Quản lý dự án là gì? theo PMI Quản lý dự án là đem Kiến thức, Kỹ năng, và Công cụ kỹ thuật để hoàn thành mục tiêu của dự án và đảm bảo yêu cầu của các bên liên quan. Vì thế muốn quản lý dự án ta phải có Công cụ Kỹ thuật chứ không phải tay không bắt giặc.
CÔNG CỤ & KỸ THUẬT ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG Quản lý dự án ? theo PMI Quản lý dự án đem Kiến thức, Kỹ năng, Cơng cụ & kỹ thuật để hồn thành mục tiêu dự án đảm bảo yêu cầu bên liên quan Vì muốn quản lý dự án ta phải có Cơng cụ & Kỹ thuật tay không bắt giặc Sau nhóm cơng cụ kỹ thuật sử dụng Quản lý dự án PMI: • Kỹ thuật thu thập liệu: Được sử dụng để thu thập liệu thông tin từ nhiều nguồn khác Có cơng cụ kỹ thuật thu thập liệu • Kỹ thuật phân tích liệu: Được sử dụng để tổ chức, đánh giá đánh giá liệu thơng tin Có 27 cơng cụ kỹ thuật phân tích liệu • Kỹ thuật biểu diễn liệu: Được sử dụng để hiển thị biểu diễn đồ họa phương pháp khác sử dụng để truyền tải liệu thơng tin Có 15 công cụ kỹ thuật biểu diễn liệu • Kỹ thuật định: Được sử dụng để chọn hành động từ lựa chọn thay khác Có cơng cụ kỹ thuật định • Kỹ giao tiếp: Được sử dụng để chuyển thơng tin bên liên quan Có cơng cụ kỹ giao tiếp • Kỹ giao tiếp nhóm: Được sử dụng để dẫn dắt tương tác hiệu với thành viên nhóm bên liên quan khác Có 17 công cụ kỹ giao tiếp cá nhân nhóm • Có 59 cơng cụ kỹ thuật thuộc nhóm khác (Ghi chú: số ghi ô bảng công cụ điều mục tương ứng PMBOK.6 để diễn giải nội dung cơng cụ) BẢNG TỔNG HỢP CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Market research Questionnaires and surveys Statistical sampling Rủi ro 34 tools Chọn thầu 16 tools Bên liên quan 27 tools Nguốn lực 27 tools Chất lượng 33 tools Giá thành 19 tools Tiến độ 26 tools Data Gathering Tools and Techniques/Kỹ thuật thu thập liệu Benchmarking 5.2 8.1 Brainstorming 4.1 5.2 8.1 4.2 Check sheets 8.3 Checklists 4.2 8.2 8.3 Focus groups 4.1 5.2 4.2 Interviews 4.1 5.2 8.1 4.2 Thông tin 18 tools Công cụ & Kỹ thuật Phạm vi 24 tools TT Tích hợp 28 tools Lĩnh vực kiến thức 10 11 12 13.2 13.1 11.2 11.2 11.2 11.3 11.4 11.5 12.1 5.2 13.1 8.3 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 24 26 27 28 29 30 31 Data Analysis Tools and Techniques Alternatives 4.5 5.1 analysis 4.6 5.4 Assessment of other risk parameters Assumption and constraint analysis Cost of quality Cost-benefit 4.5 analysis 4.6 Decision tree analysis Document analysis 4.7 5.2 Earned value 4.5 analysis Influence diagrams Iteration burndown chart Make-or-buy analysis Performance reviews Process analysis Proposal evaluation Regression analysis 4.7 Reserve analysis Risk data quality assessment Risk probability and impact assessment Root cause analysis 6.1 6.4 9.2 9.6 11.5 13.4 11.2 7.2 8.1 8.1 9.6 11.5 11.4 8.2 6.6 11.2 7.4 13.1 12.3 11.4 6.6 12.1 6.6 8.3 9.6 12.3 8.2 12.2 6.4 7.2 7.3 7.4 11.6 11.3 11.3 4.5 8.2 8.3 34 35 Variance analysis 36 39 40 What-if scenario 6.5 analysis 6.6 Data Representation Tools and Techniques Affinity diagrams 5.2 Cause-and-effect diagrams Control charts Flowcharts 41 42 Hierarchical charts Histograms 43 44 Logical data model Matrix diagrams 37 38 8.2 11.3 Sensitivity analysis Simulation Stakeholder analysis SWOT analysis Technical Performance analysis Trend analysis 32 33 7.1 7.2 11.2 13.2 13.4 11.4 11.4 11.1 13.1 13.4 13.2 11.2 11.7 4.5 4.7 4.5 4.7 5.6 6.6 7.4 5.6 6.6 7.4 9.6 12.3 8.2 8.2 8.3 8.3 8.1 8.2 9.1 8.2 8.3 8.1 8.1 8.2 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 Matrix-based charts Mind mapping Probability and impact matrix Scatter diagrams 62 63 Influencing 64 65 Leadership Meeting management 66 67 Motivation Negotiation 68 69 Networking Nominal group technique Observation/ conversation Political awareness 71 72 73 74 75 76 8.1 13.2 11.3 8.2 8.3 Stakeholder engagement assessment matrix Stakeholder Mapping/ representation Text-oriented formats Decision-Making Tools and Techniques Multicriteria 4.6 5.2 8.1 decision analysis 5.3 8.2 Voting 4.5 5.2 6.4 7.2 4.6 5.5 Communication Skills Tools and Techniques Feedback Presentations Interpersonal and Team Skills Tools and Techniques Active listening 4.4 Communication styles assessment Conflict management 4.1 4.2 Cultural awareness Decision making Decision making intelligence Facilitation 70 9.1 5.2 10.1 10.3 13.2 13.4 13.1 9.1 9.3 11.5 13.4 13.4 9.4 9.5 10.2 10.2 13.4 13.4 10.2 10.1 13.4 10.2 13.3 10.1 10.2 13.3 13.4 9.5 9.5 4.1 4.2 4.4 5.2 5.3 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 9.4 9.5 9.6 9.5 4.4 4.1 4.2 13.4 10.2 9.4 9.3 9.4 9.6 4.4 12.2 13.3 10.2 13.4 10.3 13.3 10.1 10.2 13.3 13.4 5.2 5.2 4.4 Team building Ungrouped Tools and Techniques Advertising Agile release planning Analogous estimating Audits 9.4 12.2 6.5 6.4 7.2 9.2 8.2 11.7 12.3 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 Bidder conferences Bottom-up estimating Change control tools Claims administration Colocation Communication methods Communication models Communication Requirements analysis Communication technology Context diagram Contingent response strategies Cost aggregation Critical path method Decomposition Dependency determination and integration Design for X Expert judgment 102 Financing Funding limit reconciliation Ground rules Historical information review Individual and team assessments Information management Inspections Knowledge management Leads and lags 103 Meetings 104 Organizational theory Parametric estimating Pre-assignment Precedence Diagramming 96 97 98 99 100 101 105 106 107 12.2 6.4 7.2 9.2 4.6 12.3 9.4 10.1 10.2 10.1 10.1 9.4 10.1 10.2 5.2 11.5 7.3 5.4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5.1 5.2 5.3 5.4 6.5 6.6 6.3 6.3 6.1 6.2 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 8.2 8.1 9.1 9.2 10.1 10.3 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 12.1 12.2 12.3 13.1 13.2 13.3 7.3 7.3 13.3 7.3 9.4 4.4 5.5 8.3 12.3 13.3 12.1 13.1 13.2 13.3 13.4 4.4 4.1 4.2 4.3 4.5 4.6 4.7 5.1 6.3 6.5 6.6 6.1 6.2 6.4 7.1 8.1 8.3 9.1 9.2 9.4 10.1 10.2 10.3 11.1 11.2 11.3 11.6 9.1 6.4 7.2 9.2 9.3 6.3 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 method Problem solving Product analysis Project management information system Project reporting Prompt lists Prototypes Quality improvement methods Recognition and rewards Representations of uncertainty Resource optimization Risk categorization Rolling wave planning Schedule compression Schedule network analysis Source selection analysis Strategies for opportunities Strategies for overall project risk Strategies for threats