TÌM HIỂU VÀ MỞ RỘNG OPENBRAVO ĐỂ TRIỂN KHAI ERP CHO DOANH NGHIỆP

Chúng em bắt đầu nghiên cứu tổng quan lý thuyết về ERP để biết được ERP là gì, nó đóng vai trò như thế nào đối với các doanh nghiệp hiện nay, đồng thời đi sâu hơn vào các phân hệ trong E

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VÀ MỞ RỘNG OPENBRAVO ĐỂ

TRIỂN KHAI ERP CHO DOANH NGHIỆP

Ngành : Hệ thống thông tin Niên khoá : 2006-2010

Lớp : DH06DTH Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Gấm

Tăng Nguyên Hạnh Nguyễn Hoàng Phúc Trương Thành Trung

TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 9 năm 2010

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VÀ MỞ RỘNG OPENBRAVO ĐỂ TRIỂN KHAI ERP CHO DOANH NGHIỆP

Tăng Nguyên Hạnh Nguyễn Hoàng Phúc Trương Thành Trung

LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên, chúng em xin kính gửi đến Cha Mẹ, Người đã dạy dỗ và

nuôi nấng để chúng em đạt được kết quả hôm nay

Để có kiến thức và hoàn thành đề tài này, chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn đến

Ban Giám Hiệu cùng toàn thể Thầy Cô Khoa Công Nghệ Thông Tin – Trường Đại

Học Nông Lâm TP.HCM đã tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cũng như

những kinh nghiệm quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập và nghiên

cứu tại trường

Đặc biệt nhóm em chân thành cảm ơn Thầy Lê Phi Hùng đã hết lòng hướng dẫn

nhóm em trong suốt quá trình thực hiện nội dung luận văn này

Bên cạnh đó là sự giúp đỡ nhiệt tình của Cô Nguyễn Thanh Thủy; các anh chị

triển khai viên ERP đã tạo điều kiện cho chúng em tiếp xúc với những kinh nghiệm

thực tế bổ ích, hiểu được nhiều vấn đề mà có lẽ không sách vở nào nói đến Và

nhóm em xin trân trọng gởi lời cảm ơn đến Thầy Phạm Văn Tính, Thầy đã giới

thiệu nhóm em làm việc với doanh nghiệp thực tế, sự hỗ trợ của thầy đã giúp cho

luận văn nhóm em thêm phần giá trị

Chúng em cũng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến những người thân trong gia

đình, bạn bè đã động viên và tạo mọi điều kiện giúp chúng em trong quá trình học

tập cũng như trong cuộc sống

Mặc dù chúng em đã cố gắng hoàn thành đề tài này với tất cả nỗ lực, nhưng chắc

chắn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Nhóm em kính mong nhận được

sự chỉ bảo của quý Thầy Cô và sự góp ý chân thành của các bạn

Kính chúc quý thầy cô mạnh khoẻ, tiếp tục đạt được nhiều thắng lợi trong giảng

dạy, trong nghiên cứu khoa học và trong sự nghiệp trồng người

Xin chân thành cảm ơn!

TP.Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 09 năm 2010

Nguyễn Thị Gấm – Tăng Nguyên Hạnh

Nguyễn Hoàng Phúc – Trương Thành Trung

MỤC LỤC

DANH SÁCH CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC CÁC HÌNH vi

DANH MỤC CÁC BẢNG ix

TÓM TẮT x

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1

1.1 GIỚI THIỆU 1

1.2 ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1.3 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2

1.3.1 KHÁCH QUAN 2

1.3.2 CHỦ QUAN 2

1.4 MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI 3

1.5 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 3

1.6 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 3

1.7 CÁC VẤN ĐỀ VÀ HƯỚNG NGHIÊN CỨU 4

1.8 CẤU TRÚC KHÓA LUẬN VĂN 4

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ERP 6

2.1 ERP LÀ GÌ ? 6

2.1.1 KHÁI NIỆM ERP 6

2.1.2 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA ERP 6

2.1.3 PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG ERP TRÊN THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM 8

2.1.4 KIẾN TRÚC CỦA HỆ THỐNG ERP 9

2.1.5 VAI TRÒ CỦA ERP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP 10

2.1.6 LỢI ÍCH CỦA DOANH NGHIỆP KHI ÁP DỤNG ERP 11

2.1.7 CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG ERP 13

2.1.8 PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN 13

2.1.9 PHÂN HỆ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG 18

2.1.10 PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT 19

2.1.11 PHÂN HỆ QUẢN LÝ MUA SẮM 21

2.1.12 PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG 24

2.1.13 PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO 26

2.1.14 CÁC PHẦN MỀM ERP PHỔ BIẾN HIỆN NAY 29

2.2 CRM LÀ GÌ ? 35

2.2.1 KHÁI NIỆM CRM 35

2.2.3 LỢI ÍCH CỦA DOANH NGHIỆP KHI SỬ DỤNG CRM 37

2.2.4 QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CRM 38

2.3 TRIỂN KHAI ERP CHO DOANH NGHIỆP 41

2.3.1 HIỆN TRẠNG CHUNG CỦA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 41

2.3.2 THỜI ĐIỂM ÁP DỤNG ERP 43

2.4 NHỮNG ĐIỀU DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI TRIỂN KHAI ERP 43

2.4.1 CÁC MỤC TIÊU TRỌNG TÂM 44

2.4.2 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIÚP DOANH NGHIỆP KIỂM SOÁT DỰ ÁN ERP 44

2.5 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI ERP TRÊN THỰC TẾ 45

2.5.1 CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP Ở PHÍA DOANH NGHIỆP 45

2.5.2 CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TỪ PHÍA BÊN TRIỂN KHAI 47

2.5.3 THỜI LƯỢNG CẦN THIẾT ĐỂ HOÀN THÀNH DỰ ÁN 51

2.6 MỘT SỐ LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI CÁC PHÂN HỆ TRONG ERP 51

2.6.1 PHÂN HỆ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN 51

2.6.2 PHÂN HỆ MUA SẮM 53

2.6.3 PHÂN HỆ SẢN XUẤT 55

2.6.4 PHÂN HỆ BÁN HÀNG 57

2.6.5 PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO-VẬT TƯ 58

2.7 TỐI ƯU HÓA HỆ THỐNG ERP 60

2.7.1 KHẢO SÁT KẾT QUẢ TRIỂN KHAI ERP 60

2.7.2 KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH SAU TRIỂN KHAI 61

2.7.3 KHAI THÁC TỐI ƯU HỆ THỐNG ĐANG VẬN HÀNH 62

2.7.4 CÁC BƯỚC GIÚP TỐI ƯU HÓA HỆ THỐNG ERP 62

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU OPENBRAVO VỀ MẶT CHỨC NĂNG 64

3.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ OPENBRAVO 64

3.2 CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH 64

3.2.1 QUẢN LÝ MASTER DATA 65

3.2.2 QUẢN LÝ MUA SẮM 65

3.2.3 QUẢN LÝ KHO HÀNG 66

3.2.4 QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ DỊCH VỤ 66

3.2.5 QUẢN LÝ SẢN XUẤT 66

3.2.6 QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG (CRM) 67

3.2.7 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN 67

3.2.8 HỆ THỐNG HỖ TRỢ KINH DOANH THÔNG MINH (BI) 67

3.2.9 CÁC TÍNH NĂNG KHÁC 67

3.3 ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG TỪNG PHÂN HỆ 68

3.3.1 PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG 68

3.3.2 PHÂN HỆ QUẢN LÝ MUA SẮM 72

3.3.3 PHÂN HỆ QUẢN LÝ MRP (Material Requirements Planning) 74

3.3.4 PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT 82

3.3.5 PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 86

3.3.6 PHÂN HỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ DỊCH VỤ 98

3.4 QUY TRÌNH DỰNG DỮ LIỆU CHO DOANH NGHIỆP TRONG OPENBRAVO 104

3.4.1 GIỚI THIỆU 104

3.4.2 PHẠM VI 104

3.4.3 QUY TRÌNH DỰNG DỮ LIỆU 104

3.5 HẠN CHẾ TRONG QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI OPENBRAVO 108

3.6 ĐÁNH GIÁ VỀ OPENBRAVO 108

3.6.1 QUAN HỆ GIỮA OPENBRAVO VỚI COMPIERE 108

3.6.2 MỘT VÀI SỐ LIỆU 110

3.6.3 HẠN CHẾ 115

CHƯƠNG 4: TÌM HIỂU OPENBRAVO VỀ MẶT KIẾN TRÚC 118

4.1 TỔNG QUAN VỀ OPENBRAVO 118

4.1.1 KIẾN TRÚC CỦA OPENBRAVO 118

4.1.2 MÔI TRƯỜNG PHÁT TRIỂN OPENBRAVO 119

4.2 CÁC CÔNG NGHỆ TRONG OPENBRAVO 121

4.2.1 CÁC CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG 121

4.2.2 CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ OPENBRAVO 123

4.3 NHỮNG KHÁI NIỆM CHÍNH TRONG OPENBRAVO 126

4.3.1 APPLICATION DICTIONARY 126

4.3.2 SOURCE CODE 127

4.3.3 BINARIES 127

4.3.4 DATABASE 127

4.3.5 XML MODEL 128

4.3.6 MERCURIAL 128

4.3.7 DEPLOY MODES 128

4.4 CẤU TRÚC SOURCE CODE OPENBRAVO 129

4.4.1 THƯ MỤC BUILD 129

4.4.2 THƯ MỤC CONFIG 130

4.4.3 THƯ MỤC DOCS 130

4.4.4 THƯ MỤC LEGAL 130

4.4.5 THƯ MỤC LIB 130

4.4.6 THƯ MỤC MODULES 130

4.4.7 THƯ MỤC REFERENCEDATA 131

4.4.8 THƯ MỤC SRC 131

4.4.9 THƯ MỤC SRC-CORE 131

4.4.10 THƯ MỤC SRC-DB 132

4.4.11 THƯ MỤC SRC-DIAGNOSTICS 132

4.4.12 THƯ MỤC SRC-GEN 133

4.4.13 THƯ MỤC SRC-TEST 133

4.4.14 THƯ MỤC SRC-TRL 133

4.4.15 THƯ MỤC SRC-WAD 133

4.4.16 THƯ MỤC SRCAD 134

4.4.17 THƯ MỤC TEMP 134

4.4.18 THƯ MỤC WEB 134

4.5 PHÁT TRIỂN MODULE MỚI TRONG OPENBRAVO 134

4.5.1 GIỚI THIỆU VỀ MODULARITY 134

4.5.2 MỤC ĐÍCH CỦA MODULARITY 134

4.5.3 CÁC THÀNH PHẦN CỦA MODULE 134

4.5.4 QUY TRÌNH ĐỂ PHÁT TRIỂN MỘT MODULE 135

CHƯƠNG 5: TRIỂN KHAI OPENBRAVO CHO CÔNG TY NGỌC PHÚC 146

5.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 146

5.2 CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY 146

5.3 BẢN ĐẶC TẢ YÊU CẦU PHẦN MỀM OPENBRAVO 147

5.3.1 YÊU CẦU CHỨC NĂNG 147

5.3.2 YÊU CẦU PHI CHỨC NĂNG 148

5.4 KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI OPENBRAVO CHO CÔNG TY NGỌC PHÚC 148

5.5 YÊU CẦU KĨ THUẬT 149

5.5.1 PHẦN CỨNG 149

5.5.2 MÔI TRƯỜNG PHÁT TRIỂN 150

5.6 KIẾN TRÚC PHẦN MỀM 150

5.7 CÁC YÊU CẦU KHÁC 151

CHƯƠNG 6: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 152

6.1 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 152

6.2 HƯỚNG PHÁT TRIỂN 155

TÀI LIỆU THAM KHẢO 158

PHỤ LỤC 1

PHỤ LỤC 1 1

DANH SÁCH CHỮ VIẾT TẮT

AD Application Dictionary

CRM Customer Relationship Management DAL Data Access Layer

ERP Enterprise Resource Planning

J2EE Java To Enterprise Edition

IDE Integrated Development Environment MDD Model Driven Development

MRP Meterial Requirement Planning

MVC Model View Controller

POS Point Of Sales

REST Representation State Transfer

SCM Source Code Management

SCM Supply Chain Management

SME Small Medium Enterprise

SOA Service-Oriented Architecture

SQLC Structured Query Language Compiler WAD Wizard for Application Development XHTML Extensible Hypertext Markup Language XML eXtensible Markup Language

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1: Quá trình triển khai ERP 9

