Bài giảng kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo

Kỹ Tổ chức Hội nghị – Hội thảo Tâm Việt Group Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Nội dung Tổng quan Quy trình tổ chức Lập kế hoạch Chuẩn bị Điều khiển Tổng kết Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Nội dung Tổng quan Quy trình tổ chức Lập kế hoạch Chuẩn bị Điều khiển Tổng kết Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Cuộc họp gì?  Cuộc họp xảy hai hay nhiều người:  trực tiếp gặp mặt nhau;  thông qua phương tiện điện tử;  thông qua điện thoại  để:  chia sẻ thông tin;  định, kế hoạch hay hành động Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Phân loại Theo cấp độ:  Cấp tỉnh/ thành phố/ địa phương  Cấp  Cấp phủ  Cấp quốc gia  Cấp quốc tế Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Phân loại Theo mục đích  Cung cấp thông tin  Trao đổi thông tin  Đào tạo  Thu nhận ý kiến  Ra định  Yêu cầu trợ giúp Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Phân loại Theo cách thức:  Gặp mặt trực tiếp  Tele-conference  Video conference Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Khâu tổ chức quan trọng?  Tạo khả truyền tải nội dung hiệu  Tạo khả lĩnh hội nội dung hiệu  Tạo ấn tượng thiện cảm Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Thách thức tổ chức? Phối hợp Xử lý tình bất thường Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao Nội dung Tổng quan Quy trình tổ chức Lập kế hoạch Chuẩn bị Điều khiển Tổng kết Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 10 Điều khiển phần nội dung  Tuân thủ thứ tự phần  Theo dõi tiến độ, tuân thủ thời gian  Nhân hỗ trợ cho phần chuyển tiếp  Hướng dẫn khu vực ngồi (nếu thay đổi)  Hướng dẫn người đến muộn  Sự ổn định âm thanh, ánh sáng  Lưu ý phương án dự phòng Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 78 Kết thúc Tóm tắt kết buổi họp Tạo cam kết Tạo không khí ấn tượng Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 79 Điều khiển phần kết thúc  Các nội dung thống – nghị  Phối hợp hoạt động chung  Hướng dẫn lối  Trao quà lưu niệm  Kiểm soát thời gian  Lưu ý phương án dự phòng Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 80 Nội dung Tổng quan Quy trình tổ chức Lập kế hoạch Chuẩn bị Điều khiển Tổng kết Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 81 Tổng kết Thanh toán Đánh giá kết Rút kinh nghiệm Chuẩn hoá quy trình Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 82 Thanh, toán  Địa điểm  Trang bị & tài liệu  Thành phần  Cách thức:  Theo hợp đồng  Lên kết toán tổng thể trước TQT  Giải trình tình bất thường Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 83 Đánh giá kết  Đánh giá:  Kết đạt so với mục tiêu  Thực tế diễn biến so với kế hoạch ban đầu Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 84 Cách thức đánh giá  So sánh kết thực tế với mục tiêu  Tập trung vào mục tiêu quan trọng  Số liệu – số liệu – số liệu  Khách quan – khách quan – khách quan  Đánh giá việc chuẩn bị p/ án dự phòng  Xen xét đến tình bất thường Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 85 Rút kinh nghiệm  Phát điểm mạnh – điểm yếu  Phát huy điểm mạnh, loại trừ điểm yếu Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 86 Cách thức rút kinh nghiệm  Liệt kê điểm làm tốt  Liệt kê điểm thiếu sót  Liệt kê điểm làm tốt  Mọi người tham gia  Ghi nhận tình bất thường Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 87 Chuẩn hóa quy trình  Đảm bảo khiếm khuyết không lặp lại  Cách thức chuẩn hoá quy trình:  Trọng tâm vào quy trình then chốt  Mọi người tham gia góp ý  Bổ sung tình bất thường  Công thức hoá phần chuẩn bị Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 88 Ôn tập nội dung  Bước Lập kế hoach  Mục tiêu: mục tiêu  Thành phần: khả năng, quyền hạn, ảnh hưởng  Thời gian: – gìờ  Chương trình: phần  Địa điểm: yếu tố  Trang bị tài liệu: truyền đạt, thu nhận, xử lý  Nguồn lực: loại nguồn lực Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 89 Ôn tập nội dung  Bước 2: Chuẩn bị  Nguồn lực: phê duyệt – điều động  Địa điểm: văn – văn – văn  Trang bị & tài liệu: mắt thấy – tai nghe  Thành phần: kiểm chứng – phối hợp  Diễn tập: sát thực – thời gian Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 90 Ôn tập nội dung Bước 3: Điều khiển  Đón tiếp: thông tin – điều chỉnh  Khai mạc: thời gian – gây ý  Nội dung: tiến độ – phối hợp  Kết thúc: thoả thuận – tồn đọng Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 91 Ôn tập nội dung  Bước 4: Tổng kết  Thanh toán: kết toán, toán  Đánh giá: trọng tâm, khách quan  Rút kinh nghiệm: ưu điểm, nhược điểm  Chuẩn hoá: tình huống, công thức hoá Làm Tâm người Việt sáng – Nâng Tầm người Việt cao 92