PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH ELS TẠI TP.HCM

Mặc dù công ty là đại lý cho hai hãng tàu Seaways Shipping Limited của Ấn Độ và Federated Shipping Limited của Singapore sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập k

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HCM

**********

VƯƠNG QUỐC THÁI

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH ELS TẠI TP.HCM

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 12/2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HCM

**********

VƯƠNG QUỐC THÁI

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH ELS TẠI TP.HCM

Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Tổng Hợp

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Người hướng dẫn: Giảng viên Nguyễn Thị Bình Minh

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 12/2012

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học Khoa Kinh tế, Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH ELS TẠI TP.HCM”, do VƯƠNG QUỐC THÁI, sinh viên khóa 35, ngành QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày _

Giảng viên Nguyễn Thị Bình Minh

LỜI CẢM TẠ

Lời đầu tiên cho con được gởi đến Gia đình lời tri ân sâu sắc nhất Ngày hôm

nay, con được ở đây để bảo vệ luận văn tốt nghiệp cử nhân Quản trị kinh doanh,

Trường Đại Học Nông Lâm TP.HCM Gia đình là động lực lớn nhất để con cố gắng

trong con đường học tập, làm việc cũng như trong cuộc sống Tự đáy lòng, con biết ơn

Ba Mẹ, Ông Bà, anh chị và các em và con nguyện sống tốt, làm việc thật tốt để không

phụ lòng kỳ vọng của gia đình dành cho con Con mong gia đình mình sức khỏe, hạnh

phúc và luôn là chỗ dựa vững chắc cho con

Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, các cô Trường Đại Học Nông Lâm

TP.HCM Các thầy, các cô không chỉ truyền đạt những kiến thức giáo khoa mà còn là

những lời khuyên hữu ích, những lời bảo ban tâm huyết với ước nguyện khi ra trường,

chúng em có khả năng làm việc tốt và thích nghi với môi trường làm việc Em xin gửi

lời cảm ơn chân thành đến cô Nguyễn Thị Bình Minh, người đã tận tình hướng dẫn em

hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này Đạt được kết quả ngày hôm nay, em xin kính

gửi đến cô lòng tri ân nhiệt thành của em Chúc các thầy cô sức khỏe và tiếp tục gặt

hái những thành quả trong sự nghiệp trồng người

Em cũng xin cảm ơn đến Công ty TNHH ELS Em xin cám ơn các anh chị đã

giúp đỡ và hỗ trợ các điều kiện tốt nhất cho em trong quá trình em thực tập tại công ty

Chúc các anh chị sức khỏe, thành đạt trong cuộc sống Chúc công ty ngày càng phát

triển

Xin gửi cám ơn đến bạn bè, những người bạn thân thiết đã đồng hành cùng tôi

trong suốt thời gian qua Chúc các bạn sức khỏe, thành đạt trong cuộc sống và luôn giữ

sơ cấp, phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên

Kết quả nghiên cứu cho thấy hiện nay công ty đang thực hiện khá tốt, nhanh chóng các hoạt động vận tải Lợi nhuận của công ty đã tăng dần qua các năm Tỉ trọng doanh thu của các hoạt động có sự thay đổi nhỏ, năm 2011 doanh thu vận tải đường biển vẫn chiếm tỉ lệ cao nhất Qua phân tích các chỉ số tài chính cho thấy, tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty khá cao đạt 28,24% năm 2011 điều này cho thấy công ty đang hoạt động có lời, kết quả sử dụng đầu vào của công ty khá tốt, biết kiểm soát chi phí Tuy nhiên, công ty chưa sử dụng hiệu quả các nguồn vốn đã bỏ ra như các công ty cùng ngành, năm 2011 hệ số ROA của công ty kém 3,1 lần so với công ty VNT Qua nghiên cứu khảo sát ý kiến của khách hàng và nhân viên có 72,7% khách hàng cho rằng mức giá của công ty là thích hợp, nhưng rất ít khách hàng biết đến do sự nổi tiếng của công ty, đa số khách hàng biết đến là do sự giới thiệu của bạn bè

Vì thế, để có thể độc lập hoàn toàn và nâng cao sự biết đến công ty của khách hàng, khóa luận đã đề xuất một số biện pháp thực hiện về quản lý và tổ chức nguồn nhân lực, tài chính, trong đó chú trọng thành lập bộ phận Marketing

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC CÁC BẢNG ix

DANH MỤC CÁC HÌNH x

DANH MỤC PHỤ LỤC xi

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu 3

1.3.1 Về thời gian 3

1.3.2 Về không gian 3

1.4 Cấu trúc luận văn 3

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 5

2.1 Tổng quan về các hoạt động Logistics của các công ty giao nhận Việt Nam 5

2.2 Tổng quan về công ty TNHH ELS 6

2.2.1 Giới thiệu khái quát về công ty 6

2.2.2 Quá trình hình thành và phát triển 7

2.3 Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của công ty ELS 7

2.3.1 Chức năng của công ty 7

2.3.2 Nhiệm vụ của công ty 8

2.3.3 Mục tiêu của công ty 8

2.4 Bộ máy tổ chức hoạt động và nhân sự của công ty 9

2.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của công ty 10

2.4.2 Tình hình nhân sự của công ty 10

2.4.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban của công ty 10

2.5 Lĩnh vực hoạt động của công ty 12

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 15

3.1 Cơ sở lý luận 15

3.1.1 Giao nhận hàng hóa 15

3.1.2 Các hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ giao nhận 17

3.1.3 Các cơ quan tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu 17

3.1.4 Các chứng từ sử dụng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu 18

3.1.5 Incoterms 2010 24

3.1.6 Một số chỉ số được sử dụng đánh giá hiệu quả hoạt động giao nhận của công ty 34

3.2 Phương pháp nghiên cứu 35

3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 35

3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 36

3.2.3 Phương pháp phân tích số liệu 36

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 38

4.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty 38

4.1.1 Quy trình chung của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty 39

4.1.2 Quy trình chung của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty 40

4.2 Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty 41

4.2.1 Kết quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty 41

4.2.2 Hoạt động vận tải đường biển của công ty 45

4.2.3 Hoạt động vận tải đường hàng không của công ty 47

4.2.4 Hoạt động vận tải đường bộ của công ty 49

4.2.5 Hoạt động khai thuê và tư vấn xuất nhập khẩu của công ty 50

4.3 Đánh giá về hoạt động giao nhận của công ty 51

4.3.1 Đánh giá qua các chỉ số tài chính năm 2011 của các công ty cùng ngành 51

4.3.2 Đánh giá của nhân viên trong công ty 52

4.3.3 Đánh giá của khách hàng về hoạt động giao nhận của công ty 55

4.4 Những ưu điểm và nhược điểm trong hoạt động giao nhận của công ty 57

4.4.1 Ưu điểm về hoạt động giao nhận hàng hóa của Công ty 57

4.4.2 Những hạn chế về hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty 57

4.4.3 Những rủi ro và khiếu nại của khách hàng trong quá trình giao nhận 59

4.5 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty 60

4.5.1 Giải pháp về nội lực của Công ty 60

4.5.2 Giải pháp cho việc phát triển thị trường 62

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 65

5.1 Kết luận 65

5.2 Kiến nghị 66

5.2.1 Kiến nghị với công ty 66

5.2.2 Kiến nghị với nhà nước 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

PHỤ LỤC 69

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ELS Overseas Đại lý của công ty ở nước ngoài

ELS Công ty ELS

FOB Free On Board

ROA Return On Asset – Tỷ số sinh lợi trên tổng tài sản ROE Return On Equity – Tỷ số sinh lợi trên vốn chủ sở hữu ROS Return On Sales – Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TTTH Tính toán tổng hợp

XNK Xuất nhập khẩu

DANH MỤC CÁC BẢNG

Trang

Bảng 2.1 Cơ Cấu Nhân Sự Của Công Ty Năm 2012 10

Bảng 2.2 Bảng Cước Phí Vận Tải Đường Biển Của Công Ty 13

Bảng 2.3 Bảng Cước Phí Vận Tải Đường Bộ Của Công Ty 13

Bảng 2.4 Bảng Giá Thủ Tục Hải Quan Của Công Ty 14

Bảng 3.1 Nội Dung Của Các Điều Khoản 25

Bảng 3.2 Số Lượng Mẫu Điều Tra Khách Hàng Của Công Ty 36

Bảng 3.3 Số Lượng Mẫu Điều Tra Nhân Viên Của Công Ty 36

Bảng 4.1 Kết Quả Và Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh 42

Bảng 4.2 Doanh Thu Của Công Ty Ở Từng Thị Trường 44

Bảng 4.3 Kết Quả Và Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh Của Các Phương Thức Giao Nhận Bằng Đường Biển 46

Bảng 4.4 Kết Quả Kinh Doanh Từ Hoạt Động Vận Tải Đường Biển Của Công Ty 46

Bảng 4.5 Kết Quả Và Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh Của Các Phương Thức Giao Nhận Bằng Đường Không 48

Bảng 4.6 Kết Quả Kinh Doanh Từ Hoạt Động Vận Tải Đường Không Của Công Ty49 Bảng 4.7 Kết Quả Kinh Doanh Từ Hoạt Động Vận Tải Đường Bộ Của Công Ty 49

Bảng 4.8 Kết Quả Kinh Doanh Từ Hoạt Động Khai Thuê Ở Các Năm 2009-2011 50

Bảng 4.9 Tình Hình Chung Của ELS Và Các Công Ty Cùng Ngành 51

Bảng 4.10 Chi Phí Dự Kiến Triển Khai Trang Thiết Bị 63

Bảng 4.11 Chi Phí Dự Kiến Cho Nhân Sự Mỗi Tháng 63

Bảng 4.12 Bảng Kết Quả Lợi Nhuận Dự Kiến 64

DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang

Hình 2.1: Logo Của Công Ty ELS 7

Hình 2.2: Sơ Đồ Bộ Máy Quản Lí Của Công Ty TNHH ELS 10

Hình 3.1 Sơ Đồ Mối Quan Hệ Của Người Giao Nhận Với Các Bên Liên Quan 18

Hình 4.1 Quy Trình Chung Của Hoạt Động Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu Của Công Ty 39

Hình 4.2 Quy Trình Chung Của Hoạt Động Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu Của Công Ty 40

Hình 4.3 Tỷ Trọng Doanh Thu Theo Cơ Cấu Dịch Vụ Của Công Ty 41

Hình 4.4 So Sánh Chỉ Số ROE Và ROA Của Công Ty 43

Hình 4.5 So Sánh Các Chỉ Số Tài Chính ELS Và Các Công Ty Cùng Ngành 52

Hình 4.6 Tỷ Lệ Đánh Giá Của Nhân Viên Về Kỹ Năng Nghiệp Vụ 52

Hình 4.7 Tỷ Lệ Đánh Giá Của Nhân Viên Về Khối Lượng Công Việc Trên Một Ngày Của Một Nhân Viên 53

Hình 4.8 Tỷ Lệ Đánh Giá Của Nhân Viên Về Mức Lương Của Công Ty 54

Hình 4.9 Tỷ Lệ Đánh Giá Của Nhân Viên Về Cơ Sở Vật Chất Của Công Ty 54

Hình 4.10 Tỷ Lệ Đánh Giá Về Mức Độ Biết Đến Công Ty Của Khách Hàng 55

Hình 4.11 Tỷ Lệ Đánh Giá Của Khách Hàng Về Mức Độ Giao Hàng Đúng Hẹn Của Công Ty 55

Hình 4.12 Tỷ Lệ Đánh Giá Của Khách Hàng Về Mức Giá Của Công Ty 56

Hình 4.13 Tỷ Lệ Đánh Giá Của Khách Hàng Về Mức Độ Hài Lòng Về Chất Lượng Hoạt Động Giao Nhận Của Công Ty 56

DANH MỤC PHỤ LỤC

Trang

Phụ Lục 1: Mẫu câu hỏi (1): Ý kiến của khách hàng 70

Phụ Lục 2: Mẫu câu hỏi (2): Ý kiến của nhân viên 72

Phụ Lục 3: Bảng Cước Phí Vận Tải Đường Biển 74

Phụ Lục 4: Bảng Giá Dịch Vụ Khai Hải Quan 76

Phụ Lục 5: Hợp Đồng 78

Phụ lục 6: Invoice …79

Phụ lục 7: Packing List …80

Với tình hình Việt Nam nói chung và các công ty Logistics nói riêng, áp lực cạnh tranh do Việt Nam gia nhập WTO là rất lớn Các công ty Logistics trong ngành chỉ dừng lại ở việc cung cấp một số dịch vụ, trong khi đó trên thế giới có xu thế hướng vào chuỗi cung ứng supply chain để phục vụ khách hàng dịch vụ tối ưu nhất, ngay trong mảng thị trường nội địa, các công ty Logistics cũng chỉ chiếm một thị trường khá nhỏ, như vậy thì khó khăn phía trước cực kỳ gian nan Theo Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS), đến nay Việt Nam có khoảng 1000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Logistics, dịch vụ giao nhận Thế nhưng qua nghiên cứu thị trường cho thấy các doanh nghiệp dịch vụ Logistics của Việt Nam phần lớn là

các công ty TNHH nhỏ và vừa, khoảng 40% có vốn dưới 1 tỉ đồng, cơ sở hạ tầng không có Theo nghiên cứu của Viện Nomura (Nhật Bản) năm họ chỉ đáp ứng được khoảng 25% nhu cầu thị trường Logistics trong nước, 75% còn lại là do các tập đoàn

đa quốc gia đảm nhận Vả lại, tập quán trong kinh doanh xuất nhập khẩu ở Việt Nam

từ trước đến nay là “nhập CIF xuất FOB”, nghĩa là quyền định đoạt về vận tải đều do các doanh nghiệp nước ngoài chỉ định Rõ ràng “miếng bánh” ngành dịch vụ giao nhận tại Việt Nam đang thuộc về các công ty nước ngoài

Công ty TNHH ELS cũng gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc phát triển hoạt động giao nhận Mặc dù công ty là đại lý cho hai hãng tàu Seaways Shipping Limited (của Ấn Độ) và Federated Shipping Limited (của Singapore) sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nhưng rất khó thuyết phục khách hàng đi ngược lại tập quán lâu nay, vả lại trình độ am hiểu về chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên, các phương tiện vận tải và thiết bị chuyên dùng của công ty chưa đủ khả năng để “nhập FOB xuất CIF” Nhận thấy được những khó khăn và cầu

thực tế đó tôi quyết định chọn đề tài “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH ELS TẠI TP.HCM”

làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình, với mong muốn sẽ có điều kiện để hiểu biết thêm và đóng góp phần nào trong việc xây dựng và hoàn thiện hoạt động giao nhận tại công ty

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Khóa luận tập trung phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty TNHH ELS tại Tp.HCM, đồng thời tìm hiểu ý kiến đánh giá của nhân viên và khách hàng đối với quá trình hoạt động này Từ đó có cơ sở để đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận cho công ty TNHH ELS tại Tp.HCM

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

+ Nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty;

+ Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty;

+ Đánh giá về tình hình tổ chức và thực hiện hoạt động giao nhận của công ty; + Phân tích những ưu điểm và nhược điểm trong hoạt động giao nhận của công

+ Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty

1.4 Cấu trúc luận văn

Luận văn gồm 5 chương

Chương I là chương mở đầu

Nêu ra những lý do, tầm quan trọng của việc phân tích tình hình tổ chức và hoạt động của công ty trong giai đoạn hiện nay Chương I còn trình bày được nội dung và mục đích của đề tài cũng như phạm vi nghiên cứu và cấu trúc của đề tài

Chương II là chương tổng quan

Chương II cũng nêu lên tình hình thực hiện các hoạt động giao nhận của các công ty Việt Nam hiện nay Đồng thời chương II cũng giới thiệu khái quát về công ty: quá trình hình thành, tình hình hoạt động, nhiệm vụ đã đạt được trong năm 2011 và những mục tiêu phương hướng phát triển trong năm 2012 và thời gian tới Ngoài ra chương II còn trình bày các hoạt động trong dịch vụ giao nhận của công ty, cách thức

tổ chức bố trí nhân sự, cũng như những thuận lợi khó khăn về tình hình vốn, cơ cấu lao động để có một cái nhìn tổng quan về công ty nhằm có những đánh giá đầu tiên về cách thức tổ chức hoạt động giao nhận của công ty

Chương III: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Với việc nêu ra các hoạt động của một công ty giao nhận, các chỉ tiêu và phương pháp nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động giao nhận, chương III cung cấp cách thức, phương pháp nhằm thực hiện mục tiêu của đề tài Chương III còn trình bày các khái niệm về hoạt động giao nhận và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của công ty, bao gồm các yếu tố nội tại và yếu tố bên ngoài

Chương IV đưa ra kết quả và thảo luận: Tìm hiểu các hoạt động giao nhận của công ty sau đó phân tích, nhận xét, đánh giá về việc thực hiện hoạt động giao nhận để

từ đó đưa ra những giải pháp và kiến nghị để giúp công ty thực hiện tốt hơn và nâng cao năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận

Chương V là phần kết luận và trình bày kiến nghị: Thông qua kết quả ở chương

4 đưa ra kết luận, từ đó đề xuất một số kiến nghị đối với công ty nhằm tạo điều kiện thuận lợi để phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Tổng quan về các hoạt động Logistics của các công ty giao nhận Việt Nam

Xét trên tổng thể, các hoạt động Logistics có thể được chia thành 2 mảng lớn:

- Inbound Logistics: Logistics cho quá trình cung ứng đầu vào;

- Outbound Logistics: Logistics cho quá trình phân phối sản phẩm

Trong các công ty giao nhận Việt Nam, việc cung cấp hoạt động Logistics cho quá trình cung ứng nguyên vật liệu còn khá mới, bao gồm: quản trị dây chuyền cung ứng, thiết lập những trung tâm cung ứng để kết hợp các nguồn nguyên vật liệu từ nhiều nhà cung ứng khác nhau, tính toán lượng nguyên vật liệu cần cung ứng cho khách hàng, giữ mối liên hệ với các đối tác và các nhà cung ứng thường xuyên của khách hàng, theo dõi lượng tồn kho của người bán, lắp ráp sản phẩm, gom hàng và chất lên phương tiện vận tải, giám định hàng hóa… cho toàn bộ quá trình cung ứng vật

tư Trong đó, có một số hoạt động Logistics mà các công ty giao nhận Việt Nam giành được quyền cung cấp như: vận tải quốc tế và vận tải nội địa, khai quan hàng hóa, nâng

hạ, dỡ hàng… là các hoạt động giao nhận truyền thống Thực trạng hoạt động Logistics trong các công ty giao nhận Việt Nam được phân tích dựa trên các dịch vụ trong chuỗi Logistics mà họ có khả năng đáp ứng

Các công ty giao nhận Việt Nam trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh cho thấy rất ít công ty có thể can thiệp sâu vào hoạt động quản lý kho của nhà xuất khẩu, trên thực tế các nhà xuất khẩu tự quản lý kho của mình, quyết định số lượng hàng tồn kho

và các vấn đề khác như đóng gói, đánh mã số mã vạch, dán nhãn… Điều này cho thấy rằng, hoạt động của các công ty giao nhận Việt Nam chưa thực sự gắn với hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp khách hàng ngay từ công ty của họ Đa số các công

ty giao nhận chỉ cho xe đến nhận hàng khi khách hàng báo hàng hóa đã sẵn sàng cho xuất khẩu Vì vậy, các công ty giao nhận Việt Nam chỉ có thể thực hiện một số dịch vụ

như bốc xếp hàng từ kho, chất xếp vào container (trong trường hợp đóng hàng tại kho riêng của nhà xuất khẩu), thủ tục khai báo hải quan để kiểm hóa tại kho riêng, dịch vụ kiểm đếm… Đây là hoạt động mà các công ty giao nhận Việt Nam khá mạnh Từ số liệu điều tra cho thấy 83,7% các công ty giao nhận Việt Nam được khảo sát trả lời rằng công ty mình có cung cấp vận chuyển nội địa Tuy nhiên trong số đó chỉ có 35,48% các công ty là có đội xe riêng, còn lại là liên kết thuê lại các đội xe từ công ty khác Ngoài vận tải đường bộ chiếm phần lớn trong hoạt động của các công ty giao nhận Việt Nam, vận tải đường sắt và đặc biệt là vận tải thủy nội địa gần đây cũng phát triển Các công ty giao nhận Việt Nam có cung cấp lĩnh vực này chủ yếu đi thuê lại phương tiện vận tải của các hãng tàu hoặc chủ xà lan chứ họ hầu như không có phương tiện vận tải Hoạt động kho bãi của các công ty giao nhận Việt Nam còn khá yếu Trong số các công ty giao nhận Việt Nam thì Sotrans là công ty có hệ thống kho lớn nhất với tổng diện tích ước khoảng 160.000 m2, tuy nhiên phần lớn diện tích kho này được cho thuê để chứa hàng hóa Chỉ một số công ty có hoạt động gom hàng lẻ là có các hoạt động giá trị gia tăng tại kho như M&P International; Vinatrans; ANC; Everich… bao gồm các dịch vụ đóng gói, đóng kiện (Packing), đóng pallet (Palletizing)… Tuy nhiên các kho này chỉ hoạt động như kho CFS (Container Freight Station) chứ chưa có kho nào đóng vai trò như một trung tâm phân phối hàng hóa

trong hoạt động Logistics toàn cầu (Distribution center)

2.2 Tổng quan về công ty TNHH ELS

2.2.1 Giới thiệu khái quát về công ty

Tên giao dịch Tiếng Việt: Công ty Trách nhiệm hữu hạn ELS

Tên giao dịch quốc tế: ELS GROUPS Co.,Ltd

Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0310964526 ngày 27/12/2007

Văn phòng chính: Số 10 Đoàn Như Hài, phường 12, quận 4, TpHCM

Chủ doanh nghiệp:Đặng Thị Thu Hương

Lĩnh vực hoạt động chính: Vận tải và giao nhận hàng hóa

Website: Http://www.els.com.vn

Điện thoại: (848) 39433560

Fax: (848) 39433551

Hình 2.1 Logo Của Công Ty ELS

Nguồn: Webside công ty ELS

2.2.2 Quá trình hình thành và phát triển

ELS Group được thành lập vào năm 2007 và tập trung vào Logistics Công nghiệp Từ thời điểm thành lập, công ty đã liên tục cải tiến để cung cấp cho khách hàng dịch vụ đáng tin cậy Nó luôn luôn cố gắng tìm những giải pháp hợp lý nhất để vận chuyển hàng hóa của khách hàng một cách an toàn, đúng tiến độ và giá tốt nhất có thể

Trong năm 2008, ELS Group đã mở rộng hoạt động của mình thông qua tất cả các cổng ở Việt Nam Nó cũng có các đối tác tin cậy trong hầu hết các cảng biển chính

ở châu Á, châu Âu và Mỹ

“ELS cho rằng việc hỗ trợ khách hàng để đạt được thành công là nhiệm vụ của chúng tôi Vì vậy, chúng tôi mong hợp tác với các đối tác trên toàn thế giới”

2.3 Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của công ty TNHH ELS

2.3.1 Chức năng của công ty

Công ty TNHH ELS là một công ty dịch vụ làm các chức năng giao nhận, vận

chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, tư vấn cho các công ty trong và ngoài nước thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu

Theo điều lệ công ty, công ty thực hiện các chức năng sau:

- Phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước thực hiện chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm…

- Nhận ủy thác về dịch vụ giao nhận và các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa như thu gom hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa, giao hàng hóa cho người chuyên chở vận chuyển đến nơi quy định;

- Nhận khai thuê hải quan và hoàn tất các thủ tục xuất nhập khẩu, theo dõi hàng

đi và đến;

- Hỗ trợ, tư vấn cho các công ty xuất nhập khẩu vừa/nhỏ/mới thành lập;

2.3.2 Nhiệm vụ của công ty

Với các chức năng trên công ty TNHH ELS phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Đảm bảo việc bảo toàn và phát triển lượng vốn, đảm bảo trang trải tài chính cho công ty, sử dụng nguồn vốn hiệu quả, đúng mục đích và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước;

- Nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng;

- Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác với các công ty trong và ngoài nước;

- Trung thực và minh bạch trong các hoạt động hoạch toán kinh tế, báo cáo tài chính, thực hiện theo đúng quy định của pháp luật;

- Việc giao nhận, vận chuyển hàng hóa phải thực hiện bằng những phương thức tiên tiến, thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng, đảm bảo hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty;

- Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, cảng biển, sân bay… nhằm tranh thủ sự ưu đãi và tạo thêm nhiều thuận lợi trong hoạt động kinh doanh của công ty;

- Nghiên cứu thị trường, đưa ra những mức giá cạnh tranh

2.3.3 Mục tiêu của công ty

Nền kinh tế toàn cầu hóa với áp lực cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công ty ELS luôn xác định chất lượng dịch vụ là mục tiêu hàng đầu nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng trong hiện tại và tương lai Do đó công ty luôn đặt ra cho mình mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng sức cạnh tranh

về giá và tìm kiếm lợi nhuận

a) Mục tiêu ngắn hạn

- Tiếp tục phát triển quan hệ sẵn có, kí hợp đồng trực tiếp với các hãng tàu, duy trì quan hệ khách hàng;

- Giảm thiểu chi phí thất thoát đến mức thấp nhất để có mức cạnh tranh;

- Xây dựng môi trường làm việc khoa học, đoàn kết, năng động, hiện đại;

- Cải tiến quy trình giao nhận, tiếp tục xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với chi cục Hải quan, cảng biển, sân bay, hãng tàu;

- Đa dạng hóa ngành hàng, phát triển mạnh và nâng cao chất lượng khai thuê Hải quan (đặc biệt là các thủ tục chứng từ phức tạp liên quan đến hoạt động xuất/nhập hàng hóa) để thu hút thêm khách hàng đến với dịch vụ này Phát triển và hoàn thiện dịch vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng thương hiệu mạnh;

- Đẩy mạnh công tác hỗ trợ, tư vấn cho các công ty xuất nhập khẩu vừa, nhỏ, mới thành lập;

- Nâng cao trình độ và có kế hoạch đào tạo nhân viên để nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên gắn bó lâu dài tại công ty

b) Mục tiêu dài hạn

- Mở rộng thị trường kinh doanh, đặc biệt là khu vực Miền Tây Nam Bộ;

- Trở thành một công ty Logistics đúng nghĩa

2.4 Bộ máy tổ chức hoạt động và nhân sự của công ty

Là một công ty chuyên về dịch vụ, công ty không cần có quá nhiều nhân sự, với

bộ máy tổ chức gọn nhẹ nên việc thông tin liên lạc giữa các phòng ban rất kịp thời, việc phối hợp giữa các phòng ban cũng diễn ra tương đối nhịp nhàng và có hiệu quả vì mặc dù phân chia phòng ban rõ ràng, nhưng khi hoạt động, các nhân viên lại có thể làm đan xen, một nhân viên sale có thể thực hiện tất cả

2.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của công ty

Hình 2.2 Sơ Đồ Bộ Máy Quản Lí Của Công Ty TNHH ELS

Nguồn: Phòng Kế toán

2.4.2 Tình hình nhân sự của công ty

Bảng 2.1 Cơ Cấu Nhân Sự Của Công Ty Năm 2012

Tên phòng ban Số lượng (Người) Độ tuổi Trình độ

Phòng chứng từ kế toán 2 24-31 Cao đẳng trở lên

2.4.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban của công ty

 Giám đốc: Là người đại diện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi

Hải quan Chứng từ kế toán

Bộ phận hỗ trợ: IT, Marketing, Customer Services

Hải quan Chứng từ kế toán

Bộ phận hỗ trợ: IT, Marketing, Customer Services

Hải quan Chứng từ kế toán

Bộ phận hỗ trợ: IT, Marketing, Customer Services

Hải quan Chứng từ kế toán

Bộ phận hỗ trợ: IT, Marketing, Customer Services

Logistics

định, điều hành, thực hiện các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của công ty, cùng với phó giám đốc bàn bạc, đề ra phương hướng, mục tiêu và cách thực hiện các hoạt động của công ty trong thời gian dài hạn và ngắn hạn

 Phó giám đốc: Điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, phó

giám đốc cũng là người kiêm luôn bộ phận nhân sự, có trách nhiệm tuyển dụng hay sa thải nhân viên, đề ra các chế độ lương thưởng cho nhân viên sau khi đã thông qua ý kiến của giám đốc

 Trợ lý giám đốc: Quản lý thời gian biểu công tác tại công ty, thừa hành

quyết định của ban giám đốc, quản lý kỷ luật, tâm sinh lý, yêu cầu công việc của nhân viên, là người soạn thảo hợp đồng và phát ngôn chính của công ty

 Phòng kinh doanh: Liên hệ đến các khách hàng có nhu cầu sử dụng đến các

dịch vụ làm hàng xuất khẩu, hoặc làm hàng nhập khẩu của công ty Liên hệ đến các hãng tàu, hãng hàng không, khu vực kho bãi để tìm ra đối tác thực hiện lô hàng, đồng thời dựa vào giá cước của hãng tàu đưa ra để tiến hành làm hàng

 Phòng chứng từ và kế toán: Chức năng chính của phòng là làm các chứng

từ theo yêu cầu của đơn hàng, tiến hành thu gom chứng từ sau khi đã hoàn thành 1 lô hàng, thanh toán và giải quyết công nợ, khai báo thuế, thống kê, báo cáo tài chính định

kỳ Tham mưu cho phó giám đốc sử dụng các nguồn vốn và huy động vốn đạt hiệu quả cao, kiểm tra và thực hiện các chế độ chính sách về tài chính, quản lý, tổ chức và sử dụng lao động hợp lý

 Phòng trucking: Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận chuyển nội điạ, thuê

kho bãi, kết hợp với phòng sale để tiến hành làm hàng port to door hoặc door to door Khai thác thị trường nội địa gồm tuyến xe tải, xe lửa, xe đầu kéo, xà lan

 Phòng hải quan: Nhiệm vụ chính là thông quan lô hàng xuất nhập khẩu, tư

vấn thuế hàng hóa xuất nhập, lên tờ khai, lấy hàng, bố trí kiểm dịch, giám định hàng hóa, giám sát hàng hóa, bố trí làm hàng, xếp dỡ…

 Bộ phận customer care: Chăm sóc khách hàng…

2.5 Lĩnh vực hoạt động của công ty

Với xu hướng nền kinh tế ngày càng phát triển, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu,

mở rộng quan hệ buôn bán với các nước trên thế giới thì vận chuyển và giao nhận hàng hóa trở thành ngành nghề quan trọng góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại giữa Việt Nam và các nước Do đó, ngay từ khi thành lập công ty đã xác định lĩnh vực hoạt động chính của mình là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với các dịch vụ sau:

 Dịch vụ giao nhận vận tải đường biển

Thực hiện các công việc giao nhận hàng FCL, LCL bằng đường biển, làm đại lý hãng tàu nước ngoài, làm thủ tục cho các tàu cập cảng, rời cảng và đảm nhiệm thêm một số dịch vụ nhằm tạo quy trình công việc khép kín như: Dịch vụ khai thuế hải quan cho hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, dịch vụ vận chuyển hàng Container bằng đường bộ, mua bảo hiểm hàng hóa, thuê giám định

Hiện tại công ty đã ký hợp đồng liên kết với nhiều hãng tàu lớn như OOCL, APL, MOL MSTX PANOCEAN, EVERGREEN, MAERKS, CMA, VN AIRLINE, JETSTAR, DHL, FEDEXE Dịch vụ giao nhận Quốc Tế bằng đường biển của Công

ty ELS được đánh giá là đáng tin cậy nhất trên thị trường Đặc biệt công ty thường xuyên vận chuyển hàng hoá bằng container tuyến Châu Âu, Châu Á , Bắc Mỹ, Châu Úc

Các khách hàng thân thiết của công ty: Công ty TNHH Trí Nguyễn, công ty cổ phần nhựa Meekong, công ty TNHH Thiên An, công ty TNHH Fujiseiko, công ty cổ phần gạch ngói Tân Kỷ Nguyên, công ty TNHH Harris

Bảng 2.2 Bảng Cước Phí Vận Tải Đường Biển Của Công Ty

Đơn vị tính: USD

Nguồn: Phòng kinh doanh Điều kiện giao hàng trong vận tải đường biển mà công ty thường khuyến khích

khách hàng sử dụng là: Xuất hàng theo điều kiện CIF, nhập hàng theo điều kiện FOB

 Dịch vụ vận tải hàng không

Thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không Công ty

cung cấp các dịch vụ sau: vận tải hàng không hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng gói và

bao bì hàng hóa, giao nhận hàng từ nơi giao cuối cùng, thủ tục thông quan hàng hóa

xuất nhập khẩu Các hãng được sử dụng trong vận tải đường không: Eva Air, China

Airline, Singapore Airline, Vietnam Airline

 Dịch vụ vận tải đường bộ

Thực hiện gom nhiều lô hàng lẻ của các chủ hàng khác nhau và xếp chung vào

container để vận chuyển đi nước ngoài, vận tải nội địa…

Bảng 2.3 Bảng Cước Phí Vận Tải Đường Bộ Của Công Ty

Nguồn: Phòng kinh doanh

 Khai thuê thủ tục hải quan

Sự rắc rối và phức tạp liên quan đến luật lệ và tập quán ở các nước khác nhau

khiến cho việc thông quan hàng hoá nhanh chóng trở nên khó khăn, từ đó giảm hiệu quả của cả quá trình vận chuyển và ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình kinh doanh của các công ty xuất nhập khẩu

Bảng 2.4 Bảng Giá Thủ Tục Hải Quan Của Công Ty

Đơn vị tính: Đồng

Số lượng

container

Container 20' Container 40' Container 20' Container 40'

Từ 1 – 2 cont 1.000.000/cont 1.100.000/cont 1.200.000/cont 1.400.000/cont

3 cont 800.000/cont 850.000/cont 900.000/cont 950.000/cont

Từ 4 cont trở lên 500.000/cont 550.000/cont 600.000/cont 650.000/cont

Nguồn: Phòng kinh doanh Với mục tiêu giảm thiểu tối đa các rắc rối và chậm trễ có thể xảy ra, công ty cung cấp các dịch vụ: Thông quan hoàn chỉnh, vận chuyển hàng ngoại quan, phân loại hàng hóa, hoàn thuế, vận chuyển hàng xuất và hàng nhập, dịch vụ chuyển hàng đến tận kho Một số doanh nghiệp Việt Nam có nhu cầu xuất khẩu theo điều kiện FOB, yêu cầu khai thuê thủ tục hải quan, và công ty cũng đã sẵn sàng thực hiện Do đó, dịch vụ này cũng được xem là một mảng hoạt động của công ty Tuy nhiên, lượng nhu cầu này rất ít, và doanh thu cũng không cao

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Cơ sở lý luận

3.1.1 Giao nhận hàng hóa

 Hoạt động giao nhận hàng hoá

Là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ

và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)

Người làm dịch vụ giao nhận khi nhận việc vận chuyển hàng hoá thì phải tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành về vận tải

Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá, cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua Ngày nay, người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế Những dịch vụ người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền thống như đặt chỗ đóng hàng, nơi dùng để kiểm tra hàng hoá, giao nhận hàng hoá mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì hàng hoá, v.v

 Người giao nhận (Forwarder/ Freight Forwarder/ Forwarding Agent)

Là những người kinh doanh dịch vụ giao nhận Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất

cứ người nào khác có đăng ký dịch vụ giao nhận hàng hóa (Luật thương mại Việt Nam)

 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận

- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm

- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng

 Tầm quan trọng của giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Ngày nay, theo xu thế toàn cầu hóa thì sự phân công lao động diễn ra trong từng lĩnh vực, ngành nghề ngày càng rõ rệt và cụ thể Trong đó, ngành nghề giao nhận được chú ý đặc biệt vì đó là nhân tố cần thiết giúp cho ngoại thương của một quốc gia phát triển

Sự đầu tư ngày càng nhiều của nước ngoài cộng với đầu tư trong nước là tác nhân tạo ra sự giao lưu hàng hóa ngày càng rộng rãi giữa các nước và sự chuyên môn hóa sâu sắc ngành nghề giao nhận đã thúc đẩy nó phát triển không ngừng Qua đó hàng hóa được giải phóng nhanh chóng, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa Mà chính điều này tạo nên cơ hội tăng thu nhập quốc dân, tăng kim ngạch xuất nhập khẩu, đẩy mạnh sản xuất trong nước, ổn định và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân, tăng tích lũy cho nền kinh tế Bên cạnh đó, nó còn tạo điều kiện rút ngắn thời gian lưu thông hàng hóa, giảm chi phí, hao hụt, nâng cao chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh doanh của đơn vị và nâng cao uy tín của các doanh nghiệp Việt Nam trên trường thế giới

Do vậy, sự chuyên môn hóa ngành nghề giao nhận dẫn đến sự phát triển tất yếu của ngành nghề này Chính điều này không chỉ ảnh hưởng tích cực đến hoạt động kinh doanh của đơn vị, hay nói cách khác là tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn dẫn đến nâng cao mức sống của nhân dân cả về vật chất lẫn tinh thần, không chỉ tăng tích lũy cho nền kinh tế mà nó còn tạo được uy tín vững chắc trên trường quốc tế

3.1.2 Các hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ giao nhận

- Cho thuê, nhận thuê hộ phương tiện vận tải, thiết bị bốc dỡ, kho hàng, bến bãi, cầu tàu và các thiết bị chuyên dùng khác

- Làm đại lý công-te-nơ (container)

- Giải quyết các công việc khác theo ủy quyền

b) Dịch vụ môi giới

Dịch vụ môi giới là dịch vụ thực hiện các công việc sau:

- Làm trung gian trong việc ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hành khách

và hành lý

- Làm trung gian trong việc ký kết hợp đồng bảo hiểm vận tải

- Làm trung gian trong việc ký kết hợp đồng cho thuê tàu, hợp đồng mua bán tàu, hợp đồng thuê và cho thuê thuyền viên

- Làm trung gian trong việc ký kết các hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động hàng hải do người ủy thác yêu cầu theo từng hợp đồng cụ thể

c) Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa

Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa là dịch vụ thực hiện kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế khi giao hoặc nhận với tàu biển hoặc các phương tiện khác theo ủy thác của người giao hàng, người nhận hàng hoặc người vận chuyển

d) Dịch vụ bốc dỡ hàng hóa

Dịch vụ bốc dỡ hàng hóa tại cảng biển, sân bay là dịch vụ thực hiện các công việc bốc, dỡ hàng hóa tại cảng theo quy trình công nghệ bốc, dỡ từng loại hàng

3.1.3 Các cơ quan tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Người giao nhận là người nhận sự ủy thác của chủ hàng để lo việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, mà trong quá trình vận chuyển hàng hóa phải qua

rất nhiều giai đoạn, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của rất nhiều cơ quan chức năng, vì thế người giao nhận phải tiến hành công việc có liên quan đến rất nhiều bên

Hình 3.1 Sơ Đồ Mối Quan Hệ Của Người Giao Nhận Với Các Bên Liên Quan

Nguồn: Giáo Trình Vận Tải Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Quan hệ với khách hàng: Có thể người gửi hàng và người nhận hàng thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau, mang nhiều quốc tịch khác nhau Mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hợp đồng ủy thác giao nhận

Quan hệ với chính phủ và các cơ quan chức năng đại diện cho Chính phủ như

Bộ thương mại, Hải quan, Giám định, cơ quan quản lí ngoại hối…

Quan hệ với người chuyên chở và đại lí của người chuyên chở: Đó có thể là chủ tàu, người môi giới, hay bất kì người kinh doanh vận tải nào khác Mối quan hệ này được điều chỉnh bằng hoạt động cung cấp dịch vụ

Ngoài ra người giao nhận còn có mối quan hệ nghiệp vụ với ngân hàng, người bảo hiểm

3.1.4 Các chứng từ sử dụng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Tùy theo sự thỏa thuận của các bên, tùy theo yêu cầu của nhà xuất nhập khẩu và tùy theo tính chất của hàng hóa được mua bán mà bộ chứng từ thanh toán bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau, nhưng cơ bản là chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm

HĐDV

Chính phủ & các cơ quan chức năng:

Bộ thương mại, Hải quan, Cơ quan giám định, kiểm dịch…

Người

gửi hàng

Người giao nhận

Người nhận hàng

HĐ ủy thác HĐ ủy thác

HĐ bảo hiểm

Người chuyên chở

Người bảo hiểm Ngân hàng

a) Chứng từ hàng hóa

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ thể hiện trị giá đồng thời là chứng từ mô tả chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp Hóa đơn thương mại là chứng từ căn bản trong bộ chứng từ thanh toán, các chứng từ khác phải lấy hóa đơn làm chuẩn và phải phù hợp với những gì ghi trên hóa đơn Những nội dung chủ yếu thể hiện trên hóa đơn gồm:

+ Tên người sáng lập, người phát hành (issuer)

+ Tên người mua hàng

+ Ngày giao hàng, tên phương tiện chở hàng, nơi gửi hàng, nơi hàng đến

+ Tên hàng hóa, dịch vụ, điều kiện thương mại, điều kiện thanh toán và chi tiết giá cả, tổng trị giá lô hàng

+ Chữ kí của người lập (nếu có yêu cầu)

Hóa đơn thương mại được lập thành nhiều bản và được dùng để xuất trình cho ngân hàng đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế,vv…

 Phiếu đóng gói (Packing list)

Phiếu đóng gói là chứng từ mô tả chi tiết việc đóng gói, kí mã hiệu hàng hóa, là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (thùng hàng, container…), tạo điều kiện cho việc kiểm đếm

Nội dung của phiếu đóng gói gần giống nội dung của hóa đơn nhưng có thêm thông tin về bao bì, đóng gói Phiếu đóng gói có thể được phát hành riêng với tên gọi

là Packing list hay Packing Note hoặc có thể phát hành kèm với bảng kê trọng lượng gọi là Packing and Weight list

 Giấy chứng nhận Số lượng/Trọng lượng (Certificate of quantity/ Certificate of weight)

Là chứng từ xác nhận số lượng/trọng lượng của hàng hóa thực giao Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng Khi thỏa thuận về các giấy chứng nhận phẩm chất, số lượng hay trọng lượng cần đặc biệt quan tâm đến giấy

chứng nhận lần cuối, bởi nó có tác dụng giải quyết tranh chấp sau này Phải quy định

rõ kiểm tra lần cuối thực hiện tại đâu, ai tiến hành kiểm tra và cấp giấy chứng nhận

 Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)

Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với hợp đồng Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng (nhà sản xuất, nhà xuất khẩu), cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận của hai bên mua bán

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin- C/O)

Là chứng từ do nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng, ở Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền là Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa Nội dung của giấy này bao gồm tên và địa chỉ người mua, tên và địa chỉ người bán, tên hàng, số lượng, kí mã hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền

Tác dụng: chứng minh nguồn gốc hàng hóa để cơ quan hải quan áp dụng các chính sách thuế vì vậy chứng từ này còn gọi là chứng từ hải quan Giấy chứng nhận xuất sứ phần nào nói lên phẩm chất hàng hóa

 Giấy chứng nhận kiểm dịch

Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc… Bao gồm giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật (Animal product sanitary inspection) và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate)

 Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate/Health certificate)

Là chứng từ xác nhận tình trạng không độc hại của hàng hóa gửi đi đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng Giấy chứng nhận này do cơ quan y tế cấp, hoặc do cơ quan kiểm nghiệm hàng hóa xuất- nhập khẩu cấp và thường sử dụng đối với hàng hóa thực phẩm như bánh kẹo, rượu bia, rau quả, hải sản đông lạnh

Ngoài những chứng từ cơ bản trên, trong hoạt động ngoại thương còn có các chứng từ khác như giấy chứng nhận hun trùng (fumigation certificate) do cơ quan y tế hoặc do cơ quan kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu cấp, giấy chứng nhận hầm hàng sạch (hold/hatch cleanliness certificate) do cơ quan kiểm nghiệm hàng hóa xuất

b) Chứng từ vận tải

Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận hàng hóa đã được nhận để chuyên chở Các chứng từ thường sử dụng là:

 Vận đơn đường biển: Bill of lading- B/L Marine (Ocean) B/L

Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán, do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển Tuy mỗi hãng tàu đều có mẫu vận đơn riêng, nhưng về nội dung có những điểm chung sau:

Ở mặt trước có ghi rõ tên người gửi, tên người nhận (hoặc “theo lệnh”… ), tên tàu, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, kí mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, giá cả, tổng trị giá, cách trả cước( cước trả trước hay trả tại cảng đến), tình hình xếp hàng, số bản gốc đã lập, ngày cấp vận đơn.v.v… Mặt sau ghi các điều kiện chuyên chở Khi chuyên chở hàng vừa có hợp đồng vừa có vận đơn thì quan hệ giữa người vận tải và người nhận hàng do vận đơn điều chỉnh, còn quan hệ giữa người gửi hàng và người vận tải

do hợp đồng thuê tàu điều chỉnh

B/L có chức năng là biên lai của người chuyên chở, xác nhận là họ đã nhận hàng để chở, là bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển, là chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định sẽ được giao cho ai đó ở cảng đích, do đó cho phép hàng hóa mua bán bằng cách chuyển nhượng B/L

Vận đơn đường biển được lập thành một số bản gốc Trên các bản gốc, người ta

in hoặc đóng dấu các chữ “Original” Ngoài bộ vận đơn gốc, còn có một số bản sao trên đó ghi chữ “Copy” Chỉ có bản gốc của B/L mới có chức năng như trên, còn các bản sao không có giá trị pháp lí như bản gốc, chúng chỉ dùng trong các trường hợp thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê hải quan

Có nhiều vận đơn đường biển nhưng sau đây là những vận đơn đường biển thường được áp dụng:

+ Vận đơn hoàn hảo: (Clean B/L) là vận đơn không có ghi chú khiếm khuyết của hàng hóa hay bao bì Nếu không có ghi chú gì trên hóa đơn, hàng hóa ghi trên được thừa nhận là có tình trạng bên ngoài thích hợp (in apparent good order)

+ Vận đơn không hoàn hảo: (Unclean B/L) là vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi chú xấu về tình trạng hàng hóa hay bao bì

+ Vận đơn đã xếp hàng: (Shipped on board B/L) nghĩa là vận đơn đã được cấp khi hàng hóa đã nằm trên tàu

+ Vận đơn nhận hàng để xếp: (Received for shipment B/L) là vận đơn được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu, trên B/L không ghi rõ ngày, tháng được xếp xuống tàu Sau khi xếp hàng xuống tàu, người gửi hàng có thể đổi vận đơn nhận hàng

 Vận đơn hàng không: Air WayBill- AWB

AWB là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không do người gửi hàng lập và được kí bởi người chuyên chở hoặc đại diện của họ xác nhận việc nhận hàng để chở bằng máy bay

Vận đơn hàng không có chức năng là một bằng chứng của một hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không được kí kết giữa người gửi hàng và người chuyên chở, chứng nhận việc nhận hàng để chở của hãng hàng không, là chứng từ bảo hiểm, tờ khai hải quan, là hướng dẫn đối với nhân viên hàng không

Khác với vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không không có khả năng lưu thông, tức là không thể mua bán, chuyển nhượng và khi nhận hàng không cần xuất trình bản gốc (chỉ cần có giấy báo nhận hàng và căn cứ nhận dạng)

AWB được phát hành theo bộ (Liên) Một vận đơn hàng không gồm 3 bản gốc (Original) và từ 6 đến 11 bản sao (đánh số từ copy 4 trở đi) Các bản gốc khác bản sao

ở chổ: Các bản gốc in theo các màu khác nhau và in cả hai mặt, còn các bản sao in trên nền trắng, mặt sau để trống Có hai loại vận đơn hàng không thường dùng:

 Vận đơn chủ (Master AWB): Là vận đơn mà hãng hàng không cấp cho người gom hàng (người giao nhận) khi người này gửi hàng cho hãng hàng không một lô hàng gồm nhiều chủ hàng

 Vận đơn gom hàng (House AWB): Là vận đơn mà người gom hàng (người giao nhận) cấp cho người gửi hàng khi người gửi hàng giao hàng cho người gom hàng

c) Chứng từ bảo hiểm (Insurance Documents)

Là chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm

và điều chỉnh quan hệ giữa cơ quan bảo hiểm và người được bảo hiểm Khi đó, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra và những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm

 Đơn bảo hiểm (Insurance policy)

Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng này Đơn bảo hiểm gồm có:

+ Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm

+ Các điều khoản riêng về đối tượng được bảo hiểm (tên hàng, số lượng, kí mã

hiệu, tên phương tiện chở hàng…) và tiện ích tính toán phí bảo hiểm

+ Bảo hiểm trong khoản thời gian vận chuyển hàng, do đó ngày phát hành bảo hiểm đơn phải sớm hơn hoặc bằng với ngày hàng được giao lên tàu

+ Trừ khi bảo hiểm do người mua hàng mua, đơn bảo hiểm thường được kí hậu trống

 Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance)

Là chứng từ do người được bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm được thỏa thuận

 Tờ khai/ Phiếu bảo hiểm bao (Declaration under open cover)

+ Dùng cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên

+ Bảo hiểm cho tất cả các chuyến hàng với các điều khoản và điều kiện giống nhau tới một tổng giá trị trần cụ thể

d) Chứng từ hải quan

 Tờ khai hải quan (Entry, Customs Declaration)

Do cơ quan hải quan cấp cho người chủ hàng để ghi lại những khai báo của chủ hàng cho hải quan nhằm thực hiện thủ tục thông quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa

Tờ khai hải quan phải được nộp đính kèm với giấy phép xuất nhập khẩu, bảng kê chi tiết hàng hóa (bản sao)

 Giấy ủy quyền

Chủ hàng sẽ cấp cho người giao nhận giấy ủy quyền thay mặt cho người xuất khẩu để xuất hàng Nội dung bao gồm tên và địa chỉ của người XK hoặc NK, số hiệu

và ngày tháng của hợp đồng, tên cửa khẩu giao (nhận hàng), tên phương tiện vận tải,

sơ lược về hàng hóa như tên hàng, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, số lượng, trọng lượng, số seal, tổng giá trị hàng hóa và thời hạn hiệu lực của giấy phép Giấy ủy quyền được lập thành 3 bản: 01 bản lưu tại công ty, 01 bản để khai hải quan và 01 bản trình cho thương vụ ga và bộ phận giao hàng

3.1.5 Incoterms 2010

a) Nội dung chính

Các điều khoản dùng chung cho bất kỳ loại hình vận tải nào:

 EXW - Ex Works – Giao tại xưởng

 FCA - Free Carrier – Giao cho nhà chuyên chở

 CPT - Carriage Paid To - Cước phí trả tới

 CIP - Carriage and Insurance Paid – Cước phí và bảo hiểm trả tới

 DAT - Delivered At Terminal (new) – Giao hàng tại bãi (điều khoản mới)

 DAP - Delivered At Place (new) – Giao tại nơi đến (điều khoản mới)

 DDP - Delivered Duty Paid – Giao hàng đã trả thuế

Các điều khoản chỉ sử dụng cho vận tải biển hoặc thủy nội địa:

 FAS - Free Alongside Ship – Giao tại mạn tàu

 FOB - Free On Board – Giao lên tàu

 CFR - Cost and Freight – Trả cước đến bến

 CIF - Cost, Insurance and Freight – Trả cước, bảo hiểm tới bến

Bảng 3.1 Nội Dung Của Các Điều Khoản

EXW

(Ex Works)

Giao tại xưởng

Người mua sẽ chịu toàn bộ phí tổn và rủi ro trong việc đưa hàng từ đầu người bán đến điểm cuối cùng Người bán có trách nhiệm đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua tại nơi giao hàng (xưởng, nhà máy, nhà kho) Điều khoản này thể hiện trách nhiệm tối thiểu của người bán Điều khoản này được dùng cho tất cả các hình thức vận chuyển

FCA

(Free Carrier)

Giao cho nhà chuyên chở

Người bán có nghĩa vụ giao hàng, làm thủ tục xuất khẩu cho đến tận khi giao cho nhà chuyên chở được chỉ định bởi người mua tại điểm hoặc địa điểm

đã được chỉ định Nếu người mua không chỉ rõ địa điểm giao hàng chính xác, người bán sẽ chọn trong những điểm hoặc địa điểm nơi mà nhà chuyên chở sẽ nhận hàng Khi người bán được yêu cầu hỗ trợ tìm và

ký hợp đồng với nhà chuyên chở, trách nhiệm rủi ro

và phí tổn người mua sẽ phải gánh chịu Điều khoản này được dùng cho tất cả các hình thức vận chuyển CPT

(Carriage Paid To)

Trả cước tới

Người bán trả cước vận chuyển đến đích Rủi

ro về hư hỏng và mất mát hàng hóa sau khi hàng đã được giao cho người chuyên chở sẽ được chuyển từ người bán sang người mua Điều khoản này người bán

có trách nhiệm làm thủ tục xuất khẩu Điều khoản này cũng được dùng cho tất cả các hình thức chuyên chở CIP

(Carriage & insurance Paid to)

Trả cước và bảo hiểm tới

Người bán có nghĩa vụ giống như điều kiện CPT nhưng có thêm trách nhiệm mua bảo hiểm cho những rủi ro về hư hại, tổn thất hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển Người bán có nghĩa vụ làm thủ tục xuất khẩu, tuy nhiên chỉ có trách nhiệm mua bảo

hiểm ở mức thấp nhất Điều khoản này cho phép sử dụng với tất cả các loại hình chuyên chở

DAT

(Delivered At Terminal)

Giao tại bến

Là điều kiện mới bổ sung trong Incoterms

2010 Điều kiện này có thể được sử dụng cho tất cả các loại hình chuyên chở

Người bán chỉ được coi là đã giao hàng khi hàng hóa được dỡ từ phương tiện vận tải xuống bến, cảng hoặc địa điểm đích được chỉ định và đặt dưới sự định đoạt của người mua “Bến” bao gồm cả cầu tàu, nhà kho, bãi container, đường bộ, đường sắt hay nhà

ga sân bay Hai bên thỏa thuận về bến giao và nếu có thể ghi rõ địa điểm trong bến nơi là thời điểm chuyển giao rủi ro về hàng hóa từ người bán sang người mua Nếu như người bán chịu các chi phí vận chuyển từ bến đến một địa điểm khác thì các điều khoản DAP hay DDP sẽ được áp dụng

 Người bán có nghĩa vụ làm các thủ tục xuất khẩu

 Người mua có nghĩa vụ làm các thủ tục nhập khẩu, thủ tục hải quan và nộp thuế

 Nếu hai bên thỏa thuận rằng người bán chịu các phí tổn và rủi ro từ bến đích đến một địa điểm khác thì sẽ

áp dụng điều khoản DAP

DAP

(Delivered At Place)

Là điều kiện mới bổ sung trong Incoterms

2010 Điều kiện này có thể được sử dụng cho tất cả

Giao tại địa điểm các loại hình chuyên chở

Người bán giao hàng khi hàng hóa đặt dưới quyền định đoạt của người mua trên phương tiện vận tải đã đến đích và sẵn sàng cho việc dỡ hàng xuống địa điểm đích Các bên được khuyến cáo nên xác định càng rõ càng tốt điểm giao hàng tại khu vực địa điểm đích, bởi vì đó chính là thời điểm chuyển giao rủi ro

về hàng hóa từ người bán sang người mua Nếu người bán có nghĩa vụ làm thủ tục nhập khẩu, nộp thuế… điều khoản DDP sẽ được áp dụng

 Người bán có nghĩa vụ làm các thủ tục xuất khẩu

 Các phí tổn dỡ hàng tại điểm đích, nếu không có thỏa thuận trước, người bán sẽ không phải gánh chịu

 Người mua có nghĩa vụ hỗ trợ cung cấp các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hải quan và nộp thuế

(Free Alongside Ship)

Giao tại mạn tàu

Người bán được cho là hoàn tất nghĩa vụ giao hàng khi hàng được đặt cạnh mạn tàu tại cảng giao hàng, từ thời điểm này người mua sẽ chịu mọi phí tổn

về rủi ro về hàng hóa Người mua đồng thời có nghĩa

vụ làm thủ tục xuất khẩu Điều khoản này chỉ sử dụng trong vận chuyển đường biển hoặc đường sông

FOB

(Free On Board)

Giao lên tàu

Người mua chịu mọi phí tổn và rủi ro ngay sau khi hàng được giao qua lan can tàu tại cảng xuất khẩu Người bán có nghĩa vụ làm thủ tục xuất khẩu Điều khoản này chỉ áp dụng cho vận tải đường biển hoặc đường sông

CIF

(Cost, Insurance & Freight)

Trả cước, bảo hiểm tới bến

Người bán có nghĩa vụ giống như điều khoản CFR tuy nhiên người bán có thêm nghĩa vụ mua bảo hiểm rủi ro về hư hại và tổn thất hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển Người bán có nghĩa vụ làm các thủ tục xuất khẩu Điều khoản này chỉ áp dụng cho vận tải đường biển hoặc đường sông

Nguồn: Tailieu.vn

b) Điều kiện CIF và FOB:

* ĐIỀU KIỆN CIF

Người bán phải trả các phí tổn và cước vận tải cần thiết để đưa hàng hóa tới cảng đến quy định, nhưng do rủi ro về mất mát hoặc hư hại đối với hàng hóa, cũng như các chi phí phát sinh thêm do các tình huống xảy ra sau thời điểm giao hàng, được chuyển từ người bán sang người mua Tuy nhiên, theo điều kiện CIF người bán còn phải mua bảo hiểm hàng hải để bảo vệ cho người mua trước những rủi ro về mất mát hoặc hư hại đối với hàng hóa trong quá trình chuyên chở