Hình 2.2: Kiến trúc của hệ thống ERP 9

Hình 2.3: Mô hình ERP trong các doanh nghiệp Việt Nam 10

Hình 2.4:Mô hình quy trình sản xuất trong phân hệ sản xuất 21

Hình 2.5: Quy trình mua sắm 22

Hình 2.6: Quy trình bán hàng 24

Hình 2.7: Các cách kiểm soát vật tư 28

Hình 2.8: Các chức năng chính của Compiere 30

Hình 2.9: Phần mềm ERP: Opentaps 31

Hình 2.10 : Phần mềm xTuple 32

Hình 2.11: Phần mềm ERP: OpenERP 33

Hình 2.12: Sản phẩm ERP: Jfire 34

Hình 2.13: CRM 35

Hình 2.14: Chức năng CRM 36

Hình 2.15: Quy trình tác nghiệp CRM 38

Hình 2.16: Bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 60

Hình 3.1: Các chức năng của OpenBravo ERP 65

Hình 3.2: Quy trình nghiệp vụ bán hàng 69

Hình 3.3: Quy trình nghiệp vụ mua hàng 73

Hình 3.4 : Các hình ảnh từ Google Trends 110

Hình 4.1: Kiến trúc của OpenBravo 118

Hình 4.2: Ba Cách phát triển mã nguồn OpenBravo 120

Hình 4.3: Quy trình build source code OpenBravo 121

Hình 4.4: Cấu trúc project openbravo 129

Hình 4.5: Cấu trúc thư mục build 130

Hình 4.6: Cấu trúc thư mục config 130

Hình 4.7: Cấu trúc thư mục modules 131

Hinh 4.8: Cấu trúc thư mục referencedata 131

Hình 4.9: Cấu trúc thư mục src 131

Hình 4.10: Cấu trúc thư mục src-core 132

Hình 4.11: Cấu trúc thư mục src-db 132

Hình 4.12: Cấu trúc thư mục diagnostics 133

Hình 4.13: Cấu trúc thư mục src-gen 133

Hình 4.14: Cấu trúc thư mục src-test 133

Hình 4.15: Cấu trúc thư mục src-trl 133

Hình 4.16: Cấu trúc thư mục src-wad 134

Hình 4.17: Cấu trúc thư mục web 134

Hình 4.18: Đăng ký module trong OpenBravo 136

Hình 4.19: Tab Dependency trong cửa sổ Module 138

Hình 4.20: Tab Java Package trong cửa sổ Module 138

Hình 4.21: Tab DB Prefix trong cửa số Module 138

Hình 4.22: Cửa sổ Window 140

Hình 4.23: Cửa sổ Table 140

Hình 4.24: Cửa sổ Reference 141

Hình 4.25: Cấu trúc thư mục source của module mới thêm vào 143

Hình 4.26: Cấu trúc thư mục mặc định của module đang phát triển 144

Hình – Enviroment Variable 1

Hình – New System Variable 2

Hình – New System Variable 3

Hình – New System Variable 4

Hình 1 – Tạo một workspace 12

Hình 2 – Chọn Import Source 14

Hình 3 - Import tập tin preference 14

Hình 4 – Cấu Hình Runtime 15

Hình 6 – Cấu Hình Validation 15

Hình 7 – Cấu Hình Compiler 16

Hình 8 – Cấu Hình Content Types 16

Hình 9 – Cấu Hình Workspace 17

Hình 11 – Cấu hình Server Tomcat 2 19

Hình 12 – Cấu hình Server Tomcat 3 20

Hình 13 – Cấu hình Server Tomcat 4 20

Hình 14 – Cấu hình Server Tomcat 5 21

Hình 15 – Cấu hình Server Tomcat 6 21

Hình 16 – Cấu hình Server Tomcat 7 22

Hình 17 – Cấu hình Server Tomcat 8 22

Hình 18 – Các lệnh thực thi Ant 23

Hình 19 - Cấu hình đường dẫn 24

Hình 20 - Đăng nhập Openvravo 26

Hình 21 - Màn hình Openbravo's wellcome 27

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Quá trình phát triển của ERP 8

Bảng 2.2: So sánh các giải pháp ERP 29

Bảng 2.3: Tóm tắt một số vấn đề về kế toán tài chính khi triển khai ERP 53

Bảng 2.4: Giá thành định mức của 1 chiếc ghế 57

Bảng 3.1: So sánh Compiere với Openbravo 109

Bảng 3.2: Đánh giá Compiere, Openbravo và Adempiere 113

Bảng 3.3: So sánh Các ERP 114

TÓM TẮT

“Tìm hiểu và mở rộng Openbravo để triển khai ERP cho doanh nghiệp”

Mục tiêu đề tài là tìm hiểu phần mềm ERP mã nguồn mở Openbravo sau đó tiến hành triển khai Openbravo cho doanh nghiệp thực tế Điều kiện cần để có thể tìm hiểu Openbravo đòi hỏi phải có kiến thức nền tảng về ERP trước Chúng em bắt đầu nghiên cứu tổng quan lý thuyết về ERP để biết được ERP là gì, nó đóng vai trò như thế nào đối với các doanh nghiệp hiện nay, đồng thời đi sâu hơn vào các phân

hệ trong ERP, chức năng của từng phân hệ, quy trình nghiệp vụ thực tế trong mỗi phân hệ như thế nào và lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng ERP vào hoạt động kinh doanh thực tiễn Tiếp theo đó chúng em tìm hiểu quy trình triển khai ERP cho doanh nghiệp trên thực tế và các vấn đề liên quan như hiệu quả thực tế sau khi triển khai, những khó khăn gặp phải khi triển khai từng phân hệ và cách khắc phục…

Sau khi có những hiểu biết về ERP, chúng em tiến tới tìm hiểu về Openbravo Dựa trên khung sườn lý thuyết ERP, chúng em nghiên cứu Openbravo để nắm vững được các tính năng, chức năng của từng phân hệ và xem quy trình nghiệp vụ thực tế

áp dụng vào Openbravo như thế nào, có sự khác biệt hay bổ sung thêm gì so với lý thuyết không Ngoài phương diện chức năng, chúng em còn đồng thời tìm hiểu kiến trúc, công nghệ bên trong của Openbravo để có thể thực hiện mở rộng, tùy chỉnh Openbravo khi cần thiết Bản thân Openbravo được xây dựng trên ngôn ngữ lập trình Java, sử dụng nhiều công nghệ hiện đại như WebService, Hibernate, thiết kế theo hướng Model Driven Development và hiện thực theo kiến trúc MVC Với những hiểu biết có được qua nghiên cứu và sử dụng Openbravo, chúng em đưa ra nhận xét, đánh giá để xem Openbravo đáp ứng được nhu cầu người dùng đến đâu

Tiếp theo chúng em tìm hiểu quy trình dựng dữ liệu của doanh nghiệp vào trong Openbravo, cách cấu hình, hiện thực Openbravo sao cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp

Cuối cùng là giai đoạn triển khai Openbravo cho doanh nghiệp thực tế Chúng em trình bày toàn bộ quy trình triển khai Openbravo cho công ty Ngọc Phúc Ban đầu chúng em trực tiếp gặp gỡ công ty, tiến hành phỏng vấn lấy yêu cầu sau đó

thu thập dữ liệu Từ bản yêu cầu của doanh nghiệp, chúng em thực hiện chọn lọc lại các chức năng cần thiết và chỉnh sửa lại Openbravo để cho ra phiên bản phù hợp với doanh nghiệp Dữ liệu thật sau khi thu thập sẽ được đưa vào Openbravo rồi chạy thử, kiểm tra Phiên bản Openbravo chọn lọc được tiến hành cài đặt cho công ty Sau

đó đến khâu đào tạo người dùng cuối, chạy thử, kiểm tra, và bàn giao sản phẩm Khi

đã hoàn tất triển khai ERP cho doanh nghiệp, chúng em tiến hành tổng kết lại và rút

ra những kinh nghiệm thực tế có được trong quá trình triển khai

Trải qua thời gian nghiên cứu và làm việc, chúng em đã đạt được các kết quả chủ yếu sau:

- Tìm hiểu và nắm được các kiến thức về ERP trong đó có những phần quan trọng nhất như: chức năng của các phân hệ, quy trình nghiệp vụ thực tế trong mỗi phân hệ

