Quyết định Ban hành Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến

Quyết định Ban hành Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN Số: 121/2006/QĐ-UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________________________ Hưng Yên, ngày 22 tháng 09 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành và phát hành văn bản đi trên mạng tin học tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã. ----- ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND công bố ngày 10/12/2003; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn cứ chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 cuả Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước; Xét đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên tại tờ trình số: 107/TTr-VPUBND ngày 06/09/2006, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành và phát hành văn bản đi trên mạng tin học tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã”. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2006. Điều 3. Chánh văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này ./. TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Nơi nhận (Đã ký) - Văn phòng Chính phủ. - Đoàn đại biểu QH tỉnh - TT Tỉnh uỷ, HĐND tỉnh (báo cáo); - Chủ tịch, các Phó CT UBND tỉnh; - Cục KSVB-Bộ Tư pháp - Như Điều 3; - Lãnh đạo VP UBND tỉnh - Các phòng thuộc VP.UBND tỉnh; - Lưu VT. Nguyễn Văn Cường ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________________________ QUY ĐỊNH Về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến, soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành và phát hành văn bản đi trên mạng tin học tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã. ----- (Ban hành kèm theo Quyết định số :121 /2006 /QĐ-UBND ngày 22 tháng 09 năm 2006 của UBND tỉnh) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Đối tượng áp dụng 1- Quy định này được áp dụng đối với tất cả lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên thuộc sở, ngành cấp tỉnh (sau đây gọi chung là sở); UBND các huyện, thị xã (sau đây gọi chung là UBND huyện) đã xây dựng và đưa vào hoạt động mạng tin học cục bộ (LAN) và kết nối vào mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh. 2- Những văn bản chỉ gửi qua mạng máy tính - Văn bản gửi nội bộ trong cơ quan sở, UBND huyện: giấy mời họp, lịch công tác, các loại báo cáo, công văn, thông báo, văn bản sao y bản chính, sao lục. - Văn bản cấp dưới gửi lên cấp trên bao gồm: các báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, lịch công tác. - Văn bản cấp trên gửi cho cấp dưới bao gồm: Văn bản sao y bản chính, sao lục, giấy mời họp, thông báo, công văn đôn đốc nhắc nhở. - Những văn bản gửi cho cơ quan khác để biết. Điều 2. Các cụm từ dưới đây được hiểu như sau - "Văn bản đến" trong Quy định này được hiểu là tất cả các loại quyết định, chỉ thị, tờ trình, công văn, báo cáo, hồ sơ trình giải quyết công việc, tài liệu, bản fax, đơn thư, . gửi đến các sở, UBND các huyện. - "Hồ sơ trình giải quyết công việc" là một bộ các văn bản, giấy tờ tổ chức hoặc công dân trình Sở, UBND huyện giải quyết theo trình tự, thủ tục do pháp luật hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định như Hồ sơ đề nghị phê duyệt dự án, Hồ sơ xin cấp phép đăng ký kinh doanh, Hồ sơ xin thuê đất, Hồ sơ xin cải chính hộ tịch, . 2 - "Văn bản đi" được hiểu là tất cả các loại quyết định, chỉ thị, tờ trình, báo cáo, công văn, hồ sơ, tài liệu . do Sở, UBND huyện ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo thẩm quyền. Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận và ban hành văn bản - Văn bản đi, đến phải được tổ chức tiếp nhận và gửi đi, được tập trung vào một đầu mối là Văn phòng cấp sở hoặc Văn phòng HĐND-UBND huyện. - Tất cả các văn bản đi, đến phải được thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật về công tác văn thư và cập nhật lên mạng tin học để theo dõi, quản lý và phục vụ cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng thông tin được thuận lợi. Chương II. QUY ĐỊNH VỀ CẬP NHẬT VĂN BẢN ĐẾN TRÊN MẠNG TIN HỌC Điều 4. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại Văn phòng Sở hoặc Văn phòng HĐND-UBND huyện (Văn thư hoặc "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả") để làm thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký văn bản. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn phòng Sở hoặc Văn phòng HĐND-UBND huyện, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. - Văn phòng (Văn thư) có trách nhiệm nhập vào mạng máy tính những thông tin sau đây : + Số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu văn bản, loại văn bản, độ mật, độ khẩn, ngày ký văn bản, số và ngày nhận được văn bản, gắn tệp (nếu có), phải xử lý hay không phải xử lý, người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết. + Đối với các loại hồ sơ trình giải quyết công việc của tổ chức, công dân chuyển thẳng cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý (không qua thủ trưởng cơ quan) thì nhập vào mạng máy tính thêm thông tin về người có trách nhiệm xử lý, ngày phải xử lý xong theo quy định của pháp luật hoặc quy định của sở, UBND huyện. Điều 5. Phân phối, cập nhật việc chuyển giao văn bản đến vào mạng - Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo Sở, UBND huyện hoặc người được lãnh đạo Sở, UBND huyện phân công giải quyết văn bản đến (sau đây gọi chung là người giải quyết văn bản đến). Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. - Căn cứ vào nội dung văn bản, người giải quyết văn bản đến giao cho cá nhân, bộ phận chuyên môn giải quyết nhưng phải chuyển qua Văn phòng, không được chuyển trực tiếp văn bản đến cho cá nhân, bộ phận chuyên môn. Văn phòng có trách nhiệm nhập vào mạng máy tính tên bộ phận, cá nhân nhận văn 3 bản đến, ngày phải xử lý xong theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của Sở, UBND huyện và chuyển cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý. Chương III. QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT KÝ BAN HÀNH VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN TRÊN MẠNG TIN HỌC Điều 6. Soạn thảo, trình duyệt ký văn bản trên mạng máy tính 1. Cán bộ, công chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo cho phù hợp và theo đúng trình tự, thủ tục quy định hiện hành của Nhà nước. 2. Bản thảo văn bản phải được soạn trên máy vi tính, gửi đến địa chỉ trên mạng cho những người cần xin ý kiến; gửi cho Chánh văn phòng (hoặc người được giao nhiệm vụ thẩm tra văn bản trước khi phát hành) trước khi trình người có thẩm quyền ký văn bản. Những người được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham gia ý kiến trên bản điện tử (phần mềm tin học cung cấp công cụ cho việc này) và gửi trở lại người soạn thảo trong thời gian theo quy định. Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Sau khi nghiên cứu các ý kiến tham gia, hoàn chỉnh lại bản dự thảo, cán bộ soạn thảo văn bản gửi bản thảo cuối cùng đến địa chỉ trên mạng của người có thẩm quyền ký văn bản. 3. Người có thẩm quyền ký văn bản bổ sung, sửa chữa trực tiếp vào bản dự thảo (nếu cần), sau đó in một bản để ký. Trường hợp phải bổ sung, sửa chữa nhiều hoặc làm lại thì yêu cầu cán bộ soạn thảo thực hiện (phần mềm tin học cung cấp công cụ cho việc này). Điều 7. Phát hành và gửi văn bản trên mạng máy tính 1. Văn bản, sau khi được người có thẩm quyền ký được chuyển về Văn phòng (Văn thư) để làm các thủ tục phát hành. 2. Văn phòng kiểm tra thể thức văn bản lần cuối cùng; nhập vào mạng máy tính số, ký hiệu, trích yếu, loại văn bản, độ mật, độ khẩn, người chủ trì soạn thảo, ngày ký, người ký văn bản, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, gắn tệp (gắn nội dung văn bản). 3. Văn phòng lưu văn bản đi theo quy định của pháp luật về công tác văn thư; yêu cầu người chủ trì soạn thảo văn bản ghi số, ngày tháng của văn bản, phần người ký phải thi thêm cụm từ "đã ký" sau tên người ký và phát hành văn bản lên mạng; gửi đến địa chỉ trên mạng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để thông tin nhanh (nếu có địa chỉ trên mạng), sau đó gửi theo đường công văn. 4 Chương IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 8. Trách nhiệm của Giám đốc sở, Chủ tịch UBND cấp huyện 1. Trên cơ sở Quy định này, Giám đốc sở và Chủ tịch UBND cấp huyện quy định chi tiết về quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký và phát hành văn bản đi trên mạng của sở, UBND huyện. 2. Chủ động tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kiến thức tin học cho lãnh đạo, cán bộ, công chức của sở, UBND huyện. 3. Củng cố bộ phận quản trị mạng, bộ phận hành chính tổng hợp; tổ chức triển khai, bảo trì và khai thác có hiệu quả mạng LAN của Sở; UBND huyện. 4. Chỉ đạo cán bộ quản trị mạng thường xuyên theo dõi, kiểm tra hộp thư điện tử của sở, huyện trên mạng để tiếp nhận, chuyển giao thông tin trên mạng đầy đủ, kịp thời. Điều 9. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng UBND tỉnh 1. Chỉ đạo Trung tâm Tin học của Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn các sở, UBND huyện thực hiện việc cập nhật, theo dõi văn bản đi, đến trên mạng tin học, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật ổn định cho việc truyền nhận thông tin thông suốt trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh. 2. Chỉ đạo kiểm tra, đôn đốc các sở, UBND huyện thực hiện nghiêm túc Quy định này, định kỳ báo cáo kết quả thực hiện với Chủ tịch UBND tỉnh./. TM. UBND TỈNH HƯNG YÊN CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Văn Cường . 2006 QUY T ĐỊNH Ban hành Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành và phát hành văn. trình số: 107/TTr-VPUBND ngày 06/09/2006, QUY T ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quy t định này Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển