Đang tải... (xem toàn văn)
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁNLãnh vực kiến thức Quản lý phạm vi dự án bao gồm những Quy trình để đảm bảo rằng dự án đã có đủ tất cả những công việc, và chỉ những công việc đó mới yêu cầu hoàn thành.Chủ yếu liên quan tới những công việc nào ở bên trong và bên ngoài phạm vi công việc.
1/17/2019 Trình bày: KS LÊ HUỆ Trung tâm đào tạo Công ty APAVE ASIA PACIFIC MỤC TIÊU Không để thiếu công việc dự án; Những công việc thật cần thiết phải thay đổi; Quản lý thay đổi phạm vi phù hợp với yêu cầu; 1/17/2019 NỘI DUNG NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Lãnh vực kiến thức Quản lý phạm vi dự án bao gồm Quy trình để đảm bảo dự án có đủ tất cơng việc, cơng việc yêu cầu hoàn thành Chủ yếu liên quan tới cơng việc bên bên ngồi phạm vi công việc 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI Hồn thành phạm vi dự án so sánh với kế hoạch quản lý dự án Hoàn thành phạm vi sản phẩm so sánh với yêu cầu sản phẩm Các quy trình quản lý phạm vi dự án cần phải tích hợp tốt với tiến trình khác, để công việc dự án bàn giao phù hợp với phạm vi quy định NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI Tiến trình Quản lý phạm vi dự án bao gồm: Kế hoạch quản lý phạm vi Thu thập yêu cầu Xác định phạm vi Tạo cấu trúc phân rã công việc Phê chuẩn phạm vi Kiểm soát phạm vi 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN KẾ HOẠCH QUẢN LÝ PHẠM VI Kế hoạch Quản lý phạm vi trình việc tạo kế hoạch quản lý với tài liệu phạm vi dự án xác định, đánh giá kiểm soát Các lợi ích quan trọng q trình cung cấp hướng dẫn đạo cách phạm vi quản lý suốt dự án NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU VÀO Kế hoạch Quản lý dự án Dự án đầu tư Nhân tố môi trường doanh nghiệp Tài sản tổ chức CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Chuyên gia/ Expert Judgment Hội họp/ Meetings 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Kế hoạch Quản lý phạm vi: Các kế hoạch phạm vi quản lý phần Kế hoạch dự án nhằm mô tả cách thức phạm vi xác định, phát triển, giám sát, kiểm soát, xác minh Các kế hoạch phạm vi quản lý đầu vào quan trọng vào Xây dựng kế hoạch quản lý dự án, quy trình, trình phạm vi quản lý khác Các thành phần kế hoạch phạm vi quản lý bao gồm: NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN • Q trình chuẩn bị cho chi tiết phạm vi; • Q trình cho phép việc tạo WBS từ chi tiết phạm vi dự án; • Q trình thiết lập WBS trì phê duyệt; • Quy trình xác định cách chấp nhận thức sản phẩm bàn giao; • Q trình để kiểm soát cách yêu cầu thay đổi; 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Kế hoạch Quản lý yêu cầu: Kế hoạch quản lý yêu cầu phần Kế hoạch quản lý dự án mô tả cách thức yêu cầu phân tích, tài liệu, quản lý NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN THU THẬP YÊU CẦU Thu thập yêu cầu trình xác định, tài liệu, quản lý nhu cầu bên liên quan yêu cầu để đáp ứng mục tiêu dự án Các lợi ích quan trọng q trình cung cấp sở cho việc xác định quản lý phạm vi dự án bao gồm phạm vi sản phẩm 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Expert Judgment: Phán đoán chuyên gia thường sử dụng để đánh giá yếu tố đầu vào sử dụng để thiết lập dự án đầu tư Trong dự án xây dựng người thuê nhà tư vấn Meetings: Các họp sử dụng để thảo luận giải chủ đề thích hợp dự án Tham dự họp bao gồm Chủ dự án, Ban QLDA bên liên quan Interview: Một vấn cách tiếp cận thức khơng thức để tìm thơng tin từ bên liên quan cách nói chuyện trực tiếp với họ NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Những công cụ sử dung -TT: Focus groups: Những nhóm tập trung mang bên liên quan chuyên gia tìm hiểu kỳ vọng thái độ họ sản phẩm, dịch vụ, kết đề xuất Facilitated workshops: Hội thảo tạo điều kiện cho buổi tập trung mang lại cho bên liên quan xác định yêu cầu sản phẩm Hội thảo coi kỹ thuật để nhanh chóng xác định yêu cầu chức chéo hòa giải bên liên quan khác 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Những công cụ sử dung -TT: Observations: Quan sát cung cấp cách trực tiếp xem cá nhân môi trường họ cách họ thực công việc nhiệm vụ thực quy trình Nó đặc biệt hữu ích cho q trình chi tiết người sử dụng sản phẩm gặp khó khăn khơng muốn nói rõ yêu cầu họ Questionaire and surveys: Bảng câu hỏi khảo sát viết câu hỏi, thiết kế để nhanh chóng tích lũy thơng tin từ số lượng lớn người hỏi NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Composition: Phân rả kỹ thuật sử dụng để phân chia phạm vi dự án thành công việc hay phận nhỏ để quản lý Inspection: Kiểm tra bao gồm hoạt động đo lường, kiểm tra, xác nhận để xác định xem công việc sản phẩm bàn giao có đáp ứng yêu cầu tiêu chí chấp nhận sản phẩm Variance analysis: Phân tích phương sai kỹ thuật để xác định nguyên nhân mức độ khác biệt kế hoạch thực tế Các phép đo thực dự án sử dụng để đánh giá mức độ thay đổi so với ban đầu 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Tài liệu yêu cầu/ Requirement Documentation: Tài liệu yêu cầu mô tả cách yêu cầu cá nhân đáp ứng nhu cầu kinh doanh cho dự án Yêu cầu bắt đầu mức cao trở thành chi tiết thêm yêu cầu biết Trước duyệt, yêu cầu cần phải rõ ràng, truy xuất nguồn gốc, hồn chỉnh, qn chấp nhận bên liên quan NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Ma trận truy nguyên yêu cầu/ Requirements Traceability Matrix: Ma trận yêu cầu truy xuất nguồn gốc mạng lưới liên kết yêu cầu sản phẩm từ nguồn gốc để phân phôi họ hài lòng Việc thực ma trận yêu cầu truy xuất nguồn gốc giúp đảm bảo yêu cầu bổ sung thêm giá trị kinh doanh việc liên kết với mục tiêu kinh doanh dự án 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Nó cung cấp phương tiện để theo dõi yêu cầu suốt vòng đời dự án, giúp đảm bảo yêu cầu phê duyệt tài liệu Cuối cùng, cung cấp cấu trúc để quản lý thay đổi phạm vi sản phẩm RMT bao gồm khơng giới hạn: •Nhu cầu kinh doanh, hội, mục tiêu, mục đích; •u cầu dự án/ chuyển giao WBS •Thiết kế sản phẩm; •Phát triển sản phẩm; •Chiến lược thử nghiệm; NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN XÁC ĐỊNH PHẠM VI Xác định phạm vi q trình phát triển mơ tả chi tiết dự án sản phẩm Các lợi ích quan trọng q trình mơ tả dự án, dịch vụ, biên giới kết cách xác định yêu cầu thu thập đưa vào hay loại trừ khỏi phạm vi dự án 10 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Expert Judgment Product Analysis Alternatives Generation Facilitated Workshops NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Bảng tổng hợp phạm vi dự án/ Project Scope Statement: Là mô tả phạm vi dự án, sản phẩm bàn giao chính, giả định, ràng buộc Bảng tổng hợp u cầu dự án thích tồn phạm vi, bao gồm phạm vi dự án phạm vi sản phẩm Nội dung bao gồm: • Mơ tả • Tiêu chí chấp nhận • Nguồn tài ngun u cầu • Bàn giao • Ngân sách • Ràng buộc & giả định • Làm hay mua 11 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN CẤU TẠO CẤU TRÚC PHÂN RÃ CƠNG VIỆCWBS Tạo WBS q trình phân chia, bàn giao dự án công việc dự án thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý Các lợi ích quan trọng q trình cung cấp tầm nhìn có cấu trúc giao NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Decomposition: Phân hủy kỹ thuật sử dụng để phân chia phạm vi dự án giao phẩm dự án thành nhỏ Các công việc xác định mức thấp WBS Mức độ phân hủy thường hướng dẫn mức độ kiểm soát cần thiết để quản lý hiệu dự án Mức độ chi tiết cho gói cơng việc khác với kích thước độ phức tạp dự án 12 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Dự án Ví dụ: WBS cho Dự án xây dựng: GĐ Một dự án chia nhiều giai đoạn; Mỗi giai đoạn chia nhiều cơng Cơng trinh trình; Mỗi cơng trình chia nhiều hạng mục; Hạng mục Mỗi hạng mục chia nhiều phận; Mỗi phân chia nhiều công việc; BP CV NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Scope baseline: Phạm vi tài liệu phê duyệt phạm vi, cấu trúc phân chia công việc (WBS), thư mục WBS liên quan nó, thay đổi thơng qua tiến trình kiểm sốt thay đổi thức sử dụng sở để so sánh Nó phần Kế hoạch quản lý dự án 13 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Thư mục WBS bao gồm: Mã số Mô tả công việc Những giả định ràng buộc Tổ chức chịu trách nhiệm Các mốc tiến độ Nguồn lực cần thiết Ước lượng chi phí Yêu cầu chất lượng Tiêu chí nghiệm thu Tài liệu kỹ thuật tham khảo NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN PHÊ DUYỆT PHẠM VI Phê duyệt phạm vi q trình thức hóa chấp nhận giao phẩm dự án hoàn thành Các hình thức phê duyệt phạm vi Nội dung cơng việc Dự án đầu tư, Dự tốn, Tổng dự tốn, Khối lượng thi cơng nghiệm thu, khối lượng thay đổi… 14 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Kiểm traInspection: Kiểm tra bao gồm hoạt động đo lường, kiểm tra, xác nhận để xác định xem công việc giao phẩm đáp ứng yêu cầu tiêu chí chấp nhận sản phẩm Kiểm tra thường gọi đánh giá, đánh giá sản phẩm, kiểm toán, walkthrough Kỹ thuật định theo nhóm/ Group DecisionMaking Techniques NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Sản phẩm nghiệm thu: Sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chấp nhận chấp thuận khách hàng nhà tài trợ Tài liệu thức bàn giao từ khách hàng nhà tài trợ cho bên liên quan thức thừa nhận Những yêu cầu thay đổi/ Change requests 15 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN KIỂM SỐT PHẠM VI Kiểm sốt phạm vi q trình theo dõi tình trạng dự án phạm vi sản phẩm quản lý thay đổi phạm vi Phạm vi kiểm soát phải nằm dự án, phù hợp với dự toán duyệt, khối lượng nghiệm thu phải phù hợp với hợp đồng, thay đổi phải phê duyệt NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Phân tích phương sai / Variance Analysis: Phân tích phương sai kỹ thuật để xác định nguyên nhân mức độ khác biệt hoạt động thực tế Các phép đo thực dự án sử dụng để đánh giá mức độ biến đổi từ phạm vi ban đầu 16 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ĐẦU RA Thông tin hiệu suất công việc: Thông tin hiệu suất công việc sản xuất bao gồm thông tin tương quan phạm vi dự án thực so với phạm vi Nó bao gồm loại thay đổi nhận được, phạm vi xác định phương sai nguyên nhân chúng, làm chúng ảnh hưởng đến lịch trình chi phí, dự báo phạm vi hoạt động tương lai Thông tin cung cấp tảng cho việc định phạm vi Những yêu cầu thay đổi/ Change Requests ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN Bước Lưu đồ Quản lý thay đổi Đệ trình văn yêu cầu thay đổi Tiếp nhận yêu cầu thay đổi Chuyển cho TVTK xem xét Trực tiếp giải Xem xét phù hợp với KH, TK, giá thành Biểu mẫu •Phiếu đề nghị thay đổi • Biên nhận hồ sơ •Phiếu chuyển hồ sơ • Ý kiến tư vấn GSTC đề xuất thay đổi Tư vấn để chấp thuận Tiếp nhận trình duyệt Thẩm tra • Ý kiến thẩm tra Phê duyệt •Quyết định duyệt thay đổi Thiết kế dự tốn phần thay đổi 10 Kết thúc • Ý kiến TVTK đề xuất thay đổi • Ý kiến Ban QLDA đề xuất thay đổi •Thiết kế & dự tốn thay đổi •Phê duyệt thiết kế & DT thay đổi • Hợp đồng bổ sung thay đổi •Danh mục thay đổi • Nghiệm thu & Thanh tốn phần thay đổi 17 1/17/2019 TĨM TẮT Phạm vi công việc Mục tiêu dự án, cần: Xác định rõ phạm vi không để dư thiếu; Trong xây dựng, nhiều nguyên nhân thường dẫn đến việc thay đổi phạm vi; Ta cập nhật hiệu chỉnh kịp thời phạm vi dự án; Ta thiết lập Quy trình để quản lý thay đổi phạm vi, làm tốt việc giúp cho dự án tháo gỡ khó khăn có thay đổi giúp cho dự án đẩy nhanh tiến độ Tại Việt Nam Tư vấn giúp cho CĐT từ bước lập Dự án, đến thiết kế - dự tốn phân rã cơng việc cách rõ ràng chi tiết TÓM TẮT Chúng ta quản lý & Kiểm sốt phạm vi dự án: • Từ bước khảo sát yêu cầu nội dung công việc Dự án; • Lập, thẩm định phê duyệt Dự tốn, Tổng dự tốn; • Nội dung cơng việc hợp đồng; • Xác định phạm vi thay đổi phê duyệt; • Nghiệm thu khối lượng thi cơng tốn; 18 1/17/2019 THƠNG TIN LIÊN LẠC Để trao đổi thông tin xin liên hệ: Mr LÊ – HUỆ Cơng ty Apave Châu Á-Thái Bình Dương ĐT: 0907.545253 Email: huele@apave.com 19 ... LÝ PHẠM VI DỰ ÁN TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI Tiến trình Quản lý phạm vi dự án bao gồm: Kế hoạch quản lý phạm vi Thu thập yêu cầu Xác định phạm vi Tạo cấu trúc phân rã công vi c Phê chuẩn phạm vi. .. Change requests 15 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN KIỂM SOÁT PHẠM VI Kiểm sốt phạm vi q trình theo dõi tình trạng dự án phạm vi sản phẩm quản lý thay đổi phạm vi Phạm vi kiểm soát phải... cơng vi c, cơng vi c u cầu hồn thành Chủ yếu liên quan tới cơng vi c bên bên ngồi phạm vi cơng vi c 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI Hồn thành phạm vi dự án so