- Nắm được quy trình triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp trên thực tế và được chia sẻ nhiều kinh nghiệm trong quá trình triển khai ERP khi tiếp xúc trực tiếp với một số triển khai viên ERP

- Nắm vững các chức năng và quy trình nghiệp vụ trong từng phân hệ của Openbravo cùng với quy trình dựng dữ liệu doanh nghiệp vào Openbravo

- Biết được các kiến thức về phương diện phát triển Openbravo như công nghệ, kiến trúc, thành phần bên trong…và thực hiện được những thay đổi trên Openbravo cho phù hợp với yêu cầu người dùng, tùy biến chức năng, giao diện, bản địa hóa, viết thêm báo cáo…

- Tiến hành triển khai Openbravo cho doanh nghiệp dệt may Ngọc Phúc Chúng em đã hoàn thành các bước lấy yêu cầu; điều chỉnh, chọn lọc các chức năng, cửa sổ, tab và các trường dữ liệu trong Openbravo; Việt hóa, gởi bản lấy dữ liệu chi tiết cho công ty…và hiện đang đợi dữ liệu do bên công ty thu thập đưa cho

Ngoài ra chúng em xin đóng góp một số hướng phát triển như:

- Trong quá trình nghiên cứu ERP chúng em có tìm hiểu về CRM và nhận thấy phân hệ CRM trong Openbravo chưa được hiện thực hết, chỉ mới dừng ở mức

độ cung cấp thông tin mà chưa khai thác hết dựa trên những thông tin đó Hướng hoàn thiện các chức năng của phân hệ CRM để làm tăng thêm hiệu quả sử dụng

- Xây dựng thêm những phân hệ Openbravo còn thiếu như quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng để làm phong phú thêm các chức năng cho Openbravo

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 GIỚI THIỆU

Trong thời đại kinh tế tri thức hiện nay, các ngành khoa học và công nghệ phát triển như vũ bão, đặc biệt là công nghệ thông tin Các sản phẩm công nghệ thông tin ban đầu để chia sẻ thông tin giữa mọi người, quản lý dữ liệu,… hầu hết là các ứng dụng trong kĩ thuật và quay trở lại cho công nghệ thông tin sử dụng Ngày nay, xu hướng về các sản phẩm công nghệ thông tin đã thay đổi, phạm vi ứng dụng mở rộng hơn, yêu cầu về sản phẩm đa dạng, phong phú hơn Các ứng dụng công nghệ thông tin được con người áp dụng trong nhiều lĩnh vực để gia tăng giá trị trong lĩnh vực

đó, chẳng hạn như kinh tế, y tế, giáo dục, giải trí…

Xu hướng áp dụng sản phẩm công nghệ thông tin vào lĩnh vực kinh tế hầu như phổ biến ở nước ngoài và manh nha phát triển ở nước ta khoảng chục năm trở lại đây, dựa trên tốc độ phát triển công nghệ thông tin ở nước ta Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các

hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP-Enterprise Resource Planning) Nhiều công ty và tập đoàn lớn đã quan tâm và thực hiện triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình

1.2 ĐẶT VẤN ĐỀ

Hiện nay, nước ta đã có nhiều công ty, đơn vị nhận triển khai ERP cho doanh nghiệp Tùy vào đối tượng khách hàng của mình mà những đơn vị triển khai này chọn các sản phẩm ERP khác nhau, với quy mô cũng khác nhau Nhưng đa số các hệ thống ERP được chọn là sản phẩm của các tập đoàn phần mềm lớn danh tiếng trên thế giới như: SAP, Oracle, Solomon…và đều là bản thương mại Hầu hết doanh nghiệp triển khai ERP trong nước chỉ dừng ở những công ty cổ phần, tập đoàn lớn hay các đơn vị quốc doanh Nhà Nước và chi phí cho mỗi lần triển khai thuờng là rất mắc (từ hàng trăm đến hàng triệu USD) Như vậy, việc triển khai ERP đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ là vượt quá tầm tay Giải pháp cho vấn đề này là sử dụng các sản phẩm ERP mã nguồn mở, với chi phí thấp nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Trong nhiều sản phẩm ERP mã nguồn mở, OpenBravo được chọn để nghiên cứu và triển khai ERP cho doanh nghiệp

1.3 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

1.3.1 KHÁCH QUAN

ERP là vấn đề rất thời sự hiện nay Các doanh nghiệp trong tương lai sẽ áp dụng các giải pháp tin học vào công tác quản lý và việc triển khai ERP sẽ là nhu cầu không thể thiếu

Hơn nữa, dựa vào thực tế bên ngoài hiện nay, doanh nghiệp muốn triển khai một

hệ thống ERP thường tiêu tốn rất nhiều tiền (ví dụ: công ty Tân Hiệp Phát vừa bàn giao triển khai hệ thống ERP của SAP với giá 2 triệu USD,…) và các giải pháp ERP hầu hết là bản thương mại, dành cho các tập đoàn, công ty lớn (ví dụ: tập đoàn FTP dùng hệ thống Oracle,…) Nếu sử dụng các giải pháp này cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ không phù hợp về chi phí và hiệu quả

1.3.2 CHỦ QUAN

Đề tài hướng đến khảo sát và triển khai một hệ thống ERP mở ra hướng đi mới cho sinh viên, giúp chúng em tiếp cận xu hướng thực tế, những công việc bên ngoài nhiều hơn là đi theo các hướng truyền thống trước đó như: nghiên cứu công nghệ, viết ứng dụng…

OpenBravo là hệ thống ERP được viết bằng ngôn ngữ Java, phù hợp với ngôn ngữ lập trình mà chúng em đã được học

Chúng em nhận thấy đây là một đề tài hay, bổ ích và vô cùng thực tế, có thể cung cấp cho chúng em nhiều kinh nghiệm và hiểu biết phục vụ cho công việc sau này Ngoài ra, ERP là khái niệm liên quan đến kinh tế, sẽ cung cấp cho chúng em nhiều kiến thức mới ở một chuyên ngành khác mà chúng em chưa được học

Đề tài còn có thể định hướng nghề nghiệp khác cho chúng em khi ra trường như nhân viên tư vấn, triển khai hệ thống ERP, CRM…

1.4 MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI

Đề tài tìm hiểu về ERP và chọn một phần mềm ERP mã nguồn mở dùng công nghệ Java để tập trung nghiên cứu, ứng dụng các quy trình nghiệp vụ từ lý thuyết Sau đó sẽ thực hiện triển khai thật hệ thống ERP này cho một doanh nghiệp để có kinh nghiệm thực tế Ngoài ra đề tài còn tìm hiểu một khái niệm khác trong kinh tế

đó là CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) và những nghiệp vụ liên quan

1.5 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

- Khái niệm ERP, CRM trong kinh tế và các quy trình nghiệp vụ liên quan

- Quy trình triển khai ERP trên thực tế

- Phần mềm ERP, cụ thể là OpenBravo

- Triển khai ERP cho doanh nghiệp dệt may Ngọc Phúc

1.6 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

Nội dung nghiên cứu được chia thành 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Khảo sát và triển khai một hệ thống ERP Giai đoạn này sẽ tập

trung vào các vấn đề sau:

+ Tìm hiểu ERP, các quy trình nghiệp vụ liên quan bên ngoài

+ Cách áp dụng các quy trình nghiệp vụ vào OpenBravo

Giai đoạn 2: Tiếp tục tìm hiểu thêm về các chức năng, quy trình nghiệp vụ

thực tế thực hiện triển khai phần mềm cho doanh nghiệp Giai đoạn này bao gồm các công việc:

+ Tìm hiểu phân hệ kế toán, quản lý sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

+ Tìm hiểu cách bản địa hóa Openbravo; tùy chỉnh giao diện, báo cáo

+ Tiếp xúc trực tiếp, thực hiện lấy yêu cầu của doanh nghiệp

+ Phân tích yêu cầu doanh nghiệp để xác định những chức năng cần thiết + Tiến hành chỉnh sửa lại Openbravo để ra phiên bản chọn lọc cho doanh nghiệp sử dụng

+ Thực hiện thu thập dữ liệu của công ty

+ Đưa dữ liệu thật vào hệ thống, chạy thử, kiểm tra

+ Tiến hành cài đặt cho công ty

+ Đào tạo người dùng cuối

+ Chạy thử, kiểm tra, bàn giao sản phẩm

1.7 CÁC VẤN ĐỀ VÀ HƯỚNG NGHIÊN CỨU

Đây là đề tài mới, chưa được nghiên cứu và thực hiện trước đó nên trong quá trình làm có thể sẽ gặp nhiều khó khăn, vướng mắc Tuy nhiên đề tài khi hoàn thành hy vọng sẽ là tài liệu tham khảo có ích về việc triển khai ERP và mở ra nhiều hướng phát triển mới cho các đề tài sau

1.8 CẤU TRÚC KHÓA LUẬN VĂN

Đề tài nghiên cứu gồm có 5 chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN

Trình bày sự cần thiết của đề tài, lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, nội dung nghiên cứu và cấu trúc của khóa luận

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ERP

Trình bày những kiến thức về ERP và CRM bao gồm khái niệm, kiến trúc, chức năng, vai trò đối với doanh nghiệp, lợi ích khi sử dụng, các phân hệ, chức năng từng phân hệ và quy trình nghiệp vụ để xây dựng được CRM cho doanh nghiệp Quy trình triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp trên thực tế và các vấn đề liên quan Những khó khăn gặp phải khi triển khai từng phân hệ và cách khắc phục

Các khảo sát, nghiên cứu trên thực tế về những cái được và chưa được khi triển khai ERP và những cách tối ưu hóa hệ thống ERP đã triển khai

Trình bày về những vấn đề, công nghệ hiện có liên quan đến nội dung đang nghiên cứu để người đọc có cái nhìn tổng quát về đề tài

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU OPENBRAVO

Trình bày những kiến thức tìm hiểu được về OpenBravo như các phiên bản hiện

có, tổng quát hướng cài đặt-build hệ thống, những đặc điểm, chức năng chính của chương trình Các phân hệ và chức năng từng phân hệ

Quy trình triển khai và dựng dữ liệu vào Openbravo

Nội dung bản yêu cầu của công ty Ngọc Phúc đối với phần mềm Openbravo Quy trình triển khai Openbravo cho công ty Ngọc Phúc

Đưa ra những đánh giá mặt mạnh-yếu của OpenBravo, so sánh về OpenBravo với các sản phẩm khác trên thị trường hiện nay

CHƯƠNG 4: PHÁT TRIỂN OPENBRAVO

Trình bày về kiến trúc của hệ thống OpenBravo, các công nghệ sử dụng, cấu trúc source code của OpenBravo, các thành phần trong Openbravo, cách cài đặt, tích hợp module mới vào OpenBravo

Hướng phát triển phiên bản 3.0 của Openbravo trong thời gian tới

CHƯƠNG 5: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN

Các kết quả đạt được trong quá trình làm, những đóng góp mới, một số kiến nghị và hướng phát triển tiếp theo

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ERP 2.1 ERP LÀ GÌ ?

2.1.1 KHÁI NIỆM ERP

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam Đó là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP) Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý vật tư, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự

án, quản lý dịch vụ, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo v.v…

ERP là hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ tích hợp theo kiến trúc tổng thể, cho phép doanh nghiệp tin học hóa toàn bộ hệ thống quản lý sản xuất-kinh doanh

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Thêm vào

đó, một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên

2.1.2 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA ERP

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning)

Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng, nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp-Enterprise Resource Planning (ERP)

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia…

Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ

Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM-Supply Chain Management)

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh

Bảng 2.1: Quá trình phát triển của ERP

2.1.3 PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG ERP TRÊN THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM

- Không phù hợp với Việt Nam

ERP hướng ngoại:

- Được xây dựng bởi những chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm triển khai, quản lý các dự án ERP nước ngoài

- Hệ thống được xây dựng từ đầu theo mô hình ERP

- Áp dụng quy trình tiên tiến và phù hợp Việt Nam

ERP nâng cấp từ phần mềm kế toán:

- Được nâng cấp từ phần mềm kế toán, công nghệ rất cũ

- Quy trình không chặt chẽ, không đồng bộ

- Chưa đầy đủ những phân hệ của ERP

- Chưa có kinh nghiệm triển khai ERP

Hình 2.1: Quá trình triển khai ERP

2.1.4 KIẾN TRÚC CỦA HỆ THỐNG ERP

Mô hình tổng quát của ERP gồm 5 thành phần cơ bản:

Hình 2.2: Kiến trúc của hệ thống ERP ERP là “một hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ vật tư (Material Resource Planning), tài chính (Finance Resource Management), quản lý dây chuyền cung ứng (Supply Chain Management) và nguồn nhân lực (Human Resource

Management) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất và được sử dụng xuyên suốt trên toàn hệ thống Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch, viết tắt là Advanced Planner & Optimizer), CRM (quản trị quan hệ khách hàng) Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications)

Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp

Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần riêng lẻ, mỗi phần có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn

Mô hình ERP phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam:

Hình 2.3: Mô hình ERP trong các doanh nghiệp Việt Nam

2.1.5 VAI TRÒ CỦA ERP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

Hệ thống ERP chuẩn là khả năng đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ với hệ thống khác không chỉ giảm chi phí và là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin của doanh nghiệp để hướng những hoạt động kinh doanh đi đến thành công

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn

Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công

nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công…vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Việc tích hợp một cách xuyên suốt và xóa bỏ sự cách biệt giữa các mắt xích trong chu trình dẫn đến khả năng trọng tâm hóa công tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp (tài chính - kế toán, quản lý nhân sự, R&D, bán hàng và quản lý bán hàng, sản xuất ) vào một hệ thống

Tính tích hợp được tạo ra do các mối quan hệ chặt chẽ giữa các module, giúp giải quyết được tình trạng cô lập, ngắt quãng hoặc "nghẽn mạch" giữa các

bộ phận trong quá trình tương tác và truyền thông Thông tin được luân chuyển

tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn

Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

2.1.6 LỢI ÍCH CỦA DOANH NGHIỆP KHI ÁP DỤNG ERP

Trước khi ứng dụng ERP, mỗi bộ phận–tài chính kế toán, kinh doanh, mua hàng, kho hàng, nhân sự-đã có một hệ thống phần mềm đặc thù riêng phục vụ các đặc trưng riêng biệt của từng bộ phận Các phần mềm này thường không kết nối được với nhau Để phục vụ nhu cầu quản lý của từng bộ phận, một thông tin

có thể được nhập đi, nhập lại vào các hệ thống khác nhau Do sự nhầm lẫn hoặc không đồng thời khi cập nhật (mỗi bộ phận chỉ nhập số liệu khi cần chứ không nhập số liệu khi có phát sinh), các hệ thống này có thể cho các số liệu khác nhau

được với nhau Người của phòng ban này không truy cập được vào hệ thống của phòng ban khác và bạn phải xin số liệu khi cần Khách hàng muốn biết thông tin phải qua nhiều cửa chứ không phải một cửa Hệ thống ERP giúp giải quyết các vấn để trên

Lợi ích: ERP giúp tăng năng suất lao động, các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ Bên cạnh đó, các thông tin có tính an toàn cao Hơn thế nữa ERP giúp tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp ERP tạo lợi thế cạnh tranh, cũng như sự linh động trong kinh doanh và là nhân tố chủ đạo góp phần trợ giúp cho sự ra đời của những quyết định đúng đắn Các lợi ích chính gồm có:

- Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

- Công tác kế toán chính xác hơn

- Cải tiến quản lý hàng tồn kho

- Tăng hiệu quả sản xuất

- Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

- Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Hiệu quả khi sử dụng giải pháp ERP:

• Sử dụng tốt nguồn lực

• Kiểm soát tốt tài sản

• Thông tin tình hình sản xuất kinh doanh nhanh chóng, chính xác và kịp thời

• Nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh

• Giảm khối lượng công việc

• Giảm chi phí

• Giảm nhân sự

• Quảng bá tốt thương hiệu và hình ảnh của doanh nghiệp

• Hòa nhập nền kinh tế thế giới

Một số doanh nghiệp ứng dụng ERP:

• Công ty Thép Việt nâng tầm quản lý thông qua đầu tư hệ thống ERP SAP

• Tập đoàn FPT

• Tập đoàn Tân Tạo (ITA) do công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ mới Kim Tự Tháp (PYTHIS) và Công ty AAGAM thực hiện sử dụng giải pháp SAP

• Công ty CP Địa ốc Hòa Bình sử dụng ứng dụng PERP do Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ Vĩnh Cửu, công ty thành viên Tổng công ty Pythis thực hiện

2.1.7 CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG ERP

Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinh doanh thông thường Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương, mua sắm, phải thu và phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng Chức năng của hệ thống ERP nên tương ứng với các chức năng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Không phải tất cả các hoạt động kinh doanh đều tương ứng với các chức năng Chẳng hạn, một doanh nghiệp bán lẻ sẽ không sử dụng chức năng kế hoạch sản xuất trong khi chức năng này là chức năng chính yếu của một công ty sản xuất

Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bao gồm:

• Lập kế hoạch, dự toán

• Bán hàng và quản lý khách hàng

• Sản xuất

• Kiểm soát chất lượng

• Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

• Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng

• Tài chính – Kế toán

• Quản lý nhân sự

• Nghiên cứu và phát triển

2.1.8 PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN

Quản lý Tài Chính

Tài Sản: theo dõi những tài sản như máy móc, thiết bị văn phòng, hay công

cụ dụng cụ…Quản lý các hoạt động liên quan đến tài sản như: chi phí mua tài sản, khấu hao/phân bổ tài sản, tăng giá tài sản, giảm giá tài sản, đánh giá lại tài sản, thanh lý hay bố trí lại tài sản Có thể tính khấu hao theo các phương pháp khác nhau cho từng loại tài sản

Khấu Hao/Phân Bổ Chi Phí: sử dụng phân bổ chi phí theo tỷ lệ khác nhau

của các giao dịch tài sản như là chi phí mua tài sản và ghi giảm tài sản cho từng

bộ phận khác nhau hoặc những dự án khác nhau Nét đặc trưng này có thể sử dụng nếu như một vài bộ phận dùng chung tài sản

Thanh Lý Tài Sản: thực hiện thanh lý tài sản và đánh giá hiệu quả sử dụng

tài sản

Đánh Giá Lại Tài Sản: ghi nhận giá trị tài sản tăng lên hoặc giảm xuống

do biến động về giá trị của tài sản

Xây dựng ngân sách

• Tạo các điều khoản thu chi

• Xác định ngân sách tối thiểu, tối đa và kế hoạch cho mỗi thời kỳ tương ứng với các điều khoản thu chi

• Phân bổ ngân sách các khoản thu chi theo thời kỳ, theo phòng ban

Quản lý hoạt động thu chi: hoạt động thu chi sẽ được quản lý chặt chẽ

dưới hình thức thu chi theo yêu cầu, quá trình này bao gồm:

• Lập các phiếu yêu cầu thu chi Cho phép tạm ngưng, hủy bỏ, phục hồi, xóa và điều chỉnh yêu cầu thu chi

• Duyệt yêu cầu thu chi

• Phân bổ các khoản thu chi vào điều khoản trong hệ thống điều khoản của

• Xem các phiếu yêu cầu thu chi đã thực hiện theo kỳ hoặc từ ngày đến ngày

• Xem lịch thu chi

Theo dõi tạm ứng

• Lập phiếu yêu cầu tạm ứng và thu hồi

• Duyệt tạm ứng

• Thực hiện thu chi tạm ứng

• Xem số dư tạm ứng của nhân viên

• Theo dõi số dư công nợ của nhân viên đối với công ty

• Theo dõi công nợ khách hàng

• Thông tin công nợ

• Công nợ phải trả và công nợ phải thu được thiết lập khi tạo yêu cầu thu hoặc chi liên quan đến khách hàng

• Biểu đồ so sánh nợ có của khách hàng theo thời gian

• So sánh tổng nợ và có giữa các khách hàng

• Khả năng thanh toán của khách hàng qua các thời kỳ

Lập báo cáo tài chính

• Lập báo cáo thu chi

• Xem các thông số về khả năng thanh toán

• Phân tích chỉ số tài chính (cho người dùng tạo chỉ số từ các điều khoản)

• Phân tích hàm số (cho người dùng tạo hàm số từ các chỉ số)

• Phân tích ngân sách

• Phân tích tổng quát

Quản Lý Kế Toán

Đây là một bộ phận không thể thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp Bộ phận

Kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, là nơi tập trung xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện báo cáo thuế và một số nghiệp vụ khác Kế toán giữ vai trò như người đại diện của

doanh nghiệp với Nhà Nước Tự động hóa tối đa hoạt động Kế toán, đó là những gì mà phân hệ làm được

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

• Lập và in ấn các phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi

• Theo dõi thu chi tồn quỹ, kết xuất các báo cáo liên quan

• Cho phép nhập nhiều hóa đơn trên cùng một phiếu

• Theo dõi số dư của từng tài khoản trong ngân hàng

• Tính giá thành cả những bán thành phẩm trung gian trong dây chuyền để xác định giá thành của thành phẩm cuối cùng, giải quyết được vấn đề nhận gia công hoặc đem gia công một số công đoạn trong quy trình sản xuất

• Có thể sử dụng hoặc không sử dụng giá thành kế hoạch

• Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo có liên quan

Kế toán vật tư hàng hóa

• Lập và in các loại phiếu nhập xuất hàng hóa vật tư thành phẩm

• Theo dõi tồn kho trên từng tài khoản, kho hàng

• Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp tính giá khác nhau

• In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, từng hàng hóa hay tài khoản

Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

• Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua hàng

• Kết xuất các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào

• Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ

• Kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo liên quan

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

• Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu

• Kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra

• Theo dõi công nợ phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác

• Kết xuất các báo cáo liên quan

Kế toán tài khoản ngoài bảng

• Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản ngoài bảng

• Tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán

Kế toán tổng hợp

• Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và tổng hợp

• Kết xuất số liệu báo cáo

Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ

• Tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ

• Nếu cần có thể tự động trích các quỹ (phân phối kết quả hoạt động kinh doanh)

• Không cho phép cập nhật dữ liệu sau khi đã xác định khóa sổ hoàn

Hệ thống chứng từ báo cáo

• Tờ khai Thuế GTGT

• Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa mua vào

• Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa bán ra

• Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ

• Bảng cân đối kế toán

2.1.9 PHÂN HỆ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

Phân hệ phân phối thường chứa Quy trình xử lý đơn hàng, Báo giá, danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa, tiếp thị và bán hàng, quản lý giá, dữ liệu vận chuyển, quản lý kho hàng, giao nhận, các báo cáo phân tích nhiều chiều Phân hệ này cho phép người dùng quản lý tốt nhất các nhà cung cấp, cũng như toàn bộ quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị Phân hệ cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Theo dõi hoạt động mua hàng dựa trên các nghiệp vụ:

• Thiết lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng có thể được thiết lập dựa trên các phiếu yêu cầu hàng hóa nguyên vật liệu từ các bộ phận khác như

bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng

• Thiết lập điều khoản giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu theo chi tiết hàng hóa, số lượng, thời gian, địa điểm Lịch giao nhận hàng sẽ được tạo ra dựa trên các điều khoản giao nhận hàng

• Theo dõi quá trình nhận hàng: theo dõi về số lượng hàng nhận, ghi các khoản phải thu chi Một đơn hàng có thể thực hiện nhận hàng nhiều lần

• Phát sinh các khoản phải thanh toán theo điều khoản thanh toán và ghi công nợ

Quản lý thông tin quan hệ nhà cung cấp

• Ghi nhận và cập nhật thông tin về nhà cung cấp: họ tên, địa chỉ liên lạc, người đại diện… Lưu trữ cây phân cấp đối tác, khu vực mua

hàng, nhóm đối tác mua hàng… cho phép thống kê đối tác theo các tiêu chí khác nhau

• Ghi nhận và theo dõi khả năng cung cấp của đối tác đối với từng loại hàng hóa dịch vụ

• Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp

• Đánh giá cho điểm nhà cung cấp hoặc nhà gia công theo các tiêu chuẩn khác nhau

• Theo dõi các khiếu nại đối với nhà cung cấp

Lập kế hoạch mua hàng

• Kế hoạch cung ứng bao gồm các phần chính:

o Kế hoạch mua hàng: quy định theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng

o Kế hoạch đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu vực, thời kỳ

o Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho

bộ phận cung ứng)

• Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch

• So sánh kế hoạch với thực tế

• Phát sinh và xây dựng kế hoạch kinh doanh

Hệ thống báo cáo phân tích tình hình mua hàng

• Phân tích chi phí mua hàng kinh doanh theo nhiều tiêu chí

• Phân tích khả năng đáp ứng hàng hóa của bộ phận mua hàng

• Kết xuất tự động các loại báo cáo, thống kê nhiều dạng khác nhau với các chỉnh sửa theo nhu cầu của người sử dụng

• Các báo cáo về tình hình khách hàng

2.1.10 PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT

Bộ Phân hệ sản xuất thường có các chức năng như quản lý danh mục mặt hàng, định mức nguyên vật liệu (BOM), các quy trình sản xuất (routing), các xưởng, nhóm kỹ thuật và tài liệu Phân hệ mua hàng, kiểm soát hàng tồn kho, chất lượng của sản phẩm, kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất là những chức

năng tìm thấy trong bộ phân hệ sản xuất của hầu hết các giải pháp ERP Các phân hệ chức năng này cung cấp cho kế hoạch sản xuất, hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu, định mức sản phẩm, quy trình sản xuất và các xưởng sản xuất Căn cứ vào quá trình sản xuất để xác định giá thành của sản phẩm gọi là giá

định mức (standard cost- SC)

Lệnh sản xuất: thành lập và xử lý những lệnh sản xuất Cung cấp những

yếu tố cơ bản để quyết định ra lệnh sản xuất sản phẩm và chuyển các thông tin tiêu thụ và sản lượng đến lệnh sản xuất

Định mức giá thành: tạo ra các định mức/cấu trúc/công thức thành phẩm Hoạch định nhu cầu: hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết Bao

gồm nhiều mặt của việc lập lịch sản xuất và hoạch định yêu cầu nguyên liệu Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu sẽ hỗ trợ cho việc theo kịp hay không kịp

kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu

Yêu cầu và dự báo sản xuất: dự báo dựa trên sản phẩm sản xuất theo đơn

hàng hay theo tồn kho

Hoạch định năng lực sản xuất: tính toán khả năng sản xuất theo các qui

trình sản xuất Có thể khai báo các qui trình sản xuất/qui trình công nghệ và sử dụng những qui trình này cho định mức sản phẩm và cho việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Một điều không thể quên hiện nay chính là việc quản lý chất lượng trong sản xuất Điều cần có của phân hệ quản lý sản xuất trong ERP là phải quản lý được các tiêu chuẩn chất lượng của từng vật tư, bán thành phẩm hay thành phẩm hoặc từng nhóm vật tư

Bên cạnh đó, việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới là một khâu khá quan trọng và không thể thiếu Phân hệ quản lý sản xuất trong ERP cũng cần quản lý quá trình xây dựng, thay đổi và cập nhật định mức nguyên vật liệu thông qua việc sản xuất thử/làm mẫu Sau đó các định mức nguyên vật liệu này

sẽ được ban hành và sản xuất chính thức

Hình 2.4:Mô hình quy trình sản xuất trong phân hệ sản xuất

2.1.11 PHÂN HỆ QUẢN LÝ MUA SẮM

Mua sắm là quy trình xuyên xuốt từ khi lập yêu cầu tới khi thanh toán

Quản lý giá mua chặt chẽ

Một quy trình mua sắm chuẩn sẽ bắt đầu khi có yêu cầu mua sắm, có thể là

từ bộ phận sản xuất đang thiếu nguyên vật liệu hoặc từ bộ phận bán hàng, hay

có khi là từ yêu cầu mức dự trữ của kho hàng… những yêu cầu này cần được phê duyệt và gửi sang bộ phận quản lý mua sắm Bộ phận mua sắm căn cứ yêu cầu có thể lập các bảng hỏi giá/ thư hỏi giá trên hệ thống để gửi cho các nhà cung cấp Khi nhà cung cấp phản hồi, thông tin hỏi giá sẽ được mang sang để

báo giá của nhiều nhà cung cấp, người mua có thể tham chiếu tới bảng báo giá

để biết được giá mua trên đơn hàng là có cơ sở Trên một quy trình chuẩn như

vậy sẽ giúp bộ phận mua sắm quản lý giá mua được chặt chẽ

Hình 2.5: Quy trình mua sắm

Duyệt đơn hàng nhiều cấp

Việc chi tiền mua sắm luôn được quản lý một cách chặt chẽ trong mọi doanh nghiệp Chính vì vậy mà rất nhiều doanh nghiệp đã phân cấp duyệt chi cho nhiều cấp quản lý khác nhau, từ trưởng phòng cho đến giám đốc, tổng giám đốc … tùy vào giá trị của đơn hàng Hệ thống ERP chuẩn sẽ đáp ứng được yêu cầu này và hơn thế nữa, hệ thống có khả năng đáp ứng một cách linh động, cho phép lựa chọn nhiều cấp phê duyệt, phê duyệt theo loại hàng, theo giá trị hợp đồng… và cho phép ủy quyền phê duyệt nếu người phê duyệt không trực tiếp tiến hành

Đánh giá chất lượng cung ứng

Bộ phận kho sẽ quản lý quá trình nhận hàng Hàng có thể về theo một đợt hoặc theo nhiều đợt khác nhau Từ thông tin đơn hàng đã có, bộ phận kho có thể biết được dự kiến những lô hàng sắp về để chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng Khi hàng về, thông tin về hàng nhận từ phân hệ mua sắm chuyển sang kho giúp người nhận hàng đối chiếu được đơn mua hàng (Purchase Order-PO) và hàng nhận, cũng như không phải nhập liệu lại thông tin về mặt hàng Một vấn

đề cần lưu tâm là việc kiểm tra chất lượng hàng mua Với chức năng này của hệ thống, doanh nghiệp có thể đánh giá được chất lượng cung ứng của các nhà cung cấp

Kiểm tra chéo giữa kế toán, kho và bộ phận mua sắm

Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải trả cũng nhận được thông tin về đơn hàng, về phiếu nhập kho để đối chiếu ngay hóa đơn và đơn hàng, phiếu nhập ngay trên hệ thống Với việc kiểm tra chéo này sẽ giúp việc quản lý thanh toán được chặt chẽ, đảm bảo không xác nhận thanh toán thừa (số lượng, giá trị), thanh toán sai với đơn hàng, phiếu nhập

Quản lý tiến độ đơn hàng

Phân hệ quản lý mua sắm cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó và ngược lại phân hệ này cũng nhận được thông tin của những phân hệ làm tiếp theo sau đó Vì vậy, khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng hàng cũng như biết được nhà cung cấp đã giao hóa đơn hay chưa nhờ số liệu của kế toán phải trả Thế nên, ở mọi thời điểm, phòng mua sắm hay các bộ phận yêu cầu mua sắm đều biết được tiến độ đơn hàng của mình

Quản lý hạn mức mua sắm và các dự chi trong tương lai

Lãnh đạo doanh nghiệp có thể khống chế việc chi tiêu không chỉ bằng các văn bản pháp lý thông thường mà các hệ thống ERP còn đáp ứng được yêu cầu này thông qua việc giao ngân sách cho từng khoản mục chi Bất kì khoản mục chi nào bị kiểm soát ngân sách thì hệ thống sẽ không cho phép cập nhật giao dịch liên quan đến khoản mục chi đó nếu khoản mục đó vượt ngân sách cho phép Tùy theo mức độ kiểm soát, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến khi các hạn mức ngân sách được điều chỉnh

Hỗ trợ nhiều hình thức mua khác nhau

Hệ thống ERP chuẩn sẽ hỗ trợ nhiều hình thức mua sắm khác nhau của doanh nghiệp, ký kết hợp đồng khung và mua nhiều lần… Bên cạnh đó, hệ thống cần quản lý được nhà cung cấp với nhiều thông tin và theo đa dạng cấp như một tập đoàn với nhiều công ty con, nhiều chi nhánh Trong xu hướng hội

doanh nghiệp cần chú ý đến những tính năng sau:

Quản lý được giá bán

Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của doanh nghiệp Thông thường nó được quyết định bởi các cấp lãnh đạo trong công ty Khi đưa hệ thống vào vận hành giá bán phải được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán…Và hiển nhiên danh sách giá bán này phải phân quyền để đảm bảo chỉ có một số người có thể hiệu chỉnh được nó Điều này vừa đảm bảo tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng

Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu

Mở rộng thị phần là bài toán sống còn của doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu như hiện nay Và để đạt được điều đó doanh nghiệp cần phải đa dạng hoá các hình thức khuyến mại, chiết khấu của mình: mua hàng tặng hàng, giảm giá, mua hàng được tích luỹ điểm…Hệ thống bán hàng ngoài

việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng được các hình thức khuyến mại trên đồng thời còn phải cung cấp cho DN đánh giá mức độ hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính toán doanh số, chi phí bỏ ra khi áp dụng chương trình Hiệu quả đó đang tập trung ở mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào…

Kiểm tra hạn mức tín dụng chặt chẽ

Việc khống chế số nợ tối đa của mỗi khách hàng là biện pháp giảm rủi ro về tài chính mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt: có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh, đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể bán được nếu có sự phê duyệt và đồng ý của ban giám đốc

Quản lý được tình hình thực hiện hợp đồng, đơn hàng

Đây là qui trình chính của phân hệ bán hàng Tuy nhiên nó chỉ có ý nghĩa đối với những đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất hoá đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng…Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo có thể chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng

Hình thức bán hàng đa dạng

Thực tế mà nói trong suốt quá trình kinh doanh, hình thức bán hàng của một doanh nghiệp doanh nghiệp sẽ biến đổi và phát sinh liên tục Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này Nếu hệ thống ERP không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dàng dẫn đến phải quản lý ngoài

hệ thống Sau đây là một số hình thức bán hàng có thể phát sinh:

• Bán hàng giao thẳng: Đây là hình thức bán hàng không qua nhập kho, hàng hoá từ nhà cung cấp sẽ được chuyển thẳng cho khách hàng

• Bán hàng nội bộ: Phát sinh đối với một công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con khác nhau Việc chuyển hàng hoá cho nhau phải thông qua việc xuất hoá đơn và tính doanh thu nội bộ Đầu ra của chi