CÁC yếu tố của NHÀ QUẢN lý dự án HIỆU QUẢ

Chính vì thế là một người quản lý dự án cần phải hiểu rõ vai trò của nhà quản lý dự án như : - Hoạch định - Tổ chức - Hội nhập - Kiểm soát - Lãnh đạo - Ra quyết định - Truyền thông - Và

CÁC YẾU TỐ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ

1/ Theo anh chị, một người Quản lý Dự án cần phải có ký năng gì để đạt hiệu quả ? Hãy nêu tổng quát các kỹ năng này và giải thích tại sao anh/chị tin rằng những kỹ năng này là quan trọng

Kể từ khi ra đời đến nay, lý thuyết “Quản lý dự án” đã không ngừng phát triển và không chỉ là những lý thuyết đơn thuần nữa vì tính cần thiết của nó với mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức chính phủ Vì vậy, hiện nay quản lý dự án được các nhà lãnh đạo của tổ chức

Page 1 chính phủ, của các doanh nghiệp, các tập đoàn đặc biệt quan tâm đến những kỹ năng quản lý dự án, thậm chí nó còn được coi trọng như sự quyết định sống còn của các nhà quản lý dự án

Chính vì thế là một người quản lý dự án cần phải hiểu rõ vai trò của nhà quản lý dự

án như :

- Hoạch định

- Tổ chức

- Hội nhập

- Kiểm soát

- Lãnh đạo

- Ra quyết định

- Truyền thông

- Và Xây dựng một môi trường

hỗ trợ dự án Nhà quản lý dự án khi đã hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức, quản lý dự án thì những kỹ năng trong quản lý dự án là không thể thiếu được vì thiếu kỹ năng quản lý dự án thì dự án sẽ không hiệu quả dẫn đến thất bại trong tổ chức thực hiện một dự án

Vì thế, là một nhà quản lý dự án thì cần có các kỹ năng cơ bản sau đây :

1/ Kỹ năng quản lý thời gian

2/ Kỹ năng tổ chức công việc

3/ Kỹ năng con người

Để đạt hiệu quả trong tổ chức quản lý dự án của các doanh nghiệp thì 3 kỹ năng trên

là rất quan trọng với nhà quản lý dự án :

Thứ nhất: Về kỹ năng quản lý thời gian

Trước hết chúng ta cần hiểu thời gian là gì ?

Với tôi, thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đều đồng nhất, có giới hạn, không thay đổi được và không mua không bán được Vì những đặc điểm này thì thực

sự chúng ta không bao giờ quản lý được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được

Page 2

là sắp xếp và sử dụng thời gian như thế nào cho hiệu quả nhất Người quản lý sử dụng thời gian hiệu quả là người “giàu có” và chắc chắn sẽ thành công trong quản lý một dự án Chúng ta có thể nói rằng: 80% thành quả được mang đến từ 20% công việc, vì thế 20% đó là việc quan trọng rồi Người thành công trong quản lý thời gian là người biết chọn đúng những việc quan trọng để làm và dám ‘vứt đi” những việc không quan trọng làm ảnh hưởng đến tiến độ và mục tiêu của dự án đã đề ra

Tại sao lại như vậy ? vì khi chúng ta chưa biết cách lập kế hoạch và tổ chức công việc của mình hiệu quả thì chúng ta sẽ luôn luôn bị chồng chéo công việc dẫn đến làm việc gì cũng dở dang và ngày càng trì trệ, mất phương hướng

Thậm trí nhà quản lý dự án khi quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress

và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống riêng tư Vì thế quản lý thời gian là rất quan trọng, là một nhà quản lý dự án khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện tích cực Khi đó

chúng ta có thể dành nhiều thời gian cho những ý tưởng công việc mới trong quản lý dự án

Vì vậy, nhà quản lý dự án cần có kỹ năng để quản lý thời gian hiệu quả và chúng ta cần phải lập kế hoạch hay hoạch định công việc tốt qua các bước sau :

- Xác định mục tiêu của dự án

- Liệt kê những việc phải làm cụ thể là việc nào quan trọng cần ưu tiên thực hiện trước

- Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng hạng mục công việc

- Cân nhắc mức độ ưu tiên công việc

- Ra quyết định thực hiện và lên lịch thực hiện

Chúng ta cần lưu ý, bước xác định mục tiêu cần phải tỉ mỉ rõ dàng, thường thì chúng

ta xác định mục tiêu rất chung chung Và vì chung chung nên chúng ta không ước lượng được thời gian cần thiết, dẫn đến chúng ta bị “vỡ” kế hoạch vướng vào vòng luẩn quẩn

Page 3 của các sự vụ làm cho nhà quản lý dự án luôn phải giải quyết các việc khẩn cấp liên tục

Để thành công chúng ta cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình Chúng ta cũng sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sao cho mục tiêu đã đề ra được đảm bảo như : hoàn thành dự án trong kinh phí cho phép, quy mô dự án, công trình đạt chất lượng và hoàn thành dự án trong thời gian quy định Như vậy là chúng ta đã thành công trong quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả rồi

Thứ hai : Kỹ năng tổ chức công việc

Là một nhà quản lý dự án thì công việc của nhà quản lý rất nặng nề nếu không biết sắp xếp công việc một cách hợp lý như bàn làm việc luôn ngổn ngang tài liệu và dụng cụ văn phòng trong khi điện thoại thì reo liên tục…nếu như vậy chắc chắn sẽ rất căng thẳng trước công việc quá nhiều Hoàn toàn không phải do năng lực chuyên môn yếu kém mà do chúng ta chưa biết cách tổ chức công việc hợp lý

Vì thế, là nhà quản lý dự án giỏi cần hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng tổ chức công việc và phải có những kỹ năng tổ chức công việc như sau:

- Sắp xếp hồ sơ tài liệu khoa học

- Rèn luyện tác phong công nghiệp

- Chuẩn bị những tài liệu kỹ càng trước khi phải truyền đạt một kế hoạch chuẩn bị thực hiện hay phải xử lý một vụ việc phát sinh trong tổ chức

- Và chuẩn bị tốt các nguồn lực trước khi triển khai thực hiện…

- Luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án

và xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án

- Giám sát định kỳ để đảm bảo rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu

đã đề ra, ngoài ra cần phải xác định rõ và chuẩn bị đánh giá : kết quả mong muốn, trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu

Page 4

- Việc lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án là những người có thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác hay làm việc theo nhóm

Với những kỹ năng tổ chức công việc trên khi nhà quản lý dự án hiểu và áp dụng trong tổ chức của mình thì tất cả các công việc đều nhịp nhàng và luôn chủ động được tình hình trong tổ chức công việc và quản lý dự án hiệu quả

Thứ ba : Kỹ năng con người

Là nhà quản dự án cần sử dụng cả sự thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cũng cần biết khi nào thì sử dụng mỗi phương thức đó cho phù hợp với từng hoàn cảnh Ngoài ra nhà quản lý dự án cũng cần phải là một người giỏi giao tiếp và có các kỹ năng quản lý xung đột và quản lý thay đổi

Vì vậy, nhà quản lý dự án cần phải có kỹ năng giao tiếp ví như khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định ai sẽ làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì – tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận, là người quản lý chúng ta cần phải phân xử như một trọng tài khi xảy ra những xung đột ngoài ý muốn trong doanh nghiệp Ngoài ra kỹ năng giao tiếp của nhà quản lý cần phải cương, nhu tuỳ vào từng hoàn cảnh sao cho phù hợp

Theo đó, người quản lý dự án cần phải có các kỹ năng con người như sau :

Kỹ năng thứ nhất : Nói đơn giản dễ hiểu

Kỹ năng nói không chỉ là “điểm cộng” cho nhà quản lý dự án mà nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu Vị trí của một người trong công ty càng cao thì kỹ năng nói lại càng trở nên cần thiết Người quản lý dự án có kỹ năng nói trước đông người được xem như một tiêu chuẩn đánh giá các nhà quản lý điều hành cao cấp

Tuy nhiên, ngay cả khi chúng ta không phải là một nhà quản lý điều hành cao cấp khi phải đứng diễn giải về một vấn đề nào đó đang xảy ra trong khi thực hiện dự án với lãnh đạo cấp cao, với đối tác đầu tư, với khách hàng tiềm năng hay thường xuyên phải nói với đồng nghiệp của mình thì sự thành bại trong các cuộc nói chuyện hay diễn giải luôn có

Page 5

liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu và kỹ năng nói của mình.

Chúng ta đều hiểu rõ chính những người quản lý dự án có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với đồng nghiệp, tổ chức và khách hàng tiềm năng của mình – chứ không phải nhất thiết là người có bề ngoài sáng sủa nhất hay có năng lực chuyên môn vượt trội Những người có khả năng nói tốt thường được đánh giá là thông minh hơn, có uy lực hơn

và sẽ được kính nể hơn so với những người khác

Kỹ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều “có thì càng hay” nữa, nó đã thực sự là một kỹ năng không thể thiếu đối với người quản lý dự án giỏi

Kỹ năng thứ hai : Nghe phải hiểu những điểm chính

Đối với nhà quản lý dự án việc nghe có thể quyết định việc bán hay không bán hàng,

có được thêm hay mất đi một khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng đồng nghiệp, nối lại hay phá huỷ một mối quan hệ công việc Không chỉ đơn giản như một trạng thái thụ động của con người, kỹ năng nghe còn là yếu tố quyết định sự thành bại của chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý dự án Tóm lại nhà quản lý dự án cần phải học cách lắng nghe và bạn sẽ thu được nhiều từ những kẻ không có kỹ năng ăn nói

Kỹ năng thứ ba : dàn xếp các xung đột ổn thoả

Là nhà quản lý dự án tất nhiên là sẽ phải đối mặt với rất nhiều xung đột Nếu không phải xung đột với khách hàng thì là xung đột nội bộ Còn nếu không phải xung đột nội bộ thì lại là xung đột với chính quyền hoặc cơ quan thanh tra hay với các bộ phận phòng ban chuyên đấu đá nhau, và xung đột với các cổ đông về các kỳ vọng và biện pháp thực hiện

để có lợi nhuận mong muốn Là nhà quản lý dự án chúng ta sẽ phải phân xử như một trọng tài công bằng

Vì vậy trong hành trang của một nhà quản lý thiếu các kỹ năng để giải quyết những

đề như trên thì sẽ khó lòng đạt được các kết quả cũng như mục tiêu kinh doanh của mình

Để có thể thu được những kết quả tốt hơn, nhà quản lý dự án hãy học cách hoàn thiện

những kỹ năng này và sau đó hãy trang bị lại cho các nhân viên chủ chốt của mình để đào tạo nguồn lực kế tục

Page 6

Câu 2 :

Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh/ chị ? Hãy nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng này là điểm mạnh nhất của anh/chị

Với tôi trong quản lý sản xuất thì vấn đề mấu chốt nhằm giúp doanh nghiệp ổn định

và phát triển đều nằm trong ba kỹ năng như : năng xuất, chất lượng và chi phí Đây cũng

là ba kỹ năng tôi luôn sử dụng một cách hiệu quả và đó cũng chính là điểm mạnh nhất của tôi Nhưng trong quản lý thì áp dụng cả 3 hay ,1chính là câu hỏi cần đặt ra cho người quản

lý với kỹ năng sử dụng trong quản lý như thế nào ?

Thật ra, trong quản lý nên tập trung và 3 yếu tố trên và dù với định hướng nào cũng

sẽ đạt được kết quả với cả 3 Vì muốn đạt kết quả tốt ở mặt này, thì đều phải có các giải pháp liên quan đến 2 mặt kia và nó được sử dụng như thế nào ở hoàn cảnh nào hoặc ở đâu thì tuỳ thuộc vào việc nhà quản lý hiểu 3 khái niệm như thế nào ?

Trước hết, với kinh nghiệm và thời gian 10 năm làm quản lý của mình, tôi đã sử dụng vào thực tế tại doanh nghiệp mình với những quan điểm của riêng tôi và đã rút ra được một quan điểm thực tế trong quản lý sản xuất là rẻ, tốt, nhanh có nghĩa là:

1/ Tốt = chất lượng tốt

2/ Rẻ = chi phí thấp

3/Nhanh = năng suất cao

Là một quản lý chúng ta có thể đặt ra 3 tình huống có thể xảy ra trong quản lý sản xuất, nếu chúng ta lựa chọn một tiêu chí để sản xuất ra một sản phẩm của dự án thì sẽ có

3 lựa chọn như sau :

1/ Sản phẩm : vừa Tốt + vừa Rẻ = thời gian sản xuất sẽ dài hơn, không Năng suất 2/ Sản phẩm : vừa Rẻ + vừa Nhanh = sản phẩm đó có Chất lượng không Tốt

3/ Sản phẩm : vừa Tốt + vừa Nhanh = chi phí cho sản phẩm không bao giờ Rẻ

Vậy, thế nào là năng suất ? Năng suất cần được xem xét đến tính hiệu quả Ví dụ :

Page 7

nếu nói rằng năng suất là sản lượng làm ra trên một đơn vị thời gian (Năng suất lao động)

thì cần phải xem xét đến giá trị của thời gian thực hiện này Công của người thợ bậc 7 sẽ khác với công của thợ bậc 4, do đó hiểu như thế sẽ không chính xác và cần phải hiểu đúng

về năng suất Như vậy, trong quản lý năng suất cần lưu ý đến các lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất, từ đó sẽ có những phương thức quản lý tốt hơn nhằm giảm chi phí sản xuất thông qua quản lý năng suất

Và thế nào là chất lượng ? ở đây xin không bàn đến các định nghĩa về chất lượng, mà chỉ xin nói đến những suy nghĩ về chất lượng đó của một số sản phẩm của doanh nghiệp Chất lượng được hiểu là làm sao đem đến cho khách hàng những sản phẩm đạt chất lượng, còn những sản phẩm lỗi phải loại bỏ, những lãng phí do tái chế trong quá trình sản xuất thì không được lưu ý

Xin đưa ra một ví dụ rất phổ biến trong ngành nhựa hiện nay, nếu đến một doanh nghiệp nhựa hỏi tỷ lệ sản phẩm lỗi là bao nhiêu %, thì sẽ nhận được một con số rất ấn tượng là dưới 1% Nhưng thật ra là bao nhiêu ? phải khoảng 20% - 30% Tại sao lại có sự khác biệt lớn như thế ? vì doanh nghiệp không đưa những số liệu về sản phẩm lỗi được tái chế, tỷ lệ lượng dư gia công cao hơn định mức đầu vào so với kế hoạch trong quản lý, đây cũng được tính là tỷ lệ mất chất lượng chứ không thể chỉ lấy số lượng đầu ra so với tổng nguyên liệu đầu vào Nhờ vậy chúng ta mới có thể đưa ra những giải pháp khắc phục để nâng cao chất lượng sản xuất và từ đó giảm chi phí

Từ những ví dụ này, chúng ta lại thấy xuất hiện khái niệm về năng suất, chất lượng

và chi phí có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, việc quản lý chất lượng tốt dẫn đến năng suất cao và chi phí giảm Và cũng từ 2 khái niệm về năng suất và chất lượng trên, việc quản lý chi phí cần được định hướng rõ rệt bằng các giải pháp đi tìm các lãng phí trong quá trình sản xuất như : những phế phẩm, phế liệu, những thao tác thừa, những di chuyển không phù hợp…để từ đó có biện pháp loại trừ chúng, từ đó chi phí được tiết giảm, chất lượng hệ thống sẽ được quản lý tốt hơn và từ đó năng suất cũng gia tăng theo đó

Câu 3 :

Ba kỹ năng nào là điểm yếu nhất của anh/chị ? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ tại sao

Page 8 anh/chị nghĩ những kỹ năng này là điểm yếu nhất của anh / chị

Để duy trì và phát triển doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hay tổ chức thực hiện thành công một dự án, người quản lý phải đối mặt với rất nhiều tình huống có thể xảy trong quá trình hoạt động là điều không thể tránh khỏi Các nhà quản lý đều có những kỹ năng hay chuyên môn giỏi với tất cả các lĩnh vực quản lý được, thường thì có người quản lý giỏi về một lĩnh vực nào đó thì cũng kèm theo lĩnh vực nào đó là yếu kém, đó cũng là điều bình thường vì “nhân vô thập toàn”

Với kinh nghiệm ít ỏi trong quản lý doanh nghiệp hay quản lý dự án của cá nhân tôi cũng thấy một số năng lực chuyên môn hay kỹ năng quản lý của mình còn yếu kém nên trong quá trình là người quản lý nhiều khi tôi cũng gặp phải những tình huống mà mình rất lúng túng trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong doanh nghiệp mình

Vì vậy, qua bài luận này tôi xin đưa ra những kỹ năng có thể nói đối với tôi là yếu kém :

1/ Kỹ năng quản trị xung đột

Trong bất kỳ cơ quan nào cũng có nhiều mâu thuẫn vẫn tồn tại tuy mức độ khác nhau, nhưng nhà quản lý luôn phải đối mặt với các xung đột mâu thuẫn trong doanh nghiệp của mình thì nhà quản lý cũng cần nhìn nhận một cách thấu đáo và phải hiểu được đâu là mâu thuẫn xung đột mang tính tích cực (Lợi) và đâu là mâu thuẫn xung đột mang tính tiêu cực (Hại) và không phải cách giải quyết nào cũng dễ dàng hay đơn giản

Xin đưa một ví dụ: trong kỳ bình bầu chiến sỹ thi đua cấp ngành, khi ban thi đua công ty đề cử một trưởng phòng phụ trách về chuyên môn vào danh sách thì một trưởng phòng phụ trách cơ sở vật chất kiên quyết phản đối với một loạt lý do bôi đen và phủ nhận đồng sự của mình Trưởng phòng chuyên môn phản ứng và bác bỏ mọi cáo buộc rồi lớn tiếng công bố những khuyết điểm của đồng sự Đến đây thì xảy ra xung đột dữ dội, người

có quyền lực duy nhất là giám đốc công ty là trọng tài và ra quyết định dập tắt xung đột này, nhưng giám đốc tỏ ra rất lúng túng chỉ tập trung vào việc dàn hoà và cuộc khẩu chiến gay gắt kéo dài dẫn đến hội nghị thi đua tan vỡ

Page 9 Điều quan trọng hơn là từ đó những tình tiết về lỗi lầm của hai trưởng phòng được lan truyền, thậm chí có những lỗi chết người cũng được đưa ra nửa kín nửa hở, vai trò của giám đốc bắt đầu mờ nhạt cũng từ đây hoạt động bị đình trệ chỉ còn lại hoạt động theo quy chế tồn tại nhưng mất hết những động lực tích cực của toàn công ty và công ty phải chịu những vết trượt dài tụt hậu Đây là bài học trong việc giải quyết xung đột thiếu kinh nghiệm của giám đốc công ty

2/ Kỹ năng quản lý sự thay đổi

Ngay sau đó ban giám đốc công ty xây dựng một chiến lược hoạch định và thực hiện quản lý sự thay đổi trong công ty Nhưng kế hoạch thực hiện sự thay đổi lại gặp nhiều vấn

đề và sự chống đối phát sinh ra nhiều tình huống phức tạp hơn trong qua trình thay đổi thường kéo dài thời gian và cần có nguồn lực để thực hiện thay đổi, giám sát sự thay đổi