Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị mua sắm tại công ty TNHH MTV Hưng Việt

Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị mua sắm tại công ty TNHH MTV Hưng Việt Chương 1: Cơ sở lý thuyết về mua sắm, quản trị mua sắm tại doanh nghiệp. Chương này sẽ trình bày nội dung cơ bản về khái niệm, ,mục tiêu, vai trò và các bước tiến hành quản trị mua sắm. Ngoài ra, chương 1 còn đề cập tới các yếu tố ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp. Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị mua sắm tại công ty TNHH MTV Hưng Việt. Trong chương này khóa luận sẽ giới thiệu hoạt động kinh doanh, quy trình hoạt động của công ty. Đặc biệt, nêu lên thực trạng trong quá trình thực hiện quản trị mua sắm tại công ty và phân tích nguyên nhân của thực trạng đó. Chương 3: Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị mua sắm tại công ty TNHH MTV Hưng Việt. Trong chương 3 khóa luận sẽ đưa ra một số biện pháp nhằm khắc phục những nhược điểm trong quá trình thực hiện quản trị mua sắm và nâng cao cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp tại công ty TNHH MTV Hưng Việt.

1 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng Trang Bảng 1.1 Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp……………………………… 22 Bảng 1.2 Các bước thực hợp đồng…………………………………… 27 Bảng 2.1 Tổng quát cà rốt số lượt xe tải vận chuyển………………… 45 Bảng 2.2 Nguyên vật liệu, công cụ đặt hàng thường xuyên………………… 46 Bảng 2.3 Quá trình đặt hàng………………………………………………… 46 Bảng 2.4 Lượng cà rốt đầu vào tháng 12/2016, 1/2017, 2/2017…………… 48 Bảng 2.5 Tiêu chuẩn xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua………… 49 Bảng 2.6 Hình thức mua hàng cơng ty TNHH MTV Hưng Việt……… 52 Bảng 2.7 Danh sách hộ nơng dân…………………………………………… 53 Bảng 2.8 Tiêu chí đạt hộ nông dân…………………… …… 54 Bảng 2.9 Tiêu chuẩn khối lượng, kích thước cà rốt………………………… 55 Bảng 2.10 Danh sách nhà bn…………………………………………… 55 Bảng 2.11 Tiêu chí đạt nhà buôn…………………………… 57 Bảng 2.12 Bảng theo dõi số liệu mua hàng………………………………… 60 DANH MỤC HÌNH VẼ Tên hình vẽ Hình 1.1 Sơ đồ q trình mua sắm………………………………………… Trang Hình 1.2 Mơ hình EOQ…………………………………………………… 18 Hình 1.3 Nhu cầu theo thời gian đặt hàng………………………………… 21 Hình 1.4 Quy trình lựa chọn nhà cung ứng………………………………… 23 Hình 1.5 Quy trình đàm phán……………………………………………… 25 16 Hình 2.1 Đại diện lãnh đạo tỉnh, sở, ngành cắt băng khánh thành nhà máy sơ chế rau củ Hải Dương…………………………………… 35 Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức máy công ty TNHH MTV Hưng Việt……… 37 Hình 2.3 Quy trình hoạt động dây chuyền……………………………… 39 Hình 2.4 Xe tải vận chuyển cơng ty…………………………………… 39 Hình 2.5 Cà rốt chuẩn bị đưa vào máy rửa………………………………… 40 Hình 2.6 Khu để dụng cụ…………………………………………………… 40 Hình 2.7 Máy rửa cà rốt…………………………………………………… 40 Hình 2.8 Băng tải…………………………………………………………… 41 Hình 2.9 Cơng nhân đóng thùng rỗng……………………………………… 41 Hình 2.10 Khay lớn, Cân điện tử, Palet…………………………………… 42 Hình 2.11 Xe tải chuẩn bị xuất hàng……………………………………… 42 Hình 2.12 Hệ thống kho…………………………………………………… 43 Hình 2.13 Khu đóng cà rốt………………………………………………… 44 Hình 2.14 Biểu đồ so sánh lượng cà rốt cung cấp số xe vận chuyển tháng 12/2016 – 1/2017 – 2/2017…………………………………………… 44 Hình 2.15 Biểu đồ biểu diễn chi phí chi trả cho hộ nơng dân……………… 53 Hình 2.16 Biểu đồ biểu diễn chi phí chi trả cho nhà bn………………… 56 Hình 3.1 Quy định rõ ràng cửa ra, cửa vào……………………………… 70 Hình 3.2 Chun gia hướng dẫn nơng dân chăm sóc cà rốt ……………… 71 Hình 3.3 Máy thu hoạch cà rốt GKIIISE…………………………………… 72 LỜI CẢM ƠN Trong suốt năm học tập rèn luyện trường Đại học bách khoa Hà Nội nỗ lực phấn đấu thân em nhận quan tâm giúp đỡ nhiều tập thể, cá nhân trường Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô môn Quản lý Công nghiệp, Viện Kinh tế Quản lý, Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức năm em học tập trường Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà hành trang quý báu để em bước vào đời cách vững tự tin Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn, T.S Nguyễn Danh Nguyên, người quan tâm, bảo hướng dẫn nhiệt tình dành nhiều thời gian quý báu giúp em suốt q trình nghiên cứu đề tài để em hoàn thành luận văn Em chân thành cảm ơn Ban giám đốc công