Phân tích các kỹ năng – yếu tố cần thiết của một nhà quản lý dự án hiệu quả

Như vậy có thể định nghĩa ngắn gọn về quản trị dự án như sau: “Quản lý dự án là một nhóm các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật mà mọi người áp dụng nhằm vạch kế hoạch và kiểm soát các

PHÂN TÍCH CÁC KỸ NĂNG – YẾU TỐ CẦN THIẾT CỦA

MỘT NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ

Phạm vi bài tập: Mục đích của bài tập này là xác định điểm mạnh và điểm yếu

đối với một nhà quản lý Dự án và tìm cách để nâng cao các kỹ năng Quản lý dự án Lưu ý rằng anh/chị phải làm bài tập này trong suốt quá trình học và hoàn thành bài viết sau khi khóa học kết thúc

 Theo anh/chị, một người Quản lý Dự án cần phải có kỹ năng gì để đạt hiệu quả? Hãy nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích tại sao anh/chị tin rằng những kỹ năng này là quan trọng

 Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh/chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này lại là điểm mạnh nhất của anh/chị

 Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm yếu nhất của anh/chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ về việc tại sao anh/chị nghĩ những kỹ năng này là các điểm yếu nhất của anh/chị

 Sử dụng 6 kỹ năng trên, anh/chị có thể làm gì để phát huy những kỹ năng mạnh nhất của anh/chị và cải thiện những kỹ năng yếu nhất của anh/chị?

MỤC LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN NỘI DUNG

Trang

3

4

1 Các kỹ năng quản trị dự án

………

1.1 Các kỹ năng con người……… ……… ………

1.2 Các kỹ năng dự án……… ………

1.3 Các kỹ năng hội nhập……… ……… ………

1.4 Các kỹ năng kỹ thuật……… …………

1.5 Kiến thức về tổ chức……… ……… ………

4 4 7 8 9 9 2 Phân tích kỹ năng bản thân ………

2.1 Ba kỹ năng mạnh bản thân……… ……… ………

Kỹ năng lắng nghe Kỹ năng quản lý thời gian Kỹ năng thương lượng 2.2 Ba kỹ năng yếu bản thân……… ……

Kỹ năng quản trị sự thay đổi Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn 2.3 Phương án kết hợp phát huy kỹ năng mạnh và khắc phục kỹ năng yếu bản thân……… ………

11 11

…

…

… 13

…

…

…

14 KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

17

PHẦN GIỚI THIỆU

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảo bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bằng những phương pháo và điều kiện tốt nhất cho phép Như vậy có thể định nghĩa ngắn gọn về quản trị dự án như sau:

“Quản lý dự án là một nhóm các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật mà mọi người áp dụng nhằm vạch kế hoạch và kiểm soát các công việc dự án một cách hiệu quả.”

Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thức sau:

C = f (P,T,S)

Trong đó: C: Chi phí

P: Mức độ hoàn thành công việc

T: Yếu tố thời gian

S: Phạm vi dự án

Nhà quản lý dự án giữ một vai trò rất quan trọng trong quản lý dự án Những chức năng cơ bản của nhà quản lý dự án bao gồm: Hoạch định, tổ chức, hội nhập, kiểm soát, lãnh đạo, ra quyết định, truyền thông và xây dựng một môi trường hỗ trợ

dự án Nếu nhà quản lý không có thẩm quyền chính thức đối với những người mà

họ phải làm việc cùng để hoàn thành công việc thì khi đó vai trò của nhà quản lý dự

án có thể rất phức tạp

Do tính phức tạp của công việc mà đòi hỏi người nắm giữ vị trí quản lý dự án cần phải có các kỹ năng đặc biệt để đảm bảo công việc tiến hành đúng như dự liệu

PHẦN NỘI DUNG

1 Các kỹ năng quản trị dự án

Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn (phần cứng) được đào tạo và những kỹ năng trong mối quan hệ người và người (phần mềm) có được do kinh nghiệm hoặc được tập huấn Các kỹ năng quản trị dự án cơ bản:

1.1 Các kỹ năng con người

Các nhà quản lý dự án cần sử dụng cả sự thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cũng cần biết khi nào thì sử dụng mỗi phương thức đó Nhà quản lý dự án cần phải làm một người giỏi giao tiếp và có các kỹ năng quản lý xung đột và quản

lý thay đổi

Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý sự căng thẳng Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một nhóm, rất nhiều nhóm, nhiều đối tượng và nhiều cấp quản lý Do vậy, ngoài những

kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và có kỹ năng phối hợp với

người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất

Những hiểu biết về kỹ năng phối hợp các cá nhân trong nhóm có rất nhiều, đó là các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng khuyến khích người khác nỗ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm và với các nhóm khác

Nhiều cuộc khảo sát chỉ ra rằng, kỹ năng giao tiếp là thuộc tính hết sức cần thiết của nhà quản trị, nó quyết định thành công trong công việc và thành đạt trong sự nghiệp, đặc biệt với những người lãnh đạo Kỹ năng này liên quan tới nhiều hoạt động, từ kỹ năng viết đến kỹ năng nói, kết hợp với tư thế, cử chỉ, động tác để diễn

tả quan điểm và mục đích của vấn đề muốn đề cập Người ta thấy rằng, có ít nhất 80% thời gian của nhà quản trị dùng cho giao tiếp bằng lời

Một cuộc nghiên cứu gần đây đối với 20.000 nhân viên tại nhiều công ty trên toàn thế giới do Trường quản lý Vanderbilt, Mỹ, tiến hành cho thấy nguyên nhân khiến

số một nhân viên quyết định chấm dứt hợp đồng là “Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn” Nói cách khác, chính là vì những ông chủ tồi Còn một trong những yếu tố quan trọng nhất làm nên “Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn” là kỹ năng giao tiếp yếu kém

Các chuyên gia nhân sự cho rằng nguyên nhân có thể do nhiều nhà quản trị doanh nghiệp ngày nay được “cất nhắc” dựa trên bản thành tích trong công việc, trong khi lãnh đạo đã vô tình bỏ qua việc đánh giá về các kỹ năng giao tiếp của họ

Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng với thời gian và nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau dồi và hình thành Sau đây là 7 kỹ năng giao tiếp

cơ bản đối với một người quản lý:

1 Hãy là một người lắng nghe tốt Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn

“Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất

mà các nhà quản lý thường mắc phải”, - Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân

sự tại hãng Chapel Hill , - cho biết

2 Dành thời gian cho nhân viên Thông thường, những cuộc nói chuyện trực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm việc ở

xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại

3 Trò chuyện với nhân viên về công việc Bạn nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới Công việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biết những điều mà mọi người chưa biết

4 Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn)

5 Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc nhiên bất ngờ Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới

6 Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên Vấn đề ở đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể

7 Đừng che đậy đằng sau các e-mail E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân Các xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại

Quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan liên qua để hực hiện các công việc của dự án nên cần thiết phải thông thạo kỹ năng giao tiếp

Nhà quản lý dự án trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm người như: Các nhà thầu, nhà cung ứng, các cơ quan quản lý nhà nước, lao động trực tiếp … Ngoài ra cùng với đà phát triển của tổ chức trách nhiệm của nhà quản lý dự án ngày càng tăng, nhưng quyền lực lại chưa thực sự tương xứng Để phối hợp mọi cố gắng trong và ngoài tổ chức nhằm thực hiện thành công dự án, buộc các nhà quản lý dự án phải có kỹ năng thương lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những người đứng đầu các phòng chức năng chuyên môn, tranh thủ tối đa sự quan tâm của cấp trên để giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án

Các bất đồng thường nảy sinh giữa nhà quản lý dự án với các thành viên tham gia, giữa các cán bộ quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng … Nguyên nhân có nhiều nhưng có thể kể ra một số các nguyên nhân chính sau: Do thủ tục hành chính; Mục tiêu và thứ tự ưu tiên; Tranh chấp cùng một nguồn lực; Do quan điểm kỹ thuật và chính kiến khác nhau; … Do vậy, cần có phương pháp giải quyết đúng, đặt mục tiêu, quyền lợi của tập thể trên lợi ích cá nhân để giải quyết những bất đồng

1.2 Các kỹ năng dự án

Những dự án lớn đòi hỏi rất nhiều đến quỹ đầu tư cũng như nhân lực Do đó, việc lập một dự án với chi phí chi tiết và huy động vốn là điều rất quan trọng đối với một nhà quản trị Không phải ai cũng có đủ tài và lý lẽ để thuyết phục hoặc xin tài trợ cho dự án Không chỉ vấn đề vốn, kỹ năng làm việc theo nhóm cũng là điều kiện thiết yếu trong mỗi dự án

Có một điều tưởng chừng rất đơn giản nhưng không ít nhà quản trị không chịu chú ý, dẫn đến dự án bị đổ bể hoặc không hoàn thành được theo như tiêu chí ban đầu

đã đề ra, gây mất uy tín với đối tác, đó là "Làm vừa sức của mình, không nên đề cao quá mục tiêu" đó là lời khuyên của ông Nguyễn Mạnh Hùng Và làm việc gì cũng phải lập kế hoạch, tính chi phí rủi ro trong từng trường hợp cụ thể" Steve Gandy - Phó Chủ tịch Tập đoàn Metso Corporation với kinh nghiệm trên 40 năm trong nghề quản lý dự

án đã đưa ra lời khuyên này

Để tính toán được chi phí rủi ro, ngay từ đầu bạn phải thực hiện tốt khâu chuẩn

bị Các dự án luôn có những đặc thù riêng nhưng dự án có tính bất biến, người làm dự

án không được phép thay đổi mục tiêu của dự án vì bất cứ lý do nào Nếu hạn thay đổi mục tiêu ban đầu của dự án, thì dự án đó coi như thất bại và bạn phải chuyển sang dự

án mới

10 kỹ năng lãnh đạo dự án then chốt:

1 Phát triển một tầm nhìn tổng quát

2 Xây dựng đội quản lý dự án và lãnh đạo đội dự án

3 Các khả năng lãnh đạo xây dựng và dẫn dắt đội dự án

4 Các khả năng giao tiếp

5 Các khả năng quản lý con người

6 Các khả năng hỗ trợ

7 Các khả năng giao tiếp trong toàn bộ tổ chức

8 Khả năng chấp nhận chỉ trích, phản hồi và thông tin đầu vào từ những người khác

9 Các khả năng sử dụng các công cụ đội nhóm

10 Khả năng bán hàng và khả năng xúc tiến và bán dự án

1.3 Các kỹ năng hội nhập

Một trong những nhiệm vụ chủ chốt của một nhà quản lý dự án là điều phối nhiều thành phần dự án Quản lý dự án huy động và sắp xếp hợp lý các nguồn nhân lực, vật tư thiết bị và nguồn vốn Tổ chức thực hiện dự án nhằm phối hợp hiệu quả giữa những bên tham gia, phân định rõ vai trò và trách nhiệm cho những người tham gia dự án

Nhà quản lý dự án phối hợp mọi thành viên trong nhóm thực hiện tốt dự án, phối hợp các lực lượng tư vấn, các nhà thầu, khách hàng, đến các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan … nhằm đảm bảo thực hiện thành công dự án

Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản

lý sự căng thẳng Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một nhóm, rất nhiều nhóm, nhiều đối tượng và nhiều cấp quản lý

Do vậy, ngoài những kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và

có kỹ năng phối hợp với người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất.Những hiểu biết về kỹ năng phối hợp các cá nhân trong nhóm có rất nhiều, đó là các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng khuyến khích người khác nỗ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm và với các nhóm khác

1.4 Các kỹ năng kỹ thuật

Một nhà quản lý dự án phải hiểu những hạng mục nào cần được thực hiện về mặt kỹ thuật, nhưng sẽ không hiểu sâu sắc như các chuyên gia về vấn đề đang thực hiện dự án Tuy nhiên họ phải biết có những khó khăn, cạm bẫy tiềm ẩn hay không?

Nhà quản lý dự án trước hết phải là một người khá đặc biệt với trình độ chuyên môn rất cao Căn cứ đánh giá trình độ chuyên môn của người quản lý dự án: kinh nghiệm đã có, các bằng cấp liên quan, các đóng góp trong công tác tư vấn, đào tạo, kết quả giải quyết các vấn đề cụ thể

Kỹ năng kỹ thuật là khả năng cần thiết của nhà quản lý dự án để thực hiện một công việc cụ thể, hay nói cách khách đó là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhà quản lý dự án Kỹ năng này có được qua việc học ở trường hay các lớp bồi dưỡng, kinh nghiệm thực tế

1.5 Kiến thức về tổ chức

Nếu không hiểu những yếu tố sau của tổ chức: văn hóa, các chính sách, tính cách và chính trị thì dự án rất có khả năng sẽ thất bại

Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp; tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp

Chính vì vậy có thể nói rằng văn hoá như một chất keo kết dính các thành viên trong tổ chức, để giúp việc quản lý tổ chức bằng cách đưa ra những chuẩn mực để hướng các thành viên nên nói gì và làm gì, văn hoá tạo ra như một cơ chế khẳng định mục tiêu của tổ chức, hướng dẫn và uốn nắn những hành vi và ứng xử của các thành viên trong tổ chức Như một nhà nghiên cứu về văn hoá tổ chức có nói rằng “văn hoá xác định luật chơi”

Văn hóa là một công cụ quan trọng và không thể thiếu trong quản lý điều hành, bất kể đó là quản lý điều hành một quốc gia, một xã hội, một doanh nghiệp hay một cơ quan … Người ta không thể quản lý điều hành tốt mà không sử dụng công cụ văn hóa.Về mặt khoa học quản trị, việc quản trị một doanh nghiệp hay quản trị một quốc gia đều có những nét tương đồng

Người ta thường sử dụng “pháp luật” và “văn hóa xã hội” như hai công cụ quan trọng để quản lý một quốc gia.Và cũng tương tự, người ta có thể dùng “quy chế” và

“văn hóa doanh nghiệp” để quản lý một doanh nghiệp”.Vậy quản lý công ty bằng quy chế và quản lý công ty bằng văn hóa khác nhau như thế nào? Hai cách quản lý này hỗ trợ và kết hợp nhau ra sao? Dùng quy chế để tạo văn hóa, và dùng văn hóa để thực thi quy chế, quản lý công ty bằng quy chế => mọi người phải tuân theo như thế, mang tính bắt buộc, quản lý công ty bằng văn hóa => mọi người tin và theo như thế, mang tính tự nguyện

Chính sách chỉ những phương cách được vận dụng để đạt tới mục tiêu thường niên của doanh nghiệp Chính sách bao gồm những hướng dẫn, quy định, những phương thức được lập ra để phụ giúp cho những nỗ lực nhằm đạt tới mục tiêu đề ra Chính sách còn giúp cho việc đưa ra các quyết định, vạch ra những tình huống sẽ xảy

ra thường xuyên hay xảy ra theo định kỳ Chính sách cho phép phối kết hợp giữa các

bộ phận cũng như trong nội tại từng bộ phận

Kiến thức tổng quát về doanh nghiệp, ngành, các hoạt động liên quan, kiến thức

về môi trường kinh doanh, pháp lý, chính trị, kinh tế và xã hội, các kiến thức về môi trường kinh doanh quốc tế và các xu hướng phát triển chủ đạo là yếu tố quan trọng làm nên thành công của một người quản lý dự án

Ngoài những đòi hỏi khắt khe như đã kể trên, người làm quản lý dự án phải là một người có sức khỏe tốt, nếu không có sức khỏe bạn sẽ không thể chịu được áp lực công việc và tham gia vào những chuyến công tác, khảo sát thị trường, dự án Và người quản lý dự án cần phải biết cân bằng cuộc sống – công việc, nếu không sẽ rất dễ rơi vào trạng thái stress, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả dự án

Nhà quản lý dự án giỏi không chỉ có những kỹ năng nêu trên mà cần trang bị những kỹ năng cần thiết khác như lập kế hoạch, quản lý thời gian, dự toán nhân sách, kiểm soát chi phí, kỹ năng quản lý nhân sự