Các yếu tố của một nhà quản lý dự án hiệu quả

CAC YẾU TỐ CỦA MỘT NHA QUẢN LÝ DỰ AN HIỆU QUẢ Nội Dung Dự án tập hợp hoạt động có liên quan đến thực khoảng thời gian có hạn, với nguồn lực giới hạn; nguồn tài có giới hạn để đạt mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án tổng thể sách, hoạt động chi phí liên quan với thiết kế nhằm đạt mục tiêu định thời gian định Hàng năm có nhiều dự án tiến hành lại có dự án thành cơng vai trò người quản lý dự án trọng nhiều Điều làm nên người quản lý dự án giỏi ? Và người quản lý dự án giỏi cần kỹ để hồn thành tốt dự án quản lý ? Đầu tiên tìm hiểu lịch sử quản lý dự án Với tư cách ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ ứng dụng lĩnh vực khác xây dựng, kỹ thuật quốc phòng Ở Hoa Kỳ, hai ông tổ quản lý dự án Henry Gantt, gọi cha đẻ kỹ thuật lập kế hoạch kiểm soát, người cống hiến hiểu biết tuyệt vời việc sử dụng biểu đồ Gantt công cụ quản lý dự án, Henri Fayol người tìm chức quản lý, sở cho kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án quản lý chương trình Cả hai ơng Gantt Fayol biết đến học trò, theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học, Frederick Winslow Taylor Thuyết Taylor nguyên mẫu cho công cụ quản lý dự án đại, bao gồm cấu trúc phân chia công việc (WBS) phân bổ nguồn lực Những năm 1950, đánh dấu bắt đầu kỷ nguyên quản lý dự án đại Quản lý dự án thức cơng nhận ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản lý Một lần nữa, Hoa Kỳ, trước năm 1950, dự án quản lý tảng đặc biệt cách sử dụng chủ yếu biểu đồ Gantt (Gantt Charts), kỹ thuật công cụ phi thức Tại thời điểm đó, hai mơ hình toán học để lập tiến độ dự án phát triển "Phương pháp Đường găng" (tiếng Anh Critical Path Method, viết tắt làCPM) phát triển liên doanh công ty Dupont công ty Remington Rand để quản lý dự án bảo vệ thực vật hóa dầu - Và "Kỹ thuật đánh giá xem xét chương trình (dự án)" (tiếng Anh Program Evaluation and Review Technique hay viết tắt PERT), phát triển hãng BoozAllen & Hamilton thuộc thành phần Hải quân Hoa Kỳ(hợp tác với công ty Lockheed) chương trình chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm Những thuật toán lan rộng cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân Thơng thường chức nhà quản lý dự án gần giống với nhà lãnh đạo thơng thường có số kỹ nhà quản lý dự án cần phải có khác biệt với nhà đạo Sau số kỹ mà người quản lý dự án cần phải có: Phát triển tầm nhìn tổng quát - Hình dung trước kết đạt được: Như biết, công việc quản lý dự án không đơn giản chút nào, thật tính chất có liên quan đến dự án căng thẳng, đầy áp lực, dễ dàng tạo áp lực, bực bội nhiều yếu tố khác Tất giai đoạn tập trung vào thời điểm mấu chốt dự án phải hoàn thành (bằng giá nào) nhớ nói dễ làm, thực chất quan trọng Tầm ảnh hưởng người quản lý dự án vơ to lớn, họ chịu trách nhiệm kết đạt tùy theo giai đoạn, điều có nghĩa họ khơng thể giao phó đùn đẩy công việc cho người khác 2.Xây dựng đội quản lý dự án quản lý đội Xây dựng đội nhóm đồn kết giải vấn đề Nếu khơng bạn khó đưa giải pháp đắn tạo nhiều tranh cãi mục tiêu dự án Để xây dựng đội cho người quản lý phải tuyển chọn công minh, không nể nang để mang cho người có chun mơn giỏi chí hướng Đứng cương vị người đứng đầu điều hành dự án, người quản lý cần phải biết tồn diễn team làm việc, mối quan hệ phận Nếu có thành viên vơ tình cố ý làm giảm nhẹ mức nghiêm trọng vấn đề, đánh giá khơng xác mức độ rủi ro, che giấu khuyết điểm chắn hậu để lại nghiêm trọng to lớn nhiều Bằng việc khéo léo tiếp xúc với thành viên nhóm, người đứng đầu nhóm, người quản lý giải thích xác vấn đề gặp phải, giải pháp phù hợp đem vào áp dụng thực tế, chắn vấn đề nhanh chóng giải Thể tinh thần "dũng cảm": Trên thực tế, hầu hết dự án đề suôn sẻ kế hoạch, nhiệm vụ chủ chốt người quản lý nắm bắt, giám sát đầy đủ tình trạng nhất, đưa giải pháp phù hợp để cải thiện hiệu suất Trong số công ty có tồn “thói quen” nguy hiểm, không báo cáo tin tức xấu cho cấp muộn Nếu bạn người tích cực, nắm bắt thơng tin nhanh nhạy linh hoạt khâu xử lý tình huống, chắn tránh tình đáng tiếc Và dự án gặp trục trặc, người quản lý cần nhận hỗ trợ tích cực từ phía thành viên lại Do vậy, tinh thần “xung phong” đáng hoan nghênh, sẵn sàng tham gia tình huống, buổi thảo luận, đề xuất ý kiến, gạt bỏ hiềm khích cá nhân sang bên để đóng góp cho công việc, chia sẻ với tất người, đưa định phù hợp với tình tại, lực nhân viên cần đánh giá xác phù hợp với nguyện vọng ngược lại, thích hợp với vị trí cơng việc nào, đưa định tiếp tục hay dừng dự án, thay đổi nhân tất tình khó phức tạp, công việc, bổn phận trách nhiệm người quản lý dự án Một người quản lý tốt người giao tiếp tốt - Nếu bạn có khả quản lý, bạn phải có kỹ cá nhân để khơi gợi ý tưởng người khác nhằm tạo kết tốt cho hoạt động dự án Quản lý giỏi việc phân phối nguồn lực: Làm để có hiệu (chất lượng), rẻ (tiền bạc nguồn hữu hình khác) nhanh (deadline thuận lợi nhận thấy) phối hợp dự án Mỗi nguồn lực dự án cần phải phối hợp tương đương với tỉ lệ ngang Tỉ lệ gọi mong đợi dự án Nếu có vấn đề với nguồn lực trên, báo cho nhà quản lý cấp cao vấn đề sớm bạn cần gợi ý lựa chọn khác để giải vấn đề hạn chế Những lựa chọn khác đề xuất sử dụng nguồn bổ sung cao ngân sách Người quản lý dự án giỏi người biết lắng nghe thấu cảm: Đây phần quan trọng giao tiếp Một người lắng nghe, hiểu diễn Thấu cảm mặt nhẹ lắng nghe tin tưởng Bạn hiểu họ cảm thấy nào, họ cảm thấy điều bạn làm chúng cảm thấy khác biệt Sự thấu cảm đặc biệt quan trọng bạn ứng phó với khác hàng để họ quay trở lại với dịch vụ bạn Phân chia công việc Đây hoạt động nhằm tách nhiệm vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ để dễ dàng quản lý Những nhiệm vụ nhỏ giao cho nhóm nhân viên Theo nguyên tắc, bạn phải hoàn thành mục tiêu Tuy nhiên, bạn cần cung cấp ý để tương tác lẫn khúc công việc tiếp cận cẩn thận điểm mạnh, điểm yếu nhân viên theo cách tốt Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình - Một quản lý dự án giỏi cần phải ln bình tĩnh trước thay đổi việc ý muốn xảy suốt q trình thực 80% cơng việc khơng theo dự đoán ban đầu Người quản lý phải ưu tiên giữ cho tinh thần đội bình tĩnh ổn định trước trở ngại - Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình tĩnh kiểm sốt tình hình sở có đầy đủ thơng tin dự án Căn vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân cơng phải làm việc gì, đâu ln có phương án đề phòng bất trắc Nếu chẳng may xảy cố, phải thật bình tĩnh để giải vấn đề phát sinh giữ ổn định tình hình Thích ứng với thay đổi - Đừng khó chịu trước thay đổi bất thường dự án Một người quản lý dự án giỏi ln phải thích ứng với thay đổi dự án đề biện pháp kịp thời để kiểm sốt tình hình đảm bảo thành cơng cho dự án - Bình tĩnh trước trở ngại chưa đủ, người quản lý phải thích ứng thật nhanh với thay đổi để lèo lái cỗ xe dự án nhắm mục tiêu cần đến Đưa biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình tối quan trọng cơng tác quản lý, khơng phản ứng nhanh, thành bị tổn hại nghiêm trọng chốc lát 10 Kỹ lãnh đạo (leadership skill) - Kỹ lãnh đạo bao gồm nhiều khái niệm quan điểm khác nhau, tựu chung kỹ mà người quản lý cần có để gây ảnh hưởng, dẫn dắt cấp hiểu rõ đồng lòng nỗ lực thực để đạt mục tiêu chung Trong thực tế, kỹ quan trọng bậc nhà quản trị, kể quản trị dự án Thiếu kỹ lãnh đạo, cơng việc dự án trở nên khó khăn, làm tốn nhiều cơng sức - Vài biểu dự án có nguyên nhân lãnh đạo ta dễ dàng nhận thấy bao gồm: xung đột nội bộ, thiếu hợp tác, làm dối, báo cáo thiếu trung thực, nhân viên bất mãn… - Xu hướng lãnh đạo đại hướng đến việc tạo điều kiện hỗ trợ để nhân viên chủ động tham gia tích cực cơng việc, phong cách độc tài lệnh giám sát cứng nhắc Kỹ lãnh đạo bao gồm nhiều kỹ hợp thành, chẳng hạn: kỹ giải xung đột, kỹ huấn luyện, kỹ quản lý nhóm… 11 Kỹ truyền thông (communication skill) - Truyền thông yếu làm cho người quản trị dự án tạo lôi làm cho người khác hiểu xác vấn đề Và ngun nhân nhiều sai sót dự án liên quan đến kỹ thuật lẫn quản trị - Truyền thông tốt khơng đồng nghĩa với “nói cho hay”, mà bao gồm nhiều phương pháp để bảo đảm thông tin dự án truyền nhận xác Các kỹ thuật quan trọng bao gồm: kỹ trình bày (presentation skill), kỹ thương thuyết (negotiation skill), kỹ tổ chức họp có hiệu (effective meeting) kỹ viết (technical writing) 12 Kỹ ngoại ngữ (language skill) - Kỹ khơng quan trọng (thậm chí đơi khơng cần) dự án làm việc với khách hàng Việt Nam Tuy nhiên, dự án chắn thất bại (hoặc gặp nhiều khó khăn) giám đốc dự án yếu kỹ ngoại ngữ làm việc với đối tác nước ngồi - Về ngun tắc, giám đốc dự án bổ nhiệm thành viên dự án giỏi ngoại ngữ để đảm nhiệm khâu có liên quan đến ngoại ngữ, nhiên rủi ro cao Yếu ngoại ngữ nguyên nhân trực tiếp gây sai sót liên quan đến yêu cầu khách hàng dự án Mặt khác, thực tế việc khách hàng có thỏa mãn với dự án hay không không đơn giản phụ thuộc vào yêu cầu dự án đặc tính sản phẩm, mà liên quan đến q trình “hiểu nhau” khách hàng thành viên dự án, đặc biệt giám đốc dự án Trong việc “hiểu nhau” đó, ngoại ngữ đóng vai trò quan trọng Kỹ điểm mạnh tơi là: + Bình tĩnh để kiểm sốt tình hình -Trong cơng việc dù chịu sức ép nhiều tơi ln giữu bình tĩnh để giải vấn đề Ví dụ: nhập tầu xăng, trình giao nhận xảy tranh cãi chủ hàng tàu Bên thiếu hàng, bên cho hao hụt vận chuyển thiên tai phải chậm ngày bên nảy sinh tranh cãi, cấp thúc giục giải nhanh, kho yêu cầu tầu nhanh chóng giao hàng để tầu khác vào Lúc với vai trò đại diện chủ hàng tơi bình tĩnh u cầu đo lại hàng xác định số hàng thiếu, sau đàm phán bên chịu thiệt hại nửa chuyện giải ổn thỏa Với tình khơng giữ bình tĩnh dễ dẫn đến xung đột mâu thuẫn cao gây thiệt hại nghiêm trọng cho bên +Thích ứng nhanh với thay đổi -Trong trình thực dự án Có nhiều biến cố thay đổi diễn người quản lý dự án phải nhanh nhạy nắm bắt thay đổi để ứng phó linh hoạt -Ví dụ: Trước tơi có thực dự án sữa chữa thay mái che bóng đèn cho 10 cửa hàng bán lẻ xăng dầu hà nước Hợp đồng thay trang thiết bị đặt mua sẵn sàng thay tự nhiên có quy định bóng đèn chiếu sáng phải lắp phòng nổ Thế quy mô thiết bị hợp đồng phải thay đổi lại Lúc tơi phải liên tục sửa lại bảng tính tốn chi tiết, đổi lại trang thiết bị cho hợp với thay đổi + Phân chia công việc -Khi tiến hành công việc tơi ln hình dung khối lượng cơng việc phải làm thời gian hồn thành kỹ phân chia cơng việc điểm mạnh tơi -Ví dụ: Khi có kế hoạch thay mái che cửa hàng thiết lập đội ngũ nhân lực để làm: người chuyên mua thiết bị, nguyên vật liệu để lắp đặt: bóng đèn, tơn trần, tơn xốp, dây điện đảm bảo phải đầy đủ bắt đầu tiến hành công việc người phụ trách bắn tôn, lắp hệ thống đèn ngày phải xong người phụ trách lắp đặt hệ thống điện đảm bảo yêu cầu an tồn phòng cháy chữa cháy ngày phải xong Kỹ điểm yếu là: + Kỹ ngoại ngữ -Đây điểm yếu tơi Do kỹ năng ngoại ngữ nên gặp đối tác khách hàng người nước ngồi tơi thường thiếu tự tin vào thân Ví dụ: tham gia hội nghị khách hàng gặp đối tác nước tự tin nên quảng cáo thêm dịch vụ cơng ty +Kỹ lắng nghe thấu cảm: -Khi thực công việc tơi đốn nên đơi bỏ qua ý kiến cấp đơi chưa thực phương án thay đổi cách tối ưu -Ví dụ: Khi có u cầu việc di chuyển đường điện khỏi khu vực bể chứa xăng dầu đội phòng cháy chữa cháy Trong việc cơng ty u cầu làm với chi phí nhỏ thời gian nhan thi dùng cách thông thường dựng cột di chuyển đường điện ngày ý kiến cấp cho chôn ngầm đảm bảo yêu cầu rút ngắn thời gian + Kỹ Xây dựng đội quản lý dự án quản lý đội -Trong q trình thành lập tổ nhóm tơi không tránh khỏi nể nang mà mang vào đội thành viên khơng cần thiết hẳn phần sức ép từ cấp xuống Đây nét văn hóa đặc trưng Việt Nam -Ví dụ: Khi thành lập tổ thực dự án thay sửa chữa mái che cửa hàng tơi làm trưởng nhóm nhận thêm phó để hồn thành Dưới sức ép giám Đốc phải nhận người cháu ông mà không liên quan tới ngành xây dựng ngành mà tơi cần để hồn thành tiếp dự án + Để cải thiện kỹ yếu tơi phải khơng ngừng nâng cao hiểu biết mình, học thêm ngoại ngữ học cách lắng nghe người khác nhiều Còn mặt mạnh cố gắng phát huy tham gia vào hoạt động công việc công ty Tóm lại, kiến thức kỹ người giám đốc dự án quan trọng, có vai trò then chốt để bảo đảm cho dự án thành cơng Tuy nhiên, nhìn khía cạnh thực tiễn, quản trị dự án lĩnh vực quản trị khác, không công việc mang tính quản lý hay kỹ thuật, mà chứa đựng nhiều yếu tố mang tính “nghệ thuật” Những yếu tố mang tính “nghệ thuật” thường khơng đo lường được, người giám đốc dự án “thấm” kiểm sốt tốt sau q trình đúc kết kinh nghiệm từ dự án thực tế 10 Tài Liệu Tham Khảo 1.Giáo trình quản trị dự án – Prof.SEAN T.NGO 2.http://www.kynang.com.vn 3.http://www.voer.edu.vn/ 4.kynang.daihoctructuyen.edu.vn 5.http://maxreading.com/ 6.http://proguide.vn 7.http://proguide.vn 8.http://giasunhantri.com 11 ... người quản lý dự án Một người quản lý tốt người giao tiếp tốt - Nếu bạn có khả quản lý, bạn phải có kỹ cá nhân để khơi gợi ý tưởng người khác nhằm tạo kết tốt cho hoạt động dự án Quản lý giỏi... khác 2.Xây dựng đội quản lý dự án quản lý đội Xây dựng đội nhóm đồn kết giải vấn đề Nếu khơng bạn khó đưa giải pháp đắn tạo nhiều tranh cãi mục tiêu dự án Để xây dựng đội cho người quản lý phải... toán lan rộng cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân Thơng thường chức nhà quản lý dự án gần giống với nhà lãnh đạo thơng thường có số kỹ nhà quản lý dự án cần phải có khác biệt với nhà