Test and inspection planning Testing/product evaluations Three-point estimating To-complete performance index Training Virtual teams 8.2 9.6 5.3 4.3 6.3 6.5 6.6 7.2 7.4 9.2 9.5 9.6 10.2 10.3 11.6 8.2 11.2 5.2 8.2 9.4 11.4 6.5 6.6 11.3 6.2 6.5 6.6 6.5 12.1 11.5 11.5 11.5 8.1 8.3 6.4 7.2 7.4 9.4 9.3 9.4 DIỄN GIẢI: Benchmarking/Đo điểm chuẩn: Đo điểm chuẩn bao gồm so sánh thực tiễn dự án thực tế dự án tiêu chuẩn chất lượng dự án với dự án so sánh để xác định phương pháp hay nhất, tạo ý tưởng cải tiến cung cấp sở để đo lường hiệu suất Các dự án đánh dấu tồn tổ chức thực bên ngồi nó, nằm khu vực ứng dụng khu vực ứng dụng khác Điểm chuẩn cho phép tương tự từ dự án khu vực ứng dụng khác ngành khác thực Brainstorming/Động não: Động não sử dụng để thu thập liệu cách sáng tạo từ nhóm thành viên nhóm chuyên gia vấn đề để phát triển kế hoạch quản lý chất lượng phù hợp với dự án tới Check sheets/Phiếu kiểm tra: Còn gọi tờ kiểm đếm sử dụng để tổ chức kiện theo cách tạo điều kiện thu thập hiệu liệu hữu ích vấn đề chất lượng tiềm Chúng đặc biệt hữu ích cho việc thu thập liệu thuộc tính thực kiểm tra để xác định khuyết tật; ví dụ: liệu tần suất hậu lỗi thu thập Checklists/Danh sách kiểm tra: Danh sách kiểm tra danh sách mục, hành động điểm cần xem xét Nó thường sử dụng lời nhắc nhở Danh sách kiểm tra rủi ro phát triển dựa thông tin kiến thức lịch sử tích lũy từ dự án tương tự từ nguồn thơng tin khác Đó cách hiệu để nắm bắt học rút từ dự án hoàn thành tương tự, liệt kê rủi ro dự án cụ thể xảy trước liên quan đến dự án Tổ chức trì danh sách kiểm tra rủi ro dựa dự án hồn thành riêng sử dụng danh sách kiểm tra rủi ro chung ngành Mặc dù danh sách kiểm tra nhanh chóng dễ sử dụng xây dựng cách đầy đủ cần phải cẩn thận để đảm bảo danh sách kiểm tra không sử dụng để tránh nỗ lực xác định rủi ro thích hợp Nhóm dự án nên khám phá mục khơng xuất danh sách kiểm tra Ngồi ra, danh sách kiểm tra nên xem xét theo thời gian để cập nhật thơng tin xóa lưu trữ thông tin lỗi thời Focus groups/Các nhóm tập trung: Các nhóm tập trung tập hợp bên liên quan chuyên gia vấn đề để tìm hiểu rủi ro dự án, tiêu chí thành công chủ đề khác theo cách đàm thoại vấn trực tiếp Interviews/Phỏng vấn: Các vấn sử dụng để thu thập thông tin yêu cầu, giả định ràng buộc cấp cao, tiêu chí phê duyệt thơng tin khác từ bên liên quan cách nói chuyện trực tiếp với họ Market Research: Nghiên cứu thị trường Questionnaires and surveys/Bảng câu hỏi khảo sát: Bảng câu hỏi khảo sát tập hợp câu hỏi thiết kế để nhanh chóng tích lũy thông tin từ số lượng lớn người trả lời Bảng câu hỏi / khảo sát phù hợp với đối tượng khác nhau, cần có quay vòng nhanh chóng, người trả lời phân tán theo địa lý nơi phân tích thống kê phù hợp Statistical sampling/Lấy mẫu thống kê: Lấy mẫu thống kê liên quan đến việc chọn phần mẫu để kiểm tra (ví dụ, chọn 10 vẽ kỹ thuật ngẫu nhiên từ danh sách 75) Mẫu lấy để đo kiểm soát xác minh chất lượng Nên xác định tần suất số lượng mẫu Kế hoạch Quản lý chất lượng 10 Alternatives analysis/Phân tích lựa chọn thay thế: Kỹ thuật sử dụng để đánh giá tùy chọn xác định để chọn tùy chọn phương pháp chất lượng khác phù hợp để sử dụng 11 Assessment of other risk parameters/Đánh giá thông số rủi ro khác: Nhóm dự án xem xét đặc điểm khác rủi ro (ngoài xác suất tác động) ưu tiên rủi ro dự án riêng lẻ để phân tích hành động 12 Assumption and constraint analysis/Giả định phân tích ràng buộc: Mỗi dự án kế hoạch quản lý dự án hình thành phát triển dựa tập hợp giả định loạt ràng buộc Chúng thường kết hợp phạm vi đường sở ước tính dự án Giả định phân tích ràng buộc khám phá tính hợp lệ giả định ràng buộc để xác định điều gây nguy hiểm cho dự án Các mối đe dọa xác định từ thiếu xác, bất ổn, mâu thuẫn khơng đầy đủ giả định Các ràng buộc làm phát sinh hội thông qua việc loại bỏ hạn chế ảnh hưởng đến việc thực dự án quy trình 13 Cost of quality/Chi phí chất lượng: Chi phí chất lượn bao gồm nhiều chi phí sau đây: • Prevention costs • Appraisal costs • Failure costs (internal/external) 14 Cost-benefit analysis/Phân tích lợi ích chi phí cơng cụ phân tích tài sử dụng để ước tính điểm mạnh điểm yếu lựa chọn thay nhằm xác định phương án thay tốt mặt lợi ích cung cấp Phân tích chi phí giúp người quản lý dự án xác định xem hoạt động chất lượng lên kế hoạch có hiệu chi phí hay khơng Ngun tắc việc đáp ứng yêu cầu chất lượng bao gồm làm lại hơn, suất cao hơn, chi phí thấp hơn, tăng hài lòng bên liên quan tăng tính chuyên nghiệp Phân tích chi phí cho hoạt động chất lượng so sánh chi phí bước chất lượng với mức độ mong đợi 15 Decision tree analysis/Phân tích định: Được sử dụng để hỗ trợ lựa chọn tốt số khóa học thay hành động Các đường thay thông qua dự án thể định sử dụng nhánh đại diện cho định kiện khác nhau, chi nhánh có chi phí liên quan rủi ro dự án liên quan (bao gồm mối đe dọa hội) Điểm cuối nhánh định thể kết theo sau đường cụ thể đó, âm dương 16 Document analysis/Phân tích tài liệu: Rủi ro xác định từ việc xem xét có cấu trúc tài liệu dự án, bao gồm, không giới hạn, kế hoạch, giả định, ràng buộc, dự án trước, hợp đồng, thỏa thuận tài liệu kỹ thuật Sự không chắn mơ hồ tài liệu dự án, mâu thuẫn tài liệu tài liệu khác nhau, báo rủi ro dự án 17 Earned Value Analysis/Phân tích giá trị thu (EVA): Tiến độ chi phí chênh lệch với ltiến độ số hiệu suất chi phí tính tốn để xác định mức độ chênh lệch từ mục tiêu 18 Influence diagrams/Biểu đồ ảnh hưởng: đồ họa hỗ trợ để định không chắn Biểu đồ ảnh hưởng đại diện cho dự án tình dự án tập hợp thực thể, kết quả, kết quả, với mối quan hệ hiệu ứng chúng Trong trường hợp phần tử sơ đồ không chắn kết tồn rủi ro dự án riêng lẻ nguồn không chắn khác, điều biểu diễn Biểu đồ ảnh hưởng sử dụng dải phân bố xác suất Biểu đồ ảnh hưởng sau đánh giá cách sử dụng kỹ thuật mô phỏng, chẳng hạn phân tích Monte Carlo, để yếu tố có ảnh hưởng lớn đến kết 19 Iteration burndown chart/ Biểu đồ burndown lặp lại Biểu đồ theo dõi cơng việc để hồn thành lặp lại lặp lại Nó sử dụng để phân tích phương sai burndown lý tưởng dựa công việc cam kết từ lập kế hoạch lặp lại Đường xu hướng dự báo sử dụng để dự đốn phương sai có khả hồn thành lặp lại thực hành động thích hợp q trình lặp lại Một đường chéo đại diện cho burndown lý tưởng cơng việc thực tế hàng ngày lại sau vẽ Một đường xu hướng sau tính tốn để dự báo hồn thành dựa cơng việc lại a 20 A make-or-buy analysis/ Một phân tích mua bán kết định việc liệu cơng việc cụ thể thực tốt nhóm dự án hay cần phải mua từ nguồn bên 21 Performance Reviews/ Đánh giá hiệu suất Đánh giá hiệu suất cho hợp đồng đo lường, so sánh phân tích chất lượng, tài nguyên, lịch biểu hiệu suất chi phí so với thỏa thuận Điều bao gồm xác định gói cơng việc trước chậm tiến độ, ngân sách có vấn đề tài nguyên chất lượng 22 Process analysis/ Phân tích q trình: Phân tích quy trình xác định hội cải tiến quy trình Phân tích kiểm tra vấn đề, ràng buộc hoạt động khơng có giá trị gia tăng xảy trình 23 Proposal evaluation: Đánh giá đề xuất nhà thầu (chấm điểm) 24 Regression analysis/ Phân tích hồi quy Kỹ thuật phân tích mối tương quan biến dự án khác góp phần vào kết dự án để cải thiện hiệu suất cho dự án tương lai 25 Reserve analysis/ Phân tích dự phòng Trong q trình kiểm sốt chi phí, phân tích dự phóng sử dụng để theo dõi tình trạng dự phòng dự phòng quản lý cho dự án để xác định xem dự trữ cần thiết hay cần phải có dự trữ bổ sung 26 Risk data quality assessment/ Đánh giá chất lượng liệu rủi ro Đánh giá chất lượng liệu rủi ro đánh giá mức độ liệu rủi ro dự án xác đáng tin cậy làm sở cho phân tích rủi ro định tính Việc sử dụng liệu rủi ro chất lượng thấp dẫn đến phân tích rủi ro định tính mà sử dụng cho dự án Nếu chất lượng liệu không chấp nhận, cần thu thập liệu tốt Chất lượng liệu rủi ro đánh giá thông qua bảng câu hỏi đo lường nhận thức bên liên quan đặc điểm khác nhau, bao gồm tính đầy đủ, tính khách quan, mức độ liên quan kịp thời Một trung bình có trọng số đặc tính chất lượng liệu lựa chọn sau tạo để cung cấp cho điểm chất lượng tổng thể 27 Risk probability and impact assessment/ Xác suất rủi ro đánh giá tác động Đánh giá xác suất rủi ro xem xét khả xảy rủi ro cụ thể Đánh giá tác động rủi ro xem xét hiệu tiềm nhiều mục tiêu dự án lịch biểu, chi phí, chất lượng hiệu suất Tác động tiêu cực mối đe dọa tích cực cho hội Xác suất tác động đánh giá cho rủi ro dự án cá nhân xác định Các rủi ro đánh giá vấn họp với người tham gia lựa chọn để làm quen với loại rủi ro ghi sổ đăng ký rủi ro Các thành viên nhóm dự án người hiểu biết bên dự án bao gồm Mức độ xác suất rủi ro tác động mục tiêu đánh giá vấn họp Sự khác biệt mức độ xác suất tác động bên liên quan cảm nhận mong đợi, khác biệt nên khám phá Chi tiết giải thích, bao gồm giả định biện minh cho cấp định, ghi lại Xác suất rủi ro tác động đánh giá cách sử dụng định nghĩa đưa kế hoạch quản lý rủi ro Rủi ro với xác suất tác động thấp bao gồm ghi rủi ro phần danh sách theo dõi để theo dõi tương lai 28 Root cause analysis/ Phân tích nguyên nhân gốc rễ Phân tích nguyên nhân gốc kỹ thuật phân tích sử dụng để xác định nguyên nhân cơ gây sai lệch, sai sót rủi ro Nguyên nhân gốc rễ ảnh hưởng nhiều phương sai, sai sót rủi ro Nó sử dụng kỹ thuật để xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề giải chúng Khi tất nguyên nhân gốc cho vấn đề loại bỏ, vấn đề không tái diễn 29 Sensitivity analysis/ Phân tích độ nhạy Phân tích độ nhạy giúp xác định rủi ro dự án riêng lẻ nguồn khơng chắn khác có tác động tiềm đến kết dự án Nó tương quan biến thể kết dự án với biến thể yếu tố mơ hình phân tích rủi ro định lượng 30 Simulation/ Mơ Phân tích rủi ro định lượng sử dụng mơ hình mô tác động kết hợp rủi ro dự án riêng lẻ nguồn không chắn khác để đánh giá tác động tiềm chúng việc đạt mục tiêu dự án Mô thường thực cách sử dụng phân tích Monte Carlo Khi chạy phân tích Monte Carlo rủi ro chi phí, mơ sử dụng ước tính chi phí dự án Khi chạy phân tích Monte Carlo nguy lên lịch biểu, biểu đồ mạng lịch biểu ước tính thời gian sử dụng Phân tích nguy định lượng chi phí lập trình tích hợp sử dụng hai yếu tố đầu vào Đầu mơ hình phân tích rủi ro định lượng 31 Stakeholder analysis/ Phân tích bên liên quan Kết phân tích bên liên quan danh sách bên liên quan thơng tin liên quan vị trí họ tổ chức, vai trò dự án, “tiền cược”, kỳ vọng, thái độ (mức hỗ trợ dự án) quan tâm họ thông tin dự án 32 SWOT analysis/ Phân tích SWOT Kỹ thuật xem xét dự án từ điểm mạnh, điểm yếu, hội mối đe dọa (SWOT) Để xác định rủi ro, sử dụng để tăng độ rộng rủi ro xác định cách bao gồm rủi ro tạo nội Kỹ thuật bắt đầu với việc xác định điểm mạnh điểm yếu tổ chức, tập trung vào dự án, tổ chức khu vực kinh doanh nói chung Phân tích SWOT sau xác định hội cho dự án phát sinh từ điểm mạnh mối đe dọa phát sinh từ điểm yếu Phân tích kiểm tra mức độ mà mạnh tổ chức bù đắp mối đe dọa xác định xem điểm yếu cản trở hội hay không 33 Technical performance analysis/ Phân tích hiệu suất kỹ thuật Phân tích hiệu suất kỹ thuật so sánh thành tựu kỹ thuật trình thực dự án với lịch trình thành tựu kỹ thuật Nó đòi hỏi xác định biện pháp kỹ thuật, khách quan lượng tử, sử dụng để so sánh kết thực tế với mục tiêu Các biện pháp hiệu suất kỹ thuật bao gồm trọng lượng, thời gian giao dịch, số lượng lỗi phân phối, dung lượng lưu trữ, vv Độ lệch cho thấy tác động tiềm ẩn mối đe dọa hội 34 Trend Analysis/ Phân tích xu hướng Phân tích xu hướng phát triển ước tính dự báo hoàn thành (EAC) cho hiệu suất chi phí để xem hiệu suất có cải thiện hay xấu hay khơng 35 Variance analysis/ Phân tích phương sai Được mơ tả Phần 4.5.2.2 Phân tích phương sai, sử dụng EVM, giải thích (nguyên nhân, tác động hành động khắc phục) cho chi phí (CV = EV - AC), lịch trình (SV = EV - PV) phương sai hoàn thành (VAC = BAC - EAC) chênh lệch Chi phí chênh lệch lịch biểu phép đo phân tích thường xun Đối với dự án khơng sử dụng phân tích giá trị thu được, phân tích phương sai tương tự thực cách so sánh chi phí lập kế hoạch so với chi phí thực tế để xác định chênh lệch đường sở chi phí hiệu suất dự án thực tế Phân tích sâu thực để xác định nguyên nhân mức độ chênh lệch so với đường sở lịch trình hành động khắc phục phòng ngừa cần thiết Các phép đo hiệu suất chi phí sử dụng để đánh giá mức độ biến thiên đường sở chi phí ban đầu Một khía cạnh quan trọng kiểm sốt chi phí dự án bao gồm việc xác định nguyên nhân mức độ khác biệt liên quan đến đường sở chi phí (xem Mục 7.3.3.1) định liệu có cần phải thực hành động khắc phục phòng ngừa hay không Tỷ lệ phần trăm phương sai chấp nhận có xu hướng giảm có nhiều cơng việc hồn thành 36 What-if scenario analysis/ Phân tích kịch xảy Phân tích kịch trình đánh giá kịch để dự đốn hiệu ứng chúng, tích cực hay tiêu cực, mục tiêu dự án Một phân tích mạng lịch biểu thực cách sử dụng lịch trình để tính tốn kịch khác nhau, chẳng hạn trì hỗn phân phối thành phần chính, mở rộng thời gian kỹ thuật cụ thể giới thiệu yếu tố bên ngoài, chẳng hạn cảnh cáo thay đổi quy trình cấp phép Kết phân tích kịch sử dụng để đánh giá tính khả thi tiến độ dự án điều kiện khác nhau, chuẩn bị dự trữ kế hoạch phản ứng để giải tác động tình bất ngờ 37 Affinity diagrams/ Sơ đồ sở thích Được mơ tả Mục 5.2.2.5 Biểu đồ có thể tổ chức nguyên nhân tiềm ẩn khuyết tật thành nhóm hiển thị khu vực cần tập trung nhiều 38 Cause-and-effect diagrams/ Sơ đồ nguyên nhân hậu Sơ đồ nguyên nhân hậu gọi sơ đồ đường trục, sơ đồ lý sơ đồ Ishikawa Loại sơ đồ phân tích nguyên nhân tuyên bố vấn đề xác định thành nhánh rời rạc, giúp xác định nguyên nhân gốc vấn đề 39 Control charts/ Bảng kiểm soát Biểu đồ điều khiển sử dụng để xác định liệu q trình có ổn định hay có hiệu suất dự đốn hay khơng Giới hạn đặc trưng dựa yêu cầu xác định lại giá trị tối đa tối thiểu cho phép Giới hạn kiểm soát khác với giới hạn cụ thể Các giới hạn kiểm sốt xác định cách sử dụng tính tốn thống kê tiêu chuẩn nguyên tắc để cuối thiết lập khả tự nhiên cho trình ổn định Người quản lý dự án bên liên quan thích hợp sử dụng giới hạn kiểm sốt tính tốn thống kê để xác định điểm mà hành động khắc phục thực để ngăn chặn hiệu suất nằm ngồi giới hạn 10 kiểm sốt Biểu đồ điều khiển sử dụng để giám sát loại biến đầu khác Mặc dù sử dụng thường xuyên để theo dõi hoạt động lặp lặp lại cần thiết để sản xuất lô sản xuất, biểu đồ kiểm sốt sử dụng để theo dõi chi phí tiến độ chênh lệch, khối lượng, tần suất thay đổi phạm vi kết quản lý khác để giúp xác định xem quy trình quản lý dự án có nằm tầm kiểm sốt hay khơng 40 Flowchart/ Lưu đồ 41 Hierarchical charts/ Biểu đồ phân cấp Cấu trúc biểu đồ tổ chức truyền thống sử dụng để hiển thị vị trí mối quan hệ định dạng đồ họa, từ xuống 42 Histograms/ Biểu đồ hiển thị biểu diễn đồ họa liệu số Biểu đồ hiển thị số lượng lỗi lần phân phối, xếp hạng nguyên nhân lỗi, số lần q trình khơng tn thủ biểu diễn khác lỗi dự án sản phẩm 43 Logical data model/ Mơ hình liệu logic Mơ hình liệu lơgic biểu thị trực quan liệu tổ chức, mô tả ngôn ngữ kinh doanh độc lập với cơng nghệ đặc biệt Mơ hình liệu lơgíc sử dụng để xác định nơi toàn vẹn liệu vấn đề chất lượng khác phát sinh 11 44 Matrix diagrams/ Sơ đồ ma trận Sơ đồ ma trận giúp xác định sức mạnh mối quan hệ yếu tố, nguyên nhân mục tiêu khác tồn hàng cột tạo thành ma trận Tùy thuộc vào số lượng yếu tố so sánh, người quản lý dự án sử dụng hình dạng khác biểu đồ ma trận; ví dụ: L, T, Y, X, C hình mái Trong trình này, họ tạo thuận lợi cho việc xác định số chất lượng quan trọng cho thành công dự án 45 Matrix-based charts 46 Mind mapping/ Sơ đồ tư Được mô tả Phần 5.2.2.3 Lập đồ tư phương pháp sơ đồ sử dụng để tổ chức thông tin trực quan Bản đồ tư chất lượng thường tạo xung quanh khái niệm chất lượng nhất, vẽ dạng hình ảnh trang ngang trống, mà đại diện liên quan đến ý tưởng hình ảnh, từ phần từ thêm vào Kỹ thuật lập đồ tâm trí giúp thu thập nhanh yêu cầu chất lượng dự án, ràng buộc, phụ thuộc mối quan hệ 47 Probability and impact matrix/ Ma trận xác suất tác động Một ma trận xác suất tác động lưới để lập đồ xác suất lần xuất rủi ro tác động đến mục tiêu dự án rủi ro xảy Đây kết hợp xác suất tác động cho phép rủi ro dự án chia thành nhóm ưu tiên (xem Hình 11-5) Rủi ro ưu tiên để phân tích sâu lập kế hoạch phản ứng rủi ro dựa xác suất tác động chúng Xác suất xảy cho rủi ro dự án đánh tác động nhiều mục tiêu dự án xảy ra, sử dụng xác suất tác động dự án xác định kế hoạch quản lý rủi ro Rủi ro dự án riêng lẻ gán cho mức độ ưu tiên dựa kết hợp xác suất tác động đánh giá họ, sử dụng ma trận xác suất tác động a 48 Scatter diagrams/ Sơ đồ phân tán Một biểu đồ phân tán biểu đồ cho thấy mối quan hệ hai biến Các biểu đồ phân tán chứng minh mối quan hệ phần tử trình, mơi trường hoạt động trục lỗi chất lượng trục 12 49 Stakeholder engagement assessment matrix/ Ma trận đánh giá tham gia bên liên quan Ma trận đánh giá tham gia bên liên quan hỗ trợ so sánh mức độ tham gia bên liên quan mức độ tham gia mong muốn cần thiết để phân phối dự án thành công Một cách để phân loại mức độ tương tác bên liên quan thể Hình 13-6 Mức độ tham gia bên liên quan phân loại sau: 50 Stakeholder mapping/ Representation: Kỹ thuật biểu diễn liệu sử dụng quy trình bao gồm khơng giới hạn ánh xạ / biểu diễn bên liên quan Lập đồ biểu diễn bên liên quan phương pháp phân loại bên liên quan sử dụng phương pháp khác Phân loại bên liên quan giúp nhóm nghiên cứu xây dựng mối quan hệ với bên liên quan dự án xác định Các phương pháp phổ biến bao gồm: 51 Text-oriented formats/ Định dạng văn Trách nhiệm thành viên nhóm u cầu mơ tả chi tiết xác định định dạng văn Thông thường dạng phác thảo, tài liệu cung cấp thông tin trách nhiệm, thẩm quyền, lực điều khoản Các tài liệu biết đến với nhiều tên khác bao gồm mơ tả vị trí hình thức thẩm quyền trách nhiệm Các tài liệu sử dụng làm mẫu cho dự án tương lai, đặc biệt thông tin cập nhật suốt dự án cách áp dụng học kinh nghiệm 52 Multicriteria decision analysis/ Phân tích định đa nguyên Được mô tả Mục 8.1.2.4 Kỹ thuật sử dụng ma trận định để cung cấp cách tiếp cận phân tích có hệ thống để đánh giá thay đổi yêu cầu theo tập hợp tiêu chí xác định trước 53 Voting/ Bỏ phiếu Được mô tả Phần 5.2.2.4 Bỏ phiếu mang hình thức trí, đa số, đa số để định liệu có chấp nhận, trì hỗn từ chối u cầu thay đổi hay không 54 Feed back/ Phản hồi 55 Presentations/ Trình bày 56 Active listening/ Lắng nghe tích cực Kỹ thuật lắng nghe tích cực liên quan đến việc thừa nhận, làm sáng tỏ cải thiện, hiểu biết loại bỏ rào cản ảnh hưởng xấu đến hiểu biết 57 Communication styles assessment/ Đánh giá phong cách giao tiếp Một kỹ thuật sử dụng để đánh giá kiểu giao tiếp xác định phương thức truyền thơng, định dạng nội dung ưa thích cho hoạt động truyền thông lên kế hoạch Thường sử dụng với bên liên quan không hỗ trợ, đánh giá thực theo đánh giá tham gia bên liên quan (được mô tả Mục 13.2.2.5) để xác định khoảng trống tham gia bên liên quan 58 Conflict management/ Quản lý xung đột 59 Cultural awareness/ Nhận thức văn hóa Nhận thức văn hóa hiểu biết khác biệt cá nhân, nhóm, tổ chức thích ứng với chiến lược truyền thông dự án bối cảnh khác biệt Nhận thức hành động hậu giảm thiểu hiểu lầm hiểu sai khác biệt văn hóa cộng đồng bên liên quan dự án Nhận 13 thức văn hóa tính nhạy cảm văn hóa giúp người quản lý dự án lập kế hoạch truyền thông dựa khác biệt văn hóa yêu cầu bên liên quan thành viên nhóm 60 Decision making/ Ra định 61 Decision making intelligence/ Ra định thông minh 62 Facilitation/ Tạo thuận lợi Tạo điều kiện thuận lợi khả hướng dẫn kiện nhóm hiệu đến định, giải pháp kết luận thành công Một người hỗ trợ đảm bảo có tham gia hiệu quả, mà người tham gia đạt hiểu biết lẫn nhau, tất đóng góp xem xét, kết luận kết có đầy đủ mua theo quy trình định thiết lập cho dự án, hành động thỏa thuận đạt cách thích hợp xử lý sau 63 Influencing/ Ảnh hưởng Bởi nhà quản lý dự án thường có khơng có quyền trực tiếp thành viên môi trường ma trận, khả họ để kịp thời bên liên quan quan trọng để thành công dự án Một kỹ sử dụng trình thu thập thơng tin có liên quan quan trọng để giải vấn đề quan trọng đạt thỏa thuận trì lòng tin lẫn 64 Leadership/ Khả lãnh đạo Các dự án thành cơng đòi hỏi nhà lãnh đạo có kỹ lãnh đạo mạnh mẽ Khả lãnh đạo khả lãnh đạo đội truyền cảm hứng cho họ để làm tốt cơng việc họ Nó bao gồm loạt kỹ năng, khả hành động Lãnh đạo quan trọng thông qua tất giai đoạn vòng đời dự án Có nhiều lý thuyết lãnh đạo định nghĩa phong cách lãnh đạo cần sử dụng cần thiết cho tình nhóm Điều đặc biệt quan trọng truyền đạt tầm nhìn truyền cảm hứng cho nhóm dự án để đạt hiệu suất cao 65 Meeting management/ Quản lý họp Được mô tả Mục 10.2.2.6 Quản lý họp bao gồm chuẩn bị chương trình nghị sự, đảm bảo đại diện cho nhóm liên quan mời, chuẩn bị gửi phút hành động 66 Motivation/ Động lực Động lực cung cấp lý cho người hành động Các nhóm thúc đẩy cách trao quyền cho họ tham gia vào việc định khuyến khích họ làm việc độc lập 67 Negotiation/Đàm phán: Việc đàm phán phải thành viên nhóm mua sắm có quyền ký hợp đồng Người quản lý dự án thành viên khác nhóm quản lý dự án có mặt q trình đàm phán để hỗ trợ cần thiết Đàm phán sử dụng để đạt hỗ trợ thỏa thuận hỗ trợ cơng việc dự án kết để giải vấn đề nhóm với bên liên quan khác 68 Networking/ Mạng Mạng tương tác với người khác để trao đổi thông tin phát triển danh bạ Mạng lưới cung cấp cho nhà quản lý dự án nhóm họ quyền truy cập vào tổ chức không thức để giải vấn đề, hành động bên liên quan, tăng hỗ trợ bên liên quan cho công việc kết dự án, cải thiện hiệu suất.Networking đảm bảo truy cập thông tin mức độ tham gia bên liên quan 69 Nominal group technique/ Kỹ thuật nhóm danh nghĩa Kỹ thuật nhóm danh nghĩa tăng cường động não với trình bỏ phiếu sử dụng để xếp hạng ý tưởng hữu ích để tiếp tục động não ưu tiên 70 Observation/conversation: Quan sát / hội thoại Quan sát trò chuyện cung cấp cách trực tiếp để xem cá nhân môi trường họ cách họ thực công việc nhiệm vụ họ thực quy trình Nó đặc biệt hữu ích cho quy trình chi tiết người sử dụng sản phẩm gặp khó khăn khơng muốn nói rõ yêu cầu họ Quan sát gọi "làm việc bóng tối." Nó thường thực bên người quan sát xem 14 chuyên gia kinh doanh thực công việc Nó thực "người quan sát người tham gia", người thực thực quy trình thủ tục để trải nghiệm cách thực để phát yêu cầu ẩn 71 Political awareness/ Nhận thức trị Được mơ tả Mục 10.1.2.6 Nhận thức trị giúp người quản lý dự án lập kế hoạch truyền thông dựa mơi trường dự án mơi trường trị tổ chức 72 Team building/ Xây dựng nhóm Xây dựng nhóm tiến hành hoạt động tăng cường quan hệ xã hội nhóm xây dựng môi trường làm việc hợp tác hợp tác Hoạt động xây dựng nhóm thay đổi từ mục chương trình làm việc phút họp đánh giá trạng thái đến kiện ngồi khn viên, tạo điều kiện chuyên nghiệp thiết kế để cải thiện mối quan hệ cá nhân Mục tiêu hoạt động xây dựng nhóm giúp thành viên nhóm làm việc hiệu với Các chiến lược xây dựng nhóm đặc biệt có giá trị thành viên nhóm hoạt động từ địa điểm xa mà khơng có tiếp xúc trực diện Giao tiếp hoạt động không thức giúp xây dựng niềm tin thiết lập mối quan hệ làm việc tốt Trong xây dựng nhóm điều cần thiết giai đoạn đầu dự án, phải q trình liên tục Các thay đổi mơi trường dự án tránh khỏi để quản lý chúng hiệu quả, áp dụng nỗ lực xây dựng nhóm liên tục Người quản lý dự án phải liên tục theo dõi chức hiệu suất nhóm để xác định xem có cần thực hành động để ngăn chặn sửa chữa vấn đề khác nhóm 73 Advertising/ Quảng cáo giao tiếp với người dùng người dùng tiềm sản phẩm, dịch vụ kết Danh sách người bán hàng tiềm có thường mở rộng cách đặt quảng cáo ấn phẩm lưu hành chung báo chí chọn ấn phẩm thương mại đặc biệt Hầu hết khu vực pháp lý phủ u cầu quảng cáo cơng khai đăng trực tuyến hợp đồng phủ chờ xử lý 74 Agile release planning/ Kế hoạch phát hành nhanh nhẹn cung cấp tóm tắt cấp cao lịch phát hành (thường từ đến tháng) dựa lộ trình sản phẩm tầm nhìn sản phẩm cho phát triển sản phẩm Kế hoạch phát hành nhanh xác định số lần lặp lại chạy nước rút phát hành cho phép chủ sở hữu sản phẩm nhóm định cần phải phát triển phải để có sản phẩm tái phát dựa mục tiêu kinh doanh, phụ thuộc trở ngại 75 Analogous estimating/ Ước lượng tương tự kỹ thuật để ước tính thời gian chi phí hoạt động dự án sử dụng liệu lịch sử từ hoạt động dự án tương tự Việc ước tính tương tự sử dụng tham số từ dự án tương tự trước đó, chẳng hạn thời lượng, ngân sách, kích thước, trọng lượng độ phức tạp làm sở để ước tính tham số đo lường cho dự án tương lai Khi ước tính thời lượng, kỹ thuật dựa thời gian thực tế dự án tương tự trước làm sở để ước tính thời gian dự án Đó phương pháp ước tính tổng giá trị, điều chỉnh cho khác biệt biết độ phức tạp dự án Ước lượng thời gian tương tự thường sử dụng để ước tính thời gian dự án có lượng thơng tin chi tiết có giới hạn dự án 76 Audits: Đánh giá quy trình độc lập có cấu trúc sử dụng để xác định xem hoạt động dự án có tuân thủ sách, quy trình quy trình tổ chức dự án hay không Đánh giá chất lượng thường thực nhóm bên ngồi dự án, chẳng hạn phòng Đánh giá nội tổ chức, PMO kiểm tốn viên bên ngồi tổ chức 77 Bidder conferences: Hội nghị nhà thầu (còn gọi hội nghị nhà thầu, hội nghị nhà cung cấp hội nghị trước đặt giá thầu) họp người 15 mua người bán tiềm trước gửi đề xuất Chúng sử dụng để đảm bảo tất nhà thầu tiềm có hiểu biết rõ ràng phổ biến việc mua sắm khơng có nhà thầu hưởng ưu đãi 78 Bottom-up estimating: Ước tính từ lên phương pháp ước tính thời gian dự án chi phí cách tổng hợp ước tính thành phần cấp thấp WBS Khi thời gian hoạt động khơng thể ước tính với mức độ hợp lý hoạt động, công việc hoạt động phân tích chi tiết Thời lượng chi tiết ước tính Sau đó, ước tính tổng hợp thành tổng số lượng cho khoảng thời gian hoạt động Các hoạt động khơng thể có phụ thuộc chúng ảnh hưởng đến ứng dụng sử dụng tài nguyên Nếu có phụ thuộc, mơ hình sử dụng tài nguyên xác định lại ghi lại yêu cầu ước tính hoạt động 79 Change control tools: Cơng cụ kiểm sốt thay đổi Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thay đổi quản lý, công cụ thủ công tự động sử dụng Điều khiển lưu lượng tập trung vào đặc điểm phân phơi quy trình, kiểm sốt thay đổi tập trung vào việc xác định, lập tài liệu phê duyệt từ chối thay đổi tài liệu dự án, phân phôi đường sở 80 Claims administration: Quản lý yêu cầu: Thay đổi bị tranh chấp thay đổi mang tính xây dựng tiềm thay đổi yêu cầu mà người mua người bán đạt thỏa thuận bồi thường cho thay đổi đồng ý thay đổi xảy Những thay đổi gây tranh cãi gọi tuyên bố Khi họ giải quyết, họ trở thành tranh chấp fi nally kháng cáo Khiếu nại ghi chép, xử lý, giám sát quản lý suốt vòng đời hợp đồng, thường theo điều khoản hợp đồng Nếu thân bên không giải khiếu nại, phải xử lý theo giải pháp tranh chấp thay (ADR) thường tuân theo thủ tục thiết lập hợp đồng Việc giải tất khiếu nại tranh chấp thông qua đàm phán phương pháp ưu tiên 81 Colocation: Thuê bao liên quan đến việc đặt nhiều tất thành viên nhóm dự án hoạt động tích cực vị trí thực tế để nâng cao khả họ để thực nhóm Th vị trí tạm thời, chẳng hạn thời điểm quan trọng chiến lược dự án, tiếp tục cho toàn dự án Các chiến lược Th vị trí bao gồm phòng họp nhóm, địa điểm chung để đăng lịch biểu tiện ích khác giúp tăng cường giao tiếp ý thức cộng đồng 82 Communication methods: Phương pháp giao tiếp Có số phương pháp truyền thơng sử dụng để chia sẻ thông tin bên liên quan dự án Các phương pháp phân loại rộng sau: • Giao tiếp tương tác • Đẩy thơng tin liên lạc • Kéo thơng tin liên lạc 83 Communication models: Mơ hình truyền thơng đại diện cho quy trình giao tiếp dạng tuyến tính (người gửi người nhận), dạng tương tác bao gồm yếu tố phản hồi bổ sung (người gửi, người nhận phản hồi) mơ hình phức tạp yếu tố (các) người gửi người nhận nỗ lực thể phức tạp giao tiếp liên quan đến người 84 Analysis of communication requirements: Phân tích u cầu truyền thơng xác định nhu cầu thông tin bên liên quan dự án Các yêu cầu xác định cách kết hợp loại định dạng thông tin cần thiết với phân tích giá trị thơng tin 16 85 Communication technology: Công nghệ truyền thông: Các phương pháp sử dụng để chuyển thông tin bên liên quan dự án thay đổi đáng kể Các phương pháp phổ biến sử dụng để trao đổi thông tin cộng tác bao gồm hội thoại, họp, tài liệu văn bản, sở liệu, phương tiện truyền thông xã hội trang web 86 The context diagram: Sơ đồ ngữ cảnh ví dụ mơ hình phạm vi Các sơ đồ ngữ cảnh mô tả trực quan phạm vi sản phẩm cách hiển thị hệ thống nghiệp vụ (quy trình, thiết bị, hệ thống máy tính, vv), cách người hệ thống khác (diễn viên) tương tác với (xem Hình 5-6) Biểu đồ ngữ cảnh hiển thị đầu vào cho hệ thống kinh doanh, (các) tác nhân cung cấp đầu vào, kết đầu từ hệ thống kinh doanh (các) tác nhân nhận đầu 87 Contigent response strategies: Chiến lược phản hồi tiếp giáp: Một số câu trả lời thiết kế để sử dụng số kiện định xảy Đối với số rủi ro, nhóm dự án thích hợp để lập kế hoạch phản hồi thực số điều kiện định, người ta tin có cảnh báo đầy đủ để thực kế hoạch Các kiện kích hoạt phản ứng dự phòng, chẳng hạn thiếu mốc trung gian ưu tiên cao với người bán, cần xác định theo dõi Các phản ứng rủi ro xác định kỹ thuật thường gọi kế hoạch dự phòng kế hoạch dự phòng bao gồm kiện kích hoạt xác định để đặt kế hoạch có hiệu lực 88 Cost aggregation: Tổng hợp chi phí: Các ước tính chi phí tổng hợp theo gói cơng việc phù hợp với WBS Các ước tính chi phí gói cơng việc sau tổng hợp cho mức thành phần cao WBS (chẳng hạn tài khoản kiểm sốt) cuối cho tồn dự án 89 The critical path method: Phương pháp đường Gant quan trọng sử dụng để ước tính thời gian dự án tối thiểu xác định số lượng lịch biểu fl khả thi đường dẫn mạng hợp lý mơ hình lịch biểu Kỹ thuật phân tích mạng lịch biểu tính tốn thời gian bắt đầu sớm, sớm, trễ trễ cho tất hoạt động mà không quan tâm đến hạn chế tài nguyên cách thực phân tích chuyển tiếp lùi thông qua mạng lịch biểu, Hình 6-16 Trong ví dụ này, đường dài bao gồm hoạt động A, C D, trình tự A-C-D đường quan trọng Con đường quan trọng chuỗi hoạt động đại diện cho đường dài thông qua dự án, xác định thời gian dự án ngắn Con đường dài có tổng số — oat - thường số không Kết sớm muộn ngày are nish không thiết lịch trình dự án; thay vào đó, chúng khoảng thời gian mà hoạt động thực hiện, sử dụng tham số nhập mơ hình lịch biểu cho thời lượng hoạt động, mối quan hệ logic, khách hàng tiềm năng, độ trễ hạn chế khác biết Phương pháp đường dẫn tới hạn sử dụng để tính tốn (các) đường dẫn tới hạn số lượng tổng thể miễn phí or oat lịch trình fl đường dẫn mạng hợp lý mơ hình lịch biểu 90 Decomposition: Phân rã kỹ thuật sử dụng để phân chia chia nhỏ phạm vi dự án phân phối dự án thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý Gói cơng việc công việc xác định mức thấp WBS mà chi phí thời gian ước tính quản lý Mức độ phân hủy thường hướng dẫn mức độ kiểm soát cần thiết để quản lý hiệu dự án Mức độ chi tiết cho gói cơng việc thay đổi theo kích thước độ phức tạp dự án 91 Dependency determination and intergration: Phụ thuộc đặc trưng thuộc tính sau: bắt buộc tùy ý, nội bên ngồi (như mơ tả bên dưới) Phụ thuộc có bốn thuộc tính, hai thuộc tính áp dụng lúc theo cách sau: phụ thuộc bên bắt buộc, phụ thuộc bắt buộc nội bộ, phụ thuộc bên tùy ý phụ thuộc nội tùy ý 17 92 Design for X: Thiết kế cho X (DfX) tập hợp nguyên tắc kỹ thuật áp dụng trình thiết kế sản phẩm để tối ưu hóa khía cạnh đặc biệt thiết kế DfX kiểm sốt chí cải thiện đặc tính sản phẩm X DfX khía cạnh khác phát triển sản phẩm, chẳng hạn độ tin cậy, triển khai, lắp ráp, sản xuất, chi phí, dịch vụ, khả sử dụng, an toàn chất lượng Sử dụng DfX dẫn đến giảm chi phí, cải thiện chất lượng, hiệu suất tốt hài lòng khách hàng 93 Expert judgment: Đánh giá chuyên gia xác định phán cung cấp dựa kiến thức chuyên môn lĩnh vực ứng dụng, Khu vực tri thức, kỷ luật, ngành, vv, thích hợp cho hoạt động thực Chun mơn cung cấp nhóm cá nhân có giáo dục chuyên môn, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đào tạo 94 Financing: Tài đòi hỏi phải có nguồn tài trợ cho dự án Nó phổ biến cho dự án sở hạ tầng lâu dài, cơng nghiệp, dịch vụ cơng cộng để tìm kiếm nguồn vốn bên Nếu dự án tài trợ từ bên ngoài, thực thể tài trợ có yêu cầu định phải đáp ứng 95 Funding limit reconciliation: Chi tiêu quỹ nên đối chiếu với giới hạn tài trợ cam kết tài trợ cho dự án Một khác biệt giới hạn tài trợ chi phí dự kiến đơi đòi hỏi phải lập lịch lại công việc để đưa mức chi tiêu Điều thực cách đặt ràng buộc ngày áp đặt cho công việc vào tiến độ dự án 96 Ground rules: Các nguyên tắc bản, xác định điều lệ nhóm đặt hành vi dự kiến cho thành viên nhóm dự án, bên liên quan khác, liên quan đến tham gia bên liên quan 97 Historical information review: Xem xét thông tin lịch sử hỗ trợ việc phát triển ước tính tham số ước tính tương tự Thơng tin lịch sử bao gồm đặc điểm dự án (tham số) để phát triển mô hình tốn học để dự đốn tổng chi phí dự án Các mơ đơn giản (ví dụ: xây dựng nhà dựa chi phí định cho foot vng) phức tạp (ví dụ: mơ hình phát triển phần mềm sử dụng nhiều yếu tố điều chỉnh riêng biệt, yếu tố có nhiều điểm đó) 98 Individual and team assessments: Các cơng cụ đánh giá cá nhân nhóm cung cấp cho người quản lý dự án thông tin chi tiết nhóm dự án vào lĩnh vực điểm mạnh điểm yếu Những công cụ giúp người quản lý dự án đánh giá sở thích nhóm, nguyện vọng, cách họ xử lý tổ chức thông tin, cách họ định cách họ tương tác với người Các công cụ khác có sẵn khảo sát thái độ, đánh giá cụ thể, vấn có cấu trúc, kiểm tra khả nhóm tập trung Những cơng cụ giúp cải thiện hiểu biết, tin tưởng, cam kết giao tiếp thành viên nhóm tạo điều kiện cho nhóm hiệu suốt dự án 99 Information management: Các công cụ kỹ thuật quản lý thông tin sử dụng để tạo kết nối người với thông tin Chúng có hiệu để chia sẻ kiến thức rõ ràng, đơn giản, rõ ràng 100 Inspections: Kiểm tra việc kiểm tra sản phẩm làm việc để xác định xem có phù hợp với tiêu chuẩn ghi chép hay không Kết kiểm tra thường bao gồm phép đo thực cấp độ Kết hoạt động đơn lẻ kiểm tra, sản phẩm cuối dự án kiểm tra Kiểm tra gọi đánh giá, đánh giá ngang hàng, kiểm tra hướng dẫn Trong số lĩnh vực ứng dụng, thuật ngữ có nghĩa hẹp đặc biệt Kiểm tra sử dụng để xác minh sửa chữa lỗi 101 Knowledge management: Kiểm tra việc kiểm tra sản phẩm làm việc để xác định xem có phù hợp với tiêu chuẩn ghi chép hay không Kết kiểm tra thường bao gồm phép đo thực cấp độ Kết 18 hoạt động đơn lẻ kiểm tra, sản phẩm cuối dự án kiểm tra Kiểm tra gọi đánh giá, đánh giá ngang hàng, kiểm tra hướng dẫn Trong số lĩnh vực ứng dụng, thuật ngữ có nghĩa hẹp đặc biệt Kiểm tra sử dụng để xác minh sửa chữa lỗi 102 Leads and lags: Sớm trễ Khách hàng tiềm lượng thời gian mà hoạt động nâng cao liên quan đến hoạt động người tiền nhiệm Ví dụ, dự án để xây dựng tòa nhà mới, cảnh quan lên kế hoạch để bắt đầu tuần trước hoàn thành danh sách đục lỗ theo lịch trình Điều hiển thị khởi đầu với sớm tuần Hình 6-10.Trễ thường biểu diễn dạng giá trị âm cho độ trễ phần mềm lập lịch biểu 103 Meetings: Đối với trình này, họp tổ chức với bên liên quan để xác định mục tiêu dự án, tiêu chí thành cơng, khóa phân phối chính, yêu cầu cấp cao, mốc tóm tắt thơng tin tóm tắt khác 104 Organizational theory: Lý thuyết tổ chức cung cấp thông tin liên quan đến cách thức người, nhóm đơn vị tổ chức hành xử Sử dụng hiệu kỹ thuật phổ biến xác định lý thuyết tổ chức rút ngắn lượng thời gian, chi phí cơng sức cần thiết để tạo kết đầu trình quản lý tài nguyên kế hoạch cải thiện hiệu lập kế hoạch Các lý thuyết tổ chức áp dụng khuyên bạn nên thực phong cách lãnh đạo rõ ràng phù hợp với thay đổi mức độ trưởng thành đội suốt vòng đời dự án Điều quan trọng phải nhận cấu trúc văn hóa tổ chức tác động đến cấu trúc tổ chức dự án 105 Parametric estimating: Ước tính tham số kỹ thuật ước tính thuật tốn sử dụng để tính tốn chi phí thời lượng dựa liệu lịch sử thơng số dự án Ước tính tham số sử dụng mối quan hệ thống kê liệu lịch sử biến khác (ví dụ: cảnh vng xây dựng) để tính tốn ước tính cho thơng số hoạt động, chẳng hạn chi phí, ngân sách thời lượng 106 Pre-assignment: Giao nhiệm vụ trước Khi tài nguyên nhóm cho dự án xác định trước, chúng coi định trước Tình trạng xảy dự án kết nguồn lực cụ thể xác định đề xuất cạnh tranh dự án phụ thuộc vào chuyên môn người cụ thể Việc phân cơng trước bao gồm thành viên nhóm định trình xây dựng dự án điều lệ quy trình khác trước kế hoạch quản lý tài nguyên ban đầu hoàn thành 107 Precedence diagramming methods: Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) kỹ thuật sử dụng để xây dựng mơ hình lịch biểu hoạt động biểu diễn nút liên kết đồ họa nhiều mối quan hệ logic để hiển thị trình tự hoạt động thực 19 108 Problem solving: Giải vấn đề đòi hỏi giải pháp cho vấn đề thách thức Nó bao gồm thu thập thơng tin bổ sung, tư phê phán, phương pháp tiếp cận sáng tạo, định lượng / logic Giải vấn đề hiệu có hệ thống yếu tố việc đảm bảo chất lượng cải thiện chất lượng Các vấn đề phát sinh q trình kiểm sốt chất lượng từ kiểm tốn chất lượng liên kết với q trình phân phối Sử dụng phương pháp giải vấn đề có cấu trúc giúp loại bỏ vấn đề phát triển giải pháp lâu dài 109 Product analysis: Phân tích sản phẩm sử dụng cho sản phẩm dịch vụ khơng xác định Nó bao gồm đặt câu hỏi sản phẩm dịch vụ hình thành câu trả lời để mơ tả cách sử dụng, đặc điểm khía cạnh liên quan khác phân phối 110 Project management information system (PMIS): PMIS cung cấp quyền truy cập vào công cụ phần mềm công nghệ thông tin, chẳng hạn lập kế hoạch công cụ phần mềm, hệ thống ủy quyền làm việc, hệ thống quản lý người, hệ thống thu thập thông tin phân phối, giao diện cho hệ thống tự động trực tuyến khác Việc thu thập báo cáo tự động số hiệu suất (KPI) phần hệ thống 111 Project Reporting: Báo cáo thực dự án 112 Prompt list: Danh sách nhắc danh sách danh mục rủi ro xác định trước làm phát sinh rủi ro dự án riêng lẻ đóng vai trò nguồn rủi ro dự án tổng thể Danh sách nhắc sử dụng khuôn khổ để hỗ trợ cho nhóm dự án việc tạo ý tưởng sử dụng kỹ thuật nhận diện rủi ro Các danh mục rủi ro mức thấp cấu trúc phân tích rủi ro sử dụng danh sách nhanh cho rủi ro dự án riêng lẻ Một số khung chiến lược chung phù hợp để xác định nguồn rủi ro dự án tổng thể, ví dụ PESTLE (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp lý, môi trường), TECOP (kỹ thuật, mơi trường, thương mại, hoạt động, trị), VUCA (biến động, không chắn, phức tạp, mơ hồ) 113 Prototype: Prototyping phương pháp thu thập phản hồi sớm yêu cầu cách cung cấp mơ hình sản phẩm mong đợi trước thực xây dựng Ví dụ ngun mẫu sản phẩm có quy mơ nhỏ, mơ hình 2D 3D tạo máy tính, mơ hình giả lập mơ Ngun mẫu cho phép bên liên quan thử nghiệm với mơ hình sản phẩm cuối thay bị hạn chế để thảo luận đại diện trừu tượng yêu cầu họ Các nguyên mẫu hỗ trợ khái niệm xây dựng tiến chu kỳ lặp lại việc tạo mơ hình, thử nghiệm người dùng, tạo phản hồi sửa đổi mẫu Khi đủ chu kỳ phản hồi thực hiện, yêu cầu thu từ nguyên mẫu hồn thành sn sẻ để chuyển sang giai đoạn thiết kế xây dựng 114 Quality improvement methods: Cải tiến chất lượng xảy dựa điều khoản khuyến nghị từ quy trình kiểm sốt chất lượng, kiểm định chất lượng, giải vấn đề trình Quản lý chất lượng Kế hoạchlàm-kiểm tra-hành động Six Sigma hai số công cụ cải tiến chất lượng phổ biến sử dụng để phân tích đánh giá hội cải tiến 115 Recognition and rewards: Một phần trình phát triển đội ngũ liên quan đến việc nhận bổ ích cho hành vi mong muốn Kế hoạch ban đầu để thưởng cho người phát triển trình Quản lý Tài nguyên Kế hoạch Phần thưởng có hiệu lực chúng thỏa mãn nhu cầu cá nhân đánh giá cao Quyết định khen thưởng thực hiện, thức khơng thức, q trình quản lý nhóm dự án Sự khác biệt văn hóa cần xem xét xác định công nhận phần thưởng 20 116 Representations of uncertainty Phân tích rủi ro định lượng đòi hỏi đầu vào cho mơ hình phân tích rủi ro định lượng, tái xác định rủi ro dự án riêng lẻ nguồn khơng chắn khác 117 Resource optimization: Tối ưu hóa tài nguyên sử dụng để điều chỉnh ngày bắt đầu hoạt động to nish để điều chỉnh việc sử dụng tài nguyên theo kế hoạch khả tài nguyên Ví dụ kỹ thuật tối ưu hóa tài nguyên sử dụng để điều chỉnh mơ hình lịch biểu nhu cầu cung cấp tài nguyên 118 Risk categorization: Danh mục rủi ro 119 Rolling wave planning: Lập kế hoạch sóng lăn kỹ thuật lập kế hoạch lặp lặp lại cơng việc hồn thành ngắn hạn lên kế hoạch chi tiết, công việc tiếp tục tương lai lên kế hoạch mức cao Nó hình thức xây dựng tiến áp dụng cho gói cơng việc, gói lập kế hoạch, phát hành kế hoạch sử dụng cách tiếp cận nhanh nhẹn thác nước Do đó, cơng việc tồn mức chi tiết khác tùy thuộc vào vị trí vòng đời dự án Trong trình lập kế hoạch chiến lược sớm thơng tin xác định, gói cơng việc bị phân hủy theo mức chi tiết biết Như biết nhiều kiện diễn thời gian gần, gói cơng việc bị phân hủy thành hoạt động 120 Schedule compression: Lịch trình kỹ thuật nén sử dụng để rút ngắn tăng tốc độ thời gian biểu mà không làm giảm phạm vi dự án để đáp ứng ràng buộc lịch biểu, ngày áp đặt mục tiêu lịch biểu khác Một kỹ thuật hữu ích phân tích âm tính Con đường quan trọng đường có 121 Schedule network analysis: Lên lịch phân tích mạng kỹ thuật bao quát sử dụng để tạo mô hình lịch dự án Nó sử dụng số kỹ thuật khác phương pháp đường dẫn quan trọng (được mô tả Phần 6.5.2.2), kỹ thuật tối ưu hóa tài ngun (được mơ tả Phần 6.5.2.3) kỹ thuật mơ hình hóa (được mơ tả Phần 6.5.2.4) 122 Source selection analysis: Cần xem xét việc ưu tiên yêu cầu cạnh tranh cho dự án trước định phương pháp lựa chọn Vì phương pháp lựa chọn cạnh tranh yêu cầu người bán đầu tư lượng lớn thời gian tài nguyên trả trước, nên thực hành tốt phương pháp đánh giá tài liệu mua sắm để nhà thầu biết họ đánh 123 Strategies for opportunities: Năm chiến lược thay xem xét để xử lý hội, sau: • Leo thang • Khai thác • Chia sẻ • Nâng cao • Chấp nhận 124 Strategies for overall project risk: Các phản ứng rủi ro cần lên kế hoạch thực không cho rủi ro dự án mà nhằm giải rủi ro dự án tổng thể Các chiến lược đáp ứng rủi ro tương tự sử dụng để đối phó với rủi ro dự án áp dụng cho rủi ro dự án tổng thể: • Avoid • Exploit • Transfer/share • Mitigate/enhance • Accept 125 Strategies for threats: Năm chiến lược thay xem xét để đối phó với mối đe dọa, sau: 21 • Escalate • Avoid • Transfer • Mitigate • Accept 126 Test and inspection planning/ITP: Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý dự án nhóm dự án xác định cách kiểm tra kiểm tra sản phẩm, phân phối dịch vụ để đáp ứng nhu cầu kỳ vọng bên liên quan cách đáp ứng mục tiêu cho hiệu suất độ tin cậy sản phẩm Các thử nghiệm kiểm tra phụ thuộc vào ngành bao gồm thử nghiệm alpha beta dự án phần mềm, kiểm tra sức mạnh dự án xây dựng, kiểm tra sản xuất, kiểm tra trường kiểm tra không phá hủy kỹ thuật 127 Testing / product evaluations: Thử nghiệm điều tra tổ chức xây dựng tiến hành để cung cấp thông tin khách quan chất lượng sản phẩm dịch vụ kiểm tra theo yêu cầu dự án Mục đích thử nghiệm tìm lỗi, lỗi, lỗi vấn đề khơng phù hợp khác sản phẩm dịch vụ Loại, số lượng mức độ thử nghiệm cần thiết để đánh giá yêu cầu phần kế hoạch chất lượng dự án phụ thuộc vào chất dự án, thời gian, ngân sách ràng buộc khác Các thử nghiệm thực tồn dự án, thành phần khác dự án trở nên có sẵn vào cuối dự án sản phẩm phân phối cuối Thử nghiệm sớm giúp xác định vấn đề khơng phù hợp giúp giảm chi phí thành phần không phù hợp 128 Three – point estimating: Độ xác ước tính thời gian điểm cải thiện cách xem xét khơng chắn ước tính rủi ro Sử dụng ước tính ba điểm giúp xác định phạm vi gần cho thời lượng hoạt động 129 To- complete performance Index: Chỉ số hiệu suất hoàn thành (TCPI) thước đo hiệu suất chi phí cần thiết để đạt với tài nguyên lại để đáp ứng mục tiêu quản lý cụ thể, biểu thị tỷ lệ chi phí để tính tốn cơng việc lại cho phần lại ngân sách TCPI số hiệu suất chi phí tính tốn đạt cơng việc lại để đáp ứng mục tiêu quản lý cụ thể, chẳng hạn BAC EAC Nếu trở nên rõ ràng BAC khơng khả thi, người quản lí dự án nên xem xét EAC dự báo Sau phê duyệt, EAC thay BAC tính tốn TCPI Phương trình cho TCPI dựa BAC: (BAC - EV) / (BAC - AC) 130 Training: Đào tạo bao gồm tất hoạt động thiết kế để nâng cao lực thành viên nhóm dự án Đào tạo thức khơng thức Ví dụ phương pháp đào tạo bao gồm lớp học, trực tuyến, dựa máy tính, đào tạo chỗ từ thành viên khác nhóm dự án, cố vấn huấn luyện Nếu thành viên nhóm dự án thiếu kỹ quản lý kỹ thuật cần thiết, kỹ phát triển phần cơng việc dự án Đào tạo theo lịch trình diễn nêu kế hoạch quản lý tài nguyên Đào tạo không lập kế hoạch diễn kết việc quan sát, trò chuyện đánh giá hiệu suất dự án thực q trình quản lý nhóm dự án Chi phí đào tạo bao gồm ngân sách dự án hỗ trợ tổ chức thực kỹ bổ sung hữu ích cho dự án tương lai Nó thực nhà giảng viên bên 131 Virtual Teams: Việc sử dụng nhóm ảo mang lại lợi ích sử dụng nguồn lực có tay nghề cao hơn, giảm chi phí, chi phí lại di chuyển gần gũi thành viên nhóm với nhà cung cấp, khách hàng bên liên quan khác Các nhóm ảo sử dụng công nghệ để tạo 22 môi trường nhóm trực tuyến, nơi nhóm lưu trữ tập hợp, sử dụng chuỗi hội thoại để thảo luận vấn đề giữ lịch nhóm Để quản lý tốt dự án xây dựng, anh chị phải trang bị cho đầy đủ cơng cụ, khơng bạn người “tay khơng bắt giặc” Tài liệu tham khảo: PMBOK® GUIDE - Sixth Edition LÊ HUỆ Kỹ sư Kiến tạo & Công chánh Cố vấn Công ty APAVE ASIA PACIFIC Cố vân Công ty bất động sản TTCLAND 23 ... Training Virtual teams 8.2 9 .6 5.3 4.3 6. 3 6. 5 6. 6 7.2 7.4 9.2 9.5 9 .6 10.2 10.3 11 .6 8.2 11.2 5.2 8.2 9.4 11.4 6. 5 6. 6 11.3 6. 2 6. 5 6. 6 6. 5 12.1 11.5 11.5 11.5 8.1 8.3 6. 4 7.2 7.4 9.4 9.3 9.4 DIỄN... assessments: Các cơng cụ đánh giá cá nhân nhóm cung cấp cho người quản lý dự án thông tin chi tiết nhóm dự án vào lĩnh vực điểm mạnh điểm yếu Những công cụ giúp người quản lý dự án đánh giá sở thích... dự án đánh tác động nhiều mục tiêu dự án xảy ra, sử dụng xác suất tác động dự án xác định kế hoạch quản lý rủi ro Rủi ro dự án riêng lẻ gán cho mức độ ưu tiên dựa kết hợp xác suất tác động đánh