Quy trình xây dựng thang bảng lương tại doanh nghiệp theo phương pháp so sánh cặp

Hệ thống thang, bảng lương tại doanh nghiệp càng thể hiện rõ hơn vai trò đặc biệt của nó khi không những giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và công khai trong việc trả lương. Đề tài "Quy trình xây dựng thang bảng lương tại doanh nghiệp theo phương pháp so sánh cặp" sẽ cho người đọc thấy được quy trình cũng như các bước cụ thể trongg việc xây dựng một thang bảng lương hoàn chỉnh tại doanh nghiệp theo phương pháp so sánh cặp

QUY TRÌNH XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG THEO

nó bởi tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, tiền lương xứngđáng không chỉ đảm bảo cuộc sống cho người lao động và gia đình họ mà còn gópphần phát huy được tính sáng tạo, năng lực, tinh thần trách nhiệm, ý thức và sự gắn

bó của người lao động đối với doanh nghiệp Còn đối với bản thân doanh nghiệp,tiền lương có mối quan hệ mật thiết với các hoạt động sản xuất kinh doanh Để cóthể tồn tại trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, buộc các doanh nghiệpcần phải xây dựng một chính sách tiền lương hợp lý, một hệ thống thù lao thíchhợp Có như vậy mới thu hút và giữ chân được người lao động, khuyến khích đượcngười lao động tích cực làm việc, giúp tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả hoạtđộng và lợi nhuận của doanh nghiệp

Từ đây, hệ thống thang, bảng lương tại doanh nghiệp càng thể hiện rõ hơnvai trò đặc biệt của nó khi không những giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chiphí và công khai trong việc trả lương Hơn thế nữa nếu xây dựng nghiêm túc vàhiệu quả thang, bảng lương thì doanh nghiệp sẽ phát huy hiệu quả công tác trảlương không những đối với họ mà còn đối với người lao động Nhưng để xây dựngđược một thang bảng lương hoàn chỉnh là một vấn đề không hề dễ dàng bởi phảivừa tuân thủ theo quy định pháp luật, các nguyên tắc bắt buộc trong xây dựng thangbảng lương Ngoài ra tiền lương phụ thuộc rất nhiều yếu tố khác mà trong thực tếchúng ta rất khó định lượng được các ảnh hưởng đó

Đứng trước vấn đề trên và để giúp người đọc hiểu rõ hơn quy trình xâydựng một tháng bảng lương là như thế nào, đặc biệt là theo phương pháp so sánhcặp, một phương pháp được đa số các doanh nghiệp hiện nay sử dụng Tôi quyết

định chọn vấn đề “Quy trình xây dựng thang bảng lương tại doanh nghiệp theo phương pháp so sánh cặp” làm đề tài tiểu luận kết thúc học phần của mình

2 Cơ sở lý luận về thang lương, bảng lương

2.1 Khái niệm thang lương, bảng lương

- Thang lương là hệ thống thước đo chất lượng lao động của các loại lao

động cụ thể khác nhau, là bảng quy định các mức độ đãi ngộ lao động theo bậc từthấp đến cao, tương ứng với tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp

Thang lương dùng để xác định quan hệ tỷ lệ tiền lương theo trình độ lànhnghề giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhóm nghề khác nhau khi họ đảm nhiệmnhững công việc có mức độ phức tạp khác nhau

- Bảng lương là bảng xác định mối quan hệ tiền lương giữa những người lao

động cùng nghề theo từng chức danh nghề nghiệp

Bảng lương gồm một hoặc nhiều ngạch lương Mỗi ngạch qui định cụ thểmức lương cho từng bậc trong ngạch lương đó số lượng bậc tối thiểu (bậc 1) đến tối

đa tùy theo từng ngạch lương

- Hệ thống thang lương, bảng lương trong doanh nghiệp bao gồm:

 Hệ thống thang, bảng lương của lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh

 Hệ thống bảng lương lao động chuyên môn phục vụ trong doanh nghiệp

 Hệ thống bảng lương của chuyên gia, nghệ nhân trong doanh nghiệp

 Hệ thống bảng lương của lao động quản lý doanh nghiệp

2.2 Các yếu tố của thang lương, bảng lương

Bậc lương là bậc phân biệt về trình độ lành nghề của công nhân và được xếp

từ thấp đến cao, bậc cao nhất có thể là bậc 4, bậc 6… tùy thuộc vào thang lương cụthể của từng doanh nghiệp

Bội số của thang lương là sự gấp bội giữa mức lương cao nhất và mức lương

thấp nhất của ngạch lương

Hệ số lương là hệ số chỉ rõ lao động của công nhân ở một bậc nào đó được

trả cao hơn người lao động làm việc ở công việc được sắp xếp vào mức lương tốithiểu là bao nhiêu lần

Ngạch lương là một nhóm các công việc dọc theo hệ thống thứ bậc về giá trị

của các công việc và được trả cùng một mức tiền công

Mức lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động ở

từng bậc của thang lương trong một đơn vị thời gian

2.3 Yêu cầu của hệ thống thang, bảng lương

 Hệ thống thang, bảng lương phải đảm bảo bao phủ hết các vị trí công việctrong doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo gọn nhẹ, dễ hiểu và dễ ápdụng

 Các vị trí công việc phải được sắp xếp vào thang, bảng lương với những mứclương phù hợp với vai trò của công việc đó với nhiệm vụ chung của công ty,tức là phản ảnh được giá trị của từng vị trí công việc

 Các mức lương trong hệ thống thang, bảng lương phải tương quan với thịtrường lao động

 Hệ thống thang, bảng lương phải có tác dụng khuyến khích tạo động lực làmviệc cho người lao động

 Phù hợp với luật pháp hiện hành

2.4 Nguyên tắc xây dựng thang, bảng lương

Theo điều 93 Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/6/2012: Kể từngày 1/5/2013 các doanh nghiệp không phải làm thủ tục đăng ký thang bảng lươngnhư trước mà có thể tự xây dựng thang bảng lương để nộp cho phòng Lao độnghoặc Sở Lao động Thương binh Xã hội theo nguyên tắc quy định tại điều 7 Nghịđịnh 49/2013/NĐ-CP của Chính phủ

 Mức lương thấp nhất

Nếu là lao động phổ thông ( chưa qua đào tạo, học nghề) thì tối thiểu phảibằng mức lương tối thiểu vùng do chính phủ quy định Mỗi khu vực có mức lươngtối thiểu khác nhau Bắt đầu từ ngày 1/1/2018, các doanh nghiệp phải thực hiện ápdụng mức lương tối thiểu vùng theo điều 3 của 141/2017/NĐ-CP: Vùng I –3.980.000 đồng/tháng; Vùng II – 3.530.000 đồng/tháng; Vùng III – 3.090.000 đồng/tháng; Vùng IV – 2.760.000 đồng/tháng

Nếu là lao động đã qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tựdạy nghề) thì tối thiểu phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng

Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nguy hiểm thì phải cao hơn ít nhất5% so với mức lương làm việc trong điều kiện bình thường (Nếu là trường hợp đặcbiệt độc hại, nguy hiểm thì phải cao hơn ít nhất 7%)

 Khoảng cách giữa các bậc

Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyếnkhích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũykinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%, cao hơn càng tốt

Ví dụ: 3.980.000 + (3.980.000 x 5%) =4.179.000 đồng (Mức lương bậc 2)

Căn cứ vào tổ sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyếtđịnh thang bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật,nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh phục vụ Khi xây dựng và ápdụng thang lương, bảng lương đảm bảo tính công bằng, bình đẳng, không phân biệtđối xử về giới tính, dân tộc màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân… đôngthời xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương

Thang bảng lương phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợpvới điều kiện thực tế về đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặtbằng tiền lương trên thị trường lao động và đảm bảo các quy định của pháp luật laođộng

Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương doanh nghiệpphải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp

và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng

thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất củadoanh nghiệp.Nếu doanh nghiệp mới thành lập phải nộp hồ sơ thang bảng lươngcho phòng Lao động quận, huyện.

Những doanh nghiệp đang hoạt động khi có sự thay đổi về mức lương phảixây dựng lại thang bảng lương để nộp

2.5 Một số phương pháp xây dựng thang, bảng lương

Để xây dựng một thang, bảng lương ta có 3 phương pháp như: Phương phápxếp hạng, phương pháp so sánh cặp, phương pháp đánh giá giá trị công việc

1 Xác định hệ sốchức danh công

việc

Xác định hệ thống chứcdanh công việc Xác định hệ thống chứcdanh công việc

2 Xếp hạng chức

danh công việc

Xác định hệ thống yếu

tố ảnh hưởng đến mứclương từng chức danhcông việc và vai trò củachúng

Xác định hệ thống yếu tố(tiêu chí) ảnh hưởng đếnmức lương từng chứcdanh công việc

3 Phân nhóm chức

danh công việc

Xếp hạng chức danhcông việc theo từng yếu

tố ảnh hưởng đến mứclương

Xác định vai trò của từngyếu tố

4 Xác định hệ số Tổng hợp các yếu tố để Xác định mức độ đánh

giãn cách giữa các

nhóm

xếp hạng chức danhcông việc theo thứ tựgiảm dần

giá trong từng yếu tố vàđiểm chuẩn đánh giátương ứng

Xây dựng khung điểmtheo hạng (nhóm) lương

6 Hoàn chỉnh bảng

lương

Xác định hệ số giãn cáchgiữa các nhóm

Đánh giá điểm theo từngyếu tố và tính tổng điểmcho từng chức danh côngviệc Tiến hành phânnhóm

giãn cách giữa các bậc

Xây dựng bảng lươngtheo vị trí công việc

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Mỗi phương pháp có ưu, nhược điểm riêng vì vậy tùy thuộc vào đặc điểmdoanh nghiệp mà lựa chọn một phương pháp đánh giá phù hợp hoặc cũng có thể kếthợp các phương pháp khác nhau

3 Quy trình xây dựng thang bảng lương theo phương pháp so sánh cặp

Vì thời gian nghiên cứu có hạn, tác giả chỉ chọn phương pháp xây dựngthang bảng lương bằng phương pháp so sánh cặp và lấy minh chứng là tác giả vậndụng phương pháp này vào xây dựng thang bảng lương theo quy trình cho phòngNhân sự - Hành Chính tại doanh nghiệp X Tất cả các hình ảnh minh họa trong phầnnày nguồn tác giả tự nghiên cứu và trình bày

3.1 Xác định hệ thống chức danh công việc

Đây là bước đầu tiên cần phải có trong quy trình xây dựng thang, bảnglương Chúng ta cần phải xác định xem doanh nghiệp đó có bao nhiêu chức côngviệc để từ đó tạo cơ sở để các bước thực hiện sau dễ dàng hơn Muốn thực hiệnđược điều này doanh nghiệp cần phải thực hiện theo trình tự như sau:

Sau đó tiến hành thu thập các thông tin về từng vị trí công việc cụ thể nhằmxác định các nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc của từng chức danh côngviệc và xác định các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ, trình độ học vấn, kinh

nghiệm, kiến thức, kỹ năng, thể lực, điều kiện làm việc…của từng công việc đó(phân tích công việc.)

Ví dụ như ta có các chức danh công việc sau:

Hình 3.1: Chức danh công việc của phòng hành chính nhân sự

TT

1 Trưởng phòng Nhân sự-Hành chính 8 NV Lái xe con

2 Phó Trưởng phòng Nhân sự-Hành chính 9 NV Làm vườn

7 NV Bảo vệ

CDCV CHỨC DANH CÔNG VIỆC

Nguồn: Tác giả trích từ bài tập nhóm

3.2 Xác định hệ thống yếu tố ảnh hưởng đến mức lương và vai trò của chúng

Để thực hiện được bước này ta cần phải thực hiện phân tích công việc cụthể trong doanh nghiệp Gồm các thông tin chi tiết liên quan đến: công việc, sảnphẩm, độ phức tạp, các yêu cầu kĩ thuật; quy trình công nghệ để thực hiện côngviệc; tiêu chuẩn khi thực hiện công việc Để thực hiện tốt công việc này, chúng tacần phải thực hiện theo trình tự sau:

Thứ nhất, sử dụng các phương pháp thu thập thông tin: quan sát trực tiếp

các vị trí làm việc cụ thể; phỏng vấn trực tiếp người lao động; lập phiếu điều tratừng cá nhân công khai

Thứ hai, tiến hành thu thập thông tin cơ bản trên cơ sở chức năng, nhiệm

vụ, sơ đồ tổ chức, các quy trình công nghệ, các mô tả công việc cụ thể (nếu có)

Thứ ba, kiểm tra, xác nhận tính chính xác và đầy đủ của các thông tin thông

qua người thực hiện công việc, người giám sát hoặc đối chiếu với các tiêu chuẩncấp bậc kĩ thuật, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ

Thứ tư, lập bản mô tả công việc và bản yêu cầu trình độ chuyên môn đối

với từng vị trí công việc

Sau khi hoàn thành xong phân tích công việc thì tiến hành xác định các yếu tốảnh hưởng đến đến mức lương và vai trò của chúng Tùy theo mỗi doanh nghiệp sẽ

có các yếu tố khác nhau Thường thì các yếu tố liên quan đến: trình độ; thể lực; môitrường làm việc; kinh nghiệm Trong mỗi yếu tố tùy vào từng tính chất ngành, nghềhoạt động, xây dựng các yếu tố chi tiết trong mỗi nhóm để làm cơ sở đánh giá vị trícông việc cho phù hợp.

Doanh nghiệp có thể thiết kế các yếu tố như sau:

- Yếu tố trình độ: trình độ học vấn, yêu cầu trình độ cơ bản để hoàn thànhtốt công việc

- Yếu kinh nghiệm: đòi hỏi kinh nghiệm làm việc hoặc kinh nghiệm giữ vịtrí công tác tương tự; thời gian đảm nhận vị trí đó bao lâu,…

- Yếu tố thể lực: cường độ tập trung, sức lực

- Yếu tố môi trường làm việc: thoải mái hay áp lực, mức độ rủi ro

Sau khi xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương thì doanhnghiệp cần phải tiến hành cho mức độ quan trọng của từng yếu tố Yếu tố nào doanhnghiệp thấy quan trọng nhất thì cho tỷ lệ phần trăm mức độ đó cao và tổng phầntrăm của các yếu tố lại bằng 100%

Hình 3.2: Yếu tố ảnh hưởng đến mức lương và vai trò của chúng

Nguồn: Tác giả trích từ bài tập nhóm

Theo như hình trên ta chọn 4 yếu tố bao gồm: 1- Trình độ, 2 - Kinh nghiệm,

3 - Thể lực , 4 - Môi trường và so sánh chúng với nhau Ta dùng cách nhập điểm sosánh cặp, lấy yếu tố ở hàng ngang so với yếu tố ở cột dọc, ghi điểm theo nguyêntắc: Nếu hơn hẳn là 4, nếu hơn: 3, nếu bằng 2, nếu thua 1, nếu kém là 0

Ví dụ Yếu tố 1- Trình độ ta cùng so sánh với 3 yếu tố còn lại theo mức độquan trọng của 3 yếu tố so với yếu tố so sánh Yếu tố 1 không so với nó mà đem so

với yếu tố 2 Giữa trình độ và kinh nghiệm thì kinh nghiệm chiếm 2 điểm, trình độ 2điểm, tiếp tục là trình độ với thể lực thì thể lực chiếm 1 điểm và 3 điểm là trình độ,yếu tố trình độ và môi trường thì trình độ đạt 3 điểm và môi trường 1 điểm Cứ nhưvậy đến hết 4 yếu tố.

Sau đó ta đem tổng điểm theo hàng ngang và chia tỷ lệ với công thức vận

dụng là Sum(điểm 4 yếu tố theo từng yếu tố) và Round(tổng điểm từng yếu tố/

Tổng điểm cả 4 yếu tố F4, làm tròn đến chữ số mấy)

Như vậy sau khi thực hiện xong tất cả các yêu cầu trên thì doanh nghiệp đãxác định xong hệ thống các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương và vai trò của chúng

3.3 Xếp hạng chức danh công việc theo từng yếu tố ảnh hưởng đến mức lương

Để thực hiện được bước này doanh nghiệp cần tiến hành so sánh cặp tất cả cácchức danh công việc theo từng yếu tố Từng yếu tố sẽ tiến hành chia ra các sheet để

so sánh Như hình 3.1 doanh nghiệp có 13 chức danh công việc và có 4 yếu tố nhưbước hai: yếu tố yêu cầu về trình độ (YT1), yếu tố yêu cầu kinh nghiệm (YT2), Yếu

tố yêu cầu về thể lực (YT3), yếu tố môi trường làm việc (YT3) Với 13 chức danhcông việc và 4 yếu tố chúng ta sẽ tiến hành so sánh cặp 13 cặp chức danh công việctrong yếu tố trình độ; 13 chức cặp chức danh trong yếu tố kinh nghiệm, 13 cặp chứcdanh trong yếu tố thể lực, 13 cặp chức danh trong yếu tố môi trường làm việc

- Trong sheet YT1: Yếu tố yêu cầu trình độ, chúng ta sẽ so sánh trình độ giữacác chức danh công việc với nhau

Hình 3.3: Yếu tố yêu cầu trình độ

Nguồn: Tác giả trích từ bài tập nhóm

Tại đây ta tiến hành so sánh 13 chức danh với nhau theo yếu tố ảnh hưởng làtrình độ Ta bắt đầu so sánh giữa Trưởng phòng nhân sự_Hành chính thì không sovới chính nó mà đem so sách với 12 chức danh còn lại theo hàng ngang Cụ thể, vớiyếu tố yêu cầu trình độ, so sánh chức danh công việc Trưởng phòng nhân sự - hànhchính với chức danh công việc Phó trưởng phòng nhân sự - hành chính, hai chứcdanh này có trình độ ngay nhau nên điểm của hai yếu tố này 2-2 Ví dụ khác làNhân viên Quản trị hành chính với Nhân viên Văn thư_Lưu trữ thì Nhân viên Quảntrị Hành chính có điểm số cao hơn là 3, còn lại điểm số 1 là của Nhân viên Vănthư_Lưu trữ Căn cứ vào tiêu chuẩn ta cũng làm so sánh tương tự cho 12 cặp chứcdanh còn lại Nói đơn giản là nhập điểm so sánh cặp, lấy người ở hàng ngang so vớingười ở cột dọc, ghi điểm theo nguyên tắc: Nếu hơn hẳn là 4, nếu hơn: 3, nếu bằng

2, nếu thua 1, nếu kém là 0