Học thuyết tạo động lực và ứng dụng vào thực tiễn tạo động lực làm việc tại UBND phường đông khê

Những động lực thúc đẩy làm việc tại cơ quan UBND phường Tập thể lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường nhận thức được vai trò của Cán bộ, công chức quyết định trong việc hoàn thành các chỉ tiê

HỌC THUYẾT TẠO ĐỘNG LỰC VÀ ỨNG DỤNG VÀO THỰC TIỄN TẠO

ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC TẠI UBND PHƯỜNG ĐÔNG KHÊ

Sau khi hoàn thành môn học Quản trị hành vi Tổ chức do PGS.TS Trần Văn Bình hướng dẫn tôi nhận thấy môn học này là công cụ cơ bản và cần thiết để hiểu rõ hầu hết các khía cạnh của việc quản lý con người và các quy trình trong tổ chức Bài giảng của thầy đã tập trung trình bày lý thuyết và đưa ra các ví dụ cụ thể để giúp học viên hiểu rõ hành vi con người như phản ứng cá nhân, quan hệ tương tác và môi trường hệ thống Đồng thời qua môn học này chúng tôi còn hiểu thêm về các hành vi của cá nhân và động lực trong tổ chức cũng như các vấn đề xoay quanh văn hoá nhóm và kỹ thuật lãnh đạo

1 Thuyết nhu cầu của Maslow

Nhu cầu là sự thiếu hụt một cái gì đó mà con người có thể cảm nhận được, nhu cầu của con người có sự phân cấp từ thấp đến cao

Khi con người được thoả mãn nhu cầu ở một bậc nào đó, sẽ mong muốn vươn lên đòi thoả mãn nhu cầu ở bậc cao hơn Nhu cầu đó là:

- Nhu cầu sinh học, nhu cầu an toàn, nhu cầu liên kết, nhu cầu được tôn trọng và nhu cầu tự hoàn thiện Vì vậy đòi hỏi nhà quản lý phải hiểu rõ nhu cầu đang cần thoả mãn của con người và tạo điều kiện cho họ thoả mãn nhu cầu đó

2 Thuyết bản chất con người của MC GREGOR

Cho rằng người lao động có hai bản chất khác nhau gọi là bản chất X

và bản chất Y

Người có bản chất X là người không thích làm việc và sẽ trốn tránh nếu có thể Phải thưởng nếu họ muốn làm việc và phạt nếu họ không làm

việc Họ thích bị kiểm soát và chỉ dẫn, tránh trách nhiệm, ít hoài bão và thường mong muốn sự ổn định hơn bất cứ thứ gì khác

Người có bản chất Y là người thích làm việc trong điều kiện phù hợp Muốn tự định hướng, làm chủ hơn là chịu sự điều khiển Họ cam kết với mục tiêu nếu đạt được sự thoả mãn cá nhân từ công việc Họ sẽ chấp nhận và gánh vác trách nhiệm trong điều kiện thích hợp Sự khéo léo và óc sáng tạo luôn tiềm ẩn trong mỗi con người nhưng nhìn chung chưa được khai thác đúng mức Vì vậy nhiệm vụ của những nhà quản lý là nên căn cứ tuỳ theo bản chất của người lao động để có chính sách động viên cho thích hợp, tạo môi trường thuận lợi để mặt tốt của con người được nuôi dưỡng Đối với người có bản chất X thì nên nhấn mạnh bằng vật chất, giao phó công việc cụ thể, thường xuyên đôn đốc kiểm tra Đối với người có bản chất Y thì nên cho họ quyết định nhiều hơn, tôn trọng sáng kiến của họ, để cho họ chứng tỏ khả năng thay vì kiểm tra, đôn đốc họ

3 Bản chất và mối quan hệ giữa hai học thuyết trên

- Thuyết nhu cầu: Một nhu cầu một khi đã được thoả mãn thì không còn là động lực nữa Một nhu cầu không thể là một động lực trước khi các nhu cầu đứng trước trong tháp được thoả mãn Nếu không đạt được sự thoả mãn thì nhu cầu ở cấp thấp hơn sẽ lại trở thành động lực Khao khát bẩm sinh cuả con người là được leo cao trên tháp nhu cầu Nhu cầu tự khẳng định bản thân không giống với các nhu cầu khác

- Thuyết bản chất con người: Từ những giả thiết về bản tính con người nói trên nhà quản lý đưa ra các biện pháp:

* Thuyết X: Quản lý nghiêm khắc dựa vào sự trừng phạt, quản lý ôn hoà dựa vào sự khen thưởng, quản lý nghiêm khắc và công bằng dựa vào

sự trừng phạt và khen thưởng

* Thuyết Y: Thực hiện nguyên tắc thống nhất giữa mục tiêu của tổ chức với mục tiêu của cá nhân Các biện pháp quản trị áp dụng đối với người lao động phải có tác dụng mang lại thu hoạch nội tại Áp dụng những phương thức hớp dẫn để có được sự hứa hẹn chắc chắn của các thành viên trong tổ chức Khuyến khích tập thể nhân viên tự điều khiển việc thực hiện mục tiêu của họ, làm cho nhân viên tự đánh giá thành tích của họ Nhà quản lý và nhân viên phải có ảnh hưởng lẫn nhau

- Thuyết nhu cầu của Maslow và Thuyết bản chất con người của MC Gregor có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đòi hỏi nhà quản lý phải biết vận dụng linh hoạt, tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh, công việc cụ thể, con người

cụ thể nhằm phát huy hết năng lực, sở trường và lòng nhiệt huyết phục vụ

tổ chức, đơn vị đem lại hiệu quả tốt nhất cho tổ chức, đơn vị Nhà quản lý phải biết nắm bắt được tâm lý, nhu cầu làm việc của nhân viên, tuỳ thuộc vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ có khen thưởng hoặc biện pháp trừng phạt kịp thời Nhà quản lý phải vận dụng các học thuyết vào từng trường hợp, hoàn cảnh cho phù hợp, nếu như quá thiên về vận dụng học thuyết Y

sẽ dẫn đến không tin tưởng vào bất ký ai Họ chỉ tin vào hệ thống những quy định của tổ chức và sức mạnh của kỷ luật Khi có một vấn đề nào đó xảy ra họ cố quy trách nhiệm cho một cá nhân nào đó để kỷ luật hoặc khen thưởng Ngược lại nếu thiên quá nhiều về vận dụng học thuyết Y sẽ có thể dẫn đến sự buông lỏng trong quá trình quản lý hoặc trình độ của tổ chức chưa phù hợp để áp dụng học thuyết này Vì vậy phải áp dụng các học thuyết trên một cách hài hoà, linh hoạt, tạo môi trường thuận lợi để mặt tốt của con người được nuôi dưỡng, để trong mỗi chúng ta có thể rút ra nhiều điều nhiều điều thú vị về những nhu cầu giá trị trong cuộc sống, tìm hiểu các khó khăn mà người lao động gặp phải, các phương thức cần thiết để giúp đỡ hiệu quả

I GIỚI THIỆU VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐÔNG KHÊ

1 Giới thiệu chung:

Uỷ ban nhân dân phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng được thành lập năm 1987 trên cơ sở chia tách từ Xã Đông khê, Huyện An Hải, Thành phố hải Phòng Phường Đông Khê có diện tích gần

200 ha, dân số trên 15 nghìn người

Căn cứ Quyết định số 130/QĐ-TTg ngày 21/02/2000 của Thủ tướng chính phủ về việc giao đất để đầu tư xây dựng hạ tầng cơ sở kỹ thuật khu đô thị mới ngã 5 – Sân bay Cát Bi thành phố Hải Phòng, phường Đông khê là địa bàn trọng điểm thực hiện dự án trên và các dự án thứ phát khác Đến nay

đã có hàng nghìn hộ dân giao đất cho dự án phải di dời đến nơi ở mới Việc

dự án kéo dài đã ảnh hưởng rất lớn đến đời sống tinh thần của nhân dân Vì vậy việc quản lý nhà nước tại địa phương của chính quyền cơ sở đã gặp không ít khó khăn

2 Chức năng, nhiệm vụ của uỷ ban nhân dân phường

Uỷ ban nhân dân phường được tổ chức và hoạt động theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003 và các quy định khác của pháp luật; chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Uỷ ban nhân dân quận Ngô Quyền

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, uỷ ban nhân dân phường Đông Khê xây dựng quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân phường

Uỷ ban nhân dân phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân Mỗi

việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công

Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, chịu

sự lãnh đạo của Đảng uỷ; phối kết hợp chặt chẽ giữa Uỷ ban nhân dân phường với Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân trong quá trình triển khai nhiệm vụ

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của uỷ ban nhân dân phường

Cán bộ công chức phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ từng bước đưa hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cáo đời sống của nhân dân

3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường

- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường gồm:

+ Chủ tịch

+ Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế và Quản lý đô thị

+ Phó chủ tịch phụ trách Văn hoá xã hội

+ Các Uỷ viên

- Các bộ phận giúp việc Uỷ ban nhân dân phường:

+ Văn phòng – Thống kê

+ Tư pháp – Hộ tịch

+ Địa chính – Xây dựng

+ Văn hoá – Xã hội

+ Kế toán – Ngân sách

+ Quân sự

4 Mô tả vị trí và nhiệm vụ của cá nhân tôi trong đơn vị

Hiện tại tôi đang đảm nhiệm chức vụ Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân

phường Đông Khê

Nhiệm vụ chính của tôi là:

- Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường về lĩnh vực Quản lý trật tự

xây dựng đô thị, trật tự đường hè, trật tự an toan giao thông

CHỦ TỊCH

UỶ BAN NHÂN DÂN

PHÓ CHỦ TỊCH Phụ trách Văn hóa

xã hội

PHÓ CHỦ TỊCH Phụ trách Kinh tế Quản lý Đô thị

ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG KINH TẾ

TƯ PHÁP

HỘ TỊCH

VĂN PHÒNG THỐNG KÊ

VĂN HOÁ

XÃ HỘI

CB ĐC-XD 1

CB ĐC-XD 2

CB ĐC-XD 3

CB Kinh tế CB TP-HT 1

CB TP-HT 2

CB TP-HT 3

CB VPTK 1

CB VPTK 2

CB VHXH 1

CB VHXH 2

CB VHXH 3

QUÂN SỰ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

CHỈ HUY TRƯỞNG QUÂN SỰ

CHỈ HUY PHÓ QUÂN SỰ

CB TCKT 1

CB TCKT 2

CÁN BỘ (thủ quỹ)

CB VPTK 3

Tổ QLĐT

- Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường về lĩnh vực kinh tế, là Chủ tịch Hội đồng tư vấn thuế phường, trực tiếp phụ trách bộ phận tổ Quản lý

đô thị, bộ phận kinh tế

- Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường về các vấn đề thuộc vệ sinh môi trường, phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn, phòng chống cháy nổ của phường

- Giải quyết đơn thư thuộc lĩnh vực phụ trách

- Ký một số văn bản theo từng phần việc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường uỷ quyền

- Tham gia các quyết định thuộc thẩm quyền tập thể Uỷ ban nhân dân

II ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC TẠI CƠ QUAN UBND PHƯỜNG

1 Những động lực thúc đẩy làm việc tại cơ quan UBND phường

Tập thể lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường nhận thức được vai trò của Cán bộ, công chức quyết định trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kinh

tế xã hội cấp trên giao nên đã kịp thời đưa ra chính sách động viên cán bộ công chức người lao động của phường, phấn đấu hoàn thành các chỉ tiêu cấp trên giao đồng thời thể hiện sự quan tâm về vật chất, tinh thần của lãnh đạo và Công đoàn cơ quan đến bản thân, gia đình, con đang ở độ tuổi theo học ở các trường phổ thông Cụ thể như:

- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường đã xây dựng quy trình khen thưởng đối với cán bộ, công chức người lao động cơ quan phường theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 – 2008

- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường xây dựng quy trình trợ cấp thăm hỏi động viên đối với cán bộ công chức và gia đình của cán bộ công chức đang làm việc tại Uỷ ban nhân dân phường Lãnh đạo đưa ra các

chính sách thăm hỏi người ốm trong gia đình cán bộ công chức, trợ cấp thai sản, hoả hoạn, khen thưởng đối với con em cán bộ công chức

- Xây dựng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc để từ đó xây dựng quy chế hoạt động và xét bình bầu thi đua khen thưởng vào vuối năm, khuyến khích cán bộ công chức đóng góp các sáng kiến hay cho đơn vị

- Khuyến khích và trợ cấp cho cán bộ công chức nâng cao thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ cũng như lý luận chính trị tại các trường đại học, sau đại học

- Tổ chức công đoàn thường xuyên tổ chức các phong trào văn nghệ, thể thao, điều dưỡng, thăm quan du lịch cho cán bộ công chức và gia đình

2 Hạn chế trong việc thúc đẩy động lực làm việc

- Mặc dù tập thể lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường đã có quy trình khen thưởng và khuyến khích cán bộ công chức làm việc để đạt hiệu quả tốt nhất và đóng góp những ý kiến hay cho đơn vị nhưng trên thực tế thì các bộ phận trong đơn vị chưa đưa ra được những hành động cụ thể để hướng dẫn nhân viên làm việc, cũng chưa khuyến khích họ đưa ra những ý kiến đóng góp cho đơn vị, vì vậy năng lực của họ chưa được thể hiện thực sự

- Do số lượng cán bộ công chức trong cơ quan khá đông nên một số

vị trí trong các bộ phận của Uỷ ban nhân dân phường được giao số lượng công việc rất ít, đôi khi công việc được giao không phù hợp với chuyên môn của họ tạo ra tâm lý nhàn rỗi và chán công việc Điều đó gây ra tâm lý không tốt cho cán bộ công chức và bản thân họ cảm thấy không có động lực để làm việc và không có cơ hội phát triển trong tổ chức

3 Giải pháp nhằm thúc đẩy động lực

- Lãnh đạo phụ trách tại các bộ phận nên theo dõi sát quá trình làm việc của cán bộ công chức trong bộ phận mình phụ trách Đưa ra các hướng dẫn và góp ý cho cán bộ công chức thuộc lĩnh vực phụ trách cải thiện và phát huy năng lực bản thân

- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường xem xét giao đúng người đúng việc đúng chuyên môn để họ có khả năng hoàn thành và phát triển trong tổ chức

III HOẠT ĐỘNG THEO NHÓM

1 Các hoạt động nhóm tại Uỷ ban nhân dân phường

Hoạt động nhóm được diễn ra trong các hoạt động chung của Công đoàn phường, các hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân phường Các nhóm được hình thành tuỳ vào các sự kiện và hoạt động như nhóm văn nghệ chào mừng ngày thành lập Đoàn, nhóm hoạt động từ thiện thường niên như hội chữ thập đỏ … Các thành viên trong nhóm luôn đoàn kết, chia sẻ và giúp đỡ nhau trong mọi công việc

2 Hạn chế trong hoạt động nhóm

Do tính chất công việc được phân chia theo các bộ phận khác nhau, mỗi cán bộ công chức trong các bộ phận đảm trách một mảng riêng biệt nên không có hoạt động nhóm trong quá trình làm việc Vì vậy cán bộ công chức ít có điều kiện trao đổi công việc, chia sẻ các kinh nghiệm, kiến thức trong quá trình làm việc

Một số nhóm hoạt động trong các sự kiện thì không phải nhóm cố định mà chỉ mang tính chất tạm thời và tự hình thành nên các thành viên trong nhóm chưa có sự gắn kết chặt chẽ với nhau, đôi khi vẫn xảy ra mâu thuẫn giữa các thành viên

3 Giải pháp thúc dẩy hoạt động theo nhóm

Lãnh đạo phụ trách tại các bộ phận nên khuyến khích thành lập các nhóm với quy mô nhỏ, hàng tuần có các buổi trao đổi công việc và kinh nghiệm cho nhau

Lập kế hoạch các buổi tập huấn đạo tạo cho cán bộ công chức về hoạt động nhóm, các bài thực hành về xây dựng nhóm trong tổ chức

Trong các sự kiện văn hoá văn nghệ thể dục thể thao, thăm quan du lịch nên kết hợp các hoạt động mang tính chất nhóm đẻ giúp cán bộ công chức gần gũi nhau hơn và làm quen với hoạt động nhóm

IV GIAO TIẾP VÀ TRUYỀN THÔNG

1 Hoạt động giao tiếp

Hình thức giao tiếp giữa cán bộ công chức với nhau chủ yếu là hình thưc giao tiếp bằng miệng, bằng văn bản thông qua các bản tin, thông báo, công văn nội bộ, qua mạng thông tin điều hành tác nghiệp hình thức giao tiếp này có ưu điểm là truyền đạt được đầy đủ thông tin cần thiết đến cho người nhận

Giữa tập thể lãnh đạo với nhân viên thì giao tiếp bằng công văn, thông báo hoặc tuỳ thuộc vào các trường hợp, công việc cụ thể mà giao tiếp bằng điện thoại và hệ thống mạng điều hành tác nghiệp

Đối với cấp trên hay các phòng ban chuyên môn cấp trên thì thường giao tiếp bằng hệ thống văn bản như báo cáo, kế hoạch, công văn, hệ thống mạng điều hành tác nghiệp liên thông hoặc có thể giao tiếp bằng điện thoại, giao tiếp bằng miệng

2 Những hạn chế trong hoạt động giao tiếp

Giao tiếp giữa lãnh đạo phường và cán bộ công chức trong phường còn rất hạn chế, chủ yếu là thông qua văn bản vì vậy thiếu sự gần gũi giữa

Giao tiếp trực tiếp giữa các bộ phận cũng hạn chế ở mức độ chỉ khi nào có công việc mọi người mới giao tiếp với nhau

Do công nghệ ngày càng phát triển nên việc giao tiếp bằng hệ thống điều hành tác nghiệp, các trang thông tin phát triển mạnh nên thiếu sự giao tiếp trực tiếp bằng miệng và bằng điện thoại tạo ra khoảng cách đối với những người đang giao tiếp với nhau

3 Giải pháp

Uỷ ban nhân dân phường nên thiết kế nơi làm việc gần gũi, các hoạt động tập thể nhiều hơn để mọi người có cơ hội giao tiếp trực tiếp với nhau

Lãnh đạo cũng nên tham gia vào các hoạt động tập thể của nhân viên trong cơ quan để nhân viên có cơ hội giao tiếp trực tiếp với lãnh đạo và rút ngắn khoảng cách lãnh đạo với người lao động

Để việc giao tiếp có hiệu quả thì phường nên có những buổi đào tạo cho cán bộ công chức các hình thức giao tiếp trong tổ chức và giao tiếp với công dân, chỉ ra các phương thức giao tiếp phù hợp với từng trường hợp để đem lại hiệu quả cao nhất cho mục đích của việc giao tiếp

V LÃNH ĐẠO TRONG MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC

1 Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân phường

Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân phường là những người có trình

độ cao, có kinh nghiệm trong quản lý nhà nước và điều hành công việc

Ban lãnh đạo luôn đưa ra các chính sách đứng về phía người lao động và bảo vệ người lao động

Ban lãnh đạo thường xuyên cập nhật thông tin và luôn đưa ra những chính sách, những thay đổi kịp thời phù hợp với nhu cầu thực tiễn

2 Những hạn chế của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường