Chương 8 chu trình KẾ TOÁN DOANH THU VÀ THU TIỀN

4/15/2013 Chương 8: Chu trình kế tốn doanh thu thu tiền TS Phạm Đức Cường Viện Kế toán toán Kiểm toán Đại học Kinh tế quốc dân Chương 8: Nội dung Khái quát chung Các hoạt động thuộc chu trình kế tốn doanh thu Các chu trình xử lý thơng tin Kiểm sốt mục ụ tiêu,, rủi ro chu trình Tổ chức kế tốn chu trình kế toán bán hàng điều kiện kế toán thủ công Việt nam 4/15/2013 Khái quát chung chu trình doanh thu  Khái niệm:  Chu trình doanh thu loạt hoạt động kinh doanh hoạt động thu thập, xử lý liệu cung cấp thông tin liên quan đến việc cung cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng  Đặc điểm:  Nghiệp vụ phát sinh doanh nghiệp khách hàng bên ngồi  Thơng tin hoạt động thuộc chu trình doanh thu liên quan chặt chẽ đến chu trình kế tốn khác Khái quát chung chu trình doanh thu 4/15/2013 Khái quát chung chu trình doanh thu  Mục tiêu chu trình doanh thu:  cung cấp loại sản phẩm, phẩm nơi lúc với giá bán phù hợp  Để đạt mục tiêu trên, quản lý phải thông tin sau:  Phạm vi sản phẩm thỏa mãn nhu cầu khách hàng  Bao nhiêu hàng tồn kho cần thiết phải trữ nơi trữ  Doanh nghiệp có chuyển hàng cho khách hay thuê  Giá bán cho loại sản phẩm, dịch vụ  Nên bán chịu không Nếu bán chịu điều khoản nào? Khái quát chung chu trình doanh thu Bốn nhóm hoạt đơng thuộc chu trình ì h doanh d h thu: h  Nhập lệnh bán (sales order entry)  Vận chuyển (Shipping)  Lập gửi hóa đơn (Billing)  Thu tiền (Cash collection) 4/15/2013 Các hoạt động kinh doanh Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Nhập lệnh bán:  Nhận đơn hàng khách  Chấp nhận tín dụng  Kiểm tra hàng  Trả lời yêu cầu khách hàng 4/15/2013 Nhập lệnh bán Nhập lệnh bán  Nhận đơn hàng khách:  Dữ liệu đơn hàng khách ghi nhận lệnh bán hàng  Lệnh bán thường thể dạng văn điện tử  Lệnh bán bao gồm thông tin số lượng hàng, số lượng, giá điều khoản khác nghiệp vụ bán hàng 10 4/15/2013 Nhập lệnh bán  Đơn hàng gửi đến thông qua cách thức:  Khách hàng tới tận nơi  Khách hàng gửi qua thư  Khách hàng gọi điện  Khách hàng đặt hàng qua trang web cơng ty  Cách thức tăng tính hiệu trình tiếp nhận đơn hàng:  Khách hàng tự điền ề thông tin vào đơn hàng: giấy ấ website  Ví dụ: Dell Computer  Sử dụng cách thức trao đổi liệu điện tử (EDI) internet để kết nối trực tiếp với khách hàng  Công nghệ thông tin: Email, instant mesage 11 Nhập lệnh bán Các công việc cần kiểm tra:  Kiểm tra tính hiệu lực, tính pháp lý  Kiểm tra tính đầy đủ thơng tin  Kiểm tra tính hợp lệ 12 4/15/2013 Nhập lệnh bán  Chấp nhận tín dụng:  Hầu ầ hết ế giao dịch mua bán chịu  Bán chịu cần thiết phải chấp nhận trước chúng xử lý  Việc chấp nhận tín dụng dựa vào lịch sử giao dịch doanh nghiệp người mua  Kiểm tra: • Hạn mức tín dụng • Số dư • Số ngày hạn theo lần bán 13 Nhập lệnh bán  Kiểm tra sẵn có hàng tồn kho:  Nếu Nế hàng hà tồn tồ kho kh không khô sẵn ẵ sàng, gửi ửi yêu ê cầu ầ hàng hà tới phận sản xuất phận mua hàng  Nếu hàng sẵn sàng: • Một thơng báo cần gửi tới kho hàng, • Một thơng báo tới phận kế tốn để lập hóa đơn • Một thơng báo tới khách hàng ề việc iệc nhận đ ợc đơn hàng lời cám ơn  Sau xác định hàng, lệnh xuất (picking ticket) phát hành chuyển xuống cho phận kho hàng 14 4/15/2013 Nhập lệnh bán  Trả lời yêu cầu khách hàng:  Chất lượng dịch vụ khách hàng quan trọng  Một gói phần mềm đặc biệt, tên quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM): • Sắp xếp thông tin cụ thể vể khách hàng để khuyến khích hiệu nhiều dịch vụ cá nhân nhân • Mục tiêu giữ khách hàng – Đắt gấp lần để có khách hàng so với giữ khách hàng cũ • FAQs 15 Vận chuyển (Shipping) Có hai bước quan trọng:  Nhận đơn hàng, đóng gói  Vận chuyển hàng tới khách hàng 16 4/15/2013 Vận chuyển (Shipping) 17 Lập gửi hóa đơn  Hai nhiệm ệ vụ tách biệt ệ quan hệ ệ mật ậ thiết nhau:  Lập hóa đơn  Cập nhật công nợ phải thu  Hai công việc thực hai phận khác phòng kế tốn 18 4/15/2013 Lập gửi hóa đơn 19 Lập gửi hóa đơn  Lập hóa đơn hạn xác cho hàng vận chuyển quan trọng trọng  Tài liệu nghiệp vụ hóa đơn bán hàng:  Tài liệu thông báo cho khách hàng khoản tiền phải tốn, nơi tốn  Hóa đơn ghi giấy ghi điện tử  EDI làm tăng hiệu chu trình bán hàng 20 10 4/15/2013 Trình tự lập luân chuyển chứng từ bán hàng Phòng KD KT Người mua Thủ trưởng, KTT KT Thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Kế toán Lưu NVBH SP, HH Xin mua Lập ập Hóa đơn bán hàng, PXK Ký Hóa đơn, PXK Lập PT Nhập quỹ Xuất hàng Ghi sổ 29 Tổ chức kế toán chi tiết  Sổ chi tiết doanh thu bán hàng  Mở cho loại hàng  Cơ sở để ghi hóa đơn  Sổ chi tiết giá vốn hàng bán  Mở cho loại hàng tương ứng với sổ chi tiết doanh thu  Cơ sở để ghi PXK hóa đơn mua hàng chuyển thẳng  Sổ chi tiết chi phí bán hàng chi phí QLDN  Sổ chi tiết xác định kết 30 15 4/15/2013 Mẫu: SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ……………… Tháng năm Chứng từ NTG S Diễn giải SH NT Các khoản giảm trừ Doanh thu ghi Có tài khoản TKĐ Ư SL Đ G Thành tiền 112 Cộng Có T Kh hu ác ế 10 12 13 Cộng Nợ 14 Phát sinh Cộng PS kỳ B/C Doanh thu Giá vốn hàng bán Lãi gộp 31 SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH (Dùng cho TK chi tiết của: 621,622,623,627,154,632) Tháng… năm - Bộ phận sản xuất sản phẩm (dịch vụ ) - Sản phẩm, dịch vụ, cơng trình XDCB Chứng từ NTG Diễn giải S Số NT TKĐ Ư Tổng số Ghi Nợ TK TK Chia CP… SDĐK Tập hợp CPSX Cộng chi phí SX Ghi Có TK … SDCK 32 16 4/15/2013 Sổ chi tiết chi phí bán hàng chi phí QLDN Năm… Chứng từ ST Diễn giải T SH Tổn g số tiền TK NT Ghi Nợ TK 641 (642), chi tiết: 6411 (641 2) 6412 (642 2) 6413 (642 3) 6418 (642 8) 10 11 Tập hợp PSN xxx Xxx xxx xxx xxx xxx K/c chi phí chờ phân bổ 14 xxx - - - - - K/chuyển cho XĐKQ 91 xxx - - - - - 33 Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán Tháng… Năm… STT Loại hàng Đơn vị Số lượng bán Giá vốn Doanh thu hóa đơn Thuế GTGT (thuế khác) Giảm trừ DTBH Lãi gộp bán hàn g Chi phí chung Lãi, lỗ kế tốn 10 11 xxx xxx Hàng A Hàng B Hàng C Hàng v.v Cộng X x Xxx xxx Xxx xxx xxx 34 17 4/15/2013 TỔ CHỨC KẾ TỐN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ Trình tự ghi sổ TSCĐ áp dụng hình thức NK chung Chứng từ hạch toán Nhật ký bán hàng Sổ kế toán chi tiết SP, HH, GV, DT, KQ Nhật ký chung Sổ TK 155,156, 157,632,131,511,531,532, 911 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ, cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết DT, GV, CP, lãi lỗ Bảng cân đối SPS Báo cáo tài 35 TỔ CHỨC KẾ TỐN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ Chứng từ gốc, gốc bán hàng Nhật ký-Sổ TK 155, 156, 632, 511, 512, 641, 642, 911 Sổ chi tiết SP, HH, DT, GV, CP, KQ Bảng ả tổng ổ hợp chi tiết ế bán hàng Báo cáo tài Trình tự ghi sổ TSCĐ áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ 36 18 4/15/2013 TỔ CHỨC KẾ TỐN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ Trình tự ghi sổ TSCĐ áp dụng hình thức Chứng từ - Ghi sổ Chứng từ KT Lập chứng từ - ghi sổ - Sản phẩm, hàng hóa nhập, xuất - Giá vốn; tập hợp, k/c - Doanh thu giảm DT - Chi phí, kết Hạch toán chi tiết TK 155, 156, 157, 632, 641, 642, loại 5, 911 Sổ TK 155, 156, 157, 632, 641, 642, loại 5, 911 Tổng hợp chi tiết tiêu Báo cáo KT Sổ đăng ký CT - GS Bảng CĐPS 37 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ Trình tự ghi sổ TSCĐ áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ Chứng từ kế toán Bảng kê số Bảng kê số Bảng kê số 10 Bảng kê số 5,6(641,642, 142)) Sổ chi tiết BH Sổ chi tiết TS TK 131 Tổng hợp CT BH Bảng kê số 11 tổng hợp chi tiết 131 Nhật ký - chứng từ số Sổ TK 155, 156, 157, 632, 641, 642, 511,512, 531,532,131, 911 , , , Báo cáo kế toán 38 19 4/15/2013 Tổ chức kế toán tiền mặt Tổ chức kế toán ban đầu Tổ chức kế toán chi tiết Tổ chức kế toán tổng hợp 39 Tổ chức kế toán ban đầu - Phiếu thu (Mẫu 01 - TT ) - Phiếu Phiế chi hi (Mẫu (Mẫ 02 - TT) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 - TT) - Giấy toán tạm ứng (Mẫu 04 - TT ) - Giấy đề nghị toán (05 - TT) - Biên lai thu tiền ((Mẫu số 06-TT)) - Bảng kê vàng bạc, đá quý (Mẫu 07 - TT) - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 08-TT) 40 20 4/15/2013 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BAN ĐẦU Các nghiệp vụ tiền mặt:  Nghiệp vụ thu tiền mặt Người nộp tiền NV Thu TM KT toán Đề nghị nộp Lập Phiếu thu KT toán Thủ quỹ Kế toán trưởng Thu tiền Ghi sổ Giám đốc Ký Phiếu thu Bảo quản, Lưu trữ Ký Phiếu thu 41 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BAN ĐẦU  Nghiệp vụ chi tiền mặt NV Chi TM Người N ời nhận tiền Đề nghị chi Thủ trưởng, KTT Duyệt chi KT toán Lập phiếu chi KT toán Thủ quỹ Chi tiền Ghi sổ Giám Giá đốc, KTT Bảo quản, Lưu trữ Ký Phiếu chi 42 21 4/15/2013 KẾ TOÁN CHI TIẾT Để theo dõi chi tiết tài sản tiền, kế toán sử dụng hai loại sổ chi tiết sau: Mẫu: SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản:…………….Loại tiền:………… Năm:……… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Thu Diễn giải Chi TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số dư Ghi Tồn đầu kỳ Phát sinh kỳ Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ 43 KẾ TOÁN CHI TIẾT Mẫu: SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch: ……… Số hiệu tài khoản nơi gửi: ………… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ TK đối ứng Diễn giải Thu Chi Số tiền Thu Chi Tồn Tồn đầu kỳ Phát sinh kỳ Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ 44 22 4/15/2013 KẾ TOÁN TỔNG HỢP  Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung: Chứng từ gốc TM, TGNH Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền Nhật ký chung Sổ Cái TK 111, 111 112 Sổ chi tiết TM, TGNH Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối SPS Báo cáo TC 45 KẾ TOÁN TỔNG HỢP  Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái: Chứng từ gốc TM, TGNH Sổ chi tiết TM, TGNH Sổ quỹ tiền mặt NK SC TK 111, NK-SC 111 112 Bảng tổng hợp chi tiết tiền Báo cáo tài 46 23 4/15/2013 KẾ TỐN TỔNG HỢP  Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc ố ề TM, TGNH Sổ chi tiết TM, TGNH Sổ đăng ký CTGS CTGS Sổ Cái TK 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối SPS Báo cáo TC 47 KẾ TOÁN TỔNG HỢP  Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc TM, TGNH Bảng kê 1, Nhật ký chứng từ 1,2 Sổ Cái TK 111, 112 Sổ chi tiết TM, TGNH Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo TC 48 24 4/15/2013 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ VỚI NGƯỜI MUA Khái niệm phương thức toán Nguyên tắc ắ tổ ổ chức hạch toán kế toán toán với người mua Nội dung tổ chức hạch toán nghiệp vụ toán 49 KHÁI NIỆM VÀ CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TỐN Khái niệm Nghiệp vụ tốn với người mua nghiệp vụ phát sinh quan hệ giao dịch doanh nghiệp với người mua Phương thức toán Thanh tốn trước tiền hàng mua; sau tốn chênh lệch theo thực tế nhập hàng giá trị hàng mua phải trả người mua Thanh toán sau nhập hàng theo phương thức mua chịu Thanh toán tiền hàng 50 25 4/15/2013 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Phải tổ chức hợp lý chứng từ kế toán, hệ thống sổ nhằm theo dõi công nợ cho người mua, lần phát sinh nợ sở hợp g mua hàng g đồng Phải mở đủ sổ kế toán chi tiết toán với người mua để theo dõi đối tượng Căn để mở sổ người mua nhiều hay ít, mật độ giao dịch thường xuyên hay vãng lai Tổng hợp công nợ chi tiết cho người mua thực theo nguyên tắc không bù trừ số công nợ phải trả phải thu NCC khác Cụ thể: Số dư Có TK 131 = tổng số dư Có chi tiết 131 Số dư Nợ TK 131 = tổng số dư Nợ chi tiết 131 51 NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA  Tổ chức hạch toán ban đầu: Trong quan hệ toán với người mua, mua kế toán sử dụng chứng từ như:  (1) hóa đơn bán hàng;  (2) hợp đồng cung cấp ghi nhận điều khoản giá bán, phương thức chuyển hàng, phương thức th h ttoán, điều điề kiện kiệ giảm iả giá, iá bớt giá,…; iá  (3) Các chứng từ tốn cơng nợ với người mua, phiếu thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, toán tiền tạm ứng, chứng từ toán khác 52 26 4/15/2013 NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA  Tổ chức hạch toán chi tiết:  Sổ chi tiết mở cho TK 131: Mẫu: ẫ SỔ Ổ CHI TIẾT Ế THANH TOÁN Á VỚI Ớ NGƯỜI ƯỜ MUA Tài khoản: …………… Đối tượng Loại tiền: VND NT ghi sổ Chứng từ SH Diễn giải NT Thời Số phát sinh hạn chiết N C khấu TK đối ứn g Dư cuối kỳ N C Số dư đầu kỳ Phát sinh kỳ Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 53 NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA  Bảng tổng hợp chi tiết : Mẫu: ẫ Bảng tổng ổ hợp chi tiết ế toán với người mua Tháng…… năm … ST T Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Nợ Có Phát sinh kỳ Nợ Có Số dư cuối kỳ Nợ Có KH A KH B Cộng 54 27 4/15/2013 NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp  Nếu Nế doanh nghiệp áp dụng d ng hình thức Nhật ký chung: ch ng Chứng từ gốc (hóa đơn) chứng từ bán hàng toán Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền Sổ chi tiết toán với người mua (131) Nhật ký chung Sổ TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết toán với người mua Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài 55 NỘI DUNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA  Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc (Hóa đơn bán hàng, CT toán) Sổ đăng ký CTGS CT - GS lập cho TK 131 Kế toán chi tiết th h toán t với ới người mua (TK 131) Sổ TK 131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán 56 28 4/15/2013 TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Chứng từ BH toán Những vấn đề chung Nguyên tắc tổ chức Nội dung tổ chức kế toán chi tiết Nội dung tổ chức kế toán tổng hợp: Các nghiệp vụ toán với người mua ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ với trình tự khái quát sau: Sổ kế toán chi tiết TK 131 Bảng kế số 11 (tổng hợp TK 131) Nhật ậ kýý - chứng g từ số Sổ TK 131 Báo cáo kế toán 57 29 ... hoạt động thuộc chu trình doanh thu liên quan chặt chẽ đến chu trình kế tốn khác Khái qt chung chu trình doanh thu 4/15/2013 Khái quát chung chu trình doanh thu  Mục tiêu chu trình doanh thu:... có chuyển hàng cho khách hay thuê  Giá bán cho loại sản phẩm, dịch vụ  Nên bán chịu khơng Nếu bán chịu điều khoản nào? Khái quát chung chu trình doanh thu Bốn nhóm hoạt đơng thuộc chu trình. .. thống chuyển quỹ điện tử 22 11 4/15/2013 Các chu trình xử lý thơng tin ERP 23 Kiểm sốt mục tiêu, rủi ro quy trình  Hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) phải cung cấp kiểm sốt mục tiêu thuộc chu trình