ty TNHH MTV Hưng Việt cho phép tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập công ty Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể anh chị phòng ban, đặc biệt anh Tính (bộ phận Quản lý) chị Thúy (phòng Kế tốn) cơng ty TNHH MTV Hưng Việt nhiệt tình giúp đỡ em tiếp cận tình hình thực tế để nghiên cứu đề tài Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè người thân, người tạo điều kiện cho em học tập, quan tâm, động viên giúp đỡ em suốt thời gian học tập vừa qua! Sinh viên thực Thương Lê Thị Thương LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế thị trường động mang tính cạnh tranh thách thức cao, đất nước ta cố gắng nỗ lực xây dựng tảng vững cho kinh tế XHCN Góp phần phát triển kinh tế, nông nghiệp Việt Nam đạt nhiều thành tựu to lớn, đóng vai trò quan trọng việc đảm bảo an ninh lương thực quốc gia, phát triển kinh tế, xóa đói giảm nghèo, nguồn thu ngoại tệ góp phần ổn định trị - xã hội Bất chấp khó khăn thị trường, thiên tai dịch bệnh, nông nghiệp tăng trưởng trì mức tương đối Nhờ vậy, giá nông sản Việt Nam, đặc biệt giá lương thực trì mức thấp, tạo chi phí lao động thấp thu hút mạnh đầu tư nước ngồi Bên cạnh đó, xuất nơng sản tăng liên tục Việt Nam trở thành nước xuất hàng đầu giới mặt hàng như: gạo, cao su, cà phê, hạt tiêu, hạt điều, sản phẩm gỗ sản phẩm thủy sản Thặng dư xuất nơng nghiệp góp phần quan trọng cân cán cân thương mại quốc gia Hiện nay, nhiều doanh nghiệp nông nghiệp nước thu gom nơng sản thơ, sơ chế đóng gói Có nghĩa thân doanh nghiệp không tiếp cận tới người tiêu dùng thông qua thương hiệu Vì vậy, kinh doanh doanh nghiệp mang tính thời vụ, khơng ổn định Những doanh nghiệp liên kết với nông dân Họ khơng có yếu tố ổn định để liên kết với nông dân chất lượng, cung ứng chia sẻ rủi ro Vậy đến lúc chấm dứt tình trạng doanh nghiệp sản xuất nơng sản mà khơng có vùng cung cấp ngun liệu ổn định, ngun liệu khơng có chất lượng khơng thiết bị chế biến đại? Qua trình thực tập phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH MTV Hưng Việt, nhận thấy công ty đứng trước vấn đề cấp bách làm để ổn định nguồn cung cấp nông sản đầu cách hiệu tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Đối với doanh nghiệp sản xuất cơng tác quản lý nguồn ngun vật liệu đầu vào điều cần thiết thiếu có ý nghĩa vơ quan trọng Nhằm mục đích đó, em xin phép chọn đề tài tốt nghiệp “Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị mua sắm cơng ty TNHH MTV Hưng Việt” Tính cấp thiết đề tài Đối với tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, nhà cung cấp tốt thật tài nguyên vô giá, nhà cung cấp góp phần trực tiếp vào thành công doanh nghiệp Nhà cung cấp tốt không giao hàng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá hợp lý,… mà hỗ trợ khách hàng phát triển sản phẩm, phân tích giá trị, sẵn sàng hợp tác chương trình giảm chi phí, giúp người mua đạt hiệu cao Ngày nay, việc mua nguyên vật liệu với giá chấp nhận từ nhà cung cấp ngày trở nên khó khăn doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp sản phẩm dịch vụ có chất lượng cho khách hàng Nhưng doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến việc mua hàng, doanh nghiệp tăng lợi nhuận mà tăng sản lượng bán giảm chất lượng sản phẩm Vì vậy, lựa chọn nhà cung cấp tốt quản lý nhà cung ứng, điều kiện tiên giúp tổ chức có sản phẩm, dịch vụ chất lượng mong muốn với giá hợp lý, đủ sức cạnh tranh thương trường, bên cạnh ln nhận hỗ trợ nhà cung cấp, để tiếp tục đạt thành tích cao Song khơng phải nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn cao mà tùy thuộc vào u cầu, biện pháp kiểm sốt việc chia sẻ thông tin doanh nghiệp nhà cung cấp Do đó, em xin chọn đề tài làm đề tài khoá luận tốt nghiệp Mục tiêu đề tài : Đưa giải pháp tốt để hồn thiện cơng tác quản trị mua sắm công ty TNHH MTV Hưng Việt hướng tới làm tốt mối quan hệ với nhà cung cấp, ổn định nguyên vật liệu đầu vào Phương pháp nghiên cứu đề tài: Trong q trình phân tích nghiên cứu, khóa luận sử dụng phương pháp sau: • • • • • Phương pháp phân tích tình thơng qua số liệu định tính định lượng; Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp; Phương pháp so sánh dựa số liệu thực tế; Phương pháp phân tích nhân quả; Phương pháp xử lý số liệu Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu khóa luận bao gồm nội dung: • Tập trung nghiên cứu tình hình quản lý mua sắm, trình cung ứng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp tới cơng ty TNHH MTV Hưng Việt; • Đề tài sử dụng số liệu năm 2016 2017; • Thời gian thực đề tài từ 24/3/2017 đến 8/6/2017 Những nội dung bản khóa luận viết thành chương với nội dung sau: Chương 1: Cơ sở lý thuyết mua sắm, quản trị mua sắm tại doanh nghiệp Chương trình bày nội dung khái niệm, ,mục tiêu, vai trò bước tiến hành quản trị mua sắm Ngồi ra, chương đề cập tới yếu tố ảnh hưởng tới mối quan hệ doanh nghiệp với nhà cung cấp Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị mua sắm tại cơng ty TNHH MTV Hưng Việt Trong chương khóa luận giới thiệu hoạt động kinh doanh, quy trình hoạt động công ty Đặc biệt, nêu lên thực trạng trình thực quản trị mua sắm cơng ty phân tích ngun nhân thực trạng Chương 3: Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị mua sắm tại công ty TNHH MTV Hưng Việt Trong chương khóa luận đưa số biện pháp nhằm khắc phục nhược điểm trình thực quản trị mua sắm nâng cao cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp công ty TNHH MTV Hưng Việt CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ MUA SẮM 1.1 Lý thuyết chung quản trị mua sắm tầm quan trọng quản trị mua sắm doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Mua sắm việc thực hoạt động cần thiết để mua hàng hóa dịch vụ đáp ứng nhu cầu người sử dụng Chức thu mua phận trung gian giao dịch công ty nhà cung cấp cơng ty Phía nhà cung cấp: cơng ty khách hàng Phía cơng ty: hệ thống thu mua có nhiệm vụ theo dõi tình hình dự trữ thực đặt hàng để cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho việc trì trình sản xuất Theo cách tiếp cận trình: quản trị mua sắm trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành kiểm soát hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại nhằm thực mục tiêu bán hàng Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua sắm quản trị bước công việc xác định nhu cầu, tìm lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết mua hàng nhằm đạt mục tiêu xác định Quá trình mua sắm q trình phân tích để đến định mua hàng gì? ai? với số lượng nào? Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí, cung ứng 1.1.2 Mục tiêu quản trị mua sắm doanh nghiệp thương mại: Mục tiêu Quản lý mua sắm thực tế với nguyên tắc sau: Đúng mặt hàng: Đây yêu cầu việc mua sắm hố, vật tư đáp ứng yêu cầu phận sản xuất, phận bán hàng • Đúng số lượng: Đúng số lượng đồng nghĩa với việc không mua thừa giảm lượng tồn kho chậm ln chuyển khơng đáng có gây đọng vốn, tốn chi phí lưu kho có khơng cần sử dụng Ngồi ra, số lượng có nghĩa khơng mua thiếu thiếu không đủ đáp ứng nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng… • Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có thơng tin này, thiết phải đánh giá nhà cung cấp khác để dự tính giá mua, khối lượng, thời gian giao hàng, chất lượng, điều khoản tài chính… • Đúng thời gian: Đây tiêu chí đặc biệt quan trọng Việc nhập hàng hóa, vật tư thời điểm (không sớm, không muộn) giảm ngày tồn kho, kịp đáp ứng tiến độ sản xuất, giao hàng… • • Thơng tin xác: Giảm việc nhập thơng tin nhập liệu nhiều lần thông tin mua sắm phòng mua sắm nhập, nhận hàng kho nhập, kế tốn nhận hóa đơn nhập lại thơng tin (Nguồn: Barry Crocker, David Farmer, David Jessop, David Jones (2015), Procurement Principles & Management 11th Edition) 1.1.3 Tầm quan trọng việc mua sắm Quản trị mua sắm có số tầm quan trọng đặc biệt sau đây: Tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, giúp cho việc cung ứng hàng hóa diễn liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn, tạo điều kiện cho bán hàng nhanh qua nâng cao uy tín doanh nghiệp khách hàng; tổ chức việc mua hàng giúp cho hoạt động tài doanh nghiệp thuận lợi: thu hồi vốn nhanh, tận dụng khoản tín dụng nhà cung cấp; có lợi nhuận để bù đắp chi phí phát triển mở rộng kinh doanh; thực đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước; bảo đảm thị trường ổn định cho doanh nghiệp sản xuất nhập khẩu, tạo điều kiện cho trình tái sản xuất mở rộng, thúc đẩy sản xuất nhập Quản trị mua sắm có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp thể chỗ phải tổ chức, đạo, kiểm soát hoạt động mua sắm cho mua hàng thường xuyên, đặn kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu số lượng, cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá hợp lí Quản trị mua sắm phản ánh thơng qua việc phân tích bước q trình mua sắm việc phân tích, lựa chọn để đến định mua hàng Nó liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung tương lai; thực trạng cung cầu hàng hố thị trường; cấu thị trường sản phẩm; giá hành dự báo; thời hạn giao hàng điều kiện, điều khoản;… Tổ chức tốt việc mua sắm sở để thực mục tiêu quản trị mua sắm nói rộng doanh nghiệp 1.1.4 Nội dung quản trị mua sắm Để triển khai có hiệu hoạt động mua hàng, khai thác tốt nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, nhà quản trị mua hàng cần thực tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng q trình phân tích, lựa chọn đến định mua, mua ?, mua ?, mua ?, giá điều kiện toán ? Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích, yếu tố quản lí cung ứng đánh giá môi trường chung, triển vọng, thực trạng cung - cầu hàng hoá thị trường cấu thị trường sản phẩm với thực trạng thực tiễn 10 thương mại, giá hành dự báo, thời hạn giao hàng điều khoản, tình hình vận tải chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất nước ngồi nước, chi phí lưu kho hàng loạt vấn đề khác Để trình mua hàng tốt nhà quản trị mua hàng cần thực tốt trình mua hàng 1.2 Quá trình mua sắm (Nguồn: Đồn Thị Hồng Vân, Quản trị Logistics, tr 225) Hình 1.1 Sơ đồ trình mua sắm Có nhiều người phận tham gia vào trình mua sắm nội dung quản trị hoạt động mua sắm chủ yếu thực phận mua sắm Các nội sách giảm thuế, đầu tư máy móc, giảng dạy quy trình trồng cà rốt tiêu chuẩn cho hộ nơng dân,… 2.3.7 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh trở ngại lớn công ty TNHH MTV Hưng Việt Các đối thủ cạnh tranh chờ đợi thời điểm giá cà rốt thị trường tăng tăng mạnh nhằm thu hút nhà cung cấp tiềm năng, nhiều nhà cung cấp uy tín cơng ty sẵn sàng khơng cung cấp cà rốt cho công ty mà chuyển sang công ty khác Điều buộc phía cơng ty đưa biện pháp giữ chân nhà cung cấp cách trả giá cao đối thủ cạnh tranh Biện pháp đưa mang tính thụ động khơng biện pháp thay Một số đối thủ cạnh tranh công ty thị trường như: Công Ty TNHH Lương Thực - Thực Phẩm Gia Hữu, Công Ty TNHH Chân Thành, Công Ty Cung ứng Rau Củ Quả Thực Phẩm Phương Thuận Phát,… KẾT LUẬN CHƯƠNG II Sau nghiên cứu xác định vấn đề công ty suất q trình sản xuất khơng ổn định nguyên nhân sau: Phương pháp làm việc công ty nhà cung ứng chưa hiệu Chỉ phần nhà cung ứng sử dụng hợp đồng mua sắm, lại khơng chủ yếu đàm phán hợp tác qua lời nói hay ghi số lượng cần vào tờ giấy mà khơng cần chứng nhận kí tên Ý thức người Phía cơng ty chưa thực đầu tư chủ động vào mối quan hệ với nhà cung ứng Nếu nguyên vật liệu đầu vào ổn định trình sản xuất diễn cách liên tục ổn định, đáp ứng yêu cầu khách hàng mà không bị vi phạm hợp đồng gây tổn thất lớn Nhận biết điều công ty thụ động tiếp cận với nhà cung ứng Khi đối thủ cạnh tranh tăng giá cà rốt, công ty buộc phải tăng theo để giữ chân mà khơng thể kiểm sốt nhà cung ứng Còn phía nhà cung cấp hợp tác theo cảm tính, thấy doanh nghiệp trả giá cao họ muốn hợp tác làm ăn Mơi trường tự nhiên Mơi trường tự nhiên bên ngồi (hạn hán, lũ lụt, bão, dông,…) ảnh hưởng lớn trình thu hoạch cà rốt hộ nơng dân Khi thời tiết nóng ẩm sâu bệnh phù hợp với trình sinh trưởng phát triển Đồng thời, trời mưa khơng có mưa rào to đất tơi xốp, cà rốt không bị nứt thối củ giúp trình thu hoạch thuận lợi Ngược lại, mưa to liên tục trình thu hoạch trở nên khó khăn Nguồn nhân cơng Đối với tầng lớp niên trẻ họ không trông chờ vào mẫu ruộng cà rốt để kiếm sống Vì cà rốt trồng theo mùa vụ, vụ mà kéo dài từ tháng 10 năm trước đến tháng năm sau nên họ tập trung vào làm cà rốt tháng khác họ rảnh rỗi khơng có việc làm Nên thường họ làm công nhân doanh nghiệp nước ngồi may, da giày, thủ cơng mỹ nghệ,… làm nguồn thu nhập Song bên cạnh đó, phận nơng dân tập trung vào trồng trọt Sau trồng nhiều loại hoa màu khác họ nhận thấy trồng cà rốt đem lại lợi nhuận cao (vì mặt hàng thường xuất sang nước ngồi), chăm sóc dễ dàng nên họ định đầu tư trồng cà rốt Khi thu hoạch, thiếu công nhân họ phải thuê thêm công nhân từ huyện khác Và lượng cà rốt cung cấp cho công ty đặn liên tục hay không phụ thuộc vào số lượng, suất người công nhân Chính sách hỗ trợ Ngồi việc cung cấp giống cà rốt Nhật lai F1 cho hộ nông dân cơng ty chưa có thêm sách để thu hút, tạo niềm tin lòng trung thành nhà cung ứng Hệ thống đào tạo quản lý Theo thực trạng phía trên, định cuối thuộc Giám đốc Khi nhà quản trị định giám sát trực tiếp cấp ngược lại người cấp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cấp khiến nhà quản trị vất vả lúc làm nhiều việc mà khả người có hạn nên định đưa mang tính rủi ro cao Sang chương sau em xin đề xuất số giải pháp giúp công ty TNHH MTV Hưng Việt cải thiện tình trạng suất khơng ổn định CHƯƠNG 3: CÁC BIỆN PHÁP CẢI THIỆN VIỆC QUẢN LÝ MUA SẮM TẠI CÔNG TY TNHH MTV HƯNG VIỆT 3.1 Lý chọn giải pháp Trong trình tìm hiểu phân tích yếu tố gây ảnh hưởng đến trình quản trị mua sắm, ý thức người đóng vai trò quan trọng – định việc tuyệt đối trung thành nhà cung cấp cơng ty hay khơng Ngồi có phương pháp làm việc, sách hỗ trợ cơng ty tốt tảng góp phần xây dựng lên mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp Và nguyên nhân chủ quan, bên cạnh nguyên nhân khách quan điều kiện tự nhiên, nguồn lao động thu hoạch cà rốt làm cho trình cung cấp nguyên vật liệu bị gián đoạn Như vậy, nhà cung cấp cần có biện pháp phòng tránh chuẩn bị cho trình thu hoạch cà rốt Dựa vào tình hình thực tế nguyên nhân trên, khóa luận đưa năm giải pháp cải thiện việc quản lý mua sắm công ty TNHH MTV Hưng Việt sau: • • • • • Thiết kế hệ thống bảng theo dõi nhà cung cấp Cắt giảm số lượng nhà cung cấp Hỗ trợ nhà cung cấp xây dựng kho bảo quản cà rốt Thuê chuyên gia áp dụng cơng nghệ khoa học vào quy trình trồng cà rốt Đầu tư hỗ trợ máy thu hoạch cà rốt 3.2 Thiết kế hệ thống bảng theo dõi nhà cung cấp 3.2.1 Căn sở Do nhận thấy trình thống kê theo dõi số liệu mua hàng, phận quản lý tập trung vào việc kiểm tra xem chuyến hàng có đủ số lượng hay chưa? Cung cấp có hạn hay khơng? mà qn việc liệu chuyến hàng có cung cấp chủng loại hàng mà công ty cần hay không? Để giải vấn đề này, khóa luận xin đưa biện pháp sử dụng bảng theo dõi nhà cung cấp theo JIT (Just In Time) Mục đích: Giúp công ty theo dõi số liệu thực tế mà nhà cung cấp cung cấp so với yêu cầu mà công ty đề cho nhà cung cấp, kiểm tra xem nhà cung cấp có cung cấp hàng hạn hay khơng đặc biệt quan sát chủng loại hàng mà nhà cung cấp mang đến Như vậy, có u cầu khách hàng chủng loại hàng cơng ty dễ dàng định chọn lựa nhà cung cấp để đặt hàng 3.2.2 Nội dung tiến hành Sau ta có hệ thống bảng theo dõi tiến trình cung cấp hàng nhà cung cấp sau: BẢNG THEO DÕI QUÁ TRÌNH CUNG CẤP CÀ RỐT Ngày đặt hàng: ………/………/2017 Ngày nhận hàng:…… /………./2017 Người giám sát A Nguyễn Văn A 3.3 Cắt giảm số lượng nhà cung cấp 3.3.1 Căn sở Hiện tại, theo chương số lượng nhà cung cấp công ty TNHH MTV Hưng Việt nhiều Giả sử nhu cầu khách hàng thấp mà tổng lượng cà rốt từ nhà cung cấp q nhiều cơng ty buộc phải vận chuyển cà rốt từ nhà cung cấp hết Sau tiến hành sơ chế, đóng gói lưu trữ vào kho lạnh gây tình trạng tăng chi phí lưu kho Do vậy, cơng ty nên hủy bỏ hợp tác với nhà cung cấp không quan trọng cần thiết mà tập trung xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp chủ chốt Mục đích: Giảm thiểu lãng phí khoản chi phí nhà cung cấp khơng quan trọng Khi tiến hành hợp tác lâu dài với nhà cung cấp quan trọng nguyên vật liệu đầu vào ổn định, chất lượng tốt nhằm khắc phục tình trạng cơng ty 3.3.2 Nội dung tiến hành Tiến hành lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng, có uy tín với mẫu mã hàng đẹp đáp ứng tiêu chuẩn Kí kết hợp đồng hợp tác dài hạn, có sách đãi ngộ, hỗ trợ để tạo dựng mối quan hệ lâu dài tốt đẹp sau Ta tiến hành ba cách sau: Cách 1: Hợp tác đồng thời với hộ nơng dân chính: Nguyễn Thị Năng, Trần Thị Ân, Phạm Văn Chiến với nhà buôn xếp loại A: Giáp Vừng Cồn, Huấn Cồn, anh Chung, Hạnh Sao, Sơn Hải, Doanh Miền, Tập Thạch, anh Quyết; Cách 2: Hợp tác trực tiếp với hộ nông dân, không cần thông qua trung gian; Cách 3: Chỉ hợp tác với bên trung gian, không hợp tác trực tiếp với hộ nông dân Tuy nhiên, tiến hành chọn lọc nhà cung cấp tiềm năng, người làm quản lý nên lưu ý số điều Có yêu cầu rõ ràng Các doanh nghiệp thường than vãn chất lượng phục vụ nhà cung cấp không thử xem lại cách đưa yêu cầu Tâm lý khách hàng mối quan hệ “Khách hàng – Doanh nghiệp – Nhà cung cấp” khách hàng có đòi hỏi phi lý ta mang áp xuống với nhà cung cấp yêu cầu họ thực Trong trường hợp yêu cầu từ phía khách hàng khơng khả thi, người thực chính, nên tham khảo ý kiến từ phía nhà cung cấp họ tìm giải pháp thích hợp để vừa thỏa mãn yêu cầu khách hàng, khả thực đưa danh sách u cầu khơng nhận phản hồi tích cực từ nhà cung cấp than phiền họ Đề nghị nhà cung cấp chứng minh lực Để tránh việc sử dụng nhà cung cấp không đủ lực cung cấp cho trình sản xuất cà rốt mình, cần yêu cầu họ chứng minh lực Ví dụ ta hỏi: “Trong q trình chăm sóc cà rốt có vấn đề gây trở ngại phát triển cà rốt có biện pháp khắc phục? Nếu khơng cung cấp đủ hàng cho doanh nghiệp có biện pháp xử lý gì? Một số nhà cung cấp không nhiều kinh nghiêm họ chu đáo, có phương án thay nên xem xét yếu tố khác có hệ thống kho, quan tâm phục vụ tận tình, Lập hợp đồng với điều khoản cụ thể Để tránh tranh cãi trách nhiệm có rắc rối xảy cụ thể hóa cơng việc nhà cung cấp, ta nên có hợp đồng với điều khoản rõ ràng với họ Trong trình cung cấp cà rốt, phía bám sát thực theo hợp đồng Có phương án thay riêng Kể thứ lên kế hoạch xem chắn vẫn…khơng có chắn Một kinh nghiệm cơng ty TNHH MTV Hưng Việt hợp đồng với khách hàng (công ty TNHH Xuất nhập Âu Lạc) yêu cầu cung cấp 2,750 thùng cà rốt size M (10kg/thùng) 5,850 thùng cà rốt size L (10 kg/thùng) với thời gian giao nhận hàng 21/3/2017 Nhưng thời điểm có đợt bão về, mưa to liên tiếp tuần khiến cho hộ nông dân khó khăn việc thu hoạch cà rốt Do đó, số lượng cung cấp cho cơng ty khơng đủ công ty định đặt hàng từ công ty sản xuất cà rốt huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương để cung cấp đủ số lượng cho khách hàng Dù cuối việc phải diễn ổn thỏa học xương máu ln có phương án thay nhà cung cấp riêng Hợp tác tinh thần tôn trọng Mọi hợp tác nên dựa tinh thần tơn trọng lẫn có lúc ta cần họ Nếu khơng thể làm việc với lần có lần sau Hiện nay, trang mạng xã hội xảy ta tượng doanh nghiệp tố “xấu” nhà cung cấp việc cung cấp hàng hóa Cách cư xử hợp lý nhà cung cấp biết thông tin, nên có người đại diện vào để đưa ý kiến giải thích, làm rõ khơng với người xúc viết mà để người có nhìn đầy đủ thiện cảm họ không đánh giá qua viết chiều Bên cạnh đó, doanh nghiệp khơng hợp tác với nhà cung cấp cần tìm hiểu nguyên nhân họ khơng cung cấp cho (khơng phải đối tượng khách hàng họ, yêu cầu vượt khả đáp ứng, …) trước bêu rếu họ trước cộng đồng để hạ thấp uy tín họ 3.4 Hỗ trợ nhà cung cấp xây dựng kho bảo quản cà rốt 3.4.1 Căn sở Nhằm hạn chế tình trạng sau thu hoạch, nhà cung cấp cung cấp cà rốt cho công ty, buộc cơng ty phải sơ chế đóng gói hết lượng hàng cho vào lưu kho, làm tăng chi phí lưu kho Nếu cơng ty khơng đủ tiền mặt để hỗ trợ nhà cung cấp xây dựng hệ thống kho hai bên vay vốn hợp tác xây dựng hệ thống kho lưu trữ Việc xây dựng kho không tốt cho công ty mà đem lại lợi ích cho nhà cung cấp, nhà cung cấp khơng phải lo bị ép giá thu hoạch xong mà không mua bán giá cao hơn, kho địa điểm nhà cung cấp nên dễ dàng vận chuyển Mục đích: Mục đích việc xây dựng hệ thống kho nhằm tăng thông suốt đặn trình vận chuyển, giúp hộ nơng dân bảo quản cà rốt lâu bán giá cao hơn, công ty không phải thu mua nhiều lần đặt hàng… 3.4.2 Nội dung tiến hành Ta sử dụng hệ thống kho cửa cách hiệu Mục đích việc áp dụng kho hai cửa nhằm tăng thông suốt trình vận chuyển, giảm thời gian vận chuyển khơng thời gian quay đầu xe, giảm quãng đường di chuyển giảm góc chết kho Hình 3.1 Quy định rõ ràng cửa ra, cửa vào Ta thực việc cách đưa quy định nghiêm ngặt, có kỷ luật vi phạm sử dụng không cửa nhà kho Tại cửa kho cần có biển báo hiệu gắn cửa nói rõ cửa hay cửa vào, đồng thời có mũi tên báo hiệu hướng cách rõ ràng Quy định chặt chẽ việc first in first out (FIFO) để dễ quản lý hàng tồn hơn, đồng thời tăng hiệu suất làm việc kho hàng Sắp xếp hàng hố theo trình tự nhập trước yêu cầu xuất trước Đồng thời công ty cần làm việc với nhà cung cấp, cho thời gian chuyển hàng đến nơi thời gian cần sử dụng hàng gần sát để giảm đến tối thiểu chi phí lưu kho 3.5 Thuê chuyên gia áp dụng công nghệ khoa học vào quy trình trồng cà rốt 3.5.1 Căn sở Do thực trạng nhiều hộ nông dân trồng cà rốt chưa có kĩ thuật chăm sóc cà rốt đạt tiêu chuẩn nên suất thấp, củ cà rốt không to đồng hay bị thối nứt diện tích trồng cà rốt q lớn, nơng dân khơng thể chăm sóc đầy đủ hết xảy tình trạng nơi có củ cà rốt to đẹp, nơi củ bé xấu, Điều làm cho nhà buôn dễ ép giá xuống thấp Để giảm nỗi lo hộ nơng dân khóa luận xin đề xuất việc công ty nên thuê chuyên gia áp dụng kĩ thuật chăm sóc cà rốt tiên tiến nước ngồi tới hộ nơng dân trồng cà rốt 3.5.1 Nội dung tiến hành Các chuyên gia trực tiếp hướng dẫn bà nông dân khu vực trồng cà rốt cung cấp cho công ty quy trình trồng, cách chăm bón cà rốt để đạt suất cao nhất, củ cà rốt to đẹp đáp ứng tiêu chuẩn khách hàng Các chuyên gia nông dân chăm sóc, tưới tiêu, bón phân…và thu hoạch đến mùa vụ Tránh trạng hướng dẫn lý thuyết mà không thực hành Như vậy, hướng tới mục tiêu win-win thắng, nông dân vụ mùa bội thu, cơng ty có mặt hàng cà rốt đạt tiêu chuẩn Hình 3.2 Chuyên gia hướng dẫn nơng dân chăm sóc cà rốt 3.6 Đầu tư hỗ trợ máy thu hoạch cà rốt 3.6.1 Căn sở Hiện nay, số lượng nhân công thu hoạch cà rốt không ổn định Đồng thời việc thu hoạch cà rốt vất vả gặp phải thời tiết xấu Em xin đề xuất ý kiến quyền địa phương khu vực trồng cà rốt chủ lực miền Bắc huyện Cẩm Giàng, huyện Nam Sách, tỉnh Hải Dương cần có sách đầu tư hệ thống máy thu hoạch cà rốt giúp việc thu hoạch nhạnh chóng, hiệu khơng bị gián đoạn ảnh hưởng yêu tố 3.6.2 Nội dung tiến hành Chính quyền địa phương đầu tư máy thu hoạch cà rốt Như vậy, hộ nông dân lo ngại việc thiếu nhân công, giảm sức lao động chân tay Nếu địa phương không đủ chi phí đầu tư cơng ty hỗ trợ hay vay ngân hàng Hình 3.3 Máy thu hoạch cà rốt GKIIISE Trong hình 3.3 máy thu hoạch cà rốt GKIIISE công ty Dewulf (Bỉ) sản xuất Cỗ máy giúp người nông dân tiết kiệm thời gian công sức nhiều so với cách thu hoạch tay truyền thống Máy thu hoạch cà rốt thiết kế chuyên nghiệp để thực bước thu hoạch cà rốt “trọn gói” từ khâu nhổ cà rốt, phân loại củ lá, cho cà rốt lên xe Người nông dân việc chở thành nhà, giúp tiết kiệm thời gian sức lao động đáng kể KẾT LUẬN CHƯƠNG III Nguyên vật liệu yếu tố trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên vào trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm sản xuất Thông thường doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm, nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu sử dụng mục đích, kế hoạch có ý nghĩa quan trọng việc hạ giá thành sản phẩm thực tốt kết sản xuất kinh doanh Xuất phát từ vai trò quan trọng nguyên vật liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tất khâu thu mua, bảo quản, trữ, sử dụng Trong chừng mực đó, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm nguồn tài nguyên vốn vô tận Nhận thức tầm quan trọng nguyên vật liệu doanh nghiệp, em đưa giải pháp: Thiết kế hệ thống bảng theo dõi nhà cung cấp, cắt giảm số lượng nhà cung cấp, hợp tác xây dựng hệ thống kho lưu trữ cà rốt sau thu hoạch… Và giải pháp hoàn toàn ý kiến chủ quan em nhằm giúp cho trình cung ứng ngun vật liệu ln ổn định, số lượng chất lượng thỏa mãn yêu cầu khách hàng công ty TNHH MTV Hưng Việt KẾT LUẬN Mối quan hệ với nhà cung cấp đóng vai trò vô quan trọng Khi ta trọng việc xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, nhiều khả họ nghĩ bạn họ cần phải tham khảo người đến đại lý Ngoài ra, thường xuyên trao đổi thông tin với nhà cung cấp, bạn người biết giảm giá điều giúp bạn tăng lợi nhuận Ngày tổ chức tồn phát triển định vốn, công nghệ, hay thiết bị mà phụ thuộc nhiều vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu đầu vào tổ chức Vì vậy, vấn đề tạo mối quan hệ với nhà cung cấp vấn đề tổ chức quan tâm Sau trình thực tập làm công nhân trực tiếp công ty TNHH MTV Hưng Việt, em nhận thấy nguồn cung cấp nguyên vật liệu không ổn định, tăng giảm qua ngày, lúc tải, lúc khơng có hàng Đây khơng thực trạng tháng mà thực trạng chung cơng ty qua năm Qua khóa luận tốt nghiệp, người nhận thấy rõ ràng thực trạng Mặc dù có cố gắng, song với thời gian trình độ hạn chế, viết em không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Em mong đóng góp bảo thầy (cơ) giáo để em có điều kiện hội nâng cao trình độ học tập kinh nghiệm cho thân vào việc vận dụng kiến thức lý luận vào thực tế công việc Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy T.S Nguyễn Danh Nguyên; thầy cô viện Quản lý công nghiệp; quản lý công nhân phận sản xuất công ty TNHH MTV Hưng Việt tận tình giúp đỡ em hồn thành báo Khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu Tiếng Việt: Dương Mạnh Cường, Bài giảng quản trị mua sắm; Đoàn Thị Hồng Vân, “Quản trị logistics”, Quản trị vật tư, Chương 6, tr.223; Nguyễn Thị Minh An, “Quản trị sản xuất”, Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, Chương 9, tr.140; Nguyễn Thị Xuân Hòa, Bài giảng quản trị dự trữ; Nguyễn Tấn Thịnh, Bài giảng kiểm sốt chất lượng, cơng cụ kiểm sốt chất lượng; Một số báo tạp chí khác Tài liệu Tiếng Anh: Barry Crocker, David Farmer, David Jessop, David Jones, Peter Baily (2015), Procurement Principles & Management 11th Edition; Lars Bedey, Sofia Eklund, Nojan Najafi (2009), Purchasing Management PHỤ LỤC Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty TNHH MTV Hưng Việt năm 2012, 2013; Hợp đồng công ty TNHH MTV Hưng Việt với nhà cung cấp: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự – Hạnh Phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số: …./2017/HĐ Căn Luật Thương Mại Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/6/2005 Có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2006; Căn nhu cầu bên: Hôm nay, ngày 01 tháng 01 Năm 2017 công ty TNHH MTV Hưng Việt Chúng tơi gồm có: Bên A (Bên mua): Cơng ty TNHH MTV Hưng Việt Đại diện Ông: Tăng Xuân Trường Chức vụ: Giám đốc Mã số thuế: 0800755634 Điện thoại: 0982.828.607 Bên B ( Bên bán): Nhà cung cấp Đại diện Ơng: Lê Văn Hn Chức vụ: Nhà bn Địa chỉ: xã Đức Chính, huyện Cẩm Giàng, tỉnh Hải Dương Số điện thoại: 098 3311498 Hai bên ( Bên A, Bên B) thỏa thuận thống theo điều khoản sau: Điều 1: Nội dung hợp đồng: Bên B đồng ý cung cấp cho bên A loại hàng hóa: Cà rốt tươi Điều 2: Chất lượng Hàng hóa, thời gian, địa điểm giao hàng: Bên B cung cấp hàng quy cách, đủ số lượng mà bên A đặt hàng Điều 3: Giá cả, thời hạn phương thức tốn: 3.1 Giá cả: - Gía cả: theo giá thị trường thời điểm mua 3.2 Phương thức toán: - Sau hai bên thống nội dung đối chiếu công nợ theo khoản điều hợp đồng này; -Phương thức toán: tiền mặt; - Bên A bên B chốt công nợ vào thứ thứ hàng tuần; -Thời hạn toán: toán vào t3 thứ su hai bên chốt công nợ Điều 4: Trách nhiệm bên: 4.1 Trách nhiệm bên A: - Thanh toán cho bên B theo quy định điều hợp đồng này; - Tạo điều kiện thuận lợi cho Bên B giao hàng địa điểm bên A định 4.2 Trách nhiệm bên B: - Giao hàng cho bên A theo quy định điều hợp đồng này; - Đối chiếu số lượng giao nhận theo yêu cầu Bên A; -Chịu trách nhiệm chất lượng hàng hóa cung cấp cho bên A; - Trong trường hợp Bên B giao hàng cho bên A hàng hóa khơng chất lượng, bị thối, ơi, thiu, hàng bị thiếu so với đơn đặt hàng mà bên A gửi… Bên B phải có trách nhiệm bù đủ số hàng hóa đó, có vấn đề xảy phạt tiền muộn bên B phải chịu hồn tồn chi phí Điều 5: Điều khoản chung: 5.1 Sau hợp đồng ký kết, thay đổi nội dung Hợp đồng phải thực văn phải xác nhận hai bên; 5.2 Hợp đồng có hiệu lực năm kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2017 đến ngày 01 tháng 10 năm 2018 Ba mươi ngày (30 ngày) trước ngày thời hạn hợp đồng chấm dứt, bên khơng có ý kiến việc chấm dứt hợp đồng theo thời hạn hợp đồng gia hạn thêm năm một; 5.3 Hợp đồng gồm 05 điều, lập thành 02 có giá trị pháp lý nhau, bên giữ để thực hiện; 5.4 Những người ký tên cam kết toàn quyền hoăc uỷ quyền để ký hợp đồng ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B ... trình thực quản trị mua sắm nâng cao cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp công ty TNHH MTV Hưng Việt 8 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ MUA SẮM 1.1 Lý thuyết chung quản trị mua sắm tầm... mua sắm công ty phân tích ngun nhân thực trạng Chương 3: Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị mua sắm tại công ty TNHH MTV Hưng Việt Trong chương khóa luận đưa số biện pháp nhằm... vụ cho nhu cầu kinh doanh, nhà quản trị mua hàng cần thực tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng trình phân tích, lựa chọn đến định mua, mua ?, mua ?, mua ?, giá điều kiện toán ? Đây