BÀI GIẢNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

CHƯƠNG Chức tổ chức Giảng viên: ThS Trần Minh Thu Tel: 0913583386 Email: thutm@ftu.edu.vn Nội dung chương I Những khái niệm tổ chức II Cơ cấu tổ chức III Thiết kế tổ chức Những khái niệm tổ chức Chức tổ chức (Organizing):  Chức tổ chức trình phân bổ nguồn lực để thực mục tiêu kế hoạch đề Cụ thể, q trình xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức (Organization Structure):  Là khn khổ thức cơng việc phân chia, tích hợp điều phối Thiết kế tổ chức (Organizational design):  Là việc phát triển thay đổi cấu tổ chức (khi doanh nghiệp thành lập, cải tổ thay đổi chiến lược kinh doanh Nội dung chức tổ chức  Phân chia công việc tổng thể cần triển khai thành công việc cụ thể ban  Gắn nhiệm vụ trách nhiệm với công việc cụ thể  Phối hợp nhiệm vụ khác tổ chức  Nhóm công việc (jobs) thành đơn vị  Thiết lập quan hệ cá nhân, nhóm, phòng ban  Thiết lập tuyến quyền hạn thức  Phân bổ triển khai nguồn lực tổ chức Cơ cấu tổ chức Chun mơn hóa (Work specialization)  Chun mơn hố q trình nhận diện công việc cụ thể phân công cá nhân hay nhóm làm việc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng  Một cá nhân hay nhóm làm việc chun sâu vào cơng việc hay cơng đoạn q trình sản xuất Phân khâu (Departmentalisation)  Là sở cơng việc nhóm lại với  Các hình thức phân khâu:  Phân khâu theo chức (functional departmentalisation)  Phân khâu theo sản phẩm (product departmentalisation)  Phân khâu theo khu vực (geographic departmentalisation)  Phân khâu theo quy trình (Process Phân khâu theo chức Giám đốc nhà máy Tr.phòng Kỹ thuật Kế tốn trưởng Tr Phòng sản xuất Tr.phòng Nhân Tr Phòng Mua hàng Phân khâu theo chức  Nhóm cơng việc theo chức hoạt động  Ưu điểm: + Hiệu suất cao việc phân phối chuyên môn giống nhau, người với kỹ năng, kiến thức định hướng chung + Dễ dàng điều phối bên chức + Chun mơn hóa sâu  Nhược điểm: - Giao tiếp lĩnh vực chuyên mơn bị hạn chế - Tầm nhìn hạn chế mục tiêu tổ chức Phân khâu theo sản phẩm Giám đốc Marketing Giám đốc SP chăm sóc cá nhân Giám đốc Giám đốc sản phẩm thực phẩm Và đồ uống Chăm sóc gia đình nguồn: Unilever Việt Nam Phân khâu theo sản phẩm    Nhóm cơng việc lại với theo dòng SP Ưu điểm: + Cho phép chun mơn hóa sản phẩm dịch vụ cụ thể + Các nhà quản trị trở thành chuyên gia ngành họ + Bám sát khách hàng Nhược điểm: - Trùng lặp chức - Hạn chế theo đuổi mục tiêu tổ chức Mơ hình tổ chức: khí hữu Tổ chức hữu (organic organization)  Đặc trưng:        Ưu  Cơng việc linh hoạt, thay đổi cần Có phân cơng lao động cơng việc khơng tiêu chuẩn hóa Luồng thơng tin tự Phạm vi kiểm sốt rộng Mức độ thức hóa thấp Nhân viên đào tạo tốt phân quyền điểm: Cấu trúc mang tính linh hoạt thích ứng cao Cơ khí  Chun mơn hóa cao  Sự phân khúc cứng nhắc  Thống mệnh lệnh cao Phạm vi kiểm soát hẹp Tập trung hóa cao Mức độ thức hóa cao Hữu  Những nhóm liên chức Những nhóm liên kết nhiều cấp bậc Luồng thông tin tự Phạm vi kiểm sốt rộng Phân quyền cao Mức độ thức hóa thấp Các yếu tố ảnh hưởng 2.1 Chiến lược cấu trúc:  Chiến lược khác biệt hóa/đổi  Nhiệm vụ linh hoạt  Luồng thông tin tự  Cơ cấu tổ chức dựa tổ đội, ủy quyền mạnh  Chiến lược giảm thiểu chi phí  Hiệu suất cao, ổn định kiểm sốt chặt chẽ  Hệ thống báo cáo liên tục, chi tiết  Cơ cấu tổ chức chặt chẽ, trách nhiệm rõ ràng Công nghệ cấu trúc Công nghệ Đặc điểm cấu trúc Cấu trúc hiệu Sản xuất đơn (unit production)  Mức độ phân cấp thấp  Mức độ phân khâu thấp  Mức độ thức hóa thấp Hữu Sản xuất hàng loạt (Mass production) Mức độ phân cấp vừa phải  Mức độ phân khâu cao  Mức độ thức hóa cao Cơ khí Mức độ phân cấp cao Sản xuất liên tục  Mức độ phân khâu thấp (process production)  Mức độ thức hóa thấp Hữu Sự bất định môi trường cấu trúc: cấu tinh giản, nhanh linh hoạt Quy mô cấu trúc:  Quy mơ lớn: chun mơn hóa, phân khâu, tập trung, thức hóa nhiều  Quy mơ nhỏ: linh hoạt Các dạng mơ hình tổ chức   Các mơ hình tổ chức truyền thống:  Cấu trúc đơn giản (simple structure)  Cấu trúc chức (functional structure)  Cấu trúc phân bổ (divisional structure) Các mơ hình đại:  Cấu trúc nhóm (team – based structure)  Cấu trúc ma trận (Project and matrix structure) Cấu trúc đơn giản  Đặc trưng:    mức độ phân khâu thấp, phạm vi kiểm sóat rộng, quyền hạn tập trung, mức độ thức hóa thấp Ưu điểm hạn chế: + vận hành nhanh, linh hoạt chi phí thấp + trách nhiệm rõ ràng _ không áp dụng cho tổ chức có quy mơ trung bình lớn _ rủi ro phụ thuộc vào người Quy mô phù hợp: doanh nghiệp nhỏ Cấu trúc chức  Đặc trưng:  Ưu  công việc chuyên mơn tương tự có liên quan nhóm thành phận  Các chức chính: Sản xuất, Tài chính/Kế tốn, Marketing, Nhân sự, Nghiên cứu phát triển điểm hạn chế: + tiết kiệm chi phí nhờ chun mơn hóa + đạt tính kinh tế nhờ quy mô, giảm thiểu chồng chéo + nhân viên cảm thấy thoải mái - phận khơng bám sát mục tiêu tổ chức - Khó phát triển quản tri viên cấp cao  Quy mô doanh nghiệp: trung bình Cấu trúc chức Giám đốc Trưởng phòng Nhân Trưởng phòng Bán hàng Trưởng phòng Sản xuất Kế tốn trưởng Cung ứng vật tư Chế tạo sản phẩm Kiểm tra chất lượng Cấu trúc phân bổ   Đặc trưng:  Phân chia phận xoay quanh sản phẩm, khách hàng khu vực địa lý  Đứng đầu phận giám đốc chịu trách nhiệm hoạt động thực quyền định chiến lược tác nghiệp  Vai trò tổng hành dinh: giám sát, điều phối kiểm soát phân bộ, cung cấp dịch vụ hỗ trợ Ưu điểm hạn chế: + tập trung vào kết - trùng lặp chức nguồn lực Cấu trúc phân bổ(SP) Tổng Giám Đốc GĐ Tài GĐ Nhân GĐ Marketing GĐCT SX phần mềm GĐCT SX máy tính GĐCT Truyền thông GĐCT Phân phối Cấu trúc phân bổ(KV) Tổng Giám Đốc PTGĐ Nhân PTGĐ Tài GĐKV Bắc Mỹ Kế toán PTGĐ Marketing GĐKV Châu Á- TBD Sản xuất PTGĐ.Nghiên cứu phát triển GĐKV Tây Âu Bán hàng Cấu trúc nhóm  Đặc trưng:    Toàn tổ chức xây dựng tảng nhóm Các nhóm phân quyền chịu trách nhiệm toàn hoạt động kết phạm vi nhóm Ưu điểm:  Giúp tổ chức đồng thời đạt mục tiêu hiệu suất linh hoạt GĐ Cấu trúc ma trận dự án  Cấu trúc ma trận (matrix structure): .các chuyên gia thuộc phận chức khác phân công dự án .giám đốc dự án, giám đốc chức nhân viên?  Ưu điểm hạn chế: + linh hoạt, thích ứng cao - vi phạm nguyên tắc thống mệnh lệnh  Cấu trúc dự án (Project structure): .nhân viên phân công làm việc cố định dự án .khơng có phòng ban chức Tổ chức kiểu ma trận Tổng giám đốc Thiết kế Dự án Alpha Dự án Beta Dự án Gama Dự án Omega Chế tạo Cung ứng Kế toán Marketing ...Nội dung chương I Những khái niệm tổ chức II Cơ cấu tổ chức III Thiết kế tổ chức Những khái niệm tổ chức Chức tổ chức (Organizing):  Chức tổ chức trình phân bổ nguồn lực để thực mục tiêu... design):  Là việc phát triển thay đổi cấu tổ chức (khi doanh nghiệp thành lập, cải tổ thay đổi chiến lược kinh doanh Nội dung chức tổ chức  Phân chia công việc tổng thể cần triển khai thành công việc... Cụ thể, q trình xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức (Organization Structure):  Là khuôn khổ thức cơng việc phân chia, tích hợp điều phối Thiết kế tổ chức (Organizational design):