiệm cán bộ, Lãnh đạo phòng ban Trên sở yêu cầu soạn thảo văn bản, cán phụ trách lĩnh vực chuyên môn dự thảo văn trình Lãnh đạo phòng xem xét bổ sung chỉnh sửa Việc soạn thảo văn phải đảm bảo thể thức kỷ thuật trình bày, nội dung, thông tin liên quan độ khẩn, độ mật văn Đối với văn phòng ban hành, nhân viên soạn thảo văn kiểm tra lần cuối “ký nháy” vào văn trước trình Lãnh đạo phòng phê duyệt Đối với văn Lãnh đạo Công ty ký duyệt Lãnh đạo phòng trực tiếp soạn thảo văn “ký nháy” trước trình Lãnh đạo Công ty Bước 3,4: Ký duyệt văn Trách nhiệm Lãnh đạo Công ty Lãnh đạo Công ty xem xét văn trước phê duyệt ban hành văn Trường hợp văn chưa kiểm soát (Lãnh đạo phòng thủ trưởng đơn vị chưa kiểm duyệt ký nháy vào văn bản) văn trả lại để đảm bảo văn kiểm soát theo quy định Trường hợp sai thẩm quyền, nội dung trùng lặp với văn ban hành văn ban hành sai quy định bãi bỏ theo quy chế ban hành văn Bước 5: Vào sổ ban hành văn Trách nhiệm phòng ban, cán Văn thư Cán phòng, ban chuyên môn tham mưu văn trực tiếp chuyển văn đến Văn thư lấy số ghi ngày tháng theo ngày tháng đóng dấu ban hành văn Văn thư Cán Văn thư vào sổ công văn (Mỗi loại văn có sổ đăng ký công văn số thứ tự riêng số 01 ngày 01/01/ năm dương lịch cụ thể kết thúc số “n” vào ngày 31/12 năm VD: Quyết định năm 2015 số 01 ngày 01/01/2015 kết thúc số 6750 ngày 31/12/2015) - Ghi chú: Tất văn chuyển đến lấy số đóng dấu văn thư, trường hợp không đảm bảo thể thức kỷ thuật trình bày, thẩm quyền phê duyệt cán văn thư trả lại đơn vị khắc phục ban hành theo quy định - Văn “Văn gốc” nhân theo số lượng ghi nơi “nơi nhận” gửi tới Công ty, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải theo danh mục nơi nhận tiêu đề “Kính gửi” - Đối với văn chuyển tới phòng, ban Công ty chuyển trực tiếp đến phòng đó, cán có trách nhiệm nhận văn phòng nhận văn Văn thư ký vào sổ giao nhận văn - Đối với văn chuyển tới Công ty, đơn vị, cá nhân Công ty, văn bỏ phong bì Công ty ghi rõ địa nơi chuyển nơi đến Văn chuyển đến đơn vị trực tiếp qua bưu điện, fax Việc giao chuyển xác nhận hai bên Sổ đăng ký công văn có nội dung sau: Ngày tháng (1) Số Tên loại ký hiệu trích yếu ND (2) (3) Người ký (4) Nơi Đơn vị Số nhận người nhận lượng (5) (6) (7) Ghi (8) Bước 6: Lưu văn Tất văn lưu gốc Văn thư phòng, ban, đơn vị tham mưu văn theo quy định 5.3 Quản lý sử dụng dấu Con dấu Công ty giao cho cán Văn thư giữ bảo quản cẩn thận đóng dấu Công ty Cán Văn thư có trách nhiệm thực quy định : - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Công ty - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Không đóng dấu khống - Đóng dấu phải rõ ràng ngắn, chiều mực dấu quy định - Đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu phụ lục kèm theo, vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần giấy tờ khác Hồ sơ lưu Văn thư lưu văn đi, đến (bản gốc); Sổ công văn đi, đến Hàng năm chốt sổ chuyển kho lưu trữ Công ty để lưu giữ theo Quy định Biểu mẫu Biểu mẫu quản lý văn Sổ đăng ký công văn Văn thư phòng chuyên môn Biểu mẫu quản lý văn đến Sổ đăng ký công văn đến Văn thư phòng chuyên môn Mẫu trình bày văn bản Mẫu trình bày công văn ... 6: Lưu văn Tất văn lưu gốc Văn thư phòng, ban, đơn vị tham mưu văn theo quy định 5.3 Quản lý sử dụng dấu Con dấu Công ty giao cho cán Văn thư giữ bảo quản cẩn thận đóng dấu Công ty Cán Văn thư... giữ theo Quy định Biểu mẫu Biểu mẫu quản lý văn Sổ đăng ký công văn Văn thư phòng chuyên môn Biểu mẫu quản lý văn đến Sổ đăng ký công văn đến Văn thư phòng chuyên môn Mẫu trình bày văn bản... gọi văn hay gọi Công văn Văn mà Công ty, cá nhân bên gửi tới gọi văn đến hay gọi Công văn đến 3 “Bản thảo văn bản” viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Công ty, tổ chức; “Bản gốc văn