Quy trình lưu chuyển công văn

Quy trình lưu chuyển công văn

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Trà Vinh, ngày 09 tháng 01 năm 2008 QUY TRÌNH LƯU CHUYỂN CÔNG VĂN 1. Mục đích Nhằm đưa ra một cách làm thống nhất về việc lưu chuyển công văn. 2. Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất cả các phòng nghiệp vụ. 3. Nội dung 3.1 Công văn đến Khi có công văn đến/văn bản quy phạm pháp luật, nhân viên văn thư mở bì thư và tiến hành phân loại công văn: - Đối với văn bản thường nhận để biết: văn thư chỉ đóng dấu “Công văn đến” cho số, ngày nhận. - Đối với văn bản cần xử lý: văn thư kèm theo phiếu chuyển và đóng dấu “Công văn đến”, cho số ngày nhận. Trình Chánh/ Phó Văn phòng xem xét và trình cho Lãnh đạo phê duyệt. * Sau khi lãnh đạo đã phê duyệt xong: + Đối với văn bản cần xử lý: Nhân viên văn thư vào sổ “Theo dõi xử lý” và theo dõi quá trình xử lý (đúng hạn, quá hạn) của các phòng nghiệp vụ để cuối tuần tổng hợp báo cáo kết quả tiếp nhận và xử lý công văn trong tuần. Photocopy kèm theo phiếu chuyển và chuyển đến các phòng có liên quan và ký nhận văn bản vào sổ “Theo dõi xử lý”, bản chính lưu giữ tại bộ phận văn thư lưu trữ. + Đối với văn bản thường nhận để biết: Nhân viên văn thư chuyển đề mục trên mạng đến các bộ phận có liên quan, bản chính lưu giữ tại bộ phận văn thư lưu trữ. + Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Nhân viên văn thư tra cứu trên mạng và chuyển vào trang “Điều hành tác nghiệp” để hạn chế số lượng giấy photo, các phòng có nhiệm vụ cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật vào danh mục lưu trữ của các phòng. + Đối với công văn mật, hỏa tốc, khẩn có địa chỉ người nhận cụ thể thì chỉ có người có tên theo địa chỉ nhận mới được quyền xem công văn. + Đối với công văn mật, hỏa tốc, khẩn ghi địa chỉ chung gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư thì Chánh/Phó Văn phòng được quyền xem công văn. + Đối với thư mời họp sau khi Lãnh đạo đã phê duyệt: Nhân viên văn thư photo gửi đến các phòng và theo dõi cập nhật vào lịch công tác tuần. Cuối cùng lưu vào máy, theo dõi tổng hợp. 3.2 Công văn đi: Sau khi các phòng đã xử lý xong, trình Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực xem xét, chuyển đến cán bộ pháp chế kiểm tra kỹ thuật văn bản, sau đó trình Ban giám đốc phê duyệt. Công văn sau khi được phê duyệt, nhân viên văn thư cho số, vào sổ công văn đi, đóng dấu và gửi đến những cơ quan có liên quan. Cuối cùng lưu vào máy, theo dõi tổng hợp. 4. Phụ lục - Sổ công văn đến - Sổ công văn đi - Sổ theo dõi xử lý Phê duyệt Người biên soạn Nguyễn Thị Kim Ngân SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Trà Vinh, ngày 09 tháng 01năm 2008 QUY ĐỊNH BẢO TRÌ CÁC THIẾT BỊ VI TÍNH, BACKUP DỮ LIỆU 1. Mục đích Nhằm đưa ra một cách làm thống nhất về việc bảo hành, sửa chữa máy móc thiết bị đáp ứng yêu cầu của các phòng nghiệp vụ. 2. Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất cả các phòng nghiệp vụ có liên quan. 3. Nội dung 3.1. Xử lý sự cố - Khi máy tính của các phòng nghiệp vụ gặp sự cố về máy in, phần mềm hay phần cứng, các phòng phản hồi về Văn phòng, Văn phòng cử nhân viên trong tổ quản trị mạng đến các phòng xử lý. - Trường hợp các thiết bị hư hỏng nhân viên QTM không thể xử lý, Trưởng phòng liên quan làm giấy đề nghị gửi đến Văn phòng, Văn phòng sẽ trình lãnh đạo xem xét. 3.2 . Bảo vệ máy tính - Hàng tuần vào sáng thứ hai, các phòng tiến hành cập nhật và quét virus. - Định kỳ ba tháng nhân viên trong bộ phận quản trị mạng sẽ tiến hành kiểm tra các thiết bị máy tính và ghi vào phiếu kiểm tra như sau: PHIẾU KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG CÁC THIẾT BỊ VI TÍNH PHÒNG NGÀY KT NỘI DUNG KẾT QUẢ XÁC NHẬN CỦA PHÒNG 3.3. Sao chép và bảo quản dữ liệu - Bộ phận văn thư lưu trữ nhập công văn đi vào máy. Định kỳ cuối quý nhân viên quản trị mạng tiến hành ghi dữ liệu công văn đi của các phòng vào đĩa CD và dán nhãn phân biệt theo từng quý, năm. - Các dữ liệu khác các phòng, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm bảo quản các dữ liệu lưu trên máy. 4. Phụ lục Phiếu kiểm tra hoạt động các thiết bị vi tính: BM-BTTBVT/VPS-01 Phê duyệt Người biên soạn Nguyễn Thị Kim Ngân . việc lưu chuyển công văn. 2. Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất cả các phòng nghiệp vụ. 3. Nội dung 3.1 Công văn đến Khi có công văn đến /văn bản quy. được quy n xem công văn. + Đối với công văn mật, hỏa tốc, khẩn ghi địa chỉ chung gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư thì Chánh/Phó Văn phòng được quy n xem công văn.