Phân tích các vấn đề về hành vi tổ chức áp dụng trong BAL các dự án trong điểm HN

Mục tiêu nghiên cứu của dự án: trước tình hình phát triển mạnh của nền kinh tế dẫn đến việc đô thị hóa ngày càng nhanh, việc phân bổ dân cư không đồng đều dẫn đến quá tải về cơ sở hạ tần

PHÂN TÍCH CÁC VẤN ĐỀ VỀ HÀNH VI TỔ CHỨC ÁP DỤNG TRONG

BAL CÁC DỰ ÁN TRONG ĐIỂM HN

I Giới thiệu chung:

1 Tổ chức nơi tôi đang làm việc:

Hiện nay tôi làm việc tại Ban quản lý các dự án trọng điểm phát triển đô thị Hà Nội Ban trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà nội

Chức năng nhiệm vụ chính của Ban là giúp UBND Thành phố Hà Nội quản lý các dự án trọng điểm của thành phố Tập chung chính vào các dự án phát triển

cơ sở hạ tầng giao thông đô thị trong đó sử dụng các nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức ODA để triển khai dự án

Cơ cấu tổ chức của Ban: nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ UBND thành phố; Phối hợp với các sở nghành về công tác chuyên môn; Biên chế nhân sự của Ban là

120 người trong đó: 1 Giám đốc, 3 Phó giám đốc và 7 phòng chức năng (gồm có

1 trưởng phòng và các phó phòng)

2 Mục tiêu nghiên cứu của dự án: trước tình hình phát triển mạnh của nền kinh

tế dẫn đến việc đô thị hóa ngày càng nhanh, việc phân bổ dân cư không đồng đều dẫn đến quá tải về cơ sở hạ tầng đòi hỏi Thành phố phải đẩy nhanh các dự

án xây dựng cơ sở hạ tầng trong đó Ban quản lý là một trong những đơn vị được giao thực hiện những dự án quan trọng Trong điều kiện cơ sơ vật chất có giới

hạn, nguồn nhân lực được định biên, trong khi khối lượng công việc được giao nhiều hơn tính phức tạp cao hơn dẫn đến phải có những thay đổi về tổ chức, quản lý cho phù hợp với tình hình hiện tại Việc nghiên cứu và phát triển một dự

án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm trong Ban là hết sức cần thiết và được Lãnh đạo Ban quan tâm đặt lên hàng đầu

3 Phương pháp nghiên cứu: để thực hiện dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm trong Ban cần thực hiện những công việc sau:

- Đánh giá tình hình tổ chức hiện nay trong ban những điểm mạnh, điểm yếu …

- Đề xuất mô hình quản lý cá nhân và nhóm đồng thời với việc xây dựng nhóm hiệu quả cao

II Phân tích các vấn đề về hành vi tổ chức áp dụng trong Ban:

a Đặc điểm của Ban quản lý: Là một tổ chức được UBND Thành phố thành

lập và hoạt động theo nhưng nguyên tắc và trình tự nhất định, có cơ cấu tổ chức nhất định và được giao những quyền, đại diện cho UBND Thành phố để thực hiện một phần những nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ đầu tư

Từ những đặc điểm đó nên cơ cấu tổ chức nhân sự trong tổ chức này có nhưng hành vi và xu hướng riêng khác với những tổ chức ngoài nhà nước được chia làm hai loại chính như sau:

 Nhân viên có xu hướng tích cực: khi ra nhập tổ chức họ cố gắng phấn

mục tiêu được thăng cấp để có được địa vị xã hội và vị trí làm việc tốt hơn Họ là những người không đặt vấn đề thu nhập lên hàng đầu Thậm chí với một số người còn chấp nhận đầu tư để có được các mối quan hệ Nhóm này thường là những người đã có những tích lũy về tài chính trước khi ra nhập tổ chức và mục tiêu kỳ vọng của họ là địa vị chính trị

 Nhân viên tìm kiếm sự ổn định trong công việc: khi ra nhập tổ chức họ xác định thu nhập không phải là quan trọng nhất Cái họ cần đó là sự thoải mái trong công việc, sức ép hầu như không có đối với họ, thời gian không

bị gò bó Họ cũng không có ý thức phấn đấu để được thăng chức, họ chỉ

cố gắng hoàn thành nhiệm vụ ở mức vừa phải Phần lớn họ là nhưng người có những mối quan hệ với những người có quyền chức giới thiệu vào và họ có những nguồn thu nhập khác ngoài lương

b Áp dụng cơ sở lý thuyết Hành vi tổ chức vào thực tế tại Ban:

- Từ những mục tiêu của phần lớn nhân viên trong Ban như phân tích trên cho ta hiểu được mục tiêu cá nhân và mối quan hệ giữa nỗ lực và thành tích, giữa thành tích và phần thưởng và cuối cùng là giữa phần thưởng

và sự thỏa mãn mục tiêu cá nhân

- Từ đó rút ra phần thưởng của Ban đưa ra phải phù hợp với mong muốn của mỗi cán bộ nhân viên Điều này rất phù hợp với việc tạo ra động lực trong công việc đối với mỗi nhân viên trong tổ chức Qua nghiên cứu Thuyết kỳ vọng của Victor Vroom có thể áp dụng đối với mô hình tổ chức trong Ban

c Nội dung chính của Thuyết kỳ vọng của Victor Vroom:

Thuyết kỳ vọng được xây dựng theo công thức:

Hấp lực x Mong đợi x Phương tiện = Sự động viên

 Hấp lực (phần thưởng) = sức hấp dẫn cho một mục tiêu nào đó (Phần thưởng cho tôi là gì?)

 Mong đợi (thực hiện công việc) = niềm tin của nhân viên rằng nếu nỗ lực làm việc thì nhiệm vụ sẽ được hoàn thành (Tôi phải làm việc khó khăn, vất vả như thế nào để đạt mục tiêu?)

 Phương tiện (niềm tin) = niềm tin của nhân viên rằng họ sẽ nhận được đền đáp khi hoàn thành nhiệm vụ (liệu người ta có biết đến và đánh giá những nỗ lực của tôi?)

Thành quả của ba yếu tố này là sự động viên Đây chính là nguồn sức mạnh mà nhà lãnh đạo Ban có thể sử dụng để điều hành tập thể hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ đề ra

- Thuyết kỳ vọng chỉ ra rằng không có một nguyên tắc chung nhất nào để giải thích điều gì sẽ là động lực cho mỗi cá nhân và do đó Giám đốc Ban phải tìm hiểu tại sao nhân viên xem một kết quả nào đó là hấp dẫn hoặc không hấp dẫn đối với họ để có được phần thưởng cho nhân viên những thứ

họ đánh giá là tích cực

- Thuyết kỳ vọng nhấn mạnh đến hành vi được kỳ vọng Các nhân viên có biết họ được mong đợi những gì và được đánh giá như thế nào? Thuyết này liên quan đến vấn đề nhân thức Nhận thức của mọi cá nhân về thành tích, phần thưởng, sự thỏa mãn mục tiêu - chứ không phải chỉ có mỗi mục tiêu - sẽ quyết định động cơ của người đó (mức độ nỗ lực)

- Có thể thấy muốn người lao động có động lực hướng tới mục tiêu nào

đó (phù hợp với mục tiêu của tổ chức) thì Giám đốc Ban phải tạo nhận thức cho người lao động rằng nỗ lực của họ sẽ mang lại những phần thưởng tương xứng với mong muốn của họ Muốn vậy, trước hết phải tạo được sự thoả mãn của người lao động với điều kiện môi trường làm việc hiện tại, với sự hỗ trợ của cấp trên, của đồng nghiệp, từ đó khiến họ tin tưởng hơn vào nỗ lực của mình sẽ dẫn đến kết quả và phần thưởng như kỳ vọng

III Đề xuất giải pháp thực hiện trong Ban:

- Do đặc điểm là đơn vị Nhà nước nên cán bộ, nhân viên không chịu nhiều sưc ép như với các doành nghiệp ngoài quốc doanh Nhân viên có sức

ỳ cao hơn, tính sáng tạo và linh động thấp hơn Đó là chưa kể đến một số nhân viên dựa vào Nhà nước để tìm kiếm một chỗ làm việc ổn định còn sự cống hiến ở mức độ giới hạn Một đặc điểm bất lợi là đơn vị Nhà nước mức lương không cao bằng những doanh nghiệp nước ngoài do vậy khó có khả năng tuyển dụng được những cán bộ thực sự có năng lực

- Qua phân tịch về cơ cấu tổ chức trong Ban với 7 phòng chức năng tương ứng với 7 nhóm làm việc; Xuất phát từ nhu cầu và mục tiêu của cán bộ

viên chức trong Ban có thể áp dụng biện pháp động viên khuyến khích nhân viên làm việc thông qua phương pháp tăng động lực trong công việc mà cụ thể có thể áp dụng lý thuyết kỳ vọng của Victor Vroom điều chỉnh và tạo động lực cho mỗi các nhân trong nhóm để đạt được mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động của cả tập thể

- Tập trung vào các giải pháp làm việc theo đội, nhóm để cải thiện và nâng cao kết quả làm việc trên cơ sở nỗ lực của cả tập thể nhằm điều chỉnh các đặc điểm về ứng xử và hành động của mỗi thành viên cho phù hợp với tác phong làm việc theo nhóm Muốn làm được việc này đòi hỏi người Trưởng nhóm (Trưởng phòng) phải nắm vững các yếu tố tâm lý, cũng như có

đủ kiến thức và hiểu biết về sự hình thành và phát triển của tổ chức, khuyến khích các thành viên nêu ra các mặt mạnh và mặt yếu của nhau, từ đó nâng cao sự tin cậy và tinh thần tương trợ trong tập thể, đồng thời tạo điều kiện cho việc thảo luận, tìm cách giải quyết những nhiệm vụ khó khăn hiện nay để đảm bảo:

o Quan hệ giữa các cá nhân trong tập thể chính là nguồn sức mạnh của

cả Nhóm;

o Mọi thành viên đã hiểu rõ mục tiêu chung của Nhóm;

o Nhiệm vụ mà Lãnh đạo giao phải động viên tinh thần làm việc của các thành viên và làm cho họ cảm thấy hứng thú vì được làm nhiệm vụ quan trọng;

o Thành phần trong tập thể được lựa chọn phù hợp với mục tiêu công việc;

o Trưởng nhóm đã suy nghĩ cân nhắc về những phần thưởng sau khi Nhóm hoàn thành nhiệm vụ

- Các biện pháp thực hiện đối với mỗi Nhóm như sau:

Động viên cán bộ viên chức nỗ lực hoàn thành công việc được giao

o Bố trí lại nhân viên cho phù hợp với công việc chuyên môn của mỗi Nhóm;

o Tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ (trong ngắn hạn và dài hạn) để đảm bảo nhân viên nắm vững nghiệp vụ chuyên môn;

o Phân công "Phân vai" rõ trong công việc để họ có trách nhiệm với công việc được giao tránh việc đùn đẩy, ganh tị và dựa dẫm;

o Có những hỗ trợ kịp thời, cung cấp đủ các nguồn lực cần thiết để nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;

o Kèm cặp, giám sát và tích cực thu thập thông tin phản hồi để có những điều chỉnh hợp lý

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi thành viên

o Có những biện pháp đo lường quá trình làm việc của mỗi nhân viên một cách chính xác nhất;

o Mô tả các kết quả làm việc tốt và không tốt;

o Giải thích và áp dụng cơ chế đãi ngộ theo kết quả công việc

Đáp ứng nhu cầu của các thành viên

o Có những hình thức hợp lý để đảm bảo các phần thưởng có giá trị (vật chất và tinh thần) phù hợp với kỳ vọng của mỗi thành viên

o Trưởng nhóm có nhưng tìm hiểu để có những phần thưởng đặc biệt đối với những nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ

o Tạo ra sự công bằng trong việc thỏa mãn các kết quả

IV Đề xuất các bước triển khai dự án:

a Trình tự triển khai Dự án như sau:

1 Lập kế hoạch triển khai dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc trong Ban như một đề cương chi tiết trình Giám đốc Ban thông qua và cho phép nghiên cứu lập dự án

2 Đề xuất nhân sự tham gia xây dựng dự án là 7 trưởng phòng và chủ nhiệm

đồ án là trưởng phòng Chuẩn bị đầu tư Đề xuất thành lập hội đồng thẩm định dự án trong đó Giám đốc Ban là chủ tịch hội đồng

3 Nghiên cứu thu thập thông tin và áp dụng lý thuyết quản trị hành vi tổ chức để xây dựng dự án với những nội dung đã trình bầy phần trên

4 Bảo vệ (trình bầy dự án) trước hội đồng thẩm định để có được phê duyệt

dự án

5 Tổ chức thực hiện thí điểm đối với một phòng trong Ban

6 Báo cáo kết quả thực hiện thí điểm với Hội đồng thẩm định nếu kết quả tốt sẽ nhân rộng áp dụng cho toàn Ban

7 Tổng kết dự án rút kinh nghiệm và điều chỉnh nhưng thiếu sót nếu có

b Thời gian thực hiện dự án:

1 Lập kế hoạch triển khai dự án: 1 tháng

2 Quyết định xuất nhân sự gia xây dựng dự án và quyết định thành lập Hội đồng thẩm định: 7 ngày

3 Lập dự án: 2 tháng

4 Phê duyệt dự án: 14 ngày

5 Thực hiện thí điểm Dự án: 3 tháng

6 Báo cáo kết quả thực hiện thí điểm: 7 ngày

Tổng thời gian thực hiện dự án: 6 tháng

V Kết luận:

Qua việc nghiên cứu và phát triển dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân

và nhóm trong Ban, chúng ta nhân thấy những mặt hạn chế của các đơn vị Nhà nước nói chung và động cơ làm việc của cán bộ nhân viên trong Ban nói riêng

Từ đó nhà quản lý có những biện pháp điều chỉnh kịp thời

Việc áp dụng lý thuyết quản trị hành vi tổ chức trong công tác quản lý Nhà nước là một trong nhưng giải pháp cần được quan tâm ở mức độ cao Lý thuyết này phản ánh tương đối chính xác nhu cầu và động lực của cán bộ viên chức Nhà nước Giúp những nhà quản lý hiểu và có những giải pháp khích lệ

khả năng làm việc của mỗi cỏc nhõn, cỏc phũng ban, hạn chế được nhưng tiờu cực ảnh hưởng của một nhúm cỏn bộ thụ động

Hiện nay, tại Việt Nam lý thuyết quản trị hành vi tổ chức là một mụn khoa học mới Phần lớn những nhà quản lý thuộc đơn vị nhà nước chưa cú điều kiện tiếp cận lý thuyết này nờn việc ỏp vào thực tiễn quản lý cũn nhiều hạn chế Với dự ỏn nghiờn cứu này là một hỡnh thức mới trong cụng tỏc về cải cỏch nõng cao hiệu quả hoạt động của cỏc nhúm trong tổ chức Nhà nước Tuy nhiờn với thời gian han chế, kiến thức chưa sõu Dự ỏn mới chỉ đưa ra nhưng nột cơ bản

Để ứng dụng toàn diện lý thuyết Quản trị hành vi tổ chức cần phải cú thời gian

và nghiờn cứu tỷ mỉ hơn nữa

* Tài liệu tham khảo trích dẫn:

1 2010, Quản trị hành vi tổ chức, Chơng trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế,

ĐH Griggs, mỹ.

2 Wikipedia – Bỏch khoa toàn thư ( http://vi.wikipedia.org/ )

3 Wikipedia – Bỏch khoa toàn thư (http://vi.wikipedia.org/wiki/Thuyết_kỳ_vọng)