Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ

Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN



BÁO CÁO CUỐI KỲ

Đề tài: Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp

vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ

Danh sách nhóm thực hiện:

Bùi Thị Cẩm Linh K124060991

Võ Thị Thu Thảo K124061032 (Nhóm trưởng)

Lê Hoàng Uyên Thư K124061042

Phạm Y Ngọc Hoài Thương K124061043

Nguyễn Thanh Tuyến K124061064

Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Triệu Việt Cường

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5.2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN



BÁO CÁO CUỐI KỲ

Đề tài: Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp

vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ

Danh sách nhóm thực hiện:

Bùi Thị Cẩm Linh K124060991

Võ Thị Thu Thảo K124061032 (Nhóm trưởng)

Lê Hoàng Uyên Thư K124061042

Phạm Y Ngọc Hoài Thương K124061043

Nguyễn Thanh Tuyến K124061064

Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Triệu Việt Cường

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5.2015

MỤC LỤC

Chương 1: Giới thiệu kế hoạch 5

1.1 Lý do chọn đề tài 5

1.1.1 Lý do 5

1.1.2 Mục tiêu 5

1.1.3 Kết quả dự kiến 5

1.2 Tóm tắt nội dung thực hiện: 6

1.2.1 Hướng đề tài: 6

1.2.2 Lĩnh vực liên quan: 6

1.2.3 Tóm tắt nội dung thực hiện: 6

1.3 Cấu trúc đề tài 6

Chương 2 : Khảo sát, phân tích hiện trạng thị trường bán lẻ của doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt nam 7

2.1 Thị trường bán lẻ và các mô hình bán lẻ: 7

2.1.1 Bán lẻ là gì? 7

2.1.2 Thị trường bán lẻ là gì? 7

2.1.3 Các mô hình phân phối của nhà bán lẻ 7

2.2 Vị trí của thị trường bán lẻ (doanh thu và tốc độ tăng trưởng): 8

2.3 Tình hình phát triển của doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ: 10

2.4 Sự gia nhập của những tập đoàn lớn vào thị trường và việc làm cấp thiết cần phải có của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước 11

Chương 3: OpenERP, tình hình triển khai ERP 13

3.1 Giới thiệu phần mềm OpenERP 13

3.1.1 ERP là gì? 13

3.1.2 Open ERP 13

3.1.3 Ưu điểm ERP 13

3.2 Tình hình triển khai ERP của doanh nghiệp bán lẻ ở Việt Nam 14

3.3 Sơ lược các giải pháp ERP trên thị trường 15

3.3.1 Giải pháp 3S ERP.iRetail: 15

3.3.2 Giải pháp Omega: 15

3.3.3 Giải pháp ERP XMan: 15

3.3.4 Giải pháp ERP của ICSC: 15

3.3.5 Giải pháp Microsoft Dynamics AX: 16

3.4 Quy trình bán lẻ, phân phối tổng quát 17

3.5 Các phân hệ trong ERP ngành phân phối và bán lẻ: 17

Chương 4: Quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp phân phối, bán lẻ 19

4.1 Mô hình về siêu thị A 19

4.2 Quy trình tổng quát của doanh nghiệp: 21

4.2.1 Quy trình chi phí 21

4.2.2 Quy trình doanh thu 29

4.2.3 Quy trình kiểm kê hàng hóa 37

4.2.4 Quy trình điểm bán lẻ (Point of sale) 40

Chương 5: Triển khai OpenERP cho doanh nghiệp phân phối, bán lẻ vừa và nhỏ 43

5.1 Quy trình triển khai với OpenERP cho doanh nghiệp phân phối, bán lẻ vừa và nhỏ 43

5.1.1 Quy trình chi phí 43

5.1.2 Quy trình doanh thu 48

5.1.3 Quy trình kiểm kê 49

5.1.4 Quy trình điểm bán lẻ (Point of sale) 50

5.2 Cài đặt, vận hành hệ thống và các bước thực hiện của OpenERP 51

5.2.1 Cài đặt và vận hành hệ thống (Xem phụ lục 1) 51

5.2.2 Các bước thực hiện 51

5.2.3 Phân hệ report 72

Chương 6: Đánh giá, kết luận và tham khảo 76

6.1 Đánh giá và kết luận 76

6.2 Tham khảo 77

PHỤ LỤC 1 – CÀI ĐẶT VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG 78

1 Cài đặt và vận hành: 78

2 Điều chỉnh lại phân hệ: 78

3 Tạo user: 79

4 Phân quyền: 80

Chương 1: Giới thiệu kế hoạch

và cách thức hoạt động phù hợp gây ảnh hưởng đến lợi nhuận cũng như việc quản lý các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp chưa được chặt chẽ

Trong kinh doanh bán lẻ, quản lý các nguồn lực bên trong doanh nghiệp như bán hàng, tài chính,…đều rất quan trọng, nếu được quản lý tốt, nó sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, đồng bộ quy trình, giảm chi phí và rất nhiều những lợi ích khác nữa Nhưng hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ vẫn chưa có phương pháp khai thác và quản lý tốt các nguồn lực này Mặt khác, phần mềm OpenERP được nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ tin tưởng sử dụng vì chất lượng phần mềm, cũng như chi phí của việc triển khai ERP Với hơn 750 modules chính và phụ, doanh nghiệp có thể tìm thấy những nghiệp vụ cần thiết trong một gói phần mềm ERP duy nhất như quản lý bán hàng, tài chính, khách hàng Đánh vào điểm này, đây quả thật là một công cụ phù hợp để cải tiến các quy trình cho các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ Từ những điểm trên, nhóm đi đến quyết định đề tài "Xây dựng và triển khai ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ"

Có kiến thức nền tảng về các quy trình bán hàng, mua hàng, quy trình kho trong

ngành phân phối và bán lẻ

Hiểu về cách tạo và vận hành của OpenERP

Tạo ra được một số quy trình chuẩn trong một số bộ phận khác nhau cho ngành bán lẻ như một nguồn tham khảo có ích cho các doanh nghiệp khi cân nhắc đến việc cài đặt các quy trình tương tự

Xây dựng giải pháp OpenERP cho doanh nghiệp bán lẻ

Hoàn thành một dự án triển khai quy trình cho ngành bán lẻ như mục tiêu đã đặt ra

Tư vấn và triển khai các phân hệ bán hàng, mua hàng, kho, point of sale cho một doanh nghiệp cụ thể để thấy được ứng dụng thực sự của nó, từ đó thấy được điểm mạnh cũng như điểm yếu để rút kinh nghiệm và nâng cao hiểu biết

Tạo ra một số quy trình chuẩn, có thể đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp trong ngành bán lẻ Việt Nam Giúp các doanh nghiệp có những phương pháp tối ưu để có thể chỉnh sửa được dễ dàng cho phù hợp với tình trạng doanh nghiệp

1.2 Tóm tắt nội dung thực hiện:

Tư vấn thuận lợi và khó khăn của phần mềm Open ERP khi áp dụng trong doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ ở Việt Nam giúp cho doanh nghiệp tăng doanh thu, quản lý các nguồn chi có hiệu quả, hoạt động kinh doanh có kết quả cao

Triển khai một số phân hệ chính bằng mã nguồn mở ERP, phù hợp với khả năng tài chính của từng doanh nghiệp

Áp dụng kế hoạch tư vấn và triển khai cho doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ ở Việt Nam để đáp ứng theo nhu cầu

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành bán lẻ ở Việt Nam

Phần mềm Open ERP và các phân hệ của nó

Các quy trình nghiệp vụ bán hàng, chăm sóc và quản lý khách hàng, tài chính…trong ngành bán lẻ

Tìm đề cương liên quan trong ngành bán lẻ (luận văn, đồ án…)

Khảo sát, tìm hiểu nhu cầu phát triển ngành bán lẻ Việt Nam

Đặc biệt là tìm hiểu về quy trình, nghiệp vụ các quản lý trong doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam

Tìm hiểu về một số nhu cầu ERP trong nước nói chung và ngành bán lẻ nói riêng Tìm hiểu đặc điểm, ưu, nhược điểm và nhu cầu Open ERP

Tư vấn những ưu và nhược điểm của dự án

Lựa chọn phương pháp và triển khai thành công trong doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ

1.3 Cấu trúc đề tài

Chương 1: Giới thiệu kế hoạch

Chương 2: Khảo sát, phân tích hiện trạng thị trường bán lẻ của doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt nam

Chương 3: OpenERP, tình hình triển khai ERP, cài đặt và vận hành hệ thống

Chương 4: Quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp phân phối, bán lẻ

Chương 5: Triển khai OpenERP cho doanh nghiệp phân phối, bán lẻ vừa và nhỏ Chương 6: Đánh giá, kết luận và tham khảo

Chương 2 : Khảo sát, phân tích hiện trạng thị trường bán lẻ của doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt nam

2.1 Thị trường bán lẻ và các mô hình bán lẻ:

Bán lẻ là hoạt động bán các sản phẩm hoàn chỉnh và dịch vụ cho người tiêu thụ để thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng cá nhân hay hộ gia đình Có thể nói, bán lẻ gồm tất cả hoạt động liên quan đến việc bán hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để

họ sử dụng vào mục đích cá nhân, không kinh doanh

(Giải pháp phát triển thị trường bán lẻ Việt Nam sau khi gia nhập WTO-Luận văn Vũ Văn Định)

Sơ đồ cấu trúc kênh phân phối của thị trường bán lẻ

Dù hàng hóa được phân phối như thế nào thì kênh phân phối của thị trường bán lẻ về

cơ bản bao gồm 3 thành viên: người sản xuất, người trung gian và người tiêu dùng cuối cùng

* Người sản xuất: là người trực tiếp sản xuất ra hàng hóa đó Đôi khi người sản xuất cũng là người bán thẳng hàng hóa đó tới tay người tiêu dùng không cần qua trung gian

* Người trung gian: là những người tham gia vào việc phân phối hàng hóa tới người tiêu dùng Người trung gian có thể gồm: đại lý môi giới, người bán buôn, người bán lẻ (cửa hàng tiện dụng, siêu thị và đại siêu thị, cửa hàng bách hóa, cửa hàng đại hạ giá, cửa hàng chuyên doanh, trung tâm thương mại…)

Tài liệu tham khảo: Luận văn “Giải pháp phát triển thị trường bán lẻ Việt Nam sau khi gia nhập WTO” của sinh viên Vũ Văn Định

Người sản

xuất

Người trung gian

Người tiêu dùng

2.2 Vị trí của thị trường bán lẻ (doanh thu và tốc độ tăng trưởng):

Mức độ hấp dẫn của thị trường bán lẻ Việt Nam nhìn chung tăng nhanh kể từ sau khi Việt Nam gia nhập WTO Nếu năm 2007, theo hãng tư vấn Mỹ A.T.Kearney công bố báo cáo thường niên về chỉ số phát triển bán lẻ toàn cầu( GRDI- Global Retail Development Index), Việt Nam chỉ xếp thứ 4 trong số những thị trường bán lẻ tiềm năng nhất Thế giới thì đến năm 2014 theo báo cáo về “Mức độ sôi động của các thị trường bán lẻ khu vực châu Á – Thái Bình Dương 2014” do CBRE công bố, Việt Nam là một trong những thị trường bán lẻ tiềm năng được đánh giá cao vào bậc nhất khu vực

“Thị trường bán lẻ Việt Nam tăng trưởng nhanh nhất thế giới” đây là nhận định được các chuyên gia quốc tế đưa ra tại diễn đàn bán lẻ.Việt Nam 2014 với chủ đề “Ngành bán lẻ trong kỷ nguyên mới: tầm nhìn và con đường thành công” do hiệp hội các nhà bán lẻ Việt Nam tổ chức tại Hà Nội ngày 13/10/2014

Theo Bộ Công Thương, cập nhật thị trường bán lẻ Việt Nam năm 2014 cho thấy cả năm 2014, tổng mức bán lẻ hàng hóa và dịch vụ dự tính là 2.970.300 tỷ đồng, tăng 11% so với cùng kỳ năm 2013 Thị trường bán lẻ Việt Nam trong những năm tới được

dự báo còn rất nhiều tiềm năng phát triển

Theo báo cáo về “Mức độ sôi động của các thị trường bán lẻ khu vực châu Á – Thái Bình Dương 2014” do CBRE công bố, Hà Nội lọt top 3 thành phố có thị trường bán lẻ sôi động nhất khu vực châu Á – Thái Bình Dương, với hai thành phố dẫn đầu thuộc Trung Quốc: Bắc Kinh và Thượng Hải (Hình 1)

Hình 1.1

Theo báo cáo về “Mức độ sôi động của các thị trường bán lẻ khu vực châu Á – Thái Bình Dương 2014” do CBRE công bố, quốc gia/vùng lãnh thổ được nhắm tới để mở cửa hàng mới của các thương hiệu bán lẻ trong năm 2014, 1/3 số doanh nghiệp trả lời khảo sát cho biết sẽ chọn Việt Nam, ngang bằng tỷ lệ với Hongkong và Singapore, nhỉnh hơn so với Indonesia và Malaysia (Hình 2)

Hình 1.2

Theo báo cáo về “Mức độ sôi động của các thị trường bán lẻ khu vực châu Á – Thái Bình Dương 2014” do CBRE công bố, chỉ tính riêng trong khu vực châu Á – Thái Bình Dương, Việt Nam góp tên 3 trong số 10 thành phố phổ biến nhất được các doanh nghiệp chọn mặt gửi vàng mở thêm cửa hàng trong năm nay, đó là: Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng (Hình 3)

Hình 1.3

Theo Cam kết của Việt Nam khi gia nhập WTO, bắt đầu từ ngày 11/1/2015, thị trường bán lẻ Việt Nam sẽ không còn nhiều những hạn chế đối với các nhà bán lẻ nước ngoài Hàng loạt các tập đoàn bán lẻ nước ngoài đã và đang đổ bộ rầm rộ vào Việt Nam, dự báo sẽ tạo nên làn sóng xâm nhập mạnh mẽ chưa từng thấy từ các đại gia bán lẻ nước ngoài

Hiện nay, bên cạnh các kênh bán lẻ truyền thống như chợ, tiệm tạp hóa ở Việt Nam đã hình thành thị trường bán lẻ hiện đại với ba “đường đua” chính: đại siêu thị/siêu thị/siêu thị mini – cửa hàng tiện ích

Nếu tính trên đầu người, mô hình bán lẻ tại Việt Nam mới chỉ đáp ứng được 1/5 Mô hình bán lẻ hiện đại ở Việt Nam vẫn ở dưới mức 20%, thấp hơn rất nhiều so với các nước trong khu vực Vì thế mà tốc độ tăng trưởng của thị trường bán lẻ của nước ta ngày một tăng cao với sự đầu tư từ các tập đoàn nước ngoài

Với những số liệu mà có được ở trên, ta có thể thấy được thị trường bán lẻ ở Việt Nam là một thị trường có tiềm năng phát triển mạnh và nhanh Việt Nam cũng đang là thị trường bán lẻ hấp dẫn nhất thế giới, vì thế hứa hẹn một sự bùng nổ đầu tư của các ông lớn ngoài nước vào thị trường này trong những năm đến

2.3 Tình hình phát triển của doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ:

Trước 2009, khi nước ta chưa gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO), hình thức kênh bán lẻ chủ yếu ở Việt Nam là kênh truyền thống (chợ, hàng rong, cửa hàng tạp hóa, ), chiếm hơn 75% trong hệ thống phân phối Các doanh nghiệp bán lẻ lớn, vừa và nhỏ có vị trí đứng đáng kể trong ngành khi không có nhiều đối thủ cạnh tranh quá mạnh Quy trình phân phối không nhiều phức tạp

Sau khi nước ta gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) vào năm 2009

Thị trường bán lẻ mở cửa với bạn bè năm châu Và tất nhiên các ông lớn trong thị trường bán lẻ trên thế giới cũng đã xâm nhập vào Việt Nam Điều này khiến cho mô hình phát triển thị trường ngành hàng tiêu dùng trong nước cũng thay đổi theo với

việc đa dạng kênh phân phối, bên cạnh kênh truyền thống là kênh hiện đại đang phát triển rất nhanh

Đáp lại sự chuyển biến này, các doanh nhiệp bán lẻ nhanh chóng thay đổi hoạt động cho phù hợp với hệ thống hiện đại, nhưng đó là các doanh nghiệp lớn có vốn và công nghệ tiên tiến Còn đối với các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ thì lại chưa phản hồi lại kịp với thị trường đầy tiềm năng này Còn chưa kể đến là sự xâm nhập mạnh của các tập đoàn lớn gây sức ép nặng nề lên toàn bộ ngành

Thực trạng cho thấy những thành tựu đạt được của các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ (số lượng doanh nghiệp tăng nhanh, thị trường tiêu thụ được mở rộng, môi trường kinh doanh được hoàn thiện hơn; hiệu quả kinh doanh tăng cao, hình thành một thị trường chuyên nghiệp )

Nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại những hạn chế, yếu kém vì không bắt kịp được với những công nghệ, quy trình phát triển của các doanh nghiệp bán lẻ nước ngoài, thiếu lao động có tay nghề, thiếu vốn đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, khoa học công nghệ còn lạc hậu, hệ thống pháp luật, cơ chế chính sách chưa đồng bộ, phân phối hàng hoá trên thị trường trong nước là chủ yếu, tỷ lệ xuất khẩu vần đang còn rất hạn

chế (Theo Phạm Ngọc Dũng, "Nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp

bán lẻ vừa và nhỏ ở Việt Nam trong điều kiện gia nhập WTO", 2010)

Vì thế mà các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ này vẫn đang dặm chân tại chỗ, hay nếu có thì cũng chỉ là những thay đổi nhỏ không đủ để đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của thị trường

Như vậy, các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ cần phải có những giải pháp kịp thời để

có thể đứng vững trên thị trường ngày càng khốc liệt này

2.4 Sự gia nhập của những tập đoàn lớn vào thị trường và việc làm cấp thiết cần phải có của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước

Thị trường bán lẻ Việt Nam được đánh giá là một trong 10 thị trường bán lẻ hấp dẫn nhất của khu vực Châu Á vì nguồn dân số trẻ, năng động và nền kinh tế của Việt Nam ngày càng phát triển, hội nhập sâu với thế giới

Chính vì vậy, Việt Nam là miếng mồi ngon với các doanh nghiệp bán lẻ nước ngoài

Và thực tế cũng đã chứng minh hiện nay trên thị trường, các doanh nghiệp trong nước không chỉ phải cạnh tranh với nhau mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài này

Năm 2014, tập đoàn Aeon (Nhật Bản) đã khai trương 2 trung tâm thương mại lớn tại thành phố Hồ Chí Minh, mở đầu cho mục tiêu 20 đại siêu thị tại Việt Nam Tập đoàn Lotte (Hàn Quốc) lên kế hoạch đưa 60 siêu thị vào hoạt động đến năm 2020 Thái Lan

đã có rất nhiều tập đoàn lớn đặt chân vào thị trường Việt Nam như CP Group, Berli Jucker (BJC) và gần đây nhất là nhà bán lẻ hàng đầu Central Group với mục tiêu bước đầu là xây dựng các chuỗi siêu thị vào Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh

Ấn tượng nhất phải kể đến Tập đoàn Berli Jucker (BJC) của Thái Lan Tập đoàn này

đã gây sốc khi bỏ ra 655 triệu EUR (khoảng 879 triệu USD) để thâu tóm 19 trung tâm phân phối và bất động sản liên quan tại nhiều tỉnh, thành phố của Metro Cash & Carry Việt Nam

Đây được xem là thương vụ mua bán lớn nhất trong lịch sử kinh doanh lĩnh vực phân phối Việt Nam hiện nay

Trước sự tấn công ồ ạt của các ông lớn nước ngoài cũng như sự hội nhập của kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam thật sự phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi phải có sự thay đổi để thành kẻ mạnh trong sân chơi này

Thực tế các nhà bán lẻ nội địa vẫn luôn có thế mạnh trên thị trường, họ am hiểu về văn hóa bản địa, thói quen tiêu dùng của người dân Tuy nhiên, điều này vẫn chưa đủ Nhìn chung, các nhà bán lẻ Việt Nam đến nay mắc phải bốn điểm yếu: thiếu chiến lược phát triển dài hạn, thiếu tính chuyên nghiệp, yếu về năng lực tài chính, yếu về khâu dịch vụ hậu cần Vì vậy, các doanh nghiệp trong nước phải tìm cách vận động, đổi mới hệ thống phân phối như quảng bá và làm thương hiệu; đa dạng hóa hình thức bán lẻ,; thay đổi phương thức sản xuất; nâng cấp chất lượng hàng hóa, dịch vụ; mang lại nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng…

Từ đó, ta có thể thấy được doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ cần phải có những giải pháp phù hợp để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trong ngành này

Một trong những giải pháp đó là xây dựng một hệ thống ERP nhằm quản lý chặt chẽ mọi quá trình từ khâu nhân sự đến tài chính, nguồn hàng đa dạng của hoạt động bán lẻ đặc biệt là dữ liệu khách hàng

Chương 3: OpenERP, tình hình triển khai ERP

3.1 Giới thiệu phần mềm OpenERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

- Một cách cụ thể, ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát trạng thái nhân lực của mình Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong

Quản lý quy trình nghiệp vụ – Business Process

Quản lý thông tin đối tác – Partners

Quản lý danh mục sản phẩm – Products

Quản lý Tài chính – Financial Management

Quản lý cung ứng và mua hàng – Purchase Management

Quản lý phân phối và bán hàng – Sales Management

Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp – CRM & SRM

Quản lý sản xuất – Manufacturing Management

Quản lý kho hàng – Stock Management

Quản lý nhân sự và tính lương – Human Resoucre & Payroll

Quản lý tài liệu chứng từ – Document Management

Hệ thống báo cáo, biểu đồ – Reporting & Dashboard

Kinh doanh thông minh – Business Intelligence

 Có thể linh động cài đặt OpenERP cho các cửa hàng bán lẻ, phần mềm sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý buôn bán của cửa hàng

Tham khảo: Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ), Đỗ Duy Thanh

 Môi trường cài đặt rộng: Windows, Linux, Unix, Mac OS X, …

 Dễ cài đặt, dễ sử dụng

 Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ (hơn 20 ngôn ngữ)

 Tính toàn diện: có đầy đủ module cần thiết cho một doanh nghiệp (hơn 500 module)

 Tính mạnh mẽ: có thể hoạt động tự động trong thiết kế báo cáo, thu thập thông tin

 Tính linh hoạt: có thể tương tác qua Web hoặc qua ứng dụng Windows, các module liên kết chặt chẽ và logic, tương tác được với một số phần mềm như Microsoft Office, OpenOffice.org, …

 Mã nguồn mở: không tốn phí bản quyền cho OpenERP, có thể chỉnh sửa mã nguồn hoặc tự viết thêm các module phù hợp với nhu cầu của công ty

 Có thể linh hoạt cài đặt và sử dụng OpenERP cho các cửa hàng bán lẻ trong việc quản

lý và buôn bán

Tham khảo: Quản lý bán hàng với OpenERP (bán lẻ), Đỗ Duy Thanh

3.2 Tình hình triển khai ERP của doanh nghiệp bán lẻ ở Việt Nam

Theo Proview ERP, chưa có một thống kê chính thức nào về việc áp dụng ERP trong các doanh nghiệp bán lẻ nội địa, nhưng chắc chắn là con số này không lớn Người tiên phong áp dụng ERP trong ngành bán lẻ là Saigon Co.op khi năm 2004 đã tìm đến hai nhà cung cấp phần mềm nước ngoài là Oracle và JDA Công ty cổ phần Thế Giới Di Động đã triển khai ERP từ năm 2007, Điện máy Chợ Lớn vừa bắt đầu dự án SAP ERP và dự kiến khoảng sáu tháng nữa mới đi vào hoạt động Tập đoàn Phú Thái sau khi tìm đến nhà cung cấp SAP thì hiện đang tạm dừng dự án Tập doàn Dệt may Việt Nam (Vinatex) cũng mới tiến hành mời thầu cung cấp giải pháp ERP

Còn lại đa phần các nhà bán lẻ hiện nay mới đang nghe ngóng thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp, trong số này phải kể đến Hapro, Intimex, Nguyễn Kim…

Theo ông Vũ Thế Cương, phó giám đốc tư vấn giải pháp, công ty Gimasys (2009), do

số doanh nghiệp có chuỗi cửa hàng còn ít, chỉ một số doanh nghiệp lớn như Saigon Coopmart đã ứng dụng ERP tổng thể với cả B.O và F.O

Nhưng trong môi trường kinh doanh hiện nay Khi thị trường Việt Nam có tỷ lệ người trong độ tuổi mua sắm cao và sành điệu hơn Nhu cầu đặt ra đối với các ứng dụng giải pháp ERP của các công ty phân phối, bán lẻ trong nước càng trở nên bức thiết, do phải quản lý nhiều loại hàng hóa khác nhau, nhiều cửa hàng, nhiều loại hình nghiệp

vụ Hơn nữa, từ năm 2010, khi Việt Nam hội nhập hoàn toàn vào WTO, rất nhiều tập đoàn bán lẻ sẽ đến Việt Nam, và họ sẽ dễ “đè bẹp” các doanh nghiệp trong nước

Vào năm 2011, FPT IS đã khởi động nhiều dự án ERP cho ngành bán lẻ (Big C Việt Nam, Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh, Tập đoàn Tân Á Đại Thành) Theo Công ty Giải pháp Phần mềm ITG Việt Nam vào năm 2012, 3S ERP.iRetail đã được triển khai thành công tại hơn 30 khách hàng tiêu biểu trong ngành bán lẻ: Công ty TNHH Hà Nội Chợ Lớn với Hệ thống Siêu thị điện máy – nội thất HC Homecenter,

Hệ thống TTTM Prime Mart Thái Hưng, Hệ thống siêu thị điện máy CPN, Siêu thị điện máy Elecvina, TTTM Anh Đức Plaza, TTTM Minh Hải Plaza (Ricco), Hệ thống siêu thị điện máy – Audio Hoàng Hải, …Và con số này sẽ tiếp tục tăng trong tương lai gần

3.3 Sơ lược các giải pháp ERP trên thị trường

Hiện nay trên thị trường có nhiều giải pháp nhằm phát triển ngành bán lẻ Tùy vào qui

mô, loại hình của từng ngành bán lẻ mà lựa chọn các giải pháp khác nhau

Giải pháp 3S ERP.iRetail có thể được ứng dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ có hệ thống kênh phân phối như chuỗi siêu thị, chuỗi cửa hàng, showroom ở các lĩnh vực: Điện máy, máy tính, hàng tiêu dùng, nội thất, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị, sách và văn hóa phẩm, thời trang, …

3S ERP.iRetail tự động hóa toàn bộ các nghiệp vụ cốt lõi của 1 doanh nghiệp trong lĩnh vực phân phối bán lẻ với mô hình Trụ sở chính, các chi nhánh, và chuỗi các siêu thị, cửa hàng, showroom trực thuộc Trụ sở chính hoặc các chi nhánh Các module của

hệ thống gồm: Quản lý mua hàng & cung ứng, Quản lý bán hàng phân phối, dự án, Quản lý chuỗi bán lẻ, Quản lý kho, Quản lý tài chính kế toán, Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý chăm sóc khách hàng, Quản lý bảo hành, Quản lý nhân sự tính lương, Trung tâm cảnh báo nhắc việc và Hệ thống Các chức năng này được tích hợp với nhau theo những quy trình chặt chẽ đảm bảo thông tin liền mạch giữa các bộ phận

Omega là một trong những phần mềm ERP được hoàn chỉnh với các module và giúp tích hợp với các thông tin từ các phòng ban trong kinh doanh, bạn sẽ quản lý chặt chẽ, hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp OMEGA.ERP là một hệ thống tích hợp các chức năng kinh doanh với đầy đủ các phân hệ

Hệ thống phần mềm ERP XMan là một sự kết hợp hữu cơ của nền tảng công nghệ tiên tiến của nước ngoài và các nguyên tắc thực hành tốt trong quản lý ở Việt Nam XMan được thiết kế theo mô hình hệ thống thông tin tập trung – trực tuyến (online) nhằm giải quyết bài toán quản lý tập trung của các tập đoàn, công ty lớn có nhiều cấp đơn vị con trực thuộc Thông tin được nhiều nguồn cập nhật và khai thác hoàn toàn trực tuyến Lãnh đạo và cán bộ quản lý các cấp có thể truy cập mọi lúc mọi nơi có thể kết nối Internet, kể cả thông qua đường truyền 3G khi đang di chuyển trên đường công tác, nhằm hỗ trợ điều hành và ra quyết định một cách kịp thời

Hệ thống ERP dành cho ngành bán lẻ ICSC xây dựng cung cấp có tính linh hoạt cao giúp cho người dùng hoàn toàn có khả năng tuỳ chỉnh hệ thống ở mức độ tối ưu nhất cũng như dễ dàng thay đổi nhằm phù hợp với quy mô, lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động ICSC cung cấp tính năng dựa trên nền tảng đám mây mà các doanh nghiệp bán lẻ hiện nay có nhu cầu quản lý doanh nghiệp ở mức độ hoàn thiện nhất

ICSC cung cấp tính năng dựa trên nền tảng đám mây mà các doanh nghiệp bán lẻ hiện nay có nhu cầu quản lý doanh nghiệp ở mức độ hoàn thiện nhất Hệ thống ERP sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu tập trung được gọi là hệ thống thông tin hợp nhất (IS) nắm giữ các thông tin liên quan đến các phân hệ khác nhau

Hệ thống ERP tích hợp toàn bộ dữ liệu và những quy trình liên quan trong một doanh nghiệp Gói phần mềm ERP ICSC cung cấp có phương thức tiếp cận hướng về doanh nghiệp một cách rộng rãi bằng việc cung cấp khả năng quản lý đa chức năng trong doanh nghiệp

Giải pháp Microsoft Dynamics được dựa trên công nghệ internet bảo mật, tiên tiến,

có thể mở rộng và tăng giá trị của giải pháp ERP truyền thống, cung cấp một môi trường phát triển mạnh mẽ Hơn nữa, nhờ khả năng tích với các phần mềm khác, Microsoft Dynamics sẽ hướng bạn đến con đường thành công ngắn nhất

TÀI LIỆU THAM KHẢO

+ Giải Pháp ERP Cho Ngành Bản Lẻ, odoo Việt nam

+ Giải pháp ERP Cho Chuỗi Bán Lẻ, ICSC

+ Giải pháp ERP chuyên ngành phân phối bán lẻ, ITG Viêt Nam

+ Giải pháp ERP XMan cho Ngành Phân phối, Bán lẻ, FBS

+ Giải pháp Microsoft Dynamics AX cho ngành bán lẻ, SAO KHUE SOLUTIONS

3.4 Quy trình bán lẻ, phân phối tổng quát

Hình 4.1: Quy trình tổng quát

Tham khảo: Phần mềm quản lý siêu thị, chuỗi đại siêu thị "1C:Quản lý thương mại"

3.5 Các phân hệ trong ERP ngành phân phối và bán lẻ:

- Quản lý mua hàng: là phân hệ cập nhập theo dõi toàn bộ quy trình cung ứng hàng hóa

từ khâu: Tổng hợp yêu cầu-> Lập dơn đặt hàng-> Duyệt đơn đặt hàng-> Cập nhập thông tin hàng đi trên đường… đến khi hoàn tất nhận hàng vào kho

- Quản lý bán hàng (phân phối):

Quản lý đại lý/ khách hàng theo nhóm khách hàng, loại khách hàng

Đăng ký giới hạn định mức công nợ tối đa theo thời gian

Quản lý công nợ chi tiết từng đơn hàng, thời gian nợ từng đơn hàng

Đăng ký tỷ lệ chiết khấu trực tiếp trên đơn hàng theo từng nhóm khách hàng, đối tượng khách hàng

 Chính sách giá:

Bảng giá linh hoạt theo từng nhóm khách hàng

Đăng ký chính sách khuyến mãi theo mặt hàng, nhóm hàng, số tiền, thời gian

 Quản lý tồn kho hàng hóa theo mã hàng, loại hàng,…

 Cảnh báo các mặt hàng tồn khô dưới mức tối thiểu hoặc vượt mức tối đa để lập kế hoạch nhập hàng Cảnh báo thời hạn các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng để có các biện pháp xử lý

 Báo cáo Nhập- Xuất- Tồn hàng hóa

- Kế toán tài chính: phân hệ bao gồm các phần hành kế toán chi tiết và tổng hợp như kế toán tổng hợp, kế toán các khoản phải thu, kế toán các khoản phải trả, kế toán thuế, kế toán doanh thu, kế toán chi phí, kế toán vốn bằng tiền

- Quản lý đại lý/ khách hàng: theo dõi và quản lý các hoạt động mua hàng theo từng nhóm khách hàng (ví dụ như khách hàng thân thiết, khách hàng vip,…) để có những khuyến mãi, huê hồng hợp lý Đưa ra cảnh báo, nhắc nhở với những đại lý/ khách hàng chưa thanh toán tiền vượt mức thời gian quy định

- Chức năng quản trị: là phân hệ ứng dụng, điều hành dành cho các cấp lãnh đạo bao gồm chức năng tổng hợp, phân tích và hiển thị các số liệu về tình hình hoạt động của công ty Thông tin có thể được biểu diễn qua các bảng số liệu hoặc các lọi biểu đồ

Tham khảo: http://phanmemerp.net/giai-phap-erp/ban-le-phan-phoi

Tham khảo: Giải pháp ERP Xman cho ngành phân phối, bán lẻ

Chương 4: Quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp phân phối, bán lẻ

4.1 Mô hình về siêu thị A

Siêu thị A kinh doanh gần 30.000 mặt hàng, bao gồm: thực phẩm tươi sống, thực phẩm công nghệ đa dạng, đồ dùng phong phú với nhiều mẫu mã mới, hàng may mặc thời trang, chất lượng giá phải chăng, cùng với dịch vụ phong phú, tiện lợi và sự thân thiện của nhân viên Khách hàng của siêu thị là người tiêu dùng trực tiếp và các đại lý Tổng quan của qui trình sẽ được thực hiện dựa trên nhiều phòng ban với những chức năng khác nhau nhưng vẫn có những mối quan hệ chặt chẽ Dưới đây là mô tả bằng lời của qui trình hoạt động của siêu thị được phân chia theo từng bộ phận

Bộ phận chăm sóc khách hàng: tìm kiếm các đại lý, phát hành thẻ thành viên, thẻ VIP cho các khách hàng thân thiết Ngoài ra phòng cũng là nơi để khách hàng có thể trực tiếp trao đổi và khiếu nại

Bộ phận bán hàng: dựa vào sản phẩm khách hàng mua hay đại lí mua, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng mua trực tiếp Nhận các yêu cầu đặt hàng của các đại lý và trao đổi với bộ phận kho để giao hàng cho đại lý Bộ phận này gửi thông tin bán hàng đến bộ phận tài chính kế toán để lập hóa đơn và ghi nhận vào dữ liệu công

ty

Bộ phận kho: kiểm kê hàng hóa còn tồn trong kho để yêu cầu nhập kho kịp thời, nhận các thông tin đơn hàng để tiến hành nhập kho và xuất kho Ngoài ra còn có một đội ngũ kiểm định để kiểm tra chất lượng sản phẩm

Bộ phận mua hàng: dựa vào yêu cầu nhập kho từ bộ phận kho tiến hành lập báo giá đến nhà cung cấp Sau đó lập đơn hàng chính thức, gửi thông tin mua hàng cho bộ phận kho tiến hành nhập kho và kế toán để tiến hành lập hóa đơn

Bộ phận tài chính kế toán: lập các hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng để tiến hành ghi nhận dữ liệu, thanh toán cho nhà cung cấp và nhận tiền từ khách hàng Lập các báo cáo tài chính của siêu thị, giải quyết các vấn đề về lương cho nhân viên, nộp thuế cho nhà nước…

Với qui trình hiện tại ta thấy rằng mỗi phòng ban đều có những mối quan hệ chặc chẽ

với nhau, tuy nhiên:

- Có nhiều bước trong qui trình hoạt động phải được xác nhận như phiếu yêu

cầu nhập hàng giữa bộ phận kho và bộ phận mua hàng, hóa đơn bán hàng giữa bộ phận

bán hàng và tài chính kế toán… và hoạt động của các bộ phận hiện nay rời rạc sẽ tốn

nhiều thời gian để trao đổi thông tin giữa những báo cáo, giấy xác nhận…

- Cách lưu trữ dữ liệu phần lớn cũng là giấy tờ, việc đó dẫn đến tốn không gian,

địa điểm lưu trữ và quản lý không hiệu quả, và khi cần xuất những bản báo cáo cho nhà

quản lý sẽ xuất hiện việc tốn thời gian tổng hợp và kết quả có thể không chính xác

- Do hoạt động rời rạc dẫn đến những công việc, thông tin của mỗi bộ phận chỉ

có nhân viên của bộ phận đó biết và những người quản lý khó kiểm soát được tình hình

hoạt động của công ty ngoài việc nhận những báo cáo của phòng kế toán và phòng

chăm sóc khách hàng…

Để khắc phục những điểm yếu trên, nhóm chúng em tiến hành tư vấn triển khai

open ERP để áp dụng vào siêu thị A trên 3 phân hệ mua hàng, bán hàng, quản lý kho Với

mặc định công ty đã sử dụng phần mềm kế toán tài chính

Bộ phận mua hàng

Bộ phận kho Bộ phận tài

chính kế toán

4.2 Quy trình tổng quát của doanh nghiệp:

1.4.4 XÁC NHẬN ĐÃ THANH TOÁN

1 QUY TRÌNH CHI PHÍ

1.1 ĐẶT HÀNG TỪ NHÀ CUNG

CẤP 1.1.1

LẬP YÊU CẦU MUA

1.1.2

LẬP YÊU CẦU BÁO GIÁ

1.1.3 XÁC NHẬN BÁO GIÁ

1.1.4 LẬP HÓA ĐƠN CHÍNH THỨC

1.2 NHẬN HÀNG 1.2.1

KIỂM TRA

1.2.2 DUYỆT NHẬN HÀNG 1.2.3 LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG

1.2.4 CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO BP KẾ TOÁN

1.3 NHẬN HÓA ĐƠN 1.3.1

THU THẬP CÁC TÀI LIỆU HỖ TRỢ THANH TOÁN 1.3.2 ĐỐI CHIẾU KIỂM TRA CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN 1.3.3 GHI NHẬN CÔNG NỢ

1.3.4 DUYỆT THANH TOÁN

1.4 THANH TOÁN 1.4.1

LẬP ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 1.4.2 DUYỆT ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 1.4.3 CHI TIỀN 1.4.4 XÁC NHẬN ĐÃ THANH TOÁN

1.1 ĐẶT HÀNG TỪ NHÀ CUNG

CẤP 1.1.1

LẬP YÊU CẦU MUA

1.1.2

LẬP YÊU CẦU BÁO GIÁ

1.1.3 XÁC NHẬN BÁO GIÁ

1.1.4 LẬP HÓA ĐƠN CHÍNH THỨC

1.2 NHẬN HÀNG 1.2.1

KIỂM TRA

1.2.2 DUYỆT NHẬN HÀNG 1.2.3 LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG

1.2.4 CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO BP KẾ TOÁN

1.3 NHẬN HÓA ĐƠN 1.3.1

THU THẬP CÁC TÀI LIỆU HỖ TRỢ THANH TOÁN 1.3.2 ĐỐI CHIẾU KIỂM TRA CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN 1.3.3 GHI NHẬN CÔNG NỢ

1.3.4 DUYỆT THANH TOÁN

1.4 THANH TOÁN 1.4.1

LẬP ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 1.4.2 DUYỆT ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 1.4.3 CHI TIỀN 1.4.4 XÁC NHẬN ĐÃ THANH TOÁN

1.1.4 LẬP HÓA ĐƠN CHÍNH THỨC

1.2.1 KIỂM TRA

1.2.2 DUYỆT NHẬN HÀNG 1.2.3 LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG

1.2.4 CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO BP KẾ TOÁN

1.3.1 THU THẬP CÁC TÀI LIỆU HỖ TRỢ THANH TOÁN 1.3.2 ĐỐI CHIẾU KIỂM TRA CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN 1.3.3 GHI NHẬN CÔNG NỢ

1.3.4 DUYỆT THANH TOÁN

1.4.1 LẬP ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 1.4.2 DUYỆT ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 1.4.3 CHI TIỀN

Quy trình nghiệp vụ đặt hàng từ nhà cung cấp:

Mô tả chi tiết nghiệp vụ đặt hàng từ nhà cung cấp:

người thực hiện

Mô tả chi tiết

Bộ phận kho

bộ phận mua hàng

Đầu ra:

- Lập yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp

2 Lập yêu cầu

báo giá

Thủ công

Bộ phận mua hàng

+Nếu đồng ý nhà cung cấp xác nhận báo giá đến bộ phận mua hàng và thực hiện bước tiếp theo

+ Nếu không thì nhà cung cấp sẽ phản hồi từ chối và kết thúc mua hàng Đầu ra:

-Đơn đề nghị mua hàng cho nhà cung cấp

3 Xác nhận báo

giá

Thủ công

Nhà cung cấp Đầu vào: +Yêu cầu báo giá từ bộ phận mua

hàng Thực hiện:

+Sau khi nhận được yêu cầu báo giá

từ bộ phận mua hàng Nếu đồng ý thì nhà cung cấp sẽ gửi xác nhận báo giá đến quản lý bộ phận mua hàng

Thủ kho,

kế toán, nhà cung cấp

Đầu vào:

+ Đơn hàng chính thức Thực hiện:

+ Bộ phận mua hàng gửi thông tin đơn hàng đến Thủ kho, BP kế toán và nhà cung cấp

Đầu ra:

+Thông tin đơn hàng chính thức

Quy trình nghiệp vụ nhận hàng:

Mô tả chi tiết về nghiệp vụ nhận hàng:

thực hiện

Mô tả chi tiết

+Hàng hóa nhận từ nhà cung cấp

Thực hiện:

+Thủ kho thực hiện việc nhận hàng từ nhà cung cấp

Đầu ra:

+ Thông tin hàng đã được nhận

tra

Đầu vào:

+Thông tin hàng đã được nhận

Thực hiện:

+ Hàng đã nhận từ thủ kho sẽ được bộ phận kiểm tra,kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng hóa

+ Nếu hàng nhận

không đạt yêu cầu thì thực hiện việc trả hàng Ngược lại, thì chuyển sang quản lý kho duyệt hàng Đầu ra:

+ Thông tin hàng đã được kiểm tra

+ Thông tin hàng đã được kiểm tra.(Nếu đạt yêu cầu)

Thực hiện:

+ Quản lý kho duyệt hàng nhận để lập phiếu nhập kho Đầu ra:

+Thông tin hàng đã được duyệt

+ Thông tin hàng đã được duyệt

Thực hiện:

+ Quản lý kho dựa vào thông tin hàng

đã được duyệt để lập phiếu nhập kho gửi cho thủ kho

+ Bộ phận kế toán dựa vào thông tin của phiếu nhập kho

để cập nhập thông tin cho bộ phận kế toán

Đầu ra:

+Thông tin nhập kho

đã được cập nhập

4.2.1 Quy trình nghiệp vụ nhận hóa đơn

Mô tả chi tiết về nghiệp vụ nhận hóa đơn:

+Thu thập các tài liệu liên quan đến đơn hàng, nhập kho, hóa đơn từ nhà cung cấp gửi để tiến hành kiểm tra đối chiếu Đầu ra:

+ Các phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp

2 Đối chiếu kiểm

tra các tài liệu

Thực hiện:

+ Kế toán theo dõi công nợ dựa theo các tài liệu để kiểm tra đối chiếu có hợp lệ không

lệ để ghi nhận công

nợ vào sổ sách Đầu ra:

+ Phiếu thanh toán

+ Phiếu thanh toán Thực hiện:

+ Kế toán trưởng dựa vào phiếu thanh toán tiến hành duyệt thanh toán

Đầu ra:

+ Hóa đơn đã được duyệt thanh toán

Quy trình nghiệp vụ thanh toán:

Mô tả chi tiết về nghiệp vụ thanh toán:

hiện

Mô tả chi tiết

1 Theo dõi thời

hạn thanh toán

Thủ công Kế toán Đầu vào:

+ Các hóa đơn chưa thanh toán

Thực hiện:

+ Kế toán kiểm tra thời hạn thanh toán của các hóa đơn chưa thanh toán Đầu ra:

+ Các hóa đơn đến hạn thanh toán

thanh toán

Thủ công Kế toán Đầu vào:

+ Các hóa đơn đến hạn thanh toán Thực hiện:

+ Kế toán dựa vào các hóa đơn đến hạn

để lập đề nghị thanh

toán để trả cho khách hàng, nhà cung cấp

Đầu ra:

+ Giấy đề nghị thanh toán

3 Duyệt đề nghị

thanh toán

Thủ công Kế toán trưởng Đầu vào:

+ Giấy đề nghị thanh toán

Thực hiện:

+ Kế toán trưởng kiểm tra giấy đề nghị thanh toán rồi kí duyệt

Đầu ra:

+ Giấy đề nghị thanh

toán đã được kí duyệt

+ Giấy đề nghị thanh toán được kí duyệt Thực hiện:

+ Thủ quỹ dựa vào giấy đề nghị thanh toán đã kí duyệt tiến hành chi tiền trả cho khách hàng, nhà cung cấp

Đầu ra:

+ Giấy xác nhận đã thanh toán

+ Chi tiết của thông tin từng mặt hàng:

tên, số lượng, đơn giá, tổng, size, màu sắc, mã hàng…

+ Tổng của đơn hàng, thuế, chi tiết giảm giá

+ Điều kiện đơn hàng, một số chú ý…

+ Chữ ký, thông tin người duyệt đơn

+Mã phiếu, diễn giải quy trình + Bộ phận lập, bộ phận nhận

+ Chữ ký thông tin người đã duyệt

thanh toán

+Tên công ty, mẫu số

+Họ tên người đề nghị thanh toán, nội dung thanh toán, số tiền

+Chữ ký các bên liên quan

Bộ phận kế toán

1 QUY TRÌNH DOANH THU

1.1 NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG 1.1.1

YÊU CẦU BÁO GIÁ

TỒN KHO

1.1.5 TẠO ĐƠN BÁN HÀNG CHÍNH THỨC

1.2 XUẤT HÀNG HÓA 1.2.1

DUYỆT PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO

1.2.2 LẬP PHIẾU XUẤT KHO

1.2.3 PHIẾU GHI NHẬN SỐ LƢỢNG VÀ GIÁ HÀNG

ĐÃ XUẤT

1.2.4 XÁC NHẬN XUẤT KHO

1.3 XUẤT HÓA ĐƠN

1.3.1 LẬP HÓA ĐƠN 1.3.2 DUYỆT HÓA ĐƠN

1.3.3 GỬI HÓA ĐƠN 1.3.4 ĐIỀU CHỈNH

1.4 THANH TOÁN 1.4.1

LẬP CHỨNG TỪ THU TIỀN

1.4.2 THU TIỀN

1.4.3 XÁC NHẬN ĐÃ THU TIỀN

1.1 NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG 1.1.1

YÊU CẦU BÁO GIÁ

TỒN KHO

1.1.5 TẠO ĐƠN BÁN HÀNG CHÍNH THỨC

1.2 XUẤT HÀNG HÓA 1.2.1

DUYỆT PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO

1.2.2 LẬP PHIẾU XUẤT KHO

1.2.3 PHIẾU GHI NHẬN SỐ LƢỢNG VÀ GIÁ HÀNG

ĐÃ XUẤT

1.2.4 XÁC NHẬN XUẤT KHO

1.3 XUẤT HÓA ĐƠN

1.3.1 LẬP HÓA ĐƠN 1.3.2 DUYỆT HÓA ĐƠN

1.3.3 GỬI HÓA ĐƠN 1.3.4 ĐIỀU CHỈNH

1.4 THANH TOÁN 1.4.1

LẬP CHỨNG TỪ THU TIỀN

1.4.2 THU TIỀN

1.4.3 XÁC NHẬN ĐÃ THU TIỀN

1.1.4 KIỂM TRA CÔNG NỢ VÀ

TỒN KHO

1.1.5 TẠO ĐƠN BÁN HÀNG CHÍNH THỨC

1.2.1 DUYỆT PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO

1.2.2 LẬP PHIẾU XUẤT KHO

1.2.3 PHIẾU GHI NHẬN SỐ LƢỢNG VÀ GIÁ HÀNG

ĐÃ XUẤT

1.2.4 XÁC NHẬN XUẤT KHO

1.3.1 LẬP HÓA ĐƠN 1.3.2 DUYỆT HÓA ĐƠN

1.3.3 GỬI HÓA ĐƠN 1.3.4 ĐIỀU CHỈNH

1.4.2 THU TIỀN

1.4.3 XÁC NHẬN ĐÃ THU TIỀN

Quy trình nghiệp vụ nhận đơn đặt hàng

Mô tả chi tiết nghiệp vụ nhận đơn đặt hàng

thực hiện

Mô tả chi tiết

1 Tạo báo giá Hệ thống Bộ phận bán Đầu vào:

Yêu cầu báo giá của khách hàng

Đầu ra:

Báo giá cho khách hàng

2 Tạo đơn hàng Hệ thống Khách hàng Đầu vào:

Báo giá của bộ phận bán hàng gửi

ra đơn hàng sau đó gửi cho bộ phận bán hàng

+ Ngược lại kết thúc quy trình mua hàng

Từ thông tin của đơn hàng, bộ phận bán hàng xem xét các yêu cầu, kiểm tra tồn kho và công

nợ

Nếu xét khả năng có thể đáp ứng với những thông tin yêu cầu của khách hàng Bộ phận bán hàng sẽ chuẩn bị chuyển cho quản lý bán hàng duyệt đơn hàng sau đó lập đơn hàng chính thức

Đầu ra:

Bộ phận bán hàng có đáp ứng được nhu cầu hay không

4 Duyệt đơn bán

hàng

Hệ thống Quản lý bộ

phận bán hàng

+Nếu không được duyệt thì bộ phận bán hàng hủy đơn đặt hàng và lập phiếu thông báo hủy lại cho khách hàng

Đơn hàng chính thức

Quy trình nghiệp vụ xuất hàng hóa

Mô tả chi tiết nghiệp vụ xuất hàng hóa

thực hiện

Mô tả chi tiết

Phiếu yêu cầu xuất kho đã duyệt

2 Lập phiếu

xuất kho

Hệ thống Thủ kho Đầu vào:

Phiếu yêu cầu xuất kho đã duyệt Thực hiện:

Thủ kho dựa trên phiếu yêu cầu lập nên phiếu xuất kho gửi cho

bộ phận kế toán Đầu ra:

Phiếu xuất kho

3 Lập phiếu

ghi nhận số

lượng và giá

hàng đã xuất

Hệ thống Kế toán Đầu vào:

Phiếu xuất kho Thực hiện:

Dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho, tiến hành lập phiếu ghi nhận số lượng và giá hàng Đầu ra:

Phiếu ghi nhận số lượng và giá hàng đã xuất

4 Lập phiếu

xác nhận

xuất kho

Hệ thống Thủ kho Đầu vào:

Phiếu ghi nhận số lượng và giá hàng đã xuất của bộ phận kế toán Thực hiện:

Dựa vào phiếu ghi nhận tiến hành lập phiếu xác nhận xuất kho theo đúng số lượng và giá bán yêu cầu

Đầu ra:

Phiếu xác nhận xuất kho

Quy trình nghiệp vụ xuất hóa đơn

Mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ xuất hóa đơn và thanh toán

thực hiện

Mô tả chi tiết

1 Lập hóa đơn Hệ thống Kế toán Đầu vào:

Yêu cầu xuất hóa đơn và thông tin xuất kho của bộ phận bán hàng và bộ phận kho

Thực hiện:

Bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn

Kế toán trưởng duyệt hóa đơn +Nếu hóa đơn được duyệt thì gửi

hóa đơn cho khách hàng đồng thời gửi hóa đơn cho thủ quỹ Ngoài ra, hóa đơn được duyệt còn được đưa cho bộ phận kế toán để ghi nhận doanh thu

+Nếu hóa đơn không được duyệt thì yêu cầu bộ phận kế toán điều chỉnh lại hóa đơn

Đầu ra:

Phiếu thu tiền hoặc yêu cầu điều chỉnh

Quy trình nghiệp vụ thanh toán

Mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ xuất hóa đơn và thanh toán

2 Thu tiền Thủ công Thủ quỹ Đầu vào:

Chứng từ thu tiền Thực hiện:

Thủ quỹ dựa vào chứng từ thu tiền tiến hành thu tiền và lập phiếu xác nhận thu tiền

Đầu ra:

Phiếu xác nhận thu tiền

1 Đơn đặt hàng - Tên công ty bán hàng (địa chỉ, điện

thoại, website, email, fax)

- Tên công ty có nhu cầu đặt hàng (địa chỉ, điện thoại, website, email, fax)

- Nội dung đặt hàng:

+ Tên mặt hàng + Đơn vị tính + Số lượng + Đơn giá + Thành tiền

- Tổng cộng đơn hàng

- Thời gian giao hàng

- Địa điểm giao hàng

- Phương thức thanh toán

- Chữ ký giám đốc công ty đặt hàng

Khách hàng

2 Bản báo giá - Tên công ty bán hàng, địa chỉ, điện

thoại, website, email

- Nội dung bản báo giá:

+ sản phẩm + đơn giá + số lượng + đơn vị tính

- Chữ ký trưởng bộ phận bán hàng

Bộ phận bán hàng

3 Đơn bán hàng - Tên công ty bán hàng, địa chỉ, điện

thoại, website, email

- Nội dung đơn bán hàng:

+ sản phẩm + đơn giá + số lượng + đơn vị tính

- Câu giới thiệu về chất lượng hàng hóa của công ty bán hàng

- Chữ ký trưởng bộ phận bán hàng

Bộ phận bán hàng

4 Phiếu xuất hàng - Đơn vị, bộ phận xuất hàng

- Mẫu số

- Người mua

- Họ tên người nhận

- Xuất tại kho nào?

- Chi tiết xuất kho:

+ Stt + Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất

+ Mã số + Đơn vị tính + Số lượng theo chứng từ + Số lượng thực xuất + Đơn giá

+ Thành tiền + Tổng số tiền

- Số chứng từ gốc kèm theo

- Kí tên người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng

Bộ phận bán hàng

5 Hóa đơn bán hàng - Tên công ty bán hàng (địa chỉ, điện

thoại, website, email, fax)

- Mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, website, email, số tài khoản, họ tên người mua, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản

- Chi tiết hóa đơn

+ Tên hàng + Đơn vị tính + Số lượng + Đơn giá + Thành tiền

- Chữ kí người mua, người bán

+ Mã số + Đơn vị tính + Số lượng + Đơn giá

- Chữ ký người lập phiếu

Bộ phận kho

7 Chứng từ thu tiền - Tên công ty bán hàng (địa chỉ, điện

thoại, website, email, fax)

- Mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, website, email, số tài khoản, họ tên người mua, tên đơn vị, mã số thuế,

Bộ phận kế toán

địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản

- Số tiền đã thu (Bằng số và bằng chữ)

- Chữ kí người mua, người bán

Quy trình kiểm kê

Lập phiếu kiểm kê

Kiểm kê hàng hóa

Đối chiếu so sánh hàng đã kiểm kê

Câp nhật thông tin điều chỉnh

Xác nhận kiểm kê

Lập phiếu kiểm kê

Kiểm kê hàng hóa

Đối chiếu so sánh hàng đã kiểm kê

Xác nhận kiểm kê

Câp nhật thông tin điều chỉnh

Quy trình nghiệp vụ của quy trình kiểm kê

Mô tả chi tiết nghiệp vụ kiểm kê

số liệu đã được đưa ra

Thủ công Thủ kho Đầu vào:

Phiếu hàng đã được kiểm kê Thực hiện:

Thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu thông tin trên phiếu hàng đã được kiểm kê với số lượng hàng hóa thật bên trong kho

+ Nếu kết quả so sánh là giống nhau thì đưa cho quản lý kho xác nhận và kết thúc

+ Nếu kết quả là khác nhau thì

điều chỉnh thông tin và cập nhật thông tin

Đầu ra:

Thông tin về việc đối chiếu hàng kiểm kê với hàng thực trong kho có giống nhau hay không

5 Điều chỉnh

thông tin và

cập nhật thông

tin

Thủ công Thủ kho Đầu vào:

Thông tin về việc đối chiếu hàng kiểm kê với hàng thực trong kho có giống nhau hay không

Thực hiện:

Thủ kho tiến hành cập nhật và điều chỉnh những thông tin sai lệch cho thích hợp

Đầu ra:

Thông tin đã được điều chỉnh

6 Xác nhận kiểm

kê

Thủ công Quản lý kho Đầu vào:

Thông tin đã được điều chỉnh Thực hiện:

Quản lý kho tiến hành xác nhận kết thúc quá trình kiểm

1 Phiếu kiểm kê - Tên đợt kiểm kê

- Thời gian kiểm kê

- Tên kho được tiến hành kiểm

kê

- Hình thức kiểm kê như: toàn

bộ sản phẩm, chỉ một loại sản phẩm nào đó…

Bộ phận kiểm kê

2 Phiếu hàng đã được

kiểm kê

- Tên đợt kiểm kê

- Thời gian kiểm kê

- Tên kho được tiến hành kiểm

kê

- Tên sản phẩm đã kiểm kê bao gồm: số lượng, đơn giá, tên kho, tình hình sản phẩm

Bộ phận bán hàng

có bị thiếu không

Quy trình điểm bán lẻ

Mô tả chi tiết nghiệp vụ: