Phân tích các vấn đề về hành vi tổ chức áp dụng trong BAL các dự án trong điểm HN

PHÂN TÍCH CÁC VẤN ĐỀ VỀ HÀNH VI TỔ CHỨC ÁP DỤNG TRONG BAL CÁC DỰ ÁN TRONG ĐIỂM HN I Giới thiệu chung: Tổ chức nơi làm việc: Hiện làm việc Ban quản lý dự án trọng điểm phát triển đô thị Hà Nội Ban trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà nội Chức nhiệm vụ Ban giúp UBND Thành phố Hà Nội quản lý dự án trọng điểm thành phố Tập chung vào dự án phát triển sở hạ tầng giao thơng thị sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển thức ODA để triển khai dự án Cơ cấu tổ chức Ban: nhận đạo trực tiếp từ UBND thành phố; Phối hợp với sở nghành công tác chuyên môn; Biên chế nhân Ban 120 người đó: Giám đốc, Phó giám đốc phòng chức (gồm có trưởng phòng phó phòng) Mục tiêu nghiên cứu dự án: trước tình hình phát triển mạnh kinh tế dẫn đến việc thị hóa ngày nhanh, việc phân bổ dân cư không đồng dẫn đến tải sở hạ tầng đòi hỏi Thành phố phải đẩy nhanh dự án xây dựng sở hạ tầng Ban quản lý đơn vị giao thực dự án quan trọng Trong điều kiện sơ vật chất có giới hạn, nguồn nhân lực định biên, khối lượng cơng việc giao nhiều tính phức tạp cao dẫn đến phải có thay đổi tổ chức, quản lý cho phù hợp với tình hình Việc nghiên cứu phát triển dự án đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm Ban cần thiết Lãnh đạo Ban quan tâm đặt lên hàng đầu Phương pháp nghiên cứu: để thực dự án đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm Ban cần thực cơng việc sau: - Đánh giá tình hình tổ chức ban điểm mạnh, điểm yếu … - Đề xuất mơ hình quản lý cá nhân nhóm đồng thời với việc xây dựng nhóm hiệu cao II Phân tích vấn đề hành vi tổ chức áp dụng Ban: a Đặc điểm Ban quản lý: Là tổ chức UBND Thành phố thành lập hoạt động theo nguyên tắc trình tự định, có cấu tổ chức định giao quyền, đại diện cho UBND Thành phố để thực phần nhiệm vụ, quyền hạn Chủ đầu tư Từ đặc điểm nên cấu tổ chức nhân tổ chức có hành vi xu hướng riêng khác với tổ chức nhà nước chia làm hai loại sau: • Nhân viên có xu hướng tích cực: nhập tổ chức họ cố gắng phấn đấu để khẳng định mình, để tổ chức thừa nhận khả với mục tiêu thăng cấp để có địa vị xã hội vị trí làm việc tốt Họ người không đặt vấn đề thu nhập lên hàng đầu Thậm chí với số người chấp nhận đầu tư để có mối quan hệ Nhóm thường người có tích lũy tài trước nhập tổ chức mục tiêu kỳ vọng họ địa vị trị • Nhân viên tìm kiếm ổn định cơng việc: nhập tổ chức họ xác định thu nhập khơng phải quan trọng Cái họ cần thoải mái công việc, sức ép khơng có họ, thời gian khơng bị gò bó Họ khơng có ý thức phấn đấu để thăng chức, họ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ mức vừa phải Phần lớn họ người có mối quan hệ với người có quyền chức giới thiệu vào họ có nguồn thu nhập khác lương b Áp dụng sở lý thuyết Hành vi tổ chức vào thực tế Ban: - Từ mục tiêu phần lớn nhân viên Ban phân tích cho ta hiểu mục tiêu cá nhân mối quan hệ nỗ lực thành tích, thành tích phần thưởng cuối phần thưởng thỏa mãn mục tiêu cá nhân - Từ rút phần thưởng Ban đưa phải phù hợp với mong muốn cán nhân viên Điều phù hợp với việc tạo động lực công việc nhân viên tổ chức Qua nghiên cứu Thuyết kỳ vọng Victor Vroom áp dụng mơ hình tổ chức Ban c Nội dung Thuyết kỳ vọng Victor Vroom: Thuyết kỳ vọng xây dựng theo công thức: Hấp lực x Mong đợi x Phương tiện = Sự động viên • Hấp lực (phần thưởng) = sức hấp dẫn cho mục tiêu (Phần thưởng cho tơi gì?) • Mong đợi (thực công việc) = niềm tin nhân viên nỗ lực làm việc nhiệm vụ hồn thành (Tơi phải làm việc khó khăn, vất vả để đạt mục tiêu?) • Phương tiện (niềm tin) = niềm tin nhân viên họ nhận đền đáp hoàn thành nhiệm vụ (liệu người ta có biết đến đánh giá nỗ lực tôi?) Thành ba yếu tố động viên Đây nguồn sức mạnh mà nhà lãnh đạo Ban sử dụng để điều hành tập thể hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ đề - Thuyết kỳ vọng khơng có ngun tắc chung để giải thích điều động lực cho cá nhân Giám đốc Ban phải tìm hiểu nhân viên xem kết hấp dẫn khơng hấp dẫn họ để có phần thưởng cho nhân viên thứ họ đánh giá tích cực - Thuyết kỳ vọng nhấn mạnh đến hành vi kỳ vọng Các nhân viên có biết họ mong đợi đánh nào? Thuyết liên quan đến vấn đề nhân thức Nhận thức cá nhân thành tích, phần thưởng, thỏa mãn mục tiêu - khơng phải có mục tiêu - định động người (mức độ nỗ lực) - Có thể thấy muốn người lao động có động lực hướng tới mục tiêu (phù hợp với mục tiêu tổ chức) Giám đốc Ban phải tạo nhận thức cho người lao động nỗ lực họ mang lại phần thưởng tương xứng với mong muốn họ Muốn vậy, trước hết phải tạo thoả mãn người lao động với điều kiện môi trường làm việc tại, với hỗ trợ cấp trên, đồng nghiệp, từ khiến họ tin tưởng vào nỗ lực dẫn đến kết phần thưởng kỳ vọng III Đề xuất giải pháp thực Ban: - Do đặc điểm đơn vị Nhà nước nên cán bộ, nhân viên khơng chịu nhiều sưc ép với dồnh nghiệp ngồi quốc doanh Nhân viên có sức ỳ cao hơn, tính sáng tạo linh động thấp Đó chưa kể đến số nhân viên dựa vào Nhà nước để tìm kiếm chỗ làm việc ổn định cống hiến mức độ giới hạn Một đặc điểm bất lợi đơn vị Nhà nước mức lương khơng cao doanh nghiệp nước ngồi khó có khả tuyển dụng cán thực có lực - Qua phân tịch cấu tổ chức Ban với phòng chức tương ứng với nhóm làm việc; Xuất phát từ nhu cầu mục tiêu cán viên chức Ban áp dụng biện pháp động viên khuyến khích nhân viên làm việc thơng qua phương pháp tăng động lực công việc mà cụ thể áp dụng lý thuyết kỳ vọng Victor Vroom điều chỉnh tạo động lực cho nhân nhóm để đạt mục tiêu nâng cao hiệu hoạt động tập thể - Tập trung vào giải pháp làm việc theo đội, nhóm để cải thiện nâng cao kết làm việc sở nỗ lực tập thể nhằm điều chỉnh đặc điểm ứng xử hành động thành viên cho phù hợp với tác phong làm việc theo nhóm Muốn làm việc đòi hỏi người Trưởng nhóm (Trưởng phòng) phải nắm vững yếu tố tâm lý, có đủ kiến thức hiểu biết hình thành phát triển tổ chức, khuyến khích thành viên nêu mặt mạnh mặt yếu nhau, từ nâng cao tin cậy tinh thần tương trợ tập thể, đồng thời tạo điều kiện cho việc thảo luận, tìm cách giải nhiệm vụ khó khăn để đảm bảo: o Quan hệ cá nhân tập thể nguồn sức mạnh Nhóm; o Mọi thành viên hiểu rõ mục tiêu chung Nhóm; o Nhiệm vụ mà Lãnh đạo giao phải động viên tinh thần làm việc thành viên làm cho họ cảm thấy hứng thú làm nhiệm vụ quan trọng; o Thành phần tập thể lựa chọn phù hợp với mục tiêu công việc; o Trưởng nhóm suy nghĩ cân nhắc phần thưởng sau Nhóm hồn thành nhiệm vụ - Các biện pháp thực Nhóm sau: Động viên cán viên chức nỗ lực hoàn thành cơng việc giao o Bố trí lại nhân viên cho phù hợp với công việc chuyên môn Nhóm; o Tổ chức khóa đào tạo nghiệp vụ (trong ngắn hạn dài hạn) để đảm bảo nhân viên nắm vững nghiệp vụ chuyên môn; o Phân công "Phân vai" rõ cơng việc để họ có trách nhiệm với công việc giao tránh việc đùn đẩy, ganh tị dựa dẫm; o Có hỗ trợ kịp thời, cung cấp đủ nguồn lực cần thiết để nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao; o Kèm cặp, giám sát tích cực thu thập thơng tin phản hồi để có điều chỉnh hợp lý Đánh giá mức độ hồn thành cơng việc thành viên o Có biện pháp đo lường trình làm việc nhân viên cách xác nhất; o Mơ tả kết làm việc tốt khơng tốt; o Giải thích áp dụng chế đãi ngộ theo kết công việc Đáp ứng nhu cầu thành viên o Có hình thức hợp lý để đảm bảo phần thưởng có giá trị (vật chất tinh thần) phù hợp với kỳ vọng thành viên o Trưởng nhóm có tìm hiểu để có phần thưởng đặc biệt nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ o Tạo công việc thỏa mãn kết IV Đề xuất bước triển khai dự án: a Trình tự triển khai Dự án sau: Lập kế hoạch triển khai dự án đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc Ban đề cương chi tiết trình Giám đốc Ban thơng qua cho phép nghiên cứu lập dự án Đề xuất nhân tham gia xây dựng dự án trưởng phòng chủ nhiệm đồ án trưởng phòng Chuẩn bị đầu tư Đề xuất thành lập hội đồng thẩm định dự án Giám đốc Ban chủ tịch hội đồng Nghiên cứu thu thập thông tin áp dụng lý thuyết quản trị hành vi tổ chức để xây dựng dự án với nội dung trình bầy phần Bảo vệ (trình bầy dự án) trước hội đồng thẩm định để có phê duyệt dự án Tổ chức thực thí điểm phòng Ban Báo cáo kết thực thí điểm với Hội đồng thẩm định kết tốt nhân rộng áp dụng cho toàn Ban Tổng kết dự án rút kinh nghiệm điều chỉnh thiếu sót có b Thời gian thực dự án: Lập kế hoạch triển khai dự án: tháng Quyết định xuất nhân gia xây dựng dự án định thành lập Hội đồng thẩm định: ngày Lập dự án: tháng Phê duyệt dự án: 14 ngày Thực thí điểm Dự án: tháng Báo cáo kết thực thí điểm: ngày Tổng thời gian thực dự án: tháng V Kết luận: Qua việc nghiên cứu phát triển dự án đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm Ban, nhân thấy mặt hạn chế đơn vị Nhà nước nói chung động làm việc cán nhân viên Ban nói riêng Từ nhà quản lý có biện pháp điều chỉnh kịp thời Việc áp dụng lý thuyết quản trị hành vi tổ chức công tác quản lý Nhà nước giải pháp cần quan tâm mức độ cao Lý thuyết phản ánh tương đối xác nhu cầu động lực cán viên chức Nhà nước Giúp nhà quản lý hiểu có giải pháp khích lệ khả làm việc nhân, phòng ban, hạn chế tiêu cực ảnh hưởng nhóm cán thụ động Hiện nay, Việt Nam lý thuyết quản trị hành vi tổ chức môn khoa học Phần lớn nhà quản lý thuộc đơn vị nhà nước chưa có điều kiện tiếp cận lý thuyết nên việc áp vào thực tiễn quản lý nhiều hạn chế Với dự án nghiên cứu hình thức cơng tác cải cách nâng cao hiệu hoạt động nhóm tổ chức Nhà nước Tuy nhiên với thời gian han chế, kiến thức chưa sâu Dự án đưa nét Để ứng dụng toàn diện lý thuyết Quản trị hành vi tổ chức cần phải có thời gian nghiên cứu tỷ mỉ * Tài liệu tham khảo trích dẫn: 2010, Quản trị hành vi tổ chức, Chơng trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế, ĐH Griggs, mỹ Wikipedia – Bách khoa toàn thư (http://vi.wikipedia.org/) Wikipedia – Bách khoa toàn thư (http://vi.wikipedia.org/wiki/Thuyết_kỳ_vọng) 10 ... với vi c xây dựng nhóm hiệu cao II Phân tích vấn đề hành vi tổ chức áp dụng Ban: a Đặc điểm Ban quản lý: Là tổ chức UBND Thành phố thành lập hoạt động theo nguyên tắc trình tự định, có cấu tổ chức. .. thực dự án: Lập kế hoạch triển khai dự án: tháng Quyết định xuất nhân gia xây dựng dự án định thành lập Hội đồng thẩm định: ngày Lập dự án: tháng Phê duyệt dự án: 14 ngày Thực thí điểm Dự án: tháng... có khả tuyển dụng cán thực có lực - Qua phân tịch cấu tổ chức Ban với phòng chức tương ứng với nhóm làm vi c; Xuất phát từ nhu cầu mục tiêu cán vi n chức Ban áp dụng biện pháp động vi n khuyến