Học thuyết tạo động lực và ứng dụng vào thực tiễn tạo động lực làm việc tại UBND phường đông khê

HỌC THUYẾT TẠO ĐỘNG LỰC VÀ ỨNG DỤNG VÀO THỰC TIỄN TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC TẠI UBND PHƯỜNG ĐÔNG KHÊ Sau hồn thành mơn học Quản trị hành vi Tổ chức PGS.TS Trần Văn Bình hướng dẫn nhận thấy môn học công cụ cần thiết để hiểu rõ hầu hết khía cạnh việc quản lý người quy trình tổ chức Bài giảng thầy tập trung trình bày lý thuyết đưa ví dụ cụ thể để giúp học viên hiểu rõ hành vi người phản ứng cá nhân, quan hệ tương tác môi trường hệ thống Đồng thời qua mơn học chúng tơi hiểu thêm hành vi cá nhân động lực tổ chức vấn đề xoay quanh văn hố nhóm kỹ thuật lãnh đạo Thuyết nhu cầu Maslow Nhu cầu thiếu hụt mà người cảm nhận được, nhu cầu người có phân cấp từ thấp đến cao Khi người thoả mãn nhu cầu bậc đó, mong muốn vươn lên đòi thoả mãn nhu cầu bậc cao Nhu cầu là: - Nhu cầu sinh học, nhu cầu an toàn, nhu cầu liên kết, nhu cầu tơn trọng nhu cầu tự hồn thiện Vì đòi hỏi nhà quản lý phải hiểu rõ nhu cầu cần thoả mãn người tạo điều kiện cho họ thoả mãn nhu cầu Thuyết chất người MC GREGOR Cho người lao động có hai chất khác gọi chất X chất Y Người có chất X người khơng thích làm việc trốn tránh Phải thưởng họ muốn làm việc phạt họ không làm việc Họ thích bị kiểm sốt dẫn, tránh trách nhiệm, hồi bão thường mong muốn ổn định thứ khác Người có chất Y người thích làm việc điều kiện phù hợp Muốn tự định hướng, làm chủ chịu điều khiển Họ cam kết với mục tiêu đạt thoả mãn cá nhân từ công việc Họ chấp nhận gánh vác trách nhiệm điều kiện thích hợp Sự khéo léo óc sáng tạo tiềm ẩn người nhìn chung chưa khai thác mức Vì nhiệm vụ nhà quản lý nên tuỳ theo chất người lao động để có sách động viên cho thích hợp, tạo môi trường thuận lợi để mặt tốt người ni dưỡng Đối với người có chất X nên nhấn mạnh vật chất, giao phó cơng việc cụ thể, thường xuyên đôn đốc kiểm tra Đối với người có chất Y nên cho họ định nhiều hơn, tôn trọng sáng kiến họ, họ chứng tỏ khả thay kiểm tra, đôn đốc họ Bản chất mối quan hệ hai học thuyết - Thuyết nhu cầu: Một nhu cầu thoả mãn khơng động lực Một nhu cầu khơng thể động lực trước nhu cầu đứng trước tháp thoả mãn Nếu không đạt thoả mãn nhu cầu cấp thấp lại trở thành động lực Khao khát bẩm sinh cuả người leo cao tháp nhu cầu Nhu cầu tự khẳng định thân không giống với nhu cầu khác - Thuyết chất người: Từ giả thiết tính người nói nhà quản lý đưa biện pháp: * Thuyết X: Quản lý nghiêm khắc dựa vào trừng phạt, quản lý ơn hồ dựa vào khen thưởng, quản lý nghiêm khắc công dựa vào trừng phạt khen thưởng * Thuyết Y: Thực nguyên tắc thống mục tiêu tổ chức với mục tiêu cá nhân Các biện pháp quản trị áp dụng người lao động phải có tác dụng mang lại thu hoạch nội Áp dụng phương thức hớp dẫn để có hứa hẹn chắn thành viên tổ chức Khuyến khích tập thể nhân viên tự điều khiển việc thực mục tiêu họ, làm cho nhân viên tự đánh giá thành tích họ Nhà quản lý nhân viên phải có ảnh hưởng lẫn - Thuyết nhu cầu Maslow Thuyết chất người MC Gregor có mối quan hệ chặt chẽ với đòi hỏi nhà quản lý phải biết vận dụng linh hoạt, tuỳ thuộc vào hồn cảnh, cơng việc cụ thể, người cụ thể nhằm phát huy hết lực, sở trường lòng nhiệt huyết phục vụ tổ chức, đơn vị đem lại hiệu tốt cho tổ chức, đơn vị Nhà quản lý phải biết nắm bắt tâm lý, nhu cầu làm việc nhân viên, tuỳ thuộc vào mức độ hồn thành nhiệm vụ có khen thưởng biện pháp trừng phạt kịp thời Nhà quản lý phải vận dụng học thuyết vào trường hợp, hoàn cảnh cho phù hợp, thiên vận dụng học thuyết Y dẫn đến không tin tưởng vào bất ký Họ tin vào hệ thống quy định tổ chức sức mạnh kỷ luật Khi có vấn đề xảy họ cố quy trách nhiệm cho cá nhân để kỷ luật khen thưởng Ngược lại thiên nhiều vận dụng học thuyết Y dẫn đến bng lỏng q trình quản lý trình độ tổ chức chưa phù hợp để áp dụng học thuyết Vì phải áp dụng học thuyết cách hài hoà, linh hoạt, tạo môi trường thuận lợi để mặt tốt người nuôi dưỡng, để rút nhiều điều nhiều điều thú vị nhu cầu giá trị sống, tìm hiểu khó khăn mà người lao động gặp phải, phương thức cần thiết để giúp đỡ hiệu I GIỚI THIỆU VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐÔNG KHÊ Giới thiệu chung: Uỷ ban nhân dân phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng thành lập năm 1987 sở chia tách từ Xã Đông khê, Huyện An Hải, Thành phố hải Phòng Phường Đơng Khê có diện tích gần 200 ha, dân số 15 nghìn người Căn Quyết định số 130/QĐ-TTg ngày 21/02/2000 Thủ tướng phủ việc giao đất để đầu tư xây dựng hạ tầng sở kỹ thuật khu đô thị ngã – Sân bay Cát Bi thành phố Hải Phòng, phường Đông khê địa bàn trọng điểm thực dự án dự án thứ phát khác Đến có hàng nghìn hộ dân giao đất cho dự án phải di dời đến nơi Việc dự án kéo dài ảnh hưởng lớn đến đời sống tinh thần nhân dân Vì việc quản lý nhà nước địa phương quyền sở gặp khơng khó khăn Chức năng, nhiệm vụ uỷ ban nhân dân phường Uỷ ban nhân dân phường tổ chức hoạt động theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân năm 2003 quy định khác pháp luật; chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Uỷ ban nhân dân quận Ngô Quyền Để thực chức năng, nhiệm vụ mình, uỷ ban nhân dân phường Đông Khê xây dựng quy chế làm việc Uỷ ban nhân dân phường Uỷ ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động, sáng tạo Chủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân Mỗi việc giao người phụ trách chịu trách nhiệm Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công Chấp hành đạo, điều hành quan nhà nước cấp trên, chịu lãnh đạo Đảng uỷ; phối kết hợp chặt chẽ Uỷ ban nhân dân phường với Mặt trận tổ quốc đoàn thể nhân dân trình triển khai nhiệm vụ Giải công việc công dân tổ chức theo pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời hiệu theo trình tự, thủ tục, thời hạn quy định chương trình, kế hoạch cơng tác uỷ ban nhân dân phường Cán công chức phải sâu sát sở, lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ bước đưa hoạt động Uỷ ban nhân dân phường ngày quy, đại, mục tiêu xây dựng quyền sở vững mạnh, nâng cáo đời sống nhân dân Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường - Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường gồm: + Chủ tịch + Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế Quản lý thị + Phó chủ tịch phụ trách Văn hoá xã hội + Các Uỷ viên - Các phận giúp việc Uỷ ban nhân dân phường: + Văn phòng – Thống kê + Tư pháp – Hộ tịch + Địa – Xây dựng + Văn hoá – Xã hội + Kế toán – Ngân sách + Quân CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN PHÓ CHỦ TỊCH Phụ trách Kinh tế Quản lý Đô thị Tổ QLĐT PHĨ CHỦ TỊCH Phụ trách Văn hóa xã hội ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG KINH TẾ TƯ PHÁP HỘ TỊCH VĂN PHỊNG THỐNG KÊ VĂN HỐ XÃ HỘI QN SỰ TÀI CHÍNH KẾ TỐN CB ĐC-XD CB Kinh tế CB TP-HT CB VPTK CB VHXH CHỈ HUY TRƯỞNG QUÂN SỰ CB TCKT CB TP-HT CB VPTK CB VHXH CHỈ HUY PHÓ QUÂN SỰ CB TCKT CB TP-HT CB VPTK CB VHXH CB ĐC-XD CB ĐC-XD Mơ tả vị trí nhiệm vụ cá nhân đơn vị Hiện đảm nhiệm chức vụ Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường Đơng Khê Nhiệm vụ tơi là: - Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường lĩnh vực Quản lý trật tự xây dựng đô thị, trật tự đường hè, trật tự an toan giao thông CÁN BỘ (thủ quỹ) - Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường lĩnh vực kinh tế, Chủ tịch Hội đồng tư vấn thuế phường, trực tiếp phụ trách phận tổ Quản lý đô thị, phận kinh tế - Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường vấn đề thuộc vệ sinh môi trường, phòng chống lụt bão tìm kiếm cứu nạn, phòng chống cháy nổ phường - Giải đơn thư thuộc lĩnh vực phụ trách - Ký số văn theo phần việc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường uỷ quyền - Tham gia định thuộc thẩm quyền tập thể Uỷ ban nhân dân II ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC TẠI CƠ QUAN UBND PHƯỜNG Những động lực thúc đẩy làm việc quan UBND phường Tập thể lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường nhận thức vai trò Cán bộ, cơng chức định việc hồn thành tiêu kinh tế xã hội cấp giao nên kịp thời đưa sách động viên cán cơng chức người lao động phường, phấn đấu hồn thành tiêu cấp giao đồng thời thể quan tâm vật chất, tinh thần lãnh đạo Cơng đồn quan đến thân, gia đình, độ tuổi theo học trường phổ thông Cụ thể như: - Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường xây dựng quy trình khen thưởng cán bộ, công chức người lao động quan phường theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2008 - Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường xây dựng quy trình trợ cấp thăm hỏi động viên cán cơng chức gia đình cán công chức làm việc Uỷ ban nhân dân phường Lãnh đạo đưa sách thăm hỏi người ốm gia đình cán công chức, trợ cấp thai sản, hoả hoạn, khen thưởng em cán công chức - Xây dựng quy trình đánh giá mức độ hồn thành cơng việc để từ xây dựng quy chế hoạt động xét bình bầu thi đua khen thưởng vào vuối năm, khuyến khích cán cơng chức đóng góp sáng kiến hay cho đơn vị - Khuyến khích trợ cấp cho cán công chức nâng cao thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ lý luận trị trường đại học, sau đại học - Tổ chức cơng đồn thường xun tổ chức phong trào văn nghệ, thể thao, điều dưỡng, thăm quan du lịch cho cán công chức gia đình Hạn chế việc thúc đẩy động lực làm việc - Mặc dù tập thể lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường có quy trình khen thưởng khuyến khích cán cơng chức làm việc để đạt hiệu tốt đóng góp ý kiến hay cho đơn vị thực tế phận đơn vị chưa đưa hành động cụ thể để hướng dẫn nhân viên làm việc, chưa khuyến khích họ đưa ý kiến đóng góp cho đơn vị, lực họ chưa thể thực - Do số lượng cán công chức quan đơng nên số vị trí phận Uỷ ban nhân dân phường giao số lượng cơng việc ít, đơi cơng việc giao không phù hợp với chuyên môn họ tạo tâm lý nhàn rỗi chán công việc Điều gây tâm lý khơng tốt cho cán cơng chức thân họ cảm thấy khơng có động lực để làm việc khơng có hội phát triển tổ chức Giải pháp nhằm thúc đẩy động lực - Lãnh đạo phụ trách phận nên theo dõi sát trình làm việc cán cơng chức phận phụ trách Đưa hướng dẫn góp ý cho cán công chức thuộc lĩnh vực phụ trách cải thiện phát huy lực thân - Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường xem xét giao người việc chun mơn để họ có khả hoàn thành phát triển tổ chức III HOẠT ĐỘNG THEO NHĨM Các hoạt động nhóm Uỷ ban nhân dân phường Hoạt động nhóm diễn hoạt động chung Cơng đồn phường, hoạt động chung Uỷ ban nhân dân phường Các nhóm hình thành tuỳ vào kiện hoạt động nhóm văn nghệ chào mừng ngày thành lập Đồn, nhóm hoạt động từ thiện thường niên hội chữ thập đỏ … Các thành viên nhóm ln đồn kết, chia sẻ giúp đỡ công việc Hạn chế hoạt động nhóm Do tính chất cơng việc phân chia theo phận khác nhau, cán công chức phận đảm trách mảng riêng biệt nên khơng có hoạt động nhóm q trình làm việc Vì cán cơng chức có điều kiện trao đổi công việc, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức trình làm việc Một số nhóm hoạt động kiện khơng phải nhóm cố định mà mang tính chất tạm thời tự hình thành nên thành viên nhóm chưa có gắn kết chặt chẽ với nhau, đơi xảy mâu thuẫn thành viên Giải pháp thúc dẩy hoạt động theo nhóm Lãnh đạo phụ trách phận nên khuyến khích thành lập nhóm với quy mơ nhỏ, hàng tuần có buổi trao đổi cơng việc kinh nghiệm cho Lập kế hoạch buổi tập huấn đạo tạo cho cán công chức hoạt động nhóm, thực hành xây dựng nhóm tổ chức Trong kiện văn hoá văn nghệ thể dục thể thao, thăm quan du lịch nên kết hợp hoạt động mang tính chất nhóm đẻ giúp cán công chức gần gũi làm quen với hoạt động nhóm IV GIAO TIẾP VÀ TRUYỀN THƠNG Hoạt động giao tiếp Hình thức giao tiếp cán công chức với chủ yếu hình thưc giao tiếp miệng, văn thơng qua tin, thông báo, công văn nội bộ, qua mạng thơng tin điều hành tác nghiệp hình thức giao tiếp có ưu điểm truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết đến cho người nhận Giữa tập thể lãnh đạo với nhân viên giao tiếp công văn, thông báo tuỳ thuộc vào trường hợp, công việc cụ thể mà giao tiếp điện thoại hệ thống mạng điều hành tác nghiệp Đối với cấp hay phòng ban chuyên mơn cấp thường giao tiếp hệ thống văn báo cáo, kế hoạch, công văn, hệ thống mạng điều hành tác nghiệp liên thơng giao tiếp điện thoại, giao tiếp miệng Những hạn chế hoạt động giao tiếp Giao tiếp lãnh đạo phường cán công chức phường hạn chế, chủ yếu thơng qua văn thiếu gần gũi lãnh đạo nhân viên 10 Giao tiếp trực tiếp phận hạn chế mức độ có cơng việc người giao tiếp với Do công nghệ ngày phát triển nên việc giao tiếp hệ thống điều hành tác nghiệp, trang thông tin phát triển mạnh nên thiếu giao tiếp trực tiếp miệng điện thoại tạo khoảng cách người giao tiếp với Giải pháp Uỷ ban nhân dân phường nên thiết kế nơi làm việc gần gũi, hoạt động tập thể nhiều để người có hội giao tiếp trực tiếp với Lãnh đạo nên tham gia vào hoạt động tập thể nhân viên quan để nhân viên có hội giao tiếp trực tiếp với lãnh đạo rút ngắn khoảng cách lãnh đạo với người lao động Để việc giao tiếp có hiệu phường nên có buổi đào tạo cho cán cơng chức hình thức giao tiếp tổ chức giao tiếp với công dân, phương thức giao tiếp phù hợp với trường hợp để đem lại hiệu cao cho mục đích việc giao tiếp V LÃNH ĐẠO TRONG MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC Ban lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường Ban lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường người có trình độ cao, có kinh nghiệm quản lý nhà nước điều hành công việc Ban lãnh đạo ln đưa sách đứng phía người lao động bảo vệ người lao động Ban lãnh đạo thường xuyên cập nhật thông tin ln đưa sách, thay đổi kịp thời phù hợp với nhu cầu thực tiễn Những hạn chế lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường 11 Do điều động luân chuyển liên tục nên người lãnh đạo phải thời gian định để tiếp cận với môi trường Ban lãnh đạo thiếu giao tiếp trực tiếp với nhân viên nên tạo khoảng cách xa lạ lãnh đạo với nhân viên Hành vi lãnh đạo lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường mang tính đạo, thiếu hỗ trợ, tham gia hướng dẫn Ban lãnh đạo chưa quan tâm nhiều đến đời sống cán công chức quan Uỷ ban nhân dân phường Giải pháp Lãnh đạo nên tiến hành khảo sát với mục đích nắm nhu cầu cán công chức công việc sống Lãnh đạo trực tiếp phận nên theo sát công việc giao cho cán công chức thuộc lĩnh vực phụ trách kịp thời đưa hộ trợ họ gặp vướng mắc, khó khăn Tập thể lãnh đạo nên thường xuyên tham gia vào hoạt động tập thể đơn vị để gần gũi với nhân viên, hiểu họ phần công tác quản lý VI VĂN HOÁ TỔ CHỨC Mối quan hệ người với người tổ chức Cán công chức Uỷ ban nhân dân phường giao tiếp, ứng sử với mực phù hợp với cấp bậc, văn hoá khu vực, lễ nghi (chào hỏi, bắt tay …) Cán công chức sống đồn kết tơn trọng Trang phục làm việc gọn gàng phù hợp với môi trường làm việc Mối quan hệ người công việc 12 Tất cán công chức đề cao trách nhiệm cá nhân, không trốn tránh đẩy trách nhiệm cho người khác Thực nhiệm vụ giao đảm bảo hồn thành cơng việc cách hiệu cao Cùng chia sẻ kiến thức kinh nghiệm trình làm việc nhằm đem lại hiệu công việc cao Mối quan hệ Uỷ ban nhân dân phường với tổ chức, công dân Ln có thái độ mực tổ chức, công dân đến Uỷ ban nhân dân phường giao dịch công việc Luôn lắng nghe ý kiến nhân dân kịp thời đưa phản hồi Khi giao tiếp với tổ chức, công dân phải ăn mặc lịch dùng thẻ công chức theo quy định Giải hẹn, nội dung đầy đủ thông tin mà tổ chức công dân yêu cầu VII QUẢN TRỊ NHỮNG BIẾN ĐỔI CỦA TỔ CHỨC 1.Thách thức cho phát triển tương lai Trong thời gian tới quyền địa phương phải đối mặt với số thách thức lớn là: - Trên địa bàn phường thực dự án - Về chế sách cho việc thu hồi đất, bồi thường hỗ trợ tái định cư nhiều bất cập chưa theo kịp với thị trường nên việc vận động tuyên truyền nhân dân kiểm kê thực dự án khó khăn - Trong vùng quy hoạch hạ tầng xuống cấp, ô nhiễm môi trường không khắc phục, nhân dân không thực việc giao dịch 13 nhuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất, việc xây dựng, cơi nới, sửa chữa nhà không thực Đời sống nhân gặp nhiều khó khăn, đơn thư khiếu kiện kéo dài, vượt cấp khơng giải quyết, ln tiềm ẩn điểm nóng, nguy bùng phát lúc gây ổn định an ninh trị - trật tự an toàn xã hội Sự biến đổi tổ chức Xác định tình hình phức tạp trên, tập thể lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường đề biện pháp, giải pháp phù hợp, ứng sử linh hoạt tình Phấn đấu hồn thành tiêu kinh tế xã hội an ninh quốc phòng Kiềm chế khơng để phát sinh điểm nóng, đơn thư khiếu kiện kéo dài, vượt cấp, giữ vững ổn định tình hình an ninh trị - trật tự an tồn xã hội * Kết luận: Qua môn học Quản trị hành vi tổ chức nhận thấy môn học thực cần thiết cho người làm việc tổ chức, cá nhân, đơn vị hành chính, nghiệp Quản trị hành vi tổ chức giúp tơi nhìn nhận thiếu sót việc thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên, tạo nơi trường làm việc thoải mái, khích lệ tinh thần nâng cao hiệu làm việc Bên cạnh nhận tầm quan trọng hoạt động nhóm, giao tiếp truyền thơng, xây dựng văn hố cơng sở, vai trò người lãnh đạo tổ chức cho việc định hướng cho nhân viên tồn đơn vị Tơi hy vọng kiến thức học với đóng góp đưa ý kiến góp ý thầy hướng dẫn giúp cho đơn vị nâng cao chấy lượng quản lý, phục vụ tổ chức nhân dân 14 Một lần xin cảm ơn PGS.TS Trần Văn Bình cho giảng bổ ích thầy TÀI LIỆU THAM KHẢO Văn ban hành Uỷ ban nhân dân phường Đông Khê Website: http://www.caohockinhte.vn, Quản trị hành vi tổ chức Website: http://www.eptc.vn 15 ... ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC TẠI CƠ QUAN UBND PHƯỜNG Những động lực thúc đẩy làm việc quan UBND phường Tập thể lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường nhận thức vai trò Cán bộ, cơng chức định việc hồn thành tiêu... HOẠT ĐỘNG THEO NHĨM Các hoạt động nhóm Uỷ ban nhân dân phường Hoạt động nhóm diễn hoạt động chung Cơng đồn phường, hoạt động chung Uỷ ban nhân dân phường Các nhóm hình thành tuỳ vào kiện hoạt động. .. lại thiên nhiều vận dụng học thuyết Y dẫn đến bng lỏng q trình quản lý trình độ tổ chức chưa phù hợp để áp dụng học thuyết Vì phải áp dụng học thuyết cách hài hoà, linh hoạt, tạo môi trường thuận